BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Dalam menjalin kerja sama antar perusahaan salah satu hal yang diperlukan adalah menjalin komunikasi yang baik antar perusahaan. Komunikasi yang baik dibutuhkan agar kerja sama yang baik dapat tercipta dan mencegah terjadinya kesalahan penerimaan ataupun kesalahan dalam penyampaian informasi yang ada. Salah satu cara dalam menjalin komunikasi yang baik bagi sebuah perusahaan adalah mengadakan rapat. Rapat diperlukan bagi sebuah perusahaan untuk membahas kerja sama, keputusan, atau perencenaan yang ingin dilakukan baik secara bilateral atupun multirateral. Pada PT MEKATRADE INDAH rapat digunakan untuk membahas mengenai kerja sama yang ingin dilakukan dan membahas mengenai kelengkapan dan keputusan yang diperlukan dalam mengerjakan proyek ataupun membahas megenai kinerja dan perkembangan perusahaan secara internal. Salah satu rapat yang dilakukan oleh PT MEKATRADE INDAH disini adalah rapat yang membahas mengenai proyek pengecekan panel listrik yang akan dilakukan untuk PT LAZADA Indonesia. Menyelenggarakan rapat pada PT MEKATRADE INDAH adalah salah satu fungsi yang dimiliki oleh public relations yang berada di dalam divisi marketing relations PT MEKATRADE INDAH. PR dari PT MEKATRADE 1 INDAH melakukan koordinasi dengan pimpinan perusahaan dalam menyelengarakan rapat untuk memenuhi segala kebutuhan dan kelengkapan serta menjadi penghubung anatara perusahaan dengan klien. Selain untuk membahas mengenai proyek pengecekan panel listrik, rapat disini juga digunakan untuk membagun jaringan kerja sama baru dan meningkatkan citra bagi PT MEKATRADE INDAH dengan PT LAZADA Indonesia agar kedepannya kedua perusahaan mampu bekerja sama lebih baik lagi dan meningkatkan kulitas perusahaan. 1.2 Maksud dan Tujuan 1.2.1 Maksud Kegiatan Kegiatan rapat yang dilaksanakan oleh PT MEKATRADE memiliki maksud sebagai berikut: 1. Membahas mengenai kesepakatan yang akan dilakukan kedua perusahaan 2. Membahas cara kerja dari pemeriksaan panel listrik 3. Memberikan informasi perusahaan dan legalitas perusahaan 4. Menegosiasikan biaya yang akan ditawarkan perusahaan 5. Membahas mengenai jadwal dari pengeckkan panel listrik 1.2.2 Tujuan kegiatan Tujuan diadakannya rapat oleh PT MEKATRADE adalah sebagai berikut: 1. Membahas mengenai permasalahan Panel listrik PT LAZADA Indonesia. 2 2. Menyampaikan informasi, perintah, pernyataan dan koordinasi antara PT MEKATRADE INDAH dengan PT LAZADA Indonesia. 3. Agar peserta rapat dari kedua perusahaan dapat ikut berpartisipasi pada masalah - masalah yang sedang terjadi. 4. Mempersiapkan Kegiatan jadwal pengecekan panel listrik. 5. Menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat). 6. Menjalin hubungan jaringan baru bagi kedua perusahaan 1.3 Ruang Lingkup Kegiatan Dalam penulisan kegiatan pelaksanaan rapat ini penulis dibatasi pada hal - hal mengenai fungsi yang dijalankan seorang public relations yang ada pada perusahaan sebagai berikut ini: 1. Perencanaan untuk membuat jadwal dan pembahasan yang akan digunakan saat rapat diadakan 2. Persiapan kebutuhan dan perlengkapan yang akan dibutuhkan dalam melaksanakan rapat dengan PT LAZADA Indonesia 3. Hasil dari rapat digunakan untuk mengetahui permasalahan yang ada. Setelah mengetahui permasalahan yang ada dilakukanlah tahapan dalam menyelesaikan masalah. 4. Hasil dari rapat dijadikan acuan dalam perencanaan untuk melakukan pengecekkan dilapangan. 1.4 Sistematika Penulisan 3 Sebelum membahas lebih lanjut, penulis akan menjelaskan dahulu secara garis besar mengenai sistematika penulisan, sehingga memudahkan pembaca memahami isi laporan KKP ini. Dalam penjelasan sistematika penulisan laporan KKP meliputi beberapa hal ini sebagai berikut : BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Kegiatan 1.2. Maksud Dan Tujuan 1.2.1 Maksud Kegiatan 1.2.2 Tujuan Kegiatan 1.3. Ruang Lingkup Kegiatan 1.4 Sistematika Penulisan BAB II LANDASAN TEORI DAN PROSES KEGIATAN 2.1. Landasan Teori 2.2. Tinjauan Perusahaan 2.2.1 Visi dan Misi Perusahaan 2.2.2 Struktur Organisasi Perusahaan 2.2.3 Logo Perusahaan 2.3. Proses Kegiatan 2.3.1. Perencanaan Kegiatan 2.3.2. Pelaksanaan Kegiatan 4 2.3.3. Evaluasi 2.4. Kendala dan Pemcecahan 2.4.1 Kendala 2.4.2. Pemecahan BAB III PENUTUP 3.1. Kesimpulan 3.2. Saran Daftar Pustaka Daftar Riwayat Hidup Surat Keterangan Asli Magang/Pkl Lampiran Bukti Magang di Perusahaan 5 BAB II LANDASAN TEORI DAN PROSES KEGIATAN 2.1 Landasan