Penerapan Sistem Informasi Manajemen di Perusahaan Shuttle

Penerapan Sistem Informasi Manajemen
di Perusahaan Shuttle Express
Diajukan untuk memenuhi tugas mata kuliah Sistem Informasi Manajemen yang
diampu oleh Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc.
Disusun oleh :
Kelompok I Mangga
Kelas E 49
Ahmad Fadillah
P056132642.49e
Diana Dewi Setia Budhie
P056132712.49e
Iskandar M. Pulungan
P056132802.49e
Rahmat Darmawan
P056132882.49e
Ramona Octavianand
P056132892.49e
Tino Fardiansyah
P056132942.49e
Program Pasca Sarjana
Manajemen dan Bisnis
Institut Pertanian Bogor
2013
DAFTAR ISI
Daftar Isi…………………………………………………………………………………. i
Daftar Gambar dan Tabel……………………………………………………………...
ii
BAB I PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang…………………………………………………………………..
1
1.2
Tujuan……………………………………………………………………………
2
1.3
Rumusan Masalah………………………………………………………………..
2
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1
Tinjauan Sistem Informasi……………………………………………………….
3
2.2
Hubungan SIM dan Teknologi Informasi……………………………………….
5
2.3
Tinjauan Teknologi Informasi…………………………………………………… 6
BAB III PEMBAHASAN
3.1
Paper to Computer Based System………………………………………………..
9
3.2
Identifikasi Komponen Sistem Informasi………………………………………..
11
3.3
Analisis Komponen Sistem Informasi Shuttle Express………………………….
13
3.4
Perkembangan SIM Shuttle Express…………………………………………….
15
BAB IV PENUTUP
4.1
Kesimpulan………………………………………………………………………. 19
4.2
Saran……………………………………………………………………………..
Daftar Pustaka
i
19
DAFTAR GAMBAR DAN TABEL
Gambar
Gambar 2.1 Piramida Sistem Informasi Manajemen…………………………………….
3
Gambar 3.1 Halaman depan www.shuttleexpress.com.....................................................
15
Gambar 3.2 Pemesanan Online………………………………………………………….
16
Gambar 3.3 Opsi Pelayanan……………………………………………………………..
16
Gambar 3.4 Daftar Layanan dan Harga…………………………………………………
17
Gambar 3.5 Pembayaran…………………………………………………………………
18
Tabel
Tabel 3.1 Matriks Komponen SI di Shuttle Express…………………………………….
ii
13
BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Perubahan zaman yang terjadi memang selalu membawa manusia pada peradaban
terbaru. Mulai dari cara berburu makanan, bercocok tanam, barter, jual beli, sampai pada
pengembangan teknologi. Perkembangan tersebut disebabkan oleh wawasan dan ilmu
pengetahuan manusia yang semakin berkembang berdasarkan pengalaman yang dialami.
Contohnya seperti penggunaan teknologi yang bertujuan untuk memudahkan pekerjaan
manusia. Teknologi berkembang dari masa ke masa. Mulai dari teknologi yang masih
menggunakan tangan manusia, sampai pada teknologi yang semuanya sudah computerize.
Penggunaan teknologi yang sudah berbasis komputerisasi memiliki tujuan untuk
menghilangkan kendala akibat dimensi ruang dan waktu. Sebab, banyak sekali kegiatan yang
bisa terhambat hanya karena dua hal tersebut. Contoh paling mudah adalah pengembangan
sistem informasi seperti yang biasa digunakan perusahaan-perusahaan. Sistem informasi
dibuat untuk mengolah, menghimpun, menyimpan, dan mengelola data serta menyediakan
informasi kepada penggunanya dengan beberapa komponen berbasis komputer.
Sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data
dikelompokkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada pemakai (Hall,
2001). Sistem informasi adalah kegiatan yang mencakup semua aspek dalam perolehan
(gathering), pengkombinasian (combining), penyimpanan (storing) dan penggunaan (using)
informasi untuk mencapai tujuan tertentu dari dibuatnya suatu sistem. Sistem Informasi
manajemen ini mencakup sejumlah komponen yang umumnya terdiri dari manusia,
komputer, teknologi informasi, dan prosedur kerja. Dari sebuah data, ada proses transformasi
menjadi sebuah informasi yang dapat diakses. Terakhir sistem tersebut dibuat sedemikian
rupa untuk mencapai suatu sasaran atau tujuan.
Peran sistem informasi dalam perusahaan sangatlah besar. Terutama dalam
perkembangan usahanya yang banyak membutuhkan waktu dan tenaga. Apalagi nilai dari
sebuah informasi menjadi hal yang penting dalam menjalankan operasional perusahaan.
Informasi yang dimaksud bisa untuk masyarakat umum, untuk karyawan perusahaan, maupun
untuk perusahaan mitra kerja. Sistem informasi yang bisa diakses seperti ini biasa disebut
dengan istilah Internetworking.
