Machmud, Arah Pengembangan Sistem Kepegawaian

Majalah Bisnis
dan Iptek
Vol.7,
No. 1, April 2014,
1-12 Kepegawaian 2013
Machmud,
Arah
Pengembangan
Sistem
ARAH PENGEMBANGAN SISTEM KEPEGAWAIAN
PERGURUAN TINGGI BADAN HUKUM PENDIDIKAN
(PT BHP)
Senen Machmud
STIE Pasundan Bandung
Email: [email protected]
Abstract
Changes in the status of the University of the State-owned legal entity (BHMN) into Legal
Education (BHP) in accordance with the mandate of Law No. 9 of 2009, the logical
consequence is how the Higher Education system management personnel in accordance
with the framework of Legal Education, especially related to recruitment, development,
remuneration, and labor separation. College management strategies in the future are
influenced by changes in environmental conditions requires the leadership to develop
programs that are able to translate current issues and to support future business plans.
Alignment between the business and planning of human resources (HR) can build a
business plan that ultimately determine the human resource needs. Human resources
development system is directed to design an efficient, effective, and accountable,
including recruitment, development, compensation, and labor separation.
Keywords: employment system; human resources planning
Abstrak
Perubahan status Universitas dari Badan Hukum Milik Negara (BHMN) menjadi Badan
Hukum Pendidikan (BHP) sesuai dengan Amanat Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2009,
menimbulkan konsekuensi logis yaitu bagaimana manajemen sistem kepegawaian
Perguruan Tinggi yang sesuai dengan kerangka Badan Hukum Pendidikan terutama yang
terkait dengan rekruitmen, pengembangan, remunerasi, dan separasi tenaga kerja. Strategi
pengelolaan Perguruan Tinggi di masa akan datang yang dipengaruhi perubahan kondisi
lingkungan menuntut pihak pimpinan untuk mengembangkan program-program yang
mampu menterjemahkan current issues dan mendukung rencana bisnis masa depan.
Keselarasan antara bisnis dan perencanaan sumber daya manusia (SDM) dapat
membangun perencanaan bisnis yang pada akhirnya menentukan kebutuhan SDM. Sistem
pengembangan Sumberdaya manusia diarahkan untuk mendesain secara efisien, efektif,
dan akuntabel termasuk rekruitmen, pengembangan, kompensasi, dan separasi tenaga
kerja.
Kata kunci: sistem kepegawaian; perencanaan sumber daya manusia
Majalah Bisnis Dan Iptek | Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Pasundan Bandung
1
Machmud, Arah Pengembangan Sistem Kepegawaian 2013
1. Latar Belakang
Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2009 tentang Badan Hukum Pendidikan (BHP) telah
mengubah status Perguruan Tinggi menjadi Badan Hukum Pendidikan. Perubahan
tersebut berdampak pada perubahan manajemen universitas termasuk di dalamnya
sistem pengembangan Sumberdaya Manusia ( Employment Management Expert).
Strategi pengelolaan Perguruan Tinggi
di masa akan datang yang dipengaruhi
perubahan kondisi lingkungan menuntut pihak pimpinan untuk mengembangkan
program-program yang mampu menterjemahkan current issues dan mendukung
rencana bisnis masa depan. Keselarasan antara bisnis dan perencanaan sumber daya
manusia (SDM) dapat membangun perencanaan bisnis yang pada akhirnya
menentukan kebutuhan SDM. (Drucker, 1977) Sistem pengembangan Sumberdaya
manusia diarahkan untuk mendesain secara efisien, efektif, dan akuntabel termasuk
rekruitmen, pengembangan, kompensasi, dan separasi tenaga kerja.
2. Identifikasi Masalah
Perubahan status Universitas dari Badan Hukum Milik Negara (BHMN) menjadi
Badan Hukum Pendidikan (BHP) sesuai dengan Amanat Undang-Undang Nomor 9
Tahun 2009, maka permasalahn yang timbul adalah bagaimana manajemen sistem
kepegawaian Perguruan Tinggi yang sesuai dengan kerangka Badan Hukum
Pendidikan terutama yang terkait dengan rekruitmen, pengembangan, remunerasi, dan
separasi tenaga kerja.
3. Pembahasan
3.1. Konsep dan Strategi Perencanaan SDM.
Manajemen sumberdaya manusia memiliki dua dimensi yakni dimensi manajerial dan
dimensi operasional.
Dimensi manajerial berkenaan dengan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan,
dan pengawasan.
Dimensi operasional berkenaan dengan penarikan, seleksi, pembekalan, penempatan,
penilaian prestasi kerja, pengembangan karier, kompensasi, dan pemisahan (pensiun).
