metodologi manajemen proyek

MANAJER PROYEK
Kuliah ke 3 & 4
A. Defenisi
Manajer proyek adalah seseorang yang ditunjuk
atau ditetapkan untuk bertanggung jawab
terhadap kegiatan keseharian (day to day)
pengelolaan proyek untuk kepentingan
organisasi.
B. Skill yang dibutuhkan Manajer Proyek
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Leadership
Problem Solving Skills
Writen Skill
Presentation Skills
Communication Skills
Team Player Skills
Profesionalism
Strong Admin Skills
Knowledge of Project Management.
1. Leadership (kepemimpinan)
Seorang manajer proyek dituntut dapat
mengoordinasi dan mengarahkan anggota
tim agar apa-apa yang dikerjakan selalu
merujuk pada tujuan proyek.
2. Problem Solving Skills (keahlian memecahkan
masalah)
Seorang manajer proyek dituntut memiliki
keahlian memecahkan semua permasalahan
yang terjadi selama proyek berlangsung, baik
teknis maupun non teknis.
3. Writen Skills (keahlian untuk menulis).
Seorang manajer proyek harus memiliki
kemampuan dalam menulis dalam arti tulisan
yang dibuat mudah diinterpretasi, tidak
menimbulkan penafsiran ganda. Penulisan
disini meliputi : project defenition, project
management plan, project monitoring &
controlling.
4. Presentation skills (keahlian melakukan
presentasi)
Seorang manajer proyek dituntut untuk bisa
menuangkan ide-idenya dalam suatu bentuk
orasi dan dapat memberikan penjelasan
secara simple, lugas dan mudah dimengerti.
5. Communication skills (kemampuan
berkomunikasi)
Seorang manajer proyek harus memiliki
kemampuan komunikasi yang baik agar dapat
dapat mengoordinasi semua anggota tim
sesuai dengan tujuan proyek.
6. Team player skills (keahlian menjalankan tim)
Untuk menjalankan tim, seorang manajer
proyek harus memiliki kharisma yang tinggi
dan berwibawa dan dapat memotivasi orang
lain agar mau bekerja guna mencapai tujuan
proyek.
7. Profesionalism (profesionalisme)
Seorang manajer proyek harus dapat
memilah-milah antara urusan kantor, urusan
teman atau sahabat, urusan pribadi, maupun
urusan keluarga.
Seorang manajer proyek harus bisa
membedakan kapan saat bertindak sebagai
pimpinan dan kapan berlaku sebagai teman.
Seorang manajer harus bisa membagi-bagi
masalah kehidupan ke dalam beberapa folder,
diantaranya folder pekerjaan, folder teman,
folder sosial, folder keluarga dan folder
lainnya.
8. Strong admin skills (kemampuan yang andal)
Tidak semua orang memiliki kecakapan untuk
mengatur, meskipun orang tersebut memiliki
skill teknis yang tinggi. Kemapuan untuk
mengatur orang lebih bersifat manajerial,
lebih bersifat seni dan psikologi. Oleh
karenanya tidak menjamin bahwa seseorang
dengan kemampuan teknis yang tinggi bisa
mengatur orang atau tim yang dia pimpin.
Kemampuan ini lebih banyak diperoleh di
lapangan.
9. Knowledge of project management
(pengetahuan tentang manajemen proyek)
Selain kemampuan di atas seorang manajer
proyek harus memiliki pengetahuan tentang
manajemen proyek.
C. Tugas dan tanggung jawab Manajer
Tugas dan tanggung jawab manajer proyek
meliputi:
1. Mendefenisikan dan membatasi proyek
dengan benar.
Pada tahap awal sebuah proyek, seorang
manajer proyek harus berkoordinasi dengan
pemilik proyek untuk membuat defenisi
proyek (project defenition).
Seorang manajer dituntut harus bisa membuat
defenisi proyek yang benar berdasarkan surat
penugasan dan arahan proyek dari pihak
manajemen.
2. Mendefenisikan dan memilih sumber daya
proyek: SDM dan material.
Untuk mengerjakan suatu proyek seorang
manajer proyek harus bisa memilih sumber
daya baik orang maupun barang. Penentuan
sumber daya ini akan mempengaruhi kualitas
proyek.
3. Memimpin tim proyek pada setiap tahapan
proyek
Seorang manajer proyek harus dapat
mentukan kapan awal dan akhir suatu
tahapan proyek. Dapat memimpin proyek
pada setiap tahapannya dan menggunakan
semua sumber daya yang ada.
