teknik komunikasi - SMPN 1 SINGAJAYA

II. KOMUNIKASI
A. Tujuan Pembekalan
Setelah pembekalan ini, Kepala Sekolah mampu
berkomunikasi efektif dengan baik.
B. Deskripsi Materi Pelatihan
Materi pembekalan meliputi pengertian, manfaat, proses, jalur,
bentuk, prinsip, hambatan, dan teknik berkomunikasi.
C. Skemata Materi Pelatihan
Pengertian komunikasi
Manfaat Komunikasi Efektif
Proses Komunikasi
Komunikasi
Jalur komunikasi
Bentuk komunikasi
Prinsip-prinsip berkomunikasi
Hambatan-hambatan komunikasi
Teknik berkomunikasi
D. Materi
1. Uraian
a. Pendahuluan
Komunikasi merupakan kegiatan yang sangat penting
dalam berorganisasi. Hasil penelitian seorang pakar
komunikasi menyimpulkan bahwa sekitar 75%- 90% waktu
kerja digunakan pimpinan atau manajer untuk berkomunikasi.
Jika dua orang atau lebih bekerjasama, maka perlu adanya
komunikasi antar mereka. Makin baik komunikasi mereka,
makin baik pula kemungkinan kerjasama mereka. Komunikasi
yang efektif menuntut rasa saling: menghormati, percaya,
terbuka, dan tanggung jawab. Leader atau manajer
17
menyampaikan semua fungsi manajemen dan tugas
manajemen melalui saluran komunikasi. Leader atau manajer
melakukan perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan
pengendalian semuanya melalui komunikasi kepada
bawahannya. Demikian juga pemberian tugas-tugas seperti
administrasi: (a) peserta didik, (b) tenaga pendidik dan tenaga
kependidikan, (c) keuangan, (d) sarana dan prasarana, (e)
hubungan sekolah dengan masyarakat, dan (f) layananlayanan khusus juga dilakukan melalui komunikasi.
Keterampilan berkomunikasi dalam rangka membina
hubungan sosial. Perusahaan besar Rockefeler di Amerika
Serikat memberikan bonus khusus bagi pegawainya yang
mempunyai kelebihan dalam berkomunikasi.
Modul ini membahas pengertian komunikasi, manfaat
komunikasi, proses komunikasi, jalur komunikasi, bentuk
komunikasi, prinsip-prinsip komunikasi,
dan hambatanhambatan komunikasi.
c. Pengertian Komunikasi
Komunikasi ialah proses penyampaian atau penerimaan
pesan dari satu orang kepada orang lain baik langsung
maupun tidak langsung, baik tertulis, lisan maupun bahasa
isyarat. Seseorang yang
melakukan komunikasi disebut
komunikator. Orang yang diajak berkomunikasi disebut
komunikan. Orang yang
mampu berkomunikasi disebut
komunikatif.
d. Proses Komunikasi
Proses komunikasi dapat digambarkan seperti berikut.
Balikan
Penerima
pesan
Pengirim
pesan
Mengirim
Coding
Media
coding
Gambar 1: Proses Dasar Komunikasi
18
Proses komunikasi yang efektif terjadi jika pesan
disampaikan cocok dengan yang diterima oleh penerima.
yang
e. Jalur Komunikasi
Jalur komunikasi dapat bersifat formal dan nonformal,
tertulis dan lisan, perorangan dan kelompok. Jalur komunikasi
formal tercermin dari struktur formal organisasi, dan antara
organisasi formal satu dengan lainnya.
f. Bentuk Komunikasi
Bentuk komunikasi dapat dilakukan dalam bentuk seperti
berikut.
A
B
Komunikasi tunggal
timbal balik
A
B
C
D
E
Komunikasi searah
Berantai (chain)
A
B C
D
E
A
F
H
I
B
C
K
Komunikasi O (lingkaran)
Komunikasi Y
A
G
L
H
B
19
F
komunikasi roda (wheel)
komunikasi segala arah (star)
A
H U
S E I
Komunikasi gosip
N
Gambar 2. Bentuk Komunikasi
g. Hambatan-hambatan Komunikasi
Ada beberapa hal yang dapat menjadi penghambat atau
penghalang dalam proses berkomunikasi. Penghambat tersebut
dikenal dengan istilah barrier, noises, atau bottle neck communication.
(Verma, 1988).
Gambar 3: Hambatan Komunikasi
20
h. Teknik Berkomunikasi secara Efektif
Untuk menjadi komunikator dan komunikan yang baik, atasilah
hambatan-hambatan komunikasi tersebut. Di samping itu jadilah:
(1) pendengar yang baik, (2) pembicara yang efektif, (3)pembaca
yang baik, (4) penulis yang baik.
Cara Menjadi Pendengar yang baik
Jadilah ACTIVE LISTEN yaitu singkatan dari:
Attention (penuh perhatian)
Concern (tertarik)
Timing (pilih waktu yang tepat)
Involvement (merasa turut terlibat)
Vocal tones (irama suara memiliki saham 38% terhadap komunikasi)
Eyes contact (adakan kontak mata)
Look (lihat bahasa tubuh)
Interest (tunjukkan minat)
Summarize (singkat intisari pesan)
Territory (batasi hal-hal penting)
Empathy (penuh perasaan)
Nod (mengangguklah tanda Anda sudah memahami atau setuju).