Manajemen SDM mencakup kegiatan perencanaan dan pengadaan tenaga kerja,
seleksi dan penempatan pegawai, pengembangan personil ke dalam organisasi dan
pemeliharaannya (termasuk pemberian imbalan), penilaian terhadap hasil kerja,
pengembangan karier serta pemberhentian pegawai. Tugas Manajemen SDM adalah
untuk mendayagunakan sumberdaya manusia yang dimiliki secara optimal
(mengupayakan agar sumberdaya manusia itu mampu dan mau bekerja secara optimal
Majalah Bisnis Dan Iptek | Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Pasundan Bandung
2
Machmud, Arah Pengembangan Sistem Kepegawaian 2013
Gibson et al., 1996) demi tercapainya tujuan organisasi (Perguruan Tinggi). Upaya
dimaksud meliputi berbagai kegiatan seperti pada diagram berikut:
SEKUMPULAN
ORANG
ORGANISASI
TUJUAN
PEMBAGIAN TUGAS DAN
WEWENANG DALAM JOBS
JOB
EVALUATION
-
SISTEM
PEMBERIAN
IMBALAN
JOB ANALYSIS
JOB
DESCRIPTION
JOB
SPESIFICATION
HUMAN
RESOURCE
PLANNING
REKRUTMEN
SELEKSI DAN
PLACEMENT
ORIENTASI
PERFORMANCE
APPRAISAL
PENDIDIKAN
DAN LATIHAN
CAREER
PLANNING
PHK



PROMOSI
MUTASI
DEMOSI
Majalah Bisnis Dan Iptek | Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Pasundan Bandung
3
Machmud, Arah Pengembangan Sistem Kepegawaian 2013
3.2. Analisis Jabatan (Job Analysis)
DIMENSI JABATAN
Variasi kemampuan, keterampilan, bakat, yang
1. Variasi Skill
dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas.
Kelengkapan dan kejelasan tugas, seseorang bisa
2. Identitas Tugas
mengerjakan tugas dari awal hingga selesai
dengan output yang jelas
3. Pentingnya (Peran) Tugas
Pentingnya tugas, impaknya terhadap tugas yang
lain, juga terhadap organisasi
Tingkat kebebasan dalam melaksanakan tugas,
4. Otonomi
misalnya dalam menentukan jadwal kerja,
pengambilan keputusan, penetapan cara kerja,
dll.
Jelasnya informasi yang diterima pekerjaan
5. Umpan balik
tentang hasil dan performansi kerja
SITUASI PSIKOLOGIS YANG KRITIS
1. Merasa pekerjaan lebih
berarti
2. Merasa bertanggung jawab
Sejauh mana pekerjaan merasa bahwa pekerjaan
penting dan berharga bagi organisasi
Sejauh mana pekerjaan sebagai peribadi merasa
bertanggung jawab akan hasil yang dicapai
3. Mengetahui hasil yang
dicapai
Sejauh mana pekerjaan mengerti se-efektif apa ia
telah bekerja melaksanakan tugasnya
Dalam pelaksanaan Job Analysis dikumpulkan informasi mengenai 4 (empat) bidang :
1. Identitas Jabatan dalam struktur organisasi, seperti Job Title, tanggung jawab
pelaporan, lokasi.
2. Tugas-tugas dasar dan tanggung jawab, pekerjaan apa yang dilakukan (What),
bagaimana cara pengerjaan (How), dan apa gunanya dilakukan (Why).
Majalah Bisnis Dan Iptek | Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Pasundan Bandung
4
Machmud, Arah Pengembangan Sistem Kepegawaian 2013
3. Tingkatan skill, pengetahuan dan pengalaman yang diperlukan agar seseorang dapat
menjelaskan pekerjaan tersebut.
4. Kondisi kerja yang dialami dalam menjalankan jabatan tersebut.
Metode Job Analysis
Terdapat 4 (empat) jenis metode Job Analysis :
1. Wawancara.
Diskusi dengan 1 (satu) orang atau lebih pegawai menangani suatu jabatan tertentu.
2. Observasi.
Pengamatan terhadap kegiatan karyawan yang menangani suatu jabatan.
3. Kuesioner.
Meminta para pemegang jabatan mengisi kuesioner.
4. memeriksa Log-Book.
Deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan, merupakan dua hal yang tidak dapat dipisahkan
dalam melakukan analisis jabatan. Deskripsi jabatan merupakan ringkasan tertulis tentang
tugas-tugas pokok yang melekat pada suatu jabatan. Sedangkan spesifikasi jabatan
merupakan uraian tentang kualifikasi kemampuan, keahlian dan pengalaman persoalan
yang diperlukan untuk mendukung tugas-tugas kewajiban dan tanggung jawab yang
tertuang dalam deskripsi jabatan (Keith, 1997). Individu yang mengemban tugas-tugas
yang tercantum dalam spesifikasi jabatan, harus memiliki kualifikasi pengetahuan,
kemampuan dan keahlian yang sesuai dengan karakteristik jabatan tersebut.
Hubungan Deskripsi dan Spesifikasi Jabatan
Bentuk umum Job Description yang mencakup :
Majalah Bisnis Dan Iptek | Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Pasundan Bandung
5
Machmud, Arah Pengembangan Sistem Kepegawaian 2013
1. Nama Jabatan, Unit Organisasi, dan Hubungan Pelaporan.
2. Job Summaries, Tugas, dan Tanggung Jawab yang menunjukkan ringkasan tugastugas jabatan bersangkutan.
3. Duties dan Responsibilities, menjelaskan tugas-tugas yang dilakukan, mengapa
dilakukan dan cara pelaksanaan (What, Why, How).
4. Interaction, menunjukkan hubungan suatu jabatan dengan jabatan lainnya.
5. Prepared by, Approval By, Dates.
Evaluasi Jabatan (JOB EVALUATION)
Evaluasi Jabatan atau penilaian jabatan adalah suatu proses yang sistematis dan teratur
dalam menentukan nilai suatu jabatan, relatif terhadap jabatan-jabatan lain yang ada
dalam suatu perusahaan.
Tujuan utama dari proses ini adalah untuk menentukan tingkat upah yang tepat dan adil di
antara jabatan-jabatan yang ada. (Robbins, 1996)
A. Langkah-langkah Evaluasi Jabatan.
1.
Mengumpulkan informasi tentang jabatan (dengan menggunakan kuesioner,
wawancara langsung, ataupun pengamatan) dan kemudian menyusun informasi
tersebut menjadi uraian jabatan dan spesifikasi jabatan. Langkah nomor 1 ini
biasa dikenal dengan sebutan analisa jabatan.
2.
Menetapkan nilai relatif dari masing-masing jabatan dengan cara mempelajari
uraian jabatan dan spesifikasi jabatan tersebut. Dikenal adanya 2 macam metoda
yang sifatnya non-kuantitatif dan metoda yang kuantitatif.
Metode Penetuan Peringkat (Ranking Method)
Penilaian terhadap jabatan dilakukan oleh suatu Team Penilai yang khusus
dibentuk, yang biasanya terdiri dari orang-orang dalam orgnisasi dengan dibantu oleh
konsultan ahli dalam bidang ini. Dasar yang dipakai dalam menentukan nilai ini adalah
hasil Analisa Jabatan (yaitu Uraian jabatan dan Spesifikasi Jabatan).
Team penilai menentukan nilai peringkat dari masing-masing jabatan tersebut
berdasarkan interprestasi mereka terhadap kondisi dari masing-masing pekerjaan
(tercakup disini antara lain keadaan tingkat kesulitan dan volume pekerjaan, besarnya
tanggung jawab yang harus dipikul, pengawasan yang dilakukan/yang diterima, latihan
dan pengalaman yang dibutuhkan, serta kondisi kerja).
Majalah Bisnis Dan Iptek | Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Pasundan Bandung
6
Machmud, Arah Pengembangan Sistem Kepegawaian 2013
A. Teknik-teknik Penentuan Peringkat.
TEKNIK I :

Team berunding untuk menentukan jabatan tertinggi dan jabatan terendah (sebagai
batas atas dan batas bawah)

Jabatan-jabatan lain kemudian di nilai dan di tempatkan/diurutkan diantara dua batas
ini.
TEKNIK II :

Perbandingan yang dilakukan secara berpasangan (Paired Comparison). Setiap
jabatan team diperbandingkan sepasang-sepasang dengan semua jabatan lain.
TEKNIK III :

Masing-masing anggota team penilai membuat urutan dari semua jabatan, kemudian
hasilnya diratakan.
TEKNIK IV :

Menggunakan peta struktur organisasi (organigram) sebagai acuan.

Dalam hal ini urutan jabatan disesuaikan dengan hirarki dalam organigram.
Metode Sistem Angka (Point System Method)
Metoda ini adalah metoda penilaian jabatan yang paling banyak dipakai oleh
perusahaan-perusahaan, sebab termasuk metoda yang paling teliti dan akurat (walau
pelaksanaannya cukup rumit).
