Organisasi berbasis komunikasi dan informasi mendorong kreativitas.
advertisement
BAB I Pendahuluan Scott G. McNealy, adalah CEO dari Sun Microsystem, Inc. Dikenal karena keunikan Visi-nya tentang hagih-tech, yang berdasarkan jaringan komputer. Memahami bahwa informasi dan komunikasi adalah kunci untuk melanjutkan pengembangan organisasi . Memanfaatkan kekuatan komputer untuk mendorong sebuah program komunikasi organisasi yang komprehensif. termasuk polling atau penyebaran kuesioner melalui e-mail untuk mengumpulkan informasi tentang persepsi karyawan mengenai hal-hal seperti “performance inhibitors” yang membuatnya sulit melakukan pekerjaan dengan baik. Organisasi besar dibangun atas keinginan yang luar biasa dari para manajer untuk berkomunikasi dan untuk membangun budaya organisasi yang kaya komunikasi. Budaya yang membangun kepercayaan dan mendorong semangat serta memudahkan mengalirnya ide-ide dan saransaran baik ke atas maupun ke bawah dalam hirarki, serta diantara para pimpinan dan kolega. Sayangnya, tipe budaya yang kaya komunikasi hampir tidak ada di semua lingkungan kerja. American Management Association, sebagai contoh, hanya menempatkan para manajernya dalam peringkat 63% dalam merespek “communicating information and direction”. Responden pada survei yang lain menempatkan skill para manajernya dalam “listening and asking questions” pada tingkat rata-rata 3,6 dari skala 5 poin. Jelas bahwa masih banyak yang akan disempurnakan yang berkaitan dengan aspek manajerial dan komunikasi lingkungan tempat kerja. Dalam kaitannya dengan kreativitas: Organisasi sekarang ini menghadapi serangkaian tekanan persaingan. Mereka harus tetap berubah dan berinovasi. Mereka reinventing pada kecepatan internet agar tetap tidak ketinggalan dalam perubahan teknologi, pesaing-pesaing baru dari berbagai penjuru dunia, dan perubahan permintaan kostumer dan tenaga kerja potensial secara terus menerus. Organisasi bisnis perlu menguasai komunikasi dan informasi agar supaya kreativitasnya memiliki keunggulan bersaing. Kreativitas sangat penting untuk kemajuan organisasi: Sebagai sumber penciptaan nilai bagi stakeholder baik yang ada dalam organisasi maupun yang berada diluar oragnisasi. Fokus kreativitas adalah innovasi, penemuan produk dan jasa, pengembangan proses baru, cara baru dalam berkomunikasi dengan para pelanggan, cara baru mempengaruhi dan mempertahankan karyawan yang berbakat. Kreativitas sebagai core competence akan membantu perusahaan menciptakan produk, jasa, proses, atau ide yang lebih baik atau lebih baru. Sekarang ini masih banyak manajer perusahaan mencoba menerapkan satu model sebagai satu-satunya model kreativitas sehingga hasilnya sering mengecewakan. Kegagalan penerapan model tersebut disebabkan karena usaha baru memerlukan pendekatan baru terhadap kreativitas. Pelaksanaan terbaik (best parctices) dan kompetensi mungkin berbeda, tergantung pada yang apa diperlukan untuk mencapai situasi tertentu. Identifikasi Masalah: Berdasarkan uraian pendahuluan, diidentifikasi permasalahan bahwa hampir tidak ada organisasi yang berbasis komunikasi dan informasi. Hal ini menghambat terciptanya kreativitas dalam sebuah organisasi. Berdasarkan hasil survei menunjukkan para manajer hanya 63% yang memberikan respek terhadap komunikasi dan informasi. Pada survei yang lain menempatkan skill para manajernya dalam “listening and asking questions” hanya rata-rata 3,6 dari skala 5 poin. Memperhatikan identifikasi masalah tersebut, maka dapat dikemukakan beberapa rumusan masalah sebagai berikut: 1. Bagaimanakah peran komunikasi dalam perilaku organisasi ? 2. Bagaimanakah peran kreativitas dalam perilaku organisasi ? 