Sistem Informasi Manajemen dalam beberapa perusahaan memang memiliki fungsi
yang berbeda-beda, tergantung dari penggunaannya. Ada beberapa yang menggunakan sistem
ini untuk mengoperasikan supply chain management. Ada juga perusahaan yang
menggunakannya untuk mempermudah proses layanan. Untuk contoh terakhir ini, biasanya
adalah perusahaan yang bergerak di sektor jasa. Sebagai contoh yang dijadikan objek dalam
makalah ini adalah perusahaan antar jemput Shuttle Express yang didirikan tahun 1975 oleh
San Juan Airlines.
Shuttle Express bergerak dengan visi mengurangi kepadatan jalan dan mendukung
lalu lintas yag ramah lingkungan. Metodenya adalah penggunaan mobil van yang bisa
mengangkut banyak penumpang dari sebuah bandara yang memiliki tujuan yang sama. Misi
perusahaan adalah menawarkan rasa aman, penyediaan alternatif transportasi yang
terjangkau untuk penumpang dan juga pengemudinya, dan keamananan.
Seiring berjalannya waktu, meskipun Shuttle Express sudah dikenal sebagai salah satu
perusahaan jasa antar jemput terbaik, bukan berarti segala sesuatunya telah sempurna. Masih
saja ada kekurangan di berbagai hal yang menyebabkan penumpang merasa kecewa. Padahal,
dalam perusahaan jasa, kepuasan pelanggan harus jadi prioritas utama. Hal ini membuat
Shuttle Express terus melakukan evaluasi dari kekurangan yang ada. Sehingga, selalu ada
terobosan baru yang membuat pelanggan lebih mudah atau puas dengan pelayanan yang
diberikan.
Salah satu inovasi yang menjadi suatu langkah maju bagi Shuttle Express adalah
perubahan metode sistem informasi yang masih manual berbasis kertas (paper based system)
menjadi berbasis komputer. Hal ini termyata menjadi sebuah inovasi yang dapat
mengembangkan bisnis layanan antar jemput ini. Sebab, dalam era teknologi informasi yang
sudah berkembang dan semakin umum digunakan, shuttle express telah membuat metode
yang mendekatkan diri dengan masyarakat tanpa harus terbentur dimensi ruang dan waktu.
Sehingga informasi bisa diakses dan diolah kapan saja secara rutin. Perkembangan ini diduga
akan menjadi suatu strategi ampuh dalam menjalankan dan mengembangkan bisnis dengan
lebih luas.
1.2
Tujuan
Tujuan Penyusunan makalah ini adalah untuk menganalisis penggunaan sistem
informasi manajemen yang diterapkan oleh Shuttle Express. Bentuk analisisnya adalah
pengidentifikasian sistem informasi di Shuttle Express dengan menggunakan Matriks
Komponen Sistem Informasi. Selain itu untuk mengetahui manfaat dan pengaruh dari
penggunaan sistem informasi. Terakhir adalah menawarkan sebuah solusi bagi perusahaan
jasa yang ingin lebih mengoptimalkan penggunaan sistem informasi manajemen yang
berbasis komputer.
1.3
Rumusan Masalah
1. Bagaimanakah identifikasi komponen Sistem Informasi ShuttleExpress
meliputi penggunaan Orang, Hardware, Software, Data Resources dan
Informasi ?
2. Bagaimanakah identifikasi dalam matriks komponen sistem informasi untuk
masukan/input, pemrosesan/processing, hasil/ output, penyimpanan/storage,
serta kegiatan kontrol atau kendali untuk IS (Information System) di
ShuttleExpress?
3. Bagaimanakah perbandingan sistem informasi manajemen pada perusahaan
Shuttle Express dulu dan sekarang?
3
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1
Tinjauan Sistem Informasi
Sistem Informasi Manajemen adalah sistem informasi yang dapat menunjukkan hasil
keluaran (output) dengan menggunakan data masukan (input) melalui berbagai proses yang
diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu yang telah direncanakan dalam sebuah
manajemen organisasi maupun perusahaan.
Sistem informasi manajemen juga bisa digambarkan sebagai piramida. Pada lapisan
lapisan terbawah terdiri dari informasi, penjelasan transaksi, penjelasan status, dan
sebagainya. Sementara lapisan kedua terdiri dari sumber-sumber informasi yang dapat
mendukung operasi manajemen sehari-hari. Lapisan selanjutnya terdiri dari sumber daya
sistem informasi untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk
pengendalian manajemen. Lapisan terakkhir terdiri dari sumber daya informasi untuk
mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat manajemen.
Gambar 2.1 Piramida Sistem Informasi Manajemen
Menurut McLeod (2008), sistem informasi manajemen sebagai suatu sistem berbasis
komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang
serupa. Para pemakai membentuk suatu entitas organisasi formal perusahaan atau subunit
dibawahnya. Informasi menjelaskan perusahaan mengenai apa yang telah terjadi dimasa lalu,
apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi dimasa datang. Informasi
tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan kusus, dan output dari model matematika.
