BAB 4 AUDIT SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA PT

BAB 4
AUDIT SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA PT. SERIJAYA STEEL
PAMULANG
4.1 Program Kerja Audit
4.1.1 Ruang Lingkup Audit
Karena luasnya sistem informasi yang diterapkan dalam sebuah
perusahaan maka perlu dilakukan pembatasan ruang lingkup penelitian, yaitu
pada sistem informasi penjualan yang sedang berjalan yang dilakukan oleh
PT. Seri Jaya Steel Pamulang .
Ruang lingkup yang akan dibahas yaitu sebagai berikut :
1. Sistem informasi penjualan kredit mulai dari melakukan penawaran
sampai dengan pembuatan laporan penjualan.
2. Tidak membahas mengenai klaim garansi dan sistem retur, hanya sampai
pada sistem pembayaran kredit.
3. Metode audit yang digunakan adalah audit around the computer dengan
pengendalian terhadap prosedur pelaksanaan dan sistem informasi yang
terdiri dari :
a. Pengendalian security yaitu pengendalian keamanan di bidang
physical dan pengendalian keamanan di bidang logical.
b. Pengendalian information yaitu pengendalian mengenai proses input
dan output.
71 72 c. Pengedalian continuity yaitu pengendalian tentang backup dan
recovery data.
4.1.1 Tujuan Audit
1. Untuk memastikan keamanan asset sistem informasi penjualan baik
berupa physical maupun logical.
2. Untuk memastikan adanya information controls (input dan output) pada
sistem informasi penjualan.
3. Untuk memastikan sistem pada perusahaan memiliki backup data dan
recovery
4.1.2 Tahapan Audit
4.1.2.1 Perencanaan
1. Bertemu dengan manajemen perusahaan
2. Memahami tugas audit yang harus dilakukan
3. Memahami risiko yang ada pada bisnis tersebut
4. Membuat program audit yang terperinci
4.1.3.2 Pelaksanaan Audit
a. Melakukan wawancara dengan karyawan yang berhubungan
dengan bagian yang akan diaudit.
b. Memahami kegiatan bisnis perusahaan dan struktur organisasi
perusahaan.
73 c. Meminta copy data-data dan informasi yang berhubungan dengan
sistem informasi penjualan kepada perusahaan.
d. Memahami sistem yang digunakan oleh perusahaan.
e. Melakukan pengujian aplikasi perusahaan pada proses input dan
proses output.
f. Melakukan pengujian untuk mengetahui apakah risiko-risiko yang
ada pada proses bisnis telah ditangani dengan baik oleh aplikasi.
g. Mengaudit pengendalian terhadap backup dan recovery.
4.2
Wawancara Dan Observasi Controls
4.2.1 Security Controls
4.2.1.1 Physical Security
Pertanyaan
Jawaban Keterangan
1. Apakah ada asuransi terhadap asset Tidak
perusahaan
terutama
komputer ada
Hanya ada asuransi
gedung
dan
dibagian accounting dan marketing
kendaraan-kendaraan
yang digunakan untuk menyimpan
perusahaan
data-data perusahaan ?
2. Apakah setiap komputer dibagian Ya
accounting
menggunakan
power supply) ?
dan
marketing
UPS
(uninterupable
Disetiap
komputer
dibagian
accounting
dan
dilengkapi
UPS
marketing
dengan
74 3. Apakah
tegangan
listrik
untuk Tidak
Semuanya jadi 1
ruangan komputer terpisah dengan
yang lain ?
4. Apakah
komputer
dibagian Ya
accounting dan marketing dirawat
Minimal 6 bulan sekali
komputer dibersihkan.
dengan baik ?
5. Apakah
printer
dapat
digunakan Tidak
setiap komputer ?
Hanya 2 komputer di
bagian
accounting
yang
bisa
menggunakan printer.
6. Apakah
setiap
perusahaan
orang
dapat
dalam Ya
menggunakan
Semua orang dalam
perusahaan
dapat
komputer dibagian accounting dan
menggunakan
marketing ?
komputer
7. Apakah
semua
orang
dalam Tidak
Semua orang dalam
perusahaan yang masuk keruangan
perusahaan bisa masuk
komputer dibagian accounting dan
kedalam
ruangan
marketing
komputer
dengan
harus
memiliki
ID/password ?
8. Apakah ada ID/password/fingerprint Tidak
bebas
Hanya
tinggal
untuk mengakses komputer utama
dinyalakan
dibagian accounting dan marketing ?
bisa digunakan
9. Apakah ruangan komputer dikunci Ya
Ruangan
langsung
komputer
75 setelah jam kantor selesai ?
terkunci setelah jam
kantor
selesai
semua
dan
karyawan
sudah pulang
Tabel 4.1 Wawancara dan Observasi Physical Security
4.2.1.2 Logical Security
Pertanyaan
1. Apakah
Jawaban
tampilan
aplikasi
Keterangan
mudah ya
dimengerti ?
