22 Bab III Analisis Perencanaan Investasi Teknologi Informasi Pada
advertisement
Bab III Analisis Perencanaan Investasi Teknologi Informasi Pada Universitas Sangga Buana YPKP III.1 Profil Universitas Sangga Buana YPKP Universitas Sangga Buana (USB YPKP) didirikan pada tanggal 24 Agustus 2006 sebagai penggabungan dari Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi (STIE YPKP) dan Sekolah Tinggi Teknik (STT YPKP) serta ditambah dengan sebuah Fakultas baru yaitu Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP). Yayasan Pendidikan Keuangan dan Perbankan telah berdiri sejak tahun 1968 bersamaan dengan berdirinya Akademi Keuangan dan Bank/STIE YPKP. Pada tahun 2006 dibuka enam program studi baru yaitu Teknik Elektro, Teknik Mesin, Matematika, dan Sistem Informasi pada Fakultas Teknik, serta pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik telah dibuka pula Program Studi Sistem Komunikasi dan Administrasi Bisnis. Untuk lebih jelasnya, struktur organisasi dari Universitas Sangga Buana YPKP dapat dilihat pada Lampiran A. III.2 Visi dan Misi Universitas Sangga Buana YPKP Visi dari Universitas Sangga Buana YPKP adalah menjadi pendidikan tinggi unggulan (center of excellence) yang bertaraf internasional dalam bidang ekonomi, sosial, dan teknologi sehingga menjadi salah satu universitas terkemuka di Indonesia. Sedangkan Misi dari Universitas Sangga Buana YPKP adalah sebagai berikut: 1) Menyelenggarakan pendidikan kajian ekonomi, sosial dan teknik secara profesional sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang menghasilkan tenaga terdidik yang berakhlak mulia dan memiliki daya saing global. 22 23 2) Membangun scientific atmosphere yang berbasis pada kajian ekonomi, sosial dan teknik yang sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. 3) Melaksanakan pelayanan akademik secara profesional dan paripurna yang berbasis teknologi canggih. 4) Melaksanakan penelitian dan pengembangan ilmu ekonomi, sosial dan teknik. 5) Membantu mengembangkan kehidupan masyarakat dengan menerapkan ilmu pengetahuan dan teknologi yang relevan. III.3 Sasaran Strategis Universitas Sangga Buana YPKP Sasaran strategis yang ingin dicapai dalam Rencana Induk Pengembangan Universitas Sangga Buana YPKP 2006-2015 adalah sebagai berikut: 1) Tercapainya kualitas lulusan yang tercermin pada perolehan Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) minimal sebesar 3,5 pada 75% lulusan untuk 5 tahun tahap pertama dan 90% untuk 5 tahun tahap kedua. 2) Tercapainya kualitas lulusan yang tercermin dengan penyelesaian studi tepat waktu dengan 75% lulusan pada 5 tahun tahap pertama dan 90% untuk 5 tahun tahap kedua. 3) Tercapainya kualitas kurikulum berbasis kompetensi dengan wawasan keunggulan teknologi-keuangan & perbankan. 4) Tercapainya kualitas sumber daya Dosen yang tercermin pada kualifikasi dosen S-3 (doktor) sebesar 75% dari seluruh Dosen Tetap pada akhir periode Rencana Induk Pengembangan. 5) Peningkatan kualitas manajemen sumber daya tercermin pada pembukaan program pascasarjana minimal 2 program master, 1 program doktor. 6) Tercapainya Peningkatan jumlah penelitian aplikatif pada bidang keuangan perbankan, teknologi terapan serta penelitian yang menunjang pembangunan daerah/nasional, sebesar 1 penelitian per semester per Dosen Tetap untuk 5 tahun pertama dan peningkatan jumlah penelitian minimal 10% per tahun pada 5 tahun kedua. 24 7) Tercapainya jumlah penerapan IPTEKS (hasil penelitian) yang bermanfaat bagi masyarakat, penyelenggaraan kerjasama dengan instansi terkait, serta pembelajaran masyarakat dalam bentuk pelatihan minimal masing-masing 1 kali per semester untuk setiap program studii untuk lima tahun pertama dan minimal 2 kali persemester untuk setiap program studi untuk 5 tahun kedua. 8) Diperolehnya hasil akreditasi A untuk semua program studi yang telah ada dan minimal B untuk program studi baru serta perolehan sertifikasi mutu 9002 untuk universitas. III.4 Pendekatan Penilaian Perencanaan Investasi Teknologi Informasi pada Universitas Sangga Buana YPKP Pada penilaian perencanaan investasi TI pada Universitas Sangga Buana YPKP ini, dilakukan pendekatan dengan tahapan pada Gambar III.1 berikut ini: Gambar III.1. Tahapan Pendekatan Penilaian Perencanaan Investasi TI Tahapan pendekatan penilaian perencanaan investasi TI terdiri dari: 1) Pengidentifikasian proses-proses Val IT di Universitas Sangga Buana YPKP. 2) Penganalisisan perencanaan investasi TI dengan menggunakan Business Case. 25 3) Diusulkannya pelaksanaan proses-proses Val IT yang harus dilakukan pada Universitas Sangga Buana YPKP. 4) Hasil akhirnya diambil keputusan yang berkaitan dengan perencanaan investasi TI tersebut. III.5 Identifikasi Proses-Proses Val IT Framework Pelaksanaan analisis perencanaan investasi teknologi informasi yang ada di Universitas Sangga Buana YPKP dilakukan terlebih dahulu dengan pengidentifikasian terlebih dahulu terhadap proses-proses Val IT berdasarkan hasil survey kuesioner tentang ada atau tidak adanya proses-proses Val IT tersebut. Pertanyaan kuesioner menjelaskan setiap proses Val IT yang dilakukan oleh pihak Universitas Sangga Buana YPKP berdasarkan jawaban Ya atau Tidak dan dihitung prosentasenya. Berdasarkan prosentase jawaban Ya dan Tidak