strategi humas dalam menangani aspirasi masyarakat di dprd

STRATEGI HUMAS DALAM MENANGANI
ASPIRASI MASYARAKAT DI DPRD PROPINSI JAWA TENGAH
Oleh :
Anita Septiani Rosana*
ABSTRACT
Reformation institution in region Indonesian mest be
understand that reformation is kind of change to be a
good. Purpose, without anarcy and keep continuity with
system institution in powerty for getting a freedom
implementation institution region, every policy of
otonomy region must be based on (a)) self regulating
power (b) self modifiying power, (c) local political
support, (d) financial resources and (e) developing brain
power. It’s all based on UU No. 22 Tahun 1999.
Connected with purpose policy, every region to
formulation process implementation policy in sector
institution development and social.
Keywords : public relations, aspiration, strategy
A. PENDAHULUAN
Kegiatan hubungan masyarakat (humas) pada hakikatnya
adalah kegiatan komunikasi. Ciri hakiki dari komunikasi
dalam humas adalah komunikasi yang bersifat dua arah
timbal balik (two ways traffic communication). Komunikasi
yang bersifat timbal balik ini sangat penting dan mutlak
harus ada dalam kegiatan humas, dan terciptanya feedback
merupakan prinsip pokok dalam humas. Fungsi humas dalam
menyelenggarakan komunikasi timbal balik dua arah antara
organisasi
yang
diwakilinya
dengan
publik
sebagai
khalayak sasaran pada akhirnya dapat menentukan sukses
atau tidaknya tujuan dan citra yang hendak dicapai.
Humas dalam lembaga pemerintah merupakan suatu
keharusan fungsional dalam rangka tugas penyebaran
informasi tentang
kebijakan, program dan
kegiatankegiatan lembaga pemerintah kepada masyarakat. Humas di
lembaga swasta memiliki struktur organisasi yang lebih
744
ketat, sehingga peranannya sangat spesifik. Sedangkan
humas pemerintah disamping bertugas menyelenggarakan dan
mengkoordinasikan lalu lintas arus informasi ke dalam dan
ke luar, ia juga berfungsi sebagai penyaring atau filter
dari
komunikasi
timbal
balik
dengan
tujuan
untuk
menciptakan dan membina stabilitas sosial. Tetapi secara
umum, baik humas pemerintah maupun humas badan-badan
swasta mempunyai tujuan yang sama yaitu untuk menciptakan
iklim pendapat umum yang menguntungkan.
Dewan adalah unsur Pemerintah Daerah yang susunannya
mencerminkan perwakilan seluruh rakyat daerah, bersamasama dengan Kepala Daerah menjalankan tugas dan wewenang
Pemerintah Daerah dibidang Legislatif. Salah satu tugas
dan wewenang DPRD Propinsi Jawa Tengah adalah memajukan
tingkat kehidupan rakyat dengan berpegang pada program
pembangunan pemerintah dan memperhatikan aspirasi rakyat
daerah. Oleh karenanya telah menjadi kewajiban dewan
(DPRD) untuk dapat mengemban amanat rakyat dengan
memperhatikan, menampung, dan menindaklanjuti aspirasi
dari masyarakat.
Aspirasi dari masyarakat kepada Dewan harus dapat
dikelola dengan baik sesuai dengan mekanisme yang ada.
Masyarakat yang akan menyampaikan aspirasi kepada Dewan
selalu ingin dapat bertemu dan mendapat tanggapan secara
langsung dari Dewan, namun terkadang mereka tidak
memperhatikan prosedur dan birokrasi yang berlaku di
Sekretariat DPRD Propinsi Jawa Tengah mengenai tata cara
atau mekanisme penyampaian aspirasi masyarakat kepada
Dewan. Menjadi salah satu tugas humas di Sekretariat DPRD
Propinsi Jawa Tengah untuk dapat melayani aspirasi dari
masyarakat dengan baik. Agar aspirasi masyarakat ini
tepat pada sasaran dan bidangnya maka harus ditangani
dengan strategi kehumasan secara efektif. Ketika aspirasi
masyarakat
disampaikan
kepada
dewan,
masyarakat
menginginkan aspirasi tersebut bisa langsung ditampung,
ditanggapi, dan segera ditindaklanjuti sesuai dengan
permasalahan
yang
ada,
namun
keinginan
masyarakat
tersebut tidak selamanya dapat terpenuhi atau dengan kata
lain tanggapan dari dewan dinilai tidak memuaskan dan
745
tidak memenuhi aspirasi. Berdasarkan uraian
diatas,
masalah yang dapat penyusun rumuskan adalah,
“Bagaimanakah
Strategi
Humas
dalam
Menangani
Aspirasi Masyarakat di DPRD Propinsi Jawa Tengah?”
