M3 SKB - PUTRI IRENE KANNY, SP, MSi

STUDI KELAYAKAN BISNIS
PERTEMUAN KEEMPAT
Putri Irene Kanny
[email protected]
POKOK BAHASAN :
ASPEK MANAJEMEN, KONSEP, METODE BALANCE SCORECARD
DAN SIX SIGMA
Analisis Aspek Manajemen
l
l
Keberhasilan suatu proyek
tidak lepas dari
keberhasilan manajemen
yang ditangani
Analisis aspek manajemen
perlu dilakukan untuk
menunjukkan bahwa
proyek sudah
direncanakan dengan baik
l
l
l
Aspek pasar, teknis, hukum, maupun keuangan
akan berjalan secara efektif jika didukung oleh
manajemen yang baik
Aspek manajemen akan sangat menentukan
keberhasilan dan kegagalan suatu proyek dalam
jangka panjang
Menurut Murray D. Bryce, kegagalan
manajemen disebabkan :
1. Kegagalan Memahami fungsi puncak pimpinan
(Top Management)
2. Kegagalan memberikan wewenang dan
tanggungjawab yang memadai
ASPEK-­ASPEK MANAJEMEN
1. Memahami Konsep Produk atau Jasa secara Baik
l
l
l
Sebelum memulai suatu usaha, maka hal yang terpenting
adalah pemahaman kita akan konsep produk atau jasa yang
akan menjadi bisnis inti.
Kita perlu memahami bukan hanya secara teknis produksi,
tetapi juga pasar dan prospek mulai daripada lingkungan yang
terkecil kepada lingkungan yang terbesar.
Memahami aspek-­‐aspek yang penting dalam melakukan
analisa atas kelayakan dan prospek produk termasuk produk-­‐
produk yang sama sekali baru dengan melihat sisi human
behavior, kebutuhan pasar dan lainnya.
2. Membuat Visi Misi Usaha
l
l
l
Setiap orang yang mau memulai bisnis harus
mengetahui visi dan misi yang akan menjadi panduan
seseorang untuk tetap fokus kepada tujuan bisnis dan
organisasi yang awal.
Seringkali suatu usaha pada saat mulai berkembang
pada tahap berikutnya mengalami kegagalan karena
organisasi tersebut tidak memfokuskan diri kepada
peningkatan kemajuan bisnis awal tetapi terlalu
banyak mencoba mengembangkan bidang usaha lain
yang baru.
Membuat visi dan misi dalam kaitannya dengan latar
belakang pribadi dan pengetahuan usaha yang akan
anda rintis.
3. Perlunya Winning, Positive dan Learning Attitude
untuk menjadi sukses
l Sikap mental merupakan kunci keberhasilan atas
usaha anda selain daripada pemahaman usaha
anda.
l entrepreneur karena dibutuhkan waktu, sikap tidak
menyerah, proses belajar secara kesinambungan,
dan melihat permasalahan secara positif yang tidak
membuat anda menjadi patah semangat namun
melihat setiap peluang dan belajar atas setiap
kegagalan.
l Anda akan belajar untuk mengembangkan sikap-­‐
sikap diatas untuk menjadi bisnis entrepreneur
yang sukses.
4. Membuat perencanaan dan strategi bisnis yang efektif akan
menghindari usaha daripada risiko bisnis dan keuangan
l
l
l
l
Secara statistik hampir seluruh kegagalan bisnis kecil dan menengah
disebabkan karena tidak adanya atau kurang efektifnya perencanaan
bisnis yang anda buat.
Asumsi-­‐asumsi seperti kapasitas produksi, tingkat utilisasi produksi,
proyeksi kenaikan harga dan biaya dan aspek lainnya dalam perencanaan
bisnis haruslah menggambarkan secara akurat realitas pasar atau praktek
yang ada dalam suatu industri.
Sistematika perhitungan dan proyeksi pendapatan dan biaya harus dibuat
secara tepat sehingga membantu setiap calon pengusaha untuk
menghitung secara akurat kebutuhan modal investasi dan modal kerja
termasuk struktur biaya untuk persiapan awal, tahap percobaan, produksi
secara komersial, inventori, distribusi, pemasaran, administrasi, sumber
daya manusia dan juga komponen pendapatan usaha yang terdiri dari
pendapatan inti dan tambahan.