tersebut diambil kesimpulan apakah proses tersebut sudah dilakukan atau belum. Jika jawaban Ya > (lebih besar dari) 50% dinyatakan proses Val IT tersebut sudah dilakukan. Jika ada proses-proses yang belum dilakukan maka diusulkannya beberapa kegiatan yang harus dilakukan pada setiap proses. Jika sudah dilakukan maka performa yang memiliki skor paling tinggi dari pernyataan Sangat Baik, Baik, Cukup, Kurang Baik, Ragu-Ragu atau Tidak Dapat Diterapkan diambil sebagai kesimpulan. Pihak Universitas Sangga Buana YPKP untuk memperoleh pengembalian investasi teknologi informasinya harus melaksanakan semua proses Val IT tersebut. Data responden sebanyak 31 orang yang diambil dari berbagai macam unit organisasi seperti pada Tabel III.1 berikut ini: 26 Tabel III.1 Data Responden Per Unit Organisasi No. Unit Organisasi Jumlah Responden 1 Pusat 10 2 Fakultas Teknik 18 3 Fakultas Ekonomi 3 Total 31 Untuk data responden lebih lengkapnya dapat dilihat pada Lampiran B dan bentuk kuesionernya dapat dilihat pada Lampiran C, serta hasil rekapitulasi kuesioner dapat dilihat pada Lampiran D. III.5.1 Pengidentifikasian Value Governance (VG) Sasaran value governance mengoptimalkan nilai dari sebuah investasi TI. Hasil pengidentifikasian proses Value Governance berdasarkan kuesioner yang ada pada Lampiran D adalah seperti terlihat pada Tabel III.2 berikut ini: Tabel III.2 Hasil Pengidentifikasian Proses Value Governance No VG1 1 2 3 Eksistensi Performa Kepastian akan penginformasian dan pelaksanaan kepemimpinan Proses Ya Kurang Baik Apakah pelaporan dari bagian PUDI (Pusat Data dan Informasi) kepada setiap bagian sudah dilakukan secara periodik minimal satu bulan sekali.? Apakah pelaporan dari PUDI sudah sejalan dengan kepentingan TI di Universitas Sangga Buana YPKP? Apakah semua pimpinan sudah mempunyai pemahaman isu TI yang strategis, seperti ketergantungan pada TI, pengertian yang mendalam akan TI dan kemampuan teknologinya, menyetujui pemahaman antara institusi dan fungsi TI, serta mengenai dampak yang potensial dari TI terhadap strategi institusi? Ya Kurang Baik Ya Kurang Baik Ya Kurang Baik 27 Tabel III.2 Hasil Pengidentifikasian Proses Value Governance (Lanjutan) No Proses Eksistensi Performa 4 Apakah strategi institusi dan TI sudah terintegrasi secara jelas serta mampu menghubungkan sasaran institusi dan sasaran TI sehingga memperluas keleluasaan berkomunikasi? Ya Kurang Baik VG2 Pendefinisian dan Pengimplementasian Proses-Proses Apakah anggaran investasi teknologi informasi sudah dipertimbangkan dan ditempatkan pada prioritas utama? Apakah telah dilakukan pendefinisian dan pengimplementasian proses serta secara konsisten mengikuti proses-proses yang tersedia untuk memperjelas dan mengaktifkan hubungan antara strategi institusi, portofolio program-program investasi TI yang memungkinkan dilaksanakannya strategi, programprogram investasi individual, bisnis dan proyek-proyek TI yang membangun program-program? Ya Cukup Ya Cukup Ya Cukup Pendefinisian peran dan tanggungjawab. Ya Baik 7 Apakah penanganan komplain dan pemeliharaan TI sudah dilakukan dengan respon yang cepat dan terjadwal oleh PUDI? Ya Baik 8 Apakah telah dilakukan pendefinisian dan pengkomunikasian peran dan tanggung jawab untuk semua persona dalam institusi yang berhubungan dengan portofolio program-program investasi bisnis TI yang memungkinkan, programprogram investasi individu, dan aset-aset serta pelayanan TI yang lain untuk mengizinkan otoritas dalam melatih peran dan tanggung jawab yang ditugaskan? Ya Baik 9 Apakah telah dilakukan penyediaan sistem dengan prosedur-prosedur, teknikteknik dan kakas yang memungkinkan untuk menunjuk suatu tanggung-jawab? Ya Baik 5 6 VG3 28 Tabel III.2 Hasil Pengidentifikasian Proses Value Governance (Lanjutan) No Proses Eksistensi Performa 10 Apakah telah dilakukan penetapan dan pemeliharaan satu koordinasi yang optimal, komunikasi dan struktur hubungan antara fungsi TI dan stakeholder di dalam dan di luar institusi? Ya Baik Kepastian akuntabilitas yang sesuai dan yang dapat diterima Apakah telah dilakukan pengendalian biaya ? Apakah telah dilakukan penetapan satu pendukung yang sesuai dan mendukung pengontrolan framework Pendefinisian kebutuhan akan informasi Apakah sudah .didefinisikan suatu set yang seimbang dari sasaran kinerja, ukuran-ukuran, dan Apakah telah adaukuran-ukuran proses pemantauan yang menggunakan metoda (contoh, balanced score card) yang Penetapkan kebutuhan pelaporan Ya Cukup Ya Cukup Ya Cukup Tidak - Tidak - Tidak - Tidak - Apakah sudah dilakukan pelaporan tepat waktu dan akurat tentang relevansinya dan Apakah sudahportofolio, ada Laporanprogram Manajemen yang disediakan untuk ditinjau ulang oleh manajemen berdasarkan Penetapkan struktursenior organisasi Tidak - Tidak - Ya Baik Apakah sudah dilakukan peninjauan ulang untuk struktur organisasi yang berkaitan dengan dilakukan TI yang disesuaikan Apakah sudah penetapan struktur pimpinan yang sesuai, komite yang strukturpenetapan pendukung, Apakahtermasuk sudah dilakukan dan pemeliharaan koordinasi yang optimal, struktur komunikasi dan hubungan Penetapkan arah strategik Ya Baik Ya Baik Ya Baik Ya Cukup Apakah sudah diselaraskan antara strategis bisnis dan peran TI di institusi? Apakah sudah dipastikan arah bisnis untuk pembelanjaan-pembelanjaan pada investasi-investasi bisnis TI yang Apakah sudah dipastikan pemahaman yang umum dan disetujui antara bisnis dan fungsi TI mengenai dampak yang Ya Cukup Ya Cukup Ya Cukup VG4 11 12 VG5 13 14 VG6 15 16 VG7 17 18 19 VG8 20 21 22 29 Tabel III.2 Hasil Pengidentifikasian Proses Value Governance (Lanjutan) No Eksistensi Performa Pendefinisikan kategori investasi Proses Ya Cukup Apakah sudah dilakukan pengelompokan investasi? Ya Cukup VG10 Penentukan suatu target portofolio campuran 24 Apakah sudah ada target portofolio campuran? 