MODUL PERKULIAHAN Managing Identity and Corporate Culture Strategi Membangun Identity Fakultas Program Studi Fakultas Ilmu Komunikasi Public Relations Online 04 Kode MK Disusun Oleh 42029 Ervan Ismail, S.Sos., M.Si. Abstract Kompetensi Dalam modul ini akan dibahas mengenai strategi membangun identity yang terdiri dari Corporate Identity Management, Corporate Identity Plan, Implementation of Corporate Identity dan The Corporate Identity Mix. Setelah membaca materi ini mahasiswa diharapkan mampu memahami dan menjelaskan model-model dalam membangun identitas. Strategi Membangun Identity 1. Corporate Identity Management Corporate identity suatu perusahaan/organisasi harus cukup jelas karena menjadi tolak ukur & referensi untuk produk/jasa yg dihasilkannya, sikap & perilakunya serta langkah-langkahnya. Corporate identity ini harus dikomunikasikan baik kepada seluruh publik internal maupun kepada seluruh publik eksternal dari perusahaan/organisasi tersebut. semua yg dikomunikasikan ke dalam & ke luar perusahaan/organisasi haruslah penegasan dari identitasnya meliputi produk/jasa yg dihasilkannya, bangunannya, bahan komunikasinya serta bagaimana perusahaan/organisasi berperilaku kepada karyawannya maupun kepada siapapun yg mempunyai hubungan dengan perusahaan/organisasi tersebut. Hal tersebut tidak lepas dari bagaimana upaya-upaya merancang, mengembangkan dan mengelola Identity melalui manajemen PR yang baik A. Manajemen Public Relations Fraser P.Seitel dalam bukunya The Practice Public Relations mengatakan bahwa dalam beberapa waktu terakhir ini PR telah mengembangkan kerangka teorinya sebagai suatu system manajemen. Ia menyebutkan bahwa Grunig & Hunt telah mengembangkan lebih jauh kerangka teori PR ini. Grunig & Hunt selama ini kita kenal sebagai ahli dalam komunikasi organisasi. Menurut Wikipedia, kata Manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal. Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal. 16 2 Managing Identity and Organization Culture Ervan Ismail, S.Sos., M.Si. Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id Menurut Henry Fayol, seorang pencetus teori manajemen yang berasal dari Perancis, prinsip-prinsip umum manajemen ini terdiri dari. 1. Pembagian kerja (Division of work) 2. Wewenang dan tanggung jawab (Authority and responsibility) 3. Disiplin (Discipline) 4. Kesatuan perintah (Unity of command) 5. Kesatuan pengarahan (Unity of direction) 6. Mengutamakan kepentingan organisasi di atas kepentingan sendiri 7. Penggajian pegawai 8. Pemusatan (Centralization) 9. Hirarki (tingkatan) 10. Ketertiban (Order) 11. Keadilan dan kejujuran 12. Stabilitas kondisi karyawan 13. Prakarsa (Inisiative) 14. Semangat kesatuan, semangat korps Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian dan penggunakan sumberdaya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. (By: James A.F. Stoner). Manajemen merupakan suatu proses khas yang terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran yang telah ditentukan melalui pemanfaatan sumberdaya manusia dan sumberdaya lainnya. (By: R. Terry ). Seringkali manajemen lebih mudah untuk diingat dengan menggunakan akronim POAC atau sebuah proses yang terdiri dari Planning Organizing Actuating & Controlling. Grunig & Hunt menyarankan para manajer PR bertindak berdasarkan apa yang disebut sebagai teoritis organisasional suatu BOUNDARY ROLE (memankan peran di perbatasan); mereka berfungsi sebagai penghubung antara perusahaan/organisasi dengan publik internal dan eksternalnya. Dengan kata lain manajer PR harus meletakkan satu kakinya di dalam perusahaan dan satu kaki lainnya di luar perusahaan (publik)–nya. Sebagai boundary managers orang-orang PR mendukung kolega mereka dengan sokongan komunikasi mereka yang lintas organisasional yaitu ke dalam dan keluar organisasi. Dengan cara ini para professional PR juga menjadi manajer sistem, memiliki pengetahuan dan kemampuan untuk melakukan transaksi dengan menjalin berbagai hubungan yang bersifat kompleks (rumit) dan penting dalam organisasi/perusahaan yaitu : 16 3 Managing Identity and Organization Culture Ervan Ismail, S.Sos., M.Si. Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id 1) PR harus memikirkan hubungan organisasi/perusahaan terhadap lingkungannya sendiri. Berkaitan dengan itu, unit manager bisnis dan bagian operasional mendukung staf. Sebagai contoh terjadinya konflik antar bagian di perusahaan itu. 2) PR harus bekerja sesuai aturan organisasi untuk mengembangkan pemecahan yang inovatif terhadap berbagai permasalahan organisasi. Dalam definisi, para manajer PR berhubungan dengan lingkungan yang berbeda dibandingkan dengan rekan sejawat di dalam organisasi mereka. Para manajer PR harus inovatif, tidak hanya menempatkan solusi komunikasi, tetapi juga dalam membuat pengertian dan penerimaan bagi koleganya. 3) PR harus berfikir strategis. PR harus menampakkan pengetahuannya tentang misi, tujuan dan strategi organisasi. Solusinya harus menjawab kebutuhan nyata organisasi. 4) Para PR manajer harus juga memiliki kemampuan mengukur hasil yang sudah diperoleh. PR harus menyatakan dengan jelas apa yang mereka ingin kerjakan, membuat pekerjaan secara sistematik, dan mengukur suatu keberhasilan. Hal ini menggunakan beberapa cara yang diterima seperti management by objectives (MBO), management by objectives and results (MOR), and program evaluation and research technique (PERT). Menurut F.Rachmadi, dalam bukunya “Public Relations dalam Teori & Praktek”, menyebutkan secara struktural PR bagian integral dari suatu lembaga/perusahaan. Salah satu dari fungsi manajemen modern. Pada dasarnya, setiap organisasi modern yang menganut falsafah shareholder oriented akan menganggap kehadiran fungsi PR dalam manajemen sebagai hal yang mutlak. PR secara mendasar menjadi tanggung jawab dari top management. Fungsi PR dapat diharapkan sebagai “mata”, “telinga” dan “tangan kanan” pimpinan puncak perusahaan. Rhenald Kasali dalam bukunya “Manajemen PR”, mengatakan manajemen dan PR adalah dua bidang ilmu yang berkembang secara terpisah. Tetapi perkembangan pada akhir abad 20 manajemen berhasil meningkatkan peranannya pada hampir setiap bidang kehidupan. Seperti pada hubungan antara manajemen dan bidang lainnya, manajemen telah menyatu dengan PR. Artinya manajemen telah memberi kontribusi yang sangat besar bagi penerapan konsepsi PR dalam kehidupan manusia. Manajemen, dalam konteks strategi, mempunyai peran untuk membantu perusahaan menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan dalam lingkungan usaha. Misalnya perubahan-perubahan peraturan, kegiatan politik, situasi ekonomi, perkembangan teknologi/komunikasi, dan perkembangan penduduk. PR mempunyai peranan yang penting dalam mengefektifkan organisasi dengan membangun hubungan jangka panjang dengan lembaga-lembaga strategis. 16 4 Managing Identity and Organization Culture Ervan Ismail, S.Sos., M.Si. Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id Jelasnya, proses PR itu sendiri sebenarnya mengacu pada pendekatan manajerial seperti fact finding, planning, communication dan evaluation sangat mirip dengan pendekatan Planning Organizing Actuating dan Controlling (POAC). B. Strategi Public Relations Strategi adalah pendekatan secara keseluruhan yang berkaitan dengan pelaksanaan gagasan, perencanaan, dan eksekusi sebuah aktivitas dalam kurun waktu tertentu. Di dalam strategi yang baik terdapat koordinasi tim kerja, memiliki tema, mengidentifikasi faktor pendukung yang sesuai dengan prinsip-prinsip pelaksanaan gagasan secara rasional, efisien dalam pendanaan, dan memiliki taktik untuk mencapai tujuan secara efektif. Strategi dibedakan dengan taktik yang memiliki ruang lingkup yang lebih sempit dan waktu yang lebih singkat, walaupun pada umumnya orang sering kali mencampuradukkan ke dua kata tersebut. Contoh berikut menggambarkan perbedaannya, "Strategi untuk memenangkan keseluruhan kejuaraan dengan taktik untuk memenangkan satu pertandingan". Pada awalnya kata ini dipergunakan untuk kepentingan militer saja tetapi kemudian berkembang ke berbagai bidang yang berbeda seperti strategi bisnis, olahraga (misalnya sepak bola dan tenis), catur, ekonomi, pemasaran, perdagangan, manajemen strategi, dll. C. Manajemen Strategi PR Strategi Manajemen sering pula disebut rencana strategis atau rencana jangka panjang perusahaan. Suatu rencana strategis perusahaan