Perbantuan Teknis Knowledge Management

PERBANTUAN TEKNIS
KNOWLEDGE MANAGEMENT
Yayasan KNCV Indonesia bekerja sama dengan PR-TB ‘Aisyiyah yang didukung dan dibiayai oleh
Global Fund memerlukan secepatnya konsultan untuk memberikan bantuan teknis dalam
mengembangkan modul Knowledge Management untuk memperkuat kapasitas Tim Manajemen
‘Aisyiyah.
Organisasi atau konsultan individu yang berminat diharapkan mengirimkan proposal yang
memaparkan rencana kerja, metoda kerja, curriculum vitae (CV) dan portfolio terkait serta
perencanaan anggaran. Proposal dalam format pdf harap dikirimkan melalui email
ke: [email protected] paling lambat Jumat , 06 Juni 2017.
1
TOR
TA Knowledge Management
I. Latar Belakang
‘Aisyiyah adalah organisasi Islam perempuan yang didirikan pada tahun 1917 di Indonesia.
Sebagai organisasi perempuan keagamaan terbesar di Indonesia yang telah berusia satu
abad, ‘Aisyiyah mempunyai visi perempuan berkemajuan bergerak pada semua bidang
kehidupan. Memasuki abad kedua, pengembangan dakwah ‘Aisyiyah mengarah pada
gerakan pencerahan. ‘Aisyiyah memiliki peran sebagai inovator yang berorientasi pada
pembebasan, pemberdayaan dan pelayanan.
Berdasarkan pencapaian pada periode sebelumnya proyek GF; 'Aisyiyah kembali dipilih oleh
Global Fund untuk AIDS, Tuberkulosis dan Malaria (GF-ATM) sebagai Principal Recipient (PR
TB-HIV Care ‘Aisyiyah) untuk melaksanakan program Community TB-HIV Care pada periode
NFM 2016 - 2017. Pada periode NFM tahun 2016, PR TB-HIV Care ‘Aisyiyah bekerja di 22
Provinsi dan 75 kabupaten dan akan diperluas ke 25 Provinsi dan 160 kabupaten pada 2017.
Prinsip strategis pelaksanaan program ini menekankan pada penguatan kelompok
masyarakat untuk menjamin kelancaran pelaksanaan program Community TB-HIV Care.
Untuk mendorong percepatan target nasional, ‘Aisyiyah memanfaatkan potensi dan
kekuatan organisasi dan mengoptimalkan nilai tambah program untuk memperkuat
Organisasi Masyarakat Peduli TB.
'Aisyiyah terlibat dalam Program Pengendalian TB Nasional untuk menjangkau masyarakat
sipil. ‘Aisyiyah secara bertahap bergeser dari layanan dukungan teknis menuju upaya
pengembangan program pengendalian TB secara berkelanjutan. Keberlanjutan program ini
akan tercapai jika masyarakat diberdayakan, mendapat akses ke informasi terbaru, terus
belajar dan responsif untuk mengambil bagian dalam menuntaskan masalah TB sebagai
masalah kesehatan masyarakat. Dalam rangka meningkatkan akuntabilitas publik dan
sebagai model pembelajaran bagi masyarakat, ‘Aisyiyah perlu meningkatkan intervensi
melalui manajemen pengetahuan yang lebih baik dengan memanfaatkan inovasi teknologi,
khususnya di bidang teknologi informasi.
II. Tujuan
A. Tujuan Umum
Mengembangkan modul Knowledge Management untuk memperkuat kapasitas Tim
Manajemen ‘Aisyiyah dalam rangka untuk menguatkan Program Community TB-HIV Care
2
dan mendukung Gerakan Perempuan Berkemajuan, terutama dalam memanfaatkan
Teknologi Informasi untuk kegiatan organisasi.
B. Tujuan Khusus
1. Untuk memperkuat Tim Manajemen TB ‘Aisyiyah, PWA (tingkat Provinsi), PDA
(tingkat Kabupaten) dan PCA (Pimpinan Cabang ‘Aisyiyah – tingkat Kecamatan)
dalam memanfaatkan aset organisasi & data untuk advokasi serta jejaring untuk
melanjutkan Kelompok Masyarakat Peduli (KMP) TB-HIV.
2. Meningkatkan komunikasi dan koordinasi rutin dari pusat ke provinsi dan kabupaten
dengan memanfaatkan teknologi informasi sebagai media komunikasi dan advokasi
melalui forum diskusi, pengelolaan laman situs web dan media online lainnya.
3. Membangun kapasitas manajemen ‘Aisyiyah dengan data dan informasi tentang isuisu kesehatan, terutama untuk PR TB-HIV Care ‘Aisyiyah dengan permasalahan