Teori Public relations atau PR saat ini baik pada ranah praktis, keilmuwan maupun dalam aspek aspirasi masyarakat terhadap Public Relations sangat menggembirakan. Banyak perusahaan bisnis yang tidak lagi menyepelekan keberadaan PR, karena PR saat ini tidak hanya ada dalam sektor bisnis namun telah banyak merambah ke sektor - sector laninnya seperti keamanan, politik, dan sosial, sebagai bagian penting untuk mempertahankan kelangsungan hidup dan perkembangan perusahaan, baik nasional ataupun swasta. Meski demikian keberadaan PR masih banyak yang belum berada pada tempat yang sesuai dengan fungsi keberadaan yang dimilikinya. Menurut Danandjaja (2011:11), perkataan public yang ada dalam public relations merupakan peminjaman istilah dari ilmu sosiologi. “Publik adalah sekelompok individu yang terikat oleh satu masalah, kemudian timbul perbedaan pendapat terhadap masalah tadi dan berusaha untuk menanggulangi persoalan tadi dengan jalan diskusi sebagai jalan keluarnya”. Dari definisi tersebut nampak bahwa dalam suatu kelompok individu terdapat suatu masalah akibat perbedaan pendapat dan kemudian berusaha menyelesaikannya dengan jalan diskusi. Kemudian menurut Indah F. (2013), “Publik adalah sekelompok orang (atau satu orang) yang jelas, yang menjalin hubungan istimewa dengan perusahaan. 6 Dalam definisi sederhana publik dapat diartikan juga sebagai banyak orang atau umum”. Dari definisi tersebut tampak bahwa publik sama dengan masyarakat luas atau khalayak umum (terdiri lebih dari satu orang/beberapa orang). Menurut Dr. Rex Harlow dalam Ruslan (2010:16) menjelaskan bahwa: Public Relations (PR) adalah fungsi manajemen yang khas dan mendukung pembinaan, pemeliharaan jalur bersama antara organisasi dengan publiknya, menyangkut aktivitas komunikasi, pengertian, penerimaan dan kerja sama; melibatkan manajemen dalam menghadapi persoalan/permasalahan, membantu manajemen dalam mengikuti dan memenfaatkan perubahan secara efektif; bertindak sebagai sistem peringatan dini dalam mengantisipasi kecenderungan penggunaan penelitian serta teknik komunikasi yang sehat dan etis sebagai sarana utama. Menurut Firsan Nova (2011:49), “Fungsi utama PR adalah menumbuhkan dan mengembangan hubungan baik antar lembaga dengan publiknya, internal maupun eksternal dalam rangka menanamkan pengertian, menumbuhkan motivasi dan parisipasi publik dalam upaya menciptakan iklim pendapat (opini publik) yang menguntungkan perusahaan”. Dari pendapat tersebut bahwa langkah pertama yang harus dilakukan public relations adalah menjalin hubungan baik dengan public internal maupun eksternal, dengan cara mengenal baik publik, saling berkomunikasi dengan public, dan selalu menjaga nama baik perusahaan ketika sedang bekerjasama dan atau berhubungan dengan publik. Dengan begitu akan tercipta iklim pendapat (opini publik) yang menguntungkan lembaga/perusahaan/organisasi. Hal ini berarti bahwa kemampuan public relation berhubungan dengan public baik internal maupun eksternal sangat mempengaruhi kinerja public relation itu sendiri dalam perusahaan. Karena dengan kemampuan public relation tersebut maka publik akan semakin memberikan kepercayaannya kepada perusahaan. 7 Kemudian menurut Bertram R. Canfield dalam bukunya “Public Relations Principles and Problems” yang dikutip oleh Danandjaja (2011:19), “Fungsi public relations itu haruslah mencakup kepada hal sebagai berikut: 1. It should serve the public’s interest 2. Maintain good communication 3. And stress good morals and manners”. Artinya bahwa fungsi public relations adalah mengabdi pada kepentingan publik, memelihara komunikasi yang baik, dan kegiatan public relations yang dijalankan haruslah menitikberatkan pada moral dan tingkah laku yang baik. Dengan begitu, tujuan organisasi yang berhubungan dengan publik akan tercapai dan citra/image positif perusahaan akan tetap terjaga. Dapat disimpulkan bahwa public relations lebih berorientasi kepada publik, baik interal maupun eksternal. Publik merupakan target utama public relations dalam suatu perusahaan. Maka dari itu untuk dapat menciptakan pendapat publik yang menguntungkan terhadap perusahaan, seorang public relations harus mampu menjalankan fungsinya dengan baik. Secara singkat fungsi public relations adalah membina hubungan baik dan harmonis dengan publik melalui komunikasi dua arah sehingga apabila terjadi masalah maka mampu menyelesaikan masalah – masalah yang ada di perusahaan Dalam memahami fungsi yang dimiliki oleh seorang PR terlebih dahulu perlu diketahui dari peran - peran yang dijalankan oleh seorang public relations, dari diketahuinya peran yang dimiliki oleh seorang PR merupakan salah satu kunci yang dimiliki dalam memahami fungsi public relations. 