3. Apakah organisasi yang berbasis komunikasi dan informasi akan mendorong kreativitas ? Tujuan Pengkajian: Adapun yang menjadi tujuan pengkajian adalah sebagai berikut: untuk mendeskripsikan pentingnya komunikasi dan informasi, hal ini akan mendorong munculnya kreativitas pada semua anggota/karyawan dalam sebuah organsisi. Menjelaskan pentingnya komunikasi dan informasi dalam organisasi. Menjelaskan pentingnya kreativitas dalam organisasi khusunya dalam era persaingan yang semakin ketat dewasa ini. Untuk mengetahui kaitan antara komunikasi dan informasi serta kreativitas dalam organisasi. Metode Pengkajian Pengkajian ini lebih bersifat teoritis, sehingga metode yang dipakai lebih bersifat analisis deskriptif. Analisis deskriptif ini diharapkan mampu memberikan gambaran secara jelas tentang permasalahan yang berkaitan dengan peran penting komunikasi dan informasi serta kreativitas dalam sebuah organisasi. Oleh karena itu, dalam kajian ini lebih banyak mempergunakan data sekunder yang dikumpulkan melalui studi kepustakaan. Sumber-sumber yang dijadikan dasar dalam pengkajian ini berasal dari textbooks dan sumber bacaan lain seperti jurnal. BAB II KAJIAN PUSTAKA Communication: It is the process of sending and receiving symbols with attached meaning. Terdapat tiga dimensi penting yang mendasari definisi-definisi komunikasi: Dimensi pertama, tingkat observasi atau derajat keabstrakannya. Dimensi Kedua, kesengajaan (intentionality). Dimensi Ketiga, penilaian normatif. Tiga Konseptualisasi Komunikasi Komunikasi sebagai tindakan satu-arah Komunikasi sebagai interaksl Komunikasi sebagai transaksi Sifat dan Proses Komunikasi Dapat dipahami dengan memperhatikan figure di bawah ini Source Intended Encodes Meaning message Receiver Channel Decodes message Perceived meaning Feedback Noise Physical distraction Semantic errors Mixed messages Cultural differences Absence of feedback Status effect Figure 1. The Communication process and possible sources of “noise”. Arah dan Aliran Komunikasi Dewasa ini customer-sensitive organisasi memerlukan secara tepat dan akurat feedback dan informasi produk. Untuk melayani kebutuhan konsumen, mereka harus memperoleh informasi yang benar, dan memperolehnya secara cepat dari para pekerja. Selanjutnya, setiap bagian dalam organisasi, harus berkeinginan dan dapat berkomunikasi keseluruh bidang atau batas-batas fungsional, dan mendengar kebutuhan satu sama lain sebagai “internal customers”. Desain organisasi baru (new organization) menekankan lateral communication dalam bentuk cross-departmental committess, tim, task force dan matriks organisasi. Diantara pengembangan tersebut adalah mengembangkan perhatian terhadap ekologi organisasi. Study tentang bagaimana membangun desain mungkin mempengaruhi komunikasi dan produktivitas melalui peningkatan lateral communication. Arah dan Aliran Komunikasi Komunikasi diantara anggota organisasi, serta antara mereka dan kostumer eksternal, suplier, distributor, alliance partner, dan diluar rumah, menyediakan informasi vital bagi perusahaan. Komunikasi organisasional adalah proses spesifik yang melalui gerakan informasi dan dipertukarkan dalam organisasi keseluruhan. Informasi mengalir baik melalui saluran formal maupun informal sebagaimana yang dibuat, dan saluran saluran tersebut mengalir ke bawah, ke atas dan ke samping. Downward Communication Seperior To influance: Strategies Objectives Instructions Publics Policies Feedback Peer Manager To inform: Peer Problems Results Suggestions Questions Needs Subordinates Upward Communication Lateral Communication To coordinate: Problems Needs Advice Feedback Figura 2. Direction for information flow in and around organizations Dasar- dasar Komunikasi Interpersonal Organisasi dewasa ini, penekanannya pada struktur horisontal dan integrasi fungsional. Orang yang berkeinginan dan mampu bekerja sama, dan komitmen