uat sim sifna (p056164191.56)

UJIAN AKHIR TRIWULAN
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc.
Disusun Oleh:
Sifna Audia Qalabi
P056164191.56
PROGRAM PASCASARJANA
MANAJEMEN BISNIS
SEKOLAH BISNIS - INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2016
1. Jawablah pertanyaan pertanyaan pada salah satu dari kasus yang
terdapat pada buku Management Information System, Edisi ke 10 karya
O’Brien dan Marakas chapter 1. Anda dapat memilih case nomer 2
(halaman 61 -62), case nomer 3 (halaman 75) atau case nomer 4 (halaman
77-78)
Case 2 :
The New York Times and Boston Scientific: Two Different Ways of
Innovating with Information Technology
1. Sebagaimana dinyatakan dalam kasus ini, The New York Times memilih untuk
menyebarkan inovasi kelompok dukungan mereka sebagai layanan bersama
seluruh unit bisnis. Menurut Anda apa artinya ini? Apa keuntungan memilih
pendekatan ini? Apakah ada kerugiannya?
Jawaban:
Sesuai dengan pernyataan Michael Zimbalist, wakil presiden R & D
bahwa : “Peran kami adalah untuk mengakselerasi masukan kami ke platform
baru dengan mengidentifikasi peluang, konseptualisasi, dan ide prototype,”
artinya: Dalam upaya untuk terus meningkatkan pelayanan, The New York Times
mengambil strategi dengan mengembangkan inovasi secara bersama dengan
seluruh anggota yang tergabung dalam unit bisnisnya. Selain itu dalam membuat
inovasi ini dimaksudkan untuk memberikan kesempatan kepada anggota di semua
unit usahanya agar dapat berkontribusi untuk The New York Times sehingga akan
timbul kerja sama dan memberikan sinergi dalam mengembangkan dan
menerapkan inovasi di semua unit usaha. Sejauh ini dari sekian banyak inovasi
yang dilakukan di The New York Times dapat diklasifikasikan sebagai proses atau
inovasi produk. Penyebaran inovasi ini di harapkan mendapatkan masukan dan
timbal balik yang berguna dari para anggota unit bisnisnya, untuk selanjutnya di
identifikasi peluang, konseptualisasi dan Ide prototype nya. Ini dilakukan oleh
The New York Times sebagai langkah peningkatan pelayanan terhadap anggota
unit bisnisnya tersebut..
Apabila memilih pendekatan pengembangan inovasi baru, maka akan
diperoleh beberapa keuntungan. Antara lain perusahaan akan terbentuk dan
berkesinambungan, sehingga membuat perusahaan menjadi kokoh karena
karyawan turut langsung melakukan inovasi ini, adanya pengakuan peran para
Karyawan dari bisnis unit The New York Times yang secara langsung dilibatkan
dalam pengembangan bisnis untuk kemajuan bersama, dimana seluruh ide-ide
ditampung sehingga kemampuan Sumber Daya Manusia bisa terjaga dan
dikembangkan dengan baik. Ide-ide inovatif dari para anggota unit bisnisnya
diubah menjadi kenyataaan, yang bisa berpotensi mendapatkan keuntungan
pemotongan biaya, dan efisiensi terhadap hal biaya karena proses perbaikan dan
proses kerja dengan menggunakan sistem informasi memadai.
Sedangkan kelemahannya adalah proses pengambilan keputusan memakan
waktu lebih lama, karena melibatkan hampir semua karyawan di semua unit usaha
dan di semua tingkatan yang tentu memiliki latar belakang yang berbeda-beda dan
juga memiliki ide, pendapat, karakter, selera, dan kepentingan yang beraneka
ragam dan mungkin juga saling bertentangan antara satu dengan yang lain.
Inovasi juga dibuat dengan mudah dapat ditiru karena informasi sengaja dibiarkan
terbuka, pencurian data yang dapat merugikan New York Times. Waktu perhatian
dari pemimpin unit bisnis selama inovasi berjalan, proses pengambilan keputusan
memakan waktu lebih lama sehingga perlu bersabar karena melibatkan seluruh
unsur strktural dalam organisasi The New York Time adalah “cara yang
diperlukan untuk model bisnis baru untuk berkembang dengan hal yang sangat
sulit untuk dilakukan.”
2. Boston Scientific menghadapi tantangan keterbukaan menyeimbangkan dan
berbagi dengan keamanan dan kebutuhan untuk membatasi akses ke informasi.
Bagaimana penggunaan teknologi memungkinkan perusahaan untuk mencapai
kedua tujuan pada waktu yang sama? Apa jenis perubahan budaya yang
diperlukan untuk ini menjadi mungkin? Apakah ini lebih penting daripada
teknologi terkait masalah? Kembangkan beberapa contoh untuk membenarkan
jawaban Anda.