2. Apakah penggunaan bahasa dalam ya
sistem aplikasi penjualan konsisten ?
aplikasi
menggunakan bahasa
indonesia
3. Apakah terdapat help desk pada Tidak
aplikasi ?
4. Apakah
software
sistem
aplikasi ya
software
sistem
perusahaan telah diuji terlebih dahulu
aplikasi sudah diuji 3
sebelum diterapkan dalam perusahaan
bulan
?
impelentasikan
5. Apakah
software
sistem
aplikasi belum
sebelum
di
tidak semua modul
perusahaan telah digunakan secara
dalam
System
optimal ?
digunakan oleh PT.
76 Serijaya
Steel
Pamulang,
karena
tidak
terlalu
diperlukan
dalam
menjalankan
operasional
perusahaan
6. Apakah software dirawat dengan baik ya
?
pengecekan
dilakukan
minimal
setiap
6
bulan
anti
virus
sekali
7. Jika ada kerusakan software, siapa IT
yang bertanggung jawaban terhadap
kerusakan software tersebut ?
8. Apakah ada Layar Log In dalam ya
aplikasi ?
9. Apakah setiap komputer dibagian Ya
nama
accounting dilengkapi program anti
Norton
virus ?
Security 2009
10. Apakah
sistem
aplikasi
Internet
dalam ya
perusahaan memberikan batasan limit
kredit piutang pada setiap customer ?
11. Berapa
besar
limit
kredit
yang tidak
tergantung
survei
77 diberikan perusahaan kepada setiap tentu
terhadap customernya
customer ?
12. Apakah
semua
perusahaan
orang
memiliki
dalam tidak
ID/password
hanya ada 2 orang
yang
untuk menggunakan aplikasi ?
memiliki
ID/password General
Manager dan salah
satu
karyawan
di
Bagian Accounting
13. Apakah
yang
terjadi
jika
salah
Dari program keluar
memasukkan ID/Password ?
box
warning
(lampiran 2)
14. Apakah ada batasan untuk kesalahaan Tidak
memasukkan ID/Password ?
15. Apakah
tampilan
password
dapat ya
berubah menjadi simbol ?
tampilan
bisa berubah menjadi
bintang (*)
16. Apakah dilakukan update password Tidak
secara periodik ?
17. Siapakah
yang
berhak
password
mengganti General
password dalam aplikasi perusahaan ?
Manager
dan IT
18. Apakah karyawan dapat menggunakan ya
kombinasi angka dan huruf dalam
78 menentukan password ?
19. Jika karyawan lupa ID dan password,
bagaimana
cara
meminta
memperolehnya
bantuan
kepada IT & General
kembali ?
Manager
untuk
memperoleh ID dan
password yang baru
20. Siapakah yang bertanggung jawaban General
atas
training
dalam
penggunaan Manager
aplikasi untuk setiap user yang baru ?
atau IT
Tabel 4.2 Wawancara dan Observasi Logical Security
4.2.2 Information Controls
4.2.2.1 Input Controls
Pertanyaan
Jawaban
1. Apakah setiap tampilan pada sistem Tidak
aplikasi PT. Serijaya Steel Pamulang
Keterangan
Hanya
perbedaan
tulisan
memiliki perbedaan warna ?
2. Apakah penginputan data penjualan Ya
dilakukan oleh bagian tertentu ?
Penginputan
data
dapat dilakukan oleh
bagian accounting
3. Apakah dokumen-dokumen sumber Ya
Dokumen sumber di
telah di cek terlebih dahulu sebelum
cek
oleh
bagian
melakukan input data ?
accounting & finance
79 4. Apakah ada otorisasi terlebih dahulu Ya
Diotorisasi
oleh
terhadap dokumen-dokumen sumber
General
sebelum diinput ?
Manager/Direktur
terlebih dahulu
5. Apakah yang menjadi dasar dalam
melakukan peninputan ?
6. Apakah data yang ada langsung Tidak
diinputkan kedalam komputer ?
PO dari customer dan
nama barang
Data
yang
ada
dikumpulkan terlebih
dahulu
7. Apakah dalam dokumen sumber yang Ya
Didalam
dokumen
ingin diinput terdapat nama dan
sumber terdapat nama
gambar logo perusahaan ?
dan cap perusahaan.
8. Apakah response time pada screen Ya
sudah cukup cepat ?
