Modul Aplikasi Komputer [TM5]

MODUL PERKULIAHAN
Aplikasi
Komputer
Microsoft Word 2010 (Bag-2)
Fakultas
Program Studi
On-Line
Fikom, Dll
Periklanan &
Marcom, Dll
05
Kode MK
Disusun Oleh
90001
Efan Setiadi, S.Kom, SH, MH
Abstract
Kompetensi
Penjelasan dalam modul ini mengenal
MS.Word 2010 bagian lanjutan dari
modul sebelumnya, akan dipelajari
juga cara pembuatan tabel, mailmerge
dan lain sebagainya.
Mahasiswa
diharapkan
dapat
memahami lebih banyak lagi tentang
fungsi-fungsi yang ada di word,
khususnya cara pembuatan tabel,
menyisip tabel serta memberikan design
yang lebih menarik, mahasiswa juga
dapat bekerja secara efisien dangan
menggunakan
mailmerge
dalam
pembuatan surat-surat.
Microsoft Word 2010 (Bag-2)
Table
F
itur penting yang lainnya adalah fitur membuat tabel. Fitur ini memungkinkan kita
membuat matrik-matrik didalam dokumen. Bukan itu saja fitur tabel juga dapat
dimanfaatkan untuk merapikan dokumen kita.
1. Membuat Tabel Pada Dokumen
Berikut langkah-langkah untuk membuat sebua tabel dalam dokumen :
a) Klik Klik tab Insert kemudian Tabel pada group Tables. Akan muncul panel
yang berisi 80 buah kotak, terususun menjadi 10 kolom dan 8 baris. Untuk mulai
membuatnya, cukup mengklik kotak tersebut disesuaikan dengan jumlah kolom
dan baris yang diinginkan. Cara lain untuk membuat tabel pada MS WORD kita
bias mengklik Insert Tabel pada panel tersebut.
Gambar Jendela Tabel
b) Isilah kotak-kotak isian yang tersedia seusia yang kita inginkan pada kotak
dialog Insert Table.

Number of Columns (jumlah Kolom)

Number of Rows (jumlah baris)

Fixed Column Width (Lebar Kolom Tetap)

AutoFit to Content (lebar kolom akan menyesuaikan dengan isi kolom).

Autofit to Window (Lebar tabel secara keseluruhan disesuaikan dengan
lebar kertas dan lebar masing-masing kolom dibagi secara proposional
2015
2
Aplikasi Komputer
Efan Setiadi, S.Kom, SH, MH
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Gambar Insert Tabel
c) Klik OK
Gambar Bentuk Tabel yang sudah dibuat
2. Menambah Kolom dan Baris Pada Tabel.
Untuk menambahkan kolom atau baris pada tabel yang telah ada, berikut langkahlangkah yang harus dilakukan :
a) Tempatkan kursor di dalam tabel pada posisi yang akan ditambah.
Gambar Tabel yang akan ditambah baris dan kolomnya
Gambar Menu untuk Insert Tabel
b) Pilih salah satu dari pilihan yang ada :

Columns to the left (Insert Left), untuk menambahkan kolom disebelah
kiri dari kolom yang disorot.

Columns to the right (Insert Right), untuk menambahkan kolom
disebelah kanan dari kolom yang disorot
2015
3
Aplikasi Komputer
Efan Setiadi, S.Kom, SH, MH
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id

Rows Above (Insert Above), untuk menambahkan baris diatasnya.

Rows Below (Insert Below), untuk menambahkan baris dibawahnya.

Insert Cells, Menyisipkan satu baris sell.
Gambar Tabel Yang sudah ditambah barisnya
c) Merubah Ukuran Kolom Dan Baris
Apabila kita mempunyai tabel yang sangat panjang, kita dapat mengubah
ukuran panjang dan lebar masing-masing sel dengan cara :

Sorot baris dan kolom tabel yang akan diatur ukurannya.
Gambar tabel yang akan diatur ukurannya

Kemudian akan muncul Tabel Tools kemudian pilih Layout dan kemudian
pilih Properties pada grup Table.
Gambar Group Tabel

Setelah itu akan muncul Jendela Table Properties.
Gambar Jendela Tabel Properties
2015
4
Aplikasi Komputer
Efan Setiadi, S.Kom, SH, MH
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id