Tujuan
Penelitian
ini
adalah
untuk
megetahui
bagaimanakah gambaran (deskripsi)
mengenai strategi
humas dalam menangani aspirasi masyarakat di DPRD
Propinsi Jawa Tengah.
Menurut Frank Jefkins (1996: 9), humas adalah
sesuatu yang
merangkum keseluruhan
komunikasi
yang
terencana, baik itu ke dalam maupun ke luar, antara
organisasi dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai
tujuan-tujuan spesifik yang berlandaskan pada saling
pengertian.
Dari definisi tersebut, aktivitas humas dimulai dari
pembenahan organisasi internal humas, hingga kegiatan
yang
bersifat
membangun
citra
organisasi.
Secara
operatif, humas merupakan fungsi khusus manajemen, yaitu
membantu memelihara aturan bersama
melalui saluran
komunikasi ke dalam dan ke luar, agar tercapai saling
pengertian
atau
kerjasama
antara
organisasi
dan
publiknya, termasuk mengidentifikasikan, dalam menanggapi
opini publik yang sesuai atau tidak dengan kebijaksanaan
yang dilaksanakan oleh organisasi bersangkutan, serta
membantu
fungsi
manajemen
dalam
mengantisipasi,
memonitor, dan memanfaatkan berbagai kesempatan, serta
tantangan
atau
perubahan
yang
terjadi
di
dalam
masyarakat/publiknya.
Proses Public Relations sangat bergantung dari input
informasi (Roger Haywood, 1987: 222), dikutip oleh
Rhenald Kasali (1999: 82). Informasi yang akurat dan
benar akan memperlancar proses kegiatan humas. Kegiatan
humas yang ideal harus berdasarkan fakta, bukan asumsi.
Karena bidang humas merupakan suatu studi yang menyangkut
sikap
manusia,
dibutuhkan
ketajaman
dan
kepekaan
analisis, serta data yang dapat diandalkan (akurat).
Seorang petugas humas harus dapat memahami proses public
relations secara menyeluruh. Proses public relations
selalu dimulai dan diakhiri dengan penelitian. Berikut
746
ini merupakan empat langkah yang biasa dilakukan dalam
proses public relations sebagaimana yang diajukan oleh
Cutlip dan Center, seperti yang dikutip oleh Rhenald
Kasali (1999: 82-85), antara lain :
1. Definisikan Permasalahan
2. Perencanaan dan Program
3. Aksi dan Komunikasi
4. Evaluasi Program
Setiap tahap dari proses kerja PR sama pentingnya
bagi terlaksananya suatu program PR yang efektif. Bagi
setiap humas tahap-tahap proses public relations diatas
seharusnya menjadi prinsip kerja humas dalam melaksanakan
setiap kegiatan atau dalam menangani suatu permasalahan
yang terjadi di instansinya. Hampir setiap organisasi,
baik itu instansi pemerintah maupun organisasi swasta
tentunya pernah mengalami suatu permasalahan. Apabila
permasalahan tersebut tidak segera direspon dan dikelola
dengan baik maka permasalahan tersebut akan berkembang
dan mempengaruhi citra organisasi. DPRD Propinsi Jawa
Tengah merupakan salah satu unsur pemerintah Daerah yang
susunannya mencerminkan perwakilan seluruh rakyat Daerah,
dan menjadi tugas Dewan untuk dapat mengakomodasi
aspirasi masyarakat. Aspirasi masyarakat kepada Dewan
harus dapat diakomodasi dan dikelola dengan baik sesuai
bidang permasalahan yang ada. Prinsip kerja public
relations tersebut diatas seharusnya dapat digunakan
dalam menangani aspirasi masyarakat yang ada di
DPRD
Propinsi Jawa Tengah.