Response time pada
aplikasi
ini
cukup
cepat dan stabil
9. Apa yang terjadi jika ada kesalahan
Sistem aplikasi tidak
dalam penginputan kode kedalam
akan bisa disimpan
sistem aplikasi ?
dan
ada
pemberitahuan
dari
sistem
80 10. Apakah
pernah
terjadi
kesalahan Pernah
dalam penginputan data ke dalam
sistem
aplikasi
dengan
Pernah
terjadi
beberapa kali
dokumen
sumber selama ini ?
11. Apakah
sering
dilakukan Tidak
update/pemeriksaan data pelanggan ?
Jika ada pelanggan
yang
berpindah
tempat
atau
mengganti
baru
no
telp
dilakukan
updatean
data
pelanggan
12. Bagaimanakah
cara
mengisi
data
Pengisian
data
pelanggan baru ke dalam database
pelanggan
baru
pelanggan ?
dilakukan pada saat
membuat
Faktur
Penjualan
Tabel 4.3 Wawancara dan Observasi Input Controls
4.2.2.2 Output Controls
Pertanyaan
Jawaban
1. Apakah dokumen penjualan dapat Tidak
dicetak oleh semua bagian ?
Keterangan
Hanya bisa dicetak
oleh
accounting.
bagian
81 2. Apakah semua hasil output disimpan Ya
Dalam
bentuk
ditempat tertentu ? Dalam bentuk apa
hardcopy
penyimpanannya ?
didalam lemari besi
dan
disimpan
dalam
bentuk
softcopy
disimpan
didalam
harddisk
komputer dan CD.
3. Apakah
laporan
penjualan
dapat Tidak
dimengerti dengan baik ?
Hanya
orang-orang
dalam
perusahaan
yang
bersangkutan
yang mengerti
4. Kapan laporan penjualan dicetak ?
Laporan
penjualan
mencetak
dicetak
sebelum
laporan penjualan pada PT. Serijaya
tanggal
Steel Pamulang ?
bulan, yang berhak
Siapakah
yang
berhak
5
setiap
mencetaknya adalah
bagian accounting
5. Kepada siapakah laporan penjualan
diberikan ?
Laporan
diberikan
penjualan
pada
Direktur dan General
manager
6. Berdasarkan apakah laporan penjualan
dicetak ?
Laporan
dicetak
penjualan
berdasarkan
82 nama
barang
dan
customer
7. Apakah ada kebijaksanaan tentang Ya
lamanya
penyimpanan
dokumen
penjualan ?
Dokumen
selama
diarsip
10
tahun
setelah itu dokumen
dimusnahkan dengan
cara dibakar
8. Apakah
pernah
ketidakcocokkan
penjualan
dan
terjadi Pernah
antara
input
dokumen
sumber
selama ini ?
9. Apakah
difaktur
penjualan
ada Tidak
pemisahan antara ongkos dan PPN ?
10. Apakah
setiap
laporan
penjualan Ya
Semuanya
ada
memiliki: Nama laporan, Tanggal dan
didalam
laporan
waktu pencetakan laporan, Jumlah
penjualan,
kecuali
copy laporan, Periode laporan, Nomor
penanggung jawaban
halaman, Penanggung jawaban laporan
laporan tidak ada
?
Tabel 4.4 Wawancara dan Observasi Output Controls
83 4.2.3 Continuity Controls
4.2.3.1 Backup Controls
Pertanyaan
1. Apakah
Jawaban
proses
backup
dilakukan Ya
Keterangan
Backup
data
secara periodik dan berapa lama
dilakukan minimal 1
proses backup dilakukan ?
bulan sekali setelah
pencetakan dilakukan
2. Apakah ada backup dengan menyewa Tidak ada Karena biaya terlalu
storage diinternet ?
mahal
3. Apa yang dilakukan perusahaan jika
Perusahaan
terjadi kerusakan terhadap backup data
mencari
?
lainnya
4. Bagaimana
perusahaan
melakukan
backup data ?
akan
backupan
Perusahaan
melakukan
data
backup
dengan
cara
menyimpan softcopy
dikomputer dan CD
dan
hardcopy
dilemari besi
5. Apakah
ada
perawatan
terhadap Ya
6 bulan sekali
backup ?
Tabel 4.5 Wawancara dan Observasi Backup Controls
84 4.2.3.2 Disaster Recovery Controls
Pertanyaan
Jawaban
1. Apa yang dilakukan oleh perusahaan -
Keterangan
-
jika terjadi bencana/kebakaran dan
semua data yang sudah dibackup
hilang ?
2. Apakah perusahaan pernah melakukan Belum
latihan recovery ?
pernah
Tabel 4.6 Wawancara dan Observasi Disaster Recovery Controls
4.3 Temuan
4.3.1 Hasil Temuan Pada Security Controls
4.3.1.1 Hasil Temuan Pada Physical Security
1. Tidak ada asuransi terhadap data-data perusahaan.
2. Tegangan listrik untuk ruangan komputer tidak terpisah dengan
yang lain.