seputar program pengendalian TB.
4. Mengoptimalkan Sistem Informasi ‘Aisyiyah (SIA) sebagai wadah untuk program
database atau mengembangkan laman web PR TB-HIV ‘Aisyiyah tersendiri,
bersamaan dengan mengembangkan kapasitas SDM ‘Aisyiyah untuk mengelola
Sistem Informasi (website, SMS Gateway, Media Sosial).
III. Metodologi dan Kegiatan Utama
Metodologi
1. Menelaah dokumen-dokumen yang tersedia, data-data proyek dan sistem informasi
yang telah digunakan oleh PR TB-HIV Care ‘Aisyiyah.
2. Menilai kapasitas PR TB-HIV Care ‘Aisyiyah dalam memanfaatkan teknologi
informasi.
3. Menganalisis kesenjangan pemanfaatan teknologi informasi oleh PR TB-HIV Care
‘Aisyiyah.
4. Membuat rekomendasi dan modul-modul pelatihan Protokol (SOP) Manajemen
Informasi termasuk pengembangan laman web, pemeliharaan laman web, lalu lintas
diskusi, dokumentasi proyek, tanya jawab dan mekanisme dukungan teknis.
5. Membangun kapasitas Pimpinan ‘Aisyiyah dan manajemen PR TB-HIV Care ‘Aisyiyah
dalam manajemen informasi dengan memanfaatkan teknologi informasi.
6. Mengembangkan dan/atau meningkatkan laman web yang sudah ada agar dapat
mendukung proses knowledge management di PR TB-HIV Care ‘Aisyiyah dan para SR.
Laman web ini akan memuat informasi, publikasi, pengalaman sukses dan forum
pembelajaran dari proyek-proyek ‘Aisyiyah.
Kegiatan Utama:
a. Rekruitmen konsultan
3
b. Konsultan yang dipilih diharapkan untuk melakukan kegiatan sebagai berikut
-
-
-
-
-
-
Desk review pada dokumen PR TB-HIV Care ‘Aisyiyah dan informasi proyek.
Menilai sistem informasi pelaksanaan program TB-HIV Care Aisyiyah di tingkat
lapangan (kunjungan ke 4 kabupaten di 2 provinsi - DKI Jakarta & Jawa Barat /
Banten).
Melakukan review pada modul/fitur website yang sudah ada dengan tujuan
untuk mengidentifikasi modul/fitur yang bisa di optimalkan penggunaannya
untuk mendukung penguatan kapasitas organisasi.
Mengembangkan rancangan modul untuk memperkuat kapasitas organisasi
dalam kaitannya dengan pemanfaatan teknologi informasi dan teknis penulisan
terkait dengan knowledge management.
Memaparkan purwarupa awal dari perubahan modul/fitur website yang
dikembangkan kepada tim Teknis Aisyah.
Menyeleggarakan pertemuan pra lokakarya dengan ‘Aisyiyah dan PR TB-HIV Care
Aisyiyah/ kelompok teknis ‘Aisyiyah.
Melakukan lokakarya untuk melengkapi Modul Pemanfaatan Teknologi Informasi
untuk Mendukung Pelaksanaan Program ‘Aisyiyah dan PR TB-HIV Care ‘Aisyiyah.
Menyempurnakan modul pelatihan.
Memfasilitasi dan melakukan Training of Trainers (ToT) untuk ‘tim Aisyiyah dan
Manajemen TB-HIV Care ‘Aisyiyah (PR dan SR) dalam memanfaatkan teknologi
informasi untuk mendukung pelaksanaan program dan publikasi.
Secara bersamaan, memfasilitasi dan mendukung pengembangan dan
optimalisasi laman web PR TB-HIV ‘Aisyiyah di tingkat nasional dan provinsi.
Mendukung manajemen ‘Aisyiyah tingkat kabupaten dalam mengelola media
sosial untuk advokasi dan berjejaring.
Menyusun dan menyampaikan laporan akhir, termasuk laporan TOT (hasil pre
dan post test, laporan naratif tiap sesi, kesimpulan dan rekomendasi).
IV. Penyerahan
Pada akhir periode konsultasi, konsultan harus menyampaikan dokumen-dokumen ini yang
ditulis dalam bahasa Indonesia dan bahasa Inggris:
1. Modul Pelatihan Final.
2. Bukti adanya website dan bekerja untuk PR TB-HIV Care ‘Aisyiyah.
3. Laporan akhir termasuk laporan pelatihan.
V. Kualifikasi Konsultan
Konsultan yang diharapkan mengerjakan kegiatan perbantuan teknis ini adalah perorangan
ataupun badan/lembaga dengan kriteria sebagai berikut:
4







