BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Komunikasi Pengertian Komunikasi
advertisement
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Komunikasi Pengertian Komunikasi secara etimologis berasal dari perkataan latin “communicatio”. Istilah ini bersumber dari perkataan “Communis”yang berarti sama. Sama disini maksudnya sama makna atau sama arti. Jadi komunikasi terjadi apabila terdapat kesamaan makna mengenai suatu pesan yang disampaikan oleh komunikator dan diterima oleh komunikan.3 Katz dan Khan menegaskan bahwa “komunikasi adalah suatu proses sosial yang mempunyai relevansi terluas di dalam memfungsikan setiap kelompok, organisasi atau masyarakat.4 Dengan berkomunikasi, manusia dapat saling berhubungan satu sama lain baik dalam kehidupan sehari-hari di rumah tangga, di tempat pekerjaan, di pasar, dalam masyarakat atau dimana saja manusia berada.5 3 Onong Uchjana Effendy, Ilmu,Teori dan Filsafat Komunikasi, Citra Aditya Bakti, Bandung, 2003 halaman 30 4 Thoha, Miftah, Perilaku Organisasi Konsep Dasar dan Aplikasinya, RajaGrafindo Persada, Jakarta, 2003, halaman 185 5 Muhammad Arni, Komunikasi organisasi, Bumi Aksara, Jakarta, 2011, halaman 23 6 7 Komunikasi terjadi jika setidaknya suatu sumber membangkitkan respons pada penerima melalui penyampaian suatu pesan dalam bentuk tanda atau simbol, baik bentuk verbal (kata-kata) atau bentuk nonverbal (nonkata-kata), tanpa harus memastikan terlebih dulu bahwa kedua pihak yang berkomunikasi punya suatu sistem simbol yang sama. Simbol atau lambang adalah sesuatu yang mewakili sesuatu lainnya berdasarkan kesepakatan bersama, misalnya kata atau ucapan “kucing” mewakili suatu makhluk berbulu dan berkaki empat yang bisa mengeong, tanpa memerlukan kehadiran hewan tersebut. Simbol dapat pula mempresentasikan suatu konsep atau gagasan yang lebih abstrak, seperti ditunjukkan oleh gambar palu arit yang mempresentasikan komunisme atau kata-kata : kemerdekaan, perdamaian, kapitalisme, atau komunikasi yang membutuhkan penjelasan panjang. Pendeknya, sebagaimana dikatakan Geert Hofstede, simbol adalah kata, jargon, isyarat, gambar, gaya (pakaian dan rambut) atau objek (simbol status) yang mengandung suatu makna tertentu yang hanya dikenali oleh mereka yang menganut suatu budaya.6 Oleh karena itu dapat ditarik kesimpulan bahwa komunikasi adalah proses penyampaian pesan dari satu sumber berita kepada penerima melalui saluran tertentu dengan tujuan untuk mendapatkan tanggapan atau respon dari penerima. Untuk itu, komunikasi memegang peranan penting dalam kehidupan kita, karena melalui komunikasi kita bisa mempengaruhi orang-orang disekitar kita melalui pesan yang 6 Deddy Mulyana, Komunikasi Efektif, Remaja Rosdakarya, Bandung, 2005, halaman 3 8 disampaikan dan dapat berinteraksi dengan lebih mudah antara satu dengan yang lainnya. 2.1.1 Fungsi Komunikasi Fungsi komunikasi dapat disederhanakan menjadi empat fungsi saja, yakni komunikasi untuk menyampaikan informasi (to inform), komunikasi untuk mendidik (to educate), komunikasi untuk menghibur (to entertain) dan komunikasi untuk mempengaruhi (to influence).7 Seseorang tentu saja tidak dapat berkomunikasi dengan patung karena akan sia-sia, sebab dia tidak akan mendapatkan respons apapun. Pada saat seseorang berkomunikasi dengan orang lain, dia berusaha memahami respons yang diberikan oleh orang lain tersebut. Kemudian, dia akan memberikan reaksi dengan pikiran dan perasaannya. Perilaku seperti ini terus menerus dibentuk oleh respons internal dalam dirinya sendiri terhadap apa yang dia lihat dan dia dengar. Artinya hanya dengan memperhatikan orang lain, dia akan mempunyai gagasan tentang apa yang hendak dia katakana atau dia lakukan sebagai respons terhadap orang itu. Tentunya, komunikan (partner)nya pun akan merespons perilakunya dengan cara yang sama. Proses komunikasi ini dapat diilustrasikan sebagai berikut : seseorang berkomunikasi dengan menggunakan kata-kata, dengan kualitas suaranya, dengan badannya (postur), isyarat 7 Onong Uchjana Effendy, op.cit., 31 9 (gesture), dan raut muka (expression). Seseorang tidak pernah tidak berkomunikasi. Dengan demikian, komunikasi menyangkut suatu pesan yang mengalir dari satu orang kepada orang lain. Diberikan sama persis seperti pesan yang mereka terima? Pertanyaan ini menyadarkan kita bahwa fungsi komunikasi lebih dari sekedar katakata yang diucapkan. Kata-kata hanyalah bagian kecil dari bentuk ungkapan atau ekspresi manusia. Komunikasi tidak hanya berupa proses penyampaian dan penerimaan informasi, tetapi juga memiliki peran dan fungsi sebagai proses membangun hubungan antara pelaku komunikasi.8 Komunikasi membantu setiap orang untuk berinteraksi dengan lingkungan sekitar dan orang lain, menyampaikan informasi dan menerima informasi dan juga menjaga keberlangsungan hidup sebagai manusia. Jadi komunikasi pada umumnya berfungsi menjembatani hubungan antar manusia dalam masyarakat. Karena melalui komunikasi dengan sesama manusia kita bisa mendapatkan dan memperbanyak sahabat, memperbanyak rezeki, dan juga memelihara hubungan baik antara bawahan dan atasan dalam suatu organisasi. 