standart mutu - Universitas Dian Nuswantoro

AUDIT SISTEM INFORMASI SEBAGAI UPAYA
PENCAPAIAN
SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL PERUSAHAAAN
Sripurwani Hariningsih, ST., M.Kom
Dosen Program Studi Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer
Universitas Dian Nuswantoro Semarang
[email protected]
Abstract
Persaingan bebas dan ketat di dunia industri hingga pendidikan,
perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (ICT), peningkatan
pengetahuan konsumen, dan karyawan perusahaan, mendorong pelaku usaha yang
memproduksi barang ataupun jasa mulai memperhitungkan faktor-faktor yang
mampu meningkatkan kualitas maupun kuantitas produksi untuk meningkatkan
perolehan pendapatan/keuntungan, kepuasan layanan bagi konsumen, serta
peningkatan kesejahteraan karyawan.
Sistem manajemen kualitas mencakup elemen-elemen: tujuan (objectives),
pelanggan (customers), hasil-hasil (outputs), proses-proses (processes), masukanmasukan (inputs), pemasok (suppliers), dan pengukuran untuk umpan-balik dan
umpan-maju (measurements for feedback and feedforward).
Sistem pengendalian internal yang efektif bukan merupakan jaminan akan
kesuksesan bahkan kelangsungan hidup persahaan sekalipun. Sistem pengendalian
internal berfungsi sebagai pengatur sumberdaya yang telah ada untuk dapat
difungsikan secara maksimal guna memperoleh pengembalian (gains) yang
maksimal.
1.Latar Belakang
Mungkin kita pernah mendengar tentang sebuah perusahaan
yang tumbuh dan berkembang dengan pesat, meraih banyak prestasi,
keuntungan, memiliki banyak karyawan, dan pada saat berada di
posisi puncak (top performance), tiba-tiba dinyatakan pailit karena
tidak mampu membayar hutang atau gaji karyawan dengan layak
hingga mem-PHK-kan karyawan, saat manajemen diaudit terbukti
banyak melakukan penyimpangan-penyimpangan.
Bila dilihat dari latar belakang pendidikan pengelola
(manajemen), mereka bukanlah orang-orang yang tidak berpendidikan
1
atau baru dalam mengelola bisnis. Namun persaingan usaha,
peningkatan kualitas produk, serta pelayanan yang excellent (unggul),
menjadi tuntutan mutlak yang diinginkan konsumen ataupun mitra
usaha agar tetap loyal dan percaya pada kualitas produk yang
ditawarkan, serta percaya pada janji atau komitmen yang pernah
disepakati.
Sistem Pengendalian Intern (Meliputi struktur organisasi dan
semua metode dan alat-alat yang dikoordinasikan yang digunakan di
dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik
perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi,
mendorong efisiensi, dan membantu mendorong dipatuhinya
kebijakan manajemen yang telah ditetapkan. Dari definisi di atas
dapat kita lihat bahwa tujuan adanya pengendalian intern : Menjaga
kekayaan organisasi. Memeriksa ketelitian dan kebenaran data
akuntansi. Mendorong efisiensi. Mendorong dipatuhinya kebijakan
manajemen. Dilihat dari tujuan tersebut maka sistem pengendalian
intern dapat dibagi menjadi dua yaitu Pengendalian Intern Akuntansi
(Preventive Controls) dan Pengendalian Intern Administratif
(Feedback Controls). Pengendalian Intern Akuntansi dibuat untuk
mencegah terjadinya inefisiensi yang tujuannya adalah menjaga
kekayaan perusahaan dan memeriksa keakuratan data akuntansi.
Contoh : adanya pemisahan fungsi dan tanggung jawab antar unit
organisasi. Pengendalian Administratif dibuat untuk mendorong
dilakukannya efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakkan
manajemen. (dikerjakan setelah adanya pengendalian akuntansi)
Contoh : pemeriksaan laporan untuk mencari penyimpangan yang ada,
untuk kemudian diambil tindakan.
