2. Analisis Pengembangan Manajemen Pengetahuan Website APIFA

Knowledge Management Website APIFA
Disusun oleh: Rendy Prihansyah
1. Identifikasi web organisasi
Organisasi maupun yayasan membutuhkan wadah penyebaran informasi yang akan di
publikasikan kepada masyarakat serta membutuhkan tempat untuk mengumpulkan berbagai
informasi. Pengembangan website sebagai wadah informasi sudah sangat lumrah digunakan.
Website akan menyajikan informasi yang spesifik terkait organisasi/ yayasan tersebut, sehingga
dapat menjadi penghubung antar anggota maupun dengan masyarakat luas. Web organisasi
merupakan suatu bentuk pemanfaatan teknologi internet oleh organisasi atau perusahaan
untuk menyediakan informasi dan berkomunikasi secara efisien serta merupakan sebuah media
interaktif yang dapat menjangkau pembacanya dalam waktu yang singkat. Web organisasi yang
menggunakan media internet saat ini sangat efektif untuk menjangkau masyarakat, hal
tersebut dipengaruhi oleh:
1. Kombinasi sistem komunikasi dan komputer memungkinkan pengiriman dan
pemindahan data dari seorang pengguna ke sejumlah orang (one-to-many) atau dari
sejumlah orang ke sejumlah orang (many-to-many).
2. Sifat komunikasi yang cepat dan lintas batas di era digital memungkinkan beragam
bentuk informasi disajikan dengan mudah dan efisien. Hal Ini disebabkan sifat media
interaktif yang tak kenal jarak dan waktu.
3. Memungkinkan masyarakat menjadi pengguna aktif dalam komunitas tersebut.
4. Web organisasi menyediakan informasi secara menarik dengan kombinasi antara teks,
gambar (visual), dan desain.
Salah satu kelemahan web organisasi yaitu, memiliki keterbatasan akan jumlah informasi yang
disampaikan sehingga terkadang tidak ada tambahan informasi yang disampaikan, yang
membuat pembaca mengalami kejenuhan terhadap isi dari web tesebut. Tindak lanjut yang
perlu diperhatikan adalah mengenai keberlanjutan informasi secara berkala, sehingga setiap
saat tertentu masyarakat akan mendapatkan informasi yang baru.
2. Analisis Pengembangan Manajemen Pengetahuan Website APIFA
Adaptasi Perubahan Iklim Fokus Anak (APIFA) adalah kegiatan adaptasi perubahan iklim yang
berfokus terhadap anak, dimana bertujuan untuk meningkatkan kapasitas adaptif anak itu
sendiri terhadap dampak perubahan iklim. Dalam proses peningkatan kapasitas adaptif
tersebut, diperlukan sebuah website yang bisa mengakomodir semua target, baik itu anakanak, orang tua, institusi pemerintah dan peneliti di perguruan tinggi untuk dapat mengakses
semua informasi mengenai kegiatan dan capaian kegiatan APIFA ini. Khusus untuk pembaca
yang berasal dari kalangan institusi pemerintah dan perguruan tinggi, banyak masukan
informasi yang dapat dibagikan untuk pembaca lainnya sehingga dibutuhkan mekanisme
pertukaran informasi berbentuk forum serta pengunggahan file berupa dokumen teks, gambar
maupun video. Fokus terhadap forum yang dibentuk, pengguna yang ingin terhubung
diharuskan untuk mendaftar sebagai pengguna yang secara langsung dapat berkontribusi untuk
APIFA (disebut sahabat APIFA) ataupun bagi pembaca yang ingin lebih mengenal APIFA. Bagi
seluruh pengguna yang bergabung dengan APIFA akan di berikan pilihan untuk tergabung
sebagai “sahabat APIFA” dan sebagai media informasi pada pembaca akan di buat peta lokasi
dari “sahabat APIFA” berbentuk peta sebaran kontributor.
