pengaruh kualitas layanan, kualitas produk dan nilai

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi IX
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 14 Pebruari 2009
PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM UNTUK
PENGELOLAAN LOGISTIK DALAM PENANGANAN BENCANA
Naning Aranti Wessiani, Ahmad Rusdiansyah, dan M. Chasby Siddiq
Jurusan Teknik Industri – Fakultas Teknologi Industri ITS Surabaya
Email : [email protected]
ABSTRAK
Setiap organisasi memahami bahwa knowledge yang dimiliki oleh para
anggotanya merupakan aset yang paling berharga bagi kemajuan organisasi tersebut.
Oleh karenanya dibutuhkan suatu sistem pengelolaan yang terpadu bagi semua
knowledge yang dimiliki oleh organisasi. Salah satu pendekatan yang dapat dilakukan
adalah dengan merancang sebuah Knowledge Management System (KMS). Dengan
KMS ini maka semua knowledge yang dimiliki oleh organisasi dan personal dicatat,
diinputkan, dan disimpan dalam database organisasi, serta dalam suatu waktu dapat
diupdate sehingga memudahkan pihak lain untuk mengaplikasikan knowledge yang ada
tersebut.
Hal diatas pula yang mendasari pentingnya perancangan KMS untuk
pengelolaan logistik dalam penanganan bencana. Thomas (2002) menyatakan
penanganan logistik dalam bencana masih kurang mendapatkan perhatian padahal
penanganan logistik merupakan faktor kritis dalam penanganan bencana. Pada
kenyataan di lapangan, banyak organisasi dan personal yang telah terlibat dalam
penanganan logistik bencana seperti pemerintah, LSM, sukarelawan asing, dan lain-lain
sehingga seharusnya pengetahuan mereka dapat dimanfaatkan untuk distrukturkan,
diinput, dan disimpan dalam database guna memudahkan penanganan logistik pada
kasus-kasus bencana yang serupa.
Penelitian ini bertujuan merancang model knowledge management system bagi
penanganan bencana khusus dalam penanganan logistiknya. Metode pendekatan yang
digunakan adalah pendekatan knowledge management, disaster management, aplikasi
web serta operational research. Knowledge yang diinputkan kedalam database KMS
meliputi standar operating procedure (SOP) penanganan logistik, pasokan logistik, dan
knowledge source. Knowledge yang telah diinput dan disimpan tersebut ditampilkan
kembali dalam suatu report melalui sebuah rancangan website KMS yang bisa diakses
oleh para stakeholder yang terlibat dalam penanganan logistik bencana.
Kata Kunci : knowledge management, web, logistik, manajemen bencana alam, riset
operasi
PENDAHULUAN
Penanganan berbagai bencana alam yang terjadi beberapa tahun terakhir secara
beruntun di Indonesia banyak mendapat sorotan dari masyarakat luas. Tidak saja dalam
konteks keprihatinan atas penderitaan yang dialami oleh masyarakat yang mengalami
langsung akibat dari bencana tersebut, tetapi juga ‘lambannya’ reaksi pemerintah dan
lembaga swadaya masyarakat dalam mengelola keadaan pasca bencana yang terjadi.
Kecepatan bertindak adalah faktor penting dalam kegiatan penyelamatan dalam
mengurangi dan menanggulangi penderitaan akibat bencana, serta upaya
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi IX
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 14 Pebruari 2009
mengembalikan dan menormalisasikan keadaan seperti sedia kala (Recovery and
Rehabilitation Activities).
