BAB IV PERANCANGAN SISTEM Perancangan sistem adalah suatu

BAB IV
PERANCANGAN SISTEM
Perancangan sistem adalah suatu gambaran atau sketsa sistem atau
pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam kesatuan yang utuh dan
berfungsi.
Perancangan ini dibuat dan ditujukan kepada user, programer atau ahli
dalam analisis. Perancangan sistem secara umum bertujuan untuk memberikan
gambaran secara umum pada pemakai sistem yang baru dan juga merupakan
persiapan dari rancangan terperinci dengan mengidentifikasi komponenkomponen sistem informasi.
Tahap ini dapat digambarkan sebagai tahap untuk membangun suatu
sistem dan mengkonfigurasikan komponen peangkat lunak sehingga dapat
menghasilkan sistem yang lebih baik, dengan tujuan memenuhi kebutuhan
pemakai selain itu juga memberikan gambaran yang jelas dan mudah dimengerti
bagi pembuat program pada khususnya. Pada tahap perancangan membangun
Program yang akan dikembangkan ini terdiri dari :
1. Flowmap usulan
2. Diagram konteks
3. Data flow diagram (DFD)
4. Entity Relationalship Diagram (ERD)
39
40
5. Perancangan data (Data Design)
4.1
Prosedur usulan pemesanan barang Kepada Supplier
Seperti telah dijelaskan sebelumnya bahwa pada proses yang sedang
berjalan terdapat beberapa kelemahan diataranya dalam proses pemesanan barang
pada Supplier, untuk itu untuk memperbaiki kelemahan tersebut diusulkan
pemesanan barang sebagai berikut :
1. Bagian gudang melakukan cek stok barang kedalam komputer, barang yang
akan dipesan adalah yang sudah sampai stok minimal, stok minimal akan
dapat diubah sesuai dengan keinginan.
2. Gudang melakukan cetak form perencanaan. form perencanaan berguna
sebagai parameter untuk menyesuaikan dengan kondisi keuangan yang ada.
3. Form perencanaan diberikan kepada pemilik perusahaan, apabila form
perencanaan sudah ditandatangani maka selanjutnya bagian gudang membuat
form pemesanan barang.
4. Form pemesanan barang diberikan lagi kepada pemilik perusahaan untuk
ditandatangani terlebih dahulu.
5. Setelah dokumen pemesanan ditandatangani oleh pemilik maka akan diberkan
kepada Supplier..
6. Supplier memberikan data barang yang telah dibeli kepada Karyawan.
7. Bagian gudang melakukan entry data barang yang telah dibeli.
8. Cetak laporan barang sebagai arsip dan diberikan juga kepada pemilik toko.
41
Diharapkan setelah menerapkan pemesanan yang diusulkan diatas maka
proses pemesanan bisa lebih cepat sehingga apabila ada barang yang kurang atau
kosong dapat segera dilengkapi.
Berikut adalah gambar flowmap pemesanan barang yang diusulkan :
Pemesanan Barang ke Supplier
Bagian Gudang
Pemilik
Supplier
Cek Barang
T
Database
Apakah Barang
Habis?
Y
Cetak
Perencanaan
Perencanaan
Pemesanan
T
Perencanaan
Pemesanan
Cek
PeRencanaan
Pemesanan
Y
Pesanan yang
sudah ditanda
tangan
Pesanan yang
sudah ditanda
tangan
Buat da Cetak
Pesanan
Pesanan Barang
Pesanan Barang
Pesanan Barang
Gambar 4.1 Flowmap usulan pemesanan barang
42
4.2
Prosedur Usulan Penerimaan Barang
Setelah melakukan pembelian barang kepada Supplier maka selanjutnya
dilanjutkan dengan prosedur penerimaan barang yang datang. Adapun proses
penerimaan barang dari Supplier adalah sebagai berikut :
1. Bagian gudang melakukan pengecekan barang apakah sesuai dengan pesanan.
2. Barang datang di entry dan jumlah dan harga barang. Penginputan harga dan
jumlah akan memperngaruhi stok barang.
3. Cetak laporan penerimaan barang.
Berikut adalah Flowmap penerimaan barang.
Penerimaan Barang ke Supplier
Supplier
Faktur Barang
Bagian Gudang
Pemilik
Faktur Barang
Entry Jumlah
dan Harga
Database
Cetak Penerimaan
Laporan
Penerimaan
Laporan
Penerimaan
Gambar 4.2 Flowmap penerimaan barang
43
Setelah dilakukan penerimaan barang otomatis stok yang berada digudang
bertambah tinggal melakukan pengeluaran barang ke tiap-tiap adapun langkah
pengambilan barang sebagai berikut :
1. Bagian stan membuat permintaan barang.
2. Bagian gudang melakukan pengecekan barang pada aplikasi.
3. Apabila barang ada maka terjadi proses pengeluaran barang dan cetak laporan
pengeluaran rangkap 3 yang akan diberikan kepada pemilik, stand an sebagai
arsip.