menetapkan garis-garis besar tindakan strategis yang akan diambil dalam kurun waktu tertentu ke depan. Menurut Kasali rencana jangka panjang inilah yang menjadi pegangan bagi para praktisi PR untuk menyusun berbagai rencana teknis, dan langkah komunikasi yang akan diambil sehari-hari. Untuk dapat bertindak secara strategis, KEGIATAN PR HARUS MENYATU DENGAN VISI MISI organisasi/perusahaan. Langkah-langkah yang dapat dilakukan PR : 1) Menyampaikan fakta dan opini, baik yang beredar di dalam maupun di luar perusahaan. Bahan-bahan dari klipping media dalam periode tertentu, dengan meneliti naskah – naskah pidato pimpinan, bahan yang dipublikasikan perusahaan, serta melakukan wawancara tertentu dgn para pihak yang berkepintingan atau dianggap penting. 2) Menelusuri dokumen resmi perusahaan dan mempelajari perubahan yang terjadi secara historis. Perubahan umumnya disertai dengan perubahan sikap perusahaan terhadap publik atau sebaliknya. 16 5 Managing Identity and Organization Culture Ervan Ismail, S.Sos., M.Si. Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id 3) Melakukan analisis SWOT. PR juga perlu melakukan analisis yg berbobot mengenai persepsi dari luar dan dalam perusahaan atas SWOT yang dimilikinya. Mis: tentang masa depan industri, image perusahaan, kultur yang dimiliki serta potensi lain yang dimiliki perusahaan. D. SWOT (Strengths / kekuatan, Weaknesses / kelemahan, Opportunities / peluang, Threats / ancaman) Komponen S dan W dikaji dari unsur-unsur-unsur yang berasal dari dalam perusahaan. Komponen O dan T dikaji dari lingkungan dimana perusahaan/organisasi berada. Peluang dan ancaman bisa muncul dari faktor-faktor seperti perubahan peraturan pemerintah, perubahan struktur kependudukan, pandangan yang beredar di masyarakat, situasi ekonomi, perubahan politik, dan tekanan yang muncul dari kaum environmentalist, dan sebagainya. Langkah-langkah Strategic Management (Pearce & Robinson): 1) Menentukan misi perusahaan. Termasuk di dalamnya adalah pernyataan yang umum mengenai maksud pendirian (purpose), filosofi, dan sasaran (goals) 2) Mengembangkan company profile yang mencerminkan kondisi internal perusahaan dan kemampuan yang dimilikinya. 3) Penilaian terhadap lingkungan eksternal perusahaan, baik dari segi semangat kompetitif maupun secara umum 4) Analisis terhadap peluang yang tersedia dari lingkungan (yang melahirkan pilihanpilihan) 5) Identifikasi atas pilihan yang dikehendaki yang tidak dapat digenapi untuk memenuhi tuntutan misi perusahaan 6) Pemilihan strategi atas objective jangka panjang dan garis besar strategi yang dibutuhkan untuk mencapai objective tersebut. 7) Mengembangkan objective tahunan dan rencana jangka pendek yang selaras dengan objective jangka panjang dan garis besar strategi. 8) Implementasi atas hasil hal-hal di atas dengan menggunakan sumber yang tercantum pada budget dan mengawinkan rencana tersebut dengan sumber daya manusia, struktur, teknologi dan sistem balas jasa yang dimungkinkan. 9) Review dan evaluasi atas hal-hal yang telah dicapai dalam setiap periode jangka pendek sebagai suatu proses untuk melakukan kontrol dan sebagai input bagi pengambilan keputusan di masa depan (Kasali, 1994) 16 6 Managing Identity and Organization Culture Ervan Ismail, S.Sos., M.Si. Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id E. Signifikansinya bagi Praktisi PR Praktisi PR di suatu perusahaan/organisasi merupakan fungsi manajemen yang utama dalam pembentukan, pengelolaan dan peningkatan citra perusahaan/organisasi tersebut. Untuk membentuk dan meningkatkan citra perusahaan/organisasi, praktisi PR perlu membuat suatu PR Audit yang mencakup tujuh hal yang menyangkut berkomunikasi dengan publik, yaitu: 1) Corporate identity Filosofi, mission statement, budaya kerja, kode etik/pedoman tindak tanduk dan terutama yang dapat terlihat melalui logo, namestyle, corporate colours, slogan. 2) Kantor/gedung Pembangunan kantor/gedung/outlet perusahaan dengan identitas yang konsisten. Contoh: warna oranye-kuning-merah & lambang M besar di depan seluruh restoran McDonalds, penggunaan bata merah pada sebagian kantor Bank Niaga. 