Informasi digunakan oleh manajer atau non manajer dalam perusahaan saat mereka membuat
keputusan untuk memecahkan masalah.
4
Definisi dari SIM yang umum dikenal oleh orang yakni sistem manusia/mesin yang
terpadu (integrated) dalam penyajian informasi guna mendukung fungsi informasi operasi,
manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah struktur organisasi/perusahaan. SIM
ini sendiri terdiri dari beberapa perangkat seperti perangkat keras (hardware), perangkat
lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan dan sebuat
database.
Secara umum tujuannya adalah menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam
perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
Kemudian menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian,
pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan. Dan terakhir adalah menyediakan informasi
untuk pengambilan keputusan.
Proses Manajemen sering diartikan sebagai aktivitas-aktivitas perencanaan. Oleh
karena itu, perencanaan mengharuskan adanya ketetapan tujuan dan identifikasi metode
untuk mencapai tujuan organisasi. Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus segera
diterapkankan. Sementara manajer serta karyawan harus mengawasi pelaksanaannya untuk
memastikan rencana tersebut berjalan sesuai dengan yang diinginkan. Aktivitas manajerial
untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan,
disebut kebutuhan.
Terakhir, proses pemilihan diantara berbagai alternatif disebut dengan proses
pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini memiliki kaitan antara perencanaan dan
pengendalian. Manajer harus bisa memilih dan memilah beberapa tujuan dan metode untuk
melaksanakan tujuan yang ingin dicapai. Dari semua opsi yang ada. Bisa jadi hanya satu yang
dapat dipilih.
SIM merupakan kumpulan dari sistem informasi yaitu
-
Sistem informasi akuntansi (accounting information systems), menyediakan
informasi dan transaksi keuangan.
-
Sistem informasi pemasaran (marketing information systems), menyediakan
informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran,
kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan
dengan pemasaran.
-
Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information
systems).
-
Sistem informasi personalia (personal information systems).
-
Sistem informasi distribusi (distribution information systems).
-
Sistem informasi pembelian (purchasing information systems).
-
Sistem informasi kekayaan (treasury information systems).
5
2.2
-
Sistem informasi analisis kredit (credit analysis information systems).
-
Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development
information systems).
-
Sistem informasi analisis software
-
Sistem informasi teknik (engineering information systems).
SIM dan Teknologi Informasi
Apa yang dimaksud dengan informasi? Informasi merupakan fakta, kejadian, statistik
atau bentuk data lainnya yang dapat dipahami dan mempunyai arti, bernilai atau bermanfaat
bagi seseorang untuk keperluan/pekerjaan tertentu. Data pada umumnya harus diolah terlebih
dahulu sehingga menjadi informasi yang dapat dipahami dan bermanfaat.
Selanjutnya, apakah yang dimaksud dengan Teknologi Informasi? Teknologi
Informasi adalah berbagai teknologi, umumnya menggunakan komputer, yang digunakan
manusia untuk bekerja dengan informasi dan mendukung pemenuhan kebutuhan informasi
dan pemrosesan informasi suatu organisasi. Istilah umum yang menunjukkan berbagai
teknologi yang membantu pengumpulan, penyimpanan, manipulasi/analisis, produksi,
komunikasi, dan penyebaran informasi.
Saat ini penerapan teknologi informasi dan komunikasi diperlukan dalam dunia bisnis
sebagai alat bantu dalam upaya memenangkan persaingan. Pembangunan Teknologi
Informasi Perusahaan dilakukan secara bertahap sebelum sebuah sistem holistik atau
menyeluruh selesai dibangun, hal tersebut disesuaikan dengan kekuatan sumber daya yang
dimiliki. Dalam penerapannya rencana strategis Teknologi Informasi senantiasa diselaraskan
dengan Rencana Perusahaan, agar setiap penerapan Teknologi Informasi dapat memberikan
nilai lebih bagi Perusahaan.
Kenyataannya, komunikasi efektif adalah komunikasi yang tujuan intinya memacu
penerapan teknologi informasi dalam organisasi. Teknologi komunikasi baru dapat dilihat
sebagai sarana tambahan yang akan meningkatkan kemampuan organisasi dan kemampuan
mereka yang bekerja di sana, untuk berkomunikasi secara efektif (Mulyana, 2007).
Sistem informasi merupakan suatu sistem yang menerima data dan input lainnya dan
memprosesnya menjadi informasi sebagai output. Suatu sistem infomasi mengumpulkan,
menyimpan, memproses, dan menyebarkan informasi untuk suatu tujuan tertentu. Sistem
Informasi adalah sekumpulan elemen yang saling berhubungan (terintegrasi), yang
mengumpulkan (atau mendapatkan), menyimpan, memproses, dan menyebarkan informasi
untuk menunjang pengambilan keputusan dan tujuan lain, baik orang maupun organisasi.
