Project Integration Management

Project Integration
Management
Binsar Parulian Nababan – 201381156
Sutrisno
– 201381129
Diphda Antaresada
– 201581294
Adrian Kosasih
– 201581301
Kunci Sukses Proyek Keseluruhan:
Manajemen Integrasi Proyek yang Baik
 Manajer proyek harus mengkoordinasikan semua area
pengetahuan lainnya sepanjang siklus hidup sebuah proyek
 Banyak manajer proyek baru mengalami masalah dalam
melihat "gambaran besar" dan ingin berfokus pada terlalu
banyak rincian
 Manajemen integrasi proyek tidak sama dengan integrasi
perangkat lunak
Proses Manajemen Integrasi Proyek
1. Mengembangkan project charter melibatkan kerja sama dengan
stakeholders untuk membuat dokumen yang secara resmi
mengotorisasi sebuah project (the charter).
2. Mengembangkan rencana pengelolaan proyek yang melibatkan
koordinasi semua upaya perencanaan untuk membuat dokumen
yang konsisten dan koheren (the project management plan).
3. Mengarahkan dan mengelola pekerjaan proyek melibatkan
pelaksanaan rencana pengelolaan proyek dengan melakukan
kegiatan yang termasuk di dalamnya.
Proses Manajemen Integrasi Proyek
 Pemantauan dan pengendalian pekerjaan proyek
melibatkan kegiatan pengawasan untuk memenuhi tujuan
kinerja proyek
 Melakukan integrated change control yang melibatkan
identifikasi, evaluasi, dan pengelolaan perubahan selama
siklus hidup proyek.
 Menutup proyek atau fase melibatkan penyelesaian
semua kegiatan untuk menutup proyek atau tahap secara
formal.
Project Integration Management Summary
Perencanaan Strategis dan Seleksi Proyek
 Perencanaan strategis melibatkan penentuan tujuan jangka
panjang, memprediksi tren masa depan, dan memproyeksikan
kebutuhan akan produk dan layanan baru
 Organisasi sering melakukan analisis SWOT menganalisis
Kekuatan, Kelemahan, Peluang, dan Ancaman
 Sebagai bagian dari perencanaan strategis, organisasi
mengidentifikasi proyek potensial gunakan metode realistis
untuk memilih proyek mana yang akan dikerjakan
meresmikan inisiasi proyek dengan mengeluarkan project
charter
Mind Map dari Analisis SWOT
untuk Membantu Mengidentifikasi Proyek Potensial
Proses Perencanaan Teknologi Informasi
Metode untuk Memilih Proyek
 Biasanya ada lebih banyak proyek daripada waktu dan sumber daya
yang tersedia untuk menerapkannya
 Metode untuk memilih proyek meliputi:
 berfokus pada kebutuhan organisasi yang luas
 mengkategorikan proyek teknologi informasi
 melakukan net present value atau analisa keuangan lainnya
 menggunakan weighted scoring model
 menerapkan balanced scorecard
Berfokus pada Kebutuhan
Organisasi yang Luas
 Tiga kriteria penting untuk proyek:
 Ada kebutuhan untuk proyek ini
 Ada dana yang tersedia
 Ada kemauan yang kuat untuk membuat proyek ini berhasil
Mengkategorikan Proyek TI
 Kategorisasi alamat proyek : sebuah masalah, sebuah kesempatan,
atau sebuah petunjuk
 Kategorisasi lainnya adalah berapa lama waktu yang dibutuhkan
untuk melakukan dan kapan dibutuhkan dan prioritas
keseluruhan proyek
Financial Analysis of Projects
 Pertimbangan keuangan seringkali menjadi pertimbangan
penting dalam memilih proyek
 Tiga metode utama untuk menentukan proyeksi nilai
proyek yang diproyeksikan:
 Net present value (NPV) analysis
 Return on investment (ROI)
 Analisis Payback
Net Present Value Analysis
 NPV adalah metode untuk menghitung keuntungan atau
kerugian net monetary yang diharapkan dari sebuah proyek
dengan mendiskonkan semua arus masuk, arus kas dan arus
keluar yang diharapkan sampai pada titik sekarang.
