PENGGUNAAN VAL IT FRAMEWORK UNTUK MENILAI PERENCANAAN INVESTASI TEKNOLOGI INFORMASI (Studi Kasus Universitas Sangga Buana YPKP Bandung ) TESIS
advertisement
PENGGUNAAN VAL IT FRAMEWORK UNTUK MENILAI PERENCANAAN INVESTASI TEKNOLOGI INFORMASI (Studi Kasus : Universitas Sangga Buana YPKP Bandung ) TESIS Karya tulis sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister dari Institut Teknologi Bandung Oleh TEGUH NURHADI SUHARSONO NIM : 23506010 Program Studi Informatika SEKOLAH TEKNIK ELEKTRO DAN INFORMATIKA INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG 2008 PENGGUNAAN VAL IT FRAMEWORK UNTUK MENILAI PERENCANAAN INVESTASI TEKNOLOGI INFORMASI (Studi Kasus : Universitas Sangga Buana YPKP Bandung ) Oleh Teguh Nurhadi Suharsono NIM : 23506010 Program Studi Informatika Institut Teknologi Bandung Menyetujui Pembimbing Tanggal, ............................................ ______________________________ (Ir. Kridanto Surendro, M.Sc., Ph.D.) ABSTRAK PENGGUNAAN VAL IT FRAMEWORK UNTUK MENILAI PERENCANAAN INVESTASI TEKNOLOGI INFORMASI (Studi Kasus : Universitas Sangga Buana YPKP Bandung ) oleh TEGUH NURHADI SUHARSONO NIM : 23506010 Saat ini banyak organisasi yang menggantungkan sebagian besar transaksi dan kelancaran bisnisnya pada sektor teknologi informasi. Hal ini berakibat pada pentingnya memperkirakan seberapa besar manfaat yang diperoleh dari sektor teknologi informasi dibandingkan dengan investasinya. Manfaat dari teknologi informasi ada yang terukur maupun tidak terukur, ada yang dapat dirasakan manfaatnya dengan cepat, maupun setelah jangka waktu tertentu. Hal inilah yang menyebabkan banyak organisasi mengalami kesulitan untuk memperkirakan manfaat investasi teknologi informasi dibandingkan dengan nilai investasinya. Untuk memperoleh hasil dan manfaat yang maksimal bagi suatu organisasi dalam melakukan suatu investasi teknologi informasi, dibutuhkan suatu perencanaan yang matang. Ada beberapa framework yang digunakan untuk menghitung perkiraan nilai investasi. Salah satu yang akhirnya menjadi kajian pada tesis ini adalah Val IT. Val IT dapat digunakan untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai manfaat investasi teknologi informasi pada suatu organisasi. Val IT dikeluarkan oleh Information Technology Governance Institute (ITGI). Val IT terdiri atas 3 (tiga) proses utama untuk mengukur nilai teknologi informasi, yaitu Value Governance, Portfolio Management, dan Investment Management. Setiap proses dirinci lagi menjadi beberapa proses. Value Governance terdiri dari 11 (sebelas) proses, Portfolio Management sebanyak 14 (empatbelas)proses, dan 15 (limabelas) proses untuk Investment Management. Untuk dapat menerapkan kerangka kerja Val IT, organisasi harus membangun Business Case yang dapat diterapkan pada proyek investasi teknologi informasi tertentu, yang nantinya digunakan sebagai alat bantu untuk merencanakan, mengukur, dan memantau investasi teknologi informasi. Business Case ini merupakan sasaran untuk memberikan gambaran yang jelas kepada pihak manajemen atas manfaat suatu investasi dan membantu manajemen dalam membuat keputusan mengenai investasi tersebut. i Seperti halnya suatu perusahaan, Universitas Sangga Buana YPKP sebagai suatu institusi pendidikan mengharapkan dalam perencanaan investasi teknologi informasi dapat memperoleh hasil dan manfaat yang maksimal. Di lain pihak , Universitas Sangga Buana YPKP yang baru berdiri pada tahun 2006 ini, yang dulunya merupakan gabungan dari STIE YPKP dan STT YPKP, harus dapat melihat investasi teknologi informasi seperti apa yang dapat dilakukan. Penelitian dilakukan dengan mengidentifikasi seluruh proses Val IT pada Universitas Sangga Buana YPKP menggunakan kuesioner. Tujuan identifikasi proses adalah supaya pengembalian investasi TI dapat dilakukan. Kemudian, dilakukan analisis dengan memakai Business Case untuk menilai suatu perencanaan investasi TI berdasarkan analisis keselarasan TI dengan sasaran strategis Universitas Sangga Buana YPKP, analisis keuntungan finansial dan nonfinansial, serta analisis risiko. Dalam analisis menggunakan Business Case ini, obyek yang