Chapter 1

Disampaikan Oleh:
Muhammad Azani Hs
Catatan:
Slide ini disadur dari Buku Teks oleh Schwalbe, Kathy. Managing Information Technology
Project – Seventh edition. Boston, MA: Thomson Course Technology, 2014. Silahkan lihat
ke Buku Teks, untuk informasi detail dari materi yang disampaikan di slide ini.
2
Learning Objectives
•
•
•
Menggambarkan suatu kerangka keseluruhan
untuk manajemen integrasi proyek yang
berkaitan dengan bidang pengetahuan PM lain
dan siklus hidup proyek
Menjelaskan proses perencanaan strategis dan
menerapkan metode seleksi proyek
Menjelaskan pentingnya menciptakan sebuah
piagam proyek (Project Charter) untuk secara
resmi memulai proyek
3
Learning Objectives
• Menjelaskan pelaksanaan proyek, hubungannya dengan
perencanaan proyek, faktor yang berhubungan dengan hasil
yang sukses, dan alat-alat dan teknik untuk membantu dalam
mengarahkan dan mengelola pekerjaan proyek
• Menggambarkan proses monitoring dan pengendalian proyek
• Memahami proses perubahan kontrol terpadu, perencanaan
untuk dan mengelola perubahan pada teknologi informasi (TI)
proyek, dan mengembangkan dan menggunakan sistem
kontrol perubahan
• Menjelaskan pentingnya mengembangkan dan mengikuti
prosedur yang baik untuk proyek-proyek penutupan
• Menjelaskan bagaimana perangkat lunak dapat membantu
dalam manajemen proyek integrasi
Information Technology Project
Management, Seventh Edition
4
The Key to Overall Project Success: Good
Project Integration Management
• Manajer proyek harus mengkoordinasikan
semua bidang pengetahuan lain di seluruh
siklus hidup proyek
• Banyak manajer proyek baru mengalami
kesulitan melihat "gambaran besar" dan
ingin fokus pada terlalu banyak detail
• Manajemen integrasi proyek tidak sama
dengan integrasi perangkat lunak
Information Technology Project
Management, Seventh Edition
5
Figure 4-1. Project Integration
Management Summary
Information Technology Project
Management, Seventh Edition
6
Strategic Planning and Project
Selection
• Strategic planning meliputi penentuan jangka panjang,
prediksi trend masa depan, dan proyeksi kebutuhan
produk dan layanan baru
• Organisasi sering melakukan analisis SWOT
– Menganalisa Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats
• Sebagai bagian dari strategic planning, organisasi
– identify potential projects
– use realistic methods to select which projects to work on
– formalize project initiation by issuing a project charter
Information Technology Project
Management, Seventh Edition
7
Figure 4-3. Information
Technology Planning Process
Information Technology Project
Management, Seventh Edition
8
Methods for Selecting Projects
Biasanya, akan ada lebih banyak proyek daripada
waktu dan sumber daya yang tersedia untuk
mengimplementasikannya
Metode untuk memilih proyek meliputi:
•
•
–
–
–
–
–
Fokus pada kebutuhan organisasi yang luas/focusing on broad
organizational needs
Mengkategorikan proyek TI/categorizing information technology
projects
Melakukan net present value atau analisis keuangan
lainnya/Performing net present value or other financial analyses
Menggunakan model scoring tertimbang/using a weighted scoring
model
Menerapkan balanced score card/implementing a balanced scorecard
Information Technology Project
Management, Seventh Edition
9
Focusing on Broad Organizational Needs
• Hal ini sering sulit dilkukn untuk dapat memberikan
justifikasi yang kuat untuk beberapa proyek TI, akan
tetapi semua orang setuju bahwa proyek TI memiliki nilai
yang tinggi
• “It is better to measure gold roughly than to count
pennies precisely” Lebih baik untuk mengukur emas sekitar daripada
menghitung uang tepat
• Three important criteria for projects:
– There is a need for the project  kebutuhan
– There are funds available  Dana
– There’s a strong will to make the project succeed 
kemauan
Information Technology Project
Management, Seventh Edition
10
Categorizing IT Projects
• Kategorisasi pertama adalah apakah tujuan
proyek untuk,
– a problem/masalah
– an opportunity, or/kesempatan
– a directive/perintah
• Kategorisasi lain adalah berapa lama waktu
yang diperlukan untuk melaksanakan dan bila
diperlukan
• Lainnya adalah prioritas keseluruhan proyek
Information Technology Project
Management, Seventh Edition
11
Financial Analysis of Projects
• Pertimbangan keuangan seringkali
merupakan pertimbangan penting dalam
memilih proyek
• Tiga metode utama untuk menentukan nilai
keuangan yang diproyeksikan nilai proyek:
– Net present value (NPV) analysis
– Return on investment (ROI)
– Payback analysis
Information Technology Project
Management, Seventh Edition
12
Net Present Value Analysis
https://id.wikipedia.org/wiki/NPV
• Net present value (NPV) analysis adalah metode untuk menghitung
keuntungan moneter yang diharapkan atau rugi bersih dari proyek
dengan mendiskontokan semua arus kas masa depan yang
diharapkan dan arus keluar ke titik ini dalam waktu
• NET PRESENT VALUE adalah selisih uang yang diterima dan uang
yang dikeluarkan dengan memperhatikan time value of money.