Menurut Ahmad S. Adnanputra, Presiden Institut
Bisnis dan Manajemen Jayakarta, seperti yang dikutip oleh
Rosady Ruslan (2001: 115), memberikan batasan pengertian
tentang Strategi Public Relations, adalah alternatif
optimal yang dipilih untuk mencapai tujuan public
relations dalam kerangka suatu rencana public relations
(public relations plan). Untuk lebih jelasnya, “Strategi
Public Relations”, menurut Ahmad S. Adnanputra, dibentuk
melalui dua komponen yang saling terkait erat, yaitu
sebagai berikut :
747
Komponen
1. Komponen sasaran
digarap
2. Komponen sarana
Pembentukan Strategi PR
Satuan/segmen
yg
akan
Paduan atau bauran sarana
untuk
menggarap
suatu
sasaran.
Penjelasan tahap-tahap kegiatan strategi public
relations diatas, yaitu : pertama, komponen sasaran
umumnya; adalah para stakeholder, dan publik yang
mempunyai kepentingan yang sama. Sasaran umum tersebut
secara struktural dan formal yang dipersempit melalui
upaya segmentasi, dan menjadi landasan segmentasi adalah
“ seberapa jauh sasaran itu menyandang opini bersama
(common opinion), mengandung potensi kontroversial, dan
dapat
mempengaruhinya
bagi
masa
depan
organisasi,
lembaga, nama perusahaan dan produknya menjadi perhatian
sasaran khusus disini adalah yang disebut publik sasaran
(target public). Dalam melaksanakan kegiatan kehumasan,
humas
harus
mengetahui
siapa
saja
yang
menjadi
stakeholders-nya. Stakeholders adalah
setiap kelompok
yang berada di dalam maupun di luar organisasi yang
mempunyai peran dalam menentukan keberhasilan organisasi
(Rhenald Kasali, 1999: 63). Humas dalam menangani suatu
permasalahan hendaknya dapat mengenali dan menentukan
publik sasarannya, pengertian publik adalah sekelompok
orang yang menaruh perhatian pada sesuatu hal yang sama,
mempunyai
minat
dan
kepentingan
yang
sama
(Oemi
Abdurachman, 1990: 28), seperti halnya dalam menangani
aspirasi masyarakat, humas harus dapat mengidentifikasi
dari siapa dan kepada siapa aspirasi tersebut ditujukan.
Sedangkan kedua, komponen sasaran : pada strategi
Public
Relations
berfungsi
untuk
mengarap
ketiga
kemungkinan tersebut ke arah posisi atau dimensi yang
menguntungkan, melaui pola dasar “The 3-C’s option”
(Conversation, Change, Crystallization) dari stakeholder
yang disegmentasikan menjadi publik sasaran yaitu :
748
Komponen
Strategi PR
1. Mengukuhkan
Terhadap opini yg aktif –
Pro conservation)
(proponen).
2. Mengubah
Terhadap
opini
yg
aktif–
contra (change)
(oponen).
3. Mengkristalkan
Terhadap opini yang pasif
crystallization)
(uncommited).
Dikaitkan
dengan
penjabaran
strategi
public
relations tersebut diatas, misalnya strategi humas dalam
menangani penerimaan dan penyaluran aspirasi masyarakat
yang terjadi di DPRD Propinsi Jawa Tengah. Ketika para
buruh suatu perusahaan mengadakan demo ke DPRD dengan
tujuan mengajukan beberapa tuntutan yang berkaitan dengan
masalah manajemen perusahaannya kepada dewan. Dalam
permasalahan tersebut dewan diharapkan dapat menjadi
pihak penengah antara perusahaan dan buruh yang ingin
melakukan aksi pemogokan kerja. Seandainya antara kedua
belah pihak dapat bernegosiasi dan bersedia mengadakan
perundingan, maka selanjutnya komitmen bersama tersebut
“dikukuhkan” melalui sikap tindak untuk bersedia maju ke
meja perundingan secara rasional dan normatif. Hal yang
sulit adalah mengubah atau mengkristalisasi sikap tindak
atau opini dari kelompok buruh yang aktif-kontra,
walaupun jumlahnya kecil namun dengan “ kevokalannya “
untuk menyuarakan tuntutan secara keras akan mampu secara
efektif
untuk mempengaruhi kelompok buruh lainnya yang
bersifat pasif.