Pengeluaran Barang
Stan
Bagian Gudang
Pemilik
Permintaan
Permintaan
Cek Barang
Database
Y
Permintaan
T
Apakah
ada?
Y
Cetak Laporan
Pengeluaran
Laporan
Laporan
Pengeluaran
Pengeluaran
Laporan
Pengeluaran
Gambar 4.3 Flowmap usulan pengeluaran Barang.
44
4.3
Diagram Konteks
Diagram konteks menggambarkan ruang lingkup sistem secara global.
Diagram ini menggambarkan hubungan antara sistem dengan entitas eksternal.
Dalam sistem pengolahan data ini, entitas eksternal tersebut adalah karyawan,
Supplier,Barang,Stan dan Pemilik.
Bagian Stan
Data Stan,
Permintaan Barang
Pengambilan Barang
Data Karyawan,
Data Barang
Data
Supplier,
Barang Masuk
SISTEM INFORMASI
STOK BARANG
GUDANG PASAR
RAYA BINTAN 21
TANJUNGPINANG
Data Stok Barang,
Perencanaan
Pemesanan,
Pengeluaran
Karyawan
Supplier
Data Pemesanan
Pemilik
Gambar 4.4 diagram konteks
4.4
Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) digunakan untuk menggambarkan arus data
dalam sistem secara logika, tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana
data tersebut akan disimpan.
Data Flow Diagram (DFD) memperlihatkan aliran data secara terstruktur.
Dalam DFD, data input dan output digambarkan sesuai dengan setiap proses
dalam sistem. Untuk menjelaskan setiap proses beserta input dan outputnya, DFD
45
dibagi menjadi beberapa tingkatan agar penjelasan dapat dilakukan secara
terperinci.
4.4.1
Data Flow Diagram Nol
DFD level Nol menggambarkan seluruh proses yang berada dalam sistem
masing-masing proses menandakan sebuah level, dan digambarkan juga tabeltabel yang berhubungan terhadap proses-proses tersebut. Tiap proses masih bisa
diturunkan lagi menjadi level-level terkecil. DFD level Nol terdiri dari beberapa
proses diantaranya adalah :
1. Proses input data
Dalam proses input data ini terdiri dari beberapa input yaitu input data
Supplier, data barang,Perencanaan,Pemesanan,Pengeluaran,Supplier dan data
karyawan.
2. Proses perencanaan Barang
Proses perencanaan barang dilakukan untuk estimasi biaya yang akan
dikeluarkan untuk pemesanan barang.
3. Proses pemesanan barang.
Proses pemesanan barang diambil dari data yang telah disimpan sebelumnya
pada tabel barang, sistem akan melakukan cek barang yang sudah sampai stok
minimum yang mengharuskan kembali melakukan pemesanan.
4. Proses penerimaan
Proses penerimaan dilakukan atas dasar barang yang diterima dari Supplier,
secara otomatis maka stok akan bertambah
46
5. Proses pengeluaran
Proses pengeluaran barang dilakukan atas dasar permintaan dari stan dan stok
akan otomatis berkurang.
6. Pembuatan laporan
Pembuatan laaporan yang akan diberikan kepada pemilik berupa laporan
perencanaan,Pemesanan dan pengeluaran barang.
Berikut adalah gambar DFD Level 0 Data flow diagram level Nol dapat
dilihat pada gambar berikut :
Data Stan
Supplier
1.0
Input Data
Data Supplier
Data Barang
Data Barang
Data Karyawan,
Data Barang
Karyawan
Data Karyawan
Data
Supplier
Barang
Stan
Data
Stan
Supplier
Karyawan
stan
Data Karyawan
Data supplier
Data Stan
2.0
Perencanaan
Laporan
Pemesanan
3.0
Pemesanan
4.0
Penerimaan
Data Pemesanan
Data Penerimaan
Data Pemesanan
5.0
Pengeluaran
Data Pengeluaran
Laporan
Pengeluaran
Perencanaan
Pemesanan
Data
Pemesanan
Penerimaan
Pengeluaran
Data
Penerimaan
Data Perencanaan
6.0*
Pembuatan
Laporan
Data Pengeluaran
Perecanaan,
Pemesanan,
Penerimaan,
Stok Barang
Gambar 4.5 DFD Level Nol
Pemilik
47
Pada proses 6.0 terdapat tanda bintang (*) yang menandakan bahwa suatu
proses masih dapat diturunkan, pada pembuatan laporan tediri dari beberapa
laporan tetapi dari sumber data yang berbeda, adapun laporan-laporan tersebut
diantaranya adalah : Laporan perencanaan,pemesanan,penerimaan,stok barang dan
pengeluaran.