Jawaban:
Boston Scientific merupakan perusahaan alat kesehatan yang hampir
semua produknya menghandalkan teknologi, yang tentunya penggunaan teknologi
harus dapat dioptimumkan penggunaannya tetapi harus juga dijaga
kerahasiaannya. Dengan teknologi karyawan dapat berkerja lebih efisien dan
efektif. Perkembang Teknologi informasi yang secara terus menerus melakukan
perbaikan akan semakin memberikan kemudahan terhadap sistem kerja suatu
organisasi. Perusahaan akan dengan mudah memberikan informasi-informasi
penting kepada customer/publik mengenai segala bentuk yang diinginkan. Namun
demikian, selain dampak positif bagi organisasi pastinya ada timbul dampak
negatif dengan memanfaatkan kondisi ini para pesaing untuk mendapatkan
berbagai informasi yang sebenarnya merupakan rahasia perusahaan jika
perusahaan tidak melakukan pembatasan terhadap akses ini. Contoh teknologi ini
adalah untuk informasi-informasi yang sifatnya rahasia perusahaan, tidak semua
orang dapat mengakses informasi tersebut hanya orang-orang tertentu saja yang
dapat mengaksesnya dengan menggunakan password, sehingga dampak negatif
dapat diminimalkan. Oleh karena itu, untuk meminimalkan dampak negatif dari
keterbukaan informasi digunakan sistem alur kerja otomatis untuk membatasi
akses informasi dan mengetahui rekam jejak dari pengakses data.
Dengan penggunaan sistem baru ini, para pengguna akses di Boston
Scientific perlu mengerti tata cara kerja sistem, prosedur, aturan serta batasan
dalam aksesbilitas ke data. Budaya melaksanakan pemantauan secara kontinyu
bagi siapa yang mengkases apa, dapat disesuaikan dengan kondisi bisnis baru.
Aplikasi teknologi akan bisa berjalan melalui dukungan pihak eksekutif
manajemen organisasi dan diperlukan pelatihan-pelatihan yang baik. Dengan
perubahan budaya dalam mengaplikasikan teknologi informasi ini lebih penting
daripada teknologi itu sendiri. Hal ini dikarenakan teknologi hanyalah sebagai alat
bantu, sementara yang menjalankan sistem adalah sumber daya manusia..
Semakin banyak informasi pengetahuan yang Anda berikan kepada karyawan,
semakin efektif mereka dalam menciptakan banyak nilai bagi perusahaan.
Perubahan budaya sama pentingnya dengan perubahan teknologi.
Teknologi membantu perusahaan untuk berkembang, budaya yang perlu
menyesuaikan perubahan teknologi sehingga keduanya bisa berjalan sesuai
dengan fungsinya, yaitu membantu perusahaan untuk berkembang dan terus
berinovasi. Dengan kehadiran teknologi informasi harus di barengi dengan
kesiapan mental bagi para pengguna teknologi itu sendiri sehingga tidak timbul
kesia-siaan.
3. Peta penyewaan video yang dikembangkan oleh The New York Times dan
Netflix grafis menampilkan popularitas film di lingkungan dari kota-kota besar di
Amerika Serikat. Bagaimana Netflix menggunakan informasi ini untuk
meningkatkan bisnis mereka? Bisakah perusahaan lain juga memanfaatkan data
ini? Bagaimana? Berikan beberapa contoh.
Jawaban:
Peta adalah database grafis dari 100 top Netflix paling-menyewa film
diletakkan di atas peta. Peta penyewaan video yang dikembangkan oleh The New
York Times dan Netflix Grafis menampilkan film-film terpopuler di seluruh
lingkungan dari kota-kota besar di Amerika Serikat. Peta ini dapat memberikan
informasi bagaimana respon pelanggan terhadap film-film yang disewakan.
Sehingga di peroleh informasi film apa saja yang dibenci atau dicintai oleh para
kritikus, daftar abjad, dan yang paling banyak disewa. Peta ini tersebar di setiap
negara bagian di Amerika. Netflix menggunakan informasi untuk membuat
gambaran permintaan terhadap judul-judul film yang di tawarkan, sehingga bisa
membuat keputusan selanjutnya mengenai film-film apa saja yang perlu
diperbanyak atau film-film apa saja yang perlu dibatasi stoknya.
Dengan informasi ini dapat diketahui peta permintaan masyarakat. Dengan
demikian dapat diputuskan film-film apa yang perlu diperbanyak dan film-film
apa yang perlu dibatasi. Perusahaan-perusahaan lain bisa saja mengambil
keuntungan dari penerapan informasi tersebut karena peta tersebut menunjukkan
tingkat permintaan masyarakat pada film-film tertentu, sehingga perusahaan
pesaing dapat memanfaatkan informasi tersebut kepentingan bisnisnya. Namun
manfaat yang diperoleh tidak banyak dan tidak perlu dikhawatirkan karena peta
ini lebih mengarah pada kharakteristik pelanggan Netflix, bukan selera
masyarakat secara umum. Artinya film yang masuk kategori popular berdasarkan
peta Netflix belum tentu popular di matas masyarakat umum.