Kaitan teori strategi humas dengan prakteknya di
DPRD
Propinsi
Jawa
Tengah,
khususnya
dalam
hal
pengelolaan
aspirasi
masyarakat
adalah
teori-teori
kehumasan yang ada dapat menjadi panduan kerja humas
dalam menangani penerimaan dan penyaluran aspirasi
masyarakat
di
DPRD
Propinsi
Jawa
Tengah
dengan
menyesuaikan situasi dan kondisi yang ada. Aspirasi
masyarakat agar berjalan efektif perlu ditangani dengan
strategi-strategi kehumasan secara benar dan tepat,
melalui tahapan-tahapan proses kerja humas, yaitu dimulai
dari penentuan masalah dan pengumpulan fakta (problem
statement and fact finding), perencanaan dan program
749
(planning and programming), tindakan dan komunikasi
(action
and
communiating)
hingga
tahap
evaluasi
(evaluating).
Tipe
penelitian
yang
digunakan
adalah
penelitian
deskriptif.
Penelitian
deskriptif
dimaksudkan
untuk
mendapatkan gambaran yang cermat mengenai suatu fenomena
sosial
tertentu.
Dalam
penelitian
ini
peneliti
mengembangkan suatu konsep dan mengumpulkan fakta-fakta
yang relevan, akan tetapi tidak melakukan pengujian
hipotesis (Effendi dan Singarimbun, 1989: 4). Jenis Data
ada dua , yaitu data Primer, yaitu wawancara mendalam
(indepth interview) dengan narasumber dan data Sekunder,
yaitu melalui studi pustaka. Teknik Pengumpulan data ada
2 yaitu Wawancara dan studi pustaka.
B. PEMBAHASAN
DPRD Propinsi Jawa Tengah sebagai lembaga Legislatif
yang berkewajiban
untuk
mewakili dan memperhatikan
aspirasi dari masyarakat harus dapat berguna sebagaimana
fungsinya. Dalam menangani aspirasi yang datang ke DPRD
Propinsi Jawa Tengah, Dewan harus dapat memberikan jalan
keluar (solusi) yang terbaik bagi masalah-masalah yang
disampaikan.
Ketika masyarakat menyampaikan aspirasinya kepada
Dewan, diharapkan dengan segera Dewan akan menerima,
menanggapi, dan menindaklanjuti aspirasi tersebut. Dengan
demikian masyarakat merasa puas dan yakin bahwa mereka
mempunyai wakil-wakil yang mampu menampung, menerima,
memperhatikan dan menyelesaikan aspirasinya.
Suatu organisasi, baik organisasi yang berorientasi
profit
(perusahaan)
ataupun
organisasi
non-profit
(instansi pemerintah) sebaiknya mempunyai humas dan
melakukan fungsi-fungsi kehumasan dalam rangka mencapai
tujuan organisasinya. Menurut Rosady Ruslan (2001 : 25),
humas
sebagai
alat
manajemen
modern,
maka
secara
struktural
merupakan
bagian
integral
dari
suatu
kelembagaan atau organisasi, artinya humas bukanlah
merupakan fungsi terpisah dari fungsi kelembagaan atau
organisasi tersebut. Sehingga dapat dikatakan bahwa
750
fungsi humas adalah bersifat melekat pada manajemen
organisasi atau instansi, yaitu “ bagaimana” humas dapat
menyelenggarakan komunikasi dua arah timbal balik antara
organisasi atau lembaga yang diwakilinya dengan publikpubliknya. Dengan demikian berarti bahwa peranan ini
turut menentukan sukses atau tidaknya misi, visi, dan
tujuan bersama dari organisasi.