3) Pegawai yang baik Penampilan dan sikap yang profesional, terutama bagi para karyawan yang sering berhubungan dengan pihak luar. 4) Administrasi yang baik Semua surat yang keluar dari perusahaan/organisasi harus menggunakan bahasa yang baik serta mempunyai penampilan yang konsisten dalam menunjukkan identitas perusahaan/organisasi (kop surat, amplop, dan lain-lain). 5) Produk yang baik Kualitas produk terjaga dengan baik sehingga tidak mengecewakan konsumennya. 6) Servis yang baik Pelayanan yang diberikan kepada pelanggan harus bermutu dan konsisten, termasuk layanan purna jualnya. 7) Pengiklanan yang baik Iklan yang dikeluarkan oleh perusahaan/organisasi harus sesuai dengan mutu produk/jasa yang dihasilkannya. Menjadi tugas praktisi PR dalam suatu perusahaan/organisasi untuk menciptakan, meluncurkan dan mengelola corporate identity perusahaan/organisasi tempatnya bekerja agar dapat membentuk dan meningkatkan citra perusahaan/organisasinya tersebut. Namun tentu saja seluruh kegiatan PR ini dalam menciptakan, meluncurkan dan mengelola corporate identity tersebut harus berdasarkan persetujuan manajemen puncak. 16 7 Managing Identity and Organization Culture Ervan Ismail, S.Sos., M.Si. Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id 2. Perencanaan Corporate Identity Mulailah dengan Fact Finding melalui pembuatan sebuah dokumen komprehensif tentang perusahaan/organisasi yang berbasis data dan monitoring/evaluasi sehingga mudah untuk melakukan analisis, asumsi, atau estimasi masa depan. Membuat perencanaan komunikasi dengan menjawab beberapa pertanyaan : Siapa yang seharusnya menerima pesan komunikasi? Pesan apa yang seharusnya disampaikan? Citra organisasi apa yang diharapkan dapat dipertahankan? Berapa banyak uang yang akan dikeluarkan untuk membangun citra baru ini? Bagaimana pesan akan disampaikan? Aktivitas apa yang seharusnya dilakukan penerima pesan? Bagaimana mengawasi keseluruhan proses yang telah diimplementasikan? Apa yang telah dicapai? Setelah melakukan tahapan awal fact finding maka selanjutnya perlu melakukan langkah merumuskan seluruh hasilnya melalui penyederhanaan pesan yang ingin disampaikan kepada publik melalui berbagai bentuk Corporate Identity. Menurut Frank Jefkins, LIVERY (warna & simbol) merupakan salah satu cara paling efektif dalam menetapkan corporate identity adalah perusahaan/organisasi harus menentukan format/desain corporate identity tersebut. Corporate Identity Scheme suatu perusahaan/organisasi didasarkan pada empat hal berikut: 1) Nama perusahaan/organisasi 2) Tipe logo Adalah cara yang khusus dalam merepresentasikan nama perusahaan/organisasi, badge atau simbol. 3) Tipografi/tipe huruf yang digunakan Adalah cara penulisan nama perusahaan/organisasi. Contoh: SEIKO ditulis dengan tipe huruf Sans Serif, cetak dan kapital semua; Cadbury & Coca Cola ditulis dalam bentuk seperti tulisan tangan dan huruf kapital hanya terdapat di awal nama. 4) Warna korporat (corporat e/house colours) Warna yang digunakan pada nama perusahaan/organisasi dan logonya. Contoh: warna biru tua untuk BCA, warna merah untuk Bank CIMB Niaga, dll. Selain keempat hal dalam corporate identity scheme di atas, corporate identity juga diasosiasikan trade character (karakter dagang) dan slogan: 1) Trade Character: 16 8 Managing Identity and Organization Culture Ervan Ismail, S.Sos., M.Si. Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id Terdapat pada produk yang dikeluarkan perusahaan tersebut dan biasanya digunakan untuk tujuan periklanan. Contoh: gambar pria bertopi tinggi dan berjas panjang pada produk-produk Johnny Walker. 2) Slogan: Biasanya dituliskan di bawah nama perusahaan/organisasi dan logonya sehingga terlihat sebagai kesatuan identitas. Contoh: SCTV, Satu untuk Semua. 3. Implementasi Corporate Identity Dalam implementasinya Corporate identity scheme (nama, logo dan warna korporat) suatu perusahaan/organisasi setidaknya harus diaplikasikan pada item-item di bawah ini: 1) Alat transportasi yang digunakan: kendaraan dinas kantor, mobil box, bis, dll. 2) Semua papan nama (termasuk yang digunakan di tembok dan di tepi jalan): pabrik, kantor, toko, gudang, garasi, illuminated & directional sign, dll. 3) Seluruh peralatan tulis menulis dan barang-barang cetak: kop surat, amplop, kartu nama, ucapan “With Compliments”, folder, kartu undangan, invoice (form penagihan), form order, daftar harga, katalog, literatur penjualan, tiket, dsb. 4) Periklanan di seluruh media, jingle. 