Contohnya adalah film yang populer di pelanggan Netflix di tahun 2009
adalah The Curios Case of Benjamin Button padahal film yang populer di Top
Ten Blockbuster adalah Slumdog Millionair dan Twilight. Milk, sejarah tentang
activist Harvey Milk San Fransisco adalah popular di San Fransisco, tetapi tidak
di kota-kota lain. Drama Mad Man mendapat sambutan hangat di manhattan dan
Brooklyn, tetapi tidak di sebagaian besar kota-kota lainnya.
2. Buatlah Ringkasan dan review atas buku O’brien dan Marakas chapter 9
tentang E-Commerce. Lakukan observasi pada situs situs:
www.amazon.com; www.1800flowers.com (Berikanlah ulasan kritis atas
penerapan E Commerce pada sistus tersebut, pilih salah satu). Hal yang
sama dapat anda lakukan pada salah satu situs www.bukalapak.com;
www.lazada.co.id ; www.tokopedia.com ; www.traveloka.com ;
www.blibli.com . Jadikanlah ulasan kritis anda tersebut sebagai lampiran
dari ringkasan dan review atas chapter tentang E Commerce tersebut.
Electronic Commerce (E-Commerce) didefinisikan sebagai proses
pembelian dan penjualan produk, jasa dan informasi yang dilakukan secara
elektronik dengan memanfaatkan jaringan komputer. Salah satu jaringan yang
digunakan adalah internet. E-Commerce bergantung pada sumber daya internet
dan banyak teknologi informasi lainnya untuk mendukungsetiap langkah dari
proses ini.Sekarang ini sebagian besar perusahaan yang ada,baik kecil maupun
besar,sudah menggunakan beberapa bentuk dari aktivitas e-Commerce.
E-commerce meliputi seluruh yang proses online pengembangan,
pemasaran, penjualan, pengiriman, pelayanan, dan membayar untuk produk dan
jasa. E-commerce mengubah bentuk persaingan, kecepatan tindakan, dan
perampingan interaksi, produk, dan pembayaran dari pelanggan untuk perusahaan
dan dari perusahaan kepada pemasok. Sistem e-commerce bergantung pada
sumber daya dari Internet dan banyak teknologi informasi lainnya untuk
mendukung setiap langkah dari proses ini. Kita juga akan melihat bahwa sebagian
besar perusahaan, besar dan kecil, terlibat dalam beberapa bentuk kegiatan ecommerce. Oleh karena itu, pengembangan kemampuan e-commerce telah
menjadi keharusan kompetitif bagi sebagian besar bisnis di pasar saat ini.
Adapun keuntungan yang diperoleh dengan menggunakan transaksi melalui
E-Commerce bagi suatu perusahaan adalah sebagai berikut: Meningkatkan
pendapatan dengan menggunakan online channel yang biayanya lebih
murah.
Mengurangi biaya-biaya yang berhubungan dengan kertas, seperti biaya pos
surat, pencetakan, report, dan sebagainya.
Mengurangi
keterlambatan
dengan
menggunakan
transfer
elektronik/pembayaran yang tepat waktu dan dapat langsung dicek.
Mempercepat pelayanan ke pelanggan, dan pelayanan lebih responsif.
Perusahaan yang terlibat dalam e-commerce baik sebagai pembeli atau
penjual mengandalkan teknologi berbasis Internet dan aplikasi e-commerce dan
layanan untuk mencapai pemasaran, penemuan, pemrosesan transaksi, dan proses
produk dan layanan pelanggan. E-commerce juga mencakup proses e-bisnis
seperti akses extranet dari database persediaan oleh pelanggan dan pemasok
(pemrosesan transaksi), akses intranet sistem manajemen hubungan pelanggan
dengan penjualan dan customer service (Layanan dan dukungan), dan kolaborasi
pelanggan dalam pengembangan produk melalui e-mail pertukaran dan
newsgroup Internet (marketing / penemuan).
Kategori E-Commerce
E-Commerce dapat dibagi menjadi beberapa jenis yang memiliki karakteristik
berbeda-beda.
 Business to Business (B2B), Business to Business E-Commerce memiliki
karakteristik:
1. Trading partners yang sudah diketahui dan umumnya memiliki hubungan
(relationship) yang cukup lama. Informasi hanya dipertukarkan dengan
partner tersebut. Dikarenakan sudah mengenal lawan komunikasi, maka
jenis informasi yang dikirimkan dapat disusun sesuai dengan kebutuhan
dan kepercayaan (trust).
2. Pertukaran data (data exchange) berlangsung berulang-ulang dan secara
berkala, misalnya setiap hari, dengan format data yang sudah disepakati
bersama. Dengan kata lain, servis yang digunakan sudah tertentu. Hal ini
memudahkan pertukaran data untuk dua entiti yang menggunakan standar
yang sama.
3. Salah satu pelaku dapat melakukan inisiatif untuk mengirimkan data, tidak
harus menunggu parternya.