• Rumus time value of money yang present value adalah untuk
mengetahui nilai uang saat ini. Oleh karena uang tersebut akan
diterima di masa depan, kita harus mengetahui berapa nilainya jika kita
terima sekarang.
• Proyek dengan NPV positif harus dipertimbangkan jika nilai keuangan
adalah kriteria utama
• Semakin tinggi NPV, semakin baik
Information Technology Project
Management, Seventh Edition
13
Figure 4-4. Net Present Value Example
Information Technology Project
Management, Seventh Edition
14
Contoh kasus Perhitungan NPV
contoh NPV.pdf
15
Return on Investment
• Return on investment (ROI) dihitung dengan
mengurangi biaya proyek dari manfaat dan
kemudian membaginya dengan biaya
ROI = (total discounted benefits - total discounted
costs) / discounted costs
• Semakin tinggi ROI, semakin baik
• Banyak organisasi memiliki tingkat
pengembalian/required rate of return atau
tingkat yang dapat diterima minimum
pengembalian investasi untuk proyek - proyek
• Internal rate of return (IRR) dapat dihitung
dengan mencari tingkat diskonto yang
membuat NPV sama dengan nol
Information Technology Project
Management, Seventh Edition
16
Payback Analysis
• Pertimbangan keuangan penting lainnya
adalah payback analysis
• Payback period adalah jumlah waktu
yang diperlukan untuk menutup, dalam
bentuk arus kas bersih, total dolar/rupiah
yang diinvestasikan dalam proyek
• Payback terjadi ketika manfaat diskon
kumulatif neto sam dengan biaya
• Banyak organisasi ingin proyek TI
memiliki waktu pengembalian yang cukup
singkat
Information Technology Project
Management, Seventh Edition
17
Figure 4-6. Charting the Payback
Period
Information Technology Project
Management, Seventh Edition
18
Weighted Scoring Model
•
Weighted scoring model adalah alat yang
menyediakan suatu proses yang sistematis
untuk memilih proyek berdasarkan banyak
kriteria
•
•
•
•
•
Mengidentifikasi kriteria penting untuk proses
seleksi proyek
Menetapkan bobot (persentase) untuk setiap kriteria
sehingga mereka menambahkan hingga 100%
Menetapkan skor untuk setiap kriteria untuk setiap
proyek
Kalikan skor dengan bobot dan mendapatkan total
skor tertimbang (Weighted Scores)
Semakin tinggi skor tertimbang, lebih baik
Information Technology Project
Management, Seventh Edition
19
Figure 4-7. Sample Weighted Scoring
Model for Project Selection
Information Technology Project
Management, Seventh Edition
20
Implementing a Balanced
Scorecard
• Drs. Robert Kaplan and David Norton
mengembangkan pendekatan ini untuk membantu
memilih dan mengelola proyek yang sejalan
dengan strategi bisnis
• Balanced scorecard
– Merupakan metodologi yang mengubah nilai driver
organisasi, seperti layanan pelanggan, inovasi,
efisiensi operasional, dan kinerja keuangan untuk
serangkaian metrik yang didefinisikan
• See www.balancedscorecard.org for more
information
Information Technology Project
Management, Seventh Edition
21
Figure 4-8. Balanced Scorecard
Example
Information Technology Project
Management, Seventh Edition
22
Developing a Project Charter
• Setelah memutuskan proyek apa untuk
pekerjaan apa, penting untuk memberitahukan
kepada seluruh organisasi
• Project charter adalah dokumen yang secara
resmi mengakui keberadaan sebuah proyek
dan memberikan arahan pada tujuan dan
manajemen proyek
• Stakeholder proyek utama harus
menandatangani sebuah project charter untuk
mengakui kesepakatan tentang kebutuhan dan
tujuan dari proyek; piagam yang ditandatangani
adalah output utama manajemen proyek
Information
Technology Project
integrasi
23
Management, Seventh Edition
Inputs for Developing a Project
Charter
•
•
•
•
•
Pernyataan proyek kerja
Sebuah kasus bisnis
perjanjian
Faktor lingkungan perusahaan
Organizational process assets, meliputi rencana
formal dan informal kebijakan, prosedur,
pedoman, sistem informasi, sistem keuangan,
sistem manajemen, pembelajaran, dan informasi
sejarah
Information Technology Project
Management, Seventh Edition
24
Table 4-1. Project Charter for the DNASequencing Instrument Completion Project
Information Technology Project
Management, Seventh Edition
25
Table 4-1. Project Charter (cont.)