Turunan dari DFD level 1 Proses Pembuatan laporan adalah sebagai
berikut :
Pemesanan
Data Pemesanan
6.2
Pembuatan
Lap.Pemesanan
Perencanaan
Data Perencanaan
6.1
Pembuatan
Lap.Perencanaan
Penerimaan
Data Penerimaan
6.3
Pembuatan
Lap.Penerimaan
6.5
Pembuatan
Lap.Pengeluaran
6.4
Pembuatan
Lap.Stok Barang
Pemesanan
Perencanaan
Pemesanan
Pemilik
Lap. Penerimaan
Lap. Stok Barang
Lap.Pengeluaran
Supplier
Stan
Lap.Pengeluaran Barang
Gambar 4.6 DFD Level 1 Proses 6
4.5
Perancangan Basis Data
Setelah merancang proses yang ada dalam sistem, database yang akan
digunakan juga perlu dirancang agar pembuatan aplikasi lebih teratur. Berikut
adalah perancangan basis data yang digunakan dalam sistem baru.
48
4.6
Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity
Relationship
Diagram
(ERD)
merupakan
diagram
yang
menggambarkan jaringan data dalam database. ERD menekankan pada strukturstruktur dan relasi antar data.
1
Karyawan
Menerima
1
Memesan
M
M
1
Barang
Dikeluarkan
Stan
Supplier
Gambar 4.7 Entity Relationship Diagram
Kamus data dari ERD di atas adalah :
1. Karyawan : {IdKaryawan, namaKaryawan, Telepon}
2. Barang : {KodeBarang,NamaBidang,Jumlah,Harga}
3. Stan :{KodeStan,NamaStan,idKaryawan}
4. Supplier :{idSupplier,NamaSupplier,Telepon,Alamat}
4.7
Perancangan Struktur File
Dalam pembuatan suatu aplikasi, struktur file yang dibutuhkan harus
dirancang agar proses pembuatan aplikasi berjalan lancar dan output yang
dihasilkan sesuai dengan apa yang diinginkan.
49
Untuk mempermudah sistem kerja, dalam pembuatan aplikasi pengolahan
data ini, perancangan struktur file menurut data input dan output perlu dilakukan.
Struktur file yang digunakan akan ditampilkan dalam tabel-tabel berikut.
1. Tabel Barang
Tabel 4.1 Struktur File Data Barang
No
1
2
3
4
Nama Kolom
KodeBarang
NamaBarang
Jumlah
Harga
Tipe
int
Varchar
int
int
Ukuran
50
11
11
Keterangan
Auto Increment
Nama Barang
Jumlah barang
Harga barang
2. Tabel Karyawan
Tabel 4.2 Struktur File Data Karyawan
No
1
2
3
4
Nama Kolom
IDKaryawan
NamaKaryawan
Alamat
No_Handphone
Tipe
int
Varchar
Text
Varchar
Ukuran
50
12
Keterangan
Auto Increment
Nama Karyawan
Alamat Karyawan
No Handphone karyawan
3. Tabel Stan
Tabel 4.3 Struktur File Data Stan
No
1
2
3.
Nama Kolom
KodeStan
NamaStan
idKaryawan
Tipe
int
Varchar
Ukuran
50
Keterangan
Auto Increment
Nama Stan
Penanggung jawab Stan
50
4. Tabel Supplier
Tabel 4.4 Struktur File Data Supplier
No
1
2
3.
4.