digunakan adalah perencanaan investasi teknologi informasi untuk investasi laboratorium komputer pada Fakultas Teknik. Perencanaan investasi laboratorium komputer ini akan dilakukan pada tahun anggaran 2008-2009. Untuk menilai tingkat kematangan Universitas Sangga Buana YPKP dalam melakukan proses-proses Val IT ini juga diusulkan pembuatan matrik atribut kematangan untuk proses Value Governance, Portfolio Management, dan Investment Management. Supaya perencanaan investasi laboratorium komputer ini dapat berjalan dengan baik maka diusulkan lanagkah-langkah dalam melakukan perencanaan investasi teknologi informasi ini untuk pihak Universitas Sangga Buana YPKP. Penelitian ini diharapkan dapat menilai perencanaan investasi teknologi informasi pada Universitas Sangga Buana YPKP sehingga pihak institusi dapat menentukan keputusan yang terbaik untuk investasi teknologi informasinya. Kata kunci : Teknologi Informasi, Perencanaan Investasi Teknologi Informasi, Val IT Framework, Business Case ii ABSTRACT VAL IT FRAMEWORK USAGE TO VALUATE THE INFORMATION TECHNOLOGY INVESTMENT PLANNING (Case Study : Sangga Buana YPKP Bandung University) by TEGUH NURHADI SUHARSONO NIM : 23506010 Nowadays there are many organizations which relying most of their transactions and business success on information technology sector, thus have implication on the importance of predicting the advantages obtained from the information technology sector compared to its investment. The advantage from information technology, measurable or unmeasurable, can be directly utilized or after a certain period of time. These factors caused many organizations having difficulties in predicting the advantage of information technology investment compared to its investment value. A mature planning is required to obtain the maximum result and advantage for an organizations in conducting the information technology investment. There are several frameworks that can be used to calculate the investment value prediction. One of the frameworks used in this theses discussion is Val IT. Val IT can be used to give a clear explanation about the advantages of information technology investment in an organization. Val IT published by Information Technology Governance Institute (ITGI). Val IT consists of 3 main process to measure the information technology value, they are Value Governance, Portfolio Management, and Investment Management. Each main process divided into several process. Value Governance consists of 11 process, Portfolio Management consists of 14 process, and Investment Management consists of 15 process. To be able to apply the Val IT framework, organization must develop business case which can be applied in an information technology investment project. The business case will be used as a tool for planning, measuring and controlling the information technology investment. The business case is the target to give a clear explanation about investment advantages to management and to help management in making decision about the investment. iii Just like an enterprise, Sangga Buana YPKP University as an institution expects to have maximum result and advantage in its information technology investment planning. On the other side, Sangga Buana YPKP University which have just established in 2006 and previously was the union of the STIE YPKP and STT YPKP, must be able to envision the information technology investment as something which can be conducted. This research conducted by identifying all Val IT process in Sangga Buana YPKP University using questionnaire. The identification aimed to have the investment return. The next phase is carried an analysis using business case to valuate an IT investment based on analysis of IT alignment with Sangga Buana YPKP University strategic objective, financial and non-financial advantage analysis, and risk analysis. In the analysis using business case, the object used is information technology investment planning for computer laboratory investment planning on the Faculty of technique. The computer laboratory investment planning will be carried in the 2008-2009 period