Fungsi Penyimpanan, Penyaluran dan Pemeliharaan Logistik

Fungsi Penyimpanan,
Penyaluran dan
Pemeliharaan Logistik
Manajemen Logistik
Adman, S.Pd
Pengertian
Fungsi penyimpanan: merupakan kegiatan dan
usaha untuk melakukan pengurusan penyelenggaraaan
dan pengaturan barang-barang persediaan di dalam
ruang penyimpanan.
Penyimpanan berfungsi untuk menjamin penjadwalan yang
telah ditetapkan dalam fungsi-fungsi sebelumnya dengan
pemenuhan setepat-tepatnya dan dengan biaya
serendah-rendahnya.
Kegiatan penyimpanan ini meliputi : Perencanaan
penyimpanan, penyelenggaraan tata laksana
penyimpanan, perencanaan pengoperasian alat-alat
pembantu pengatur barang, tindakan keamanan dan
keselamatan.
Masalah-masalah dalam penanganan
Fungsi Penyimpanan
 Penanganan administrasi fisik: jumlah jenis klasifikasi,
karakteristik dari barang
 Unsur pertanggung jawaban barang: Kekayaan negara dan
instansi yang memiliki nilai yang besar
 Pengadministrasian harus diikuti perkembangan agar
menunjang fugnsi perencanaan dan penentuan
kebutuhan: terutama bahan dan suku cadang
 Pembiayaan yang khusus
 Modal yang ditanam: gudang, jalan, dermaga, pemasangan
instalasi, drek dan crane, pendingin, pemanas, peralatan
pengendali.
 Biaya operasional: administrasi dan overhead, untuk biayabiaya pengawetan, penerangan, perawatan, pendingin, pengaman,
pengendalian, penyusutan modal.
Faktor yang Perlu di perhatikan
dalam Fungsi Penyimpanan
1. Pemilihan lokasi
Dalam rangka memperlancar, dengan
mempertimbangkan jalur cepat, lokasi mudah,
dalam mempersiapkan kematangan
penyampaian barang.
2. Make sure you understand
1. Issues that are causing delays or impeding
progress
2. Why problem was not anticipated
3. If customer will want to discuss issue with
upper management
Fungsi Pengendalian
 Fungsi Pengendalian : tindakan pengaturan dan
pengarahan pelaksanaan dengan maksud agar tujuan tertentu
dapat dicapai secara efisien dan efektif
 Bentuk Pengendalian:
1. Merumuskan tata laksana dalam bentuk : manual, standar, kriteria,
norma, instruksi dan lain-lain prosedur.
2. Melaksanakan pengamatan, evaluasi, dan laporan guna
mendapatkan gambaran informasi tentang penyimpangan dan
jalanya pelaksanaan dari rencana.
3. Melakukan kunjungan staf guna mengidentifikasikan
permasalahan serta memberikan pengarahan dan bimbingan
tentang cara-cara pelaksanaan dalam rangka pencapaian tertib
administrasi dan tertib teknis.
4. Melakukan tindak turun tangan sebagai tindak lanjut dari hasil
pengawasan.
Sarana Pengendalian
1. Struktur organisasi
2. Sistem dan prosedur
3. Petugas
4. Peralatan
Sasaran dan Pendekatannya
a)
b)
c)
Menjadi sarana pengelolaan logistik berupa datadata yang bermanfaat
Menjadi sarana bagi pimpinan dalam pengambilan
keputusan
Menjadi sarana dalam mengikuti dan mengawasi
penyelenggaraan logistik.
Fungsi Pengendalian mengandung
kegiatan
inventarisasi
Menyangkut kegiatan-kegiatan dalam perolehan logistik
pengawasan
Menyangkut kegiatan-kegiatan untuk menetapkan ada
tidaknya deviasi-deviasi penyelenggaraan dari rencanarencana logistik.
Evaluasi
Menyangkut kegiatan-kegiatan memonitor menilai dan
membentuk data-data logistik yang diperlukan,
Untuk itu diperlukan
1.
2.




Struktur organisasi
Sistem informasi yang memadai dan
ditunjang oleh prosedur yang diterapkan
dengan konsekuen
Klasifikasi dan kodifikasi yang selalu
mengikuti perkembangan dalam menuju
standarisasi dan katalogisasi.
Pendidikan dan latihan
Anggaran yang cukup memadai hingga
pelaksanaan Administrasi dapat menunjang
pelaksanaan operasional seoptimal mungkin.
Penggunaan perangkat keras dan lunak .
Kebutuhan Sistem Informasi Logistik
1.
2.
3.
4.
Pengenalan barang
Jumlah
Mutu dan kondisi
Nilai
Tercermin pada kebutuhan Proses dalam Fungsi
Pengendalian
1.
2.
3.
Pengendalian persediaan
Pengembangan tolok ukur dan variabel
Penyajian data dan report untuk pertanggung
jawaban
Tahapan Fungsi Pengendalian
1.
2.
3.
4.
5.
Penggunaan prosedur secara konsekuen.
Menyesuaikan dengan kondisi yang ada
Harus ada penyesuaian dan penyedian tenaga
yang baru.
Dilakukan pendidikan logistik bagi semua
pihak
Adanya sensus barang dalam rangka
memperoleh data-data untuk pelaksanaan
pengendalian.
Peran Inventarisasi dalam Pengendalian
1.
2.
3.
4.
5.
Sebagai modal perencanaan pembangunan
Sumber penghematan secara optimum dan mengurangi
kemubaziran
Sebagai pedoman penghitungan kekayaan
Bahan mempermudah pengawasan
Bahan pengambilan keputusan untuk pimpinan dan staff
Kegiatan Inventarisasi dalam Pengendalian
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Menyediakan data untuk merencanakan kebutuhan
Memberikan informasi untuk bahan pengarahan
Memberikan pedoman dalam fungsi penyimpanan
Memberikan petunjuk dalam pemeliharaan peralatan
Menyediakan data dalam menentukan barang dan
penghapusan pertanggung jawaban
Menerapkan kodifikasi untuk menuju sasaran katalogisasi