Tidak dapat dipungkiri bahwa media informasi tercepat saat ini adalah sosial media yang
menghubungkan antar individu dan berbagai informasi lainnya secara cepat. Website APIFA
akan menyisipkan berbagai sosial media, contohnya twitter pada halaman website, sebagai alat
bantu publikasi APIFA dan sarana berkomunikasi.
Gambar 1. Contoh peta sebaran anggota menggunakan google fusion table dan embed twitter.
(sumber : http://generasihijau.org/)
Ramah lingkungan adalah salah satu kampanye global, APIFA akan mengaplikasikan kampanye
tersebut dengan menyampaikan informasi menggunakan sistem website. website akan menjadi
media informasi untuk pelaporan progress project APIFA yang paperless.
Dalam pembuatan dan perancangan web organisasi terdapat 4 hal yang perlu diperhatikan,
yaitu:
 Gaya penulisan
Seorang pembaca web dengan keterbatasan waktu yang dimilikinya akan memilih untuk
membaca tulisan yang singkat, ringkas, namun berisi poin-poin yang cukup jelas dalam
memberikan informasi.
 Kuantitas pesan
Merupakan berapa banyak pesan yang disampaikan kepada pembaca web. Untuk
menghindari pesan yang terlalu panjang, perlu adanya referensi atau rujukan di artikel
yang kita buat sehingga pembaca dapat melengkapi informasi yang kita berikan dengan
membaca rujukan tersebut.


Panjang halaman
Salah satu tujuan penggunaan referensi adalah untuk membatasi panjang halaman,
sehingga untuk mengatur panjang halaman tersebut penulis harus melakukan
pembagian informasi secara logis berdasarkan struktur organisasi.
Pranala
Pranala dapat menjadi pengganti narasi dengan menyediakan informasi latar belakang,
memperkuat konsep dan menambah detail. Penggunaan pranala tidak boleh berlebihan
karena dapat mengakibatkan gangguan visual, gangguan narasi, dan mengurangi
kejelasan konteks.
3. Rekomendasi Desain Manajemen Pengetahuan
Dari hasil identifikasi yang dilakukan, maka dalam pembentukan manajemen pengetahuan hal
yang perlu disiapkan dan dilakukan terdiri dari penentuan mekanisme pengguna dan
mekanisme akses, mekanisme dan desain unggah informasi, mekanisme dan desain forum,
serta mekanisme, dan desain informasi progress report.
3.1 Mekanise Pengguna
Pengguna/pengakses website secara spesifik akan berbeda hak aksesnya. Pengguna website
APIFA akan terbagi menjadi 4, yaitu:
 Visitor
Merupakan pengguna yang menggunakan informasi yang tersedia di website tanpa
melakukan registrasi/pendaftaran.
 Registered visitor
Merupakan pengguna yang telah mendaftar menjadi anggota dan mendapatkan akses
untuk memasuki forum diskusi.
 Sahabat APIFA
Merupakan pengguna yang telah mendaftar menjadi anggota dan mendaftarkan diri
kembali sebagai “sahabat APIFA” yang akan dipublikasikan lokasinya pada website.
 Administrator
Web adminstrator pada website APIFA akan dapat melakukan pemeliharaan dan
pembaruan informasi pada website
Berikut adalah diagram hak akses untuk pengguna website APIFA.
Akses
Sahabat
Apifa
Akses
Registered
visitor
Forum
Website
System
Upload
Download
Upload
Download
Visitor
Forum
Progress
Website
Administrator
Gambar 3. Mekanisme hak akses pengguna.