4. Mengestimasi dan membuat anggaran
Seorang manajer proyek harus dapat
membuat estimasi anggaran belanja proyek.
Jangan sampai anggaran proyek melebihi dari
anggaran yang telah ditentukan.
5. Mengidentifikasi dan mengelola semua isu
dan risiko pada sebuah proyek
Seorang manajer proyek harus dapat
mengidentifikasi dan mengelola semua isu
dan risiko apa saja yang akan muncul bila
sebuah proyek dilaksanakan dan bagaimana
cara menanggulanginya.
6. Membuat dan me-maintain perencanaan
proyek.
Seorang manajer proyek bertanggung jawab
sepenuhnya atas pembuatan dan
perawatan/pengendalian perencanaan proyek
ini agar sesuai dengan tujuan proyek.
7. Mengelola semua perubahan yang terjadi
pada sebuah proyek
Jika ada perubahan skenario proyek, seorang
manajer proyek bisa menentukan skala
prioritas perubahan dan dapat mengambil
keputusan tentang apa yang harus diubah.
Jangan sampai perubahan tersebut
mempengaruhi secara signifikan faktor-faktor
proyek lainnya, terutama faktor biaya dan
waktu pengerjaan proyek.
8. Meyakinkan bahwa semua penugasan &
deliverable proyek tetap berada pada track
atau jalurnya dan tidak melebihi biaya yang
ditetapkan.
9. Mengidentifikasi politik organisasi dan
memerankannya dengan baik
Seorang manajer proyek memiliki tugas untuk
mengidentifikasi politik organisasi, khususnya
yang berkaitan dengan kebijakan proyek yang
akan dilaksanakan. Jangan sampai tujuan
proyek meleset dari keinginan stakeholder
maupun jajaran manajemen perusahaan.
10. Mengelola berkas proyek dan dokumentasi
terkait.
Seorang manajer proyek dapat menugaskan
salah satu anggota tim proyek yang secara
khusus menangani permasalahan berkas
proyek dan dokumentasi terkait.
11. Mengomunikasikan dan me-maintain
kemajuan proyek melalui rapat dan pelaporan.
Seorang manajer proyek harus mengetahui
kemajuan proyek yang dia pimpin, serta
melaporkannya pada setiap rapat. Kemajuan
proyek ini dilaporkan dalam bentuk laporan
tertulis maupun dalam bentuk pertemuan
formal atau rapat. Kemajuan proyek
dilaporkan kepada semua anggota tim yang
terlibat dan kepada pemilik proyek sebagai
bentuk tanggung jawab manajer/pelaksana
proyek kepada pimpinan proyek.
D. Kompetensi yang harus dimiliki
Kompetensi yang harus dimiliki oleh manajer
proyek meliputi:
1. Komptensi pencapaian bisnis
KOMPETENSI
PENJELASAN
BAGAIMANA
MENDAPATKANNYA
Kesadaran bisnis
Mengikat tiap proyek sistem
pada visi, misi dan tujuan proyek
Pengalaman bisnis
Orientasi rekan
bisnis
Menjaga keterlibatan para
manajer & user selama proyek.
Pengalaman bisnis
Komitmen pada
kualitas
Memastikan tiap proyek sistem
berkontribusii pada harapan
kualitas organisasi secara
keseluruhan.
Pengalaman bisnis
2. Kompetensi pengaruh
KOMPETENSI
PENJELASAN
BAGAIMANA
MENDAPATKANNYA
Kesadaran
antarpersonal
Memahami,
mengenal
dan Dapat dipelajari di mata
bereaksi pada motivasi serta kuliah,
tetapi
tingkah laku antarpersonal
membutuhkan
pengalaman bisnis
Kesadaran
organisasi
Memahami politik organisasi dan Pengalaman bisnis
bagaimana
menggunakannya
dalam proyek.
Antisipasi impact Memahami implikasi keputusan- Manajemen proyek dan
keputusan
proyek,
serta pengalaman bisnis
mengelola harapan dan risiko.
Banyak
menggunakan
pengaruh
Dengan terampil memperoleh Pengalaman bisnis
kerja sama serta konsensus para
manajer, user dan ahli teknologi.
