Enterprise Resource Planning (Paper)

MATA KULIAH
TEKNOLOGI INFORMASI, KOMPUTASI, DAN OTOMATISASI
Oleh :
Kelas TEP A
Devi Tri Wahyuni
(121710201027)
Elisa Rhosida
(121710201041)
Tri Galih Yudhatama
(121710201047)
Jihan Hanun
(121710201053)
JURUSAN TEKNIK PERTANIAN
FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN
UNIVERSITAS JEMBER
2013
Enterprise Resource Planning (ERP)
A. Pengertian ERP
Enterprise Resource Planning (ERP) atau Perencanaan sumber daya
perusahaan adalah sistem terpadu berbasis komputer yang digunakan untuk
mengelola sumber daya internal dan eksternal berwujud termasuk aset, sumber
daya keuangan, bahan, dan sumber daya manusia. Ini merupakan arsitektur
perangkat lunak yang bertujuan untuk memfasilitasi aliran informasi antara semua
fungsi bisnis dalam batas-batas organisasi dan mengelola hubungan dengan para
stakeholder di luar. Dibangun di atas sentralisasi database dan biasanya
menggunakan platform komputasi yang umum, sistem ERP mengkonsolidasi
semua operasi bisnis menjadi perusahaan seragam dan lingkungan sistem yang
luas.
Sistem ERP dapat berada pada server terpusat atau didistribusikan di seluruh
modular unit perangkat keras dan perangkat lunak yang menyediakan “pelayanan”
dan berkomunikasi pada jaringan area lokal. Desain terdistribusi memungkinkan
sebuah bisnis untuk mengumpulkan modul-modul dari vendor yang berbeda tanpa
memerlukan penempatan beberapa salinan yang kompleks, sistem komputer
mahal di daerah-daerah yang tidak akan menggunakan kapasitas penuh.
ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) dimana
MRP II sendiri adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP)
yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya menangani
proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan,
invoice dan akuntasi perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan
membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi,
manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.
ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa
pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda
dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti
sistem untuk e-Commerce, Customer Relationship Management (CRM), eGovernment dan lain-lain.
B. Modul-Modul yang Terdapat pada Sistem ERP
Secara modular, sistem ERP terbagi atas modul operasi sebagai modul utama
dan modul financial dan akuntansi serta sumber daya manusia sebagai modul
pendukung.
1. Financial
a. Financial
Accounting
ditujukan
untuk
menyediakan
pengukuran
berkelanjutan terhadap keuntungan perusahaan, mengukur kinerja
keuangan perusahaan.
b. CO-Controlling untuk mendukung kegiatan operasiona.
c. Investment Management ditujukan untuk menganalisis kebijakan investasi
jangka panjangdan fixed assets dari perusahaan.
d. Enterprise Controlling ditujukan untuk memberikan akses bagi Enterprise
Controller.
e. Treasury ditujukan untuk mengintegrasikan antara cash management dan
cash forecasting dengan aktivitas logistic dan transaksi keuangan.
2. Operasi (Distribution and Manufacturing)
Logistics Execution, Sales and Distribution, Materials Management, General
Logistics, Quality Management, Plant Maintenance, Costumer Service,
Production Planning and Control, Project System, Environment Management.
3. Human Resource
Berfungsi untuk
a. memudahkan melaksanakan manajemen yang efektif dan tepat waktu
terhadap gaji, benefit dan yang berkaitan dengan SDM perusahaan.
b. melindungi data personalia dari pihak luar.
c. membangun sistem rekruitmen dan pembangunan SDM yang efiisen
melalui manajemen karir.
C. Tujuan dan Peranannya dalam Organisasi
Tujuan sistem ERP adalah untuk mengkoordinasikan bisnis organisasi secara
keseluruhan.
ERP merupakan software yang ada dalam organisasi/perusahaan untuk:
-
Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis.
-
Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise.
-
Menghasilkan informasi yang real-time.
-
Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan.