 Proyek dengan NPV positif harus dipertimbangkan jika nilai
finansial merupakan kriteria utama
 Semakin tinggi NPV, semakin baik
Contoh NPV
Return on Investment
 Return on investment (ROI) dihitung dengan mengurangkan
biaya proyek dari manfaat dan kemudian membagi dengan
biaya
 ROI = (total discounted benefits - total discounted
costs) / discounted costs
 Semakin tinggi ROI, semakin baik
 Banyak organisasi memiliki tingkat pengembalian yang
diperlukan atau tingkat pengembalian pengembalian investasi
yang minimum untuk proyek-proyek Internal rate of return
(IRR) dapat dihitung dengan cara menemukan tingkat diskon
yang membuat NPV sama dengan nol
Payback Analysis
 Pertimbangan keuangan penting lainnya adalah analisis
pengembalian modal
 Payback period adalah jumlah waktu yang dibutuhkan untuk
menutup, dalam bentuk arus kas masuk bersih, jumlah dolar
yang diinvestasikan dalam sebuah proyek
 Payback terjadi bila net kumulative discounted benefits sama
dengan biaya
 Banyak organisasi menginginkan proyekTI memiliki waktu
pengembalian yang cukup singkat
Charting the Payback Period
Weighted Scoring Model
 Weighted Scoring Model adalah alat yang menyediakan proses
sistematis untuk memilih proyek berdasarkan banyak kriteria
 Identifikasi kriteria penting untuk proses seleksi proyek
 Tentukan bobot (persentase) untuk setiap kriteria sehingga mereka
menambahkan hingga 100%
 Tetapkan nilai pada setiap kriteria untuk setiap proyek
 Kalikan skor dengan bobot dan dapatkan skor terbobot total
 Semakin tinggi skor tertimbang, semakin baik
Contoh Weighted Scoring Model untuk
Memilih Proyek
Implementing a Balanced Scorecard
 Drs. Robert Kaplan dan David Norton mengembangkan
pendekatan ini untuk membantu memilih dan mengelola
proyek yang sesuai dengan strategi bisnis
 Sebuah balanced scorecard adalah sebuah metodologi
yang mengarahkan nilai suatu organisasi, seperti layanan
pelanggan, inovasi, efisiensi operasional, dan kinerja
keuangan, hingga serangkaian metrik yang didefinisikan.
Sample of Balanced Scorecard
Mengembangkan Project Charter
 Setelah memutuskan proyek apa yang harus dikerjakan,
penting untuk menginformasikan kepada organisasi lain
supaya mereka mengetahui
 Project charter adalah dokumen yang secara formal
mengakui adanya proyek dan memberikan arahan mengenai
tujuan dan pengelolaan proyek
 Stackholder utama proyek harus menandatangani chart
project untuk mengakui kesepakatan mengenai kebutuhan
dan maksud proyek; chart yang ditandatangani merupakan
kunci utama pengelolaan integrasi proyek
Input untuk Project Charter
 Sebuah laporan kerja proyek
 Sebuah kasus bisnis
 Agreement / kontrak / perjanjian
 Faktor lingkungan perusahaan
 Aset proses organisasi, yang mencakup rencana dan kebijakan
formal dan informal, kebijakan, prosedur, pedoman, sistem
informasi, sistem keuangan, sistem manajemen, dan
informasi historis.
Developing a Project Management Plan
 Developing a Project Management Plan adalah dokumen
yang digunakan untuk mengkoordinasikan semua
dokumen perencanaan proyek dan membantu memandu
pelaksanaan dan pengendalian proyek
 Rencana yang dibuat di bidang pengetahuan lainnya
merupakan bagian dari keseluruhan rencana pengelolaan
proyek
Elemen Perencanaan Manajemen Proyek
 Pendahuluan atau ikhtisar proyek
 Deskripsi tentang bagaimana proyek disusun
 Proses manajemen dan teknis yang digunakan dalam proyek
 Kerja yang harus dilakukan, jadwal, dan informasi anggaran
Software Project Management Plan
(SPMP)
Mengarahkan dan Mengelola Proyek
 Melibatkan pengelolaan dan pelaksanaan pekerjaan yang
dijelaskan dalam rencana pengelolaan proyek
 Mayoritas waktu dan uang biasanya dihabiskan untuk
eksekusi
 Area aplikasi proyek secara langsung mempengaruhi
pelaksanaan proyek karena produk dari proyek
diproduksi selama eksekusi
Koordinasi Perencanaan dan
Pelaksanaan Proyek
 Perencanaan dan pelaksanaan proyek saling terkait dan kegiatan
yang tidak terpisahkan
 Mereka yang akan melakukan pekerjaan juga harus membantu
merencanakan pekerjaan
 Manajer proyek harus meminta masukan dari tim untuk
menyusun rencana yang realistis
Kepemimpinan Manajer Proyek
 Manajer proyek harus memimpin dengan memberi contoh untuk
menunjukkan pentingnya menciptakan dan kemudian mengikuti
rencana proyek yang baik
 Budaya organisasi dapat membantu pelaksanaan proyek dengan :
 Memberikan panduan dan template
 Melacak kinerja berdasarkan rencana
 Manajer proyek mungkin masih perlu memecahkan peraturan
untuk memenuhi tujuan proyek, dan manajer senior harus
mendukung tindakan tersebut
Business & Product Knowledges
 Hal ini sering membantu manajer proyek TI untuk memiliki
pengalaman teknis sebelumnya
 Pada proyek kecil, manajer proyek mungkin diminta untuk
melakukan beberapa anggota tim teknis atau mentor untuk
menyelesaikan proyek
 Pada proyek besar, manajer proyek harus memahami area bisnis
dan aplikasi proyek
Project Execution Tools and Techniques
 Expert judgment : Para ahli dapat membantu manajer proyek
dan tim mereka membuat banyak keputusan terkait pelaksanaan
proyek
 Meetings : Rapat memungkinkan orang untuk mengembangkan
hubungan, mengambil bahasa tubuh atau nada suara yang penting,
dan berdialog untuk membantu menyelesaikan masalah.