8 Menurut Wahidin Saputra dan Rulli Nasrullah ( 2011: 50 ) peran dari sebuah public relations yaitu: 1. Sebagai komunikator, public relations membantu manajemen dalam hal untuk mendengar apa yang diinginkan publik, sekaligus menjelaskan keinginan, kebijakan dan harapan organisasi atau perusahaan kepada publiknya. 2. Membina relationship, yaitu berupaya membina hubungan yang positif dan saling menguntungkan dengan pihak publiknya. Hubungan yang positif bisa dilakukan dengan melakukan pertemuan, melakukan penghargaan pada publik yang setia dan percaya pada perusahaan guna untuk meningkatkan citra perusahaan. 3. Peranan backup management, yaitu sebagai pendukung dalam fungsi manajemen organisasi atau perusahaan seperti memperkenalkan produk atau jasa, menjual produk atau jasa dan melihat bagaimana kinerja karyawan agar bisa mengevaluasi kinerja karyawan. 4. Membentuk corporate image yang merupakan tujuan (goals) akhir dari suatu aktivitas program kerja kampanye public relations, baik untuk keperluan publikasi ataupun promosi. Kemudian Danandjaja (2011:73), menyatakan bahwa peranan public relations di dalam perusahaan yaitu: 1. Membantu menetapkan serta memelihara garis komunikasi. Garis - garis komunikasi yang dimaksud disini berupa saling pengertian, saling menerima satu sama lain, dan kerjasama yang baik antara perusahaan/organisasi dengan publiknya. 9 2. Memecahkan masalah - masalah manajemen. Peran public relations ketika terjadi masalah dalam suatu perusahaan/organisasi yaitu membantu para manajer untuk menciptakan pendapat public sehingga permasalahan segera dapat dipecahkan/dicari solusinya. Selain itu, seorang public relation juga dapat menjelaskan serta menekankan tanggungjawab kepada para manajer untuk dapat melayani kepentingan publik. 3. Membantu para manajer untuk mengambil keputusan yang efektif. Dalam mengambil keputusan public relation harus mampu menjadi penengah. Maksudnya adalah peran public relations disini tidak memihak antara manajer dengan publik atau harus netral. Serta berusaha mengambil jalan terbaik ketika suatu keputusan belum dapat diambil dengan catatan tidak akan menimbulkan permasalahan dan tidak merugikan satu sama lain. 4. Memberi peringatan dini kepada para manajer untuk mengantisipasi setiap kecenderungan. Salah satu kewajiban seorang public relation adalah selalu mengingatkan para manajer dalam melakukan berbagai kegiatannya . Jangan sampai dengan adanya suatu kegiatan akan menimbulkan permasalahan di mata publik. 5. Menggunakan riset dan teknik - teknik komunikasi sebagai sarana utama. Media yang digunakan sebagai sarana komunikasi oleh public relation harus disesuaikan dengan tingkat kebutuhan masyarakat. Public relations pun harus memiliki pengetahuan tentang bagaimana penggunaan media tersebut beserta teknik-teknik komunikasi. 10 Dalam menjalankan fungsi yang dimiliki oleh seorang PR, fingsi yang dimiliki digunakan sebagai pedoman dalam menyelesaikan tugas - tugas yang mereka miliki untuk meningkatkan citra dari sebuah perusahaan. Menurut Danandjaja (2011:66), tugas dan tanggungjawab PR dalam suatu perusahaan dikenal dengan sebutan “Potenial public relations duties” adalah: 1. Mencari atau menyeleksi karyawan 2. Mengkoordinir hubungan dengan media cetakan dan media elektronik 3. Mengkoordinir aktivitas dengan anggota legislaif 4. Mengarang music interaksi dengan masyarakat 5. Memenej hubungan dengan masyarakat pemodal 6. Mendukung aktivitas 7. Mengkoordinir institusi ’ menyebarkan “brosur” kepada publik 8. Mengkoordinir hubungan dengan kelompok khusus 9. Memenej iklan yang menggambarkan kelembagaan atau produk 10. Mengkoordinir grafik dan jasa fotografis 11. Riset pendapat 12. Memenej pemberian penghargaan 13. Mengkoordinir kegiatan “special event” 14. Manajemen konseling Pada intinya semua tugas public relations harus dapat dilaksanakan oleh seorang public relations secara berkesinambungan. Selain itu juga, pemahaman, pengetahuan, ketrampilan, dan kekreativitasan seorang public relations dalam menjalankan tugasnya dan memunculkan ide-ide/gagasan baru sangatlah diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan/organisasi yang telah ditetapkan. Target/sasaran