A. Langkah-langkah Metoda Sistem Angka.
1. Memilih faktor-faktor jabatan, bukan faktor yang dianggap perlu dibayar oleh
perusahaan.
Contoh : Ketampanan wajah, bukan faktor yang perlu dinilai/dibayar oleh
perusahaan bagi jabatan penggali sumur.
Banyak faktor yang digunakan, bervariasi tergantung pada kondisi perusahaan.
Untuk pekerja langsung dan untuk tingkat manajemen, faktor juga berbeda.
Pemilihan faktor ini dilakukan oleh team penilai.
Adapun contoh-contoh faktor penilaian faktor-faktor (dan sub-faktornya) yang
biasa dinilai, antara lain:
Majalah Bisnis Dan Iptek | Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Pasundan Bandung
7
Machmud, Arah Pengembangan Sistem Kepegawaian 2013
a. Pendidikan
1) Pendidikan formal
2) Kursus/latihan
3) Pengalaman
b. Keterampilan
1) Keterampilan Fisik
2) Keterampilan Mental
3) Keterampilan Bahasa
4) Keterampilan Analisis
5) Keterampilan Tenaga (dexterity)
6) Keterampilan Sosial
7) Keterampilan untuk pengambilan keputusan
c. Usaha
1) Usaha Fisik
2) Usaha Mental
d. Tanggung jawab
1) Tanggung jawab atas uang
2) Tanggung jawab atas peralatan
3) Tanggung jawab atas bahan
4) Tanggung jawab atas keamanan/keselamatan kerja
5) Tanggung jawab atas rahasia perusahaan
e. Kondisi kerja
1) Lingkungan kerja
2) Risiko mengalami kecelakaan kerja
2. Menyusun definisi dan derajat dari masing-masing faktor (dan sub-faktor).
Definisi faktor dan sub-faktor yang dibuat haruslah jelas, mudah dimengerti dan
tidak mempunyai arti ganda.
Majalah Bisnis Dan Iptek | Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Pasundan Bandung
8
Machmud, Arah Pengembangan Sistem Kepegawaian 2013
Derajat faktor juga harus dirumuskan dengan jelas dan tidak bertumpang tindih.
Jumlah derajat diusahakan minimum, dengan syarat dapat membedakan secara
adil setiap jabatan yang dinilai.
3. Menentukan bobot relatif dari masing-masing faktor dan sub-faktor. Dibuat
berdasarkan kesepakatan antara angota Team penilai dan pemimpin perusahaan.
Penentuan bobot ini boleh dikatakan bersifat subyektif.
4. Menentukan nilai angka untuk setiap faktor/sub-faktor, dengan urut-urutan
sebagai berikut:
a.
Menentukan nilai maksimum dari keseluruhan nilai yang akan digunakan.
b.
Menentukan nilai masing-masing faktor/sub-faktor, yaitu dengan cara
menggalikan bobot faktor-sub-faktor tadi dengan nilai maksimum.
c.
Menentukan nilai untuk msing-masing derajat.
5. Menghitung nilai dari setiap jabatan.
Kompensasi
Sistem pemberian imbalan (kompensasi) dirancang sedemikian rupa sehingga bersifat
ADIL dan KOMPETITIF. Kedua sifat tersebut akan dipenuhi bilamana organisasi
memperhatikan faktor-faktor internal maupun eksternal perusahaan dalam menetapkan
besarnya imbalan.
Langkah-langkah dalam proses penetapan sistem imbalan ini secara skematis dapat
dilihat pada gambar berikut:
Majalah Bisnis Dan Iptek | Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Pasundan Bandung
9
Machmud, Arah Pengembangan Sistem Kepegawaian 2013
Rekruitmen
Perencanaan Rekrutmen
Surat permintaan karyawan baru
Rasio hasil
Deskripsi pekerjaan
Spesifikasi pekerjaan
1
Strategi
Rekrutmen
Di mana,
bagaimana,
dan kapan memikat
calon pelamar
Posisi entri
Sumber-sumber rekrutmen
Internal
Eksternal
Pengaruh pasar tenaga kerja
Penyaringan
Menyisihkan yang tidak sesuai
Kumpulan pelamar
Pemrosesan informasi
Pemberitahuan kepada pelamar
Majalah Bisnis Dan Iptek | Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Pasundan Bandung
10
Machmud, Arah Pengembangan Sistem Kepegawaian 2013
Penempatan Pegawai
- Tingkat pendidikan dan Kompetensi; Langkah dan kebijakan yang ditetapkan oleh
organisasi dalam upaya menepatkan pegawai sesuai tingkat pendidikannya dan
kompetensi yang dimiliki serta selaras dengan tugas dan tanggung jawabnya.