Information Technology Project
Management, Seventh Edition
26
Developing a Project Management
Plan
• Project management plan adalah
dokumen yang digunakan untuk
mengkoordinasikan semua dokumen
perencanaan proyek dan membantu
membimbing pelaksanaan dan kontrol
proyek
• Rencana dibuat dalam bidang
pengetahuan lainnya yang merupakan
bagian dari rencana manajemen proyek
secara keseluruhan
Information Technology Project
Management, Seventh Edition
27
Common Elements of a Project
Management Plan
• Pengenalan atau gambaran dari proyek
• Deskripsi bagaimana proyek disusun
• Manajemen dan proses teknis yang
digunakan pada proyek
• Pekerjaan yang harus dilakukan, jadwal,
dan informasi anggaran
Information Technology Project
Management, Seventh Edition
28
Table 4-2. Sample Contents for a Software Project
Management Plan (SPMP)
Information Technology Project
Management, Seventh Edition
29
Directing and Managing Project
Work
• Meliputi pengelolaan dan pelaksanaan
pekerjaan yang dijelaskan dalam rencana
manajemen proyek
• Sebagian besar waktu dan uang biasanya
dihabiskan untuk pelaksanaan
• Wilayah penerapan proyek secara
langsung mempengaruhi pelaksanaan
proyek karena produk dari proyek yang
dihasilkan selama eksekusi
Information Technology Project
Management, Seventh Edition
30
Coordinating Planning and
Execution
• perencanaan dan pelaksanaan proyek
saling terkait dan kegiatan yang tidak
terpisahkan
• Mereka yang akan melakukan pekerjaan
harus membantu untuk merencanakan
pekerjaan
• Manajer proyek harus meminta masukan
dari tim untuk mengembangkan rencana
yang realistis
Information Technology Project
Management, Seventh Edition
31
Providing Leadership and a
Supportive Culture
• Manajer proyek harus memimpin dengan contoh
untuk menunjukkan pentingnya menciptakan dan
kemudian mengikuti rencana proyek yang baik
• Budaya organisasi dapat membantu pelaksanaan
proyek oleh
– Memberikan pedoman dan template
– Pelacakan kinerja berdasarkan rencana
• Manajer proyek mungkin masih perlu melanggar
aturan untuk memenuhi tujuan proyek, dan
manajer senior harus mendukung tindakan
tersebut
Information Technology Project
Management, Seventh Edition
32
Project Execution Tools and
Techniques
• Expert judgment: Para ahli dapat membantu manajer
proyek dan tim mereka membuat banyak keputusan yang
berkaitan dengan pelaksanaan proyek
• Meetings: Rapat memungkinkan orang untuk
mengembangkan hubungan, menangkap bahasa tubuh
penting atau nada suara, dan melakukan dialog untuk
membantu penyelesaian masalah.
