ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
INFORMASI MANAJEMEN PROYEK DAN
PENCATATAN TRANSAKSI PENERIMAAN
DAN PENGELUARAN KAS PADA PT.
REKACIPTA BANGUN PRATAMA
Anastasia Pebrina, Yuliana Lisanti, Rindang Widuri
Universitas Bina Nusantara, Jl. Kh Syahdan no 104A, Palemerah Jakarta Barat.
081282827322, [email protected]
Abstrak
Tujuan penelitian
ini adalah
mengidentifikasi masalah
yang dihadapi PT. Rekacipta
Bangun Pratama, khususnya dalam manajemen proyek dan pencatatan penerimaan dan
pengeluaran kas, menganalisis sistem informasi manajemen proyek dan pencatatan
penerimaan dan pengeluaran kas yang sedang berlangsung di perusahaan, memberikan
solusi untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi perusahaan, serta menganalisis dan
merancang sistem manajemen proyek dan pencatatan penerimaan dan pengeluaran kas
sesuai dengan kebutuhkan perusahaan. Metode penelitian yang digunakan adalah metode
pengumpulan data yang mencakup studi kepustakaan dan studi lapangan yang meliputi
observasi, wawancara dan dokumentasi sedangkan metode analisis dan perancangan
menggunakan analisis dan perancangan berorientasi objek (OOAD) dengan pendekatan
Unified Process. Analisis yang dilakukan berkaitan dengan proses bisnis yang sedang
berjalan dan menemukan masalah-masalah yang terkait manajemen proyek dan pencatatan
transaksi penerimaan dan pengeluaran kas. Hasil dari analisis dan perancangan adalah
sebuah aplikasi berbasis desktop yang dapat mendukung aktivitas perusahaan, khususnya
dalam manajemen proyek dan pencatatan penerimaan dan pengeluaran kas serta
menghasilkan laporan yang dibutuhkan perusahaan seperti laporan progress proyek, laporan
penerimaan dan pengeluaran kas serta laporan anggaran dan realisasi pengeluaran kas.
Simpulan yang didapat adalah penerapan aplikasi berbasis desktop yang telah dirancang
untuk membantu PT. Rekacipta Bangun Pratama dalam memperbaiki sistem dan prosedur
yang berjalan sehingga dapat memperoleh informasi yang dibutuhkan dengan tepat waktu
dan akurat. (AP)
The purpose of this study is to identify the problems which faced by PT. Rekacipta Bangun
Pratama, particularly in project management and recording of cash receipt and
disbursements, analyzing project management information systems and recording of cash
receipt and disbursements which are ongoing in the company, providing solutions to resolve
problems faced by the company, as well as analyzing and designing the project management
and recording system cash receipt and payments in accordance with the needs of the
company. The method used are the method of data collection such as literature studies and
field studies that includes observation, interviews, and documentation while Analysis and
Design method uses analysis and design object-oriented (OOAD) approached with unified
process approach. Analysis is made related to ongoing business processes and finds
problems related project management and recording cash receipt and disbursements.
Results of the analysis and design are a desktop-based application that can support the
activities of the company, particularly in project management and recording of cash receipt
and disbursements and generate reports needed by the company such as project progress
reports, cash receipt and disbursements reports and budget and actual cash disbursements
reports. The conclusion is the application of a desktop-based application that has been
designed to help PT. Rekacipta Bangun Pratama in improving systems and procedures that
are running so that it can obtain the required information in a timely and accurate. (AP)
Kata kunci : Manajemen Proyek, Penerimaan Kas, Pengeluaran Kas, Object Oriented
Analysis and Design, Unified Process
PENDAHULUAN
Dalam perkembangan pembangunan yang semakin pesat saat ini, setiap
perusahaan dituntut untuk mampu bersaing dalam meningkatkan efektifitas dan
efisiensi kinerja perusahaan, dengan tujuan untuk memperebutkan pasar yang ada
serta mempertahankan dan memperkuat posisi perusahaan menghadapi pesaingpesaingnya. Adanya sistem informasi yang terintegrasi sangatlah penting untuk
mendukung dan membantu berbagai kegiatan perusahaan. Seperti sistem
informasi memfasilitasi fungsi operasional perusahaan dan mendukung
pengambilan keputusan manajemen dengan menyediakan berbagai informasi
yang diperlukan manajer untuk digunakan dalam merencanakan dan mengontrol
aktifitas perusahaan. Sistem Informasi membantu kinerja perusahaan karena
dapat memperoleh dan menghasilkan informasi. Hal ini juga dikemukakan oleh
Grabara, Kolcun, and Kot (2014: 3), yang menyatakan sistem informasi
memperoleh serta menghasilkan informasi, sebagai berikut “Information system
acquires any kind of information as well as generate information addressed to all
processes in the company”. Dengan adanya sistem informasi yang baik dapat
membantu perusahaan dalam meningkatkan efektifitas dan efisiensi proses bisnis
dan dapat mengontrol pengendalian internal dari perusahaan.