2. Landasan Teori
2.1. Sistem Pengandalian Internal
Secara umum, Pengendalian Intern merupakan bagian dari
masing-masing sistem yang dipergunakan sebagai prosedur dan
pedoman pelaksanaan operasional perusahaan atau organisasi tertentu.
2
Sedangkan Sistem Pengendalian Intern merupakan kumpulan
dari pengendalian intern yang terintegrasi, berhubungan dan saling
mendukung satu dengan yang lainnya.
Di lingkungan perusahaan, pengendalian intern didifinisikan
sebagai suatu proses yang diberlakukan oleh pimpinan (dewan direksi)
dan management secara keseluruhan, dirancang untuk memberi suatu
keyakinan akan tercapainya tujuan perusahaan yang secara umum
dibagi kedalam tiga kategori, yaitu :
a) Ke-efektif-an dan efisiensi operasional perusahaan
b) Pelaporan Keuangan yang handal
c) Kepatuhan terhadap prosedur dan peraturan yang diberlakukan
2.2. Istilah-istilah penting dalam Pengendalian Intern
Kondisi Terlaporkan (Reportable Condition)
Istilah lainnya adalah Defisiensi Signifikan, kedua istilah ini
dipergunakan dalam mendefinisikan suatu kondisi yang defisiensi
secara signifikan di dalam rancangan atau operasional atas
pengendalian intern yang mempengaruhi kemampuan perusahaan
dalam melakukan pencatatan, proses, mengkompilasi dan melaporkan
data keuangan yang konsisten dengan asersi manajemen di dalam
laporan keuangan perusahaan. Defisiensi signifikan yang luas dapat
mengakibatkan Kelemahan Material (Material Weakness).
Kelemahan Material (Material Weakness)
Didefinisikan sebagai kondisi yang terlaporkan dimana
rancangan atau opersional dari salah satu atau lebih pengendalian
intern-nya tidak mampu mengurangi atau menurunkan suatu resiko
ringan atau salah penyajian yang disebabkan oleh kesalahan atau
penggelapan yang jumlahnya relatif material kaitannya dengan
laporan keuangan yang jika di audit akan dapat ditemukan, akan tetapi
tidak terdeteksi dalam periode yang sama oleh pegawai dalam
pelaksanaan pekerjaan secara normal.
3
Kompensasi Pengendalian (Compensating Control)
Ada beberapa perusahaan yang karena skala usahanya memang
termasuk kecil, mengakibatkan perusahaan tidak memungkinkan
untuk melaksanakan pengendalian intern yang sederhana sekalipun
(misalnya : pemisahan tugas atau fungsi). Adalah penting bagi
manajemen untuk melakukan kompensasi terhadap bagian yang
pengendaliannnya lemah atau tidak dapat berjalan untuk suatu kurun
waktu tertentu. Dalam hal internal manajemen telah melakukan
kompensasi untuk menutupi kelemahan pengendalian tersebut,
internal auditor seharusnya tidak melaporkan kelemahan tersebut
sebagai material weakness, bahkan reportable condition sekalipun,
hendaknya disesuaikan dengan sekala perusahaan.
2.3. Tuntutan Konsumen (Pasar) Global
Ada banyak perusahaan ataupun institusi yang membina
kerjasama dengan perusahaan atau intitusi negara lain, dengan dasar
(landasan kebijakan) kesepakatan internasional, seperti:
a. Konvensi Internasional
b. GATT, WTO, AFTA, EFTA, dll.
Keunggulan
Komparatif
Diskriminatif
Hak & Kedaulatan
Nasional
Keunggulan
Kompetitif
STANDARISASI
Non-Diskriminatif
Hak & Kedaulatan
Internasional
Gambar 1. hal yang diharapkan dari sebuah standarisasi
4
2.4. Globalisasi (persaingan global)
Menuntut banyak perbaikan, jaminan kualitas layanan,
kemampuan pengelolaan, agar menimbulkan kepercayaan publik
terhadap produk (barang dan jasa) serta komitmen yang ditawarkan.