Pemahaman yang baik atas hal ini juga akan membantu calon
entrepreneur untuk dapat mengindentifikasi potensi resiko bisnis,
manajemen dan keuangan dan membuat langkah-­‐langkah pengendalian
untuk dapat menghindari setiap resiko tersebut.
5. Pentingnya Pengetahuan Dasar Manajemen dan Organisasi
l
l
l
l
Setiap usaha dari yang paling kecil sekalipun membutuhkan
manajemen yang baik untuk memastikan proses pemasaran,
produksi, distribusi dan penjualan berlangsung dengan baik.
Sistem manajemen yang buruk akan mengakibatkan adanya biaya
yang tidak perlu seperti bahan baku yang terbuang, pekerja yang
tidak produktif karena pengawasan yang tidak efektif dan deskripsi
pekerjaan yang tidak jelas, koordinasi dan komunikasi antar
pegawai yang tidak efektif sehingga banyak keputusan yang
terlambat, perekrutan pegawai yang tidak efektif sehingga banyak
pegawai yang keluar masuk dan membuang banyak waktu dan
biaya.
pelatihan yang tidak baik sehingga produktivitas pegawai yang
rendah dan masih banyak lagi permasalahan organisasi.
Pengetahuan dasar dan aspek-­‐aspek yang sangat penting yang
harus dipelajari oleh calon bisnis entrepreneur untuk menghindari
resiko manajemen yang dapat menyebabkan kegagalan usaha.
6. Optimalisasi Sumber Daya Manusia
l
l
l
l
Sumber Daya Manusia atau SDM merupakan salah satu kunci
keberhasilan usaha yang sangat penting.
Banyak pakar yang menyadari bahwasanya untuk memulai
usaha seringkali apabila kita merekrut pegawai yang tepat dan
berpotensi sangat baik dapat menutup kelemahan
manajemen, organisasi dan sistim dalam jangka pendek.
Dengan SDM yang tepat maka kita sudah setengah jalan untuk
menjadi sukses. Topik ini akan membantu kita untuk
memahami kriteria pegawai yang baik dan sesuai dengan
kebutuhan usaha.
manajemen SDM secara umum termasuk sistim penilaian
kinerja pegawai sehingga setiap pegawai akan merasa puas
dan juga bagaimana memotivasi pegawai baik secara psikologi
umum maupun dengan sistim insentif untuk mengoptimalkan
kinerja pegawai.
7. Mengapa kreativitas, kepemimpinan dan proses pembuatan
keputusan sangat penting dalam organisasi ?
l
l
l
l
l
l
l
Dalam memulai usaha umumnya setiap entrepreneur akan mengalami banyak
permasalahan dan krisis.
Banyak kegagalan terjadi karena kurangnya kreativitas, kepemimpinan dan
pembuatan keputusan yang tepat untuk mencari solusi yang baik.
Kreativitas seperti �thinking outbox� atau kemampuan melakukan analisa
permasalahan di luar pemahaman yang sudah ada dan mencari alternatif solusi
yang kreatif akan sangat membantu usaha anda untuk berhasil.
Kreativitas juga akan sangat membantu anda untuk menyesuaikan produk-­‐
produk anda agar dapat diterima oleh pasar dan juga melihat berbagai peluang
dalam membangun usaha anda.
Kepemimpinan sangat penting dalam krisis untuk membuat setiap pegawai dan
semua orang yang terlibat dalam usaha anda percaya bahwasanya anda tidak
panik, menjadi tempat last resort solusi atas semua Permasalahan dan menjadi
panutan.
Proses Pembuatan Keputusan akan membantu anda dalam mencari alternatif
solusi dan memilih yang terbaik untuk usaha dan organisasi anda.
anda akan harus cara-­‐cara mengembangkan kreativitas usaha anda, ciri-­‐ciri
kepemimpinan yang cocok dengan latar belakang pribadi anda dan bagaimana
proses yang benar dalam membuat keputusan dalam setiap permasalahan.