Berikut adalah komponen sistem informasi:
-
Infrastruktur (teknologi informasi)
SDM
Prosedur
6
-
Secara teori, sistem informasi dapat berupa lembaran kertas
Dalam bahasan perkuliahan ini difokuskan pada sistem informasi berbasis komputer
(Computer-Based Information Systems/CBIS)
Sistem informasi yang menggunakan teknologi komputer untuk melaksanakan satu
atau seluruh tugasnya. Komponen CBIS:
- Infrastruktur; Teknologi computer
- Hardware
- Software
- Database system
- Computer network system
- SDM
- Prosedur
2.3
Tinjauan Teknologi Informasi
Jaringan komputer adalah dua atau lebih sistem komputer yang saling terhubung
dengan menggunakan kabel atau gelombang radio dalam suatu area geografis tertentu.
Jaringan komputer yang tidak menggunakan kabel fisik disebut wireless
Manfaat Jaringan Komputer:
-
Kemampuan berkomunikasi dan berbagi
Menyimpan berbagai informasi pada suatu lokasi dalam jaringan dan kemampuan
mengaksesnya.
Memungkinkan orang berbagi informasi dan ide secara mudah.
Mengkombinasikan kemampuan berbagai peralatan sebagai media kolaborasi untuk
menggabungkan kemampuan orang-orang yang berbeda tanpa batasan lokasi
Menyimpan berbagai informasi pada suatu lokasi dalam jaringan dan kemampuan
mengaksesnya
Memungkinkan orang berbagi informasi dan ide secara mudah
Mengkombinasikan kemampuan berbagai peralatan sebagai media kolaborasi untuk
menggabungkan kemampuan orang-orang yang berbeda tanpa batasan lokasi
Komputer yang sering digunakan di rumah-rumah disebut komputer personal yang
‘stand alone’ atau tanpa koneksi jaringan. Artinya, komputer tersebut bekerja sendiri tanpa
terhubung dengan jaringan komputer di tempat lain. Sedangkan dalam sebuah perusahaan
atau organisasi, semua komputer biasanya saling terhubung satu dengan yang lain dalam
sebuah jaringan komputer. Secara sederhana, jaringan komputer dapat diartikan sebagai
“kumpulan dua atau lebih komputer yang saling terhubung, baik dengan menggunakan kabel
jaringan/LAN atau wireless/tanpa kabel. Tujuannya adalah untuk berkomunikasi dan berbagi
data. (Setianto, 2008:2).
Hal tersebut sering disebut dengan istilah internetworking . Internetworking suatu
bentuk hubungan, kerjasama atau kemitraan yang mendayagunakan TI (teknologi informasi)
7
berbasis jaringan (internet, intranet, ekstranet). Internetworked enterprises adalah
perusahaan atau organisasi yang menggunakan internetworking dalam menjalankan proses
transaksi bisnisnya (O’Brien, 2002).
Sistem Informasi terdiri dari berbagai aplikasi, yang terorganisir menjadi suatu
kombinasi. Kombinasi pembentuk sistem informasi tersebut adalah :
-
Hardware: sekumpulan perangkat keras
Software: sekumpulan perangkat lunak
Data: sumber atau kumpulan data
Network: sistem jaringan
Policies and procedures :Sekumpulan kebijakan, prosedur dan instruksi
People: orang-orang yang bekerja, yang mengumpulkan, menyimpan, memproses,
dan menyebarkan informasi di dalam organisasi
Untuk berjalannya sistem informasi manajemen, tentu diperlukan pula sistem
pendukung operasi (Operations support systems). Definisinya adalah sistem informasi yang
memproses data yang dimunculkan dan digunakan dalam operasi bisnis. Tujuannya adalah
memproses transaksi bisnis secara efisien, mengontrol proses industri, mendukung
komunikasi dan kolaborasi perusahaan, dan memperbaharui basis data perusahaan. Macammacam Operations Support Systems
-
-
Transaction Processing Systems (TPS), merekam dan memproses data dari transaksi
bisnis, Contoh: pencatatan penjualan, sistem inventori, sistem akuntansi
Process Control Systems, memonitor dan mengontrol proses-proses fisik produksi,
Contoh: dalam sistem penyulingan minyak digunakan sensor untuk memonitor proses
kimiawi yang terjadi
Enterprise Collaboration Systems, meningkatkan komunikasi tim maupun kelompok
kerja, Contoh: e-mail, videoconferencing
Sistem Pendukung Manajemen (Management Support Systems) adalah Sistem
informasi yang berfokus pada penyediaan informasi dan mendukung pengambilan keputusan
yang efektif oleh para manajer. Macam-macam Management Support Systems adalah :
-
-
Sistem Informasi Manajemen (Management Information Systems/MIS)
Sistem informasi untuk fungsi manajerial, Menyediakan informasi dalam bentuk
laporan dan tampilan yang telah ditentukan untuk mendukung pengambilan keputusan
bisnis (O’Brien, 2004)
Menyediakan informasi rutin untuk aktivitas perencanaan, pengorganisasian, dan
pengendalian (pengambilan keputusan) dalam area fungsional. (Turban, 2004)
Mendukung level manajemen, Contoh: laporan analisis penjualan harian, laporan
produksi
Decision Support Systems (DSS). Menyediakan sistem interaktif yang bersifat
sementara untuk mendukung pengambilan keputusan. Mengkombinasikan model
analitis dan database untuk menyelesaikan permasalahan. Membantu pengambil
8
-
keputusan atau manajer. Contoh: Prediksi hasil untuk menentukan pengalokasian
anggaran iklan
Executive Information Systems (EIS), Menyediakan informasi penting bagi eksekutif
dan manajer. Contoh: akses informasi mengenai tindakan kompetitor.