DPRD Propinsi Jawa Tengah merupakan lembaga Legislatif
yang berkedudukan
sejajar dengan Pemerintah Daerah
Propinsi Jawa Tengah (lembaga Eksekutif). DPRD sebagai
lembaga perwakilan rakyat di Daerah merupakan wahana
untuk melaksanakan demokrasi berdasarkan Pancasila. Dalam
upayanya
mendorong
untuk
memberdayakan,
menumbuhkan
swakarsa dan kreatifitas, serta meningkatkan partisipasi
aktif dari masyarakat dengan mengembangkan peran dan
fungsi DPRD Propinsi Jawa Tengah perlu didukung oleh
semua pihak. Oleh karenanya, guna mendukung peran dan
fungsi DPRD Propinsi Jawa Tengah, diperlukan perangkat
Sekretariat yang profesional, obyektif, dan tanggap
terhadap
keinginan
Dewan,
dalam
merespon
dinamika
kegiatan Dewan. Dalam hal ini, Sekretariat Dewan harus
mampu berperan sebagai katalisator, fasilitator dan
mediator bagi Dewan, Pemerintah maupun masyarakat.
Humas Sekretariat DPRD Propinsi Jawa Tengah, berperan
sebagai
mediator
dan
fasilitator
dalam
penerimaan
aspirasi masyarakat. Humas berkewajiban untuk memberikan
pelayanan administratif kepada Dewan, serta mengikuti
semua
kegiatan
Dewan
dalam
rangka
penyerapan
dan
penerimaan
aspirasi
masyarakat.
Bahwa
tugas
pokok
Sekretariat DPRD adalah merupakan unsur pelayanan kepada
Dewan,
sehingga
tidak
mempunyai
kewenangan
dalam
pengambilan keputusan dalam suatu masalah.
Dalam menangani penerimaan dan penyaluran aspirasi
masyarkat di DPRD Propinsi Jawa Tengah, humas berpedoman
pada mekanisme atau prosedur yang telah ditetapkan.
Tahap-tahap mekanisme penerimaan aspirasi ini juga dapat
dikatakan
sebagai
langkah-langkah
manejemen
dalam
penerimaan dan penyaluran aspirasi masyarakat kepada
751
Dewan (DPRD Propinsi Jawa Tengah). Adapun tahapan-tahapan
yang dilakukan humas adalah sebagai berikut :
1. Pendefinisian Masalah
Pada tahap ini, humas berkewajiban
untuk
mendefinisikan masalah apa yang datang dan apa yang
diinginkan
sehubungan
dengan
masalah
tersebut.
Masyarakat yang datang ke DPRD Propinsi Jawa Tengah
mempunyai aspirasi, keinginan, dan harapan yang
ingin disampaikan kepada Dewan selaku wakil-wakil
rakyat yang diharapkan mampu menampung, menerima,
memperhatikan, dan menindaklanjuti aspirasi mereka.
Aspirasi akan dilayani oleh humas apabila masyarakat
datang ke humas
dan menginiginkan aspirasi mereka
tersebut minta disalurkan ke Dewan.
Di DPRD Propinsi Jawa Tengah, humas menentukan
masalah
dengan
mengidentifikasi
data-data
dan
informasi-informasi yang diperoleh melalui sumbersumber dari masyarakat, aparat keamanan, media
massa, dan melakukan pencarian informasi sendiri
kaitannya dengan keberadaan DPRD Propinsi Jawa
Tengah. Apabila tidak ada aspirasi yang datang,
humas lebih banyak bersikap pasif, yaitu humas hanya
menjalankan tugas pelayanan administratif kepada
Dewan.
2. Perencanaan dan Koordinasi
Pada tahap perencanaan ini, humas harus dapat
menganalisis situasi atau lingkungan permasalahan.
Setelah perumusan masalah dibuat, maka penting untuk
selanjutnya menjelaskan atau menggambarkan faktorfaktor,
baik
internal
maupun
eksternal
yang
menyebabkan
munculnya
masalah
tersebut.