Nama Kolom
idSupplier
NamaSupplier
Telepon
Alamat
Tipe
int
Varchar
Varchar
Varchar
Ukuran
50
50
Text
Keterangan
Auto Increment
Nama Supplier
Telepon
Alamat Supplier
5. Tabel Perencanaan
Tabel 4.5 Struktur File Data Perencanaan
No
1
2
3
Nama Kolom
noPerencanaan
Tanggal
Keterangan
Tipe
Int
Datatime
Int
Ukuran
11
11
Keterangan
Auto Increment
Tanggal Perencanaan
Keterangan
6. Tabel Pemesanan
Tabel 4.6 Struktur File Data Pemesanan
No
1
2
3
4
5
6
7
Nama Kolom
idPemesanan
Tanggal
KodeBarang
Jumlah
Total
idSupplier
NoPerencanaan
Tipe
Int
datetime
Int
Int
Money
Int
Varchar
Ukuran
11
11
11
11
Keterangan
Auto Increment
Tanggal pesan barang
Kode Barang
Jumlah pesanan
Total pemesanan
Kode Supplier
NoPerencanaan
51
7. Tabel Supplier
Tabel 4.7 Struktur File Data Supplier
No
1
2
3
4
Nama Kolom
idSupplier
Nama_Supplier
Alamat
NoTelepon
Tipe
Int
Varchar
Varchar
Varchar
Ukuran
50
50
50
Keterangan
Auto Increment
Nama Supplier
Alamat
No Telepon
8. Tabel Penerimaan
Tabel 4.8 Struktur File Data Penerimaan
No
1
2
3
4
5
Nama Kolom
NomorDO
NomorPO
KodeSupplier
TanggalTerima
NomorPenerimaan
Tipe
varchar
varchar
varchar
date
varchar
Ukuran
50
50
50
Datetime
50
Keterangan
NomorDO
NomorPO
KodeSupplier
TanggalTerima
NomorPenerimaan
9. Tabel Stok
Tabel 4.9 Struktur File Data Stok
No
1
2
3
4
Nama Kolom
noItem
KodeBarang
JumlahStok
MinimalStok
Tipe
4.8
Perancangan Struktur Program
int
varchar(50)
int
int
Ukuran
11
50
11
11
Keterangan
Nomor Urut
Kode Barang
Jumlah Stok
Minimal Stok
Struktur program merupakan konsep pembuatan program dimana instruksiinstruksi di dalam program dikelompokkan ke dalam subprogram-subprogram
sehingga setiap subprogram mempunyai tugas dan fungsi tersendiri. Struktur
program mendukung perancangan dan pembuatan program sebab pengelompokan
yang dilakukan dapat mempermudah pembuatan dan pemeriksaan.
52
Struktur Program
Input
Proses
Output
Barang
Perencanaan
Laporan
Perencanaan
Supplier
Pemesanan
Laporan
Pemesanan
Penerimaan
Laporan
Pengeluaran
Karyawan
Stan
Laporan Stok
Barang
Pengeluaran
Gambar 4.8 Struktur Program
4.9
Perancangan Struktur Menu
Untuk memudahkan user dalam menggunakan aplikasi dengan berbagai
fungsi yang ada, maka perlu dibuat sebuah struktur menu untuk mengelompokkan
fasilitas-fasilitas yang disediakan aplikasi.
Menu
Form
Perencanaan
Form Barang
Form Karyawan
Form Distributor
Simpan
Simpan
Simpan
Simpan
Ubah
Ubah
Ubah
Ubah
Hapus
Hapus
Hapus
Hapus
Cari
Cari
Cari
Cari
Pemesanan
Pengeluaran
Simpan
Simpan
Ubah
Ubah
Lap.Pemesanan
Hapus
Hapus
Lap.Penerimaan
Cari
Cari
Cetak Laporan
Lap.Perencanaan
Lap.Pengeluaran
Lap.Stok Barang
Gambar 4.8 Struktur Menu
53
4.10
Perancangan Antarmuka
Perancangan
antarmuka
atau
perancangan
interface
merupakan
perancangan form-form yang ada dalam aplikasi. Rancangan form input
merupakan rancangan form-form yang digunakan dalam aplikasi sebagai tempat
pengisian data. Data dari form-form ini akan disimpan dalam database aplikasi
untuk diolah.
Penjualan
HEADER
Menu
Jumlah
xxx
Item
xxx
Kode Barang
xxx
SHORTCUT
ID Pelanggan
xxx
Baru
Nama Pe;anggan
xxx
Simpan
Tambah
Cari
No Transaksi
xxx
Total
SATUAN
xxx
xxx
Harga
No
Kode Barang
Nama Barang
Jumlah
Harga Satuan
Sub Total
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
Gambar 4.9 Layout Perencanaan
54
Form Pelanggan
DATA PEMESANAN
ID
xxx
Pekerjaan
Nama
xxx
Alamat
Telepon
xxx
Baru
Simpan
Update
xxx
xxx
Hapus
Cari
xxx
OK
ID
Nama
Telepon
Pekerjaan
Alamat
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
Refresh
Status Strip
Gambar 4.10 Layout Pemesanan
Form Barang
DATA PENERIMAAN
Kode
xxx
Jumlah
xxx
Nama Barang
xxx
Harga
xxx
xxx
Jumlah Terjual
xxx
Satuan
Baru
Simpan
Update
xxx
Cari
Refresh
Hapus
Kode
Nama Barang
Satuan
Stok Awal
Stok Akhir
Harga
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
Status Strip
Gambar 4.11 Layout Pengeluaran
55
Form Distributor
DATA PENGELUARAN
Kode
xxx
Perusahaan
xxx
Pimpinan
xxx
Alamat
xxx
Telepon
xxx
Baru
Simpan
Update
Hapus
Kode
Perusahaan
Pimpinan
Alamat
Telepon
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
Status Strip
Gambar 4.12 Layout Barang
Login Form
Login Form
Username
xxx
Picture Box
Password
xxx
OK
Gambar 4.13 Layout Login
Cancel