Sistem informasi akuntansi bertugas untuk mencatat, mengolah, menyimpan
data, menyediakan informasi akuntansi dan keuangan yang berkaitan dengan
kejadian bisnis. Proses memasukan dan mengolah data secara manual rentan
terhadap human error karena manusia tidak selamanya berada dalam kondisi
yang baik sehingga menghasilkan informasi yang tidak akurat dan lambat dalam
penyajiaannya, sistem informasi akuntansi dapat menangkap dan memproses data
akuntansi kemudian menyediakan informasi yang bermanfaat bagi para
pengambil keputusan. Hal ini juga dikemukakan oleh Prasad and Green (2015:
1), yang menyatakan bahwa “Accounting Information System (AIS) capture and
process accounting data and provide valuable information for decision-maker”.
Maka sistem informasi akuntasi yang baik sangat diperlukan dalam perusahaan
karena dapat meningkatkan pengendalian internal pada setiap kegiatan bisnis
yang dilakukan perusahaan.
Penerapan sistem informasi dalam manajemen proyek juga penting untuk
keberhasilan suatu proyek, manajemen proyek sendiri dapat didefinisikan sebagai
proses dari perencanaan, pengaturan kepemimpinan dan pengendalian dari suatu
proyek oleh para anggotanya dan memanfaatkan sumber data septimal mungkin
untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan. Fungsi dasar manajemen proyek
terdiri dari pengelolaan-pengelolaan lingkup kerja, waktu, biaya dan mutu
sebagai kunci keberhasilan dalam menyelenggarakan suatu proyek. Keberhasilan
manajemen proyek dapat ditunjukan dengan kinerja proyek. Hal ini dikemukakan
bahwa “Generally, it has been widely accepted that time, cost , and quality are
the major concerned factors in the performance measurements of a project”
(Leong et al, 2014: 33).
Semakin berkembangnya teknologi maka dalam mengelola suatu proyek
dibutuhkan manajemen proyek yang sesuai dengan kebutuhan sekarang dan
didukung oleh syarat-syarat yang dapat menunjang keberhasilan suatu proyek
seperti lingkup kerja yang jelas, waktu, biaya dan lain-lain. Hal ini juga
dikemukakan bahwa “Modern construction projects are developing toward
large-scale and complicated, making the traditional project management
methods unable to meet the needs, so the integrated management of the project is
not only the inevitable trend of modern construction management, but also the
necessary condition for projects success” (Liu, Bau, dan Chen, 2013: 329).
Sistem yang terintegrasi serta faktor-faktor pendukung kesuksesan seperti adanya
komitmen yang tegas dari pemimpin proyek, adanya planning yang jelas dan
kinerja proyek yang baik, sangat di perlukan untuk dapat meningkatkan kinerja
dalam perusahaan, Jika sistem informasi yang sudah terintegrasi dengan baik,
maka hasil informasi yang dihasilkan akan mempermudah dalam pengambilan
keputusan dan menghasilkan keputusan yang baik dalam perusahaan.