Sebuah
analisis situasi perlu dibuat. Analisis situasi akan
memberikan rincian tentang konteks internal atau
eksternal suatu masalah (Broom & Dozier, 1990 : 30)
dalam (Putra, 1999:30). Adapun analisis situasi yang
dapat dijelaskan dalam penelitian ini adalah
- Faktor Internal
Adapun faktor internal yang menyebabkan munculnya
permasalahan adalah Pertama, masyarakat menganggap
752
mekanisme
yang
ditetapkan
terlalu
birokratis,
karena mereka harus membuat surat pemberitahuan,
dikirimkan ke bagian Tata Usaha, dan harus menunggu
surat
balasan
untuk
mengetahui
kapan
bisa
beraudensi dengan Dewan. Padahal, masalah-masalah
yang bersifat penting dan urgent diharapkan dapat
disampaikan dengan segera dan mendapat tanggapan
dan tindak lanjut dari Dewan.
Kedua, yaitu tidak adanya sosialisasi mekanisme
penyampaian aspirasi masyarakat secara langsung.
Mekanisme ini dapat diketahui ketika masyarakat
(penyampai aspirasi) berkunjung ke DPRD Propinsi
Jawa Tengah, dan selanjutnya humas akan menjelaskan
mekanisme tersebut.
Ketiga, Tidak berfungsinya peran humas secara ideal
di DPRD Propinsi Jawa Tengah. Humas diDPRD Propinsi
Jawa Tengah, setiap harinya lebih banyak hanya
bertugas dalam kegiatan pelayanan administratif
kepada Dewan, mengikuti kegiatan Dewan, publikasi
dan Dokumentasi kegiatan Dewan.
Keempat, Kualitas sumber daya di bagian humas.
Secara kualitas dapat dilihat dari latar belakang
pendidikan para personil yang ada di humas, yaitu
tidak ada seorangpun yang berlatar pendidikan dari
jurusan public relations/ilmu Komunikasi, namun
lebih banyak dari mereka yang berlatar pendidikan
dari Hukum. Kelima, Sarana dan prasarana yang masih
kurang.
Faktor
eksternal
yang
menyebabkan
munculnya
permasalahan adalah :
Pertama, semakin berkembangnya jaman yang ditandai
dengan era reformasi. Pada era reformasi sekarang
ini, masyarakat semakin kritis dalam menghadapi
kondisi lingkungan disekitarnya. Kedua, situasi
politik. Dunia politik yang terlihat dan dimengerti
oleh masyarakat mendorong mereka untuk proaktif
dalam mengusahakan aspirasinya agar diperhatikan.
Ketiga, Kondisi Ekonomi. Semakin berkembang jaman
dan kondisi ekonomi yang masih labil menyebabkan
753
semakin
banyaknya
tuntutan
kebutuhan
hidup
masyarakat.
Keempat, Intervensi dari Dewan. Artinya bahwa
humas harus selalu dapat melayani kebutuhan Dewan
secara administratif, mengikuti semua kegiatan
Dewan dan melakukan publikasi dan dokumentasi
kegiatan Dewan.
Sedangkan
dalam
penanganan
penerimaan
dan
penyaluran aspirasi masyarakat di DPRD Propinsi Jawa
Tengah, perencanaan yang dibuat oleh humas lebih
bersifat teknis saja. Misalnya : penyiapan nota
dinas
untuk
laporan
kepada
Pimpinan
Dewan,
penyediaan
tempat
pertemuan,
penyiapan
acara,
penyiapan waktu pertemuan (audensi).
Koordinasi
yang
dilakukan
humas
merupakan
kegiatan
komunikasi
yang
bertujuan
untuk
mengkoordinasikan permasalahan atau aspirasi yang
diterima oleh humas untuk disampaikan kepada Dewan.
Koordinasi ini dilakukan humas dengan Dewan, dengan
tujuan
untuk
mendapatkan kejelasan
dari Dewan
mengenai siapa yang akan menerima audensi atas
aspirasi yang akan disampaikan oleh masyarakat.
Dalam
tahap
koordinasi
ini
humas
melakukan
komunikasi dua arah dan timbal balik dengan Dewan.