bakatnya yang saling mendukung, serta semangat kerja, merupakan dasar dari suatu organisasi berkinerja tinggi. Untuk menciptakan dasar ini, orang harus unggul dalam proses komunikasi interpersonal. Komunikasi yang Efisien dan Efektif Ketika orang berkomunikasi dengan orang lainnya, sekurang-kurangnya ada dua hal penting yakni, pertama adalah keakuratan komunikasi sebagai suatu hasil yang efektif, kedua adalah biayanya sebagai suatu hasil yang efisien. Komunikasi yang efektif terjadi ketika sumber makna yang dimaksud dan makna yang dipahami oleh receiver adalah benar-benar sama. Komunikasi yang efisien terjadi pada biaya yang rendah dikaitkan dengan pengeluaran sumber daya. Aktif Mendengarkan Kemampuan mendengar dengan baik adalah suatu aset yang nyata seseorang. Terdapat dua sisi dalam proses komunikasi: 1) pengiriman suatu pesan, atau “telling”, dan 2) menerima suatu pesan atau “listening”. Sayangnya, terlalu banyak orang menekankan telling dan mengabaikan listening. Setiap orang didalam lingkungan kerja yang baru, seharusnya mengembangkan skill dalam bentuk aktif mendengar – kemampuan membantu suatu sumber pesan katakanlah, apa yang benar-benar dia maksudkan. Pengertian kreativitas Apa yang dimaksud dengan kreativitas? Menurut Jeff DeGraff and Katherine A. Lawrence (2002) menetapkan kreativitas “as a purposeful activity (or set of activities) that produces valuable products, services, processes, or ideas that are better or new. Tindakan kreativitas dapat dilakukan oleh individu, suatu kelompok, atau sebuah organisasi, ataupun orang-orang bekerja bersama-sama untuk menghasilkan sesuatu, apakah inovasi, profit, kualitas, pengetahuan atau beberapa hasil lainnya yang diinginkan. Figure 4. Factors affecting organisational creativity Organisational Climate Leadership Style Participation Freedom of expression Interaction with small barriers Large number of stimuli Freedom to experiment Building on earlier ideas • Participative • Leader’s vision • Develop effective group Organisationa l creativity Organisational Climate • Open flow of communication • Risk taking • Self-inisiative activity • Participative safety • Trust and respect for the individual Resource & System Sufficient resourcing • Effective system of communication • Challenging work Structure & System • Long-terism • Flat structure •Fair, supportive evaluation of employees • Rewarding creative performance Pemetaan Kreativitas: Empat Profile Profil Imagine Berupaya menciptakan sesuatu yang baru, yang sebelumnya dipikirkan tidak mungkin. Tujuannya bercirikan inovasi atau pertumbuhan. Profil Investasi Berfokus pada kinerja dan tujuan. Bersaing dan mencintai tantangan Budaya yang menekankan pencapaian hasil dan disiplin Memotivasi kearah percepatan dan outcome yang menguntungkan, sebelum pesaing melakukannya. Secara khusus berfokus pada profit melalui marketshare, revenu, dan pemilikan brand, atau melalui kecepatan respon. Profil Improve (perbaikan/peningkatan) Berupaya menciptakan sesuatu lebih baik bergantung pada keadaan sekarang. Tujuan khususnya adalah kualitas dan optimisasi, kadangkadang dinyatakan sebagai prediktabilitas atau produktifitas. Profile Incubate Berkomitmen terhadap komunitasnya, berfokus kepada sharing value dan komunikasi. Budaya mereka selalu berusaha belajar setiap saat, dan bila kompetensi tersebut sudah tercipta, jumlah waktu yang diperlukan untuk memahami situasi dan tindakan benar-benar dapat diperpendek Determinan Kreativitas Organisasi Berdasarkan literatur menyoroti lima faktor utama yang meningkatkan kreativitas dalam suatu lingkungan kerja: Iklim organisasi Gaya kepemimpinan Budaya organisasi Sumber daya dan ketrampilan Struktur dan sistem suatu organisasi Iklim Organisasi Feurer et al (dalam Constantine A, 1996) mengemukakan