8 Kadar Nurjaman & Khaerul Umam, Komunikasi dan Public Relation, CV Pustaka Setia, Bandung, 2012, halaman 44-45 10 2.1.2 Proses Komunikasi Proses komunikasi dapat diartikan sebagai “transfer informasi”atau pesan- pesan (messages) dari pengirim pesan sebagai komunikator dan kepada penerima pesan sebagai komunikan. Tujuan dari proses komunikasi tersebut adalah tercapainya saling pengertian (mutual understanding) antara kedua belah pihak.9 Proses komunikasi terbagi menjadi dua tahap, yakni secara primer dan secara sekunder, sebagai berikut:10 a. Proses komunikasi secara Primer Proses komunikasi secara primer adalah proses penyampaian pikiran dan atau perasaan seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambang (symbol) sebagai media. Lambang sebagai media primer dalam proses komunikasi adalah bahasa , kial, isyarat, gambar, warna, dan lain sebagainya yang secara langsung mampu “menerjemahkan” pikiran dan atau perasaan komunikator kepada komunikan. Media primer atau lambang yang paling banyak digunakan dalam komunikasi adalah bahasa. Komunikasi berlangsung apabila terjadi kesamaan makna dalam pesan yang diterima oleh komunikan. Dengan perkataan lain, komunikasi adalah proses membuat sebuah pesan setala (tuned) bagi komunikator dan komunikan. Pertama-tama 9 Rosady Ruslan, Manajemen Public Relations dan media komunikasi konsepsi dan aplikasi (edisi revisi), RajaGrafindo Persada, Jakarta, 2010, Halaman 81 10 Ibid.11-17 11 komunikator menyandi (encoder) dan komunikan berfungsi sebagai pengawa-sandi (decoder). b. Proses komunikasi sekunder Proses komunikasi sekunder adalah proses penyampaian pesan oleh seseorang kepada orang lain dengan menggunakan alat dan sarana sebagai media kedua setelah memakai lambang sebagai media pertama. Seorang komunikator menggunakan media kedua dalam melancarkan komunikasinya karena komunikan sebagai sasarannya berada ditempat yang relatif jauh atau jumlahnya banyak. Surat, telepon, teleks, surat kabar, majalah, radio, televisi, film, dan banyak lagi adalah media kedua yang sering digunakan dalam komunikasi. Karena proses komunikasi sekunder ini merupakan sambungan dari komunikasi primer untuk menembus dimensi ruang dan waktu, maka dalam menata lambang-lambang untuk memformulasikan isi pesan komunikasi, komunikator harus memperhitungkan ciri-ciri atau sifat-sifat media yang akan digunakan. Penentuan media yang akan digunakan sebagai hasil pilihan dari sekian banyak alternatif perlu didasari pertimbangan mengenai siapa komunikan yang dituju. 2.1.3 Tujuan Komunikasi Pada umumnya komunikasi dapat mempunyai beberapa tujuan antara lain supaya yang kita sampaikan itu dapat dimengerti. Sebagai pimpinan ataupun komunikator kita harus menjelaskan kepada komunikan (penerima) atau bawahan 12 dengan sebaik-baiknya dan tuntas sehingga mereka dapat mengikuti apa yang kita maksudkan. a. Memahami orang lain Kita sebagai pimpinan harus mengetahui benar aspirasi bawahan tentang apa yang diinginkannya. b. Supaya gagasan kita dapat diterima oleh orang lain. Kita harus berusaha agar gagasan kita dapat diterima oleh orang lain dengan pendekatan yang persuasif bukan yang memaksakan kehendak. c. Menggerakkan orang lain untuk melakukan sesuatu. Menggerakan sesuatu itu dapat bermacam-macam, mungkin bisa berupa kegiatan. Kegiatan yang dimaksudkan disini adalah kegiatan yang mendorong, namun yang penting harus diingat adalah bagaimana cara yang baik untuk melakukannya. Jadi secara singkat dapat kita rasakan bahwa komunikasi itu bertujuan mengharapkan pengertian, dukungan, gagasan dan tindakan.11 Dan akhirnya tujuan dilakukannya komunikasi adalah untuk mengubah sikap ( to change the attidue), untuk mengubah opini/pendapat/pandangan ( to change the 11 A.W Widjadja, Komunikasi Hubungan Masyarakat, Bumi Aksara, Jakarta, 1993, halaman 10 13 opinion ), Untuk mengubah perilaku ( to change the behavior ) dan untuk mengubah masyarakat ( to change the society).12 2.1.4 Gangguan dan Rintangan Komunikasi Menurut Shanon dan Weaver gangguan komunikasi terjadi jika terdapat intervensi yang mengganggu salah satu elemen komunikasi, sehingga proses komunikasi tidak dapat berlangsung secara efektif. Sedangkan rintangan komunikasi dimaksudkan ialah adanya hambatan yang membuat proses komunikasi tidak dapat berlangsung sebagaimana harapan komunikator dan penerima.13 Meskipun gangguan dan rintangan komunikasi dapat dibedakan, tetapi sebenarnya rintangan komunikasi bisa juga terjadi disebabkan karena adanya gangguan. Gangguan dan rintangan komunikasi pada dasarnya dapat dibedakan atas tujuh macam, yakni sebagai berikut:14 1. Gangguan Teknis 12 Onong Uchjana Effendy, Ilmu,Teori dan Filsafat Komunikasi, Citra Aditya Bakti, Bandung, 2003, halaman 55 13 Cangara, H. Hafied, Pengantar ilmu komunikasi edisi kedua, RajaGrafindo Persada, Jakarta, 2012, halaman 167 14 Ibid. 167-170 14 Gangguan teknis terjadi jika salah satu alat yang digunakan dalam berkomunikasi mengalami gangguan, sehingga informasi yang ditransmisi melalui saluran mengalami kerusakan (Chanel noise). 2. Gangguan Semantik dan Psikologis Gangguan semantic ialah gangguan komunikasi yang disebabkan karena kesalahan pada bahasa yang digunakan. Gangguan semantik sering terjadi karena: a. kata-kata yang digunakan terlalu banyak memakai jargon bahasa asing sehingga sulit dimengerti oleh khalayak tertentu. b. Bahasa yang digunakan pembicara berbeda dengan bahasa yang digunakan oleh penerima. c. Struktur bahasa yang digunakan tidak sebagaimana mestinya, sehingga membingungkan penerima. d. Latar belakang budaya yang menyebabkan salah persepsi terhadap simbol-simbol bahasa yang digunakan. Selain gangguan semantik, juga terdapat gangguan psikologis. Gangguan psikologis terjadi karena adanya gangguan yang disebabkan oleh persoalan-persoalan dalam diri individu. Misalnya rasa curiga penerima kepada sumber, situasi berduka atau karena gangguan 15 kejiwaan sehingga dalam penerimaan dan pemberian informasi tidak sempurna. 