3. Semua orang dalam perusahaan dapat menggunakan komputer
dibagian accounting dan marketing.
4. Semua orang dalam perusahaan bisa masuk kedalam ruangan
komputer dengan bebas.
5. Tidak ada ID/password/fingerprint untuk mengakses komputer
utama dibagian accounting dan marketing.
85 4.3.1.2 Hasil Temuan Pada Logical Security
1. Tidak terdapat helpdesk pada aplikasi.
2. Perusahaan belum menggunakan sistem aplikasi dengan optimal
(contoh: Order Penjualan, Faktur Pajak Penjualan, dll).
3. Perawatan software aplikasi dilakukan terlalu lama.
4. Tidak ada batasan untuk kesalahaan memasukkan ID/Password.
5. Update password tidak dilakukan secara periodik.
6. Tidak ada pembaharuan terhadap sistem.
4.3.2 Hasil Temuan Pada Information Controls
4.3.2.1 Hasil Temuan Pada Input Controls
1. Tampilan pada sistem aplikasi PT. Serijaya Steel Pamulang tidak
memiliki perbedaan warna.
2. Data yang ada setiap harinya tidak langsung diinput ke dalam
komputer.
3. Pernah terjadi kesalahan dalam penginputan data ke dalam sistem
aplikasi.
4. Tidak
adanya
dilakukan
pengupdatean/pemeriksaan
data
pelanggan secara periodik.
4.3.2.2 Hasil Temuan Pada Output Controls
1. Hasil output dimusnahkan dengan cara dibakar.
2. Difaktur penjualan tidak ada pemisahan antara ongkos dan PPN.
3. Dilaporan penjualan tidak ada nama penanggung jawab.
86 4.3.3 Hasil Temuan Pada Continiuty Controls
4.3.3.1 Hasil Temuan Pada Backup Controls
1. Bakcup dilakukan terlalu lama.
2. Tidak ada backup dengan menyewa storage diinternet.
3. Perawatan terhadap backup terlalu lama
4.3.3.2 Hasil Temuan Pada Disaster Recovery Controls
1. Tidak pernah melakukan latihan recovery.
2. Tidak ada yang bisa dilakukan perusahaan jika semua data
musnah.
4.4
Risiko
4.4.1 Risiko Pada Security Controls
4.4.1.1 Risiko Pada Physical Security
1. Hal ini dapat menyebabkan kehilangan data perusahaan dan tidak
ada yang bisa menggantikan kerugian perusahaan tersebut.
2. Hal ini akan bisa menyebabkan kehilangannya data-data dalam
komputer perusahaan jika terjadi mati lampu karena konslet
ruangan komputer ikut mati listriknya.
3. Hal ini dapat menyebabkan penyalahgunaan komputer dibagian
accounting oleh orang-orang yang tidak berkepentingan.
4. Hal ini dapat menyebabkan adanya penyusupan yang berniat
untuk mengambil data-data perusahaan.
87 5. Hal ini dapat menyebabkan kehilangannya data-data penting
perusahaan.
4.4.1.2 Risiko Pada Logical Security
1. Hal ini menyebabkan user sulit dalam menggunakan sistem jika
membutuhkan bantuan dalam pengoperasian sistem.
2. Hal ini dapat menyebabkan keterlambatan kinerja karyawan.
3. Hal ini dapat menyebabkan kerusakan terhadap aplikasi.
4. Hal ini dapat menyebabkan penyusupan kedalam aplikasi.
5. Hal ini dapat menyebabkan password yang ada dapat digunakan
oleh karyawan yang sudah berhenti bekerja untuk berbuat jahat.
6. Hal ini menyebabkan keterlambatan kinerja karyawan.
4.4.2 Risiko Pada Information Controls
4.4.2.1 Risiko Pada Input Controls
1. Hal ini dapat menyebabkan kesalahan penginputan data.
2. Hal ini dapat menyebabkan keterlambatan kinerja karyawan.
3. Hal ini dapat mengakibatkan terjadinya kecurangan dalam
penginputan data kedalam aplikasi.
4. Hal ini dapat menyebabkan kehilangan data pelanggan yang
disebabkan komputer error.
4.4.2.2 Risiko Pada Output Controls
1. Hal ini dapat menyebabkan penipisan lapisan ozon.
88 2. Hal ini dapat menyebabkan kesalahan pengertian.
3. Hal ini dapat menyebabkan tidak ada yang bertanggung jawab
jika ada kesalahan pada hasil laporan penjualan.
4.4.3 Risiko Pada Continiuty Controls
4.4.3.1 Risiko Pada Backup Controls
1. Hal ini dapat menyebabkan kehilangan data yang ingin dibackup.
2. Hal ini menyebabkan kehilangan dan kerugian yang sangat besar
jika data-data perusahaan semuanya musnah.
