BAB III

BAB III
ANALISIS SISTEM
Analisis sistem didefinisikan sebagai bagaimana memahami dan
menspesifikasikan dengan detail apa yang harus dilakukan oleh sistem. Dan
menurut Jogiyanto Hartono7 (1999), analisis sistem adalah penguraian dari suatu
sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud
untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan,
hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan
perbaikan. Tahap dari analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting,
karena kesalahan tahap ini menyebabkan juga kesalahan pada tahap selanjutnya.
Pada tahap ini dilakukan penelitian terhadap sistem yang sedang berjalan dengan
menggunakan beberapa langkah analisis yaitu : analisis kelemahan sistem, dan
analisis kebutuhan sistem beserta rinciannya.
3.1 Analisis Prosedur
Analisis prosedur merupakan serangkaian proses yang harus
dijalankan dengan cara yang telah diteteapkan oleh perusahaan sebelum
adanya sistem yang baru ini. Analisis prosedur yang sedang berjalan pada
CV. MS Komputer Tanjungpinang yaitu :
1. Prosedur Penggunaan Jasa Komputer yang sedang berjalan.
a.
Konsumen mendatangi rental komputer dengan maksud ingin
menggunakan jasa rental komputer.
7
Jogiyanto Hartono MBA,Ph.D, Sistem Informasi, Pengenalan Komputer. 1999
27
28
b.
Bagian pelayanan mengecek apakah ada komputer yang tersedia, jika
ada maka konsumen bisa menggunakannya, data waktu penggunaan
tercatat dalam biling yang sudah tersedia.
c.
Setelah selesai menggunakan, kasih / bagian pelayanan mengecek
jumlah biaya yang harus dibayar oleh konsumen melalui billing.
d.
Lalu konsumen membayar biaya tersebut.
e.
Kemudian kasir mencatat biaya transaksi tersebut kedalam buku
transaksi.
f.
Disaat jam kerja berakhir, kasih mengkalkulasikan jumlah transaksi
rental komputer yang kemudian dilaporkan kepada Team Leader.
2. Prosedur Penggunaan Jasa Pengetikan Dokumen yang sedang berjalan.
a.
Konsumen mendatangi rental pengetikan dokumen.
b.
Kemudian konsumen menyerahkan dokumen yang akan diketik
kepada kasir / bagian pelayanan.
c.
Bagian pelayanan kemudian mengecek apakah dokumen tersebut bisa
diketik atau tidak, jika dokumen bisa diketik, maka dokumen
kemudian di cek kembali oleh Team Leader untuk di cek kembali
apakah dokumen yang akan di ketik tersebut adalah dokumen legal,
dalam artian bukan merupakan pemalsuan seperti ijazah, sertifikat,
SKCK, dan lain sebagainya.
d.
Jika dokumen dinyatakan bahwa bisa diketik, maka selanjutnya
proses pengetikan dilakukan oleh kasir / bagian pelayanan.
29
e.
Setelah selesai proses pengetikan, maka kasir / bagian pelayanan
menghitung jumlah biaya pengetikan, lalu dokumen ketikan yang
sudah jadi diserahkan kepada konsumen.
f.
Lalu konsumen membayar kepada kasir.
g.
Kemudian kasir mencatat biaya transaksi tersebut kedalam buku
transaksi.
h.
Disaat jam kerja berakhir, kasir mengkalkulasikan jumlah transaksi
rental komputer yang kemudian dilaporkan kepada Team Leader.
3. Prosedur Penggunaan Jasa Service Komputer / Laptop yang sedang
berjalan.
a.
Konsumen mendatangi rental perbaikan komputer, printer, laptop.
b.
Bagian maintenance untuk mengecek apakah komputer, printer,
laptop tersebut dapat diperbaiki atau tidak Jika bisa maka selanjutnya
kasir membuatkan nota service.
c.
Lalu kasir memberikan lembaran yang merah dari nota service
tersebut
kepada
konsumen
sebagai
bukti
bahwa
konsumen
menggunakan jasa service komputer.
d.
Lalu nota service yang lembaran ke 3 ditempel di komputer, printer,
laptop yang akan diperbaiki.
e.
Selanjutnya bagian maintenance memperbaikinya sesuai dengan
keluhan pelanggan.
30
4. Prosedur Pengambilan Jasa Service Komputer / Laptop yang sedang
berjalan.
a.
Konsumen mendatangi rental service dengan membawa nota service
yang telah diberikan.
b.