3.2 Mekaisme Akses
Akses merupakan izin masuk untuk mendapatkan informasi yang diinginkan. Mekanisme akses
website APIFA akan dibagi menjadi 4, yaitu visitor, registered visitor, Sahabat APIFA,
administrator. Mekanisme akses dapat dilihat pada diagram use case berikut:
Website System
View
Information
Sahabat APIFA
Visitor
Upload
Information
Forum
Location
Mapped
Administrator
Registered Visitor
Upload
Progress
3.3 Desain Visual
Desain pada web bukan hanya mengedepankan nilai estetika, akan tetapi haruslah memberikan
kemudahan pada pengunjung web dalam menerima ataupun memahami informasi yang
diberikan. Desain halaman muka website APIFA akan di bentuk dengan gambar utama yang
berada tepat di tengah laman dengan 4 menu navigasi utama teletak di atas gambar utama.
Menu login berada di kanan atas laman website sejajar dengan logo APIFA yang berada di kiri
atas.
Gambar 5. Desain home APIFA.
Gambar utama menampilkan gambar anak-anak dengan 3 tombol navigasi gerak yang akan
merubah tampilan gambar, ditambah dengan quotes untuk tiap sub menunya. Pemilihan warna
dilakukan dengan cara mengkombinasi warna cerah pastel dengan warna gelap. Desain pada
halaman progress akan dibuat seperti timeline dimana akan tersusun berderet informasi secara
berkelanjutan setiap bulannya. Berikut adalah ilustrasi dari halaman progress.
Gambar 6. Progress Project
Untuk halaman forum akan dibuat menyerupai tabel, agar pengguna tidak merasa kebingungan
saat menggunakan fitur forum ini. Berikut adalah ilustrasi dari halaman forum
Gambar 7. Desain antarmuka halaman forum.
Saat Pengguna membuka halaman topik yeng telah di buat oleh pengguna lain, maka akan pergi
ke halaman ‘view post’ yang berisi deskripsi topik beserta kolom komentar. Berikut desain dari
halaman view post.
Gambar 8. Desain halaman view post.
3.4 Mekanisme Upload Informasi
Proses upload informasi akan sangat berguna bagi pengguna dalam berbagi informasi yang
terfokus pada subjek dari APIFA itu sendiri. Fitur upload informasi akan dapat di akses oleh
semua pengunjung, setiap orang dapat membagikan informasi yang tentu saja dengan sumber
yang relevan. Mekanisme dari proses upload informasi dapat dilihat pada flowchart berikut.
Flowchart Proses
upload informasi
Start
User login
No
Username
Password
Check
Valid
No
User fill upload
form
Validation
filled form
Valid
Stored on
Upload
database
Admin Check and
publish
information
Finish
Gambar 9. Flowchart proses upload informasi.
3.5 Mekanisme Forum
Fitur forum bertujuan untuk mengumpulkan para visitor/ pengguna yang ingin berdiskusi
terkait topik tertentu. Topik dapat dibuat oleh siapa saja yang telah melakukan registrasi dan
semua user yang tergabung dengan APIFA dapat memberikan respon akan topik tersebut.
Berikut proses membuat topik baru dan membalas/ menanggapi topik yang sudah ada pada
forum.
Flowchart Proses
Create new opic
Start
User login
No
Username
Password
Check
Valid
Open Forum
Choose new topic
User fill topic
form
No
Validation
filled form
Valid
New topic
created
Stored on
forum
database
Finish
Gambar 10. Flowchart membuat topik baru.
Flowchart Proses
Reply
Start
User login
No
Username
Password
Check
Valid
Open Forum
Choose topic
Choose reply button
User fill reply form
No
Validation
filled form
Valid
Topic
replied
Stored on
forum
database
Finish
Gambar 11. Flowchart proses komentar pada topic.
3.6 Upload Progress
Fitur Upload progress adalah fitur yang di khususkan untuk update information progress,
dimana admin melakukan update terkait progress project APIFA. Laporan project akan tampil
pada menu “News”. Berikut mekanisme proses upload progress.
Flowchart Proses
Upload Progress
Start
User login
Wrong
password
Username
Admin?
Yes
Open upload Progress page
Fill upload progress form
Visitor
Visitor Story
No
Validation
filled form
Valid
Stored on
Information
database
New
progress
created
Finish
Gambar 12. Flowchart proses upload progress.