3. Hal ini dapat menyebabkan kerusakan pada backup yang terlalu
lama disimpan.
4.4.3.2 Risiko Pada Recovery Controls
1. Hal ini dapat menyebabkan kerugian yang besar perusahaan.
4.5
Rekomendasi
4.5.1 Rekomendasi Pada Security Controls
4.5.1.1 Rekomendasi Pada Physical Security
1. Sebaiknya
perusahaan
mengasuransikan
data-data
penting
perusahaan, supaya perusahaan tidak mengalami kerugian terlalu
besar jika data-data penting perusahaan hilang.
2. Sebaiknya perusahaan memisahkan tegangan listrik untuk ruang
komputer, supaya ruangan komputer tidak ikut mati listriknya jika
terjadi konslet.
89 3. Sebaiknya
perusahaan
memberikan
ID/password
disetiap
komputer dibagian accounting, supaya tidak sembarang orang
bisa menggunakan komputer dibagian accounting dan marketing.
4. Sebaiknya perusahaan menggunakan ID/password untuk masuk
kedalam ruangan komputer, supaya tidak sembarangan orang bisa
masuk kedalam ruangan komputer.
5. Sebaiknya perusahaan menggunakan ID/password/fingerprint
yang diberikan kepada 1 orang saja untuk mengakses komputer
utama dibagian accounting dan marketing.
4.5.1.2 Rekomendasi Pada Logical Security
1. Sebaiknya perusahaan memberikan help desk pada aplikasi, untuk
mempermudah user dalam melakukan pengoperasian aplikasi.
2. Sebaiknya sistem aplikasi yang tidak terpakai dihilangkan saja,
untuk memaksimalkan kinerja karyawan.
3. Sebaiknya perawatan software dilakukan sesering mungkin, untuk
mencegahnya kerusakkan aplikasi.
4. Sebaiknya diberikan batasan untuk kesalahaan memasukkan
ID/Password, untuk mencegahnya penyusupan terhadap aplikasi.
5. Sebaiknya update password dilakukan secara periodik, untuk
memperkecil
kemungkinan
kehilangan
data-data
perusahaan.
6. Sebaiknya perusahaan memperbaharui sistem aplikasi.
penting
90 4.5.2 Rekomendasi Pada Information Controls
4.5.2.1 Rekomendasi Pada Input Controls
1. Sebaiknya tampilan pada sistem aplikasi PT. Serijaya Steel
Pamulang dibedakan dengan warna juga jangan hanya beda
tulisan saja, untuk mempercepat kinerja karyawan.
2. Sebaiknya data yang ada setiap harinya langsung diinput kedalam
komputer, untuk mempercepat kinerja karyawan.
3. Sebaiknya dokumen yang ada di periksa kembali, untuk
menghindari ketidakcocokkan antara input dan dokumen sumber.
4. Sebaiknya perusahaan melakukan pemeriksaan data pelanggan
secara periodik.
4.5.2.2 Rekomendasi Pada Output Controls
1. Sebaiknya perusahaan memusnahkan hasil output dengan cara
mendaur ulang atau dengan mesin pemotong kertas, untuk
menghemat pengeluaran.
2. Sebaiknya perusahaan memisahakan hasil output dari faktur
penjualan antara ongkos dan PPN.
3. Sebaiknya dilaporan penjualan ada nama penanggung jawabnya.
4.5.3 Rekomendasi Pada Continiuty Controls
4.5.3.1 Rekomendasi Pada Backup Controls
1. Sebaiknya backup data dilakukan sesering mungkin, untuk
menghindari kehilangan data-data penting perusahaan.
91 2. Sebaiknya perusahaan menyewa storage diinternet, untuk
mencegahnya kehilangan data-data penting perusahaan.
3. Sebaiknya perawatan terhadap backup dilakukan sesering
mungkin, untuk menghindari kemungkinan rusak terhadap hasil
backup.
4.5.3.2 Rekomendasi Pada Disaster Recovery Controls
1. Sebaiknya perusahaan melakukan recovery secara otomatis
dengan cara download data dari storage (jika perusahaan
menyewa
storage
diinternet),
untuk
mempercepat
kinerja
karyawan.
2. Sebaiknya perusahaan melakukan latihan untuk melakukan
recovery.
4.6
Laporan Hasil Audit atas Sistem Penjualan pada PT. Serijaya Steel Pamulang
92 LAPORAN HASIL AUDIT ATAS SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA
PT. SERI JAYA STEEL PAMULANG
DISUSUN OLEH :
1. JUNIUS TENDRA WIJAYA (0900794946)
2. EDWIN (0900798383)
UNIVERSITAS BINA NUSANTARA
2010
93 I.
Tanggal Pembuatan Laporan Audit
Laporan Audit ini dibuat pada tanggal 18 Desember 2009.