8. Pengetahuan dasar pengelolaan keuangan dan
pembiayaan
l Pemahaman atas aspek ini adalah sangat penting
dalam perkembangan usaha anda.
l Seringkali produksi terganggu karena pengelolaan
keuangan yang tidak baik seperti kekurangan
dana untuk pembelian bahan baku, alat-­‐alat
produksi dan lainnya.
l Pengetahuan dasar atas cash flow atau arus kas
yang seperti darah dalam tubuh manusia, biaya
pendanaan, pembiayaan modal kerja dan
investasi, struktur modal, aset perusahaan,
penyertaan modal, dll.
9. Pemasaran, pelayanan dan product brand
l
l
l
l
l
Pemasaran merupakan ujung tombak keberhasilan penjualan
produk atau jasa.
Sebaik apapun produk atau jasa tanpa pemasaran yang baik
maka akan sangat sukar untuk meningkat penjualan dan
keuntungan usaha.
Di lain pihak tanpa pelayanan yang baik kepada pelanggan maka
akan sangat sukar suatu usaha untuk memperoleh pelanggan
yang loyal yang merupakan kunci perkembangan usaha.
Dengan pelanggan yang loyal maka pekerjaan pemasaran akan
lebih mudah karena pelayanan yang baik akan menciptakan
product brand yang baik kepada calon pelanggan baru.
Semua aspek penting dalam membuat strategi pemasaran,
identifikasi pelayanan yang dibutuhkan pelanggan dan
bagaimana menciptakan product brand dan efeknya kepada
keberhasilan usaha
FUNGSI FUNGSI MANAJEMEN
Manajemen dapat berarti pencapaian tujuan melalui fungsi tertentu, tetapi dalam hal ini belum ada persamaan pendapat tentang fungsi-­fungsi tersebut.
Berikut digambarkan fungsi manajemen menurut para ahli:
1. Henri Fayol
3. Luther Gullik
a. Planning
a. Planning
b. Organizing
b. Organizing
c. Comanding
c. Staffing
d. Coordinating
d. Directing
e. Controling
e. Coordinating
2. George R. Terry
a. Planning
f. Reporting
g. Controling
b. Organizing
4. Koontz & O’doonel
c. Actuating
a. Planning
d. Controling
b. Organizing
c. Staffing
d. Directing
e. Controling
Sedangkan menurut T Hani Handoko fungsi
Manajemen yang paling penting adalah :
1.
Perencanaan (Planning)
Yaitu pemilihan dan penentuan tujuan organisasi, dan penyusunan strategi, kebijakan, program dan
lain-­lain.
2.
Pengorganisasian (Organizing)
Penentuan sumber daya & kegiatan yang dibutuhkan, menyusun organisasi atau kelompok
kerja, penugasan wewenang dan tanggung jawab
serta koordinasi.
Penyusunan Personalia
Seleksi, latihan, pengembangan, dan orientasi
karyawan.
Pengarahan (leading)
Motivasi, komunikasi kepemimpinan untuk
mengarahkan karyawan mengerjakan sesuatu
yang ditugaskan kepadanya.
Pengawasan (Controling)
Penetapan standar, pengukuran pelaksanaan
dan pengambilan tindakan korektif.
BALANCE SCORECARD
1. What we want to be?
Visi dan Misi
2. What we have to do? Kebijakan/Program/Kegiatan
3. Where are we now? ALS (analisis lingk. strategik) 4. Where should we go? Tujuan & Sasaran
5. How do we get there? Strategi: Renstra, Renja, Penganggaran
6. Do we succeed?
Pengukuran Kinerja -­‐ Evaluasi
BSC OVERVIEW
Kata “Balanced” (berimbang) berarti adanya keseimbangan
diantara 4 perspektif dalam BSC yang mencakup:
1.
Perspektif Keuangan (Financial)
2.
Perspektif Pelanggan (Customer)
3.
Perspektif Proses Bisnis Internal (Internal Bisiness
Process)
4.