3. Rintangan Fisik Rintangan fisik ialah rintangan yang disebabkan karena kondisi geografis misalnya jarak yang jauh sehingga sulit dicapai. Dalam komunikasi antarmanusia, rintangan fisik juga bisa diartikan karena adanya gangguan organik, yakni tidak berfungsinya salah satu pancaindra pada penerima. 4. Rintangan Status Rintangan status ialah rintangan yang disebabkan karena jarak sosial diantara peserta komunikasi, misalnya perbedaan antara senior dan junior atau status atasan dan bawahan. 5. Rintangan Kerangka Berpikir Rintangan kerangka berpikir ialah rintangan yang disebabkan adanya perbedaan persepsi antara komunikator dan khalayak terhadap pesan yang digunakan dalam berkomunikasi. Ini disebabkan karena latar belakang pengalaman dan pendidikan yang berbeda. 6. Rintangan Budaya 16 Rintangan budaya ialah rintangan yang terjadi disebabkan karena adanya perbedaan norma, kebiasaan dan nilai-nilai yang dianut oleh pihak-pihak yang terlibat dalam komunikasi. Berdasarkan penjabaran diatas bisa dilihat proses melakukan komunikasi sering terjadi gangguan-gangguan atau rintangan-rintangan yang disebabkan oleh faktor teknis, semantik dan psikologis, fisik, status, kerangka berpikir, budaya dan sebagainya. Hal tersebut menyebabkan terjadi miss komunikasi antara komunikator dan komunikan khususnya dalam ruang lingkup pekerjaan mengakibatkan miss koordinasi kerja yang membawa kepada kerugian bagi organisasi. Untuk itu hal-hal seperti diatas sangat perlu untuk diperhatikan dan tidak boleh dianggap remeh meskipun terlihat hanya sebagai masalah kecil dan sepele. Tetapi bisa menimbulkan masalah besar jika penanganannya tidak benar. 2.2 Komunikasi Organisasi Manusia sebagai individu, niscaya hidup dalam suatu masyarakat. Hal ini merupakan kodrat selama manusia hidup di dunia. Manusia akan mempengaruhi dan dipengaruhi oleh segala hal yang terjadi dan berlaku dalam masyarakatnya, baik 17 dalam jumlah banyak maupun dalam jumlah sedikit. Demikian pula organisasi, yang terdiri dari kumpulan manusia, tentu akan mempunyai ciri dan karakteristik sendiri.15 Istilah “organisasi” dalam bahasa Indonesia atau organization dalam bahasa inggris bersumber pada perkataan latin organization yang berasal dari kata kerja bahasa latin, organizare, yang berarti to inform as or into a whole consisting of interdependent or coordinated parts (membentuk sebagai atau menjadi keseluruhan dari bagian-bagian yang saling bergantung atau terkoordinasi). Jadi, secara harfiah organisasi itu berarti paduan dari bagian-bagian yang satu sama lainnya saling bergantung.16 Suatu organisasi pada dasarnya menjalani tahap demi tahap dari waktu ke waktu, atau yang biasa disebut dengan siklus organisasi. Artinya suatu organisasi yang tumbuh dan berkembang dia akan menjalani suatu proses kehidupan atau living organism. Ini sebagaimana dikatakan oleh Taliziduhu Ndraha bahwa “sebagai living organism yang sudah ada suatu organisasi merupakan output proses panjang di masa lalu, sedangkan sebagai produk proses organizing, organisasi adalah alat bantu atau input bagi usaha mencapai tujuan”. Dan lebih jauh Taliziduhu Ndraha menegaskan, “sebagai living organism ia melalui periode balita (fase infancy, fase survival yang berakhir pada breakevent point, BEP), sebagai remaja ia bergaul, penuh gairah, 15 16 Ec.H.Sentot Imam Wahjono, Perilaku Organisasi, Graha Ilmu, Yogyakarta, 2010, halaman 7 Onong Uchjana Effendy, Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek, Remaja Rosdakarya, Bandung, 2006, halaman 114 18 pacaran, dan menikah (bermitra, berekan, bekerja sama, membentuk grup dengan organisasi lain, merger), beranak cucu (membentuk cabang, mendirikan anak perusahaan), supaya ia mampu menjalankan job ia harus belajar (training), diberi bimbingan dan penyuluhan (konseling), bisa sakit (deterioratif), dibedah (direengineering), mungkin melakukan kejahatan (melanggar peraturan), mengalami masa jaya atau kemapanan (establisment), menolak perubahan, mengalami kejenuhan, dan cepat atau lambat, mati (dibubarkan, ubah bentuk, dirombak besarbesaran) menggenaskan”.17 Dalam organisasi pasti akan tercipta komunikasi organisasi, Redding dan Sanborn mengatakan bahwa komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan informasi dalam organisasi yang kompleks. Yang termasuk dalam bidang ini adalah komunikasi internal, hubungan manusia, hubungan persatuan pengelola, komunikasi downward atau komunikasi dari atasan kepada bawahan, komunikasi upward atau komunikasi dari bawahan kepada atasan, komunikasi horizontal atau komunikasi dari orang-orang yang sama level/tingkatnya dalam organisasi, keterampilan berkomunikasi dan berbicara, mendengarkan, menulis dan komunikasi evaluasi program.18 Komunikasi organisasi dapat bersifat formal dan informal. Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya 17 Fahmi Irham, Manajemen Kinerja Teori dan Aplikasi, Alfabeta, Bandung, 2010, halaman 47-48 18 Arni Muhammad, Komunikasi Organisasi, Bumi Aksara, Jakarta, 2011, halaman 65 19 berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya: memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara individual.19 Aliran komunikasi formal dalam organisasi dapat dibedakan menjadi empat, yaitu:20 1. komunikasi dari atas ke bawah merupakan aliran komunikasi dari tingkat atas ke tingkat bawah melalui hierarki organisasi, yaitu berupa prosedur organisasi, instruksi tentang bagaimana melakukan tugas, umpan balik terhadap prestasi bawahan, penjelasan tentang tujuan organisasi dan lain sebagainya. Salah satu kelemahan komunikasi ini adalah ketidakakuratan informasi karena harus melewati beberapa tingkatan. 2. Komunikasi dari bawah ke atas Komunikasi dari bawah ke atas dirancang untuk menyediakan umpan balik tentang seberapa baik organisasi telah berfungsi. Bawahan diharapkan memberikan informasi tentang prestasinya, praktik serta 19 Wiryanto, Pengantar Ilmu Komunikasi, Grasindo, Jakarta, 2004, halaman 54-55 20 Romli, Khomsahrial, Komunikasi Organisasi Lengkap, Grasindo, Jakarta, 2011, halaman 176-177 20 kebijakan organisasi. Komunikasi dari bawahan ke atas dapat berbentuk laporan tertulis maupun lisan, kotak saran, pertemuan kelompok, dan sebagainya. Bawahan seringkali memberikan informasi yang tidak mengenakkan. Akibatnya, komunikasi dari bawah ke atas seringkali dikatakan sebagai penyampaian informasi yang menyenangkan atasan dan bukan informasi yang perlu diketahui oleh atasan. 3. Komunikasi Horizontal Merupakan komunikasi kepada orang-orang yang memiliki hirearki yang sama dalam suatu organisasi. 4. Komunikasi Diagonal Merupakan aliran komunikasi dari orang-orang yang memiliki hierarki yang berbeda dan tidak memiliki hubungan kewenangan secara langsung. Seperti sudah dijelaskan diatas aliran komunikasi formal dalam organisasi terbagi menjadi empat yaitu komunikasi dari atas ke bawah, komunikasi dari bawah ke atas, komunikasi horizontal (komunikasi antara sesama karyawan) , dan komunikasi diagonal. Semua aktivitas komunikasi di dalam organisasi mengalir sesuai dengan tujuan dan maksud dari setiap individu berdasarkan tugas dan tanggung jawabnya masing-masing, ada saat atasan memberikan perintah, bawahan 21 memberikan laporan, ataupun saling memberikan informasi antara sesama karyawan yang berada dalam satu divisi ataupun berbeda divisi. 2.3 Komunikasi Internal di dalam Organisasi Komunikasi internal didefinisikan oleh Lawrence D. Brennan sebagai “interchange of ideas among the administrators and its particular structure (organization) and interchange of ideas horizontally and vertically within the firm which gets work done (operation and management).” Pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan atau jawatan yang menyebabkan terwujudnya perusahaan atau jawatan tersebut lengkap dengan strukturnya yang khas (organisasi) dan pertukaran gagasan secara horizontal dan vertikal di dalam perusahaan atau jawatan yang menyebabkan pekerjaan berlangsung (operasi dan manajemen).21 Komunikasi internal menjadi suatu hal yang mutlak dalam organisasi, hal ini berkaitan dengan semakin bergesernya kebutuhan atas orientasi organisasi. Yang awalnya sangat mengarah pada konsumen. Menjadi semakin kompetitifnya organisasi 21 Onong Uchjana Effendy, Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek, Remaja Rosdakarya, Bandung, 1993, halaman 122 22 sehingga memerlukan khalayak internal dalam hal ini karyawan yang mendukung kebutuhan organisasi untuk lebih progresif.22 Jadi komunikasi internal merupakan salah satu faktor penunjang keberhasilan dalam operasional organisasi dan membangun hubungan internal yang baik didalam organisasi. Komunikasi internal dapat dilakukan dengan lisan, melalui media elektronik, visual dan tulisan.23 2.3.1 Dimensi Komunikasi Internal Dimensi komunikasi internal terdiri dari komunikasi vertikal dan komunikasi horizontal, yakni:24 1) Komunikasi vertikal, yakni komunikasi dari atas ke bawah (downward communication) dan dari bawah keatas (upward communication), adalah komunikasi dari pimpinan kepada bawahan dan dari bawahan kepada pimpinan secara timbal balik (two-way traffic communication). 22 BPP PERHUMAS editor Muslim Basya dan Irmulan Sati, Tantangan Indonesia Baru : strategi dan aktivitas public relations, BPP PERHUMAS, Jakarta, 2006, halaman 23 23 Scott M. Cutlip, Allen H. Center, Glen. M Broom, Effective Public relations, Kencana, Jakarta, 2011, halaman 268 24 Onong Uchjana Effendy, op.cit., 123-128 23 2) Komunikasi horizontal ialah komunikasi secara mendatar, antara anggota staf dengan anggota staf, karyawan sesama karyawan, dan sebagainya. Berbeda dengan komunikasi vertikal yang sifatnya lebih formal, komunikasi horizontal seringkali berlangsung tidak formal. Dalam komunikasi internal ini pengelolaan arus informasi keatas perlu dicermati. Komunikasi keatas sama pentingnya dengan komunikasi kebawah. Untuk membuat keputusan yang cerdas manajer atau pimpinan perusahaan harus mempelajari apa yang terjadi dalam perusahaan atau organisasi. Ada 5 jenis informasi yang biasa dikomunikasikan dari atasan kepada bawahan (Katz & Kahn, 1966), yaitu:25 1. Informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaan 2. Informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan 3. Informasi mengenai kebijakan dan praktik-praktik organisasi 4. Informasi mengenai kinerja pegawai 5. Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas. Seperti yang disebutkan diatas terdapat jenis-jenis informasi yang perlu disampaikan oleh atasan kepada bawahan agar bawahan bisa lebih mengerti apa yang menjadi tugas dan tanggug jawabnya, paham dengan kebijakan-kebijakan maupun 25 R. Wayne. Pace and Don F. Faules, Komunikasi Organisasi Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan, Remaja Rosdakarya, Bandung, 2006, halaman 185 24 program-program yang berada diperusahaan sehingga mampu melakukan pekerjaannya dengan baik dan menghasilkan kinerja yang baik juga. 2.4 Strategi Menurut Sjahfrizal, strategi adalah cara untuk mencapai tujuan berdasarkan analisa terhadap faktor internal dan eksternal.26 Strategi itu sendiri berasal dari istilah Yunani, strategos, yang memiliki arti harfiah “jenderal”. Sehingga, secara harfiah pula, strategi dimaknai sebagai seni berperang para jenderal yang memimpin suatu peperangan. Sebagaimana dikatakan oleh Robert Ernest Wood, Ketua Dewan Komisaris Sears, Roebuck & Co, dalam satu segi, bisnis atau usaha merupakan medan pertempuran. Dalam pengertian kekinian, strategi terkait erat dengan bagaimana manajemen puncak suatu organisasi atau perusahaan yang harus mengatur siasat sedemikian rupa sehingga persaingan yang ketat mampu dimenangkan. Alfred Chandler memandang strategi sebagai “penetapan sasaran dan tujuan jangka panjang suatu perusahaan dan alokasi sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan itu.”27 26 Pengertian dan definisi strategi (2012, 27 Oktober). CARApedia (On-line). Diakses pada tanggal 27 Oktober 2012 dari http://carapedia.com/pengertian_definisi_strategi_info2036.html 27 Fitri Lukiastuti dan Muliawan Hamdani, Manajemen Strategik Dalam Organisasi, CAPS, Yogyakarta, 2011, halaman 3-4 25 Sejak awal tahun 50-an, strategi telah mengalami beberapa metamorfosa atau tahapan perkembangan. Tahapan itu antara lain:28 a. Perencanaan strategi yang lebih menitikberatkan pada aspek keuangan dan anggaran. b. Perencanaan strategi perusahaan yang ditunjang oleh proyeksi atas penjualan dan arus investasi, peluang produk, serta peluang pasar. c. Analisis industri dan posisi persaingan dengan bantuan serangkaian modal strategi yang dirumuskan oleh konsultan. d. Mengeksploitasi keunggulan strategi tertentu yang dimiliki oleh perusahaan atas dasar penelusuruan ke dalam secara saksama. Amstrong dalam kumpulan buku The Art of HRD menambahkan bahwa setidaknya terdapat tiga pengertian strategi. Pertama, strategi merupakan deklarasi maksud yang mendefinisikan cara untuk mencapai tujuan, dan memperhatikan dengan sungguh-sunggu alokasi sumber daya perusahaan yang penting untuk jangka panjang dan mencocokkan sumber daya dan kapabilitas dengan lingkungan eksternal. Kedua, strategi merupakan perspektif dimana isu kritis atau faktor keberhasilan dapat dibicarakan, serta keputusan strategis bertujuan untuk membuat dampak yang besar serta jangka panjang kepada perilaku dan keberhasilan organisasi. Ketiga, strategi pada dasarnya 28 Ibid. 7-8 adalah mengenai penetapan tujuan (tujuan strategis) dan 26 mengalokasikan atau menyesuaikan sumber daya dengan peluang (strategi berbasis sumber daya) sehingga dapat mencapai kesesuaian strategis antara tujuan strategis dan basis sumber dayanya.29 2.4.1 Strategi Komunikasi Kegiatan komunikasi merupakan komponen yang jelas terlihat oleh siapa pun karena komunikasi memang ditujukan untuk masyarakat.30 Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) dijelaskan31: “Bahwa strategi komunikasi adalah suatu cara yang dikerjakan demi kelancaran suatu komunikasi. Dalam istilah lain strategi komunikasi adalah metode atau langkah-langkah yang diambil untuk keberhasilan proses penyampaian pesan oleh seseorang kepada orang lain untuk memberitahu atau mengubah sikap, pendapat dan perilaku baik secara langsung secara lisan ataupun tidak langsung melalui media”. Onong Uchjana Effendy menjelaskan strategi komunikasi adalah :32 “Strategi Komunikasi merupakan paduan antara perencanaan komunikasi (Communication Planning) dan manajemen komunikasi (Communication Management) untuk mencapai suatu tujuan. Untuk mencapai tujuan tersebut, strategi komunikasi harus dapat menunjukkan bagaimana operasionalnya secara taktis harus 29 Triton PB, Manajemen Strategis Terapan Perusahaan dan Bisnis, Tugu Publisher, Yogyakarta, 2007, halaman 16-17 30 Morissan, Manajemen Public Relations: Strategi menjadi humas professional, Kencana, Jakarta, 2010, halaman 191 31 32 Onong Uchjana Effendy, Dinamika Komunikasi, Remaja Rosda Karya, Bandung, 2002, halaman 5 Onong Uchjana Effendy, Ilmu Teori dan Filsafat Komunikasi, Citra Aditya Bakti, Bandung, 2003, halaman 301 27 dilakukan, dalam arti kata bahwa pendekatan (approach) dapat berbeda-beda sewaktu-waktu bergantung dari situasi dan kondisi”. Berdasarkan penjelasan diatas maka dapat dipastikan bahwa komunikasi memiliki peranan penting dalam setiap unsur kehidupan masyarakat, Jika terjadi komunikasi yang salah maka akan menyebabkan perselisihan maupun permasalahan dan bisa merujuk menjadi bencana. Untuk itu diperlukan strategi komunikasi yang tepat dalam pelaksanaan hidup sehari-hari baik itu dalam keluarga, lingkungan sekitar, dalam berorganisasi maupun bermasyarakat. Khususnya dalam bekerja, setiap individu memiliki karakter dan tingkat kecerdasan yang berbeda-beda dalam menerima maupun menyalurkan informasi yang bisa memicu pertentangan. Untuk itu, setiap individu harus menyadari dengan betul bahwa memiliki strategi komunikasi yang baik akan membawa kepada kesuksesan di masa mendatang. Untuk meraih sukses seseorang harus mempunyai motif dan mencapai motif tersebut berdasarkan hierarkinya. Untuk mencapai motif dan sukses, perlu cara dan strategi. Berikut ini adalah strategi sukses dalam bekerja:33 1. Percaya diri ( Percaya diri adalah sifat yang mampu menunjukkan bahwa ia mampu berbuat dan bekerja dengan baik. Pendayagunaan kepercayaan diri berarti membangun kepercayaan menjadi kekuatan yang mampu mengolah cara berpikir seseorang dan orang itu dapat bertindak untuk menjadi lebih baik dari sebelumnya.) 