25 Apakah portofolio campuran sudah diselaraskan dengan arah strategis institusi? VG11 Pendefinisian kriteria evaluasi berdasarkan kategori. 26 Apakah sudah dibuat kriteria evaluasi untuk pengelompokan investasi? Ya Cukup Ya Cukup Ya Cukup Ya Cukup Ya Cukup VG9 23 Dari Tabel III.2 sebagai contoh adalah proses VG1, yaitu kepastian akan penginformasian dan pelaksanaan kepemimpinan pada Universitas Sangga Buana YPKP ini sudah ada (71 % responden menyatakan YA) akan tetapi dengan performa Kurang Baik (50% responden menyatakan Kurang Baik). Untuk lebih jelasnya, hasil rekapitulasi kuesioner dapat dilihat pada Lampiran D. III.5.2 Pengidentifikasian Portfolio Management (PM) Sasaran portofolio management adalah memastikan bahwa keseluruhan portofolio organisasi dari TI selaras dan mengkontribusikan nilai dari sasaran strategi organisasi. Tabel III.3 di bawah ini menyetakan hasil pengidentifikasian dari proses Portfolio Management. Tabel III.3 Hasil Pengidentifikasian proses Portfolio Management No PM1 27 Proses Eksistensi Performa Pemeliharaan sumber daya manusia. Ya Cukup Apakah sudah ada perhatian untuk personil kunci teknologi informasi? Ya Cukup 30 Tabel III.3 Hasil Pengidentifikasian proses Portfolio Management (Lanjutan) No Proses Eksistensi Performa 28 Apakah sudah dilakukan pembuatan dan pemeliharaan sumber daya manusia TI yang ada, kemampuan-kemampuan mereka, utilisasi mereka yang ada dan terikat? Pengidentifikasian kebutuhan sumber daya. Ya Cukup Ya Cukup 29 Apakah sudah dilakukan identifikasi untuk perubahan TI yang dimungkinkan, dan diberikan perhatian khusus untuk personil teknologi informasi ? Ya Cukup 30 Apakah sudah dilakukan pemahaman tentang permintaan pada masa sekarang dan yang akan datang untuk sumber daya TI berdasarkan pada portofolio yang ada dan pada pandangan ke depan dari portofolio? Apakah untuk program perubahan TI yang dimungkinkan sudah dilakukan identifikasi kebutuhkan sumber daya bisnis yang ada? Ya Cukup Ya Cukup Pelaksanaan analisis gap Tidak - 32 Apakah sudah dilakukan identifikasi awal-awal kegagalan antara permintaan sumber daya bisnis dan TI yang ada dan yang di masa datang serta TI yang ada dan yang telah direncanakan dan suplai sumber daya bisnis? Tidak - 33 Apakah sudah dilakukan pengembangan strategi dan perencanaan untuk menunjukkan awalawal kegagalan? Tidak - Ya Cukup Ya Cukup PM2 31 PM3 PM4 34 Pengembangan perencanaan sumberdaya Apakah sudah dilakukan pembuatan dan pemeliharaan perencanaan TI secara taktis untuk sumber daya yang dibutuhkan untuk mendukung portofolio dari program-program investasi TI yang dimungkinkan dan perencanaan strategis teknologi informasi? 31 Tabel III.3 Hasil Pengidentifikasian proses Portfolio Management (Lanjutan) No Eksistensi Performa Pemantauan kebutuhan dan utilisasi sumber daya Ya Cukup 35 Apakah sudah dilakukan pemantauan kebutuhan dan utilisasi sumber daya secara maksimal? Ya Cukup 36 Apakah sudah dilakukan peninjuan ulang secara periodik fungsi TI dan struktur organisasi bisnis untuk melakukan penyesuaian kebutuhan staf dan strategi sumber daya untuk mempertemukan sasaran bisnis yang diharapkan dan respon terhadap perubahan keadaan? Ya Cukup Penetapkan angggaran investasi Ya Ragu-Ragu 37 Apakah pembuatan anggaran untuk keseluruhan setiap tahun akademik telah dijalankan ? Ya Ragu-Ragu 38 Apakah sudah ditentukan secara menyeluruh anggaran yang tersedia bagi portofolio, komitmen yang ada dari anggaran itu, penggunaan yang disetujui dan penggunaan sampai saat ini? Pengevaluasian inisialisasi konsep program Business Case Ya Ragu-Ragu Tidak - PM5 PM6 PM7 Proses 39 Apakah sudah dilaksanakan inisialisasi, penilaian tingkat tinggi dari konsep program Business Case yang memperhatikan keselarasan strategis; bermanfaat, baik secara finansial maupun nonfinansial; keseluruhan finansial yang berharga dan berisiko; dan menyehatkan keseluruhan portofolio? Tidak - 40 Apakah sudah ditentukan konsep program yang mempunyai potensi yang cukup untuk membenarkan diteruskannya pendefinisian dan evaluasi program secara penuh? Tidak - Pengevaluasian dan pemberian suatu skor yang relatif untuk program Business Case Tidak - PM8 32 Tabel III.3 Hasil Pengidentifikasian proses Portfolio Management (Lanjutan) No Proses Eksistensi Performa 41 Apakah sudah dilaksanakan suatu penilaian yang terperinci atas program Business Case yang mengevaluasi keselarasan strategis; bermanfaat, baik secara finansial maupun nonfinansial; finansial yang berharga; risiko, termasuk risiko penyerahan dan risiko keuntungan; dan ketersediaan sumber daya? Tidak - 42 Apakah sudah dilakukan pemberian suatu skor yang relatif untuk program berdasarkan pada kriteria evaluasi