Untuk merubah Lebar kolom, klik Tab Column. Masukkan ukuran lebar
kolom yang diinginkan pada kotak isian Preferred Width. Sedangkan pada
menu Drop Down Measure in, pilihlah satuan ukuran yang ingin dipakai
Gambar Jendela Table Properties – Column

Masukkan angka yang diinginkan, misalnya 2cm. Klik OK
Gambar Baris dan kolom yang sudah diatur size 2cm
3. Menghapus Baris Dan Kolom
Berikut ini merupakan cara menghapus baris atau kolom pada table yang sudah
jadi. Kita ambil contoh tabel yang baru saja kita buat seperti contoh diatas.
Gambar Tabel yang akan dihapus baris atau kolomnya
a) Sorot bagian tabel (baris atau kolom) yang akan dihapus
2015
5
Aplikasi Komputer
Efan Setiadi, S.Kom, SH, MH
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Gambar Bagian tabel yang akan dihapu
b) Klik Kanan pada bagian yang disorot tersebut.
Gambar Jendela Hapus Tabel
c) Karena yang disorot bagian kolom maka secara otomatis Word akan langsung
ke fitur Delete Columns.
Gambar Tabel yang sudah dihapus bagian Kolomnya
d) Jika yang disorot satu kotak saja, maka Word akan menampilkan banyak
pilihan untuk menghapus kotak tersebut.
e) Klik kanan pada kotak yang akan dihapus kemudian pilih Delete Cells.
f)
Kemudian akan tampil jendela Delete Cells
Gambar Fitur Delete Cells
2015
6
Aplikasi Komputer
Efan Setiadi, S.Kom, SH, MH
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
g) Fitur-fitur yang terdapat dalamnya adalah :

Shift Cels Left
: menghapus Satu sell kekiri

Shift Cells up
: Menghapus Satu Sel ke atas.

Delete Entire Row
: Menghapus seluruh Baris

Delete Entire column
: Menghapus seluruh kolom
4. Merge Cell
Merge Cell adalah menghubungkan dua sell pada tabel menjadi satu sell. Langkahlangkah untuk menyatukan dua sell adalah sebagai berikut.
a) Sorot dua buah sell yang akan digabung.
Gambar Sel yang akan disatukan (Merge)
b) Klik kanan pada Mouse.
c) Pilih Merge Cells
Gambar Figure Merge Cells
d) Maka dua buah sel yang disorot itu akan menjadi satu.
Gambar sell tabel yang telah disatukan (Merge)
5. Perhitungan pada tabel.
2015
7
Aplikasi Komputer
Efan Setiadi, S.Kom, SH, MH
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Untuk melakukan perhitungan pada Microsoft Word, kita tidak perlu mencari
kalkulator atau menggunakan aplikasi Calculator yang terdapat pada MS Windows,
karena fasilitas tersebut sudah disediakan seperti halnya Microsoft Excel dengan
cara menggunakan formula.
Contoh ada tabel data nilai mahasiswa mercubuana yang akan dihitung dengan
menggunakan Tabel.
Gambar Tabel Nilai Mahasiswa
a) Klik bagian kolom yang akan disikan Total Nilai. Pada contoh ini kursor
diletakkan baris Total nilai atas nama Adi Dharma.
b) Klik kanan, pilih Layout dan Formula pada group Data. Klik OK
Gambar Tabe; uamg alam diisikan dengan formula penjumlahan
c) Maka akan tampil jumlah nilai atas nama Adi Dharma
d) Untuk data-data yang lain, cara pengerjaanya sama. Tetapi pada Rumus
SUM(), berikan “LEFT”, sehingga menjadi =SUM(LEFT). Artinya data yang
dijumlahkan berada disebelah kiri.
2015
8
Aplikasi Komputer
Efan Setiadi, S.Kom, SH, MH
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Gambar Formula Penjumlahan
e) Sehingga didapat hasil semuanya seperti gambar 34 dibawah ini
Gambar Tabel yang sudah dijumlahkan seluruh datanya
6. Membuat Tampilan Tabel lebih menarik.
Jika kita bosan dengan bentuk tampilan tabel yang standard. Kita dapat
merubahnya lebih menarik. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :
a) Sorot bagian tabel yang akan dirubah tampilannya.
Gambar Type Tabel yang akan digunakan
b) Pilih Table Tools kemudian Design. Terdapat 98 type tabel yang siap
digunakan. Pilihlah salah satu dari 98 type tabel tersebut.
c) Maka akan berubah menjadi sepert gambar 36 dibawah ini :
2015
9
Aplikasi Komputer
Efan Setiadi, S.Kom, SH, MH
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Gambar Tabel yang sudah dirubah
7. Merubah Garis-garis Tabel
a) Sorot tabel yang akan dirubah garis-garisnya.
Gambar Tabel yang akan dirubah bentuk garis pembatas
b) Klik Design dan Klik
pada grup Draw Border.
Gambar Jendela Borders and Shading
c) Pilihlah bentuk-bentuk garis, warna dan sebagainya pada kotak dialog, Borders
and Shading yang muncul.

