sistem informasi manajemen shuttle express

advertisement
Tugas Kelompok
Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
SHUTTLE EXPRESS
Dosen:
Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Disusun Oleh :
Kelompok Eboni (Eksekutif 47)
Ardian Surya Nurhakim
(P05613161247)
Desi Maryanti
(P05613165247)
Dwi Haryanto
(P05613168247)
Indra Thamrin
(P05613173247)
Ratih Wulandari
(P05613186247)
Ridho Ilahi
(P05613188247)
PROGRAM PASCA SARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
JANUARI 2014
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Kuasa yang telah
memberikan Rahmat dan Karunia-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan makalah
yang berjudul ”Sistem Informasi Manajemen Shuttle Express” sebagai tugas mata
kuliah Sistem Informasi Manajemen (SIM) pada program pasca sarjana Manajemen dan
Bisnis Institut Pertanian Bogor.
Melalui pelaksanaan tugas ini, kami dapat mengetahui bagaimana sistem
informasi manajemen pada perusahaan Shuttle Express pada khususnya, dan perusahaan
transportasi darat pada umumnya. Dengan landasan pengetahuan tersebut diharapkan,
ilmu yang diperoleh dari kegiatan perkuliahan ini tidak hanya sekedar menjadi prasyarat
untuk menyelesaikan jenjang pendidikan pada program pasca sarjana MB IPB saja,
namun dapat menjadi bekal yang berharga bagi jenjang karir penulis selanjutnya.
Kami mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak
yang telah membantu dalam menyelesaikan makalah ini, terutama kepada Bapak Dr. Ir.
Arif Imam Suroso, M.Sc selaku dosen mata kuliah Sistem Informasi Manajemen atas
segala bimbingan dan arahannya dalam perkuliahan.
Tidak ada gading yang tak retak, tidak ada karya manusia yang sempurna.
Kesempurnaan hanya milik Tuhan semata. Kami menyadari masih ada kekurangan
dalam penyusunan makalah ini. Oleh karena itu kritik dan saran membangun kami
harapkan untuk berkarya dengan lebih baik. Terakhir, kami berharap agar makalah ini
dapat bermanfaat bagi kita semua.
Bogor, Januari 2014
Tim Penulis
2
DAFTAR ISI
Kata Pengantar
Daftar Isi
........................................................................................................
2
.................................................................................................................
3
Daftar Gambar
BAB I.
BAB II.
........................................................................................................
Pendahuluan
1.1.
Latar Belakang
1.2.
Tujuan Penulisam
..................................................................................
....................................................................
......................................................................
2.2. Komponen Sistem Informasi
2.3. Sumber Daya Sistem Informasi
2.4. Aktivitas Sistem Informasi
2.5. Jenis Sistem Informasi
BAB IV.
5
6
Tinjauan Pustaka
2.1. Sistem Informasi
BAB III.
4
7
.....................................................
7
................................................
7
........................................................
10
.............................................................
11
Pembahasan
3.1. Profil Perusahaan Shuttle Express ................................................
13
3.2. Sistem Informasi Manajemen Shuttle Express ...............................
Tahun 1990
15
3.3. Sistem Informasi Manajemen Shuttle Express ...............................
Saat Ini
17
Kesimpulan ...........................................................................................
20
Daftar Pustaka
..........................................................................................................
21
3
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.
Matriks Komponen Sistem Informasi ...................................................
Shuttle Express Tahun 1995
15
Gambar 2.
Interface website Shuttle Express ...................................................
yang friendly
20
Gambar 3.
Sistem Informasi Shuttle Exxpress
Berbasis Web Saat Ini
20
.................................................
4
BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Sistem informasi memberikan lima peran utama di dalam organisasi, yaitu
meningkatkan efisiensi, efektivitas, komunikasi, kolaborasi dan kompetitif. Sistem
informasi untuk manajemen harus memiliki fokus eksternal dan berorientasi pada masa
depan. Oleh sebab itu sistem informasi harus dikaitkan dengan keperluan manajemen
puncak artinya bahwa mereka harus dikembangkan lebih bebas (tidak berkaitan) dari
sistem pemrosesan transaksi dan sistem pengendalian operasi. Syarat utama dari
perancang sistem perencanaan pada manajerial puncak adalah pengetahuan tentang
proses manajemen dan perencanaan pada lapis manajer senior dan memiliki
pengetahuan tentang sistem informasi dan perancangannya.