dan mempertimbangkannya untuk kategori investasi ini? Tidak - PM9 Pembuatan pandangan portofolio secara keseluruhan Tidak - 43 Apakah sudah dilakukan pandangan portofolio secara keseluruhan? Tidak - 44 Apakah sudah dilakukan penilaian dampak dari keseluruhan portofolio yang menambahkan suatu program kandidat? Tidak - 45 Apakah sudah ditentukan portofolio campuran? dampak Tidak - 46 Apakah sudah dilakukan identifikasi setiap perubahan-perubahan yang diperlukan untuk program-program yang lain di dalam portofolio sebagai hasil dari menambahkan program ini? Tidak - 47 Apakah sudah dilakukan penilaian dampak dan kelangsungan hidup dari perubahan itu.? Tidak - 33 Tabel III.3 Hasil Pengidentifikasian proses Portfolio Management (Lanjutan) No Proses Eksistensi Performa PM10 Pembuatan dan pengkomunikasian keputusan investasi Tidak - 48 Apakah sudah ditentukan yang mana program kandidat yang seharusnya dipilih dan yang dipindahkan ke portofolio yang aktif.? Tidak - 49 Jika program itu tidak terpilih, apakah sudah ditentukan jika akan dipertimbangan pada waktu kemudian, yang dipegang dan yang dilengkapi dengan beberapa pembiayaan untuk menentukan Business Case dapat Apakah sudahjika mengkomunikasikan dan Tidak - Tidak - dalam Tidak - 51 Apakah sudah dilakukan tahapan dan pendanaan program-program yang dipilih? Tidak - 52 Apakah sudah ditentukan tahapan yang diperlukan untuk siklus hidup program secara ekonomis? Tidak - 53 Apakah sudah mengkonfirmasikan kebutuhan Business Case pada masingmasing tahap? Tidak - 54 Apakah sudah dilakukan pembiayaan program total, rilis pembiayaan untuk tahap berikutnya dan mengidentifikasi kebutuhan pembiayaan pada tahap yang berikutnya? Tidak - 50 meninjau ulang keputusan dengan pihak pihak yayasan? PM11 Tahapan dan pendanaan pemilihan program-program. 34 Tabel III.3 Hasil Pengidentifikasian proses Portfolio Management (Lanjutan) No Proses Eksistensi Performa 55 Apakah sudah dilakukan pemindahan program ke dalam portofolio aktif? Optimalisasi kinerja portofolio Tidak - Tidak - Apakah sudah meninjau ulang portofolio secara reguler untuk mengidentifikasi dan memanfaatkan peluang untuk sinergi dan untuk mengidentifikasi, mengurangi dan meminimalisasi risiko? Penentuan kembali prioritas portofolio Tidak - Tidak - Apakah sudah mengevaluasi ulang dan menentukan prioritas kembali portofolio itu untuk memastikan bahwa portofolio itu selaras dengan strategi bisnis dan target campuran dari investasi-investasi yang telah dipelihara sehingga portofolio meraih nilai keseluruhan yang maksimum ketika perubahan-perubahan masuk ke lingkungan bisnis internal atau eksternal, atau ketika program Business Case diperbaharui untuk mencerminkan perubahan-perubahan di dalam kebutuhan atau kinerja program? Pemantauan dan pelaporan kinerja portofolio Apakah sudah menyediakan secara singkat tapi jelas, pandangan keseluruhan dari kinerja portofolio untuk pimpinan dan manajemen eksekutif secara tepat waktu dan akurat, dan dengan cara yang sesuai di dalam sistim pemantauan perusahaan? Apakah laporan manajemen sudah menyediakan untuk manajemen senior meninjau ulang kemajuan perusahaan itu terhadap sasaran yang sudah diidentifikasi? Apakah status laporan sudah harus termasuk pada tingkat mana sasaran yang direncanakan telah dicapai, perolehan penyerahan, target-target kinerja yang ditemui dan pengurangan risiko? Apakah berdasarkan tinjauan ulang, tindakan manajemen yang sesuai sudah diaktifkan dan terkendali? Tidak - Tidak - Tidak - Tidak - Tidak - Tidak - PM12 56 PM13 57 PM14 58 59 60 61 35 Dari Tabel III.3 untuk proses PM1 yaitu pemeliharaan sumber daya manusia pada Universitas Sangga Buana YPKP ini sudah ada (61 % responden menyatakan YA) akan tetapi dengan performa Cukup (50% responden menyatakan Cukup). Hasil rekapitulasi kuesioner dapat dilihat pada Lampiran D. III.5.3. Pengidentifikasian Investment Management (IM) Sasaran investment management program investasi berbasis TI sebuah organisasi menghasilkan nilai optimal dengan biaya yang terjangkau dan tingkat risiko yang dapat diterima. Hasil pengidentifikasian dari proses Investment Management adalah sebagai berikut: Tabel III.4 Hasil Pengidentifikasian Proses Investment Management No Eksistensi Performa Pengembangan definisi tingkat tinggi dari peluang investasi Tidak - 62 Apakah sudah dikenali peluang program-program investasi untuk membuat nilai yang mendukung strategi bisnis atau untuk menunjuk operasional atau isu pemenuhan? Tidak - 63 Apakah menggolongkan peluang sudah dilakukan? 