9
BAB III
PEMBAHASAN
3.1
Paper to Computer Based System
Shuttle Express pertama kali beroperasi pada tahun 1979 di bawah San Juan Airlines.
San Juan Airlines merupakan perusahaan yang bergerak di bidang penerbangan. Perusahaan
ini merupakan yang tertua di Amerika Serikat. Penerbangan yang tersedia pada tahun itu
adalah perjalanan dari Puget Sound, Vancouver, dan Victoria menuju ke Bandara SeattleTacoma dan Bandara Portland. Maka pada saat itu ShuttleExpress identik dengan angkutan
khusus bagi pengguna jasa penerbangan.
Secara resmi, Shuttle Express bergerak secara mandiri tahun 1987. Shuttle Express
menyediakan jasa antar jemput dengan tujuan yang diinginkan oleh pelanggan. Intinya adalah
pelanggan menggunakan jasa mereka untuk diantarkan ke tempat tujuan yang sudah
ditentukan sebelum keberangkatan. Transportasi yang digunakan pada saat itu (dan masih
mendominasi saat ini) adalah van.
Sejak dulu, Shuttle Express telah membangun bisnis dengan konsep berbagi
tumpangan. Maksudnya adalah mengelompokan orang yang melakukan perjalanan bersamasama ke satu wilayah yang sama. Pelayanan pelanggan sebelumnya dibukukan dan
dioperasikan secara manual dengan menggunakan kertas. Lokasi setiap vans yang dimiliki
perusahaan dicatat di papan yang diposisikan dengan magnet. Sayangnya, gravitasi
menyebabkan magnet turun dan memindahkan lokasi vans. Tidak heran jika sering terjadi
kesalahan penjemputan pelanggan.
Jika kesalahan sudah terjadi, maka perusahaan tidak bisa menjemput customer tepat
waktu. Hal ini memaksa Shuttle Express harus mengontak taksi dengan biaya sendiri untuk
mengantar pelanggan ke airport demi menjaga profesionalitas. Tentu saja hal ini
menurunkan citra perusahaan dan menimbulkan dampak berupa kerugian materi. Sebab,
kesalahan ini bisa terjadi beberapa kali.
Sistem pembayaran dilakukan secara manual baik saat dijemput oleh supir atau di
kasir dari lokasi pemberangkatan awal. Dengan sistem seperti itu, risiko yang diterima
Shuttle Express cukup tinggi, sebab adakalanya pelanggan bisa saja melakukan pembatalan
pesanan ketika supir sedang dalam perjalanan menjemput calon penumpang.
Melalui beberapa evaluasi, akhirnya Shuttle Express bekerja sama dengan perusahaan
pembuat
software yang berkedudukan di Seattle. Sejak itu, sistem informasi yang
menggunakan media papan tulis diganti dengan sistem berbasiskan komputer yang dibangun
dalam jaringan personal komputer (PC) yang menjalankan paket management database
Microsoft Access. Sementara jaringan komputernya mempergunakan sistem operasi
Windows NT.
Sistem pemesanan menggunakan 12 buah PC NEC prosesor 486 yang dibentuk
menjadi jaringan terhubung dengan perangkat digital server Alpha AXP. Kapasitas ukuran
10
RAM 128M bytes dan 4 buah hard disk berukuran masing masing 1.2G bytes. Masih terdapat
4 buah PC NEC dengan prosesor 486 untuk sistem pemberangkatan (dispatch system) yang
dapat difungsikan untuk keperluan sistem pemesanan apabila komputer untuk sistem
pemesanan menghadapi kesibukan penuh. Perubahan sistem tersebut dilakukan dalam kurun
waktu enam bulan.
Untuk reservasi dilakukan melalui telepon, yang langsung ditangani oleh petugas
pesanan. Data pemesan dimasukan (input) ke dalam komputer, seperti nama pelanggan,
lokasi penjemputan pelanggan, tujuan yang dituju pelanggan, dan informasi tambahan atau
khusus lainnya. Input yang telah dimasukkan akan otomatis masuk ke dalam database
pelanggan. Biaya yang akan dibebankan ke pelanggan dihitung berdasarkan informasi yang
diterima oleh agen berdasarkan lokasi dan akan muncul nomor konfirmasi pesanan.