dalam penelitiannya pada Hewlett Packard bahwa kreativitas paling baik dicapai dalam iklim terbuka dimana beberapa tahap dilalui untuk mencapai hal tersebut yakni: Berinteraksi dengan rintangan-rintangan kecil Sejumlah besar stimulus Kebebasan untuk bereksperiment Peluang bergantung pada ide-ide awal. Gaya Kepemimpinan Terdapat konsensus bahwa demokrasi, gaya kepemimpinan partisipatif kondusif terhadap kreativitas. Bowven dan Fry, menyarankan bahwa dalam mengelola sesuatu yang baru tidak cukup hanya sekedar menghindari prosedur dan penerapan yang biasa dilakukan; perlu secara aktif menyertakan management idea. Cook (dalam Constantine A, 2001) mengusulkan bahwa pemimpin harus mengkomunikasikan secara efektif sebuah visi yang kondusif kreativitas melalui saluran formal dan informal serta tetap mendorong para karyawan berfikir dan bertindak melebihi kebijakan yang ada sekarang. Visi tersebut harus dikomunikasikan mulai dari level yang paling tinggi sampai yang palilng rendah. Budaya Organisasi Ketika mengelola kreativitas dalam organisasi, tantangan utamanya adalah menciptakan suatu budaya organisasi, yang mengembangkan cara inovatif yang menekankan pada permasalahan dan menemukan solusi. Untuk mendorong kreativitas dalam lingkungan kerja organisasi perlu mengembangkan apa yang Brand (dalam Constantine A, 2001) defenisikan sebagai suatu “innovative” (divergent and learning) “supportive” (empowering and caring) budaya. “Contolling” (convergent and efficiency conscious) dan “Directive” budaya (profit before people) yang menghalangi kreativitas dalam lingkungan kerja. Robinson dan Stern (dalam Constantine, 2001) mengusulkan bahwa budaya kreativitas seharusnya mendorong self-initiated activity, dimana permasalahan individu dan tim memiliki solusinya, dengan demikian motivasi intrinsik meningkat. Kreativitas berkembang ketika individu dan tim memiliki otonomi dalam pekerjaannya dan rasa memiliki serta mengendalikan kegiatan dan ide-idenya. Sumber daya dan Ketrampilan Kreativitas organisasi mensyaratkan perusahaan untuk membuat pilihan strategis yang berkaitan dengan sumber daya manusianya. Organisasi yang kreatif harus berupaya secara eksplisit terhadap attraction, organisasi seharusnya mempekerjakan orang yang berpengetahuan, rajin, kreatif dalam proses berpikirnya serta mau bekerja keras untuk mencapai tujuan. Secara umum, organisasi kreatif seharusnya fokus kepada mempekerjakan orang yang memiliki minat yang luas. Yakni, orang yang mudah belajar dan siap menghadapi beberapa resiko. Bagaimana organisasi kreatif mengembangkan dan mempertahankan karyawannya? Manajemen senior harus menyediakan sumber daya yang cukup dan training, memberi semangat untuk pengembangan ide-ide baru. Beberapa ahli teori organisasi mengemukakan bahwa kreativitas dapat ditingkatkan dengan memberi harapan reward yang dipandang sebagai bonus, konfirmasi tentang kompetensi yang dapat mengambil bentuk financial reward atau penghargaan verbal. Struktur dan Sistem Amabile (dalam Constantine A, 2001) : Mengemukakan bahwa kreativitas benar-benar meningkat bila didukung organisasi secara keseluruhan. Oleh karenanya pemimpin harus menerapkan sistem yang tepat dan prosedural, yang menekankan bahwa upaya kreatif adalah prioritas dalam organisasi. Organisasi yang bertujuan mendukung nilai kreativitas seharusnya konsisten menghargai kreativitas, tetapi pada saat yang sama mereka seharusnya menghindari penggunaan uang untuk menyogok orang untuk tampil dengan ide-ide inovatif. Para pemimpin dapat mendukung kreativitas dengan mendorong pertukaran informasi dan kerja sama serta meminimalkan politik dalam perusahaan. Menurut Amabile; pertentangan, politicking, dan gossip akan merusak kreativitas, karena hal tersebut dapat mengacaukan fokus