4. Model yang umum digunakan adalah peer-to-peer, dimana processing
intelligence dapat didistribusikan di kedua pelaku bisnis.
 Business to Consumer (B2C), Business to Consumer E-Commerce memiliki
karakteristik :
1. Terbuka untuk umum, dimana informasi disebarkan ke umum.
2. Servis yang diberikan bersifat umum (generic) dengan mekanisme yang
dapat digunakan oleh khalayak ramai. Sebagai contoh, karena sistem Web
sudah umum digunakan maka servis diberikan dengan menggunakan basis
Web.
3. Servis diberikan berdasarkan permohonan (on demand). Konsumer
melakukan inisiatif dan produser harus siap memberikan respon sesuai
dengan permohonan.
4. Pendekatan client/server sering digunakan dimana diambil asumsi client
(consumer) menggunakan sistem yang minimal (berbasis Web) dan
processing (business procedure) diletakkan di sisi server.
Contoh penggunaan web site untuk menjajakan produk dan servis antara
lain: Pertama, Amazon http://www.amazon.com merupakan toko buku virtual
yang menjual buku melalui web sitenya. Kesuksesan Amazon yang luar biasa
menyebabkan toko buku lain harus melakukan hal yang sama. Kedua,
eBay http://www.ebay.com merupakan tempat lelang on-line.
 Consumer-to-consumer (C2C) e-Commerce.
Keberhasilan besar dari lelang onlineseperti eBay, di mana konsumen
(serta bisnis) dapat membeli dari dan menjual kepada satu lain dalam proses
lelang di situs Web lelang, membuat model yang e-commerce ini strategi bisnis
e-commerce penting. Dengan demikian, berpartisipasi dalam atau mensponsori
konsumen atau bisnis lelang merupakan alternatif e-commerce penting bagi
B2C, C2B (Consumer-to-business), atau B2B. produk atau jasa untuk membeli
atau menjual oleh konsumen di situs koran elektronik, konsumen e-commerce
portal, atau situs web pribadi juga merupakan bentuk penting dari C2C.
Contoh:
1. Lelang C2C. Dalam lusinan negara, penjualan dan pembelian C2C dalam
situs lelang sangat banyak. Kebanyakan lelang dilakukan oleh perantara,
seperti eBay.com,auctionanything.com; para pelanggan juga dapat
menggunakan situs khusus sepertibuyit.com atau bid2bid.com. Selain itu
banyak
pelanggan
yang
melakukan
lelangnya
sendiri
seperti greatshop.com menyediakan piranti lunak untuk menciptakan
komunitas lelang terbalik C2C online.
2. Iklan Kecil. Orang mejual ke orang lainnya setiap hari melalui iklan kecik
(classified ad) di koran dan majalah. Iklan kecik berbasis internet memiliki
satu keunggulan besar daripada berbagai jenis iklan kecik yang lebih
tradisional: iklan ini menawarkan pembaca nasional bukan hanya local.
Iklan kecik tersedia melalui penyedia layanan internet seperti AOL, MSN,
dll.
3. Layanan Personal. Banyak layanan personal (pengacara, tukang, pembuat
laporan pajak, penasehat investasi, layanan kencan) tersedia di internet.
Beberapa diantaranya tersedia dalam iklan kecik, tetapi lainnya
dicantumkan dalam situs web serta direktory khusus. Beberapa gratis dan
ada juga yang berbayar
Metode Pembayaran Elektronik
Proses pembayaran E-commerce kompleks karena berbagai debit dan
kredit alternatif, serta lembaga keuangan dan perantara yang mungkin menjadi
bagian dari proses. Oleh karena itu, berbagai sistem pembayaran elektronik telah
berevolusi dari waktu ke waktu. Selain itu, sistem pembayaran baru sedang
dikembangkan dan diuji untuk memenuhi tantangan keamanan dan teknis dari ecommerce melalui Internet.
 Proses Pembayaran Web
Kebanyakan sistem e-commerce di Web yang melibatkan bisnis dan
konsumen (B2C) tergantung pada proses pembayaran kartu kredit, tetapi banyak
sistem B2B e-commerce bergantung lebih pada proses pembayaran kompleks
berdasarkan penggunaan pesanan pembelian. Proses keranjang belanja, yang
memungkinkan pelanggan untuk memilih produk dari katalog situs Web
menampilkan dan menempatkan mereka sementara di keranjang belanja virtual
untuk checkout nanti dan pengolahan.
 Transfer Dana Elektronik
Transfer dana elektronik (EFT) sistem adalah bentuk utama dari sistem
pembayaran elektronik dalam industri perbankan dan ritel. sistem EFT
menggunakan berbagai teknologi informasi untuk menangkap dan proses uang
dan kredit transfer antara bank dan bisnis dan pelanggan mereka. Misalnya,
jaringan perbankan mendukung terminal teller di semua kantor bank dan anjungan
tunai mandiri (ATM) di lokasi di seluruh dunia. Bank, perusahaan kartu kredit,
dan bisnis lainnya dapat mendukung pay-per-telepon jasa. Sangat populer juga
adalah layanan pembayaran berbasis Web, seperti PayPal.
