pengawasan dan pengendalian organisasi

PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN ORGANISASI
TUJUAN PEMBELAJARAN
1. Mengetahui konsep dasar fungsi pengawasan dan pengendalian.
2. Mengetahui langkah-langkah dalam fungsi pengawasan dan pengendalian.
3. Mengetahui fungsi pengawasan dan pengendalian dalam praktek
4. Mengetahui beberapa pendekatan untuk mempertahankan konsistensi dalam
menjalankan fungsi pengawasan
Pengertian Pengawasan
• Pengawasan adalah proses dalam menetapkan
ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat
mendukung pencapaian hasil yang diharapkan
sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan
tersebut.Controlling is the process of measuring
performance and taking action to ensure desired
results. (Schermerhorn,2002)
• Pengawasan adalah proses untuk memastikan
bahwa segala aktifitas yang terlaksana sesuai
dengan apa yang telah direncanakan . the process of
ensuring that actual activities conform the planned
activities. (Stoner,Freeman,&Gilbert,1995)
7/21/2017
Pengantar Manajemen
Beberapa Istilah Asing
mengenai Pengawasan
• Controlling
• Evaluating
• Appraising
• Correcting
7/21/2017
Pengantar Manajemen
Tujuan dari Fungsi Pengawasan
•
•
•
•
adaptasi lingkungan
meminimalkan kegagalan
meminimumkan biaya
mengantisipasi kompleksitas dari organisasi
7/21/2017
Pengantar Manajemen
• Adaptasi Lingkungan, maksudnya adalah agar
perusahaan dapat terus beradaptasi dengan perubahan
yang terjadi di lingkungan perusahaan, baik lingkungan
yang bersifat internal maupun lingkungan lingkungan
eksternal.
• Dengan demikian fungsi pengawasan tidak saja
dilakukan untuk memastikan agar kegiatan perusahaan
berjalan sebagaimana rencana yang telah ditetapkan,
akan tetapi juga agar kegiatan yang dijalankan sesuai
dengan perubahan lingkungan, karena sangat
memungkinkan perusahaan juga merubah rencana
perusahaan disebabkan terjadinya berbagai perubahan
di lingkungan yang dihadapi perusahaan.
7/21/2017
Pengantar Manajemen
• 4. Antisipasi Kompleksitas Organisasi,
• maksudnya adalah agar perusahaan
dapat mengantisipasi berbagai kegiatan
organisasi yang kompleks.
• Kompleksitas tersebut mulai dari
pengelolaan terhadap produk, tenaga
kerja hingga berbagai prosedur yang
terkait dengan manajemen organisasi
7/21/2017
Pengantar Manajemen
Proses Pengawasan
Umpan Balik
Penentuan
Standard dan
Metode Penilaian
Kinerja
Penilaian
Kinerja
Apakah Kinerja
yang dicapai
sesuai dengan
Standar ?
Ya
Tujuan
Tercapai
7/21/2017
Pengantar Manajemen
Pengambilan Tindakan
Koreksi dan Melakukan
evaluasi ulang atas
Standar yang telah
Tidak
ditetapkan
Beberapa Gejala
yang memerlukan Pengawasan
• Terjadi penurunan pendapatan atau profit, namun
tidak begitu jelas faktor penyebabnya
• Penurunan kualitas pelayanan (teridentifikasi dari
adanya keluhan pelanggan)
• Ketidakpuasan pegawai (teridentifikasi dari adanya
keluhan pegawai, produktifitas kerja yang menurun,
dan lain sebagainya)
• Berkurangnya kas perusahaan
• Banyaknya pegawai atau pekerja yang menganggur
• Tidak terorganisasinya setiap pekerjaan dengan baik
• Biaya yang melebihi anggaran
• Adanya penghamburan dan inefisiensi
7/21/2017
Pengantar Manajemen
Pengawasan berdasarkan Proses
Kegiatan
Awal
Feedforward Controls
Memastikan bahwa petunjuk
yang jelas dan faktor input
yang ditetapkan telah tersedia
7/21/2017
Proses
Concurrent Controls
Memastikan bahwa segala
proses dan perangkat
penunjang berjalan
sebagaimana mestinya
Pengantar Manajemen
Akhir
Postaction Controls
Memastikan bahwa output
yang dihasilkan sesuai
dengan standar yang telah
ditetapkan
Beberapa faktor yang terkait dengan
Pengawasan dalam Bidang SDM
• Penerapan Employee Discipline System
• Adanya Career Path
• Pemahaman Manajer atas Motivasi,
Kepuasan, serta Gaya Kepemimpinan
yang diterapkan
7/21/2017
Pengantar Manajemen
Pengawasan di Bagian
Informasi
• Penggunaan Teknologi Komputer dan
Teknologi Informasi
• Penerapan Sistem Informasi Manajemen
7/21/2017
Pengantar Manajemen
Pengawasan di Bagian
Keuangan
• Analisis Laporan Keuangan (Financial
Statement Analysis)
• Manajemen Kas (Cash Management)
• Pengelolaan Biaya (Cost Control)
7/21/2017
Pengantar Manajemen
Pengawasan di Bagian
Pemasaran
• Evaluasi atas Pasar Sasaran dan Pasar
Potensial
• Survey atas Perilaku Konsumen dan
berbagai Faktor yang terkait dengan
Konsumen
• Evaluasi atas Strategi Pemasaran dan
Bauran Pemasaran yang dilakukan
7/21/2017
Pengantar Manajemen
Pengawasan di Bagian
Produksi/Operasi
• Evaluasi atas Plan Location
• Evaluasi atas Plan Lay-out
• Evaluasi atas Production Process and
Schedule
• Evaluasi atas Product Distribution
7/21/2017
Pengantar Manajemen
Mempertahankan (Memelihara)
Fungsi Pengawasan
• Sistem pengawasan tradisional
(traditional control system)
• sistem pengawasan yang berdasarkan
komitmen (commitment-based control
system).
