dasar manajemen

Agung Cahyono
KJK 026 000344 FS 2010
Melaksanakan Dasar-Dasar Manajemen
KJK.SP01.001.01
Apakah itu kompetensi kerja ?
Rumusan kemampuan kerja yang
mencakup aspek
-pengetahuan
( KNOLEDGE )
-keterampilan / keahlian ( SKILL) dan
-sikap
( ATITUDE )
serta penerapannya secara efektif dalam
pekerjaan sesuai dengan standar kerja
yang dipersyaratkan.
MANAKAH YANG UTAMA
KNOWLEDGE ?
 SKILL?
 ATITUDE?

POINT
A
B
C
D
E
F
G
H
I
1
2
3
4
5
6
7
8
9
J
K
L
M
N
O
P
Q
R
10
11
12
13
14
15
16
17
18
S
T
U
V
W
X
Y
Z
19
20
21
22
23
24
25
26
MAU BUKTI ?
K
N
O
W
L
E
D
G
E
11
14
15
23
12
5
4
7
5
S
K
I
L
L
19
11
9
12
12
=
=
A
T
T
I
T
U
D
E
1
20
20
9
20
21
4
5
96
63
=
100
Apakah itu sertifikasi
kompetensi?
proses pemberian sertifikat kompetensi
yang dilakukan secara sistematis dan
obyektif melalui uji kompetensi yang
mengacu pada standar kompetensi kerja
baik yang besifat nasional, khusus
maupun internasional.
Apakah manfaatnya bagi seseorang
memiliki sertifikat kompetensi ?
seseorang yang memiliki sertifikat
kompetensi maka ia akan mendapatkan
bukti pengakuan tertulis atas
kompetensi kerja yang dikuasainya.
KERANGKA KUALIFIKASI NASIONAL
Sertifikat VIII Konsultan Koperasi
Sertifikat VII General Manager
Sertifikat VI Kepala Cabang / Manager
Sertifikat V
Kabag Akuntansi
Kabag Pinjaman / Pembiayaan
Kabag Dana
Sertifikat IV
Analis Pinjaman/Pembiayaan
Sertifikat III
Customer Service ,Juru Survey,
Juru Buku
Kasir
Sertifikat II
Pekerjaan
: Kasir
Kode Pekerjaan
:
Level
: Sertifikat II
J
65
90
0
1
1
1
II
01
KELOMPOK KOMPETENSI UMUM
NO
Kode Unit
Judul Unit Kompetensi
1.
KJK.SP01.001.01
Melaksanakan Dasar-dasar Manajemen
2.
KJK.SP01.002.01
Melakukan Prinsip-prinsip Pengelolaan Organisasi dan Manajemen Koperasi Jasa
Keuangan
3
KJK.SP01.004.01
Melakukan Komunikasi
KELOMPOK KOMPETENSI INTI
NO
Kode Unit
Judul Unit Kompetensi
1.
KJK.SP02.001.01
Melakukan Transaksi Kas dan Non Kas
2.
KJK.SP02.002.01
Mengelola Tabungan/Simpanan
KELOMPOK KOMPETENSI KHUSUS
NO
1.
Kode Unit
KJK.SP03.001.01
Judul Unit Kompetensi
Mengoperasikan Komputer
11
Kompetensi Kasir
Kode Pekerjaan
1.
2.
3.
4.
5.
6.
5.
8.
9.
: J
65 90
0 1 1 1
II
Katagori
J. Keuangan
Golongan Pokok
65. Perantara Keuangan
Golongan
90. Koperasi Jasa Keuangan
Sub Golongan
0. KSP/ USP
Kelompok / Bidang Pekerjaan 1. Kopersasi Kredit
Sub kelompok
1. Konvensional dan Syariah
Bagian Pekerjaan
1. Kasir
Kualifikasi Kompetensi
II
: Kasir
Versi
01
01
1.
KJK.SP01.001.01 Melaksanakan Dasar-dasar
Manajemen
SEKTOR
SUB SEKTOR
BIDANG/GRUP
NO. URUT UNIT
VERSI
: Untuk sektor keuangan KJK.
: subsektor perantara keuangan SP.
: 01 : kelompok kompetensi umum
02 : kelompok kompetensi inti
03 :kelompok kompetensi kekhususan
: Mulai dari 001, 002, 003.
: Mulai dari 01, 02, 03.
Tujuan Umum Diklat Kompetensi ini
adalah meningkatkan
- keterampilan,
- pengetahuan dan
- sikap kerja
seorang Kasir/ Teller dalam
melaksanakan dasar-dasar
manajemen pada Koperasi Jasa
Keuangan.