 Project management information systems : Ada ratusan
produk perangkat lunak manajemen proyek yang tersedia di pasar
saat ini, dan banyak organisasi bergerak menuju sistem manajemen
proyek perusahaan yang hebat yang dapat diakses melalui Internet.
Memantau dan Mengelola
Pekerjaan Proyek
 Perubahan tidak bisa dihindari pada sebagian besar proyek, jadi
penting untuk mengembangkan dan mengikuti proses untuk
memantau dan mengendalikan perubahan
 Pemantauan pekerjaan proyek meliputi mengumpulkan,
mengukur, dan menyebarkan informasi kinerja
 Baseline adalah rencana pengelolaan proyek yang disetujui
ditambah perubahan yang disetujui
Tujuan Memantau dan Mengelola
Pekerjaan Proyek
 Tiga tujuan utama adalah:
 Mempengaruhi faktor-faktor yang menciptakan perubahan untuk
memastikan perubahan itu bermanfaat
 Menentukan bahwa sebuah perubahan telah terjadi
 Mengelola perubahan aktual saat terjadi
Perubahan Kontrol pada
Informasi Teknologi Proyek
 Former view : Tim proyek harus berusaha keras untuk
melakukan apa yang direncanakan tepat waktu dan sesuai
anggaran
 Problem: Pemilik yang berkepentingan jarang sepakat di depan
lingkup proyek, dan taksiran waktu dan biaya tidak akurat
 Modern view : Manajemen proyek adalah proses komunikasi
dan negosiasi konstan
 Solusi: Perubahan sering menguntungkan, dan tim proyek harus
merencanakannya
Change Control System
 Change Control System adalah proses formal dan
terdokumentasi yang menggambarkan kapan dan bagaimana
dokumen dan pekerjaan proyek resmi dapat diubah
 Menjelaskan siapa yang berwenang membuat perubahan dan
cara membuatnya
Change Control Board (CCB)
 Change Control Board adalah sekelompok orang yang
bertanggung jawab untuk menyetujui atau menolak
perubahan pada sebuah proyek
 CCB menyediakan panduan untuk menyiapkan permintaan
perubahan, mengevaluasi permintaan perubahan, dan
mengelola pelaksanaan perubahan yang disetujui
 Termasuk pemangku kepentingan dari keseluruhan organisasi
Manajemen Konfigurasi
 Manajemen konfigurasi memastikan bahwa deskripsi produk
proyek sudah benar dan lengkap
 Melibatkan identifikasi dan pengendalian karakteristik fungsional
dan fisik dari produk dan dokumentasi pendukungnya
 Pakar manajemen konfigurasi mengidentifikasi dan
mendokumentasikan persyaratan konfigurasi, mengendalikan
perubahan, mencatat dan melaporkan perubahan, dan mengaudit
produk untuk memverifikasi kesesuaian dengan persyaratan
Performing Integrated Change Control
Secara Tepat
Closing Projects or Phases
 Untuk menutup sebuah proyek atau fase, Anda harus
menyelesaikan semua aktivitas dan memindahkan pekerjaan
yang telah selesai atau yang dibatalkan ke orang yang tepat
 Output utama meliputi Transisi produk akhir, layanan, atau
hasil Pembaruan aset proses organisasi
Software untuk
Manajemen Integrasi Proyek
 Beberapa jenis perangkat lunak dapat digunakan untuk
membantu dalam pengelolaan integrasi proyek
Dokumen bisa dibuat dengan software pengolah kata
Presentasi dibuat dengan software presentasi
Pelacakan bisa dilakukan dengan spreadsheet atau database
Perangkat lunak komunikasi seperti e-mail dan alat authoring Web
memudahkan komunikasi
 Perangkat lunak manajemen proyek dapat menarik semuanya dan
menunjukkan informasi yang terperinci dan ringkas
 Alat Business Service Management (BSM) melacak pelaksanaan arus
proses bisnis




Sample Portfolio
Kesimpulan
 Manajemen integrasi proyek melibatkan koordinasi semua
bidang pengetahuan lainnya sepanjang siklus proyek tersebut
 Proses utama meliputi
 Developing project charter
 Developing rencana manajemen proyek
 Mengelola langsung pelaksanaan proyek
 Memantau dan mengendalikan pekerjaan proyek
 Lakukan integrated change control
 Tutup proyek
TERIMA KASIH