33 Ibid. 47-50 28 2. Terampil dalam bersikap ( Dalam bersikap kita harus memperhatikan kenyataan dan tata cara lingkungan tempat kita berada, seperti dimana dan siapa yang diajak bergaul, untuk kepentingan apa dan bagaimana kepantasan sikap kita yang harus disesuaikan dengan norma yang berlaku.) 3. Mampu mengarahkan diri sendiri ( Orang sukses selalu proaktif dan tidak didikte oleh suara mayoritas, sebab orang sukses memiliki rasa tanggung jawab terhadap kehidupan pribadinya.) 4. Mampu memahami diri dan pekerjaan orang lain ( Bagi orang yang sukses memahami orang lain adalah jauh lebih penting karena ia ingin belajar memahami segala sesuatu. Orang sukses tidak pernah menuntut orang lain memahami dirinya, tetapi ia lebih sering memahami orang lain dan belajar menyesuaikan diri dengan orang lain sehingga di lingkungannya ia tidak menemui kesulitan.) 5. Berani mencoba ( Orang yang sukses berani mencoba segala hal.) 6. Memiliki harga diri yang sehat ( Orang sukses tidak suka meminta-minta dan berharap dari orang lain, sebaliknya suka memberi apa yang dimiliki terutama pengetahuan kepada orang lain yang membutuhkannya.) 7. Menerima kekurangan dirinya ( Orang sukses tidak mengeluh atas kelemahannya, namun berusaha mengembangkan pengetahuan untuk mengatasi kelemahannya.) 29 8. Murah hati dan bijaksana 9. Cerdas dalam pergaulan ( Dalam bergaul ada beberapa yang harus diperhatikan yaitu , (a) memperhatikan etika pergaulan baik dalam sikap maupun perkataan, (b) bergaul dengan orang yang pandai dan berbudi baik, dan (c) mengembangkan gaya bergaul yang khas dan menyenangkan orang lain.) 10. Membuat orang lain berkesan ( Orang sukses adalah orang yang mampu menghargai orang lain dan memandang sesuatu dengan arif dan tidak harus merendahkan diri, tetapi melakukan sesuatu dengan hati-hati serta mempelajari dan menyampaikan pendapat dengan benar.) 11. Meraih peluang ( Peluang tidak ditunggu, tetapi untuk diraih. Jangan siasiakan peluang dan kesempatan yang sudah dekat, sekalipun kesempatan itu masih jauh, ia harus dicapai.) 2.4.2 Strategi Public Relations Menurut Rhenald Khasali, dalam bukunya Management Public Relation hampir semua pihak sadar pentingnya PR bagi perusahaan, dan mereka juga sadar bagaimana kerugian yang bakal ditimbulkan kalau perusahaan tidak memperhatikan PR. Hanya saja masing-masing memandang dari sudut pandang yang berbeda. Ada yang melihat PR dari sudut kepribadian, kemudian dari segi komunikasi, lantas ada juga yang memandang PR dari sudut publikasi. Belum lagi yang melihat kepentingan 30 PR dari sisi pemasaran, manajemen, dan periklanan. PR dipersepsikan dalam banyak dimensi.34 Tidak jarang peran PR identik dengan profesi penjaga gawang yang tidak akan mendapatkan sanjungan ketika berhasil menyelamatkan gawang, tapi langsung dicaci maki begitu gawangnya kebobolan. Ini memang bukan suatu situasi yang menyenangkan. Ada beberapa hal yang bisa dilakukan oleh PR untuk meyakinkan manajemen mengenai seberapa jauh peranan PR untuk mendukung kinerja manajemen. Secara umum bisa dibedakan dalam 2 pendekatan, yaitu:35 1. Pendekatan Krisis Pendekatan krisis merupakan pendekatan yang membutuhkan waktu yang relatif singkat untuk membuktikan kepada manajemen bagaimana PR sangat dibutuhkan oleh perusahaan. Satu hal yang dibutuhkan dalam membangun krisis ini adalah kapasitas personal dari pelaku PR plus ketajaman intuisi yang mampu dengan jitu menebak apa yang terjadi kemudian dari perkembangan suatu krisis. Ada 2 pendekatan yaitu a. Krisis Parsial yaitu krisis yang dibuat secara sedikit demi sedikit, sekedar untuk membangkitkan kesadaran manajemen bagaimana citra perusahaan akan melorot jika terjadi krisis sekecil apapun. 34 Silih Agung. Wasesa & Jim Macnamara, Strategi Public Relations, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta, 2010, halaman 146-147 35 Ibid. 148-150 31 b. Krisis Menyeluruh, dalam kasus ini membutuhkan tingkat keahlian yang tinggi serta jaringan yang kuat dan baik dengan media massa karena krisis menyeluruh di desain dengan memanfaatkan masalah internal dan mengubahnya menjadi krisis citra yang kuat. Kemampuan menganalisis perkembangan krisis juga mutlak diperlukan untuk menghindari perkembangan krisis pada tingkat yang tidak diinginkan. 