5) Label, kemasan dan container (kotak/tabung/botol produk). 6) Jurnal internal: majalah perusahaan, newsletter (buletin), majalah dinding, dsb. 7) Buku petunjuk manual perusahaan/organisasi. 8) Seragam, baju terusan (untuk bekerja di pabrik/bengkel) dan saku kemeja. 9) Materi point of sales (materi pendukung penjualan) / barang-barang promosi: brosur, spanduk, bendera, poster, t-shirt, payung, tas, mug, asbak serta giveaways lainnya. 10) Credit title pada film dokumenter dan pada presentasi menggunakan kaset video/slide. 11) Laporan keuangan. 12) Peralatan makan, serbet dan daftar menu. 13) Karpet selamat datang. 14) Website 15) …….(terbuka untuk bentuk lainnya) Tidak seluruh item di atas dapat diaplikasikan pada sebuah perusahaan/organisasi (tergantung jenis usahanya). Namun item-item di atas adalah yang paling sering terlihat oleh 16 9 Managing Identity and Organization Culture Ervan Ismail, S.Sos., M.Si. Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id mata publik. Suatu perusahaan/organisasi yang beroperasi sangat dekat dengan publiknya seperti maskapai penerbangan akan butuh mengaplikasikan cukup banyak item di atas. Agar aplikasi corporate identity scheme dilaksanakan secara konsisten, maka sebaiknya dibuat buku pedoman yang dinamakan Corporate Design Manual (manual desain korporat). Kegunaannya adalah untuk mengatur agar penggunaan identitas visual perusahaan/organisasi tersebut konsisten. Akan sangat berguna bagi pemberian instruksi kepada pembuat barang-barang cetakan atau biro iklan yang menangani produk/jasa yang dihasilkan perusahaan/organisasi. Setiap kantor cabang juga harus diberikan buku pedoman tersebut supaya apapun yang dilakukan di kantor cabang tersebut konsisten dengan apa yang dilakukan oleh kantor pusat. Program pengenalan corporate identity scheme, trade character dan slogan suatu perusahaan/organisasi kepada publik seringkali memakan biaya yang cukup tinggi. Namun identitas perusahaan/organisasi yang lemah atau kabur karena visualisasi corporate identity scheme dan slogan yang tidak kuat akan mengakibatkan perusahaan/organisasi sudah kalah bersaing dengan yang lain dalam ingatan/persepsi publik. Identitas perusahaan/ organisasi tersebut tidak meninggalkan kesan apa-apa bagi publik yang melihatnya. Atau publik mengetahuinya tapi persepsi mereka adalah bahaw identitas perusahaan/organisasi itu lemah. Menurut Maria Wongsonagoro, alasan sebuah perusahaan/organisasi membuat corporate identity scheme, trade character dan slogan yang baru adalah sebagai berikut: Terlalu panjang. Menghambat perkembangan karena namanya mungkin terpaku pada daerah tertentu sedangkan perusahaan ingin “go international”. Sudah kadaluwarsa. Sulit untuk disebut. Sulit untuk diingat. Adanya perubahan manajemen. Adanya akuisisi dan merger. Go public (menjual sahamnya pada publik dan mencatatkan perusahaan di Bursa Efek). Nama yang sudah kehilangan reputasi. 16 10 Managing Identity and Organization Culture Ervan Ismail, S.Sos., M.Si. Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id Daftar Pustaka Jefkins, Frank. Essentials of Public Relations. Singapore: Heinemann Asia, 1988. Kasali, Rhenald. Manajemen Public Relations: Konsep dan Aplikasinya di Indonesia. Jakarta: PT. Pusaka Utama Grafiti, 2003. Seitel, Fraser P. The Practice of Public Relations. Eight Edition. Upper Saddle River, New Jersey: Prentice-Hall, Inc., 2001. Jefkins, Frank disempurnakan oleh Daniel Yadin. Public Relations. Edisi Kelima. Terjemahan Haris Munandar, M.A. Jakarta: Penerbit Erlangga, 2003. Soemirat, M.S., Drs. Soleh, Drs. Elvinaro Ardianto, M.Si. Dasar-dasar Public Relations. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya, 2003. Wongsonagoro, Maria. “Corporate Identity Program” (The Basics of Public Relations). Jakarta: IPM Public Relations, 27 Mei 1995. 16 11 Managing Identity and Organization Culture Ervan Ismail, S.Sos., M.Si. Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id