II.
Sasaran Audit
PT. Serijaya Steel Pamulang yang kami survei bergerak di bidang penjualan besi
beton yang berlokasi di Jalan Pamulang Raya Kav. 248 – 249 Rt. 02/02,
Pamulang Barat-Tangerang 15417.
III.
Tujuan Audit
a. Untuk memastikan keamanan asset sistem informasi penjualan baik berupa
physical maupun logical.
b. Untuk memastikan adanya information controls (input dan output) pada
sistem informasi penjualan.
c. Untuk memastikan sistem pada perusahaan memiliki backup data dan
recovery
IV.
Ruang Lingkup
Karena luasnya sistem informasi yang diterapkan dalam sebuah perusahaan
maka perlu dilakukan pembatasan ruang lingkup penelitian, yaitu pada sistem
informasi penjualan yang sedang berjalan yang dilakukan oleh PT. Seri Jaya
Steel Pamulang .
Ruang lingkup yang akan dibahas yaitu sebagai berikut :
1. Sistem informasi penjualan kredit mulai dari melakukan penawaran sampai
dengan pembuatan laporan penjualan.
94 2. Tidak membahas mengenai klaim garansi dan sistem retur, hanya sampai
pada sistem pembayaran kredit.
3. Metode audit yang digunakan adalah audit around the computer dengan
pengendalian terhadap prosedur pelaksanaan dan sistem informasi yang
terdiri dari :
a. Pengendalian security yaitu pengendalian keamanan di bidang physical
dan pengendalian keamanan di bidang logical.
b. Pengendalian information yaitu pengendalian mengenai proses input dan
output.
c. Pengedalian continuity yaitu pengendalian tentang backup dan recovery
data.
V.
Metodologi Audit
Metodologi yang digunakan dalam penulisan skripsi ini untuk mendapatkan
data yang lengkap dan akurat serta tujuan dan manfaat yang diinginkan adalah
sebagai berikut:
1. Metodologi studi pustaka
Penelitian ini dilakukan dengan mempelajari buku ilmiah dan berbagai
literatur yang berhubungan dengan audit sistem informasi penjualan.
2. Metode studi lapangan
Penelitian ini dilakukan dengan :
1. Wawancara
95 Teknik pengumpulan data melalui komunikasi secara langsung dengan
beberapa pihak yang bersangkutan yang terlibat dengan bidang yang diteliti
untuk memperoleh data-data yang lebih lengkap.
2. Dokumentasi
Teknik pengumpulan data dan keterangan yang diperoleh dari dokumendokumen internal perusahaan yang berhubungan dengan permasalahan dalam
penelitian ini.
3. Observasi
Pengamatan secara langsung serta mengadakan pencatatatn secara sistematis
mengenai hal–hal dan semua kegiatan yang berhubungan dengan masalah
yang diteliti untuk memperoleh dan mengumpulkan data-data yang
diperlukan.
Buku yang digunakan sebagai pedoman adalah Core Concepts Of Information
Technology Auditing yang dibuat oleh James E. Hunton (Bentley College), Stephanie M.
Bryant (University of South Florida), Nany A. Bagranoff (Old Dominion University).
VI.
Temuan
1. Hasil Temuan Pada Security Controls
a. Hasil Temuan Pada Physical Security
1. Tidak ada asuransi terhadap data-data perusahaan.
2. Tegangan listrik untuk ruangan komputer tidak terpisah dengan yang lain.
3. Semua orang dalam perusahaan dapat menggunakan komputer dibagian
accounting dan marketing.
96 4. Semua orang dalam perusahaan bisa masuk kedalam ruangan komputer
dengan bebas.
5. Tidak ada ID/password/fingerprint untuk mengakses komputer utama
dibagian accounting dan marketing.
b. Hasil Temuan Pada Logical Security
1. Tidak terdapat helpdesk pada aplikasi.
2. Perusahaan belum menggunakan sistem aplikasi dengan optimal (contoh:
Order Penjualan, Faktur Pajak Penjualan, dll).
3. Perawatan software aplikasi dilakukan terlalu lama.
4. Tidak ada batasan untuk kesalahaan untuk memasukkan ID/Password.
5. Update password tidak dilakukan secara periodik.
6. Tidak ada pembaharuan terhadap sistem.
2. Hasil Temuan Pada Information Controls
a. Hasil Temuan Pada Input Controls
1. Tampilan pada sistem aplikasi PT. Serijaya Steel Pamulang tidak
memiliki perbedaan warna.
2. Data yang ada setiap harinya tidak langsung diinput ke dalam komputer.
3. Pernah terjadi kesalahan dalam penginputan data ke dalam sistem
aplikasi.