2. Pendekatan sistem Merupakan pendekatan yang dibuat secara sistematis untuk memasukkan peran PR kedalam fungsi manajemen secara utuh. Secara bertahap fungsi PR dimasukkan ke dalam setiap sisi manajemen, kemudian dikembangkan menjadi bentuk-bentuk yang menguntungkan sisi-sisi tersebut. Ada beberapa hal yang biasa dilakukan untuk melakukan pembuktian PR kepada manajemen dengan menggunakan pendekatan sistem ini yaitu a. Interviu Ringan yaitu mendatangkan wartawan yang mempunyai rubrik tokoh atau rubrik yang bersifat paparan tentang suatu yang unik. Dengan begitu yang muncul adalah pemberitaan positif tentang manajemen atau CEO perusahaan, atau gambaran positif mengenai bidang usaha yang dilakukan oleh perusahaan. b. Peta Aktivitas Pencitraan Kompetitor yaitu mengembangkan sebuah gambaran aktivitas PR competitor melalui news round up, sebuah kliping 32 harian yang disebarkan ke jajaran manajemen dan direksi. Sertakan analisis mingguan mengenai dampak pemberitaan tersebut, serta keuntungan yang didapat kompetitor dari hasil tersebut. c. Studi Banding Pencitraan yaitu lakukan studi berkelanjutan di mana sebuah produk mampu mengembangkan brand awareness yang tinggi dengan mendapatkan dukungan dari media massa, terutama pada saat di mana produk tersebut sedang melakukan peluncuran produk. Langkah awal yang dilakukan oleh PR dalam konteks pengelolaan komunikasi organisasi, adalah memahami dan memetahkan lebih dahulu organisasi. Hal ini sangatlah penting bagi PR sebelum menyusun program-programnya, khususnya dalam pola interaksi antar karyawan yang secara formal dan informal dalam organisasi. Praktisi PR diawal harus mengenali seluruh bagiandari organisasi dengan baik, sejarah, status organisasi, visi misi, corporate value, rencana-rencana untuk masa mendatang serta program yang akan disusun.36 Beberapa faktor yang menyajikan kerangka kerja (Gregory, 2001:23) untuk diketahui lebih lanjut tentang karakter organisasi diantaranya:37 1) Sifat sektor organisasi (nature of sector). Kenali sektor dimana organisasi berada. Apa yang menjadi tren di Industri tersebut? Apakah 36 BPP PERHUMAS editor Muslim Basya dan Irmulan Sati, Tantangan Indonesia Baru : Strategi dan Aktivitas Public Relation, BPP PERHUMAS, Jakarta, 2006, halaman 20 37 Ibid. 20-22 33 industri sedang berkembang ataukah berkontraksi, dan apakah ada pasar baru yang menarik? Apa saja yang menjadi bagian dari lingkungan organisasi? Apakah ekonomi sedang mengalami resesi dan apakah ada masalah-masalah penting yang sedang dihadapi oleh industri atau organisasi tersebut, seperti peraturan perundangan baru atau tekanan dari lingkungan? Bagaimana reputasi sektor tersebut? (jika sektor tersebut secara keseluruhan memiliki reputasi buruk, maka akan menjadi masalah baru bagi organisasi). 2) Aktivitas pesaing (Competitor activity). Bagaimana posisi organisasi terhadap pesaing? Apakah mungkin menjadi pemimpin untuk beberapa area atau seluruh area di industry tersebut? Apakah ada pesaing baru yang agresif, yang siap untuk mencuri pasar? Berapa banyak jumlah pesaing? Siapa yang sedang memelopori suatu usaha dan mengapa? Apa kelemahan mereka?. 3) Misi (Mission). Apa misi dari organisasi? Apakah untuk menjadi yang terbesar, yang terbaik, yang paling inovatif? Apakah mungkin untuk tampil beda atau hanya akan menjadi pengikut tren? Apakah misi tersebut realistis atau merupakan harapan yang menjadi tantangan untuk direalisasikan. 4) Ukuran dan struktur (size and Structure). Bagaimana ukuran organisasi tersebut dibandingkan dengan perusahaan lain di dalam 34 maupun di luar industrinya? Berapa besar kekuasaan tunggal dengan struktur sederhana atau konglomerat dengan struktur kompleks? Apakah struktur organisasi tersebut hirarki atau datar, apakah baru mengalami restrukturisasi atau proses re-engineering? Apakah organisasi tersebut beroperasi di satu atau beberapa negara? Bagaimana struktur kegiatan PR-nya berdasarkan faktor-faktor tersebut? Apakah strukturnya sudah memadai? Haruskah menggunakan jasa konsultan atau semua akan ditangani sendiri?. 5) Sifat dari bisnis (nature of the business). Aktivitas apa saja yang dilakukan organisasi tersebut? Apakah hanya memiliki produk tunggal atau berbagai macam produk? Apakah organisasi tersebut beroperasi di satu sektor atau di beberapa sektor? Apakah mereka memerlukan spesialisasi PR, misalnya apakah diperlukan divisi teknologi tinggi atau divisi konstruksi, atau apakah seluruh aktivitas dilaksanakan oleh departemen PR yang terpusat atau terpecah-pecah? 6) Tradisi dan sejarah (traditional history). Apakah perusahaan tersebut perusahaan lama yang sudah mapan atau perusahaan baru yang sedang berusaha menentukan posisi? Apakah perusahaan tersebut dikenal karena menggunakan cara-cara khusus atau dikenal karena kuantitasnya tidak diketahui? Apakah organisasi tersebut terbuka dan bersifat partisipatif atau hirarkis dan bersifat direktif?. 35 7) Sejarah citra organisasi (image history). Bagaimana persepsi public terhadap organisasi selama ini? Apakah organisasi tersebut pemimpin industrinya, inovatif, terpercaya, lambat atau tidak dapat dipercaya? Apakah citra perusahaan selalu konstan atau berubah tergantung dari perubahan yang ada dalam organisasi tersebut. 