3. Pelaksanaan dan Tindak Lanjut
Setelah
selesai
dilakukan
perencanaan
dan
koordinasi
dengan
Dewan,
selanjutnya
adalah
pelaksanaan audensi (dialog) antara Dewan dengan
masyarakat (penyampai aspirasi). Dalam kegiatan
audensi (dialog) ini terjadi komunikasi dua arah dan
timbal
balik
antara
Dewan
dengan
masyarakat,
sehingga antara keduannya mengetahui aspirasi apa
yang sebenarnya ingin disampaikan dan bagaimana
tanggapan dari Dewan.
Proses
komunikasi
dapat
diartikan
sebagai
“tranfer informasi” atau pesan-pesan (messages) dari
pengirim pesan sebagai komunikator
dan kepada
penerima pesan sebagai komunikan dalam proses
komunikasi tersebut bertujuan
(feed back) untuk
754
mencapai saling pengertian (mutual understanding)
antara
kedua
belah
pihak. Sebelum komunikator
mengirimkan pesan pesan atau informasi kepada pihak
komunikan, terlebih dahulu dalam proses komunikasi
tersebut memberikan makna dalam pesan-pesan tersebut
(decode). Pesan tersebut ditangkap oleh komunikan
dan diberikan makna sesuai dengan konsep yang
dimilikinya (encode). Melalui tranfer informasi
tersebut terjadi proses interpretasi, yaitu pihak
komunikan akan menafsirkan makna “decode” menjadi
“encode”
dari
berbagai
sudut
pandangnya
(perspektif), berasal dari kerangka pengalamannya
(field of experiences) dan kerangka referensinya (
frame of references). Demikian seterusnya, siklus
proses
penyampaian pesan atau informasi dalam
komunikasi,
dan kemudian pihak komunikan
akan
memberikan reaksi atau umpan balik (feed back), baik
tanggapan bersifat positif maupun negatif kepada
pihak komunikator. (Rosady Ruslan, 2001:77-78).
Sedangkan yang dimaksud dengan tindak lanjut,
merupakan
usaha
selanjutnya
oleh
Dewan
dalam
merespon aspirasi-aspirasi yang telah diterimanya.
Dalam penyampaian aspirasi masyarakat ini, Dewan
bersifat sebagai komunikator, problem solver, dan
mediator. Sebagai komunikator, yaitu Dewan menerima
aspirasi masyarakat dengan melakukan komunikasi dua
arah dan timbal balik. Dalam hal ini, Dewan berperan
sebagai komunikator. Dewan sebagai problem solver,
artinya bahwa dalam menanggapi aspirasi-aspirasi
yang ada diharapkan Dewan dapat memberikan jalan
keluar atau penyelesaian atas masalah-masalah yang
dihadapi secara proaktif, inovatif dan solutif.
Kemudian, Dewan sebagai mediator, artinya bahwa
dalam menghadapi masalah-masalah yang disampaikan
oleh masyarakat, Dewan tidak sepenuhnya dapat dan
berwewenang untuk memberikan solusi atas masalahmasalah tersebut. Perlu juga dipahami, bahwa DPRD
Propinsi
Jawa
Tengah
merupakan
mitra
sejajar
Pemerintah Daerah Propinsi Jawa Tengah, oleh karena
755
itu, apabila ada masalah-masalah yang bersifat
regional, maka DPRD Propinsi Jawa Tengah perlu
melakukan koordinasi dan kerjasama dengan Gubernur
(Pemerintah Daerah) untuk membahas permasalahanpermasalahan yang berlingkup regional Jawa Tengah.