Untuk memperoleh kepercayaan publik tersebut diperlukan ”strategi
mutu”.
mutu
upaya
manajemen
P
D
A
C
waktu
Gambar 2. upaya manajemen untuk mencapai mutu dengan pola
PDCA
3. Pembahasan
3.1. Pola Sistem manajemen Mutu
Sistem Manajemen Mutu
Peningkatan Berkelanjutan
P
E
L
A
N
G
G
A
N
P
E
R
S
Y
A
R
A
T
A
N
Tangungjawab
Manajemen
Manajemen
Sumber Daya
Pengukuran,
Analysis,
Perbaikan
Realisasi
Produk
K
E
P
U
A
S
A
N
P
E
L
A
N
G
G
A
N
Produk
Gambar 3. Pola sistem manajemen mutu
5
3.2. 8 Prinsip Manajemen Mutu
1. Mengutamakan Pelanggan
2. Kepemimpinan
7. Pengambilan Keputusan
Berdasarkan Fakta
3. Keterlibatan Karyawan
4. Pendekatan Proses
5. Pendekatan Sistem
untuk Pengelolaan
6. Peningkatan
Berkesinambungan
8. Hubungan saling
menguntungkan
dengan Pemasok
Perencanaan Strategis
Gambar 4. delapan prinsip manajemen mutu
3.3. Risiko Audit
Adalah probabilitas bahwa seorang auditor akan menyerahkan
opini unqualified (bersih) tentang laporan hasil audit yang ada pada
kenyataannya. Kekeliruan pernyataan yang sifatnya material dapat
disebabkan oleh kesalahan-kesalahan (error) dari para audit sendiri
atau pada situasi-situasi yang tidak normal (irregularities) atau bahkan
keduanya. Kesalahan merupakan kekeliruan yang tidak disengaja,
situasi yang tidak normal adalah salah penafsiran yang disengaja
6
untuk melakukan kecurangan atau dengan sengaja menyesatkan para
pengguna laporan. Tujuan auditor adalah meminimalkan risiko audit
dengan melakukan tes kontrol dan tes substantif.
3.4. Langkah-langkah Membangun dan Mengembangkan Sistem
Manajemen Kualitas
Sistem manajemen kualitas (Quality Management System,
QMS) adalah: “struktur organisasi, tanggungjawab, prosedur-prosedur,
proses-proses, dan sumber daya - summer daya untuk penerapan
manajemen kualitas”. Suatu sistem manajemen kualitas (QMS)
merupakan sekumpulan prosedur terdokumentasi dan praktek-praktek
standar untuk manajemen sistem yang bertujuan menjamin kesesuaian
dari suatu proses dan produk (barang dan atau jasa) terhadap
kebutuhan atau persyaratan tertentu. Kebutuhan atau persyararan itu
ditentukan atau dispesifikasikan oleh pelanggan dan organisasi.
Sistem manajemen kualitas mendefinisikan bagaimana organisasi menerapkan praktek-praktek manajemen kualitas secara
konsisten untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan pasar. Terdapat
beberapa karakterisrik umum dari sistem manajemen kualitas. Sistem
manajemen kualitas mencakup suatu lingkup yang luas dari aktivitasaktivitas dalam organisasi modern. Kualitas dapat didefinisikan
melalui lima pendekatan utama:
(1) transcendent quality, yaitu suatu kondisi ideal menuju keunggulan,
(2) product-based quality-, yaitu suatu atribut produk yang memenuhi
kualitas,
(3) user-based quality, yaitu kesesuaian atau ketepatan dalam
penggunaan produk (barang dan/atau jasa),
(4) manufacturing-based quality, yaitu
persyaratan-persyaratan standar, dan
kesesuaian
terhadap
(5) value-based quality, yaitu derajat keunggulan pada tingkat harga
yang kompetitif.