(Verma,1988).
Cara menjadi pembicara yang baik
1) Kuasai materi yang akan dibicarakan
2) Buat sistematika pembicaraan (pembukaan, isi, dan penutup)
3) Usahakan isi pesan bermakna dan berkesan bagi pendengar
4) Siapkan diri agar tampil dalam keadaan segar bugar dan
bersemangat.
5) Berpakaian yang sopan dan rapi
6) Timbulkan rasa percaya diri, anggap Andalah yang paling
menguasai
materi pembicaraan
dibandingkan
dengan
pendengarnya.
7) Lakukan kontak mata untuk meningkatkan komunikasi
8) Konsentrasi pada materi pembicaraan.
9) Gunakan bahasa yang jelas dan mudah dipahami pendengarnya
(disesuaikan dengan kemampuan pendengarnya)
10) Berbicara jangan terlalu cepat atau terlalu lambat.
21
11) Memberi tekanan nada suara (intonasi) pada bagian-bagian
yang penting agar tidak monoton.
12) Gunakan variasi gerakan badan, dan mimik wajah
13) Gunakan multi media bervariasi pada presentasi
14) Adakan pertanyaan untuk umpan balik.
15) Gunakan homor seperlunya yang relevan dan sopan agar
suasana menjadi tidak membosankan.
Albert Meharabian memberikan rumus komunikasi sebagai
berikut. Pengaruh pesan keseluruhan = kata-kata (7%) + nada
suara (38%) + mimik wajah (55%).
Sebagai pembicara yang baik menurut Verma (1996) harus
memenuhi tiga langkah: (1) pendahuluan (katakan apa yang akan
dikatakan), (2) menerangkan (jelaskan sesuatu), dan (3) ringkasan
(sampaikan inti yang telah Anda katakan tadi).
Cara menjadi penulis surat yang baik
1) Kuasai substansi yang akan ditulis
2) Kuasai dan terapkan pedoman format surat dinas yang berlaku.
3) Kuasai bahasa.
Cara menjadi pembaca yang baik
Gunakan PQRST atau SQ3R. Prereview (melihat
keseluruhan bahan bacaan biasanya melalui daftar isi), Questions
(bertanya dalam hati, “Mana yang perlu dibaca atau mana yang
dibutuhkan”.? . Read (Baca), Self-evaluation (adakan penilaian
sendiri, bacaan mana yang cocok untuk diterapkan sesuai dengan
sosial budaya kita), Test (uji penerapan bacaan itu berdasarkan
data lapangan). Atau dapat pula menggunakan prinsip SQ3R yaitu
Survey = prereview di atas, Question, Read, Review.
Setiap leader atau manajer suka atau tidak suka selalu
terlibat dalam rapat (meeting). Dalam rapat terjadi komunikasi.
Agar komunikasi rapat efektif, Verma (1996) memberikan
sarannya seperti singkatan GREAT berikut ini.
Goals (tujuan rapat harus memenuhi kriteria smart (specific,
measurable, achievement, Results-oriented, and timely).
Roles and Rules; Peran dan aturan main dipatuhi.
Expectation (harapan haarus didefinisikan dengan jelas)
Agendas (agenda harus dibagikan)
22
Timely (waktu adalah uang menjadi sensitif bagi anggota untuk
mematuhi jadwal hadir. Tentukan jam berapa mulai dan
berakhirnya rapat).
2. Ringkasan
Komunikasi merupakan kegiatan yang sangat penting
dalam berorganisasi. Komunikasi ialah proses penyampaian
atau penerimaan pesan dari satu orang kepada orang lain baik
langsung maupun tidak langsung, baik tertulis, lisan maupun
bahasa isyarat.
Jalur komunikasi dapat bersifat formal
dan nonformal, tertulis dan lisan, perorangan dan kelompok.
Ada tujuh bentuk komunikasi.
Ada beberapa hal yang
dapat menjadi penghambat atau penghalang dalam proses
berkomunikasi.
Untuk menjadi komunikator dan komunikan
yang baik, atasilah hambatan-hambatan komunikasi tersebut. Di
samping itu jadilah: (1) pendengar yang baik, (2) pembicara
yang efektif, (3)pembaca yang baik, (4) penulis yang baik.
3. Penugasan
Laksanakan Game 1 Membaca Perintah, komentari apa
maknanya.
Mengisi LK1: Apakah Anda pendengar yan baik?
Laksanakan Game 2, Komunikasi Satu Arah, komentari apa
maknanya.
Laksanakan Game 3, Komunikasi Dua Arah, komentari apa
maknanya?
Laksanakan Game 4, Komunikasi Berantai, komentari apa
maknanya?
Daftar Pustaka
Verma, V.K. 1996. The Human Aspects of Project Management
Human Resource Skills for the Project Manager. Volume
Two. Upper Darby: Project Management Institute.
23