Lokasi yang akan dituju oleh sopir dimasukkan sebagai “paket perjalanan” yang
terdiri dari lokasi penjemputan dan tujuan akhir untuk ditunjukkan arahnya. Saat itu,
teknologi yang digunakan adalah pager yang dipegang tiap sopir van untuk menerima pesan.
Program Database Akses dibuat untuk secara otomatis akan men-dial pager alphanumerics
para sopir dan memberikan merekan semua hal hal yg bersifat khusus yang diminta customer
di dalam trip tersebut.. Pager tersebut sangat efektif untuk menerima informasi pelanggan
ketika sopir dan van sedang tidak tidak ada di pusat/kantor.
Pada masa sistem berbasis komputer tersebut beroperasi pertama kali, rata-rata
sekitar 1,500 penumpang yang berangkat dan datang dari airport setiap hari menggunakan
van, dengan jumlah kurang lebih 75 van. Keberhasilan dari proses pembuatan dan instalasi
ini adalah karena Shuttle Express melibatkan seluruh personilnya dalam menggunakan
sistem tersebut, Sistem ini dianggap mudah untuk dipakai dan praktis.Selain itu, sistem
berbasis komputer ini lebih minim kesalahan jika dibandingkan dengan sistem manual. Hal
ini bisa dilihat dari meningkatnya jumlah pelanggan, bahkan pada saat itu peningkatannya
sampai dua kali lipat.
Selain efektif, ini juga efisien dalam masalah waktu. Jika pada saat masih
menggunakan sistem manual perjalanan van memerlukan waktu sekitar 8 jam. Dengan
adanya pemangkasan waktu tersebut bisa turun menjadi 3 jam. Pada waktu dulu memerlukan
dispatcher atau petugas pemberangkatan sebanyak 3 orang dalam setiap shift , tetapi sejak
menggunakan sistem berbasis komputer, hanya memerlukan 2 orang pada shift pagi dan
hanya perlu satu orang pada waktu shift siang.
11
3.2
Identifikasi Komponen Sistem Informasi
Untuk menunjang beroperasinya sistem informasi manajemen di perusahaan Shuttle
Express tentu membutuhkan komponen pendukungnya. Komponen-komponen yang ada di
dalamnya, masing-masing memiliki peranan penting dalam roda operasional pelayanan
Shuttle Express. Jika ada satu saja yang terputus, maka dipastikan pelayanan transportasi
tidak akan berjalan sebagaimana mestinya. Berikut ini hasil identifikasi komponen yang
digunakan Shuttle Express pada saat itu :
1. User
- Costumer
- Manager
- Driver
- Agen/Dispatcher
2. Hardware
- Server (Digital Equipment Alpha AXP)
- PC NEC Workstation
- Telepon
- Pager
- Printer
3. Software
- OS windows NT
- MS access (reservasi dispatcher)
- prosedur reservasi
- prosedur dispatch
4. Data Resources
- Customer
- Sopir
12
- Mobil (van)
- Reservasi (pick-up location, special request)
- Data harga, rute
- pegawai
5. Informasi
- Nomor reservasi
- Trip/supir
- Schedule (Ada display & printout)
- Tagihan/bill
- Audia/signal (kontrol/kendali)
13
3.3
Analisis Komponen Sistem Informasi Shuttle Express
Kegiatan sistem informasi terdiri dari pemasukan data, pemrosesan, penyimpanan, keluaran, dan kendali. Sebagaimana telah dijelaskan
dalam subbab sebelumnya, ada komponen-komponen yang bisa mendukung langkah sistem informasi manajemen yang diterapkan Shuttle
Express. Untuk mempermudah identifikasinya, maka dibuatlah matriks sistem informasi manajemen yang ada di Shuttle Express seperti berikut
ini :
Aktifitas
Hardware&Netware
Mesin
Input
1. PC NEC 486
2. Telepon
Media
Software
Program
SDM
Prosedur
1.PC
MS.
Data
Worksstation
Access
Procedure
Spesialis
Entry
Data
User
1. Agen
1.Costumer
1. Data Entry Display
2. Konsumen
Database
2. Reservasi Info
486
2.
Produk Informasi
2. Travel Info
Jaringan
Telepon
Pemrosesan
1.Digital
LAN (Intra & 1.MS.
1.
Reservasi
1.Costumer
Equipment
Inter)
Access
Procedure
Database
Alpha AXP
2.
2.
2.Data Pegawai,
2. Prosesor
Windows
Procedure
Dispatch
Status Display
3.Maintenance
NT
Kendaraan
4. dll
Output
1. PC NEC 486
1. Kertas Bill
1.MS.
Output
1. Agen
1.Costumer
1. Reservasi Info
2. Pager
2.Kertas
Access
Procedure
2. Konsumen
Database
2. Notification Pager
14
3. Printer
Laporan
4. Telepon
2.
and
3.Manager
2.Data Pegawai,
Windows
Distribution
Driver
3.Maintenance
NT
Kendaraan
4. dll
Penyimpanan Magnetic Disk
4x HDD 1.2 1.MS.