Mengingat kejadian bencana alam yang terjadi di berbagai tempat, organisasiorganisasi yang aktif menangani bencana, baik yang merupakan lembaga bentukan
pemerintah ataupun lembaga swadaya masyarakat (LSM) seringkali menghadapi
kendala-kendala dalam melakukan aktivitas pengelolaan logistik pasca bencana. Hal ini
dikarenakan personil-personil yang terlibat dalam penanganan bencana seringkali
merupakan para sukarelawan yang baru pertama kali terjun dalam kegiatan sosial ini
sehingga pengalaman mereka masih sangat minim. Hal ini disebabkan karena tidak
adanya ”transfer of knowledge” dari para sukarelawan yang telah berpengalaman
kepada para sukarelawan pemula. Selain itu, pengetahuan penanganan bencana bersifat
spesifik, tergantung dari bencana yang terjadi. Akibatnya, knowledge yang didapat para
sukarelawan di satu tempat akan berbeda dengan knowledge didapat di tempat yang
lain. Bahkan seringkali dalam penanganan logistik pasca bencana, terjadi kondisi
ketidaksingkronan antara kebutuhan logistik para korban bencana alam dengan bantuan
logistik yang telah disumbangkan oleh masyarakat melalui LSM atau lembaga
pemerintah. Akibatnya terjadi kelebihan terhadap jenis logistik tertentu dan kekurangan
terhadap jenis logistik yang lain.
Hal diatas pula yang mendasari pentingnya perancangan Knowledge
Management System (KMS) untuk pengelolaan logistik dalam penanganan bencana.
Thomas (2002) menyatakan penanganan logistik dalam bencana masih kurang
mendapatkan perhatian padahal penanganan logistik merupakan faktor kritis dalam
penanganan bencana. KMS ini diharapkan dapat menjadi media untuk pengelolaan
knowledge para sukarelawan termasuk di dalamnya prosedur-prosedur, pengalaman
dalam menangani bencana alam. Selain itu, juga sebagai tool yang dapat menampilkan
jenis kebutuhan logistik dan jumlah dari tiap jenis kebutuhan logistik tersebut sehingga
dapat mengatasi permasalahan penanganan logistik pasca bencana alam di Indonesia.
KONSEP KNOWLEDGE MANAGEMENT
Manajemen pengetahuan (knowledge management) adalah sebuah konsep baru
di dunia bisnis. Konsep ini berkembang pesat terutama sejak tahun 2000-an. Tujuan
penerapan konsep ini adalah untuk meningkatkan dan memperbaiki operasional
perusahaan dalam mencari keuntungan kompetitif. Knowledge management digunakan
untuk memperbaiki komunikasi diantara manajemen puncak dan pekerja untuk
mempertahankan proses kerja, menanamkan budaya, pengetahuan dan
mengimplementasikan sistem penghargaan berbasis kinerja.
Secara umum, knowledge management adalah sebuah proses yang
mengkoordinasikan penggunaan informasi, pengetahuan dan pengalaman. Dengan
konsep tersebut, berarti ada perbedaan untuk data, informasi dan pengetahuan.
Berdasarkan hierarkinya, informasi berasal dari data yang telah diproses sehingga dapat
diinterpreasikan. Pengetahuan adalah hasil dari pengolahan informasi secara lebih lanjut
dengan menggunakan metode tertentu. Sedangkan kebijaksanaan (wisdom) lebih kearah
pengambilan keputusan dari pengguna pengetahuan.
Menurut Finerty (1997), knowledge management memiliki ruang ringkup dua
lapisan. Lapisan pertama adalah proses (process) meliputi utilization, storing,
acquisition, distribution/sharing dan creation. Lapisan kedua meliputi structure,
technology, measurement, organizational design, leadership dan culture. Kedua lapisan
tersebut terintegrasi membentuk ruang lingkup knowledge management.
ISBN : 978-979-99735-7-3
A-16-2
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi IX
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 14 Pebruari 2009
Pengetahuan yang menjadi objek dalam knowledge management terbagi menjadi
dua, yaitu tacit knowledge dan explicit knowledge. Tacit knowledge adalah pengetahuan
yang ada dalam kepala manusia. Tacit knowledge bersifat personal, procedural, kacau,
soft (lunak), tersimpan di otak, informal dan biasanya berkaitan tentang kecakapan atau
keterampilan. Sedangkan explicit knowledge adalah pengetahuan manusia yang berada
diluar kepala. Bentuk explicit knowledge, antara lain dokumen, buku, jurnal dan lainlain. Sifat dari explicit knowledge adalah tercetak dalam kode-kode, deklaratif, formal
dan hard (keras). (Nonaka dan Takeuchi 1995).