7
Sistem manajemen kualitas berfokus pada konsistensi dari
proses kerja. Hal ini sering mencakup beberapa tingkat dokumentasi
terhadap standar-standar kerja. Sistem manajemen kualitas
berlandaskan pada pencegahan kesalahan sehingga bersifat proaktif,
bukan pada deteksi kesalahan yang bersifat reaktif.
Patut diakui pula bahwa banyak sistem manajemen kualitas
tidak akan efektif 100% pada pencegahan semata, sehingga sistem
manajemen kualitas juga harus berlandaskan pada tindakan korektif
terhadap masalah-masalah yang ditemukan. Dalam kaitan dengan hal
ini, sistem manajernen kualitas merupakan suatu closed loop system
yang mencakup deteksi, umpan balik, dan koreksi. Bagaimanapun
proporsi terbesar (lebih dari 85%) harus diarahkan pada pencegahan
kesalahan sejak tahap awal.
Sistem manajemen kualitas mencakup elemen-elemen: tujuan
(objectives), pelanggan (customers), hasil-hasil (outputs), prosesproses (processes), masukan-masukan (inputs), pemasok (suppliers),
dan pengukuran untuk umpan-balik dan umpan-maju (measurements
for feedback and feedforward). Dalam akronim bahasa Inggris dapat
disingkat menjadi: SIPO-COM Suppliers, Inputs, Processes, Outputs,
Customers, Objectives, and Measurements.
Setiap lingkungan, pelaksanaan proses yang konsisten
merupakan kunci untuk peningkatan terus-menerus yang efektif agar
selalu memberikan produk (barang dan/atau jasa) yang memenuhi
kebutuhan pelanggan dalam pasar global. Terdapat beberapa langkah
untuk menerapkan suatu sistem manajemen kualitas (QMS). Uruturutan yang diberikan di sini hanya merupakan suatu petunjuk, yang
dapat saja dilakukan bersamaan atau dalam susunan yang tidak harus
berurutan, tergantung pada kultur dan kematangan organisasi, tetapi
semua langkah ini harus diperhatikan secara serius dan konsisten.
8
3.5. Alasan Mengapa Audit Sistem Diperlukan
Besarnya
risiko
yang mungkin muncul di
suatu perusahaan membuat
audit TI/SI sangat penting
untuk dilakukan. Tidak
dapat dipungkiri bahwa,
saat
ini,
tingkat
ketergantungan dunia usaha
dan sektor usaha lainnya,
termasuk
badan-badan
pemerintahan,
terhadap
teknologi informasi (TI)
semakin lama semakin
tinggi. Pemanfaatan TI di satu sisi dapat meningkatkan keunggulan
kompetitif suatu organisasi, akan tetapi di sisi lain juga
memungkinkan timbulnya risiko-risiko yang sebelumnya tidak pernah
ada.
Ron Weber, Dekan Fakultas Teknologi Informasi, Monash
University , dalam salah satu bukunya: Information System Controls
and Audit (Prentice-Hall, 2000) menyatakan beberapa alasan penting
mengapa audit TI/SI perlu dilakukan, antara lain:
1. Kerugian akibat kehilangan data
Saat ini, data telah menjadi salah satu aset terpenting bagi suatu
perusahaan. Bayangkan, jika anda pimpinan perusahaan yang
sebagian besar penjualan yang anda raih dilakukan dengan cara kredit
dimana para pembeli akan membayar tagihannya di kemudian hari.
Untuk mencatat penjualan, anda menggunakan bantuan TI. Akibat
terjadinya gangguan virus atau terjadi kebakaran pada ruangan
komputer yang anda miliki, misalnya, maka seluruh data tagihan
9
tersebut hilang. Kehilangan data tersebut mungkin saja akan
mengakibatkan perusahaan anda tidak dapat melakukan penagihan
kepada para pelanggan. Atau, kalaupun masih dapat dilakukan, waktu
yang dibutuhkan menjadi sangat lama karena anda harus melakukan
verifikasi manual atas dokumen penjualan yang anda miliki.