4. Tidak adanya dilakukan pengupdatean/pemeriksaan data pelanggan
secara periodik.
97 b. Hasil Temuan Pada Output Controls
1. Hasil output dimusnahkan dengan cara dibakar.
2. Difaktur penjualan tidak ada pemisahan antara ongkos dan PPN.
3. Dilaporan penjualan tidak ada nama penanggung jawab.
3. Hasil Temuan Pada Continiuty Controls
a. Hasil Temuan Pada Backup Controls
1. Bakcup dilakukan terlalu lama.
2. Tidak ada backup dengan menyewa storage diinternet.
3. Perawatan terhadap backup terlalu lama
b. Hasil Temuan Pada Disaster Recovery Controls
1. Tidak pernah melakukan latihan recovery.
2. Tidak ada yang bisa dilakukan perusahaan jika semua data musnah.
VII.
Risiko
1. Risiko Pada Security Controls
a. Risiko Pada Physical Security
1. Hal ini dapat menyebabkan kehilangan data perusahaan dan tidak ada
yang bisa menggantikan kerugian perusahaan tersebut.
2. Hal ini akan bisa menyebabkan kehilangannya data-data dalam
komputer perusahaan jika terjadi mati lampu karena konslet ruangan
komputer ikut mati listriknya.
98 3. Hal ini dapat menyebabkan penyalahgunaan komputer dibagian
accounting oleh orang-orang yang tidak berkepentingan.
4. Hal ini dapat menyebabkan adanya penyusupan yang berniat untuk
mengambil data-data perusahaan.
5. Hal ini dapat menyebabkan kehilangannya data-data penting
perusahaan.
b. Risiko Pada Logical Security
1. Hal ini menyebabkan user sulit dalam menggunakan sistem jika
membutuhkan bantuan dalam pengoperasian sistem.
2. Hal ini dapat menyebabkan keterlambatan kinerja karyawan.
3. Hal ini dapat menyebabkan kerusakan terhadap aplikasi.
4. Hal ini dapat menyebabkan penyusupan kedalam aplikasi.
5. Hal ini dapat menyebabkan password yang ada dapat digunakan oleh
karyawan yang sudah berhenti bekerja untuk berbuat jahat.
6. Hal ini menyebabkan keterlambatan kinerja karyawan.
2. Risiko Pada Information Controls
a. Risiko Pada Input Controls
1. Hal ini dapat menyebabkan kesalahan penginputan data.
2. Hal ini dapat menyebabkan keterlambatan kinerja karyawan.
3. Hal
ini
dapat
mengakibatkan
penginputan data kedalam aplikasi.
terjadinya
kecurangan
dalam
99 4. Hal ini dapat menyebabkan kehilangan data pelanggan yang
disebabkan komputer error.
b. Risiko Pada Output Controls
1. Hal ini dapat menyebabkan penipisan lapisan ozon.
2. Hal ini dapat menyebabkan kesalahan pengertian.
3. Hal ini dapat menyebabkan tidak ada yang bertanggung jawab jika
ada kesalahan pada hasil laporan penjualan.
3. Risiko Pada Continiuty Controls
a.
Risiko Pada Backup Controls
1. Hal ini dapat menyebabkan kehilangan data yang ingin dibackup.
2. Hal ini menyebabkan kehilangan dan kerugian yang sangat besar jika
data-data perusahaan semuanya musnah.
3. Hal ini dapat menyebabkan kerusakan pada backup yang terlalu lama
disimpan.
b. Risiko Pada Disaster Recovery Controls
1. Hal ini dapat menyebabkan kerugian yang besar bagi perusahaan.
VIII. Rekomendasi
1. Rekomendasi Pada Security Controls
a. Rekomendasi Pada Physical Security
100 1. Sebaiknya
perusahaan
mengasuransikan
data-data
penting
perusahaan, supaya perusahaan tidak mengalami kerugian terlalu
besar jika data-data penting perusahaan hilang.
2. Sebaiknya perusahaan memisahkan tegangan listrik untuk ruang
komputer, supaya ruangan komputer tidak ikut mati listriknya jika
terjadi konslet.
3. Sebaiknya perusahaan memberikan ID/password disetiap komputer
dibagian accounting dan marketing, supaya tidak sembarang orang
bisa menggunakan komputer dibagian accounting dan marketing.
4. Sebaiknya perusahaan menggunakan ID/password untuk masuk
kedalam ruangan komputer, supaya tidak sembarangan orang bisa
masuk kedalam ruangan komputer.
5. Sebaiknya perusahaan menggunakan ID/password/fingerprint yang
diberikan kepada 1 orang saja untuk mengakses komputer utama
dibagian accounting dan marketing.
b. Rekomendasi Pada Logical Security
1. Sebaiknya perusahaan memberikan help desk pada aplikasi, untuk
mempermudah user dalam melakukan pengoperasian aplikasi.