Dalam pengembangan pengetahuan, terjadi proses transfer pengetahuan. Proses
ini terangkum dalam sebuah model. Menurut SECI Model (Hidayatno, 2006), terjadi
empat proses transfer pengetahuan, yaitu socialization, externalization, combination dan
internalization. Socialization adalah proses transfer informasi diantara orang-orang
dengan cara conversation/percakapan. Dalam hal ini terjadi transfer dari tacit
knowledge ke tacit knowledge. Proses selanjutnya adalah externalization, yaitu transfer
dari tacit knowledge ke explicit knowledge. Combination adalah transfer dari explicit
knowledge ke explicit knowledge. Internalization adalah transfer dari explicit knowledge
ke tacit knowledge. Proses transfer pengetahuan berlangsung berulang-ulang
membentuk suatu siklus. Hal inilah yang menyebabkan pengetahuan terus berkembang
dari waktu ke waktu. Jadi menurut konsep SECI, siklus transfer pengetahuan akan terus
berputar dan berkembang.
PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM (KMS) UNTUK
PENANGANAN LOGISTIK PADA BENCANA
Sistem yang akan dibuat terdiri dari 4 (empat) buah entitas dengan banyak
proses di dalamnya. Entitas tersebut terdiri dari masyarakat, tim relawan, expert, dan
administrator atau dalam sistem manajemen pengetahuan disebut sebagai CKO (Chief
Knowledge Officer). Secara garis besar ditunjukkan seperti gambar 1, beserta prosesnya
pada gambar 2.
Pencarian, pertanyaan
pengetahuan
Transfer
knowledge [1]
pengalaman
Expert
pengetahuan
Expert
Pencarian,
tanya
Masyarakat
Knowledge
Mnagement
System
(KMS)
informasi
update data logistik
Manajemen
Distribusi
Logistik [2]
Estimasi
Kebutuhan
Logistik Awal
data
managing
data
Tim relawan
Database
CKO
Gambar 1. Gambaran Sistem
Masyarakat
informasi
Data masukan
Tim
relawan
data
pengalaman
informasi
informasi
managing
CKO
Manajemen
Sistem
Insert,update,delete data
Gambar 2. Proses dalam Sistem
Detail dari proses transfer knowledge ditunjukkan pada gambar 3, dimana
terdapat dua macam proses dalam pengimplementasikannya sehingga proses transfer
pengetahuan ini dilakukan melalui dua macam cara, yaitu dengan proses pencarian
secara manual oleh user berdasarkan kata kunci yang dimasukkan dan melalui sebuah
forum komunikasi antara masyarakat, tim relawan, dan expert. Sedangkan detail proses
sistem manajemen logistik ditunjukkan oleh gambar 4.
ge
ISBN : 978-979-99735-7-3
A-16-3
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi IX
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 14 Pebruari 2009
Data logistik
berdasarkan
lapangan
Deklarasi
logistik
berdasarkan
lapangan
keyword
data
Database
Masyarakat
informa
si
pertanyaan
informa
si
Tim relawan
update data
data
Database
Simpan
data
pengetahuan
pengalaman
Forum
Diskusi
data
Update data
logistik
Pencarian
(Text
Mining)
pengetahuan
Expert
informasi
Masyarakat
Gambar 3. Proses Transfer Knowledge
pengalaman
Tim relawan
Gambar 4. Proses Manajemen Logistik
Pengelolaan distribusi logistik yang terjadi pada tahap recovery fase II dilakukan
oleh tim relawan. Setiap kali terdapat masukan bantuan logistik dari masyarakat dan
atau setiap bantuan tersebut didistribusikan, maka tim akan melaporkan ke pusat melalui
perangkat lunak ini. Sehingga jumlah tiap jenis kebutuhan logistik bencana dapat
dipantau dan diinformasikan kepada masyarakat secara real time.
FITUR-FITUR SISTEM
Fitur-fitur yang terdapat dalam sistem ini dirancang agar sesuai dengan tujuan
perancangan sistem ini. Web ini dirancang dengan terdiri dari beberapa halaman. Web
ini dinamakan Siaga, yaitu Sistem Tanggap Bencana. Tampilan awal web ini dapat
dilihat pada gambar 6 dibawah ini.
Halaman awal sistem ini terdiri atas 4
fitur. Fitur-fitur tersebut adalah (1) Home.