Pembelajaran dan Pertumbuhan (Learning and Growth) ● “SCORECARD” adalah:
Kartu yang digunakan untuk mencatat skor performance organisasi dan juga untuk merencanakan skor yang hendak
diwujudkan di masa depan
● BSC :
-­
-­
-­
Konsep manajemen yang membantu menerjemahkan
“strategi” ke dalam “tindakan”
Dikembangkan di awal 1990-­an oleh Robert Kaplan dan
David Norton, sebagai upaya untuk memantau pencapaian
tujuan organisasi, tidak hanya dari perspektif
(a) finansial, melainkan dari (b) perspektif pelanggan, ( c) penyempurnaan proses internal, serta (d) pembelajaran dan
inovasi (pertumbuhan) BSC adalah sebagai alat manajemen, suatu
sistem pengukuran dan juga sistem
manajemen kinerja, yang mampu membantu
berbagai organisasi untuk merencanakan,
memfokus, dan mengelola strateginya
BSC adalah suatu sistem manajemen
strategik yang berbasis pengukuran
(measurement), menetapkan aktivitasaktivitas dalam suatu strategi, dan
memonitor kinerja strategi tersebut dalam
mencapai tujuannya.
BSC DAN PENGUKURAN KINERJA
Pengukuran kinerja merupakan salah satu faktor
penting dalam perusahaan / organisasi. Selain
digunakan untuk menilai keberhasilan organisasi,
juga digunakan untuk menentukan “sistem imbalan”
BSC tidak hanya sekedar alat pengukur kinerja,
tetapi merupakan suatu bentuk transformasi
stratejik kepada seluruh tingkatan dlm organisasi
Pengukuran kinerja yang komprehensif tidak hanya
ukuran2 keuangan tetapi penggabungan ukuran2
keuangan dan non keuangan sehingga organisasi
dapat berjalan dengan baik
MANFAAT BSC dalam
PENGUKURAN KINERJA
Penilaian Kinerja dapat dimanfaatkan oleh manajemen untuk:
−
Mengelola operasi organisasi secara efektif dan efisien
dengan cara memotivasi karyawan
−
Membantu pengambilan keputusan dalam hal promosi,
pemberhentian, mutasi dll.
−
Mengidentifikasi pengembangan dan kebutuhan diklat
karyawan
−
Menyediakan umpan balik bagi karyawan mengenai bgmn
atasan menilai kinerja mereka
−
Menjadi dasar bagi pemberian reward ataupun punishment 4 PERSPEKTIF pada BSC
BSC melakukan pendekatan yg lebih komprehensif melalui
4 perspektif yaitu:
1. Perspektif Finansial / Keuangan:
Perspektif keuangan menjadi perhatian dalam BSC karena
ukuran keuangan mrupakan konsekuensi ekonomi yang
terjadi akibat keputusan dan kebijakan. Tujuan pencapaian
kinerja keuangan yang baik merupakan fokus dari tujuan2
yang ada dalam tiga perspektif lainnya (Customer,
Int.Bis.Process, Learning & Growth)
Sasaran2 perspektif keuangan dibedakan pada masing2
tahap dalam siklus bisnis yaitu:
Growth (tumbuh
berkembang), Sustain (bertahan), Harvest (panen)
2. Perspektif Pelanggan (Customer) :
- Kelompok Inti : pangsa pasar, tingkat perolehan para
pelanggan baru, kemampuan mempertahankan para pelanggan
lama, tingkat kepuasan pelanggan, dan tingkat profitabilitas
pelanggan
- Kelompok penunjang : atribut atribut produk ( fungsi,harga
dan mutu), hubungan dengan pelanggan, dan citra serta
reputasi perusahaan/organisasi beserta produk-produknya.
3. Perspektif Proses Bisnis Internal :
Proses bisnis internal mempunyai nilai-nilai yang diinginkan
konsumen dan dapat memberikan pengembalian yang
diharapkan oleh para pemegang saham yang meliputi inovasi,
proses operasi, dan proses penyampaian produk atau jasa
pelanggan.
4. Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan (Learning
and Growth):
Mengembangkan pengukuran dan tujuan untuk mendorong
organisasi agar berjalan dan tumbuh dengan tujuan
menyediakan infrastruktur untuk mendukung pencapaian
ketiga perspektif lainnya, dengan memperhatikan faktor:
- Kepuasan karyawan : Keterlibatan dalam pengambilan
keputusan, pengakuan, akses untuk memperoleh informasi,
dorongan untuk melakukan kreativitas dan inisiatif serta
dukungan dari atasan
- Kemampuan sistem informasi : informasi yang dibutuhkan
mudah didapatkan, tepat dan tidak memerlukan waktu lama
untuk mendapat informasi tersebut.