Style, untuk mengubah bentuk baris.

Color, untuk mengubah warna garis.

Width, untuk mengatur ukuran ketebalan garis.
d) Pilihlah sesuai dengan keinginan, maka tabel akan berubah bentuk menjadi
seperti gambar 40 dibawah ini.
2015
10
Aplikasi Komputer
Efan Setiadi, S.Kom, SH, MH
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Gambar Pemilihan Style Garis
Gambar Tabel yang sudah dirubah bentuk garis pembatas
e) Tab Shading untuk memberikan warna backround tabel.
2015
11
Aplikasi Komputer
Efan Setiadi, S.Kom, SH, MH
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Gambar Tab Shading
f)
Kemudian Klik Fill untuk memilih warna Backround Tabel.
Gambar Memilih Warna Background Table
g) Klik OK
Gambar Tabel yang sudah diberikan Warna
8. Mengatur Cell Allignment.
Apabila kita membuat tabel dan mempunya judul yang sangat panjang, biasanya
teks tersebut akan membuat barisan-barisan di bawahnya dan posisi teks agak
keatas. Untuk mengatur posisi teks tersebut, berikut langkah-langkahnya.
a) Klik Sel yang akan mempunyai judul panjang tersebut.
2015
12
Aplikasi Komputer
Efan Setiadi, S.Kom, SH, MH
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
b) Klik Kanan Mouse
c) Pada Cell Alignment, pilih posisi teks yang diinginkan.
Gambar Posisi Cell Allignment
Menggunakan MailMerge
P
ernahkah kita mengalami kesulitan pada saat membuat surat yang ditujukan ke
Banyak Orang? Kita sering kali menuliskannya satu persatu dan akan memerlukan
waktu yang sangat lama. Sebenarnya, Microsoft Word telah menyediakan fasilitas
Mail Merge untuk memudahkan hal tersebut, sehingga kita tidak perlu membuat satu
persatu surat tersebut. Mailmerge terdiri dari dua bagian yang penting yaitu :
1. Main Dokumen, berisi surat atau sebagian informasi yang akan diperbanyak
2. Source Data, berisi data nama dan alamat yang akan digabungkan atau informasi
khusus lainnya yang dapat membedakkan isi surat antara satu dengan yang lainnya
Cara membuatnya adalah sebagai berikut :
1. Siapkan dokumen atau surat yang akan diperbanyak.
2015
13
Aplikasi Komputer
Efan Setiadi, S.Kom, SH, MH
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Gambar Main Document
2. Pilih Tab Mailings dan kemudian pilih Start Mail Merge dan pilih Step by step Mail
Merge Wizard.
Gambar Mail Merge Wizard
3. Kemudian akan muncul Dialog Box disebelah kanan, Pilih Letter dan Nexts Starting
Starting Document.
Gambar Select Document
2015
14
Aplikasi Komputer
Efan Setiadi, S.Kom, SH, MH
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
4. Pilih Use the Current Document kemudian Next : select recipients.
Gambar Pemilihan Document
5. Pilih User The Current Document artinya dokumen yang dipilih adalah dokumen
yang digunakan saat ini.
6. Setelah memilih main document maka selanjutnya adalah memilih Recipients atau
daftar data-data yang akan dimasukkan. Pilih Create
Gambar Create Recpients
7. Kemudian muncul kota kotak dialog New Address List dimana kita diminta untuk
memasukkan No Induk dan Nama dosen yang diminta. Dalam keadaan Standard
Word tidak menyediakan Item-item Field yang diminta seperti NID dan NAMA. Tetapi
2015
15
Aplikasi Komputer
Efan Setiadi, S.Kom, SH, MH
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
kita dapat menggunakannya sesuai dengan field-field standard seperti Title, First
Name, Last Name, Company Name dll. Jika tidak inging menggunakannya, kita
dapat meng create Field Baru sesuai dengan yang diinginkan dalam surat yang