utama public relations adalah public baik internal maupun eksternal. Maka secara singkat, tugas public relations adalah ikut 11 serta dalam aktivitas manajemen perusahaan yang berorientasi pada kepentingan publik, mengamati aktivitas dan respon masyarakat terhadap suatu kegiatan/agenda/kebijakan perusahaan, serta menjembatani penyampaian informasi (sebagai komunikan) dari publik ke perusahaan/organisasi atau sebaliknya. Salah satu hal yang dibahas dalam laporan ini adalah mengenai rapat. Rapat merupakan alat/media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka dan sangat penting, diselenggarakan oleh banyak organisasi/perusahaan, baik swasta maupun pemerintah untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah untuk pengambilan keputusan ( Badan Kesatuan Bangsa dan Politik [BAKESBANGPOL] Riau, 2016 ). Dalam menjalani sebuah rapat adapun Langkah-langkah yang digunakan dalam melaksanakan rapat tersebut menurut F.Rudi Dwiwibawa dan Theo Riyanto (2008:30) sebagai berikut. 1. Langkah pertama, menciptakan suasana komunikatif. Suasana tersebut dapat tercipta bila secara yuridis para peserta rapat dijamin haknya untuk berbicara atau diwajibkan untuk berbicara. Di samping itu, perlu diciptakan suasana keakraban dalam rapat sehingga peserta rapat merasa leluasa untuk berbicara. 2. Langkah kedua, membantu merumuskan kebutuhan, para masalah, peserta rapat menemukan dan keinginan – keinginan dan mereka sebagai bahan rapat. Dengan demikian, peserta rapat dapat mengungkapkan 12 masalahnya dan dapat merumuskan permasalahan bersama dalam rapat tersebut. 3. Langkah ketiga, menemukan tujuan rapat. Rapat dapat bertujuan untuk menyelesaikan suatu masalah, atau hanya sekadar membicarakan suatu permasalahan. Jika semua peserta rapat dapat memahami tujuan dan rapat yang mereka ikuti, maka rapat akan dapat berjalan dengan baik dan lancar. 4. Langkah keempat, menemukan sumber – sumber informasi yang dapat dipergunakan untuk mencapai tujuan. Sumber informasi itu dapat diperoleh melalui angket, penelitian, atau ceramah ahli. 5. Langkah kelima, menentukan strategi dan teknik rapat yang akan dipergunakan. Di samping itu juga menentukan alat – alat bantu yang akan dipakai, kemampuan dan jumlah peserta, waktu, bahan, dan sebagainya. 6. Langkah keenam, merencanakan secara rinci tentang jalannya rapat dan petugas – petugas rapat. 7. Langkah ketujuh, mempersiapkan evaluasi. Evaluasi dimaksudkan untuk mengetahui apakah rapat sudah berjalan dengan baik atau masih perlu ditingkatkan. Evaluasi dapat dilakukan secara lisan maupun tertulis. Adapun Beberapa tujuan diadakannya rapat menurut Badan Kesatuan Bangsa dan Politik [BAKESBANGPOL] Riau, (2016 ). 1. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah. 13 2. Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan. 3. Sebagai alat koordinasi antar intern atau antar ekstern. 4. Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah - masalah yang sedang terjadi. 5. Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan. 6. Menampung semua permasalahan dari arus bawah ( para peserta rapat). Masih menurut BAKESBANGPOL Riau (2016) menyatakan bahwa jenis - jenis dari rapat adalah 1. Berdasarkan tujuan. a) Rapat Penjelasan. b) Rapat Pemecahan Masalah. c) Rapat Perundingan. 2. Berdasarkan sifat. a) Rapat formal. b) Rapat informal. c) Rapat terbuka. d) Rapat tertutup. 3. Berdasarkan jangka waktu. a) Rapat mingguan. b) Rapat bulanan. c) Rapat semester. d) Rapat tahunan. 4. Berdasarkan f rekuensi. 14 a) Rapat rutin. b) Rapat insidental. 5. Berdasarkan nama. a) Rapat kerja. b) Rapat dinas. c) Musyawarah kerja. 6. Rapat Resmi Yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah yang sangat penting. Peserta rapat sebelumnya mendapat pemberitahuan terlebih dulu melalui surat undangan. Dalam rapat resmi berlaku peraturan protocol yang membantu kelancaran rapat. Apabila terdapat perbedaan pendapat diantara anggota, peraturannya adalah pendapat mayoritas menjadi keputusan, akan tetapi hak-hak minoritas dilindungi dengan pembatasan pembahasan pada pokok-pokok, dan lebih penting adalah memberikan jaminan bahwa semua peserta diperlakukan dengan sebaik-baiknya. 7. Rapat tidak resmi Yaitu rapat yang diselenggarakan oleh pimpinan dengan stafny a serta diadakan di ruang kantor pimpinan atau ruang rapat untuk membahas masalah yang mendesak atau terjadi tiba - tiba. Pada rapat ini biasanya terjadi diskusi dan tukar pendapat atau informasi untuk mengakrabkan pimpinan dengan stafnya. Dalam hal ini sekretaris hanya membuat ringkasan-ringkasan sederhana hasil rapat yang menjadi kesimpulan. 