TUJUAN KHUSUS PELATIHAN
MELAKUKAN DASAR – DASAR MANAJEMEN
ELEMEN KOMPETENSI
KRITERIA UNJUK KERJA
1. Menginventarisir dasar- 1.1 Dasar-dasar manajemen di
dasar manajemen
identifikasi.
1.2 Prinsip-prinsip manajemen di
diskusikan
2. Melaksanakan
2.1 Perencanaan dibuat.
dasar – dasar
2.2 Pengorganisasian dilaksanakan.
Manajemen
2.3 Pelaksanaan kegiatan dikerjakan.
2.4 Pengawasan diterapkan.
2.5 Pelaksanaan dasar-dasar
manajemen Dievaluasi.
3. Melaporkan hasil
pelaksanaan dasardasar manajemen
3.1 Format laporan disiapkan.
3.2 Laporan
hasil pelaksanaan
dasar-dasar manajemen dibuat dan
dilaporkan.
ELEMEN KOMPETENSI 1
Menginventarisir dasar- dasar
manajemen
KRITERIA UNJUK KERJA
1.1 Dasar-dasar manajemen diidentifikasi.
1.2 Prinsip-prinsip manajemen didiskusikan
DASAR DASAR
MANAJEMEN
PENDAHULUAN
Siapa yang membutuhkan manajemen ?
 Perusahaan (bisnis)
 Semua tipe organisasi
 Semua tipe kegiatan
Mengapa manajemen dibutuhkan ?
1. Untuk mencapai tujuan organisasi
2. Untuk menjaga keseimbangan di antara
tujuan-tujuan yang saling bertentangan
3. Untuk mencapai efisiensi dan efektifitas
PENGERTIAN
•
Manajemen adalah suatu proses tertentu yang
terdiri atas perencanaan, pengorganisasian,
pelaksanaan dan pengawasan yang dilakukan
untuk menentukan dan mencapai tujuan2 tertentu
dg menggunakan SDM dan SDA yang ada
•
Manajemen merupakan ilmu tentang upaya
manusia untuk memanfaatkan semua sumber
daya yang dimilikinya untuk mencapai tujuan yg
diinginkan secara efektif dan efisien
Dasar ManajemenPendahuluan
PENGERTIAN
Efektif
Memanfaatkan
Sumber daya
Tujuan
Efisien
Efisiensi
• Adalah kemampuan untuk menyelesaikan suatu
pekerjaan dengan benar
• Derajat atau tingkat pengorbanan dari suatu
kegiatan yang dilakukan untuk mencapai tujuan
Konsep matematika : Ratio antara output
(keluaran) dan input (masukan)
Output :
> Hasil
> Produktivitas
> Performance
Input :
> Tenaga Kerja
> Bahan Baku
> Uang
> Mesin dan Waktu
Seorang Manajer Efisien :
• Manajer yang bisa mencapai Output
lebih tinggi dari input yang digunakan
• Manajer yang dapat meminimumkan
biaya
penggunaan
sumberdaya–
sumberdaya untuk mencapai output
yang telah ditentukan
• Manajer yang bisa memaksimumkan
output dengan jumlah input yang
terbatas
Efektifitas
• Kemampuan memilih sarana / peralatan
yang tepat untuk mencapai tujuan
• Derajat / tingkat pencapaian hasil yang
diharapkan
Manajer yang efektif :
Dapat memlilih pekerjaan yang harus
dilakukan atau metode/ cara yang tepat
untuk mencapai tujuan
Peter Drucker mengatakan bahwa:
• Efektifitas adalah melakukan pekerjaan yang benar
(doing the right things)
• Efisiensi adalah melakukan pekerjaan dengan benar
(doing things right)
Manajemen :
Sebagai Ilmu (Science)
Sebagai Seni (Art)
 ilmu terus berkembang
utk pembuatan keputusan
 perencanaan,
kepemimpinan, komunikasi &
segala sesuatu yang
menyangkut manusia
Sebagai Profesi ( Profesional)
 pendidikan formal
Para
profesinal
mendapatkan status karena
prestasi bukan suku dan
kriteria lain
MANAJEMEN DAN MANAJER
MANAJER  setiap orang yang mempunyai tanggung
jawab atas bawahan dan sumberdaya-sumberdaya
organisasi lainnya
Manajer diklasifikasikan menjadi 2, yaitu :
1. Berdasar Tingkatannya
2. Berdasar Fungsi
Manajer berdasarkan tingkatannya
Top
Midle
Operating
Menurut tanggungjawab dalam organisasi :
* Manajer Umum (General Manager)
* Manajer Fungsional (Functional Manager)
Manajer
Umum
Manajer
Fungsional
Manajer
Fungsional
Manajer
Fungsional
PERKEMBANGAN TEORI MANAJEMEN
3 aliran Teori manajemen
1. Aliran Klasik :
a. Manajemen Ilmiah
b. Teori Organisasi Klasik
2. Aliran Hubungan Manusiawi (Neo
Klasik)
3. Aliran Manajemen Modern
ALIRAN KLASIK
1.