 Keamanan Pembayaran Elektronik
Ketika Anda melakukan pembelian secara online di Internet, informasi
kartu kredit Anda rentan terhadap intersepsi oleh sniffer jaringan, perangkat lunak
yang mudah mengakui kredit format nomor kartu. Beberapa langkah-langkah
keamanan dasar yang digunakan untuk memecahkan masalah keamanan ini: (1)
mengenkripsi (kode dan berebut) data yang lewat di antara pelanggan dan
pedagang, (2) mengenkripsi data yang lewat di antara pelanggan dan Perusahaan
otorisasi transaksi kartu kredit, atau (3) mengambil informasi sensitif offline.
Secure Electronic Transaction (SET) standar untuk keamanan pembayaran
elektronik meluas seiring pendekatan dompet digital ini. Dalam metode ini,
software mengenkripsi digital amplop sertifikat digital menentukan rincian
pembayaran untuk setiap transaksi. VISA, MasterCard, IBM, Microsoft,
Netscape, dan sebagian besar pemain industri lain memiliki setuju untuk SET.
Oleh karena itu, sistem seperti SET mungkin menjadi standar untuk aman
pembayaran elektronik di Internet.
Studi Kasus Lazada
Lazada merupakan pusat belanja online yang menawarkan berbagai macam jenis
produk mulai dari elektronik, buku, mainan anak dan perlengkapan bayi, produk
kecantikan, dan peralatan rumah tangga. Lazada.co.id adalah salah satu toko
online terbaik tanah air yang hadir dengan konsep produk yang lengkap dan
kemudahan belanja online pesan antar.
Lazada didirikan pada tahun 2012 dan merupakan salah satu cabang dari
jaringan retail online di Asia Tenggara. Dalam kurun waktu satu tahun,
Lazada.co.id kini telah menjadi toko online terbesar di Indonesia. Wajar bila
banyak yang menjuluki Lazada.co.id sebagai “The Fastest Growing e-commerce
in Indonesia”
Untuk menggunakan layanan berbelanja di Lazada, pengguna diwajibkan
untuk memiliki akun telebih dahulu. Metode pembayaran yang dilakukan Lazada
yaitu menggunakankartu kredit ataupun transfer dana elektronik seperti transfer
ATM. Namun Lazada juga memberikan kemudahan dengan sistem Cash on
Delievery atau membayar barang yang dipesan kepada kurir setelah mereka
menerima barang.
Untuk menjaga keamanan, pihak Lazada telah mengantisipasi
kemungkinan masalah keamanan yang berkaitan dengan tercurinya database.
Lazada menggunakan enkripsi dengan menggunakan Secure Socket Layer(SSL)
dan users dihimbau untuk tidak mengirimkan rincian lengkap kartu kredit dan
debit di enkripsi komunikasi elektronik.
Berdasarkan ringkasan diatas Lazada termasuk dalam kategori Ecommerce bisnis ke customer. Karena Lazada menyediakan etalase virtual dan
katalog multimedia, pemrosesan order interaktif, aman elektronik sistem
pembayaran, dan dukungan pelanggan online.
Kelebihan yang sangat berbeda dengan sistem e-commerce lainnya adalah,
pelayanan yang diterapkan oleh lazada sangat profesional, terlihat dengan sistem
pengirimannya yang menggandeng Go-Jek untuk layanan antar COD, dan GED
untuk layanan antar diluar area Jakarta dan sekitarnya. Selain itu kemudahan yang
disediakan untuk melakukan pesanan tanpa harus melalui proses yang sangat
berbelit-belit serta bagaimana juga konsumen tanpa harus menunggu lama-lama
agar barangnya tiba ditempat yang diinginkan.
Kekurangan dari lazada yang
sangat menonjol adalah tidak menutup kemungkinan dari consumer yang
berkunjung ke web ini dan meragukan integeritas dari situs e-commerce ini yang
dikarenakan nomor customer service yang dicantumkan di situs merupakan nomor
provider untuk telepon genggam yang dianggap sama dengan kebanyakan situs /
penjual produk bohongan (penipuan) yang juga tersebar di internet.
3.
Jelaskan bagaimana pengembangan sistem informasi dengan
menggunakan pendekatan insourcing atau outsourcing di perusahaan
dapat dilakukan !. Jelaskan pula hal hal yang mempengaruhi kesuksesan
dalam pengembangan system tersebut!
Pendekatan insourcing merupakan pengembangan dan penerapan sistem
informasi manajemen yang dilakukan oleh internal perusahaan dan biasanya
terdapat divisi atau departemen information and communication technology yang
bertugas untuk mengurus hal ini. Pendekatan ini biasanya dilakukan oleh
perusahaan yang memiliki sumber daya manusia yang memadai untuk
pengembangan sistem informasi ini namun terbatas dari sisi biaya. Hal ini
dikarenakan biaya untuk pengembangan suatu sistem informasi cukup mahal jika
harus membeli dari pihak lain.