Terkait mengenai perusahaan jasa konstruksi saat ini, bahwa “In the current
global economy, construction service business were required to have competitive
strategies and to provide the best performance for the company” (Huda dan
Wibowo, 2013: 1186) , tetapi sebagian perusahaan yang bergerak di bidang jasa
konstruksi, pencatatan proyek progress konstruksi yang dilakukan oleh
Supervisor serta pencatatan penerimaan kas dan pengeluaran kas yang dilakukan
oleh Bagian Akuntansi saat ini proses pencatatan tersebut masih belum
terintegrasi. Hal ini akan mengakibatkan adanya kelalaian atau kesalahan dalam
menagih pembayaran termin yang seharusnya sudah diterima, sehingga
menyebabkan penerimaan dan pengeluaran kas yang terjadi dalam suatu proyek
tidak terkontrol dengan baik. Pencatatan progress proyek dan pencatatan
penerimaan dan pengeluaran kas dalam kegiatan konstruksi sangat penting
sehingga kegiatan tersebut dilakukan secara lengkap dan terperinci agar dapat
mengontrol jalannya proses bisnis dalam perusahaan ini.
Untuk mengantisipasi hal tersebut penggunaan teknologi informasi yang baik dan
sudah terintegrasi dapat dimanfaatkan untuk mempermudah PT. Rekacipta
Bangun Pratama dalam meningkatkan efisiensi kerja proses bisnis yang berjalan
diperusahaan dan juga efisiensi kerja Supervisor dam Bagian Akuntansi dalam
melakukan pelaporan progress proyek dan pencatatan penerimaan dan
pengeluaran kas secara tepat, lengkap dan cepat.
Adapun tujuan dari penulisan karya ilmiah ini adalah:
1. Mengidentifikasi masalah yang dihadapi PT. Rekacipta Bangun Pratama,
khususnya dalam pelaksanaan pekerjaan proyek dan pencatatan
penerimaan dan pengeluaran kas.
2. Menganalisis sistem informasi pelaksanaan pekerjaan proyek dan
pencatatan penerimaan dan pengeluaran kas yang sedang berlangsung
pada PT. Rekacipta Bangun Pratama.
3. Memberikan solusi untuk menyelesaikan masalah dihadapi PT.
Rekacipta Bangun Pratama, khususnya dalam pelaksanaan pekerjaan
proyek dan pencatatan penerimaan dan pengeluaran kas.
4. Untuk menganalisis dan merancang sistem pelaksanaan pekerjaan
proyek dan pencatatan penerimaan dan pengeluaran kas sesuai dengan
kebutuhan perusahaan dan merupakan solusi dari masalah yang dihadapi
pada PT. Rekacipta Bangun Pratama.
METODE PENELITIAN
Teknik pengumpulan data serta metodologi yang digunakan dalam
penyusunan tugas akhir ini sebagai berikut:
1.4.1 Metode Pengumpulan Data
A. Studi kepustakaan
Dalam penelitian ini dilakukan kegiatan pengumpulan data atau
pencarian informasi dan referensi yang relevan tentang proyek
konstruksi, sistem informasi akuntansi yang terkait baik pemasukan
dan pengeluaran kas, penganggaran yang berasal dari buku ilmiah dan
karya ilmiah, jurnal, artikel dan textbook.
B. Studi lapangan
Studi lapangan yang dilakukan dalam penyusunan tugas akhir pada
PT. Rekacipta Bangun Pratama sebagai berikut:
a. Observasi
Penulis melakukan peninjauan langsung di Bagian Keuangan
dalam mencari dan memperoleh data-data yang dibutuhkan seperti
company profile, anggaran, proses bisnis yang berjalan dan
pelaporan penerimaan dan pengeluaran kas yang terjadi untuk
melengkapi penulisan tugas akhir.
b. Wawancara
Penulis melakukan wawancara langsung dengan Kepala Keuangan
dan Manager Proyek untuk mendapatkan informasi yang relevan.
c. Dokumentasi
Penulis mengumpulkan dan menelusuri dokumen-dokumen yang
terkait dengan laporan progress proyek dalam pelaksanaan
proyek,
laporan
penerimaan
dan
pengeluaran
kas,
bukti
pembayaran dan anggaran yang ada di perusahaan.