15 2.2 Tinjauan Perusahaan PT MEKA TRADE INDAH didirikan pada tahun 1997 beralamat di Jl. Minangkabau Barat 34 Jakarta 12970 sebagai Perusahaan Supplier Alat-alat Elektrikal, dan sebagai Solo Agent Boiler Merk Clayton (Made in USA), Dan pada pertengahan tahun 2006 PT Mekatrade Indah mulai mengembangkan sayapnya pada bidang Mechanical & Electrical Project. Selanjutnya pada tahun 2010 PT Mekatrade Indah membuka divisi Civil Minor Project. PT MEKATRADE INDAH bergerak pada bidang elektrikal dan mekanikal, PT MEKATRADE INDAH telah banyak bekerja sama dengann perusahaan perusahaan baik perusahaan nasional maupun multi nasional Identitas Perusahaan NAMA PERUSAHAAN : PT MEKATRADE INDAH TAHUN BERDIRI : 1997 ALAMAT : Jl. Minangkabau Barat 34 Jakarta 12970 Workshop : Jl. Tole Iskandar 365 Sukmajaya Depok Phone : (021) 8305555, 7712956 Fax : (021) 8800463, 7712956 Email : [email protected] No. N.P.W.P : 01.309.064.2-003.000 SURAT IZIN USAHA PERDAGANGAN ( SIUP ) Nomor : 510 / 28-BT/MIKRO/IV/2013 SURAT KETERANGAN DOMISILI USAHA Nomor : 503/217/KL.DJ 16 2.2.1 Visi dan Misi 1. VISI PT Mekatrade Indah akan menjadi salah satu perusahaan kontraktor mekanik elektrik terbaik di Indonesia dengan penekanan pada pelayanan jasa dan peningkatan kualitas melalui sumber daya manusia, teknologi dan pengelolaan perusahaan yang profesional 2. MISI a. Meningkatkan nilai perusahaan di bidang jasa mekanik elektrikal dengan mengembangkan kualitas pelayanan dan teknologi kepada konsumen agar selalu mendapatkan pelayanan terbaik. b. Menigkatkan kualitas SDM melalui pelatihan untuk menghasilkan tenaga kerja profesional, berkualitas dan menciptakan suasana kerja yang kondusif serta mampu menyerap tenaga kerja yang luas 2.2.2 Struktur Organisasi 17 NAMA JABATAN TUGAS Sebagai pemimpin utama dari PT Sri Sundari Direktur Utama PT MEKATRADE MEKATRADE INDAH berwenang INDAH dalam mengambil keputusan dan bertangung jawab dalam pelaksanaan proyek yang ada Sebagai wakil dari direktur utama PT MEKATRADE Wakil Direktur PT Agus Suprihadi MEKATRADE INDAH bertugas dalam pelaksanaan pengawasan terhadap INDAH kinerja dari pegawai perusahaan dan bertanggung jawab saat direktur utama sedang tidak berada di kantor Sebagai pimpinan dari operasional PT MEKATRADE 18 Manager Operasional Danu Jati Anggoro PT MEKATRADE INDAH bertugas dalam pengadaan dan perawatan peralatan INDAH dan perlengkapan alat alat penunjang kegiatan perusahaan Sebagai pimpinan dari marketing PT MAKATRADE INDAH memimpin untuk divisi Manager Marketing marketing relations sebagai relasi dan Dimas Primbodo PT MEKATRADE INDAH hubungan dengan klien dan pimpinan dari divisi marketing keuangan sebagai penanggung jawab keuangan dari perusahaan Sebagai pimpinan Luki Indrawan Manager teknik dari teknik PT MEKATRADE INDAH bertugas untuk memimpin divisi civil dan mekanik dan 19 bertanggung jawab dalam kegiatan proyek yang dilaksanakan oleh perusahaan Bertugas dalam memimpin teknisi civil dalam kegiatan Surya sitepu Kepala divisi civil pengerjaan proyek civil yang berhubungan dengan fisik dari bangunan Bertugas dalam memipin teknisi mekanik dalam kegiatan pengerjaan Arif yudanto Kepala divisi mekanik proyek mekanik yang berhubungan dengan mesin dan alat penunjang sebuah perusahaan 2.2.3 Logo Perusahaan 20 2.3 Proses Kegiatan 2.3.1 Perencanaan kegiatan Saat penulis melakukan magang pada PT MEKATRADE INDAH, perusahaan mendapatkan proyek pengecekan panel listrik untuk PT LAZADA Indonesia. Tahap pertama dalam pengerjaan proyek ini adalah melakukan perencanaan kegiatan. Perencanaan kegiatan yang pertama dilakukan oleh PT MEKATRADE INDAH adalah melakukan persiapan untuk melakukan rapat yang akan dilaksanakan. Setelah itu PT MEKATRADE INDAH menghubungi PT LAZADA Indonesia untuk membuat jadwal perusahaan pertemuan bagi kedua agar dapat menyesuaikan dengan jadwal yang mereka miliki. Setelah menguhubungi PT LAZADA Indonesia akhirnya disetujui bagi kedua perusahaan untuk melakukan rapat pada tanggal 10 september 2018 yang direncanakan akan dilaksanakan di sebuah restoran. PT MEKATRADE INDAH ingin melaksanakan rapat di sebuah restoran dikarenkan hal ini sebagai cara untuk mencairkan suasana karena PT MEKATRADE INDAH ingin rapat ini tidak hanya untuk membahas pekerjaan tetapi juga untuk membangun relasi baru bagi kedua perusahaan dan menciptakan image bagi perusahaan. Dalam melakukan persiapan ini penulis membantu dalam mempersiapkan tempat yang akan dilaksanakan di sebuah restoran sebagai tempat untuk melaksanakan rapat. Rapat direncanakan akan dilaksanakan pada pukul 12.00 WIB saat jam makan siang sehingga setelah makan siang akan dilanjutkan dengan agenda kegiatan rapat antara kedua perusahaan. 