analisis pekerjaan

ANALISIS PEKERJAAN
Dimensi Fisik
•
•
Dimensi pekerjaan
Dimensi pekerjaan yang pertama adalah dimensi fisik, yaitu kecepatan, gerak, dan
langkah-langkah karyawan dalam menunaikan pekerjaannya. Idealnya, pekerjaan
dapat diorganisasikan dengan cara yang memungkinkan setiap langkah dilakukan
berulang-ulang secara seragam. Kajian gerak dan waktu, sebagai contoh, dapat
menetapkan dimensi fisik pekerjaan dengan cara yang akan menghasilkan
produktivitas maksimal.
•
•
Dimensi Psikologis
Dimensi pekerjaan yang kedua adalah dimensi psikologis. Pekerjaan mempunyai
potensi besar untuk memenuhi kebutuhan psikologis dasar akan pertumbuhan,
pengetahuan, dan pengembangan—sekiranya diorganisasikan dan dikelola secara
benar.
•
•
Dimensi Sosial
Dimensi pekerjaan yang ketiga adalah dimensi sosial. Orang-orang bekerja demi
sebuah sumber kontak sosial, dan begitu di dalam pekerjaan, kelompok kerja
berpengaruh kuat terhadap bagaimana mereka bekerja. Penciptaan lapangan kerja
juga memberikan kontribusi bagi kesejahteraan ekonomi suatu masyarakat, atau
sebuah negara secara keseluruhan.
Lanjutan...
• Dimensi kultural
• Dimensi pekerjaan yang keempat adalah dimensi kultural.
Pekerjaan menawarkan keberadaan ekonomi berupa gaji
dan memberikan kontribusi bagaimana orang-orang
menilai kedudukan sosial dan kualitas kehidupan mereka.
• Dimensi kekuasaan
• Dimensi pekerjaan yang kelima adalah dimensi kekuasaan.
Orang-orang bekerja bagi orang lainnya. Contohnya,
bawahan bekerja untuk penyelia dan manajernya. Cara
manajer menjalankan kekuasaan mempunyai dampak yang
nyata atas kepuasan kerja maupun produktivitas karyawan.
Pemenuhan peran ini menuntut disiplin manajer dalam hal
bahwa dia harus memikirkan terlebih dahulu pekerjaan itu.
Beberapa terminologi tentang analisis pekerjaan
• Analisis pekerjaan adalah ilmu pengetahuan yang mempelajari
tentang pekerjaan dan proses menentukan persyaratan yang
disiapkannya, termasuk di dalamnya sistematika rekrutmen,
evaluasi atau pengendalian, dan organisasi atau perusahaannya.
• Analisis pekerjaan juga dapat diartikan sebagai proses pengumpulan
dan pemeriksaan atas aktivitas-aktivitas kerja pokok di dalam
sebuah posisi serta kualifikasi yang diperlukan untuk melaksanakan
aktivitas-aktivitasnya.
• Analisis pekerjaan merupakan kegiatan atau proses menghimpun
dan menyusun berbagai informasi yang berkenaan dengan setiap
pekerjaan, tugas-tugas, jenis pekerjaan, dan tanggung jawabnya
secara operasional untuk mewujudkan tujuan organisasi atau bisnis
sebuah perusahaan.
Lanjutan…
• Analisis pekerjaan adalah pengumpulan, penilaian, dan penyusunan
informasi secara sistematis mengenai tugas-tugas dalam perusahaan, yang
biasanya dilakukan oleh seorang ahli yang disebut job analyst. Informasi
yang dikumpulkan secara lebih rinci meliputi tugas-tugas (duties),
tanggung jawab (responsibility), kemampuan manusia (human ability), dan
standar kinerja (performance standard).
• Analisis pekerjaan adalah proses, dalam hal ini departemen SDM meninjau
ulang posisi isi tugas. Analisis ini terjadi sebelum penilaian pekerjaan,
klasifikasi ulang, perekrutan untuk posisi baru pada kesempatan lain jika
dibutuhkan.
• Analisis pekerjaan adalah usaha untuk mencari tahu tentang jabatan atau
pekerjaan yang berkaitan dengan tugas-tugas yang dilakukan dalam
jabatan tersebut.
• Analisis pekerjaan adalah studi sistematis suatu pekerjaan dari organisasi
untuk memperoleh informasi guna menentukan faktor yang dapat
dikompensasikan dari suatu pekerjaan.