of budgeting. Maturity attribute matrix development for Value Governance, Portfolio Management, and Investment Management also recommended to valuate the Sangga Buana YPKP University maturity level in implementing the Val IT processes. Some steps in planning the information technology investment for Sangga Buana YPKP University were recommended to support the success of computer laboratory investment planning. This research expected able to valuate the information technology investment planning in Sangga Buana YPKP University so that the institution able to determine the best decision for its information technology investment. Keywords : Information Technology, Information Technology Investment Planning, Val IT Framework, Business Case iv PEDOMAN PENGGUNAAN TESIS Tesis S2 yang tidak dipublikasikan terdaftar dan tersedia di Perpustakaan Institut Teknologi Bandung, dan terbuka untuk umum dengan ketentuan bahwa hak cipta ada pada pengarang dengan mengikuti aturan HaKI yang berlaku di Institut Teknologi Bandung. Referensi kepustakaan diperkenankan dicatat, tetapi pengutipan atau peringkasan hanya dapat dilakukan seizin pengarang dan harus disertai dengan kebiasaan ilmiah untuk menyebutkan sumbernya. Memperbanyak atau menerbitkan sebagian atau seluruh tesis haruslah seizin Dekan Sekolah Teknik Elektro dan Informatika, Institut Teknologi Bandung. v Dipersembahkan untuk: Nurmayasari, Renandh Alifian Putra Teguh KATA PENGANTAR Segala puji syukur dipanjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan hikmah, berkah, dan kekuatan, sehingga penulis mampu menyelesaikan tesis ini. Penulis sangat berterima kasih kepada Bapak Ir. Kridanto Surendro, M.Sc., Ph.D. yang selalu memberikan bimbingan serta arahan selama pembuatan tesis ini sehingga dapat diselesaikan dengan baik. Selain itu penulis juga berterima kasih kepada semua pihak yang telah mendukung selama penyelesaian tesis ini. Penulis haturkan terima kasih yang tak terhingga kepada : 1. Bapak Dr. Ing. Sukrisno Mardiyanto, selaku Ketua Program Studi Informatika ITB yang telah banyak memberikan kemudahan dan bantuan selama proses pengerjaan tesis ini. 2. Bapak Dr. Husni S. Sastramihardja, selaku dosen wali yang selalu memberikan nasihat akademik. 3. Ibu Dra. Christine Suryadi, M.T. dan Ibu Dr. Eng. Ayu Purwarianti, S.T., M.T., selaku dosen penguji atas semua masukannya. 4. Bapak Prof. Dr Dzulkarnain, selaku Rektor Universitas Sangga Buana YPKP yang telah banyak membantu memberikan kesempatan untuk menjalani sekolah program magister ini. 5. Bapak Dr. Ir. R. Didin Kusdian, M.T., selaku Dekan Fakultas Teknik Universitas Sangga Buana YPKP yang selalu memberikan motivasi untuk menjalani sekolah program magister ini. 6. Seluruh pejabat struktural dan staf Universitas Sangga Buana YPKP, atas semua bantuan dan pengertiannya. 7. Para dosen Teknik Informatika ITB, atas segala ilmu yang telah diberikan selama ini. 8. Bapak Ade Taryat dan Ibu Nurhayati, staf TU S2 ,serta Ibu Tita, staf perpustakaan Informatika ITB atas segala bantuannya. vi 9. Ibu Rosida dan Ibu Nur, atas masukan dari tata bahasa dan tata tulis. 10. Ibu Djuariah (Almh) dan Bapak Achmad Suharto (Alm), atas semuanya yang tak bisa diukur dengan apapun. 11. Istri tercinta Nurmayasari dan ananda tersayang Renandh Alifian Putra Teguh, atas dorongan semangat, pengertian, dan perjuangannya selama ini. 12. Keluarga besar Bapak Nana Sukana, atas semua doa dan dukungannya. 13. Seluruh kakak-kakakku tercinta, atas semua doa dan dukungannya. 14. Rekan-rekan SI-2006 yang telah memberikan dukungan dan kerjasamanya, kalian adalah sahabat-sahabat terbaik yang tak mungkin tergantikan oleh apapun. 15. Can, Dri, Gie, Ang, Arr, Yanu, dan Ru atas semua dukungan selama ini. 16. Sahabat-sahabat terbaik di PKN LPKIA, atas semua doa dan dukungannya. 