3. Kompetensi manajemen manusia
KOMPETENSI
PENJELASAN
BAGAIMANA
MENDAPATKANNYA
Memotivasi orang Memimpin dan mengarahkan orang Pengalaman bisnis
lain
lain untuk mengatasi perbedaanperbedaan, serta meraih tujuan
proyek sebagai sebuah tim
Keterampilan
komunikasi
Berkomunikasi secara efektif, lisan
dan
tulisan
dalam
konteks
pertemuan, presentasi, memo dan
laporan
Mengembangkan
orang lain
Memastikan para anggota tim proyek Pengalaman bisnis
menerima tugas, pelatihan, supervisi
dan umpan balik performa yang
cukup untuk menyelesaikan proyek.
Memonitor
mengontrol
& Mengembangkan rencana, jadwal
dan anggaran proyek, secara
berkesinambungan
memonitor
perkembangan
&
membuat
penyesuaian jika diperlukan.
Dapat dipelajari di
mata kuliah, tetapi
membutuhkan
pengalaman bisnis
Peralatan dan teknikteknik
manajemen
proyek,
tetapi
membutuhkan
pengalaman proyek.
4. Kompetensi Manajemen Diri (self management)
KOMPETENSI
PENJELASAN
BAGAIMANA
MENDAPATKANNYA
Kepercayaan diri
Secara konsisten membuat dan Pengalaman bisnis
mempertahankan
keputusankeputusan dengan kepercayaan diri
kuat dalam proses dan atau fakta
Manajemen stress
Bekerja efektif dibawah tekanan
Kepedulian pada
kredibilitas
Secara
konsisten
dan
jujur Pengalaman bisnis
menyampaikan janji-janji dan solusi.
Mempertahankan pertukaran teknis
atau bisnis di lapangan jika diperlukan.
Fleksibilitas
Mampu menyelesaikan proses, gaya Pengalaman bisnis
manajemen,
atau
pembuatan
keputusan berdasarkan situasi dan
masalah-masalah
yang
tidak
terantisipasi.
Pengalaman bisnis
METODOLOGI MANAJEMEN
PROYEK
Metodologi manajemen proyek (project
management technology) sering juga disebut
dengan istilah tahapan manajemen proyek
(project development stage) yang meliputi:
1. Inisisiasi proyek (project initiation)
2. Perencanaan proyek (project planning)
3. Pelaksanaan proyek (project execution)
4. Pengontrolan proyek (project controlling)
5. Penutupan proyek (project closure)
1. Project Initiation
a. Pengertian Project Initiation
Inisiasi proyek (project initiation) adalah
tahap awal (pertama kalinya) suatu proyek
dimulai. Dalam artian memberikan gambaran
global suatu proyek dalam bentuk defenisi
proyek yang berisi ruang lingkup proyek,
tujuan proyek, waktu pengerjaan proyek,
biaya proyek dan informasi umum lainnya.
Dokumen defenisi proyek akan dijadikan
sebagai bahan pegangan dan acuan dalam
perencanaan proyek.
b. Tujuan project initiation
– Menentukan tujuan proyek secara rinci
– Mengidentifikasi faktor-faktor penentu
keberhasilan (critical success factor) untuk
pelaksanaan proyek.
- Menentukan ruang lingkup proyek, jadwal
proyek, kebutuhan sumber daya proyek
secara garis besar, asumsi proyek, serta
batasan-batasan proyek sebagai acuan
dalam membuat perencanaan manajemen
proyek (project management plan)
- Menentukan kriteria keberhasilan proyek
c. Mekanisme Project Initiation
– Pemilik proyek (project owner) memberi
penugasan (assigment) kepada manajer proyek
(project manager) dan tim proyek (project team).
– Manajer proyek dan tim proyek secara bersamasama membuat defenisi proyek (project
defenition) dan disetujui oleh pemilik proyek.
– Defenisi proyek yang telah dibuat, selanjutnya
akan dijadikan sebagai acuan atau landasan
dalam pembuatan perencanaan manajemen
proyek (project management plan).
2. Project Planning
a. Pengertian project planning
Perencanaan proyek secara umum berisi:
tujuan & ruang lingkup proyek (scope
manajemen), waktu pengerjaan atau jadwal
proyek (time management), rencana anggaran
biaya proyek (cost management), kualitas
proyek (quality management), sumber daya
proyek (resource management), manajemen
risiko (risk management),
perencanaan
komunikasi
(communication
management),
pengadaan
(procurement
management), serta integrasi (integration
management).
b. Tujuan Project Planning
– Mendefenisikan ruang lingkup proyek.