1.4.2 Metode Analisis dan Perancangan
Metode analisis dan perancangan yang akan digunakan adalah Object
Oriented Analysis and Design (OOAD) dengan pendekatan Unified
Process. Tahapan-tahapan yang digunakan dalam analisis dan perancangan
sistem informasi usulan terbagi menjadi:
a. Inception
Pada fase ini, akan dibuat suatu proses bisnis usulan, menentukan
ruang lingkup sistem serta menganalisis ruang lingkup dari project
dimana dapat digambarkan menggunakan activity diagram, event table
dan menetapkan use case untuk setiap aktivitas.
b. Elaboration
Fase ini berfokus pada beberapa perulangan yang mengambil bagian
dari sistem dan mendefinisikan persyaratan, menfinalisasi ruang
lingkup, membuat desain solusi, dan mengimplementasi solusi
tersebut. Dimana akan digambarkan menggunakan domain class
diagram, usecase description,
system sequence diagram, first cut
design class diagram, completed three-layer sequence diagram,
communication diagram, updated class diagram, package diagram
dan user interface.
c. Construction
Pada fase ini, melakukan finalisasi terhadap desain solusi yang telah
dibuat pada tahap sebelumnya, dimana usecase yang telah dirancang
akan diimplementasikan ke dalam form yang ada dan melakukan
pembuatan aplikasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
d. Transition
Melakukan perubahan dari sistem lama menjadi sistem baru, Fase ini
tidak dilakukan, karena penulisan berupa usulan rancangan dan belum
merubah sistem yang sedang berjalan.
HASIL DAN BAHASAN
Proses bisnis yang berjalan pada PT. Rekacipta Bangun Pratama terbilang
memiliki permasalahan yang cukup kompleks seperti dalam hal pencatatan progress
proyek yang kurang terperinci, pencatatan penerimaan kas dan pengeluaran kas yang
kurang terperinci serta pengolahan pembuatan laporan yang masih dicatat secara
manual dan belum terkomputerisasi dengan baik. Permasalahan ini akan
mengganggu proses bisnis yang berjalan serta mengurangi tingkat kinerja PT.
Rekacipta Bangun Pratama.
Berikut ini adalah masalah-masalah proses bisnis manajemen proyek dan
pencatatan transaksi penerimaan dan pengeluaran kas pada PT. Rekacipta Bangun
Pratama serta rekomendasi solusi yang diusulkan:
1. Masalah: Pencatatan progress proyek belum disajikan dengan baik atau belum
tersajikan format standar yang konsisten.
Penyebab: Pencatatan progress proyek yang dibuat tergantung dengan supervisor
yang ada dilapangan di setiap proyek. Dimana supervisor dalam setiap proyek
kadang berbeda-beda.
Kriteria: Menurut Satzinger, Jackson dan Burd (2005), terdapat delapan aturan
dalam merancang suatu user interface yang disebut juga eight golden rules of
interface design, salah satunya adalah konsisten. Dalam merancang suatu user
interface yang konsisten merupakan salah satu tujuan desain yang paling penting.
Cara bagaimana informasi disusun dalam sebuah form, nama dan susunan menu,
ukuran dan bentuk sebuah icon, dan urutan langkah-langkah pengerjaan yang
dapat dilakukan dalam sebuah user interface haruslah konsisten.
Menurut Considine, Parkes, Olesen, Speer dan Lee (2010), pengunaan formulir
standar dapat membantu memastikan kelengkapan kemudian merancang form
yang tepat juga dapat memastikan akurasi. Standar form dapat dilihat sebagai
kontrol preventif (mereka bekerja untuk memastikan semua data yang relevan
disediakan dengan menentukan apa yang harus dilengkapi, mengurangi
kemungkinan form tidak lengkap), dan kontrol detektif ( akan cepat mendeteksi
form jika ada dokumen penting yang belum diisi atau telah diisi dengan tidak
akurat).
Resiko: Pencatatan progress proyek yang disajikan tidak terperinci sehingga
manajer proyek kadang sulit untuk menentukan sudah mencapai berapa persen
pekerjaan yang dilakukan dan sudah sampai pada pekerjaan yang mana. Oleh
karena itu, manajer proyek akan melakukan perkiraan progress proyek untuk
menentukan sudah mencapai berapa persen.
Solusi: Perusahaan sebaiknya membuat suatu dokumen dalam pencatatan yang
konsisten dan terperinci dari lapangan ke kantor pusat atas progress proyek dari
pekerjaan setiap proyek sehingga dapat terlihat jika pengerjaan suatu proyek
dilakukan dengan cepat atau lambat dan juga dapat mengetahui progress proyek
sudah mencapai berapa persen dan sudah sampai ke tahap pekerjaan mana
sehingga PT. Rekacipta Bangun Pratama dapat menentukan penagihan proyek
dengan akurat kepada klien.