64 Apakah sudah diperjelas outcome bisnis yang diharapkan dan pengidentifikasiannya pada tingkat tinggi, bisnis, proses, orang-orang, teknologi dan inisiatif organisasi yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diharapkan? Pengembangan inisialisasi konsep program Business Case Tidak - Apakah Business Case sudah dapat menguraikan outcome bisnis untuk program mana yang potensial akan berkontribusi, sifat kontribusi program itu, dan bagaimana konstribusi yang terukur? Tidak - IM1 IM2 65 Proses 36 Tabel III.4 Hasil Pengidentifikasian Proses Investment Management (Lanjutan) No Proses Eksistensi Performa 66 Apakah keuntungan tingkat tinggi, finansal dan nonfinansial, dan biayabiaya untuk siklus hidup ekonomis secara penuh dari program tersebut sudah diperkirakan? Tidak - 67 Apakah setiap asumsi-asumsi kunci sudah dinyatakan? Tidak - 68 Apakah risiko kunci sudah diidentifikasi beserta dampak yang potensial dan strategi mitigasi mereka? Tidak - Pengembangan pemahaman jelas dari program kandidat Tidak - IM3 yang 69 Apakah sudah menggunakan metodametoda dan teknik-teknik yang sesuai, menyertakan semua stakeholder kunci, untuk mengembangkan dan mendokumentasikan dengan lengkap dan membagi pemahaman dari outcome bisnis yang diharapkan (antara keduanya, atau 'kepemimpinan', dan akhir, atau 'tertinggal', outcome) dari program-program kandidat, bagaimana mereka akan diukur, dan lingkup yang penuh dari inisiatif yang dibutuhkan untuk mencapai outcome yang diharapkan. Inisiatif ini termasuk perubahan-perubahan yang diperlukan untuk sifat dari bisnis enterprise, proses-proses bisnis, keahlian dan kompetensi orang, teknologi dan struktur organisasi yang dimungkinkan. Sifat dari kontrbusi inisiatif, bagaimana kontribusi akan diukur dan semua asumsi kunci harus diidentifikasi? Tidak - 70 Apakah sudah dilakukan pengukuran yang relevan dan indikator yang serupa untuk pemantauan kebenaran asumsiasumsi yang diidentifikasi? Apakah risiko kunci sudah diidentifikasi? Tidak - Tidak - Pelaksanaan analisis alternatif Tidak - 71 IM4 37 Tabel III.4 Hasil Pengidentifikasian Proses Investment Management (Lanjutan) No Proses Eksistensi Performa 72 Apakah sudah diidentifikasi berbagai tindakan alternatif untuk mencapai outcome bisnis yang diinginkan. mengukur keuntungan yang relatif, biaya-biaya, risiko-risiko dan pemilihan waktu untuk masing-masing identifikasi dari tindakan? Apakah sudah memilih keadaan tindakan yang mempunyai nilai potensial paling tinggi, pada biaya yang bisa diusahakan dengan suatu tingkat risiko yang dapat diterima? Tidak - Tidak - 73 74 Apakah sudah didokumentasikan dasar pemikiran untuk merekomendasikan tindakan yang terpilih? Tidak - 75 Apakah manajemen bisnis sudah menilai dampak bisnis dari alternatif tindakan, dan fungsi TI sudah menilai dampak teknisnya? Tidak - Pengembangan perencanaan program Tidak - Apakah sudah didefinisikan dan didokumentasikan semua proyek, termasuk bisnis, proses bisnis, orangorang, teknologi dan proyek organisasional, yang diperlukan untuk mencapai outcome bisnis dari program yang diharapkan? Tidak - IM5 76 38 Tabel III.4 Hasil Pengidentifikasian Proses Investment Management (Lanjutan) No Proses Eksistensi Performa 77 Apakah sudah ditetapkan sumber daya yang diperlukan, termasuk manajer proyek dan tim proyek seperti sumber daya bisnis yang bisa diterapkan? Tidak - 78 Apakah sudah menetapkan pembiayaan, pemilihan waktu dan interdependensi dari semua proyek. Menetapkan dasar untuk memperoleh dan menugaskan anggota staf yang kompeten dan/atau kontraktor untuk proyek? Tidak - Pengembangan realisasi perencanaan yang menguntungkan Tidak - 79 Apakah untuk setiap outcome kunci, sudah diidentifikasikan dan didokumentasikan dasar dan target pengukuran untuk mencapainya, metoda atau untuk mengukur masingmasing outcome kunci, tanggung-jawab untuk mencapai outcome, jadwal penyerahan yang diharapkan, dan proses monitoring, yang perlu memasukkan di dalamnya beberapa form dari register keuntungan secara detil, beserta penjelasan risiko-risiko yang mengancam keberhasilan dari tiap outcome kunci dan bagaimana risikorisiko itu akan dikurangi? Tidak - IM7 Pengidentifikasian biaya dan keuntungan siklus hidup secara penuh Apakah sudah menyiapkan anggaran program yang mencerminkan biaya dan keuntungan finansial dan non-finansial siklus hidup ekonomi secara penuh, dan menyerahkannya untuk tinjauan ulang, perbaikan dan persetujuan oleh sponsor bisnis? Pengembangan program Business Case yang terperinci Tidak - Tidak - Tidak - IM6 80 IM8 39 Tabel III.4 Hasil Pengidentifikasian Proses Investment Management (Lanjutan) 81 Apakah sudah dikembangkan Business Case yang lengkap dan menyeluruh untuk konsistennya kebutuhan standar Business Case instutusi? Tidak - 82 Apakah Business Case sudah memasukkan di dalamnya ringkasan eksekutip; uraian tujuan program, sasaran, pendekatan dan ruang lingkup; ketergantungan program, risiko-risiko dan milesetones; dampak perubahan organisasi dari program; nilai dari penilaian; dan rencana program? Tidak - 83 Apakah nilai dari penilaian program sudah memasukkan di dalamnya biaya dan keuntungan dari siklus hidup ekonomi secara penuh, finansial dan non-finansial; finansial yang berharga secara menyeluruh; keselarasan strategis; risiko-risiko, kedua-duanya penyerahan dan risiko keuntungan; skor nilai yang relatif dari keseluruhan program; dan beberapa asumsi kunci? Apakah perencanaan program sudah memasukkan di dalamnya komponen perencanaan proyek, perencanaan realisasi yang menguntungkan, pendekatan untuk risiko dan manajemen perubahan, dan struktur tata kelola program itu dan pengendaliannya? Tidak - Apakah Manajer Fungsi TI sudah menandatangani pada aspek teknis dari program? Apakah pihak Yayasan menyetujui dan menandatangani pada Business Case? Tidak - Tidak - IM9 Pelaksanaan tanggung jawab yang jelas Tidak - 87 Apakah sudah ada tanggung-jawab untuk mencapai keuntungan, pengendalian biaya-biaya, mengelola risiko-risiko, dan mengkoordinir