– Membuat detail jadwal pelaksanaan proyek.
– Menentukan alokasi dana yang dibutuhkan
proyek.
– Menetapkan prosedur dan mekanisme
pengontrolan proyek.
– Menentukan kualifikasi, peran dan
tanggung jawab, serta jumlah personil yang
dibutuhkan untuk melaksanakan proyek.
– Mengidentifikasi risiko-risiko proyek dan
menentukan tindakan penanggulangannya.
(project risk management)
– Membuat perencanaan komunikasi selama
pelaksanaan proyek (communication
management).
– Menentukan dan menyetujui project
baseline yang akan menjadi acuan untuk
mengukur kinerja proyek.
c. Mekanisme Project Planning.
– Manajer proyek bersama-sama dengan tim proyek
mempelajari kembali defenisi proyek.
– Membuat perencanaan manajemen proyek
(project management plan) berdasarkan defenisi
proyek yang telah dibuat.
– Persetujuan dari pemilik proyek, bahwa project
manageme
3. Project Execution
a. Pengertian Project Execution
Project execution adalah tindak lanjut dari
apa yang telah dituangkan dalam project
management plan.
b. Tujuan Project Execution
– Merealisasikan perencanaan proyek dan tertuang
dalam perencanaan manajemen proyek (project
management plan).
– Mengoordinasikan kinerja tim proyek dan
juga mengoptimalkannya, serta
pemanfaatan sumber daya non-personil.
– Merealisasikan perubahan perencanaan
proyek yang telah disetujui.
c. Mekanisme Project Execution.
– Manajer proyek dan tim proyek membentuk
kerjasama tim selama proyek berlangsung,
atau sering disebut dengan pembentukan
team building.
– Manajer proyek dan tim proyek melaksanakan
semua tugas yang sudah tertuang di dalam project
management plan.
– Membuat laporan pelaksanaan proyek.
– Mendapatkan persetujuan atau approval untuk
setiap fase pekerjaan atau deliverable proyek
yang telah diselesaikan.
4. Project Controlling
a. Pengertian Project Controlling
Project controlling adalah pengontrolan
terhadap kegiatan atau aktivitas-aktivitas
suatu proyek. Mengontrol apakah langkah
demi langkah dalam pelaksanaan kegiatan
proyek tersebut sudah sesuai dengan yang
telah ditentukan seperti pada project
management plan yang telah dibuat.
Juga mengecek apakah kegiatan proyek yang
dilaksanakan sudah sesuai dengan estimasi
dan rencana awal, serta sesuai dengan target
atau belum. Bila belum action atau tindakan
apa yang harus dilakukan agar tujuan proyek
bisa terpenuhi.
b. Tujuan Project Controlling
– Memastikan pencapaian tujuan proyek
apakah sesuai dengan target yang telah
ditentukan.
– Mengontrol pelaksanaan proyek agar sesuai
dengan estimasi dan rencana awal
– Dengan melakukan kontrol diharapkan
adanya masukan apakah project
management plan perlu di-update atau
tidak.
c. Mekanisme project controlling
– Kontrol terhadap waktu, cakupan dan mutu.
– Kontrol terhadap biaya
– Membuat laporan tentang kemajuan proyek
– Jika diperlukan adakan perubahan rencana.
5. Project Closure
a. Pengertian project closure
Project Closure merupakan akhir dari
serangkaian kegiatan proyek. Pada intinya
tahapan penutupan proyek (project closure)
adalah memberikan laporan tentang hasilhasil-hasil apa saja yang diperoleh dari suatu
rangkaian aktivitas proyek yang telah
dilaksanakan yang dituangkan dalam bentuk
dokumen laporan.
b. Tujuan Project Closure
– Secara formal mengakhiri proyek dengan
semua pihak yang terlibat di dalam suatu
proyek.
– Mengakhiri penugasan anggota tim proyek.
c. Mekanisme Project Closure
• Manajer proyek melakukan serah terima hasil
pekerjaan berupa: laporan pelaksanaan
pekerjaan, laporan penyelesaian pekerjaan, BA
penyelesaian pekerjaan, BA serah terima
pekerjaan.
• Pembubaran tim proyek
Gambaran keterkaitan antara tahap yang satu
dengan tahap lainnya yang terjadi pada suatu
proyek.
Planning
Processes
Initiating
Processes
Executing
Processes
Controlling
Proceesses
Closing
Processes