Robert Owen (1771-1858)
a). Umur manusia dalam produksi
b). Perbaikan dalam kondisi kerja
c). Kondisi karyawan baik akan menaikkan
produksi / keuntungan
Karyawan = “ vital Machines”
2. Charles Babbage ( Inggris )
(1792-1871)
a). Pembagian kerja melalui spesialisasi
b). Pendidkan dan Pelatihan
ketrampilan
untuk
karyawan sesuai operasional pabrik
c). Mengembangkan program-program permainan
d). Menganjurkan kerjasama yang saling
menguntungkan antara kepentingan karyawan
dan pemilik pabrik
e). Merencanakan skema pembagian keuntungan
Tokoh Kelompok Teori Organisasi Klasik
Henry Fayol (1841-1925)
1. Teknik - produksi & manufacturing produk
2. Komersial – Pembelian bahan baku dan penjualan
produk
3. Keuangan – Perolehan dan penggunaan modal
4. Keamanan – Perlindungan karyawan dan kekayaan
5. Akuntansi – Pelaporan, pencatatan biaya, laba dan
hutang, pembuatan neraca, pengumpulan data
6. Manajerial – Perencanaan, Pengorganisasian,
Pemberian
perintah,Pengkoordinasian,dan
Pengawasan
II. ALIRAN HUBUNGAN MANUSIAWI
Tokohnya yaitu Elton Mayo (1880-1949)
Untuk menciptakan hubungan manusiawi
yang baik, manajer harus mengerti
mengapa karyawan bertindak seperti yang
mereka lakukan dan faktor-faktor sosial
dan psikologi apa yang memotivasi mereka
III. ALIRAN MANAJEMEN MODERN
•
•
•
•
Manajemen bukan proses teknik secara ketat
Manajemen harus sistematik
Pendekatan manajer individual untuk pengawasan
harus sesuai situasi
Pendekatan motivasional sangat dibutuhkan untuk
mencapai tujuan organisasi
Operating
Midle
TOP
Mari Bermain ..................
BERPIKIR BESAR
HUBUNGKAN SEMUA YANG ADA ( 9 titik )
DENGAN 4 BUAH GARIS TANPA PUTUS
Ringkasan ............
Fungsi Manajemen secara umum
PLANNING
ORGANIZING
ACTUATING
CONTROLLING
Dasar ManajemenPendahuluan
FUNGSI MANAJEMEN yang lain
Planning
Organizing
Coordinating
Directing
Motivation
Communication
Leadership
Decision Making
Controlling
Dasar ManajemenPendahuluan
• Manajemen adalah “penggunaan sumber
daya secara efektif dan efisien untuk
mencapai tujuan ”
• koperasi adalah : suatu kumpulan orangorang yang mempunyai tujuan sama, diikat
dalam suatu organisasi yang berasaskan
kekeluargaan
dengan
maksud
mensejahterakan anggota.
Manajemen Koperasi =
Proses untuk mencapai tujuan
melalui usaha bersama berdasarkan
azas Koperasi.
UNSUR MANAJEMEN DALAM KJK :
• RA
• PENGURUS
• PENGAWAS
• MANAJER
• STAFF
DASAR- DASAR MANAJEMEN KJK, YANG ADA :
1. Kelengkapan Organisasi
2. Kelengkapan Manajemen
3. Data Kebijakan lainnya
Kelengkapan Organisasi
1. Badan Hukum Koperasi
2. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas
3. Buku administrasi organisasi KJKS -> 16 buku, yaitu :
Buku Daftar Anggota
Buku Daftar Pengurus
Buku Daftar Pengawas
Buku Daftar Karyawan
Buku Tamu
Buku Simpanan Anggota
Buku Saran Anggota
Buku Anjuran Pejabat
Buku Anjuran Pejabat dari Instansi lain
Buku Keputusan Rapat Pengawas
Buku Keputusan Rapat Pengurus
Buku Keputusan Rapat Anggota
Buku Kejadian Penting
Buku KaS
Buku Catatan Inventaris s
Buku Agenda
KELENGKAPAN MANAJEMEN
1.