aktivitas dan interdependensi dari seluruh proyek sudah jelas dan tidak ambigu ditugaskan dan dipantau? Tidak - 84 85 86 40 Tabel III.4 Hasil Pengidentifikasian Proses Investment Management (Lanjutan) No Proses Eksistensi Performa IM10 Penginisialisasian, perencanaan dan peluncuran program Apakah sudah dilakukan perencanaan, pengadaan sumber daya dan komisi kebutuhan proyek yang perlu untuk mencapai hasil program? Tidak - Tidak - Pengelolaan program Tidak - Apakah sudah dikelola kinerja program terhadap kriteria kunci (termasuk, ruang lingkup, jadwal, mutu, biaya dan risiko)? Apakah sudah diidentifikasi penyimpangan dari perencanaan dan diambil tindakan pemulihan tepat waktu ketika diperlukan? Apakah sudah dipantau kinerja proyek yang individu yang berhubungan dengan penyerahan dari kemampuan yang diharapkan, jadwal, biaya-biaya dan risiko-risiko untuk mengidentifikasi dampak potensial pada kinerja program, dan diambil tindakan pemulihan tepat waktu ketika diperlukan? Pengelolaan/penelusuran keuntungan Tidak - Tidak - Tidak - Tidak - Tidak - Tidak - Tidak - Tidak - 88 IM11 89 90 91 IM12 92 93 94 95 Apakah sudah diimplementasikan proses pemantauan keuntungan untuk memastikan bahwa keuntungan yang direncanakan telah dicapai, dukungan dan optimalisasi? Apakah penyerahan keuntungan sudah dipantau dan dilaporkan? Apakah kinerja yang berlawanan dengan target-target sudah secara teratur ditinjau dan dianalisis sebab utama pelaksanaannya menyimpang dari rencana? Apakah tindakan pemulihan untuk menunjukkan dasar penyebabnya sudah diinisialisasi dan dikendalikan? 41 Tabel III.4 Hasil Pengidentifikasian Proses Investment Management (Lanjutan) No IM13 96 IM14 97 98 IM15 99 100 101 102 Proses Eksistensi Performa Pembaharuan Business Case Tidak - Apakah Business Case sudah diperbaharui untuk mencerminkan status yang ada dari program? Pemantauan dan pelaporan kinerja program Apakah sudah digambarkan dan diimplementasikan praktek enterprise untuk memastikan bahwa kinerja program dan kontribusi TI untuk kinerja tersebut dilaporkan kepada pimpinan dan eksekutip tepat waktu dan akurat? Apakah pelaporan sudah memasukkan di dalamnya kinerja terhadap portofolio keseluruhan, Strategi TI, pemenuhan dengan kebijakan dan standar, realisasi keuntungan, proses maturity, kepuasan pengguna akhir, dan status pengontrolan internal TI? Tahap akhir program Tidak - Tidak - Tidak - Tidak - Tidak - Apakah etika persetujuan nilai bisnis yang diinginkan telah dilakukan atau akan direalisasikan sudah memastikan bahwa program telah diselesaikan dengan baik, termasuk persetujuan formal dari sponsor bisnis? Apakah ketika program menghasilkan layanan atau aset yang lain yang berkelanjutan, tanggung-jawab dan proses-proses sudah diletakkan pada tempatnya untuk memastikan bahwa organisasi melanjutkan untuk optimalisasi nilai bisnis dari layanan atau aset lain? Apakah begitu program itu ditutup sudah dipindahkan dari portofolio yang aktif? Apakah penutupan program sudah dipastikan semua telah belajar dari program yang telah ditinjau ulang dan setiap perubahan-perubahan yang perlu diimplementasikan untuk memperbaiki proses manajemen program? Tidak - Tidak - Tidak - Tidak - 42 Dari Tabel III.4 berdasarkan hasil kuesioner, sebagai contoh proses IM1 yaitu pengembangan definisi tingkat tinggi dari peluang investasi pada Universitas Sangga Buana YPKP ini belum dilakukan (68 % responden menyatakan TIDAK). Untuk lebih jelasnya, hasil rekapitulasi kuesioner dapat dilihat pada Lampiran D. III.6 Analisis Perencanaan Investasi Teknologi Informasi pada Universitas Sangga Buana YPKP Menggunakan Business Case Berdasarkan proses-proses Val IT di atas harus dibuat sebuah Business Case yang dapat menggambarkan sebuah program perencanaan investasi teknologi informasi [14]. Berdasarkan hasil survey dan wawancara, Universitas Sangga Buana YPKP pada tahun anggaran 2008 – 2009 ini akan mengadakan investasi untuk laboratorium komputer pada Fakultas Teknik. Atas dasar itulah dibuat Business Case perencanaan investasi laboratorium komputer tersebut. Seperti yang sudah dijelaskan pada bagian II.7.2 tentang langkah-langkah untuk membangun Business Case maka dapat dianalisis untuk setiap langkah sebagai berikut: 1. Mengumpulkan semua data yang relevan dengan pembuatan Business Case Semua data yang diperlukan untuk analisis penyelarasan strategis, finansial , nonfinansial, dan risiko dari program dikumpulkan untuk membuat Business Case. Data-data yang diperoleh dari Universitas Sangga Buana YPKP sebagai bahan untuk analisis Business Case didapat berdasarkan hasil survey, wawancara dan studi pustaka. Data-data tersebut berkaitan dengan perencanaan investasi TI untuk laboratorium komputer. 2. Analisis keselarasan Keselarasan yang relevan dalam konteks investasi TI : A. Memastikan bahwa investasi laboratorium komputer mendukung sasaran strategis institusi. 