karyawan dalam bekerja. Hasil penelitian yang dilakukan oleh Mohamed Mostafa, menunjukkan semakin tinggi tingkat pendidikan manajer, semakin tinggi kemungkinannya mengadopsi kegiatan-kegiatan kreatif dan inovatif. Dengan menggunakan prosedur t-test, diketahui pula bahwa tidak terdapat kesenjangan generasi sikap para manajer terhadap kreativitas organisasi. Dari sampel yang digunakan sebanyak 170 manajer di Egypt, ternyata sikap manajer pria secara signifikan lebih menguntungkan terhadap kreativitas dibandingkan dengan sikap para manajer wanita. Dalam konteks negara Timur Tengah, penilitian ini memberikan sumbangan tentang faktor-faktor yang berkaitan dengan organisasi kreativitas dan hambatan-hambatannya. Semakin diketahui bagaimana para manajer merasakan kreativitas, semakin cepat dan efisien, kreativitas tersebut dapat diberi stimulus. BAB III PEMBAHASAN Peran Komunikasi dalam Organisasi Implementasi sistem komunikasi yang efisien dan efektif dalam sebuah organisasi sangatlah penting. Robbins (2003) dalam bukunya, Organizational Behavior, mengatakan bahwa komunikasi harus mencakup perpindahan dan pemahaman makna. Hal ini berarti bahwa komunikasi haruslah dipahami oleh para individu yang melakukannya. Komunikasi akan meningkatkan pemahaman antara karyawan dan pihak manajemen dalam hubungan kerja yang lebih baik untuk mencapai tujuan bersama. Hal ini akan membuka diri satu sama lain untuk hal-hal yang belum jelas, saluran komunikasi selanjutnya meningkatkan aliran informasi antar dua kelompok yang seringkali memiliki kepentingan yang berbeda. Paul James Davis (2004), mengamati peralatan komunikasi perusahaan yang diterapkan oleh satu organisasi bisnis yang berbentuk franchisor, menilai efektifitasnya dan beberapa maksud inisiatifnya untuk membantu komunikasi yang lebih baik dalam struktur organisasi. Komunikasi utama yang diterapkan Bakers Delight Bakeries adalah menginformasikan merek, image perusahaan, konsistensi produk, dan inilah merupakan kunci sukses bagi perusahaan tersebut Multi Channel Corporate Communication Untuk menjadi lebih fleksibel dan efektif, sebuah organisasi atau perusahaan haruslah merubah tipe komunikasinya. Tidak hanya komunikasi vertikal, tetapi lebih cenderung kepada multi channel corporate communication. Tipe komunikasi ini selain melakukan vertikal komunikasi (downward dan upward communication) juga memungkinkan untuk melakukan komunikasi horisontal - diantara kelompok kerja yang sama - atau bahkan lintas fungsional. Tipe komunikasi ini dapat memberdayakan pengawas lini pertama dan pekerja non manajemen. Panduan Komunikasi Lintas Budaya Panduan ini ditujukan untuk mengurangi salah persepsi, salah penafsiran, dan salah evaluasi bila berkomunikasi dengan orang lain dari budaya yang berlainan pula (Robbins, 2003). Pelajari tentang perbedaan budaya. Pahami perbedaan komunikasi budaya non verbal. Kembangkan kemampuan dalam komunikasi international. Fungsi-Fungsi Komunikasi Fungsi Pertamaadalah, sebagai komunikasi sosial; Pembentukan konsep diri Pernyataan eksistensi diri Untuk kelangsungan hidup, memupuk hubungan, dan memperoleh kebahagiaan Fungsi kedua adalah; Komunikasi ekspressif Fungsi Ketlga adalah; Komunikasi Ritual Fungsi Keempat adalah; Komunikasi Instrumental KONTEKS-KONTEKS KOMUNIKASI Komunikasi intrapersonal Komunikasi interpersonal Komunikasi kelompok Komunikasi Publik Komunikasi organisasi Komunikasi massa Komunikasi yang efektif Menghasilkan pengertian Menghasilkan kesenangan Mempengaruhi sikap Menghasilkan hubungan sosial yang lebih baik Menghasilkan tindakan nyata Komunikasi harus didukung sikap menerima, empati dan kejujuran. saling percaya; Menerima adalah kemampuan berhubungan dengan orang lain tanpa menilai dan tanpa berusaha mengendalikan. Menerima adalah