2.
3.
4.
5.
6.
AD/ART Koperasi
Perencanaan Strategis/Bisnis plan (5 Tahun)
Program Kerja dan RAPB tahunan.
Sarana dan Prasarana.
Kualifikasi SDM Pengelola KJK
Dan sebagainya.
KEBIJAKAN MANAJEMEN LAINNYA
1.
2.
3.
4.
Kebijakan yang terkait dengan keanggotaan.
Kebijakan yang terkait dengan karyawan.
Kebijakan yang terkait dengan mitra usaha.
Kebijakan yang terkait dengan operasional
(SOM dan SOP)
5. Kebijakan yang terkait dengan community social
responsibility.
ELEMEN KOMPETENSI 2
Melaksanakan dasar – dasar
Manajemen
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
Perencanaan dibuat.
Pengorganisasian dilaksanakan.
Pelaksanaan kegiatan dikerjakan.
Pengawasan diterapkan.
Pelaksanaan dasar-dasar manajemen Dievaluasi.
Bp Tani jalan jalan ke Kota
Dia mengajak 2 ekor binatang
kesayangannya
Di kota dia membeli seikat rumput
Sekarang dia akan pulang
Menuju kampungnya
Pak Tani harus menyeberangi sungai
................
Kendala......
Perahunya kecil....
Hanya muat satu muatan ditambah
bapak tani...
.....Perlu diingat.....
Saat ditinggal ke 2 binatang menjadi
liar.....
Harimau memakan kambing...
Kambing memakan rumput.....
 Bantulah
bapak tani
menmecahkan masalah ini...

 menyeberangkan
seikat rumput
dan kedua binatang
kesayangannya tanpa ada yang
terluka .....
 Tentukan
◦ Manajer Projek
◦ Pak Tani
◦ Rumput
◦ Harimau
◦ Kambing
Simulasikan
.........SELAMAT MENCOBA......
Kambing terlebih dahulu, karena harimau
tidak makan rumput
 Setelah kembali dari seberang bawa seikat
rumput
 Sampai diseberang kambing dibawa kembali
ke asal
 Bawa harimau dan kambing di
tinggal dulu
 Sampai diseberang tinggal harimau dan seikat
rumput
 Bawa kembali kambingnya

2.1. PERENCANAAN DIBUAT
( Planing )
Perencanaan dalam Koperasi :
Perencanaan
merupakan
fungsi
manajemen yang sangat penting
karena merupakan dasar bagi fungsi
manajemen yang lain.
• Agar tujuan akhir koperasi dapat
dicapai dengan Efeektif dan Efisien
maka koperasi harus membuat rencana
yang baik, sebelum diputuskan .
Contoh Perencanaan dalam KJK saya
2.2. Pengorganisasian
dilaksanakan
Pengorganisasian merupakan suatu proses
untuk merancang struktur formal,
mengelompokkan dan mengatur serta
membagi tugas-tugas atau pekerjaan di
antara para anggota organisasi, agar tujuan
organisasi dapat dicapai secara efisien.
Contoh Pengorganisasian di KJK saya :
2.3 Pelaksanaan kegiatan
dikerjakan
Pelaksanaan (actuating)
=
fungsi manajemen yang utama.
perencanaan dan pengorganisasian lebih
banyak berhubungan dengan aspek-aspek
abstrak proses manajemen, sedangkan
fungsi actuating justru lebih menekankan
pada kegiatan yang berhubungan langsung
dengan orang-orang dalam organisasi
Artinya
• Pelaksanaan (actuating) merupakan
upaya untuk menjadikan perencanaan
menjadi kenyataan, dengan melalui
berbagai pengarahan dan pemotivasian
agar setiap karyawan dapat
melaksanakan kegiatan secara optimal
sesuai dengan peran, tugas dan tanggung
jawabnya.
2.4 Pengawasan diterapkan.
Pengawasan adalah
• Suatu usaha sistematik untuk membuat semua
kegiatan perusahaan sesuai dengan rencana.
• Proses pengawasan dilakukan dengan melalui
beberapa tahap, yaitu
– menetapkan standar,
– membandingkan kegiatan yang dilaksanakan
dengan standar yang sudah ditetapkan,
– mengukur penyimpangan-penyimpangan
yang terjadi,
– kemudian mengambil tindakan koreksi
apabila diperlukan.