sudah kita buat sebelumnya.
Gambar Daftar Alamat Surat
8. Buat lah field baru jika tidak ingin mengikut field-field yang sudah ada. Dengan
mengklik Cuztomize Columns.
Gambar Membuat Daftar Field Baru
9. Untuk menambahkan Field Names sesuai dengan yang diinginkan, pilih Add..dan
kemudian isikan Filed Names yang sesuai dengan isi surat disini kita menambahkan
dua buah Filed Names yaitu NID dan NAMA. Setelah Itu klik OK.
2015
16
Aplikasi Komputer
Efan Setiadi, S.Kom, SH, MH
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Gambar Membuat Field Baru
10. Setelah semua filed names selesai dibuat Words akan meminta menyimpan Nama
Data Mail Merge yang sudah selesai Words akan meminta menyimpan Nama Data
Mail Merge.
Gambar Simpan File Data MailMerge
11. Pada Kotak File Name kita berikan nama Data-dosen. Pemberian nama disini tidak
boleh menggunakan spasi sebagai pemisah tetapi menggunakan karakter
penyambung seperti tanda Minus -, tanda . (titik) atau Underscore (_).
2015
17
Aplikasi Komputer
Efan Setiadi, S.Kom, SH, MH
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
12. Setelah sudah selesai membuat file data mailmerge, kita harus mengisikan field-field
tersebut dengan data-data NID dan Nama yang sudah didaftarkan dalam surat tugas
tersebut. Arahkan Kursor ke Kotak Data Source dan klik data-dosen.mdb
Gambar Data Source
13. Masukkan NID dan NAMA yang diinginkan, jika ingin menambah data Pilih New
Entry atau jika ingin menghapus data tersebut pilih Delete Entry. Kemudian Pilih OK.
Dan kemudian Word meminta Update data pilih YES.
Gambar Memasukkan Data MailMerge
14. Kemudian word akan meminta memperbaharui data. Klik Yes
2015
18
Aplikasi Komputer
Efan Setiadi, S.Kom, SH, MH
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Gambar Update Data yang telah dimasukkan
15. Setelah semuanya selesai dikerjakan, maka words akan kembali ke lembar surat
yang akan diberikan mail merge.
Gambar Lembar Surat
16. Field-field yang sudah kita buat tadi, akan disisipkan NIDN dan NAMA.
17. Letakkan kursor di NIDN disebelah tanda “:”.
18. Klik Insert Merge Field yang terdapat pada Tab Mailings
19. Kemudian pilihlah filed names yang sesuai atau yang sudah dibuat sebelumnya, di
contoh ini pilih NID dan NAMA
2015
19
Aplikasi Komputer
Efan Setiadi, S.Kom, SH, MH
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Gambar Sisipkan Field
.
20. Maka bentuk surat akan seperti digambar dibawah ini :
Gambar Field yang sudah disisipkan
21. Pada gambar diatas terdapat filed name “«NID»” dan “«NAMA»”. Ini artinya surat
yang dibuat sudah dapat digunakan mail merge.
22. Terakhir adalah menjalankan mail merge itu sendiri, dengan cara klik
23. Maka surat akan menampilkan data-data mail merge yang telah kita
masukkan sebelumnya
2015
20
Aplikasi Komputer
Efan Setiadi, S.Kom, SH, MH
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Gambar Surat yang ber MailMerge
Klik
jika ingin melihat data yang lain nya.
UNTUK MATERI YANG ADA DI DALAM MODUL, JIKA BELUM LENGKAP,
MAHASISWA BISA MEMBELI BUKU APLIKASI KOMPUTER
YANG ADA DIKAMPUS MERCU BUANA
(BUKU APLIKASI KOMPUTER EDISI KETIGA)
2015
21
Aplikasi Komputer
Efan Setiadi, S.Kom, SH, MH
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Daftar Pustaka
2015
-
Buku Aplikasi Komputer Universitas Mercu Buana Edisi Ketiga
-
Buku-buku Microsoft Office 2010
-
Berbagai media on-line (internet)
22
Aplikasi Komputer
Efan Setiadi, S.Kom, SH, MH
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id