8) Tipe karyawan (type of employees). Pekerja kerah putih? Pekerja kerah biru? Memiliki keahlian? Gabungan dari semua?. Semua faktor yang ada dalam organisasi sangat mempengaruhi bagaimana struktur fungsi PR dibentuk, serta bagaimana dan apa aktivitas yang perlu dilaksanakan. Dari semua karakter tersebut, perlu diulas kembali hal-hal yang menjadi stressing untuk mengelola employee relations yang umum dikelola oleh PR khususnya dari perspektif komunikasi. Terminology ini dikenal dengan komunikasi internal. Untuk itu sebagai salah satu kajian yang perlu dicermati adalah bagaimana dengan pemahaman awal tentang karakter organisasi tersebut, membawa implikasi terhadap kemampuan PR dalam mengelola komunikasi internalnya. Dalam penelitian yang diadakan oleh International Public Relations Association (IPRA) pada 1981 yang mengemukakan, bahwa umumnya fungsi public relations masa kini meliputi 15 pokok berikut:38 1. Memberikan konseling yang didasari pemahaman masalah perilaku manusia 38 Nova, Firsan, Crisis Public Relations, RajaGrafindo Persada, Jakarta, 2011, halaman 49-50 36 2. Membuat analisis “trend” masa depan dan aramalan akan akibat-akibatnya bagi institusi 3. Melakukan riset pendapat, sikap dan harapan masyarakat terhadap institusi dan memberi saran tindakan-tindakan yang diperlukan institusi untuk mengatasinya. 4. Menciptakan dan membina komunikasi dua arah berlandaskan kebenaran dan informasi yang utuh 5. Mencegah konflik dan salah pengertian 6. Meningkatkan rasa saling hormat dan rasa tanggung jawab sosial 7. Melakukan penyerasian kepentingan institusi terhadap kepentingan umum 8. Meningkatkan itikad baik institusi terhadap anggota pemasok dan konsumen 9. Memperbaiki hubungan industrial 10. Menarik tenaga kerja yang baik agar menjadi anggota dan mengurangi keinginan anggota untuk keluar dari institusi 11. Memasyarakatkan produk atau layanan 12. Mengusahakan perolehan laba yang maksimal 13. Menciptakan jati diri institusi 37 14. Memupuk minat mengenai masalah-masalah nasional maupun internasional 15. Meningkatkan pengertian mengenai demokrasi 2.5 Koordinasi Semenjak organisasi dibentuk, orang-orang yang ada di dalam organisasi melakukan kegiatan sesuai dengan pembagian tugasnya masing-masing untuk mencapai tujuan organisasi. Usaha mereka untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien dan efektif memerlukan koordinasi. Fungsi koordinasi dalam organisasi dapat diibaratkan seperti orkes simfoni yang menghasilkan suatu melodi yang merdu. Masing-masing anggota orkes memainkan alat musiknya sesuai dengan fungsinya.39 Koordinasi menurut Chung dan Megginson dapat didefinisikan sebagai proses motivasi, memimpin, dan mengkomunikasikan bawahan untuk mencapai tujuan organisasi.40 Tujuan koordinasi adalah sebagai berikut:41 39 Husaini, Usman, Manajemen-Teori,Praktik dan Riset Penelitian edisi 3, Bumi Aksara, Jakarta, 2011, halaman 439 40 41 Ibid. Hasibuan,H. Malayu S.P., Manajemen Dasar, Pengertian dan Masalah edisi revisi, Bumi Aksara, Jakarta, 2009, halaman 87-88 38 1. Untuk mengarahkan dan menyatukan semua tindakan serta pemikiran kearah tercapainya sasaran perusahaan. 2. Untuk menjuruskan keterampilan spesialis kearah sasaran perusahaan 3. Untuk menghindari kekosongan dan tumpang-tindih pekerjaan 4. Untuk menghindari kekacauan dan penyimpangan tugas dari sasaran 5. Untuk mengintegrasikan tindakan dan pemanfaatan unsure-unsur manajemen ke arah sasaran organisasi atau perusahaan 6. Untuk menghindari tindakan overlapping dari sasaran perusahaan. Sedangkan untuk tipe-tipe koordinasi adalah sebagai berikut:42 1. Koordinasi vertikal Yaitu kegiatan-kegiatan penyatuan, pengarahan yang dilakukan oleh atasan terhadap kegiatan unit-unit, kesatuan-kesatuan kerja yang ada dibawah wewenang dan tanggung jawabnya. 2. Koordinasi horizontal Yaitu mengkoordinasikan tindakan-tindakan atau kegiatan-kegiatan penyatuan, pengarahan yang dilakukan terhadap kegiatan-kegiatan 42 Ibid. 86-87 39 penyatuan, dalam tingkat organisasi yang setingkat. Koordinasi horizontal dibagi atas interdisciplinary yaitu suatu koordinasi dalam rangka mengarahkan, menyatukan tindakan-tindakan, mewujudkan dan menciptakan disiplin antara unit yang satu dengan unit yang lain secara intern maupun secara ekstern pada unit yang sama tugasnya. Dan interrelated yaitu koordinasi antar badan, unit-unit yang fungsinya berbeda, tetapi instansi yang satu dengan yang lain saling bergantungan atau mempunyai kaitan. Dan cara-cara mengadakan koordinasi sebagai berikut:43 1. Memberikan keterangan langsung dan secara bersahabat 2. Mengusahakan agar pengetahuan dan penerimaan tujuan yang akan dicapai oleh anggota tidak menurut masing-masing individu anggota dengan tujuannya sendiri-sendiri. Tujuan itu adalah tujuan bersama. 3. Mendorong para anggota untuk bertukar pikiran, mengemukakan ide, saran-saran, dan lain sebagainya. 4. Mendorong para anggota untuk berpartisipasi dalam tingkat perumusan dan penciptaan sasaran. 5. Membina hubungan human relations yang baik antara sesama karyawan. 43 Ibid. 88-89 40 6. Manajer sering melakukan komunikasi informal dengan bawahan, Dengan adanya koordinasi yang baik di dalam sebuah organisasi atau perusahaan maka akan menciptakan dan menghasilkan tujuan yang bisa tercapai dengan baik. Untuk itu, koordinasi memiliki peranan penting dalam mengontrol komunikasi khususnya komunikasi internal di sebuah organisasi atau perusahaan. Jika koordinasi bisa terbentuk di dalam setiap bagian perusahaan dengan lancar dan baik maka tentunya akan memperlancar perjalanan perusahaan tersebut dalam berbagai aspek perusahaan tersebut bergerak. Ringkasnya, suatu koordinasi akan lebih baik, jika memperoleh dukungan, partisipasi dari bawahan dan pihak-pihak yang terkait yang akan melakukan pekerjaan diikutsertakan dalam proses pengambilan keputusan, supaya mereka antusias dalam melaksanakannya.