Lanjutan…
• Analisis pekerjaan menyediakan informasi bagi organisasi yang telah
mereka dapatkan dari deskripsi tugas dan melakukan penilaian
pekerjaan, proses menentukan tingkat kesulitan suatu pekerjaan
untuk kompensasi dimaksud.
• Analisis pekerjaan adalah suatu proses untuk mengumpulkan
informasi atas aspek penting yang berkaitan dengan suatu
pekerjaan.
• Deskripsi tugas adalah produk utama suatu analisis pekerjaan yang
menyajikan suatu ringkasan pekerjaan secara tertulis sebagai
identifikasi suatu kesatuan organisasi.
• Spesifikasi pekerjaan merupakan suatu penjelasan tertulis
mengenai pengetahuan, keterampilan, kemampuan, ciri dan
karakteristik lain yang penting bagi efektivitas kinerja dari suatu
pekerjaan.
Lanjutan…
• Tugas adalah koordinasi dan kumpulan rangkaian elemenelemen pekerjaan yang digunakan untuk menghasilkan
suatu keluaran (misal suatu unit produksi atau pelayanan
pelanggan).
• Posisi adalah kombinasi dari tanggung jawab dan tugastugas yang dilakukan perorangan. Jumlah posisi sebanyak
jumlah karyawan di dalam suatu organisasi.
• Pekerjaan adalah kelompok posisi yang tugas-tugasnya
serupa, seperti programer komputer atau spesialis
kompensasi.
• Rumpun pekerjaan adalah kelompok dari dua atau lebih
pekerjaan yang mempunyai tugas-tugas serupa.
Lanjutan…
•
Analisis pekerjaan sangat membantu organisasi terutama pada kegiatan :
•
•
Rekrutmen dan seleksi
Analisis pekerjaan membantu petugas perekrutan untuk mencari dan menemukan
para pelamar yang benar untuk organisasi.
•
•
Pelatihan dan pengembangan karir
Sudah diketahui kebutuhan keterampilan untuk suatu pekerjaan adalah penting
merancang program pelatihan yang efektif.
•
•
Kompensasi
Kompensasi pada umumnya terkait dengan tugas-tugas dan tanggung jawab suatu
pekerjaan, sehingga besarnya kompensasi menuntut penilaian akurat dari berbagai
jenis pekerjaan.
•
•
Perencanaan strategis.
Semakin banyak para manajer yang menyadari bahwa analisis pekerjaan adalah
alat penting di dalam suatu organisasi secara keseluruhan sebagai Dictionary of
Occupational Titles (DOT) awal dari perencanaan strategis.
Lanjutan ...
•
•
Evaluasi Pekerjaan
Evaluasi pekerjaan adalah proses sistematik dan berurutan untuk menentukan nilai sebuah pekerjaan dalam
kaitannya dengan pekerjaan yang lain. Tujuan proses ini adalah penetapan tingkat penggajian yang benar. Ada
perbedaan antara analis pekerjaan dengan evaluasi pekerjaan. Analis pekerjaan berhubungan dengan penelitian
pekerjaan atau aktivitas rutin dari perspektif sistem, mesin dan manusia disikapi sebagai satu unit : analis
mencoba memahami hubungan keduanya melalui apa yang disebut sebagai pendekatan sosioteknis. Evaluasi
pekerjaan berhubungan dengan nilai pekerjaan yang dilaksanakan untuk menyediakan basis bagi kompensasi.
Evaluasi pekerjaan dimulai apabila analisis pekerjaan telah diselesaikan.
•
•
Manfaat Analisis Pekerjaan
Analisis pekerjaan membantu dalam mengkomunikasikan ekspektasi sebuah pekerjaan terhadap pemegang
jabatan, penyelia, dan rekan sejawatnya. Dengan meninjau deskripsi pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, dan standar
kinerja pekerjaan yang ada, karyawan mampu mempelajari ruang lingkup dan batasan tanggung jawab mereka
dengan cepat
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Manfaat analisis pekerjaan adalah :
1.
analisis penyusunan kepegawaian
2.
desain organisasi
3.
redesain pekerjaan
4.
telaah dan perencanaan kinerja
5.
suksesi manajemen
6.
pelatihan dan pengembangan
7.
jalur karir
8.
Kriteria seleksi
9.
Evaluasi pekerjaan
Lanjutan ...