21 2.3.2 Pelaksanaan Kegiatan Peretemuan ini dilaksanakan pada tanggal 10 September 2018, sebelumnya akan dilaksanakan di sebuah restoran akan tetapi karena suatu kendala akhirnya rapat dilakukan di kantor PT. MEKATRADE INDAH. Untuk mempersiapakan pertemuan ini penulis menguhubungi PT Lazada Indonesia untuk mengkonfirmasi mengenai perubahan tempat dan waktu rapat yang diundur tetapi tetap pada hari yang sama, dikarenakan ada keperluan mendadak dari atasan PT MEKATRADE INDAH dan menanyakan apakah PT Lazada Indonesia telah memiliki jadwal sebelumnya agar tidak menggangu dari jadwal yang telah dimiliki. PT LAZADA Indonesia akhirnya menyetujui perubahan jadwal tersebut dan meminta pertemuan diadakan pada pukul 14.00 WIB. Setelah menyepakati waktu pertemuan tersebut PT MEKATRADE INDAH akhirnya menyelenggarakan rapat ini di kantor PT MEKATRADE INDAH. Sebelumnya penulis mempersiapkan terlebih dahulu laporan dan berkas - berkas yang akan digunakan dalam rapat. Berkas dan laporan yang disiapkan dalam rapat adalah company profile perusahaan, laporan data - data panel, surat - surat kelengkapan kerja dll. Rapat dilaksanakan pada pukul 14.00 WIB, berlangsung selama dua jam pertemuan ini membahas bagaimana cara kerja pemeriksaan panel, pengalaman yang dimiliki oleh perusahaan dalam pengecekan panel listrik, teknisi yang dimiliki perusahaan, dan estimasi biaya yang harus dikeluarkan dalam pengecekan panel - panel listrik. Hasil dari rapat ini adalah disetujuinya pekerjaan proyek pengecekkan panel gudang PT LAZADA Indonesia yang beralamat di JL. Raya Bogor 22 No.14, 3Sukamaju, Cilodong, Jawa Barat 16415. Proyek ini akan melakukan pengecekan panel sebanyak 40 buah panel listrik yang terletak diseluruh area gudang milik PT Lazada Indonesia. Pengecekan Panel akan dilaksanakan pada hari jum’at tanggal 25 september 2018. Pelaksanaan pengecekkan panel listrik PT LAZADA Idonesia direncanakan dilaksanakan selama satu hari, dan pengecekkan ini akan dilaksanakan bersama dengan teknisis PT LAZADA Indonesia dan akan di awasi oleh kepala cabang pimpinan gudang PT LAZADA Indonesia. Pengecekkan panel akan dilaksanakan pada pukul 09.00 WIB, PT MEKATRADE INDAH akan mengirimkan dua orang teknisi untuk melakukan pengecekkan panel listrik PT LAZADA Indonesia. Sebelum melakukan pengecekan panel PT MEKATRADE INDAH akan terlebih dahulu melakukan surevei tempat kerja yang akan dikunjungi pada tanggal 24 september 2018. Pelaksanaan pengecekkan panel listrik PT LAZADA Idonesia. . Hasil dari rapat ini juga membahas mengenai estimasi biaya yang akan dikeluarkan dan tenggat waktu pembayaran. Pada proyek pengecekkan panel ini biaya yang dikeluarkan PT LAZADA Indonesia sekitar Rp 2.000.000,00 biaya ini adalah estimasi biaya untuk pengecekkan panel sebanyak 40 buah, biaya pengecekkan panel perbuah adalah Rp 50.000,00. Biaya yang dikeluarkan PT LAZADA Indonesia untuk pengecekkan panel listrik ini meliputi jasa pengecekkan panel, laporan hasil pengecekkan panel, hasil foto dalam bentuk normal dan thermal. 2.3 Evaluasi 23 Dalam perencanaan rapat ini secara keseluruhan telah berhasil dilaksanakan dan telah mampu memberikan solusi serta menampung aspirasi dari para peserta rapat baik pada PT MEKATRADE INDAH atau PT LAZADA Indonesia. Rapat ini juga telah mampu menjelaskan secara jelas mengenai identitas dari PT MEKATRADE INDAH. Rapat ini juga telah berhasil menghasilkan keputusan untuk melakukan kerja sama, selain itu rapat ini juga mampu membangun hubungan baru bagi kedua perusahaan dalam menjalankan kerja sama bisnis baru. Laporan hasil dari pengerjaan proyek akan diserahkan pada PT Lazada Idonesia terhitung satu minggu setelah dilaksanakannya proyek pengecekkan paenl listrik oleh PT MEKATRADE INDAH, dalam laporan dari hasil pengerjaan pengecekkan panel lisrik akan memberikan seluruh data hasil laporan sesuai dengan kesepakatan yang telah disetujui sebelumnnya antara kedua perusahaan. Pembayaran dari PT LAZADA Indonesia akan dilakukan setelah PT Lazada Indonesia mendapatkan hasil laporan pengecekkan panel listrik dari PT MAKTRADE INDAH dan telah selesai di audit secara internal oleh PT LAZADA Indonesia melalui teknisi mereka. 