17. Departemen Pendidikan Nasional atas bantuan beasiswa selama pendidikan program magister ini. Akhirnya penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang tidak dapat disebutkan namanya satu-persatu yang telah membantu dan turut serta memberikan dukungannya. Bandung, 16 Juni 2008 Teguh Nurhadi Suharsono vii DAFTAR ISI ABSTRAK...................................................................................................... i ABSTRACT.................................................................................................... iii PEDOMAN PENGGUNAAN TESIS............................................................ v KATA PENGANTAR.................................................................................... vi DAFTAR ISI................................................................................................... viii DAFTAR LAMPIRAN................................................................................... xi DAFTAR GAMBAR...................................................................................... xii DAFTAR TABEL........................................................................................... xvi Bab I Pendahuluan...................................................................................... 1 I.1 Latar Belakang.............................................................................. 1 I.2 Rumusan Masalah......................................................................... 2 I.3 Tujuan........................................................................................... 2 I.4 Batasan Masalah........................................................................... 3 I.5 Kegunaan Hasil............................................................................. 3 I.6 Metodologi.................................................................................... 3 I.7. Sistematika Penulisan................................................................... 4 Bab II Tinjauan Pustaka............................................................................. 5 II.1 Pengertian Nilai (Value) ........................................................... 5 II.2 Pengertian Perencanaan ............................................................ 5 II.3 Pengertian Investasi................................................................... 5 II.3.1 Pengertian Nilai Investasi.............................................. 6 II.4 Pengertian Teknologi Informasi................................................ 6 II.5 Manfaat Teknologi Informasi Bagi Dunia Pendidikan............. 7 II.6 Konsep Val IT Framework........................................................ 8 II.6.1 Prinsip-Prinsip Val IT................................................... 9 viii II.6.2 Proses-Proses Val IT..................................................... 9 II.7 Konsep Business Case............................................................... 14 II.7.1 Struktur Business Case.................................................. 15 II.7.2 Langkah-Langkah Pengembangan Business Case......... 15 Bab III Analisis Perencanaan Investasi Teknologi Informasi Pada Universitas Sangga Buana YPKP ................................................ 22 III.1 Profil Universitas Sangga Buana YPKP.............................. 22 III.2 Visi dan Misi Universitas Sangga Buana YPKP................................................................................... III.3 Sasaran Strategis Universitas Sangga Buana YPKP................................................................................... III.4 III.5 III.6 22 23 Pendekatan Penilaian Perencanaan Investasi Teknologi Informasi pada Universitas Sangga Buana YPKP............... 24 Identifikasi Proses-Proses Val IT Framework..................... 25 III.5.1 Pengidentifikasian Value Governance (VG)........ 26 III.5.2 Pengidentifikasian Portfolio Mangement(PM)..... 29 III.5.3 Pengidentifikasian Investment Mangement(PM).. 35 Analisis Perencanaan Investasi Teknologi Informasi pada Universitas Sangga Buana Menggunakan Business Case...................................................................................... 42 Bab IV Usulan Perencanaan Investasi Teknologi Informasi pada Universitas Sangga Buana YPKP................................................. 50 IV.1 50 Usulan Pelaksanaan Proses-Proses Val IT........................... IV.1.1 Usulan tentang Proses Value Governance (VG)...................................................................... IV.1.2 Usulan tentang Proses Portfolio Management (PM)...................................................................... IV.1.3 50 61 Usulan tentang Proses Investment Management (IM)....................................................................... ix 75 IV.2 Usulan Program Perencanaan Investasi Teknologi Informasi Berdasarkan Business Case ................................ IV.3 Usulan Matrik Atribut Kematangan Proses-Proses Val IT.......................................................................................... IV.4 Usulan Langkah-Langkah Perencanaan 93 Investasi Teknologi Informasi............................................................. Bab V 84 99 Kesimpulan dan Saran………….................................................. 102 V.1 Kesimpulan......................................................................... 102 V.2 Saran................................................................................... 102 DAFTAR PUSTAKA..................................................................................... 104 x DAFTAR LAMPIRAN Lampiran A Struktur Organisasi USB YPKP…......................................... 105 Lampiran B Daftar Responden Kuesioner………….……………………… 106 Lampiran C Kuesioner Pengidentifikasian Proses-Proses Val IT Framework.............................................................................. Lampiran D Rekapitulasi Kuesioner Pengidentifikasian Proses-Proses Val IT Framework................................................................... Lampiran E 107 129 Usulan Matriks Atribut kematangan untuk Proses-Proses Val IT....................................................................................... 151 Lampiran F Contoh Gambaran Business Case........................................... xi 175 DAFTAR GAMBAR Gambar II.1 Arsitektur Teknologi Informasi …......................................... 7 Gambar II.2 Inisiatif Val IT Framework ..……….………………………. 8 Gambar II.3 Matrik Keputusan Optimasi Risiko dan Pengembalian.......................................................................... Gambar III.1 Tahapan Pendekatan Penilaian Perencanaan 20 Investasi TI…………………................................................................. 24 Gambar IV.1 Simbol untuk Gambaran Usulan Proses Val IT ……............. 50 Gambar IV.2 Gambaran Usulan Proses Value Governance 1 Kepastian akan Penginformasian dan Pelaksanaan Kepemimpinan ....... Gambar IV.3 Gambaran Usulan Proses Value Governance 2 Pendefinisian dan Pengimplementasian Proses-Proses………………......... Gambar IV.4 56 Gambaran Usulan Proses Value Governance 7 Penetapan Struktur Organisasi……………………………………. ....... Gambar IV.9 55 Gambaran Usulan Proses Value Governance 6 Penetapan Kebutuhan akan Pelaporan…………………………….. ....... Gambar IV.8 54 Gambaran Usulan Proses Value Governance 5 Pendefinisian Kebutuhan akan Informasi………………………………...... Gambar IV.7 53 Gambaran Usulan Proses Value Governance 4 Kepastian Akuntabilitas yang Sesuai dan yang dapat Diterima….. ....... Gambar IV.6 52 Gambaran Usulan Proses Value Governance 3 Pendefinisian Peran dan Tanggung Jawab……………………………........ Gambar IV.5 51 57 Gambaran Usulan Proses Value Governance 8 Penetapan Arah Strategik…………………………………………......... 58 Gambar IV.10 Gambaran Usulan Proses Value Governance 9 Pendefinisian Kategori Investasi …………………………………….......... 59 Gambar IV.11 Gambaran Usulan Proses Value Governance 10 Penentuan Target Portofolio Campuran ………………………….......... xii 60 Gambar IV.12 Gambaran Usulan Proses Value Governance 11 Pendefinisian Kriteria Evaluasi dengan Kategori………....... Gambar IV.13 Gambaran Usulan Proses Portfolio Management 1 Pemeliharaan Sumber Daya Manusia…………………. ....... Gambar IV.14 Gambaran Usulan Proses Portfolio Management Usulan Proses Portfolio Management Usulan Proses Portfolio Management Usulan Proses Portfolio Management Usulan Proses Portfolio Management 66 6 Penetapan anggaran investasi………………………….......... Gambar IV.19 Gambaran Usulan Proses Portfolio Management Usulan Proses Portfolio Management 67 7 Pengevaluasian Inisialisasi Konsep Program Business Case.. Gambar IV.20 Gambaran 65 5 Pemantauan Kebutuhan dan Utilisasi Sumber Daya ....... Gambar IV.18 Gambaran 64 4 Pengembangan Perencanaan Sumber Daya……………........ Gambar IV.17 Gambaran 63 3 Pelaksanaan Analisis Gap………………………………....... Gambar IV.16 Gambaran 62 2 Pengidentifikasian Kebutuhan Sumber Daya…………......... Gambar IV.15 Gambaran 61 68 8 Pengevaluasian dan Pemberian Skor yang Relatif untuk Program Business Case…………………………………....... Gambar IV.21 Gambaran Usulan Proses Portfolio Management 69 9 Pembuatan pandangan portofolio secara keseluruhan…........ 69 Gambar IV.22 Gambaran Usulan Proses Portfolio Management 10 Pembuatan dan Pengkomunikasian Keputusan Investasi ...... 70 Gambar IV.23 Gambaran Usulan Proses Portfolio Management 11 Tahapan dan Pendanaan dalam Pemilihan Program-Program 71 Gambar IV.24 Gambaran Usulan Proses Portfolio Management 12 Optimalisasi Kinerja Portofolio……………………….......... 72 Gambar IV.25 Gambaran Usulan Proses Portfolio Management 13 Penentuan Kembali Prioritas Portofolio………………......... 73 Gambar IV.26 Gambaran Usulan Proses Portfolio Management 14 Pemantauan dan Pelaporan Kinerja Portofolio…………....... xiii 74 Gambar IV.27 Gambaran Usulan Proses Investment Management 1 Pengembangan Definisi Tingkat Tinggi dari Peluang Investasi ....... 75 Gambar IV.28 Gambaran Usulan Proses Investment Management 2 Pengembangan Inisialisasi Konsep Program Business Case . 76 Gambar IV.29 Gambaran Usulan Proses Investment Management 3 Pengembangan Pemahaman yang Jelas dari Program Kandidat…………………………………………………….. 77 Gambar IV.30 Gambaran Usulan Proses Investment Management 4 Pelaksanaan Analisis Alternatif……………………….......... 78 Gambar IV.31 Gambaran Usulan Proses Investment Management 5 Pengembangan Perencanaan Program…………………........ 79 Gambar IV.32 Gambaran Usulan Proses Investment Management 6 Pengembangan Realisasi Perencanaan yang Menguntungkan 80 Gambar IV.33 Gambaran Usulan Proses Investment Management 7 Pengidentifikasian Biaya dan Keuntungan siklus hidup secara penuh………………………………………………… 81 Gambar IV.34 Gambaran Usulan Proses Investment Management 8 Pengembangan Program Business Case secara terperinci ..... 81 Gambar IV.35 Gambaran Usulan Proses Investment Management 9 Pelaksanaan Tanggung Jawab yang Jelas………………....... 83 Gambar IV.36 Gambaran Usulan Proses Investment Management 10 Penginisialisasian, Perencanaan dan Peluncuran Program .... 84 Gambar IV.37 Gambaran Usulan Proses Investment Management 11 Pengelolaan Program………………………………….......... 85 Gambar IV.38 Gambaran Usulan Proses Investment Management 12 Pengelolaan/Penelusuran Keuntungan…………………........ 86 Gambar IV.39 Gambaran Usulan Proses Investment Management 13 Pembaharuan Business Case………………………………........ 87 Gambar IV.40 Gambaran Usulan Proses Investment Management 14 Pemntauan dan Pelaporan Kinerja Program……………....... xiv 87 Gambar IV.41 Gambaran Usulan Proses Investment Management 15 Tahap Akhir Program …………………………………………....... 88 Gambar IV.42 Diagram Langkah-Langkah Perencanaan Investasi teknologi Informasi pada Universitas Sangga Buana YPKP………….. xv 100 DAFTAR TABEL Tabel II.1 Proses Value Governance.......................................................... 10 Tabel II.2 Proses Portfolio Manegement................................................... 11 Tabel II.3 Proses Investment Manegement................................................ 13 Tabel III.1 Data Responden Per Unit Organisasi........................................ 26 Tabel III.2 Hasil Pengidentifikasian Proses Value Governance.................. 26 Tabel III.3 Hasil Pengidentifikasian Portfolio Management....................... 29 Tabel III.4 Hasil Pengidentifikasian Investment Management.................... 35 Tabel III.5 Analisis Sasaran Strategis.......................................................... 43 Tabel III.6 Matriks Keputusan Investasi TI................................................. 49 Tabel IV.1 Usulan Matriks Atribut Kematangan untuk Proses Value Governance (VG)...................................................................... xvi 95