• Project management information systems: Ada ratusan
produk perangkat lunak manajemen proyek yang tersedia
di pasar saat ini, dan banyak organisasi yang bergerak ke
arah sistem manajemen proyek perusahaan yang kuat
yang dapat diakses melalui Internet
• Lihat Contoh Sistem Informasi Transportasi Terpadu Kuala
Lumpur pada p. 169
Information Technology Project
Management, Seventh Edition
33
Monitoring and Controlling
Project Work
• Perubahan yang tak terelakkan di
sebagian besar proyek, jadi penting untuk
mengembangkan dan mengikuti proses
untuk memonitor dan perubahan kontrol
• Pekerjaan proyek pemantauan meliputi
pengumpulan, pengukuran, dan
menyebarkan informasi kinerja
• Baseline merupakan dasar rencana
manajemen proyek disetujui ditambah
perubahan disetujui
Information Technology Project
Management, Seventh Edition
34
Performing Integrated Change
Control
•
Tiga tujuan utamanya meliputi:
–
–
–
Mempengaruhi faktor – faktor yang membuat
perubahan untuk memastikan bahwa perubahan
yang terjadi adalah perubahan yang bermanfaat
Menentukan bahwa perubahan telah terjadi
Mengelola perubahan yang sebenarnya saat terjadi
Information Technology Project
Management, Seventh Edition
35
Change Control on Information
Technology Projects
• Former view: Tim proyek harus berusaha untuk
melakukan apa yang direncanakan tepat waktu
dan sesuai anggaran
• Problem: Stakeholders jarang setuju pada
lingkup proyek, dan waktu dan perkiraan biaya
yang tidak akurat
• Modern view: Manajemen proyek adalah suatu
proses komunikasi yang konstan dan negosiasi
• Solution: Perubahan seringkali menguntungkan,
dan tim proyek harus merencanakan untuk
mereka
Information Technology Project
36
Management, Seventh Edition
Change Control System
• Change control system sebuah proses
formal, didokumentasikan yang
menggambarkan kapan dan bagaimana
resmi dokumen proyek dan pekerjaan dapat
diubah
• Menjelaskan yang berwenang untuk
melakukan perubahan dan bagaimana
membuat mereka
Information Technology Project
Management, Seventh Edition
37
Change Control Board (CCB)
• Change Control Board (CCB)/Papan perubahan
kontrol adalah kelompok formal dari orang yang
bertanggung jawab untuk menyetujui atau
menolak perubahan pada sebuah proyek
• CCB memberikan pedoman untuk
mempersiapkan permintaan perubahan,
mengevaluasi permintaan perubahan, dan
mengelola pelaksanaan perubahan disetujui
• Termasuk para pemangku kepentingan dari
seluruh organisasi
Information Technology Project
Management, Seventh Edition
38
Making Timely Changes
• Beberapa CCB hanya memenuhi sesekali,
sehingga mungkin memakan waktu terlalu
lama untuk perubahan yang terjadi
• Beberapa organisasi memiliki kebijakan di
tempat untuk perubahan waktu yang
sensitif
Information Technology Project
Management, Seventh Edition
39
Closing Projects or Phases
• Untuk menutup proyek atau fase, anda
harus menyelesaikan semua kegiatan dan
mentransfer pekerjaan yang selesai atau
dibatalkan untuk orang – orang yang tepat
• Keluaran utama meliputi
– Produk akhir, layanan atau transisi hasil
– Update aset proses organisasi
Information Technology Project
Management, Seventh Edition
40
Using Software to Assist in Project
Integration Management
• Beberapa jenis perangkat lunak dapat digunakan untuk
membantu dalam manajemen proyek integrasi
Dokumen dapat dibuat dengan software pengolah kata
Presentasi yang dibuat dengan software presentasi
Tracking dapat dilakukan dengan spreadsheet atau database
Software komunikasi seperti e-mail dan web authoring alat untuk
memfasilitasi komunikasi
– Perangkat lunak manajemen proyek dapat menarik segala sesuatu
bersama – sama dan menampilkan informasi rinci dan ringkas
– Business Service Management (BSM) alat untuk melacak
eksekusi dari aliran bisnis proses
–
–
–
–
Information Technology Project
Management, Seventh Edition
41
Figure 4-9. Sample Portfolio
Management Software Screen
Source: www.projectmanager.com
Information Technology Project
Management, Seventh Edition
42
Chapter Summary
• Manajemen integrasi proyek melibatkan
koordinasi semua bidang pengetahuan lain pada
seluruh siklus hidup proyek
• Proses utamanya meliputi:
–
–
–
–
–
–
mengembangkan piagam proyek/project charter
Mengembangkan rencana manajemen proyek
Eksekusi langsung dan mengelola proyek
Memantau dan pengendalian pekerjaan proyek
Lakukan pengendalian perubahan secara terpadu
Tutup proyek atau fase
Information Technology Project
Management, Seventh Edition
43