•
Analisis penyusunan kepegawaian
Dalam analisis keperluan penyusunan kepegawaian, manajer mencari informasi mengenai pekerjaan yang
dilakukan, dan bukan hanya sekedar berapa jumlah pegawai yang dibutuhkan. Manajer perlu mengetahui
bagaimana pekerjaan didistribusikan diantara posisi-posisi di dalam sebuah organisasi dalam rangka menentukan
keperluan penyusunan staf tambahan, kesempatan perampingan staf, dan kesempatan realokasi pekerjaan guna
meningkatkan pendayagunaan para karyawan.
•
Desain Organisasi
Informasi pekerjaan yang diperoleh melalui analisis pekerjaan sering mengungkapkan contoh organisasi yang
buruk berkenaan dengan faktor yang mempengaruhi desain pekerjaan. Proses analisis, dengan demikian menjadi
sejenis audit organisasi.
•
Redesain pekerjaan
Pekerjaan dapat dikaji guna meningkatkan metode pekerjaan, mengurangi kesalahan, mengeliminasi penanganan
bahan yang tidak perlu dan duplikasi upaya, mengurangi keletihan, meningkatkan komitmen dan tanggung jawab,
dan secara umum, memperbaiki kinerja unit pekerjaan karyawan.
•
Telaah dan perencanaan kinerja
Tatkala menentukan tujuan dan standar, informasi tentang pekerjaan vital sebagai titik awal. Analisis pekerjaan
memberikan fondasi bagi perencanaan dan evaluasi kinerja lebih akurat. Bagi manajemen, analisis pekerjaan
melengkapi pendekatan penetapan tujuan, menyediakan dasar yang lebih realistik untuk pembuatan sasaran
kinerja tertentu, atau kriteria untuk evaluasi kinerja berikutnya.
•
Suksesi Manajemen
Analisis pekerjaan sering pula diterapkan dalam perencanaan suksesi manajemen. Di sebuah perusahaan besar,
sebagai contoh, setiap posisi manajemen kunci dianalisis secara terinci melalui proses wawancara dan diskusi.
Profil pekerjaan yang dibuat akan menentukan bidang aktivitas utama, persyaratan kualifikasi, dan pertanggung
jawaban setiap eksekutif.
Lanjutan...
• Pelatihan dan Pengembangan
• Analisis pekerjaan kerapkali digunakan untuk menentukan pelatihan dan
pengembangan yang diperlukan karyawan di semua lapisan organisasi.
Program pelatihan dapat dibuat sesuai dengan kebutuhan kelompok
pegawai—sebagai contoh, pemahaman tentang konsep dan teknik
keuangan. Melalui analisis pekerjaan, program pengembangan
pengawasan dapat difokuskan pada keahlian tertentu dan persyaratan
pengetahuan yang dirasa kurang. Deskripsi tugas dan sarana yang dipakai
merupakan materi yang membantu pembuatan isi program pelatihan.
• Jalur Karir
• Dengan memiliki informasi tentang persyaratan pekerjaan akan
memungkinkan perencanaan karir yang berarti oleh karyawan. Jalur karir
merupakan deskripsi eksplisit dari urutan alternatif pekerjaan yang dapat
diduduki oleh seorang individu dalam satu karir organisasional. Banyak
perusahaan telah menggunakan program kursus, konseling, analisis
individual dan perencanaan karir, dan jenis program lainnya yang
ditujukan untuk membantu individu menilai tujuannya, kebutuhan
pengembangan karir, dan perencanaan.
Lanjutan...
• Kriteria Seleksi
• Hasil analisis pekerjaan juga menjadi tumpuan seleksi karyawan,
baik pada awal rekrutmen maupun pada keputusan promosi atau
penugasan berikutnya. Meskipun banyak cara mendefinisikan
persyaratan kerja sebagai bagian dari sistem seleksi yang sahih,
minat terhadap teknik seleksi yang berorientasi hasil semakin
meningkat. Aktivitas pekerjaan yang dikehendaki sering dipakai
sebagai pijakan untuk membuat kriteria seleksi yang berhubungan
dengan pekerjaan.
• Evaluasi Pekerjaan
• Analisis pekerjaan memberikan kepada deskripsi pekerjaan sebuah
cara memungkinkan evaluasi terhadap pekerjaan berharga sebagai
bagian dari sistem administrasi pengupahan. Sebagian besar
metode evaluasi pekerjaan membutuhkan informasi tentang
muatan pekerjaan, tanggung jawab, pertanggung jawaban,
hubungan pelaporan, dan faktor lain yang diperhitungkan dalam
penentuan tingkat upah.