2. Masalah: Pencatatan yang dilakukan mengenai penerimaan kas yang diperoleh
dari pengerjaan proyek dan pengeluaran kas yang dikeluarkan untuk mendukung
proses pelaksanaan proyek, selama proses pembangunan proyek masih belum
disajikan dengan detail. Misalnya penerimaan dan pengeluaran kas dicatat belum
terperinci penjelasannya atas dana yang diterima dan dikeluarkan oleh perusahaan,
kemudian dalam pencatatan penerimaan dan pengeluaran kas tiap proyek di
gabung menjadi satu sehingga menyulitkan untuk dapat mengetahui dengan jelas
proyek mana yang sudah ditagih termin dan proyek mana yang belum ditagih serta
bisa terjadi kesalahan pencatatan atas dana yang harus dikeluarkan untuk proyek
yang mana.
Penyebab: Pencatatan yang ada belum dilakukan secara terperinci untuk tiap-tiap
proyek yang berbeda dalam mencatat penerimaan dan pengeluaran kas. Sehingga
kondisi ini menyulitkan manajemen untuk mengetahui dengan jelas proyek mana
yang sudah ditagih termin dan proyek mana yang belum ditagih.
Kriteria: Menurut Romney dan Steinbart (2012), perancangan yang tepat dan
penggunaan dokumen elektronik dan kertas dan catatan membantu memastikan
pencatatan yang akurat dan lengkap dari semua data transaksi yang relevan.
Bentuk dan isinya harus dibuat sesederhana mungkin, meminimalisir kesalahan,
dan mempermudah review dan verifikasi. Dokumen harus berurutan diberi nomor
sebelumnya sehingga masing-masing dapat dipertanggungjawabkan.
Resiko: Manajemen tidak mengetahui kondisi saldo kas perusahaan terkait
dengan pengerjaan proyek. Perusahaan tidak mengetahui jumlah penerimaan dan
pengeluaran kas yang sudah terjadi pada masing-masing proyek.
Solusi: Perusahaan sebaiknya membuat rincian pengunaan keuangan proyek
secara lengkap untuk biaya yang keluarkan dan membuat rincian anggaran yang
direncanakan dengan detail sehingga dapat dengan jelas mengetahui jumlah
pengeluaran kas. Rincian penerimaan kas yang akan diterima oleh setiap proyek
yang telah dikerjakan sehingga perusahaan mengetahui dengan pasti proyek mana
yang sudah ditagih termin dan proyek mana yang belum ditagih.
3. Masalah: Dalam hal penyediaan laporan dan informasi, manajemen sulit untuk
memperoleh informasi dan laporan berkaitan dengan data proyek dan penerimaan
dan pengeluaran kas.
Penyebab: Data proyek yang akan dikerjakan dan laporan penerimaan dan
pengeluaran keuangan proyek di perusahaan masih dicatat secara manual dan
belum terkomputerisasi dengan baik.
Kriteria: Dalam merancang suatu laporan, menurut Hall (2011) laporan
merupakan sistem informasi yang dihasilkan untuk mendukung tugas pengguna
dan keputusan kemudian perancang sistem harus menentukan jenis laporan dan
format yang berguna bagi pengguna.
Menurut Romney dan Steinbart (2012), ada lima keuntungan dari sebuah
database, beberapa diantaranya yaitu: data integration dan data sharing. Data
integration adalah file master terdiri dari sekumpulan besar data dimana banyak
program aplikasi yang mengaksesnya sedangkan data sharing adalah data yang
terintegrasi lebih mudah berbagi dengan pengguna yang berwewenang.
Resiko: Sulit untuk membuat laporan karena dokumen-dokumen yang terpisah
dan belum terintegrasi yang dapat menimbulkan data tertinggal saat sedang
dipindahkan dan membutuhkan waktu untuk mengolah data menjadi laporan yang
dibutuhkan.