Keuntungan dari penerapan pendekatan insourcing:
1. Umumnya sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan
perusahaan karena karyawan yang ditugaskan mengerti kebutuhan sistem
dalam perusahaan;
2. Biaya pengembangannya relatif lebih rendah karena hanya melibatkan
pihak perusahaan;
3. Adanya insentif tambahan bagi karyawan yang diberi tanggung jawab
untuk mengembangkan sistem informasi perusahaan tersebut;
Kelemahan dari penerapan pendekatan insourcing:
1. Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang lama karena
konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari
sehingga pelaksanaannya menjadi kurang efektif dan efisien;
2. Perubahan dalam teknologi informasi terjadi secara cepat dan belum tentu
perusahaan mampu melakukan adaptasi dengan cepat sehingga ada
peluang teknologi yang digunakan kurang canggih (tidak up to date);
3. Membutuhkan
waktu
untuk
pelatihan
bagi operator dan programmer sehingga ada konsekuensi biaya yang
harus dikeluarkan;
Hal-hal yang memengaruhi kesuksesan pendekatan insourcing:
a. Perusahaan memiliki sumber daya manusia yang memadai untuk
pengembangan sistem informasi.
b. Perusahaan melakukan audit secara berkala kepada divisi IT yang
bertanggung jawab atas pengembangan sistem informasi.
Berbeda dengan pendekatan insourcing yang dilakukan oleh internal
perusahaan atau organisasi tersebut, pendekatan outsourcing merupakan tindakan
mengalihkan beberapa aktivitas perusahaan dan hak pengambilan keputusannya
kepada pihak lain (outside provider), dimana tindakan ini terikat dalam suatu
kontrak kerjasama. Pendekatan outsourcing dilakukan apabila perusahaan atau
organisasi tersebut tidak dapat memenuhi kebutuhan database yang diperlukan.
Beberapa bidang yang dapat dilakukan outsourcing oleh perusahaan antara lain
pemeliharaan dan perbaikan teknologi informasi maupun sistem informasi,
pelatihan karyawan mengenai kemampuan TI dan SI, pengembangan aplikasi
software maupun hardware, pengelolaan sumber data, servis server, jaringan
administrasi, servis desktop, dan outsourcing terhadap total teknologi informasi
perusahaan.
Keuntungan pendekatan outsourcing:
1. Perusahaan dapat lebih fokus pada hal yang lain, karena proyek telah
diserahkan pada pihak ketiga untuk dikembangkan.
2. Dapat menggali skill dan kepandaian yang berasal dari perusahaan atau
organisasi lain dalam mengembangkan produk yang diinginkan.
3. Biasanya perusahaan outsourcesistem informasi pasti memiliki pekerja IT
yang kompeten dan memiliki skill yang tinggi, dan juga penerapan
teknologi
terbaru
dapat
menjadi competitive
advantage bagi
perusahaan outsource. Jadi dengan menggunakan outsource, otomatis
sistem yang dibangun telah dibundle dengan teknologi yang terbaru.
Kelemahan pendekatan outsourcing:
1. Kurangnya perusahaan dalam mengerti teknik sistem informasi agar bisa
dikembangkan atau diinovasi di masa mendatang, karena yang
mengembangkan tekniknya adalah perusahaanoutsource.
2. Menurunkan kontrol perusahaan terhadap sistem informasi yang
dikembangkan.
Hal-hal yang mempengaruhi kesuksesan pengembangan dalam pendekatan sistem
outsourcing antara lain sebagai berikut:
1. Memahami tujuan perusahaan dan sasaran yang hendak dicapainya.
2. Pengalihdayaan tersebut mempunyai visi dan rencana strategis yang jelas.
3. Pemilihan vendor yang tepat.
4. Hubungan yang baik antara vendor dan perusahaan tidak saja pada saat
proyek pengembangan tetapi juga untuk selanjutnya, hal ini berkaitan
dengan maintenance sistem informasinya.
5. Keterbukaan informasi antara vendor dan perusahaan, terutama dalam hal
perencanaan sistem informasi.
6. Dukungan dan keterlibatan dari jajaran eksekutif perusahaan dalam
pengembangan sistem informasi.
7. Memperhatikan terhadap isu atau masalah yang berkembang pada saat
proses pembuatan SI.
8. Ketersediaan pendanaan yang dialokasikan khusus untuk pengembangan
sistem informasi.
Sistem ini dapat berjalan dengan baik apabila semua proses didukung
dengan: 1) teknologi yang tinggi, 2) sumber daya yang berkualitas, dan 3)
komitmen perusahaan. Komitmen perusahaan untuk menjalankan Sistem
Informasi Manajemen sangatlah penting agar proses produksi yang terjadi
menjadi menguntungkan bagi perusahaan. Top Manajemen harus mengetahui
kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui
kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe
keputusan yang diambilnya.