Kasir mengecek apakah nomor nota yang dibawa oleh konsumen ada
di arsip
c.
Jika ada maka kasir akan memanggil bagian maintenance untuk
membawakan barang yang tertera ada nota tersebut.
d.
Kasir menghitung biaya dan membuatkan nota baru, lembaran
pertama diserahkan kepada konsumen.
e.
Konsumen membayar sejumlah uang yang tertera pada nota tersebut.
f.
Kemudian kasir mencatat biaya transaksi tersebut kedalam buku
transaksi.
g.
Disaat jam kerja berakhir, kasih mengkalkulasikan jumlah transaksi
rental komputer yang kemudian dilaporkan kepada Team Leader.
3.2 Analisis Kelemahan Sistem
Tujuan dari analisis dan evaluasi sistem Pencatatan Data Transaksi
CV. MS Komputer Tanjungpinang yaitu mengenai pencatatan data transaksi
yang bersifat manual yang sedang digunakan pada saat ini.
Analisis kelemahan pencatatan data transaksi pada CV. MS
Komputer Tanjungpinang pada sistem yang sedang berjalan adalah :
31
1.
Sistem yang sedang berjalan saat ini tidak efisien karena pencatatan data
transaksi masih bersifat manual.
2.
Sistem yang manual tersebut menyebabkan proses pencatatan transaksi
membutuhkan waktu yang lama sehingga dapat memperlambat
pelayanan terhadap konsumen yang akan menggunakan jasa yang
ditawarkan. Seperti halnya ketika konsumen sedang ramai menggunakan
jasa, proses perhitungan biaya jasa yang dihitung secara manual tentu
saja tidak efisien.
3.3 Analisis Kebutuhan Sistem
Analisis kebutuhan sistem sangat dibutuhkan guna menunjang
penerapan sistem baru, sistem baru yang akan diterapkan harus sesuai dengan
kebutuhan pada CV. MS Komputer Tanjungpinang, fungsi dari sistem baru
ini adalah untuk membantu serta mempermudah perusahaan dalam mengelola
data transaksi keuangan.
1. Kebutuhan Perangkat Lunak
Kebutuhan perangkat lunak untuk menunjang pembuatan aplikasi
pengolahan data transaksi di CV. MS Komputer Tanjungpinang, antara
lain:
a. Sistem operasi berbasiskan Windows XP 2 / Windows 7
b. Penyimpanan database dengan menggunakan Microsoft Acsess 2003.
c. Visual Basic 6.0 sebagai penunjang proses pembuatan aplikasi.
32
2. Kebutuhan Informasi
Kebutuhan informasi yang akan disajikan untuk memenuhi
kebutuhan dalam implementasi Pencatata Data Transaksi CV. MS
Komputer Tanjungpinang antara lain :
a. Kebutuhan masukan (Input)
Kebutuhan masukan atau input yang diperlukan untuk memenuhi
kebutuhan dalam implementasi sistem ini adalah data masukan yang
dibutuhkan yaitu No. Trans, Tanggal, Jam, Rental Komputer, Jasa
Pengetikan, Ketikan Angka Rumus, Print Hitam Putih, Print Warna,
Translate, Copy CD / DVD, Jilid, Design Grafis, Recovery Data, Scan,
Email, Antivirus, Scan PC / Laptop, Service, sesuai yang tersedia pada
form aplikasi yang akan dibuat.
b. Kebutuhan Proses (Process)
Adapun proses yang terjadi pada pencatatan data transaksi pada CV.
MS Komputer Tanjungpinang adalah Karyawan menginputkan data
penggunaan jasa pada form yang sudah disediakan kemudian aplikasi
akan menjumlahkan data transaksi, kemudian karyawan memasukkan
uang pembayaran lalu menekan enter untuk uang kembalinya.
c. Kebutuhan keluaran (Output)
Keluaan (output) dari penggunaan aplikasi ini adalah berupa sebuah
alikasi yang dapat membantu karyawan CV. MS Komputer didalam
melakukan transaksi secara komputerisasi, sehingga aplikasi ini
33
diharapkan dapat mengurangi kesalahan-kesalahan yang disebabkan
oleh kesalahan karyawan (human error).
3. Kebutuhan Pengguna
Aplikasi pencatatan data transaksi pada CV. MS Komputer
Tanjungpinang yang akan dibuat nantinya akan digunakan oleh Kasir pada
setiap bagian.