Backup
GB
Procedure
Access
Operator
Manager
Reservasi Info
Reservasi Info
1.Costumer
1. Reservasi Info
2.
Windows
NT
Pengendalian 1.
Server Laporan
(Digital
Pengendalian
Monitorin
Monitoring
1. Operator
1. Konsumen
g Program
Procedure
2. SPV
2.Agen/Dispa Database
Equipment
tcher
2.Travel Info
Alpha AXP)
Manager
3.Driver Report
2. Pager
Tabel 3.1 Matriks Komponen SI di Shuttle Express
15
2.Pager Notification
3.4
Perkembangan SIM Shuttle Express
Sampai hari ini, total Shuttle Express telah melayani pelanggan, secara resmi, selama
26 tahun. Dengan pengalaman yang sangat banyak, tentunya tidak diragukan lagi kualitas
pelayanannya. Tentu saja ada banyak transformasi dari dulu dan sekarang. Sebab, dari paper
based ke computer based sudah memberikan pengaruh yang signifikan. Apalagi saat ini, era
ketika teknologi informasi merupakan hal yang lumrah bagi masyarakat. Satu hal lagi yang
merupakan kesuksesan transformasi sitem informasi yang dilakukan adalah terbukti dengan
penggunaan website akan semakin mengurangi penggunaan kertas. Tentu saja ini sesuai
dengan slogan moto Shuttle Express, “Go Green, Go Shuttle Express”.
Gambar 3.1 Halaman depan www.shuttleexpress.com
Perubahan bisa dilihat dari cara untuk melakukan reservasi. Tentu pemesanan sudah
tidak harus lagi dengan cara telepon seperti dulu. Apalagi penggunaan via telepon sering
terkendala masalah ruang dan waktu, contohnya pemesanan tidak bisa dilakukan tengah
malam karena tidak ada yang bertugas. Tetapi sekarang dengan mengunjungi
www.shuttleexpress.com , pelanggan sudah bisa melakukan reservasi. Bisa dilihat pada
gambar 3.1, pilihan-pilihan yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Bahkan ada beberapa
tautan yang memberikan referensi-referensi yang menunjnang perjalanan seperti hotel, tour
guide, dan lain-lain.
16
Gambar 3.2 Pemesanan Online
Seperti dilihat dalam gambar 3.2, pelanggan hanya perlu menyampaikan informasi
perjalanannya. Misalnya apakah pulang pergi, atau satu kali perjalanan. Penyebutan
informasi airport, jam keberangkatan dan kedatangan, jenis penerbangan dan lain-lain. Hal ini
dimaksudkan agar penjemputan bisa tepat waktu dan tidak terhambat gangguan teknis
lainnya.
Gambar 3.3 Opsi Pelayanan
Tentu saja ada beberapa orang yang memerlukan pelayanan yang berbeda. Misalnya
apakah mereka satu rombongan, sendirian. Atau misalnya ingin menggunakan kendaraan
17
khusus yang lebih eksklusif. Kali ini Shuttle Express menyediakannya juga. Hal ini
disebabkan karena armada sudah bertambah dan adanya beberapa riset pasar keberadaan
orang-orang yang membutuhkan kenyamanan lebih. Tentu saja pilihan ini akan memberikan
perbedaan harga juga yang sudah disebutkan dalam website.
Gambar 3.4 Daftar Layanan dan Harga
Setelah semua pemberian informasi selesai, maka secara otomatis akan dikalkulasikan total
harga yang harus dibayarkan oleh pelanggan. Perbedaan harga tergantung dari pilihan pelayanan,
lokasi yang dituju, dan pelayanan yang diinginkan. Bahkan di sini pemberian tip untuk driver
disatukan dalam kalkulasi harga. Jadi bagi pelanggan yang ingin memberi tip tidak perlu lagi
mengeluarkan uang saat di mobil.
18
Gambar 3.5 Pembayaran
Setelah semuanya selesai, maka dilanjutkan dengan pembayaran. Bisa dilihat dalam
gambar 3.5, sistem pembayaran menggunakan credit card. Penggunaan credit card memang
sudah umum untuk digunakan secara online di Amerika Serikat. Sehingga tidak perlu lagi ada
transaksi di tempat yang terkadang menyulitkan. Dan, kerugian seperti masa lalu jika
pelanggan membatalkan penjemputan akan hilang dengan sendirinya, karena pembayaran
sudah dilakukan di awal.
Maka bisa dilihat bahwa transformasi dari sistem penggunaan kertas ke sistem
berbasis komputer mempunyai dampak yang sangat besar bagi Shuttle Express ke depannya.
Sebab, dengan metode tersebut, Shuttle Express telah menyesuaikan diri dengan
perkembangan zaman yang memasuki era informatika. Jika saja, Shuttle Express dulu tidak
melakukan transformasi tersebut, bisa saja perkembangan Shuttle Express akan terlambat
belasan tahun.