- Tingkat pelatihan yang diikuti dan relevansi pelatihan;
KESIMPULAN
1. Sejak diberlakukannya Undang-undang Nomor 9 Tahun 2009 yang mengatur Badan
Hukum Pendidikan (BHP), maka telah terjadi perubahan yang cukup mendasar dalam
sistem pengelolaan/manajemen Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara (PTBHMN) termasuk di dalamnya sistem pengembangan manajemen sumberdaya
manusia yang sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang ada dalam Badan Hukum
Pendidikan.
2. Faktor-faktor yang dijadikan dasar untuk melakukan Evaluasi Jabatan atau penilaian
jabatan di lingkungan Badan Hukum pendidikan adalah:
a. Pendidikan (Pendidikan formal, Kursus/latihan, Pengalaman)
b. Ketrampilan (Keterampilan Fisik, Ketrampilan Mental, Ketrampilan Bahasa,
Ketrampilan Analisis, Ketrampilan Tenaga (dexterity), Ketrampilan Sosial,
Keterampilan untuk pengambilan keputusan
c. Usaha (Usaha Fisik, Usaha Mental)
d. Tanggung jawab (Tanggung jawab atas uang, Tanggung jawab atas peralatan,
Tanggung jawab atas bahan, Tanggung jawab atas keamanan/keselamatan
kerja, Tanggung jawab atas rahasia lembaga.
e. Kondisi kerja (Lingkungan kerja, Risiko mengalami kecelakaan kerja.
3. Pada dasarnya perekrutan sumberdaya manusia yang berstatus Pegawai Negeri Sipil
yang dipekerjakan pada Badan Hukum Pendidikan tidak jauh berbeda dengan proses
perekrutan yang terjadi pada saat status Perguruan Tinggi-Badan Hukum Milik
Negara (PT-BHMN).
4. Perguruan Tinggi memiliki kewajiban penuh untuk membayarkan remunerasi kepada
Pegawai Badan Hukum Pendidikan. Sedangkan bagi Pegawai Negeri Sipil yang
dipekerjakan, memiliki kewajiban membayarkan remunerasi yang tidak diberikan
Majalah Bisnis Dan Iptek | Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Pasundan Bandung
11
Machmud, Arah Pengembangan Sistem Kepegawaian 2013
oleh negara kepada Pegawai Negeri Sipil bersangkutan (Remunerasi
berbasis
kinerja).
5. Pengembangan sumberdaya manusia, baik yang berstatus Pegawai Negeri Sipil yang
diperbantukan maupun pegawai Badan Hukum Pendidikan, pada dasarnya tidak jauh
berbeda dengan pengembangan Pegawai pada saat berstatus Perguruan Tinggi-Badan
Hukum Milik Negara. Akan tetapi sistem pengembangan harus berdasarkan
kompetensi masing-masing pegawai.
6. Evaluasi Kinerja pegawai
merupakan kegiatan yang sangat penting untuk
menentukan jenjang karir pegawai dan tidak cukup hanya didasarkan pada DP3 saja.
7. Separasi pegawai yang berstatus Pegawai Negeri Sipil maupun pegawai Badan
Hukum Pendidikan berbeda dengan separasi pegawai pada saat berstatus Perguruan
Tinggi-Badan Hukum Milik Negara (PT-BHMN).
Referensi
Cascio, Wayne F., and Awad, Elias M., 1981, Human Resources Management : An
Information Systems Approach, Reston Publishing Company, Inc., Virginia, USA.
Cushway, Barry, 1994, Manjemen Sumber Daya Manusia, Terjemahan Palupi Tyas
Rahadjeng, PT Eka Media Kompatindo, Jakarta.
Drucker, Peter F., 1977, An Introductary View of Managenment, Harper & Row Publisher
Inc., New York, USA.
Davis, Keith, 1997, Human Behavior at Work : Organizational Behavior, Mc Graw Hill
Publishing Conpany, New Delhi.
Dessler, Gary. 2004. Human Resources Management. Jakarta: PT Prenhalindo
Gibson, James L., Ivancevich, John M., and James H. Donnelly, 1996, Organisasi dan
Manajemen, Perilaku Struktur, Proses, Edisi keempat, Erlangga, Jakarta.
Robbins, Stephen P. 1996. Organization Behavior Concepts. Controversies, Application.
New Jersey. Prentice Hall.
Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2009 tentang Badan Hukum Pendidikan (BHP)
Majalah Bisnis Dan Iptek | Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Pasundan Bandung
12