2.4 Kendala dan Pemecahan 2.4.1 Kendala Selama penulis melaksanakan persiapan rapat ini, penulis menghadapi beberapa permasalahan yang ada yaitu: 1. Waktu rapat yang diundur karena adanya keperluan mendadak dari atasan PT MEKATRADE INDAH 24 2. Tempat yang berubah karena adanya perubahan jadwal rapat 3. Belum adanya konsumsi untuk rapat 4. Berkas-berkas untuk rapat masih ada yang kurang 5. Beberapa atasan PT MEKATRADE INDAH tidak dapat menghadiri rapat tersebut 2.4.2 Pemecahan Dalam mengatasi masalah seperti apa yang disebutkan pada bagian permasalahan pokok, diperlukan cara-cara untuk mengatasi permasalah tersebut, adapun cara-cara yang dilakukan dalam menyelesaikan masalah yang ada adalah sebagai berikut ini: 1. Dalam mengatsai perubahan yang mendadak dari atasan PT MEKATRADE INDAH, hal yang pertama adalah dilakukannya konfirmasi kepada PT LAZADA Indonesia, menjelaskan bahwa jadwal yang telah disepakati terpaksa batal karena adanya keperluan mendadak. Setelah mengkonfirmasi pembatalan rapat penulis menanyakan untuk penjadwalan ulang untuk rapat bagi kedua perusahaan agar rapat tetap bisa berjalan dengan baik. Selanjutnya penulis menayakan apakah pada hari yang sama PT LAZADA Indonesia telah memiliki jadwal lain apabila waktu pertemuannya diundur dari yang telah disetujui sebelumnya dari jam 12.00 WIB menjadi pukul 14.00 WIB. Akhirnya PT Lazada Indonesia meneyetujui rapat waktu rapat yang telah diberikan menjadi pukul 14.00 WIB 2. Karena adanya perubahan jadwal rapat dengan PT Lazada Indonesia menyebabkan tempat yang telah dipersiapakan sebelumnnya juga ikut berubah. 25 Dalam perencanaan sebelumnya rapat akan dilaksanakan di sebuah restoran karena rapat akan dilaksanakan pada pukul 12.00 WIB, diawali dengan makan siang bersama dan dilanjutkan dengan rapat. Akan tetapi dikarenakan adanya keperluan mendadak tempat yang akan digunakan menjadi berubah, karena rapat diganti menjadi pukul 14.00 WIB akhirnya PT MEKATRADE INDAH memutuskan untuk menggunakan ruang rapat perusahaan. Keputusan menggunakan ruang rapat perusahaan dikarenkan waktu untuk pertemuan yang sudah mepet sehingga tidak ada persiapan untuk mengadakan rapat di tempat lain. Selain itu digunakannya ruang kantor perusahaan adalah sekaligus memperkenalakan LAZADA perusahaan Indonesia. PT Sebelum MEKATRADE INDAH kepada PT digunakannya ruangan rapat PT MEKATARADE INDAH penulis terlebih dahulu mempersiapakan ruangan yanag akan digunakan dengan membersihkan terlebih dahulu ruangan yang akan digunakan dan menata kursi –kursi yang ada agar ruangan terlihat rapi dan bersih sehingga siap digunakan untuk rapat ini 3. Dalam mengadakan rapat dengan PT Lazada Indonesia ini, PT MEKATRADE INDAH ingin memberikan sambutan yang terbaik untuk PT LAZADA Indonesia. Salah satu yang dibutuhkan dalam adanya rapat ini adalah konsumsi untuk diselenggarakannya rapat. Karena belum tersediannya konsumsi pada rapat ini PT MEKATRADE INDAH segera memesan kue, makanan ringan dan air ke salah satu toko kue di sekitar perusahaan. PT MEKATRADE INDAH tidak memesan makan berat untuk rapat ini dikarenakan jam dimulainnya rapat ini pada pukul 14.00 WIB yang artinya 26 sesudah makan siang dilaksanakan. PT MEKATRADE INDAH memEsan makanan terbaik untuk rapat ini karena ingin menyambut sebaik mungkin PT LAZADA Indonesia dan menciptakan imej yang baik bagi perusahaan. 4. Pada persiapan rapat ini dikarenakan perubahan jadwal yang mendadak, ada beberapa berkas-berkas yang belum sempat dipersiapakan sebelumnya. Mengatasi hal ini penulis beserta beberapa pegawai perusahaan berkoordinasi kepada para atasan perusahaan untuk segera mempersiapakan berkas-berkas yang belum lengkap agar rapat ini bisa berlangsung dengan baik bagi kedua perusahaan. 5. Pada rapat ini ada beberapa atasan yang tidak dapat hadir untuk bertemu dengan PT LAZADA Indonesia karena masih ada beberapa urusan mendadak yang harus diselesaikan terlebih dahulu. Pada permasalahan ini PT MEKATARDE INDAH langsung mengumpulkan beberapa anggota yang dapat bertanggung jawab untuk pelaksanaan rapat ini. Rapat ini dipimpin oleh wakil direktur PT MEKATRADE INDAH dan beberapa atasan perusahaan lainya yang sedang berada di kantor. Mengetahui adanya kendala dan tidak hadirnya beberapa atasan PT MEKATARADE INDAH, perusahaan diwakili oleh wakil direktur meminta maaf yang sebesar-besarnya kepada PT LAZADA Indonesia atas permasalahan ini. Selain itu PT MEKATARDE INDAH juga memberikan nomor telepon langsung wakil direktur PT MEKATRADE INDAH agar bisa langsung menanyakan apabila ada permasalahan atau ada hal yang belum dipahami dari pembahasan rapat ataupun keluhan dari PT LAZADA Indonesia terhadap pelayanan yang diberikan oleh PT MEKATRADE INDAH. 