sikap yang melihat orang lain sebagai manusia, sebagai individu yang patut dihargai . Empati artinya membayangkan diri kita pada kejadian yang menimpa orang lain. Kejujuran menumbuhkan sikap percaya. Menerima dan empati mungkin saja dipersepsi salah oleh orang lain. Sikap menerima kita dapat ditanggapi sebagai sikap acuh tak acuh, dingin dan tidak bersahabat; empati dapat ditanggapi sebagai pura-pura. Supaya ditanggapi sebenarnya, kita harus jujur mengungkapkan diri kita kepada orang lain. Peran Kreativitas dalam Organisasi Organisation Post-Industrial. Post-industrial organisation dewasa ini adalah organisasi berbasis pengetahuan (knowledge-based organisations) dan keberhasilan serta survivalnya tergantung pada kreativitas, inovasi, penemuan atau invention. Suatu reaksi yang efektif terhadap tuntutan tersebut bukan hanya mengarah kepada perubahan dalam individu dan perilakunya, tetapi juga perubahan inovatif dalam organisasi untuk menjamin keberadaannya (Read, dalam Mohamed M, 2005). Kreativitas menjadi alat yang paling penting bagi para manajer. Kreativitas selanjutnya menuntun para manajer mencari solusi baru terhadap masalah produk yang dihasilkan, mengarahkan ke solusi yang lebih baik terhadap masalah bisnis dan konsumen. Kreativitas merupakan kunci keberhasilan pemasaran dan peningkatan efisiensi operasi. Dalam lingkungan organisasi yang turbulensi, nampaknya keunggulan bersaing ditopang oleh kemampuan perusahaan berinovasi untuk melepaskan diri dari tekanan pasar yang kurang menguntungkan. Konsep kreativitas dan inovasi sering digunakan secara bergantian dalam literatur. Walaupun demikian, beberapa penulis dapat membedakan dua konsep tesebut. Beberapa penulis mempertimbangkan kreativitas sebagai sesuatu yang internal, dan proses intelektual yang menyebabkan terjadinya ide-ide baru, sedangkan inovasi berkaitan dengan aplikasi praktis terhadap ide tersebut. Organisasi berbasis komunikasi dan informasi mendorong kreativitas. Penerapan sistem komunikasi yang efisien dan efektif akan mendorong tumbuhnya kreativitas dalam sebuah organisasi. Hal ini telah ditunjukkan oleh Paul James Davis (2004) dalam tulisannya tentang “Effective communication strategies in a franchise organization” . Merekomendasikan pentingnya komunikasi yang lebih efektif antara franchisor dan franchisee termasuk perusahaan yang lebih besar yang berinisiasi melakukan konsultasi dan promosi secara lebih jelas tentang ide-ide inti, yang menjastifikasi dan menjelaskan dari pada bersifat nasehat dan tuntutan. Pentingnya konsistensi produk dan diversitas dalam kegiatan lokal didukung oleh beberapa communication tools. Buku resep perusahaan, alat penilaian, dan kursus pelatihan digunakan untuk mengkomunikasikan pentingnya konsistensi metode produksi. Literatur dan forum telah dirancang untuk mendorong komunikasi dua arah antara staf perusahaan dan franchisee. Keseimbangan antara informassi yang diperlukan franchisee tentang kebijakan apa yang akan diterapkan dan isu-isu yang terbuka untuk diperdebatkan akan tetap diupayakan. Surat menyurat terbuka bagi franchisee untuk berkontribusi, feedback ditawarkan melalui extranet dan keberhasilan franchisee akan disebarluaskan dalam majalah nasional. Forum selalu menyediakan sesi tanya jawab dan pertandingan membuat roti, yang mana franchisee mendemonstrasikan skill-nya dan mengiklankan rotinya terhadap kelompok tersebut. Demikianlah, komunikasi dan informasi mendorong kreativitas dalam organisasi, oleh karenanya perlu memahami tentang komunikasi yang efisien dan efektif. Komunikasi yang Efisien dan Efektif Dalam berkomunikasi sekurang-kurangnya ada dua hal penting yakni, Pertama adalah keakuratan komunikasi sebagai suatu hasil yang efektif. Kedua adalah biayanya sebagai suatu hasil yang efisien.