7/21/2017
Pengantar Manajemen
• Sistem pengawasan tradisional melibatkan kegiatan
monitoring yang bersifat eksternal.
• Kinerja pegawai akan diawasi oleh atasan para
pegawai.
• Kinerja keuangan akan diawasi oleh orang-orang yang
berada di luar bagian keuangan yang bertugas untuk
melakukan pengawasan dan penilaian terhadap kinerja
keuangan.
• Terdapat tiga pendekatan dalam system pengawasan
tradisional, yaitu pengawasan diagnostik (diagnostic
control), pengawasan berdasarkan batasan-batasan
(boundary control), dan pengawasan interaktif
(interactive control)
7/21/2017
Pengantar Manajemen
• a. Pengawasan Diagnostik, adalah pengawasan yang
dilakukan oleh manajer dimana setelah standar
ditetapkan,manajer melakukan pengawasan dan
penilaian apakah standar telah dicapai ataukah belum.
•
Sekiranya belum tercapai maka manajer kemudian
berkewenangan untuk melakukan diagnosa atau faktorfaktor yang menyebabkan standar belum tercapai untuk
kemudian mengambil keputusan yang terkait dengan
upaya untuk pencapaian standar sesuai dengan yang
semestinya.
7/21/2017
Pengantar Manajemen
• b. Pengawasan Berdasarkan BatasanBatasan, yaitu pengawasan yang
dilakukan melalui penetapan aturan atau
prosedur yang dengan aturan dan
prosedur tersebut keseluruhan anggota
dan pihak yang terkait dalam perusahaan
akan menyesuaikan diri dengan aturan
dan prosedur tersebut dalam menjalankan
seluruh aktivitas terkait dengan
perusahaan. Pengantar Manajemen
7/21/2017
• c. Pengawasan Interaktif, adalah
pengawasan yang dilakukan oleh manajer
yang secara interaktif dan terus menerus
melakukan komunikasi dengan pegawai
secara personal mengenai berbagai hal
yang terkait dengan pekerjaan yang
dilakukan.
• Dengan komunikasi personal dan
dilakukan secara interaktif ini, manajer
dapat mengetahui apakah jalannya
perusahaan telah mencapai standar yang
diinginkan
atau
belum.
7/21/2017
Pengantar Manajemen
• Sistem Pengawasa yang Berdasarkan
Komitmen
• Berbeda dengan pendekatan Tradisional,
dalam system pengawasan, pendekatan
yang berdasarkan komitmen lebih
menekankan fungsi pengawasan dari sisi
internal dari pada eksternal.
• Pengawasan lebih ditekankan pada faktor
internal dari seiap individu pekerja.
• Introspeksi diri dalam hal ini lebih dominan
dalam menjalankan fungsi pengawasan
7/21/2017
Pengantar Manajemen
daripada pengawasan
eksternal.
• berbagai pendekatan bisa dilakukan dalam
membangun system pengawasan yang
berdasarkan komitmen ini,
• diantaranya dengan menerapkan suatu system
keyakinan tertentu dalam budaya kerja
perusahaan atau melalui berbagai upaya yang
“memaksa” pegawai untuk membiasakan diri
dengan tanggung jawab dan introspeksi diri,
diantaranya mungkin dengan memberikan
kepercayaan dan kewenangan dalam berbagai
jenis aktivitas yang diberikan kepada para
pegawai.
7/21/2017
Pengantar Manajemen
• Dengan demikian diharapkan para
pegawai akan terbiasa untuk berinisiatif,
inovatif, tanggung jawab, sekaligus juga
melakukan koreksi terhadap diri sendiri
atau introspeksi diri sekiranya ada
berbagai penyimpangan yang mungkin
dilakukannya
7/21/2017
Pengantar Manajemen