Setiap Perspektif memiliki4 komponen penting :
1.
Tujuan (Objectives)
2.
Ukuran / Indikator (Measures)
3.
Target
4.
Inisiatif / Langkah/Upaya (Initiatives)
Perspective
Objectives
Measures
Target
Initiatives
Keempat komponen utama ini diterjemahkan dan diarahkan oleh
VISION dan STRATEGY
Proses BSC dgn Visi dan Strategi
Financial Perspective
( O, M, T, I )
Customer Perspective
(O, M, T, I)
Vision
And
Strategy
Internal Process
Perspective
( O, M, T, I )
Learning and Growth
Perspective
( O, M, T, I )
SIX SIGMA
Six Sigma adalah "suatu sistem yang komprehensif dan fleksibel untuk mencapai, mempertahankan dan memaksimalkan
kesuksesan bisnis. Six Sigma adalah unik didorong oleh
pemahaman dekat kebutuhan pelanggan, penggunaan disiplin fakta, data, dan analisis
statistik, dan perhatian rajin untuk mengelola, memperbaiki, dan proses bisnis menciptakan
kembali. Informasi Dasar Six Sigma
l
l
l
31
Target kesempurnaan adalah mencapati
tidak lebih dari 3.4 kegagalan / sejuta
peluang
Prinsip Six Sigma dapat diterpakan pada
berbagai proses bisnis
Proyek yang menggunakan Six Sigma sebagai alat kendali kualitasnya biasanya
menggunaka 5 fase pengembangan yang disebut DMAIC (baca : de-­MAY-­ick)
DMAIC
l
l
l
l
l
Define: Mendefinisikan masalah/peluang, proses dan
kebutuhan pelanggan
Measure: Mendefinisikan pengukuran, mengumpulkannya, mengaturnya dan menampilkan data
Analyze: Membedah masalah untuk mendapatkan peluang
peningkatan kualitas ( biasanya menggunakan
fishbone/Ishikawa diagram)
Improve: Mensintesis solusi dan ide untuk menyelesaikan
masalah (yg berkaitan dengan kualitas)
Control: Verifikasi kestabilan peningkatan dan solusi yang sudah diprediksi
Keunikan Six Sigma
l
l
l
33
Hal ini membutuhkan komitmen organisasi yang luas
Six Sigma organisasi memiliki kemampuan dan
kemauan untuk mengadopsi tujuan belawanan, seperti mengurangi kesalahan dan
menyelesaikan sesuatu lebih cepat
Ini adalah filosofi operasi yang berfokus pada
pelanggan dan berusaha untuk mengusir limbah
meningkatkan tingkat kualitas, dan meningkatkan
kinerja keuangan pada tingkat terobosan
Six Sigma pada Perusahaan
l
l
l
Motorola, Inc. memelopori penerapan Six Sigma di tahun 1980 dan menghemat sekitar $ 14000000000 Allied Signal/Honeywell menyimpan lebih dari $ 600 juta setahun dengan mengurangi biaya cacat ulang dan meningkatkan proses desain mesin pesawat udara General Electric uses Six Sigma untuk fokus pada pencapaian kepuasan pelanggan 34
Six Sigma & Manajemen Proyek
l
l
l
l
Joseph M. Juran stated that “all improvement takes place project by project, and in no other way”
Sangat penting melakukan pemilihan proyek dengan hati-­hati dan menerapkan kualitas yang lebih tinggi, dimana hal itu menjadi sangat bermakna
Proyek Six Sigma harus berfokus pada masalah kualitas proyek atau “gap” antara keadaan sekarang dan keadaan yang diinginkan Setelah memilih proyek Six Sigma, konsep manajemen, tools dan teknik yang ada dapat digunakan. Seperti membuat creating business cases, project charters, schedules, budgets, etc.
Six Sigma dan Statistik
l
l
l
Sigma berarti standard deviation (dalam
metoda ini)
Standard deviation menyatakan seberapa
besar variasi yang ada dalam sebuah
distribusi data
Standard deviation adalah faktor utama
dalam menentukan jumlah unit kegagalan
dalam sebuah populasi