Master dalam bidang manajemen organisasi, manajemen informasi, teknologi
informasi atau bidang lain yang terkait.
Memiliki pengalaman minimal 5 tahun dalam pengembangan knowledge
management dan/atau program pembelajaran organisasi yang berhubungan dengan
proyek kesehatan, khususnya dengan organisasi non-pemerintah.
Pengalaman dalam proyek pengembangan masyarakat yang berkelanjutan.
Memahami budaya organisasi masyarakat sipil yang bercorak keagamaan.
Memiliki keterampilan yang sangat baik dalam memfasiitasi pelatihan dan
pengelolaan aktivitas/program.
Mampu untuk menghubungkan pengembangan konten dan strategi pelibatan yang
tepat waktu, penyediaan informasi yang berguna melalui platform pembelajaran dan
aktivitas berbasis Teknologi Informasi.
Berpengalaman mengembangkan sistem manajemen informasi berbasis web.
VI. Pendanaan dan Anggaran
Keseluruhan anggaran untuk kegiatan perbantuan teknis ini sebesar Rp 859,244,204 atau
USD 67,238.77 yang terdiri dari:
1. Biaya konsultan, maksimum Rp 75,000,000 (termasuk pajak).
2. Anggaran untuk kegiatan-kegiatan pendukung, yaitu pra lokakarya, lokakarya
penyempurnaan modul, pelatihan untuk pelatih (TOT), dan publikasi laporan.
Kegiatan perbantuan teknis ini sepenuhnya dibiayai dari dana Global Fund untuk PR TBHIV Care ‘Aisyiyah yang dikelola oleh Yayasan KNCV Indonesia.
5
VII.
Tahapan pembayaran konsultan:
Pembayaran
Proporsi
Luaran / Hasil sebagai syarat pembayaran
Pertama
30%


Setelah penandatanganan kontrak kerja.
Dokumen rencana kerja, anggaran dan periode kerja yang
telah disetujui pihak PR TB-HIV Care ‘Aisyiyah.
Kedua
40%


Ketiga
30%



Laporan lokakarya penyempurnaan modul pelatihan.
Kerangkan acuan kegiatan TOT yang telah disetujui PR
TB-HIV Care ‘Aisyiyah.
Modul pelatihan final.
Laporan akhir TOT.
Laporan akhir kegiatan perbantuan teknis.
Total
100%
6
VIII.
Periode kerja:
Konsultan akan mengerjakan perbantuan teknis berdasarkan periode waktu sebagai berikut:
Bulan 01
No
Kegiatan
1
Menelaah visi dan misi
‘Aisyiyah dan programprogram kesehatannya.
2
Menilai pelaksanaan program
‘Aisyiyah di lapangan (4
kabupaten di 2 provinsi
terpilih)
3
Mengembangkan naskah
Modul Penguatan Kapasitas
Organisasi.
4
Pertemuan pra lokakarya
dengan kelompok teknis
‘Aisyiyah.
5
Lokakarya penyempurnaan
modul pelatihan.
6
Penyempurnaan modul
pelatihan.
7
Fasilitasi pemanfaatan
optimal laman web di tingkat
nasional dan provinsi,
mendukung pemanfaatan
media sosial di tingkat
kabupaten.
8
Training of the Trainer (TOT)
/ Pelatihan untuk pelatih.
9
Pembuatan dan pengiriman
laporan akhir.
I
II
III
7
Bulan 02
IV
I
II
III
Bulan 03
IV
I
II
III
IV