4. Mantainaibility merupakan salah satu karakteristik dari berkualitas
tidaknya suatu software. Jelaskan urgensi mantainaibility ini dalam
konteks implementasi suatu sistem informasi di organisasi?
Urgensi maintainability merupakan salah satu karakteristik dari kualitas
suatu software. Software yang berkualitas harus memiliki maintainability yang
baik. Software yang dikembangkan walaupun sudah melalui tahap pengujian dan
evaluasi biasanya selalu saja ada kekurangannya sepertibug, kondisi error, dan
sebagainya. Software yang baik harus bisa diperbaiki dan dikembangkan. Agar
bisa diperbaiki dan dikembangkan, pengembangan dan implementasi software
harus didokumentasikan dengan jelas. Kode dan alur pemrograman harus bisa
dimengerti olehprogrammer, sehingga jika akan dilakukan perbaikan atau
penambahan fungsi, pengembang tidak harus mengubah kode pemrograman
secara keseluruhan. Selain dokumentasi, perlu dilakukan back-up pada berbagai
media penyimpanan. Back-up dilakukan untuk mengantisipasi jika terjadi hal-hal
buruk seperti bencana alam dan kerusakan komputer atau perangkat lainnya yang
terkait dengan penggunaan software.
informasi organisasi, harus menjadi prioritas pihak manajemen puncak. Oleh
karena sistem informasi berkembang, begitu pula dengan sistem pengendalian
internal. Ketika bisnis bergeser dari sistem manual ke sistem komputer utama,
pengendalian baru harus dikembangkan untuk menurunkan atau mengendalikan
risiko yang dibawa oleh sistem informasi berdasarkan komputer yang baru ini.
Oleh karena adanya pergeseran ke lingkungan e-commerce berdasarkan Internet,
pengendalian baru perlu dikembangkan untuk mengendalikan munculnya risikorisiko baru.
Berdasarkan standar ISO 9126 tentang kualitas software, aspek
maintainability sangat menentukan kualitas dari suatu software. Suatu software
dianggap berkualitas baik apabila software tersebut mudah dianalisa, fleksibel,
stabil, dan dapat diuji hasil maintenance-nya. Maintainability tidak terikat pada
kode, maintainability menjelaskan berbagai produk software, termasuk
spesifikasi, desain dan test plan documents. Jadi kita membutuhkan suatu ukuran
maintainability untuk seluruh produk yang kita harapkan dapat di-maintain.
Software System maintainability menjadi urgen karena pada software
system maintenance terjadi usaha perbaikan secara berkelanjutan untuk
mempertemukan kebutuhan organisasi terhadap sistem dengan kinerja sistem
yang telah dibangun.Maintainer programmer diharapkan untuk dapat memenuhi
kebutuhan end-user. Seperti halnya tugas maintenance yang lain, akan lebih
mudah jika programmer yang bersangkutan juga terlibat dalam pengembangan
software tersebut
5. Jelaskan pula bagaimana konversi sistem informasi dari system informasi
yang lama ke system informasi yang baru dapat dilakukan ?
Konversi sistem informasi merupakan tahapan yang digunakan untuk
mengoperasikan sistem informasi baru dalam rangka menggantikan sistem
informasi yang lama atau proses pengubahan dari sistem informasi lama ke sistem
informasi baru. Suatu perusahaan memutuskan untuk melakukan konversi tidak
lain karena perubahan lingkungan yang ada sehingga mau tak mau perusahaan
harus memiliki sitem informasi yang sesuai dengan lingkungan yang sudah
berkembang. Konversi sistem informasi yang dilakukan perusahaan tidak serta
merta mudah untuk dilakukan, namun harus disesuaikan dengan karakter bisnis
perusahaan tersebut dan harapan ke depannya.
Konversi sistem merupakan tahapan yang digunakan untuk
mengoperasikan sistem baru dalam rangka menggantikan sistem yang lama atau
proses perubahan dari sistem lama ke sistem baru. Terdapat beberapa metode
untuk mengkonversikan sistem, diantaranya :
A. Konversi Langsung (Direct Conversion)
Konversi jenis ini dilakukan langsung dengan cara menghentikan sistem
lama digantikannya dengan sistem baru. Resiko yang besar timbul dengan cara
ini, akan tetapi memakai biaya murah. Konversi Iangsung merupakan
pengimplementasian sistem baru dan pemutusan jembatan sistem lama, yang juga
disebut pendekatan cold turkey. Dengan sistem ini apabila konversi telah
dilakukan, maka tak ada cara untuk balik ke sistem lama.
Pendekatan atau cara konversi ini akan bermanfaat apabila :
•
Sistem tersebut tidak mengganti sistem lain
•
Sistem yang lama sepenuhnya tidak bernilai
•
Sistem yang baru bersifat kecil atau sederhana atau keduanya
•
Rancangan sistem baru sangat berbeda dari sistem lama, dan
perbandingan antara sistem-sistem tersebut tidak berarti.