2. Kesalahan dalam pengambilan keputusan
Banyak kalangan usaha yang saat ini telah menggunakan bantuan
Decision Support System (DSS) untuk mengambil keputusankeputusan penting. Dalam bidang kedokteran, misalnya, keputusan
dokter untuk melakukan tindakan operasi dapat saja ditentukan
dengan menggunakan bantuan perangkat lunak tersebut. Dapat
dibayangkan risiko yang mungkin dapat ditimbulkan apabila sang
dokter salah memasukkan data pasien ke sistem TI yang digunakan.
Taruhannya bukan lagi material, melainkan nyawa seseorang.
3. Risiko kebocoran data
Data bagi sebagian besar sektor usaha merupakan sumber daya yang
tidak ternilai harganya. Informasi mengenai pelanggan, misalnya, bisa
jadi merupakan kekuatan daya saing suatu perusahaan. Bayangkan,
anda seorang direktur suatu perusahaan telekomunikasi yang memiliki
5 juta pelanggan. Tanpa anda sadari, satu persatu pelanggan
perusahaan anda telah beralih ke perusahaan pesaing.
Setelah melalui proses audit, akhirnya diketahui bahwa data
pelanggan perusahaan anda telah jatuh ke tangan perusahaan pesaing.
Berdasarkan data tersebut, perusahaan pesaing kemudian menawarkan
jasa yang sama dengan jasa yang anda tawarkan ke pelanggan yang
sama, tetapi dengan biaya yang sedikit lebih rendah. Kebocoran data
ini tidak saja berdampak terhadap kehilangan sejumlah pelanggan,
akan tetapi lebih jauh lagi bisa mengganggu kelangsungan hidup
perusahaan Anda.
10
4. Penyalahgunaan Komputer
Alasan lain perlunya dilakukan audit TI adalah tingginya tingkat
penyalahgunaan komputer. Pihak-pihak yang dapat melakukan
kejahatan komputer sangat beraneka ragam. Kita mengenal adanya
hackers dan crackers.
Hackers merupakan orang yang dengan sengaja memasuki suatu
sistem teknologi informasi secara tidak sah. Biasanya mereka
melakukan aktivitas hacking untuk kebanggaan diri sendiri atau
kelompoknnya, tanpa bermaksud merusak atau mengambil
keuntungan atas tindakannya itu. Sedang, Crackers di sisi lain
melakukan aktivitasnya dengan tujuan mengambil keuntungan
sebanyak-banyaknya dari tindakannya tersebut, misalnya mengubah
atau merusak atau, bahkan, menghancurkan sistem komputer.
Kejahatan komputer juga bisa dilakukan oleh karyawan yang merasa
tidak puas dengan kebijakan perusahaan, baik yang saat ini masih
aktif bekerja di perusahaan yang bersangkutan maupun yang telah
keluar. Sayangnya, tidak semua perusahaan siap mengantisipasi
adanya risiko-risiko tersebut.
Survei yang dilakukan oleh Ernst & Young (Global Information
Security Survey 2003) menemukan bahwa 34% dari total perusahaan
yang ada saat ini tidak memiliki mekanisme yang memadai untuk
mendeteksi kemungkinanan adanya serangan terhadap sistem mereka.
Lebih dari 33%, bahkan menyatakan bahwa mereka tidak memiliki
kemampuan yang cukup untuk menindaklanjuti ancaman-ancaman
yang mungkin timbul.
5. Kerugian akibat kesalahan proses perhitungan
Seringkali, TI digunakan untuk melakukan perhitungan yang rumit.