Solusi: Perusahaan sebaiknya merancang suatu sistem yang dapat menyimpan
data-data transaksi pada suatu database yang dapat digunakan dan dapat diolah
data-data tersebut menjadi bentuk laporan yang dibutuhkan oleh manajemen.
Berikut merupakan rancangan user interface yang mengatasi masalah yang
ditemukan dan dapat meningkatkan proses bisnis pada PT. Rekacipta Bangun
Pratama . Pada tahap inisiasi proyek, sistem dapat mendaftarkan klien, proyek dan
anggaran kemudian dapat melihat data proyek dan anggaran. Pada tahap
manajemen proyek, sistem dapat membuat dan mencetak progress proyek,
melihat termin proyek serta membuat
pemesanan pembelian material dan
pengeluaran kas lain. Kemudian pada tahap pencatatan transaksi penerimaan dan
pengeluaran kas, sistem dapat melihat termin, membuat dan melihat invoice,
membuat penerimaan dan pengeluaran kas serta menghasilkan laporan secara
otomatis seperti laporan progress proyek, laporan penerimaan dan pengeluaran
kas, laporan realisasi dan pengeluara kas, serta laporan jurnal.
Tabel 1. Rancangan User Interface
Inisiasi Proyek
• Mendaftarkan klien
• Mendaftarkan
proyek dan melihat
data proyek
• Mendaftarkan
anggaran dan
melihat data
anggaran
Manajemen Proyek
• Membuat dan
mencetak progress
proyek
• Melihat termin
proyek
• Membuat
pemesanan
pembelian material
• Membuat
pengeluaran kas lain
Pencatatan transaksi
penerimaan dan
pengeluaran kas
• Melihat termin
proyek
• Membuat invoice
dan melihat invoice
• Membuat
penerimaan kas
• Membuat
pengeluaran kas
• Menghasilkan
laporan secara
otomatis
SIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan analisis dan perancangan yang telah dilakukan atas sistem
informasi akuntansi manajemen proyek dan pencatatan transaksi penerimaan dan
pengeluaran pada PT. Rekacipta Bangun Pratama, maka dapat ditarik
kesimpulan, sebagai berikut:
1. Masalah yang ditemukan adalah pencatatan progress proyek, penerimaan dan
pengeluaran kas setiap proyek belum disajikan dengan baik serta manajemen
sulit memperoleh informasi dan laporan terkait dengan proyek.
2. Menganalisis pencatatan progress proyek dibuat tergantung dengan
supervisor yang ada dilapangan, penerimaan dan pengeluaran kas tiap proyek
digabung menjadi satu serta data proyek dan laporan masih dicatat secara
manual dan belum terkomputerisasi dengan baik.
3. Solusi yang diberikan, membuat dokumen pencatatan progress proyek,
penerimaan, dan pengeluaran kas, serta anggaran secara konsisten dan
terperinci kemudian merancang sistem yang terintegrasi.
4. Menganalisis dan merancang sistem manajemen proyek dan pencatatan
penerimaan dan pengeluaran kas dengan menggunakan metode OOAD.
Berdasarkan analisis dan perancangan yang telah dilakukan atas sistem
informasi akuntansi manajemen proyek dan pencatatan penerimaan dan
pengeluaran kas pada PT. Rekacipta Bangun Pratama. Berikut adalah
beberapa saran yang dapat diberikan, sebagai berikut:
1. Diharapkan peneliti berikutnya mengembangkan modul lain seperti
penggajian.
2. Perusahaan diharapkan secara berkala melakukan evaluasi pada sistem. Agar
dapat memastikan bahwa sistem yang dirancang sesuai dengan prosedur
sehingga dapat memenuhi kebutuhan perusahaan.
3. Perusahaan perlu melakukan pemeliharaan sistem dan backup data. Dengan
adanya pemeliharaan secara berkala dapat mencegah kerusakan dan
kehilangan data yang akan menggangu kinerja sistem tersebut.
REFERENSI
Satzinger, J. W., Jackson, R. B., & Burd, S. D. (2005). Object- Oriented Analysis &
Design. USA: Course Technology, Cengage Learning.
RIWAYAT HIDUP
Anastasia Pebrina, lahir di kota tebing tinggi pada 23 febuari 1994. Penulis
menamatkan pendidikan SI di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Ilmu
Ekonomi dan Komputer pada 2015.