Kelebihan cara ini : relatif murah. Kelemahan : bisa menimbulkan risiko
kegagalan yang tinggi. Apabila konversi langsung akan digunakan, aktivitasaktivitas pengujian dan pelatihan yang dibahas sebelumnya akan mengambil
peran yang sangat penting.
B. Konversi Paralel (Parallel Conversion)
Konversi ini menerapkan dimana sistem baru dan sistem lama sama-sama
dijalankan. Setelah pada masa tertentu, jika sistem baru telah bisa diterima untuk
menggantikan sistem lama, sehingga sistem lama segera dihentikan. Cara
pengunaan sistem ini adalah pendekatan yang paling aman, tetapi paling mahal,
karena adanya kegiatan menjalankan dua sistem sekaligus. Konversi Paralel
adalah suatu pendekatan dimana baik sistem lama dan baru beroperasi secara
serentak untuk beberapa periode waktu. la kebalikan dari konversi langsung.
Dalam mode konversi paralel, output dari masing-masing sistem tersebut
dibandingkan, dan perbedaannya direkonsiliasi. Kelebihan : dapat memberikan
derajad proteksi yang tinggi terhadap organisasi dari kegagalan sistem baru.
Kelemahan : besarnya biaya untuk pemakaian dua fasilitas-fasilitas dan biaya
personel yang memelihara sistem rangkap tersebut. Ketika proses konversi suatu
sistem baru melibatkan operasi paralel, maka orang-orang pengembangan sistem
harus merencanakan untuk melakukan peninjauan berkala dengan personel
operasi dan pemakai untuk mengetahui kinerja sistem tersebut. Mereka harus
menentukan tanggal atau waktu penerimaan dalam tempo yang wajar dan
memutus sistem lama.
C. Konversi Bertahap (Phase-In Conversion)
Konversi ini dengan cara menggantikan suatu bagian dari sistem lama
dengan sistem baru. Apabila ada sesuatu terjadi, bagian yang baru diterapkan
dapat diganti kembali dengan yang sistem lama. Masalah dalam modul-modul
baru terjadi dapat dipasangkan lagi untuk mengganti modul-modul lama yang
lain. Pendekatan dalam sistem ini dapat membuat sistem lama akan tergantikan
oleh sistem baru. Cara seperti ini lebih aman daripada konversi langsung. Pada
netode konversi Phase-in, sistem baru diimplementasikan beberapa kali, yang
secara bertahap dan sedikit-sedikit mengganti yang lama sehingga menghindarkan
dari risiko yang ditimbulkan oleh konversi langsung dan memberikan waktu yang
cukup bagi pemakai untuk mengasimilasi perubahan. Untuk menggunakan
metode phase-in, sistem harus disegmentasi. Aktivitas pengumpulan data baru
diimplementasikan, dan mekanisme interface dengan sistem lama dikembangkan.
Interface ini memungkinkan sistem lama beroperasi dengan data input baru.
Kemudian aktivitas-aktivitas akses database baru, penyimpanan, dan pemanggilan
diimplementasikan. Sekali lagi, mekanisme interface dengan sistem lama
dikembangkan. Segmen lain dari sistem baru tersebut di-instal sampai
keseluruhan sistem diimplementasikan.
Kelebihan sistem ini adalah mampu memberikan waktu untuk terjadinya
perubahan dalam organisasi tertentu sehingga kece[atan dapat diminimasi, dan
sumber-sumber pemrosesan data dapat diperoleh sedikit demi sedikit selama
periode waktu yang lebih panjang. Kelemahan : memerlukan biaya untuk
mengembangkan interface temporer dengan sistem lama, dengan daya terapnya
terbatas, dan dapat menimbulkan adanya kemunduran semangat di organisasi,
karena adanya rasa tidak dapat menyelesaikan sistem.
D. Konversi Pilot (Pilot Conversion)
Meode ini dilakukan dengan cara menerapkan sistem baru hanya pada
lokasi tertentu untuk menjadi pelopor. Jika cara konversi ini berhasil, maka akan
diberlakukan pada tempat-tempat yang lain. Cara ini merupakan pendekatan
dengan biaya dan risiko yang rendah. dimana hanya sebagian dari organisasi yang
mencoba mengembangkan sistem baru. Beda antara metode phase-in yang
mensegmentasi sistem, metode pilot mensegmentasi organisasi. Metode konversi
ini lebih sedikit berisiko dibandingkan dengan metode langsung, dan lebih murah
dibandingkan dengan metode paralel. Segala kesalahan dapat dilokalisir dan
dikoreksi sebelum implementasi lebih jauh ditakukan. Apabila sistem baru
melibatkan prosedur baru dan perubahan yang drastis dalam hal perangkat
lunaknya, metode pilot ini akan lebih cocok digunakan.
Selain berfungsi sebagai tempat pengujian (test site), sistem pilot juga
digunakan untuk melatih pemakai seluruh organisasi dalam menghadapi
lingkungan live (hidup atau sebenarnya) sebelum sistem tersebut
diimplementasikan di lokasi mereka sendiri.