43 Penyesuaian sasaran strategis dengan melihat tiga jenis kontribusi yang dapat dihasilkan oleh suatu program perencanaan investasi laboratorium komputer : a. Kontribusi terhadap sasaran dan prioritas organisasi saat ini. Sasaran strategis yang ingin dicapai dalam Rencana Induk Pengembangan Universitas Sangga Buana YPKP 2006-2015 harus sesuai dengan perencanaan investasi laboratorium komputer ini. Hasil analisis setiap sasaran strategis institusi dengan perencanaan investasi laboratorium komputer ini dapat dilihat pada Tabel III.5 berikut ini: Tabel III.5 Analisis Sasaran Strategis No Sasaran Strategis Hasil Analisis 1 Tercapainya kualitas lulusan yang tercermin pada perolehan Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) minimal sebesar 3,5 pada 75% lulusan untuk 5 tahun tahap pertama dan 90% untuk 5 tahun tahap kedua. Dengan adanya investasi laboratorium komputer diharapkan proses belajar mengajar lebih berkualitas, sehingga kualitas lulusanpun dapat tercapai. Ini berarti investasi laboratorium selaras dengan sasaran strategis ini. 2 Tercapainya kualitas lulusan yang tercermin Dengan adanya investasi dengan penyelesaian studi tepat waktu pada 75% laboratorium komputer lulusan pada 5 tahun tahap pertama dan 90% diharapkan proses belajar untuk 5 tahun tahap kedua mengajar lebih berkualitas dan tentunya dapat memotivasi mahasiswa lebih baik dalam belajar sehingga mahasiswa dapat menyelesaikan studinya tepat waktu. Ini berarti investasi laboratorium selaras dengan sasaran strategis ini. 44 Tabel III.5 Analisis Sasaran Strategis (Lanjutan) No Sasaran Strategis Hasil Analisis 3 Tercapainya kualitas kurikulum berbasis Dengan adanya investasi kompetensi dengan wawasan keunggulan laboratorium komputer teknologi, keuangan & perbankan. diharapkan dapat menunjang terhadap kurikulum yang memang menuntut untuk fasilitas yang terbaik. Apalagi dengan kurikulum berbasis kompetensi dengan keunggulan teknologi, laboratorium komputer dengan teknologi terbaik dapat menunjang hal tersebut. Dapat disimpulkan bahwa investasi laboratorium selaras dengan sasaran strategis ini. 4 Tercapainya Kualitas Sumber Daya Dosen yang tercermin pada kualifikasi dosen S-3 (doktor) sebesar 75% dari seluruh Dosen Tetap pada akhir periode Rencana Induk Pengembangan 5 Peningkatan kualitas manajemen sumber daya Laboratorium komputer tercermin pada pembukaan program pascasarjana dapat dipergunakan juga minimal 2 program master, 1 program doktor untuk pembukaan program studi baru. Ini berarti investasi laboratorium selaras dengan sasaran ini. 6 Tercapainya Peningkatan jumlah penelitian aplikatif pada bidang keuangan-perbankan, teknologi terapan serta penelitian yang menunjang pembangunan daerah/nasional, sebesar 1 penelitian per semester per dosen tetap untuk 5 tahun pertama dan peningkatan jumlah penelitian minimal 10% per tahun pada 5 tahun kedua. Dengan adanya laboratorium komputer, diharapkan dapat menunjang juga para dosen dalam meningkatkan potensi dirinya dengan memanfaatkan semua fasilitas laboratorium komputer sehingga kualitas dosen dapat tercapai. Laboratorium komputer dapat menunjang untuk penelitian di bidang teknologi terapan. Ini berarti investasi laboratorium selaras dengan sasaran ini. 45 Tabel III.5 Analisis Sasaran Strategis (Lanjutan) No Sasaran Strategis Hasil Analisis 7 Tercapainya jumlah penerapan IPTEKS (hasil penelitian) yang bermanfaat bagi masyarakat, penyelenggaraan kerjasama dengan instansi terkait, serta pembelajaran masyarakat dalam bentuk pelatihan minimal masing-masing 1 kali per semester untuk setiap program studi untuk lima tahun pertama dan minimal 2 kali persemester untuk setiap program studi untuk lima tahun kedua Laboratorium dapat menunjang semua penelitian IPTEKS yang bermanfaat bagi masyarakat. Ini berarti investasi laboratorium selaras dengan sasaran ini. 8 Diperolehnya hasil akreditasi A untuk semua program studi yang telah eksis dan minimal B untuk program studi baru dan perolehan sertifikasi mutu 9002 untuk universitas. Akreditasi dapat diperoleh, salah satunya adalah dari fasilitas laboratorium yang lengkap yang menunjang dalam proses belajar mengajar. Ini berarti investasi laboratorium selaras dengan sasaran ini. b. Kontribusi terhadap sasaran perusahaan induk atau konteks yang lebih besar dimana organisasi ini beroperasi. Hasil analisis : Untuk analisis pada bagian ini tidak dapat dilakukan, karena Universitas Sangga Buana YPKP bukan perusahaan yang menginduk pada organisasi lain. c. Kontribusi pada pencapaian tujuan di masa depan atau visi institusi. Hasil analisis : Visi dari Universitas Sangga Buana YPKP adalah menjadi pendidikan tinggi unggulan (center of excellence) yang bertaraf internasional dalam bidang ekonomi, sosial, dan teknologi sehingga menjadi salah satu univensitas terkemuka di Indonesia. Investasi laboratorium komputer ini selaras dengan visi dari Universitas Sangga Buana YPKP, karena dapat menunjang unggulan dalam bidang teknologi. 46 B. Memastikan bahwa investasi yang berhubungan dengan TI adalah disesuaikan dengan arsitektur target institusi. Hasil analisis : Penyesuaian dengan arsitektur perusahaan harus mengevaluasi hal-hal yang tak terduga terhadap investasi dalam perubahan TI yang bergerak ke arah pencapaian target arsitektur. Dengan investasi laboratorium komputer ini dapat mengantisipasi hal-hal yang berkembang untuk target arsitektur institusi. Hal ini diharapkan segala sesuatunya yang berkaitan dengan cara hubungan antara komponen dalam organisasi, termasuk proses, orang dan teknologi, bekerja sama untuk menciptakan jasa dan/atau produk dapat lebih efektif dan efisien. Apalagi perkembangan dunia komputer harus dapat diimbangi dengan sebaik-baiknya. 