Teknik Analisis Pekerjaan
•
Untuk mengalisis pekerjaan diperlukan pengetahuan, keahlian dan kemampuan
serta pengalaman yang cukup agar tugas ini tidak menimbulkan distorsi informasi
yang menyebabkan perencanaan SDM tidak tepat dalam pelaksanaannya.
•
Ada beberapa metode pengumpulan data, seperti pengamatan, tanya jawab,
pengisian daftar pertanyaan serta catatan kerja harian.
•
•
Pengamatan
Merupakan cara untuk mengamati perilaku karyawan yang dapat dilakukan secara
langsung dan tidak langsung kepada individu maupun kelompok.
Kelemahan teknik ini adalah :
diperlukan biaya yang banyak
proses pelaksanaannya memerlukan waktu lama
informasi yang dikumpulkan tidak terlalu akurat karena ketika
dianalisis pekerjaannya para karyawan berusaha bekerja lebih keras, lebih
baik, dan lebih produktif karena mereka sadar bahwa mereka lagi diamati.
•
•
•
•
Lanjutan…
•
•
•
•
•
•
•
•
Metode pengamatan ini akan berhasil baik untuk jenis pekerjaan:
Operator mesin
Pekerja konstruksi
Polisi/petugas patroli
Penjaga penerbangan
Pengemudi kendaraan
Petugas kebersihan
Pekerja keterampilan
• Wawancara
• Teknik wawancara merupakan teknik yang cukup sering digunakan, teknik
ini cukup akurat karena langsung berkomunikasi secara terbuka .
• Kelemahan teknik ini adalah :
• Menyita banyak waktu
• Biaya cukup besar
Lanjutan...
• Pandangan pejabat, atasan langsung atau karyawan
• Pengumpulan informasi dengan memperoleh pandangan dari dua
kelompok dalam perusahaan :
• (1) pejabat yang dianggap senior dalam bidang pekerjaan yang dianalisis
• (2) informasi dari atasan langsung
• (3) karyawan senior yang disegani di antara karyawan yang
bersangkutan.
• Keuntungan pendekatan ini adalah
• Pengetahuan, keahlian dan pengalaman ketiga kelompok tersebut
menjadikan informasi yang diperoleh menjadi semakin lengkap
• Interaksi yang terjadi di antara pejabat, karyawan senior, atasan langsung
dengan analis pasti memperkaya pandangan tentang pekerjaan yang
dianalisis, suatu keunggulan dibandingkan dengan teknik wawancara.
Lanjutan ...
• Daftar pertanyaan
• Melalui teknik ini karyawan diminta untuk menjawab pertanyaan
yang berkaitan dengan tugas dan tanggung jawab.
•
•
•
•
•
Kelemahan dalam penggunaan teknik ini seperti:
kemungkinan ada pertanyaan yang tidak dijawab
jawaban sulit dipertanggung jawabkan
adanya karyawan yang tidak mengembalikan kuesioner
terkadang terpaksa dilakukan penelitian ulang karena adanya
indikator yang tidak diwakili.
•
•
•
•
Keuntungan penggunaan teknik ini adalah
Biaya relatif murah
Jumlah responden tidak terbatas
Menghemat waktu
Lanjutan…
•
Catatan Kerja Harian Karyawan
Para karyawan secara berkala meringkas tugas dan aktivitas mereka di dalam catatan kerja
harian. Jikalau pemasukan ke catatan kerja harian karyawan dibuat dengan merengkuh
seluruh siklus pekerjaan, catatan kerja harian karyawan terbukti cukup akurat, bahkan boleh
jadi merupakan satu-satunya cara yang mungkin untuk mengumpulkan informasi pekerjaan.
•
Kriteria Teknik Analisis Pekerjaan
Faedah informasi analsis pekerjaan dapat dinilai melalui beberapa standar yang berbeda :
Keandalan, keandalan merupakan satu ukuran konsistensi hasil yang diperoleh, baik dari dua
analis yang berbeda dari pekerjaan yang sama atau dari seorang analis yang melihat
pekerjaan yang sama pada dua kesempatan yang berbeda.
Validitas, Validitas merupakan ukuran akurasi hasil yang diperoleh, adalah mungkin bahwa
dua orang analis benar-benar sepakat dan kemudian keduanya keliru akibat informasi yang
tidak lengkap, interpretasi yang bias, dan hal serupa lainnya.
Tujuan analis, Apabila muncul suatu kebutuhan akan data pekerjaan di banyak lokasi, apakah
metode tersebut menyediakannya?