4. Evaluasi
Evaluasi
terhadap
program
kehumasan
yang
dijalankan
sebuah
organisasi
menjadi
penting,
mengingat dua alasan, yaitu :
a. Dengan evaluasi terhadap program, humas sebuah
organisasi dapat mempertahankan program-program
kehumasan dan keberadaan bagian humas dalam
organisasi dengan menunjukkan nilai program
humas bagi organisasi.
b. Adanya tuntutan manajemen organisasi terhadap
setiap bagian dalam organisasi agar setiap
pengeluaran sumber daya organisasi pada bidang
apapun
harus
dapat
dipertanggungjawabkan
(accountable). (Putra, 1999: 70)
Secara garis besar evaluasi program kehumasan,
menurut Grunig & Hunt( 1984) dibedakan menjadi dua,
yakni evaluasi proses (process evaluation) dan
evaluasi hasil (outcome evaluation). Evaluasi proses
berkaitan dengan usaha-usaha untuk mengetahui apakah
program-program kehumasan telah dikelola dengan
baik,
berkesinambungan
dan
efektif.
Sedangkan
evaluasi hasil berkaitan dengan usaha-usaha untuk
mengetahui apakah dampak atau hasil yang ditimbulkan
oleh program-program kehumasan yang telah dijalankan
organisasi.
Dengan
kata
lain,
evaluasi
hasil
biasanya berkaitan dengan usaha untuk mengetahui
apakah tujuan (objective) yang telah ditetapkan
dalam rencana dapat tercapai. (Putra, 1999:73)
C. PENUTUP
Dari hasil penelitian ini kesimpulan yang dapat di
ambil adalah :
a. Dalam pelaksanaan tugas humas sebagai penerima dan
penyalur aspirasi masyarakat di DPRD Propinsi Jawa
756
Tengah, humas tidak mempunyai strategi secara
khusus. Manajemen yang dilakukan humas, sesuai
dengan mekanisme yang telah ditetapkan
b. Humas
mengidentifikasi
masalah-masalah
atau
aspirasi apa saja yang akan disampaikan kepada
Dewan. Dalam penerimaan aspirasi masyarakat di DPRD
Propinsi Jawa tengah sebenarnya telah diatur dalam
suatu mekanisme, namun pada kenyataannya mekanisme
tersebut
tidak
dapat
berjalan
seperti
yang
diharapkan.
c. Dalam kegiatan penerimaan dan penyaluran aspirasi
masyarakat, humas tidak melakukan evaluasi secara
formal, sehingga untuk mengetahui hasil kegiatan
kehumasannya tersebut tidak bisa maksimal dan
optimal. Saran
Saran-saran yang dapat penyusun sampaikan adalah
sebagai berikut :
a. Untuk mengoptimalkan kerja humas dalam memberikan
pelayanan kepada Dewan dan masyarakat, diperlukan
suatu perencanaan strategis untuk setiap kegiatan
kehumasan. Upaya yang dapat dilakukan, adalah
pembagian kerja sesuai dengan subbidang kerja
masing-masing staf, pembuatan daftar piket harian,
dan membina hubungan baik dengan media, aparat
keamanan, masyarakat dan staf bagian lain.
b. Kegiatan evalusi program kerja merupakan rangkaian
proses public relations yang tidak dapat dipisahkan.
Oleh karena itu, humas perlu melakukan evalusi
terhadap setiap kegiatan yang akan, sedang, dan
telah dilaksanakannya. Evalusi ini bertujuan untuk
mengukur dan menilai, apakah program kerja dan
kegiatan yang selama ini dilakukan telah semaksimal
dan seoptimal mungkin, sesuai dengan tujuan dan
sasaran organisasi yang telah ditetapkan.
* Penulis adalah Dosen Fakultas Ekonomi dan Ilmu Sosial
Universitas Sultan Fatah Demak
757
Daftar Pustaka
Abdurrahman, Oemi, 1990, Dasar-Dasar Public Relations,
Alumni, Bandung.
Jefkins, Frank, 1996, Public
Erlangga, Jakarta.
Relations
4th
Kasali, Rhenald, 1999, Manajemen
Grafiti Press, Jakarta.
Public
Putra,
Manajemen
I
Gusti
Ngurah,
Erlangga, Jakarta.
1999,
Edition,
Relations,
Humas,
Ruslan, Rosady, 2001, Manajemen Humas dan Manajemen
Komunikasi, PT. Raja Grafindo Persada, Jakarta.
Singarimbun, Masri & Effendi, Sofian, 1989,
Penelitian Survai, LP3ES, Yogyakarta,
Metode
758