Peran utama aplikasi sistem informasi dalam bisnis adalah untuk memberikan
dukungan efektif atas strategi perusahaan supaya memperoleh keunggulan kompetitif.
Peran strategis sistem informasi melibatkan penggunaan tehnologi informasi adalah
untuk mengembangkan berbagai produk, layanan dan kemampuan yang dapat
memberikan keunggulan yang besar bagi perusahaan atas tekanan kompetitif dalam
pasar global. Hal ini menciptakan sistem informasi strategis yang mendukung atau
membentuk posisi kompetitif dan strategi dari perusahaan bisnis.
Dalam menerapkan strategi bisnis yang kompetitif, perlunya penerapan system
informasi bagi perusahaan. Karena sistem informasi memiliki peran strategi antara lain:
- Hasil potensial penggunaan strategi sistem informasi meningkatkan efisiensi dalam
bidang operasional
- Memperkenalkan inovasi bisnis
- Membangun sumber informasi strategis
- Meningkatkan produktivitas dan menurunkan biaya operasi produksi atau jasa baru
- Meningkatkan kualitas dan fitur produk serta jasa.
- Meningkatkan proses operasional dan lingkungan kerja yang efektif dan efisien.
Shuttle Express merupakan perusahaan yang bergerak di bidang transportasi
darat. Pada awal bisnisnya, Shuttle Express hanya menggunakan sistem informasi
secara manual yang kemudian berkembang menggunakan komputer namun dengan
tehnologi yang masih terbatas. Pada tahun 1995 Shuttle Express hanya menggunakan
PC yang didukung oleh aplikasi pengolahan data base. Namun seiring tuntutan
5
pelanggan yang telah memiliki kepercayaan dan kepuasan terhadap layanan Shuttle
Express, dan dalam upaya untuk meningkatkan kualitas layanan serta strategi kompetitif
dalam dunia usaha, Shuttle Express mengubah sistem informasi yang semula bersifat
internal menjadi bersifat “in and out” yaitu menerapkan sistem informasi pada semua
kegiatan bisnis termasuk kegiatan pemesanan baik oleh satu konsumen maupun banyak
konsumen secara on line dalam waktu yang bersamaan. Hal ini membawa dampak
keunggulan yang sangat besar bagi Shuttle Express. Seluruh kegiatan operasional
perusahaan berjalan secara efektif dan efisien serta memberikan kepuasan yang
tinggi bagi para pengguna jasa.
1.2
Tujuan Penulisan
Tujuan penulisan makalah ini adalah untuk memahami sistem informasi
manajemen pada perusahaan transportasi Shuttle Express dengan menggambarkan
matriks komponen sistem informasi manajemennya.
6
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1
Sistem Informasi
Menurut O’Brien (2010) pengertian sistem secara sederhana adalah kumpulan
komponen yang saling berhubungan dengan batas definisi yang jelas, bekerja bersama
untuk mencapai tujuan umum. Sistem Informasi adalah kombinasi teroganisir dari
manusia, hardware, software, jaringan komunikasi, sumber data, dan prosedur yang
menyimpan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi.
2.2
Komponen Sistem Informasi
Sebuah sistem informasi bergantung pada sumber daya manusia (pengguna akhir
dan spesialis), hardware (mesin dan media), software (program dan prosedur), data
(data dan basis pengetahuan), dan jaringan (media komunikasi dan dukungan jaringan)
untuk melakukan aktivitas input, processing, output, storage, dan control yang
mentransformasi sumber daya data kedalam produk informasi. Model sistem informasi
membantu mengikat antara komponen utama dan aktivitas dari semua jenis sistem
informasi. Hal ini menjadi sebuah kerangka kerja yang menekankan pada empat konsep
utama, yaitu :
a. Manusia, hardware, software, data, network yang merupakan 5 sumber daya utama
dari sistem informasi.
b. Sumber daya
manusia termasuk pengguna
dan
spesialis,
sumber
daya hardware terdiri dari mesin dan media, sumber daya software terdiri dari
program dan prosedur, sumber daya data terdiri dari data dan basis pengetahuan, dan
sumber daya network terdiri dari media komunikasi dan jaringan.
c. Sumber daya data ditransformasi melalui aktivitas proses informasi kedalam
berbagai produk informasi bagi pengguna akhir.
d. Proses informasi yang terdiri dari kegiatan sistem dasar yaitu input, processing,
output, storage, dan control.