27 BAB III PENUTUP 3.1 Kesimpulan Kesimpulan yang dapat diambil dari penjelasan-penjelasan laporan kegiatan kerja praktik lapangan selama berada di PT MEKATRADE INDAH antara lain adalah sebagai berikut: 1. Tugas-tugas public relation dalam marketing relations pada PT MEKATRADE INDAH antara lain: a. Membina hubungan baik dengan public baik internal maupun ekternal perusahaan. b. Menyelenggarakan dan bertanggung jawab atas penyampaian informasi secara lisan, tertulis, melalui tampilan visual kepada klien atau mitra perusahaan. c. Memonitor, merekam, dan mengevaluasi tanggapan serta pendapat umum (publik). d. Memperbaiki dan membangun citra atau image perusahaan. e. Melaksanakan komunikasi persuasive yang timbal balik kepada public baik 2. Fungsi public relations dalam dalam marketing relations pada PT MEKATRADE INDAH 28 Pada dasarnya fungsi public relation lebih berorientasi kepada pihak perusahaan untuk membangun citra/image positif perusahaan, dan hasil yang lebih baik dari sebelumnya karena mendapatkan opini dan kritik dari konsumen selama menjalani kerja sama dalam suatu proyek. Tetapi jika fungsi public relations dilaksanakan dengan baik benar-benar merupakan alat yang ampuh untuk memperbaiki, mengembangkan peraturan, budaya perusahaan, dan suasana kerja yang kondusif, serta peka terhadap karyawan, maka diperlukan pendekatan khusus dan motivasi dalam meningkatkan kinerjanya. Secara singkat dapat dikatakan bahwa fungsi public relations dalam perusahaan adalah memelihara, mengembangkan, memertahankan komunikasi timbal balik yang diperlukan dalam menangani masalah yang muncul, atau meminimalkan munculnya masalah. internal maupun eksternal perusahaan. 3.2 Saran Selama penulis melakukan magang pada PT MEKATRADE INDAH adapun beberapa saran yang sekiranya dapat menjadi bahan masukan bagi perusahaan kedepannya, antara lain sebagai berikut: 1. Sebaiknya seorang public relations dalam menjalankan fungsinya lebih bisa memelihara, mengembangkan, mempertahankan komunikasi timbal balik yang diperlukan dalam menangani masalah yang muncul, atau meminimalkan munculnya masalah dalam perusahaan. Sehingga tujuan dapat tercapai sesuai dengan apa yang diharapkan. 29 2. Seorang public relations harus selalu berkoordinasi untuk bekerja sama dengan seluruh bagian pada perusahaan agar mampu memaksimalkan kinerja perusahaan dalam melayani konsemen. 3. Dalam mempersiapkan sesuatu hal sebaiknya menjadwalkan secara matang terlebih dahulu seluruh kegiatan yang ada untuk memaksimalkan pelayanan perusahaan kepada seluruh konsemen 30 DAFTAR PUSTAKA Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Pengertian Rapat Menurut [BAKESBANGPOL] Riau. (2016) Para Ahli. Diambil http://kesbangpol.riau.go.id/media.php?p=detail_artikel&id=205 dari (1 Januari 2019 pukul 10.00WIB) Danandjaja. ( 2011). Peranan Humas dalam Perusahaan. Yogyakarta: Graha Ilmu. Firsan, Nova. (2011). Crisis Public Relations. Jakarta: Kencana. Indah, F. (2013). Pengertiandan Definisi Publik. diambil http://carapedia.com/pengertian_definisi_publik_info2104.html dari (1 Januari 2019 pukul 09.30 WIB). Rudi, F. Dwiwibawa dan Theo Riyanto. (2008). Siap Jadi Pemimpin? Latihan Dasar Kepemimpinan. Yogyakarta: Kanisius. Ruslan, Rosady. (2010). Manajemen Public Relations dan Media Komunikasi. Jakarta : Rajawali Pers Saputra, Wahidin dan Rulli Nasrullah. (2011). Public Relations 2.0 Teori dan Praktik Public Relations di Era Cyber. Bekasi: Gramata 31 DAFTAR RIWAYAT HIDUP I. Biodata Mahasiswa NIM : 41160216 Nama Lengkap : Fariz Raiza Fallah Tempat/ Tanggal Lahir : Jakarta, 20 oktober 1998 Alamat lengkap : Jl. Tole Iskandar Perum Mutiara Depok Blok HA 5 II. Pendidikan a. Formal 1. SD Negeri Cipayung Depok, lulus tahun 2010 2. SMP Negeri 3 Depok, lulus tahun 2013 3. SMA TUGU IBU 1 Depok, lulus tahun 2016 Depok, 6 Januari 2018 Fariz Raiza Fallah 32 Surat Keterangan Asli Magang 33 Lampiran Bukti Magang Penulis saat melakukan input data hasil foto panel Penulis saat melakukan pengecekan purchase order perusahaan 34 Penulis saat menghubungi klien untuk konfirmasi rapat Penulis saat melakukan pemeriksaan file 35