3. Analisis keuntungan finansial Untuk analisis keuntungan finansial tidak dapat dilakukan karena hal-hal yang berkaitan dengan keuangan maupun anggaran perencanaan investasi teknologi informasi dari pihak Universitas Sangga Buana YPKP tidak dapat diperoleh. Hal ini berkaitan dengan informasi keuangan maupun anggaran perencanaan investasi teknologi informasi tidak boleh dikeluarkan atau dipublikasikan untuk pihak luar institusi. 4. Analisis keuntungan nonfinansial Beberapa hal yang menjadi keuntungan non finansial dari investasi laboratorium komputer adalah sebagai berikut: 1) Dengan fasilitas laboratorium yang memadai maka beberapa program studi diharapkan mendapatkan akreditasi dari BAN-PT (Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi) dengan nilai minimal B. 2) Dengan adanya nilai akreditasi minimal B dapat meningkatkan posisi institusi di masyarakat, karena kebanyakan masyarakat menilai suatu perguruan tinggi dari nilai akreditasinya. 3) Pelayanan terhadap mahasiswa pada proses belajar mengajar lebih memadai, sehingga mahasiswa akan menilai dengan positif. 47 4) Kemudahan sarana bagi dosen dalam mengadakan penelitian dan pengajaran. 5. Analisis risiko Terdapat 2 aspek risiko : A. Delivery risk: Risiko yang tidak mengirimkan kemampuan bisnis, proses bisnis, manusia, teknologi, dan proyek organisasi yang diperlukan. Hasil analisis: 1. Kualitas dari program dan rencana proyek (kelengkapan dan kelayakan). Tidak berisiko karena sudah dibentuk panitia perencanaan investasi laboratorium komputer ini berdasarkan rencana anggaran 2008 – 2009. Sehingga soal kelengkapan dan kelayakan proyek dapat dipertanggungjawabkan. 2. Kejelasan mengenai ruang lingkup. Tidak berisiko karena ruang lingkup proyek sudah jelas, yaitu pengadaan laboratorium komputer Fakultas Teknik. 3. Teknologi yang tidak terjamin. Pengadaan laboratorium komputer dari teknologinya mengandung risiko dari serangan virus komputer, suhu ruangan yang harus memadai, dan naikturunnya tegangan listrik. 4. Pemenuhan dengan arsitektur dan standar teknologi. Investasi laboratorium ini sudah memenuhi arsitektur dan standar teknologi yang ada, sehingga tidak berisiko, karena sudah seusai dengan arsitektur standar dan teknlogi yang dinginkan oleh institusi. 5. Jangka waktu proyek. Jangka waktu proyek tidak berisiko, disesuaikan dengan kalender akademik 2008 – 2009. 48 B. Benefits risk: Risiko mengenai manfaat yang diharapkan tidak sedang diperoleh. Hasil analisis: a. Ketidakselarasan dengan kebijakan atau strategi Selaras dengan kebijakan atau strategi sperti yang sudah diuraikan pada Tabel III.5, maka tidak berisiko. b. Ketidakselarasan dengan standar teknis dan arsitektur. Selaras dengan standar teknis dan arsitektur institusi, maka tidak berisiko c. Pemenuhan akan panduan keamanan atau kebijakan. Untuk keamanan agak berisiko, karena keamanan untuk fasilitas laboratorium yang ada selama ini masih minim. Beberapa hal penyebabnya adalah sebagai berikut: a) Akses orang masih bisa keluar masuk laboratorium dengan bebas tanpa adanya pengawasan. b) Sumber daya laboratorium yang hanya memiliki satu orang staf untuk menangani seluruh laboratorium yang ada di Fakultas Teknik. d. Kejelasan dan kredibilitas dari hasil bisnis yang diinginkan. Kejelasan dan kredibilitas dari hasil bisnis yang diinginkan tidak berisiko karena dari segi manfaatnya sangat besar sekali terlihat dan kredibiltasnya memadai bagi perkembangan fakultas teknik. e. Manfaat bagi proses pemantauan. Untuk pemantauan proyek ini tidak berisiko karena sudah dibentuk panitia yang dapat memantau jalannya proyek pengadaan laboratorium komputer ini. 6. Penilaian dan optimasi risiko / pengembalian dari investasi TI Untuk penilaian dan optimaslisasi risiko/pengembalian dari investasi memakai matriks keputusan pada Tabel III.6. 49 Tabel III.6. Matrik Keputusan Investai TI Risiko yang Target Keuntungan Keselarasan diperhitungkan finansial nonfinansial strategik? dapat eskplisit? ketemu? diterima? Y T Y Y Berdasarkan Tabel III.6 di atas dengan berpedoman pada gambar II.12, maka dapat disimpulkan keputusan investasi laboratorium komputer ini adalah dimasukan pada prioritas portofolio dipetimbangkan berharga (minimumnya) jika nilai keuntungan nonfinansial untuk sejumlah kebutuhan yang mempertemukan target finansial. Kualifikasi dari keuntungan nonfinansial harus dikejar sejauh mungkin. Dalam arti, investasi laboratorium ini berfokus pada keuntungan nonfinansial. 7. Mendokumentasikan Business Case. Hasil analisis : Merupakan bentuk dokumentasi Business Case yang telah diuraikan dari langkah 2 (dua) sampai dengan langkah 6 (enam). 8. Peninjauan Business Case selama pelaksanaan program, termasuk siklus hidup dari hasil program. Hasil analisis : Tidak akan dilakukan karena tidak sampai pada tahap pelaksanaan program. Berdasarkan pengidentifikasian proses-proses Val IT di Universitas Sangga Buana YPKP dan analisis berdasarkan Business Case, maka pada Bab IV akan diusulkan beberapa hal yang harus dilakukan oleh pihak Universitas Sangga Buana YPKP dalam melaksanakan proses-proses Val IT tersebut dan usulan program perencanaan investasi TI berdasarkan hasil analisis Business Case.