D. Konsep Dasar ERP
Konsep ERP dapat dijalankan dengan baik, jika didukung dengan seperangkat
aplikasi dan didukung dengan seperangkat aplikasi dan infrastruktur computer
infrastruktur computer, baik software dan hardware , sehingga pengelolaan data
dan informasi dapat dilakukan dengan mudah dan terintegrasi
Gambar. Konsep Dasar ERP
E. Evolusi Sistem ERP
-
Tahap I : Material Requirement Planning (MRP) merupakan cikal bakal dari
ERP, dengan konsep perencanaan kebutuhan material.
-
Tahap II: Close-Loop MRP merupakan sederetan fungsi dan tidak hanya
terbatas pada MRP, terdiri atas alat bantu penyelesaian masalah prioritas dan
adanya rencana yang dapat diubah atau diganti jika diperlukan.
-
Tahap III: Manufakturing Resource Planning (MRP II) merupakan
pengembangan dari close-loop MRP yang ditambahkan 3 elemen yaitu:
perencanaan, penjualan dan operasi antarmuka keuangan dan simulasi analisis
dari kebutuhan yang diperlukan.
-
Tahap IV: Enterprise Resource Planning merupakan perluasan dari MRP II
yaitu perluasan pada beberapa proses bisnis diantaranya integrasi keuangan,
rantai pasok dan meliputi lintas batas fungsi organisasi dan juga perusahaan
dengan dilakukan secara mudah.
-
Tahap V: Extended ERP (ERP II) merupakan perkembangan dari ERP
Gambar. Evolusi Sistem ERP
F. Implementasi ERP dalam Dunia Bisnis
Implementasi sistem informasi berbasis ERP adalah suatu arsitektur software
yang memiliki tujuan untuk memfasilitasi aliran informasi diantara seluruh
fungsi-fungsi bisnis didalam batas organisasi atau perusahaan dengan pihak
stakeholder diluarperusahaan. ERP dibangun atas dasar sistem database yang
terpusat dan biasanya menggunakan platform komputansi yang umum. Sistem
informasi berbasis ERP dapat mengkonsolidasikan seluruh opersai bisnis menjadi
seragam dan sistem lingkungan perusahaan yang lebih luas.
Dalam prakteknya penerapan sistem ERP dirancang berdasarkan proses bisnis
yang dianggap best practice yaitu proses bisnis umum yang paling layak ditiru.
Misal bagaimana proses umum yang sebenarnya berlaku untuk pembelian
(purchasing), penyusunan stuk digudang dan sebagainya. Untuk mendapatkan
manfaat yang sebesar-besarnya dari sistem ERP, maka industry yang akan
mengimplementasikan ERP harus mengikuti best practice process yang berlaku.
Akan tetapi. Permasalahan mulai timbul bagi industry di Indonesia, contoh
permasalahan bagaimana merubah proses kerja yang dikehendaki oleh sistem ERP
agar sesuai dengan proses kerja perusahaan hal ini terutama dilakukan untuk
modul sumber daya manusia, karena banyak perusahaan di Indonesia memiliki
peraturan dan kebijakan yang berbeda dibandingkan dengan proses bisnis pada
modul SDM yang terdapat pada sistem ERP pada umumnya seperti SAP. Proses
penyesuaian ini dikenal sebagai implementasi dan salah satu factor yang
mementukan keberhasilan implementasi sistem ERP di perusahaan adalah proses
bisnis yang telah terintegrasi didalam paket ERP merupakan paket bisnis
bestpractice yang telah teruji reabilitasnya.
G. Keuntungan dan Kerugian ERP
-
Keuntungan dari implementasi ERP antara lain:
1. Integrasi data keuangan untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga
top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan
perusahaan dengan lebih baik.
2. Standarisasi Proses Operasi untuk menstandarkan proses operasi melalui
implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas,
penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk.
3. Standarisasi Data dan Informasi untuk menstandarkan data dan informasi
melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang
biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis
yang berbeda-beda.
-
Kerugian dari implementasi ERP antara lain:
1. Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan
pengembangannya.
2. Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran. Waktu dan biaya
implementasi yang melebihi anggaran.
3. Karyawan tidak siap untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang
baru.
4. Persiapan implementation tidak dilakukan dengan baik.
5. Berkurangnya fleksibilitas sistem setelah menerapkan ERP