Halaman ini menjelaskan tentang
informasi yang disediakan oleh web
kepada seluruh pengguna. Halaman ini
juga menjelaskan tentang latar belakang
perancangan sistem ini, motto dan visi
misi, serta manfaat sistem ini. Secara
lebih jelas dapat dilihat pada gambar 7
dibawah ini.
Gambar 6. Halaman Awal Web
Dalam halaman home terdiri atas beberapa
fitur, yaitu Info Tim Sigap yang menjelaskan
tentang tim relawan yang tergabung dalam
sistem ini. Informasi yang didapatkan melalui
fitur ini adalah nama tim yang tergabung,
contact person, alamat kantor, dan daerah
penanganan tim relawan. Selain itu, fitur ini
juga menjelaskan tentang sistem koordinasi
dari tim-tim yang tergabung. Fitur ini akan
membantu koordinasi antar tim relawan yang
telah tergabung, dan juga akan membantu
Gambar 7. Halaman Home
masyarakat yang membutuhkan informasi
tentang tim relawan. Secara lebih jelas tentang fitur info tim Sigap dapat dilihat pada
ISBN : 978-979-99735-7-3
A-16-4
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi IX
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 14 Pebruari 2009
gambar 8. Selanjutnya fitur Edukasi Online, yang memberikan knowldege tentang
pengalaman tim relawan dalam melakukan aktivitas penanganan bencana alam. Tim
relawan yang tergabung, akan menginputkan pengalamannya ke sistem ini, dan
masyarakat atau tim relawan lain akan mendapatkan knowledge tentang aktivitas
penanganan. Dalam fitur ini terjadi proses transfer of knowldege, dari tim relawan yang
berpengalaman ke masyarakat dan tim relawan yang lain. Knowledge yang terdapat
dalam edukasi on line ini dirancang dengan sistem searching dalam penggunaannya.
Hal ini dapat mempermudah pengguna untuk mencari knowledge yang dibutuhkan.
Fitur ini dapat dilihat pada gambar 9. Fitur ketiga adalah Artikel Tim Sigap, yang
memberikan knowldege yang berkaitan dengan bencana dari para expert yang tergabung
dalam sistem ini. Knowledge yang diberikan bersifat ilmiah yang dapat menambah
wacana ke masyarakat dan tim relawan dalam melakukan penanganan bencana. Dalam
fitur ini juga terjadi transfer of knowledge. Jelasnya tentang fitur ini dapat dilihat pada
gambar 10. Berikutnya adalah fitur Berita Terkini, dimana memberikan informasi
tentang berita terbaru yang terjadi dalam aktivitas penanganan pasca bencana. Berita ini
diinputkan oleh tim relawan yang terjun langsung dalam penanganan bencana. Adanya
berita ini dapat menjadi pertimbangan bagi masyarakat atau tim relawan lain yang akan
memberikan bantuan. Dalam fitur ini juga terjadi transfer of knowldege. Lebih jelasnya
dapat dilihat pada gambar 11. Setelah itu adalah fitur Rekapitulasi Logistik yang
memberikan informasi ke masyarakat dan tim relawan tentang data kebutuhan logistik
yang sudah diterima, yang sudah didistribusikan dan yang masih dibutuhkan. Informasi
ini akan menjadi pertimbangan bagi masyarakat yang akan memberikan bantuan,
sehingga dapat tepat sasaran, informasi juga akan membantu tim relawan yang berperan
sebagai mediator bantuan antara masyarakat dan korban bencana. Fitur rekapitulasi
logistik dapat dilihat pada gambar 12. Fitur terakhir adalah Forum yang berfungsi
sebagai sebagai wadah transfer of knowldge antara masyarakat dan atau tim relawan
lain dengan tim relawan yang tergabung dalam sistem ini. Forum ini dirancang dengan
menggunakan sistem chatting (lihat gambar 13).