Teknik dan Metode Pengawasan :
Pengawasan kualitatif dilakukan oleh
manajer untuk menjaga performance
organisasi secara keseluruhan, sikap
serta performance karyawan.
• Metode
pengawasan
kuantitatif
dilakukan dengan menggunakan data,
biasanya digunakan untuk mengawasi
kuantitas maupun kualitas produk.
•
2.5
Pelaksanaan dasar-dasar Manajemen
Dievaluasi.
Pengertian evaluasi
Penerapan prosedur ilmiah yang
sistematis untuk menilai
rancangan, implementasi dan
efektifitas suatu Program/ Rencana
Lets play
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
Buat Perencanaan Kas jk pendek.
Laksanakan Pengorganisasian.
Laksanakan Pekerjaan
Lakukan pengawasan
Evaluasi.
ELEMEN
KOMPETENSI 3
Melaporkan
hasil
pelaksanaan
dasar- dasar
manajemen
Laporan mempunyai fungsi :
a.
b.
c.
d.
Informasi
Pengawasan
Pengambil keputusan
Pertanggung jawaban
Sifat Laporan operasional harus :
a. lisan atau tertulis.
b.Informatif ,diperlukan manajemen
dalam pengambilan keputusan.
c.faktual, didukung data dan fakta yang
dapat dipertanggung jawabkan.
Jenis Laporan menurut Isinya :
- Informatif
- Rekomendasi
- Analitis
- Pertanggung Jawaban
- Kelayakan
Jenis Laporan Menurut Bentuknya
- Memo
- Surat
- Naskah
Syarat Laporan Yang Baik
 Terperinci dan jelas
 Mengandung data dan fakta serta
informasi yang diperlukan
 Tidak berbelit-belit
Kreteria Laporan Yang Efektif
 Mudah dimengerti dan dipahami
 Mampu menguraikan masalah serta
analisanya secara jelas
 Mampu menyajikan permasalahan secara
logis, konsisten dan sistematis
 Persuasif, mampu mendorong pembaca
untuk memberikan perhatian dan mengambil
keputusan sesuai dengan yang dikehendaki
oleh yang mempersiapkan laporan
 Meyakinkan, berdasar pada data dan
informasi yang dapat diandalkan
3.1
3.2
Format laporan disiapkan.
Laporan hasil pelaksanaan
dasar-dasar manajemen dibuat
dan dilaporkan.
3.1 Format laporan disiapkan.
a. Menyusun persiapan penulisan Laporan :
yaitu menyiapkan bahan berupa data, fakta,
sarana pendukung seperti peralatan ATK
(komputer, printer) dan bahan ATK (kertas, toner)
3.2
Laporan hasil pelaksanaan
dasar-dasar manajemen
dibuat dan dilaporkan.
Pendahuluan
 Isi Laporan
 Uraian/Analysis
Penutup/Saran/ Rekomendasi
 Membuat evaluasi (bila ada)

c. Membuat isi Laporan dapat berupa pertanggung
jawaban.
Misalnya :............
d. Membuat evaluasi (bila ada)
e. Menyusun penutup/rekomendasi
Contoh Laporan dan Evaluasi
KOPDIT…….
Tgl………………
No
Ket
ya
1
Menerima berkas pembukaan simpanan yang telah
diproses Staf Administrasi Simpanan Koperasi;
v
2
Menyocokkan jumlah rupiah pada slip dengan fisik
uang yang disetor, dan hitung uang dengan teliti;
v
3
Menyerahkan buku simpanan kepada anggota
beserta copy slip setoran;
v
4
Ambil uang sebesar nominal yang akan ditarik,
lakukan pembayaran, dan mintakan anggota
untuk menandatangani Slip Penarikan;
v
5
Simpan sementara Slip Penarikan untuk proses
akhir hari.
6
Catat transaksi pengeluaran tersebut ke dalam
Buku Mutasi Harian Kas.
7
Mengacak kode Brankas
8
Cash in Box
Tidak Ket
Sesuai prosedur
v
Belum sesuai
prosedur
V
Belum sesuai
prosedur
v
V
Sesuai prosedur
Selamat Mengikuti Uji Kompetensi
1. Selamat Belajar.
2. Pelajari Modul
Pelatihan.
3. Jaga Kesehatan.
4. Kompak antar
Peserta.
5. Jangan Putus Asa.
6. Saling Bantu dan
Saling Support.
Semoga semua
Peserta Kompeten
sebagai Kasir
Koperasi Kredit.
Terima Kasih
Tuhan Memberkati Kita Semua