Salah satu alasan digunakannya TI adalah kemampuannya untuk
11
mengolah data secara cepat dan akurat (misalnya, penghitungan bunga
bank). Penggunaan TI untuk mendukung proses penghitungan bunga
bukannya tanpa risiko kesalahan. Risiko ini akan semakin besar,
misalnya ketika bank tersebut baru saja berganti sistem dari sistem
yang sebelumnya mereka gunakan. Tanpa adanya mekanisme
pengembangan sistem yang memadai, mungkin saja terjadi kesalahan
penghitungan atau, bahkan, fraud. Kesalahan yang ditimbulkan oleh
sistem baru ini akan sulit terdeteksi tanpa adanya audit terhadap
sistem tersebut.
6. Tingginya nilai investasi perangkat keras dan perangkat lunak
komputer
Investasi yang dikeluarkan untuk suatu proyek TI seringkali sangat
besar. Bahkan, dari penelitian yang pernah dilakukan (Willcocks,
1991), tercatat bahwa 20% pengeluaran TI terbuang secara percuma,
30-40% proyek TI tidak mendatangkan keuntungan. Selan itu, sulit
mengukur manfaat yang dapat diberikan TI.
4. Penutup
4.1. Kesimpulan
4.2. Saran
Penting untuk dipahami bahwa : Sistem Pengendalian Intern
yang efektif tidak memberikan jaminan absolut akan tercapainya
tujuan perusahaan. Secara sederhananya dapat dikatakan bahwa sistem
pengendalian tidak bisa mengubah manajer yang buruk menjadi
bagus. Akan tetapi Sistem Pengendalian Intern yang handal dan
efektif dapat memberikan informasi yang tepat bagi manajer maupun
dewan direksi yang bagus untuk mengambil keputusan maupun
kebijakan yang tepat untuk pencapaian tujuan perusahaan yang lebih
efektif pula.
12
Sistem pengendalian internal yang efektif bukan merupakan
jaminan akan kesuksesan bahkan kelangsungan hidup persahaan
sekalipun. Sistem pengendalian internal berfungsi sebagai pengatur
sumberdaya yang telah ada untuk dapat difungsikan secara maksimal
guna memperoleh pengembalian (gains) yang maksimal pula dengan
pendekatan perancangan yang menggunakan ASAS COST-BENEFIT.
Suatu pengendalian intern bisa dikatakan efektif apabila ketiga
kategori tujuan perusahaan tersebut dapat dicapai, yaitu dengan
kondisi :
a) Direksi dan manajemen mendapat pemahan akan arah pencapain
tujuan perusahaan, dengan, meliputi pencapaian tujuan atau target
perusahaan, termasuk juga kinerja, tingkat profitabilitas, dan
keamanan sumberdaya (asset) perusahaan.
b) Laporan Kuangan yang dipublikasikan adalah handal dan dapat
dipercaya, yang meliputi laporan segmen maupun interim.
c) Prosedur dan peraturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan
sudah taati dan dipatuhi dengan semestinya.
Suatu sistem handal macam apapun selalu memiliki celah
kelemahan. Sistem pengendalian internal pun bisa dimanfaatkan oleh
personil
tertentu
untuk
kepentingan
pribadinya
dengan
mengeksploitasi kelemahannya.
13
DAFTAR PUSTAKA
Bodnar & Hopwood, Sistem Informasi Akuntansi. Buku Dua
EFANSYAH, NOOR. 2006. MODUL PELATIHAN ISO 9001:2000.
FOCUS, JAKARTA
Hall Singleton, Information Technology Auditing and Assurance,
Buku 1, Salemba Empat.
Hall Singleton, Information Technology Auditing and Assurance,
Buku 2 Edisi 2, Salemba Empat.
ISO 9001:2000 AND CONTINUAL QUALITY IMPROVEMENT
J. David Hunger & Thomas L. Wheelen, Manajemen Strategis. Andi
Offset, Yogyakarta
James A. Hall, Sistem informasi Akuntansi, Salemba Empat.
Krismiaji, Sistem informasi Akuntansi. Edisi ke-2. UPP AMP YKPN.
Marshall B. Romey, Paul John Steinbart, Accounting Information
System. Buku 1 Edisi 9. Salemba Empat.
14