Gambar 8. Halaman Fitur Info Tim Sigap
Gambar 9. Halaman Fitur Edukasi On Line
ISBN : 978-979-99735-7-3
A-16-5
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi IX
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 14 Pebruari 2009
Gambar 10. Halaman Fitur Atikel Sigap
Gambar 11. Fitur Berita Terkini
Gambar 12. Fitur Rekapitulasi Logistik
Gambar 13. Halaman Fitur Forum
Pada halaman Home ini juga ada link menuju fitur Login dimana fitur ini disediakan
untuk tim yang telah bergabung dalam sistem ini. Tim yang telah tergabung akan
mendapatkan account dan password untuk masuk ke sistem dan mendapatkan fasilitas
yang lebih jika dibandingkan dengan pengguna biasa. Fitur login dapat dilihat pada
gambar 14. Adapula link menuju fitur Register, yang dapat digunakan untuk user
bergabung dalam KMS ini. Hal-hal yang harus diisi dalam fitur ini dapat dilihat dalam
gambar 15.
Gambar 14. Halaman Fitur Login
Gambar 15. Halaman Fitur Register
Pada halaman awal selain fitur Home, juga ada fitur yang menampilkan Logistik
Darurat yakni kebutuhan logistik yang jumlahnya belum memenuhi kebutuhan.
Tampilan fitur ini dapat dilihat dalam gambar 16. Link menuju fitur Berita Terkini
ISBN : 978-979-99735-7-3
A-16-6
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi IX
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 14 Pebruari 2009
juga dimasukkan dalam halaman awal guna mempercepat user untuk mengakses. Dan
link keempat adalah menuju Forum.
Gambar 16. Halaman Fitur Logistik Darurat
Gambar 17. Input Berita Terkini
Fitur Up Date informasi logistik yang berupa jenis bantuan yang sudah diterima, sudah
didistribusikan serta yang masih dibutuhkan juga disediakan dalam KMS ini. Secara
lebih jelas tentang fitur up date informasi logistik dapat dilihat pada gambar 18.
Gambar 18. Halaman Fitur Up Date Logistik
KESIMPULAN
1.
2.
Beberapa simpulan yang dapat ditarik adalah :
Dengan web-based knowledge management system yang telah dirancang, dapat
digunakan untuk mengelola pengalaman tim sukarelawan dalam menangani
logistik pasca bencana alam. Hal ini dapat menjadi knowledge yang bermanfaat
bagi tim sukarelawan selanjutnya.
Web-based knowledge management yang telah dirancang dapat digunakan sebagai
media sistem manajemen logistik bencana, dengan sistem koordinasi antara
pemerintah dengan tim relawan yang menangani.
DAFTAR PUSTAKA
Budi, B, Dr dan Dr Deny J.P. 2005. Mengenal dan Mengantisipasi Bencana Alam
Geologis. Jurnal Aksi Sosial edisi Disaster management Tahun II No.3.
Bandung
ISBN : 978-979-99735-7-3
A-16-7
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi IX
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 14 Pebruari 2009
Harlian, Milkha. 2007. Penerapan Knowledge Management System Untuk Manajemen
Pengalaman dan Logistik Pasca Bencana Alam. Laporan Tugas Akhir Sarjana
S1. Politeknik Elektronika Negeri Surabaya
Hidayatno, Achmad. 2006. Pengenalan Knowledge Management System. Jakarta
Hillier, Frederick S., and Gerald J. Lieberman. Introduction to Operations Research.
Mc Graw-Hill Companies, Inc., New York
Kadir, Abdul. 2002. Dasar Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP. ANDI,
Yogyakarta.
Marwick,
Daniel,
Knowledge
Management
http://www.ibm.com/Knowledgemanagementtechnology.htm
Technology,
Nagano,
Nasukawa,
Text
Analysis
and
Knowledge
Mining
http://www.ibm.com/text analysis and knowledge mining system.htm
System,
Oemardi. 2000. Penanganan Bencana Alam. Walhi. Jakarta
Parlan, Hening. 2004. Memahami Bencana Ekologi Bukan Sebagai Keniscayaan Alam
Indonesia Dalam Konteks Geografis. Walhi. Jakarta
Sampurna. 2003. Menguasai Aplikasi Web Tanpa Pemrograman. Elex Media
Komputindo. Jakarta.
Syamsudin, Fadli. 2005. Belajar Dari Gempa dan Tsunami Aceh. Tempo. Jakarta
ISBN : 978-979-99735-7-3
A-16-8