2. Sebaiknya sistem aplikasi yang tidak terpakai dihilangkan saja, untuk
memaksimalkan kinerja karyawan.
3. Sebaiknya perawatan software dilakukan sesering mungkin, untuk
mencegahnya kerusakkan aplikasi.
101 4. Sebaiknya
diberikan
batasan
untuk
kesalahan
memasukkan
ID/Password, untuk mencegahnya penyusupan terhadap aplikasi.
5. Sebaiknya update password dilakukan secara periodik, untuk
memperkecil kemungkinan kehilangan data-data penting perusahaan.
6. Sebaiknya perusahaan memperbaharui sistem aplikasi.
2. Rekomendasi Pada Information Controls
a. Rekomendasi Pada Input Controls
1. Sebaiknya tampilan pada sistem aplikasi PT. Serijaya Steel
Pamulang dibedakan dengan warna juga jangan hanya beda
tulisan saja, untuk mempercepat kinerja karyawan.
2. Sebaiknya data yang ada setiap harinya langsung diinput kedalam
komputer, untuk mempercepat kinerja karyawan.
3. Sebaiknya dokumen yang ada di periksa kembali, untuk
menghindari ketidakcocokkan antara input dan dokumen sumber.
4. Sebaiknya perusahaan melakukan pemeriksaan data pelanggan
secara periodik.
b. Rekomendasi Pada Output Controls
1. Sebaiknya perusahaan memusnahkan hasil output dengan cara
mendaur ulang atau dengan mesin pemotong kertas, untuk
menghemat pengeluaran.
2. Sebaiknya perusahaan memisahakan hasil output dari faktur
penjualan antara ongkos dan PPN.
102 3. Sebaiknya dilaporan penjualan ada nama penanggung jawabnya.
3. Rekomendasi Pada Continiuty Controls
a. Rekomendasi Pada Backup Controls
1. Sebaiknya backup data dilakukan sesering mungkin, untuk
menghindari kehilangan data-data penting perusahaan.
2. Sebaiknya perusahaan menyewa storage diinternet, untuk
mencegahnya kehilangan data-data penting perusahaan.
3. Sebaiknya perawatan terhadap backup hardware dilakukan
sesering mungkin, untuk menghindari kemungkinan rusak
terhadap hardware.
b. Rekomendasi Pada Disaster Recovery Controls
1. Sebaiknya perusahaan melakukan recovery secara otomatis
dengan cara download data dari storage (jika perusahaan
menyewa
storage
diinternet),
untuk
mempercepat
kinerja
karyawan.
2. Sebaiknya perusahaan melakukan latihan untuk melakukan
recovery.
IX.
Simpulan
Security Controls, Information Controls, dan Continiuity Controls pada PT.
Serijaya Steel Pamulang sudah cukup baik, tetapi masih terdapat beberapa
103 Controls yang belum memenuhi dari terori James E. Hunton, Stephanie M.
Bryant, Nany A. Bagranoff.
X.
Keterbatasan
Karena keterbatasan hak akses, sehingga tidak membahas mengenai laporan
secara detail, klaim garansi dan sistem retur pada PT. Serijaya Steel Pamulang.
XI.
Jadwal Audit
Berikut ini adalah jadwal audit yang dilakukan oleh team:
No Kegiatan
1.
Metode
Waktu
Memperoleh informasi tentang Wawancara
Minggu ke 3 dibulan
perusahaan, antara lain:
September 2009
Profil perusahaan
Sejarah perusahaan
Bidang usaha
Visi, misi dan tujuan
Struktur Organisasi
Uraian tugas
2.
Memperoleh informasi tentang Wawancara
Minggu ke 3 dibulan
prosedur
September 2009 sampai
sistem
produksi yang berjalan
informasi Dan
Observasi
Minggu ke 4 dibulan
Oktober 2009
3.
Pengumpulan
data
tampilan Observasi
Minggu
ke
1
dan
104 input,output antara lain :
minggu ke 2 dibulan
Tampilan input
Oktober 2009
Laporan output
Dokumen
4.
Membuat dan mendistribusikan Wawancara
hasil
wawancara
dan Minggu ke 2 sampai
tentang Observasi
Minggu ke 4 dibulan
Oktober 2009
Controls, antara lain :
Security Controls
Information Controls
Continuity Controls
5.
6.
Identifikasi dan analisis temuan Studi
Minggu ke 1 sampai
audit
Dan
Minggu ke 2 dibulan
Dokumentasi
November 2009
Studi
Minggu ke 2 dibulan
Dan
November 2009
Penyusunan laporan audit
Dokumentasi
Tabel 4.7 Jadwal Pelaksanaan Audit