19
BAB IV
PENUTUP
4.1
Kesimpulan
Penggunaan sistem informasi dalam sebuah perusahaan, terbukti dapat menjadi salah
satu solusi dari berbagai masalah. Jika sebelumnya pelayanan dari service company terbatas
oleh ruang dan waktu, dengan adanya sistem informasi hal tersebut bisa diminimalisir.
Batasan antara perusahaan dengan pelanggan pun menjadi berkurang, sehingga keberadaan
sistem informasi ini menguntungkan kedua belah pihak.
Seperti yang diuraikan sebelumnya, perusahaan Shuttle Express adalah salah satu
contoh yang memulia penggunaan sistem informasi di bidang transportasi. Shuttle Express
berawal dari penerapan sistem yang bersifat manual, tidak praktis, terbatas dimensi ruang dan
waktu, dan menghabiskan banyak kertas. Pelanggan pun tidak akan langsung tergiur dengan
tawaran yang diberikan.
Namun, seiring berjalannya waktu dengan penggunaan system informasi yang
berbasis pada komputer, semua masalah tersebut mulai teratasi. Sehingga hambatan demi
hambatan yang bisa berujung pada kerugian bisa teratasi dengan penerapan sistem informasi
manajemen.
Berdasarkan matriks komponen sistem informasi yang sebelumnya diidentifikasi,
proses pelayanan perusahaan Shuttle Express dengan penggunaan sistem informasi lebih
terstruktur dan akan terhindar dari miskomunikasi seperti yang terjadi sebelumnya.
Keberadaan database sebagai tempat penyimpanan menjadi salah satu kunci transformasi ini.
sebab, data-data berupa kertas dan tulisan di papan tulis sangat rentan hilang atau terjadi
kesalahan informasi yang bisa menyebabkan kerugian bagi kedua belah pihak.
Melalui penyesuaian dengan perkembangan teknologi informasi, sistem informasi ini
dapat berjalan sebagaimana mestinya. Dengan adanya pengembangan ini, ternyata peminat
pun menjadi bertambah karena lebih praktis dengan kualitas layanan tetap yang terbaik.
Dengan perkembangan teknologi informasi yang semakin luas, perusahaan yang telah
menjalankan sistem informasi berbasis komputer sejak dulu akan lebih cepat berkembang,
sebab memiliki keunggulan di sisi brand image dan pengalaman, Sementara untuk
kompetitor yang masih baru tentu masih harus menghadapi permasalahan-permasalahan awal
yang telah dilewati perusahaan transportasi berpengalaman seperti Shuttle Express.
4.2
Saran
Penggunaan system informasi dalam menjalankan perusahaan terbukti dapat
mengatasi beberapa permasalahan lama saat masih berbasis manual. Namun, tidak bisa
dipungkiri bahwa keberadaanya akan memunculkan masalah baru. Karena namanya
teknologi akan selalu memiliki kelemahan juga. Tetapi, jika memang terjadi beberapa
masalah dalam system informasi, sebenarnya akar permasalahan bisa lebih mudah terlihat.
Apakah itu di bagian hardware, software, user, data, atau justru informasinya yang salah.
20
Melalui penjelasan tersebut, dapat dipahami bahwa siapapun yang terlibat dalam
rangkaian sistem informasi harus teliti dalam menjalankan tugasnya. Selain itu, perlu ada
pihak yang melakukan pengawasan yang dapat memastikan sistem informasi berlangsung
dengan benar dan tepat. Dan yang lebih penting lagi adalah menempatkan orang-orang yang
tepat untuk mengurus teknologi informasi perusahaan. Sebab, peran mereka sangat vital
dalam menjalankan sistem informasi manajemen.
21
DAFTAR PUSTAKA
McLeod, R, Jr. (2008). Sistem Informasi Manajemen, Jilid I. diterjemahkan oleh Hendra
Teguh, SE. Ak. PT Prenhallindo, Jakarta.
Mulyana, Deddy. 2007. Ilmu Komunikasi: Suatu Pengantar. Bandung : Remaja. Rosdakarya.
O’Brien, James A. (2003). Pengantar Sistem Informasi (Judul asli : Introduction to
Information System, diterjemahkan oleh : Dewi Fitriasari dan Beny Arnos Kwary),
Jakarta : Salemba Empat
Setianto, Eko H. 2008. Mari Mengenal Komputer. Jakarta : PT Elex Media Komputindo
Turban, E. and Aronson, J. E. (2001). Decision Support and Intelegent Systems, (6 th ed.)
Prentice-Hall Inc, New Jersey.
Sumber lain :
http://nicohernawan.wordpress.com/artikel-sim-sistem-informasi-manajemen/ : 12.30/18-112013
http://www.shuttleexpress.com/ : 14.30/16-11-2013
http://ernawati40e.blogstudent.mb.ipb.ac.id/files/2011/12/Tugas-MK-SIM-Shuttle-ExpressKelompok-4.pdf : 14.00/16-11-2013
22