2.3
Sumber Daya Sistem Informasi
Sebuah sistem informasi terdiri dari 5 jenis sumber daya utama, yaitu :
a. Sumber Daya Manusia
- Pengguna akhir ( Pengguna atau klien )
Pengguna adalah orang yang menggunakan produk sistem informasi atau informasi.
Mereka dapat menjadi pelanggan, sales, insinyur, pramuniaga, akuntan, atau
manajer dan ditemukan pada semua level organisasi. Pada kenyataannya, sebagian
7
besar dari kita adalah pengguna akhir sistem informasi. Banyak dari pengguna akhir
dibisnis adalah knowledge workersyang merupakan orang yang menghabiskan
banyak waktu mereka mengkomunikasikan dan mengkolaborasikan ditim atau
kelompok kerja untuk menciptakan, menggunakan, dan mendistribusikan informasi.
- Spesialis sistem informasi
Spesialis adalah orang yang mengembangkan dan mengoperasikan sistem
informasi. Mereka adalah sistem analis, pengembang software, operator sistem,
teknikal, dan manajerial lainnya. Singkatnya sistem informasi berdasarkan
permintaan pengguna akhir lalu pengembang software menciptakan program
komputer berdasarkan spesifikasi sistem analis, dan operator sistem membantu
memonitor dan mengoperasikan sistem komputer dan jaringan yang besar.
b. Sumber Daya Hardware
Konsep sumber daya hardware termasuk semua peralatan fisik dan material yang
digunakan dalam proses informasi. Secara khusus, tidak hanya mesin dan komputer
serta peralatan lainnya, tetapi juga semua media data berupa objek berwujud yang
dicatat dari lembar kertas ke disket optik atau magnetik. Contoh hardware komputer
berdasarkan sistem informasi adalah sistem komputer dan perangkat komputer.
c. Sumber Daya Software
Sumber daya software termasuk semua kelompok intruksi pengolahan informasi.
Konsep umum perangkat lunak tidak hanya mencakup intruksi pengoperasian yang
disebut program, yang secara langsung mengontrol hardware computer, tetapi juga
intruksi pengolahan informasi yang disebut prosedur.
Berikut contoh sumber daya software :
- Software sistem, seperti program sistem operasi yang mengontrol dan mendukung
operasi sistem komputer. Microsoft Windows adalah contoh dari sistem operasi
komputer yang terkenal.
- Software aplikasi, merupakan program yang langsung memproses penggunaan
komputer oleh pengguna akhir. Contohnya, analisis sales, upah, dan program
pengolahan kata.
- Prosedur, merupakan intruksi operasi bagi orang yang akan menggunakan sebuah
sistem informasi.
d. Sumber Daya Data
Pengertian data lebih daripada raw material pada sistem informasi. Konsep sumber
daya data diperluas oleh manajer dan para professional sistem informasi. Mereka
8
menyadari bahwa data merupakan sumber daya organisasi yang berharga. Konsep data
sebagai sumber daya organisasi dihasilkan dalam berbagai perubahan di organisasi
modern. Sebelumnya data diambil hasil dari hasil transaksi umum, namun saat ini data
disimpan, diproses, dan dianalisis menggunakan aplikasi softwarecanggih yang
mengaitkan hubungan kompleks antara penjualan, pelanggan, kompetitor, dan pasar.
Data bisa berbagai bentuk, termasuk data alfa numerik yang terdiri dari angka, kata, dan
karakter lainnya yang menjelaskan transaksi bisnis dan peristiwa lainnya; data teks yang
terdiri dari kalimat dan paragraph dan ditulis dalam komunikasi tertulis; data gambar
seperti grafik, fotografi, dan gambar video, data audio, termasuk suara manusia dan
suara lainnya.
Sumber daya data pada sistem informasi biasanya diorganisir, disimpan, dan diakses
oleh berbagai teknologi manajemen sumber daya data ke dalam :
- Database yang menyimpan pengolahan dan pengorganisasian data
- Basis pengetahuan yang menyimpan pengetahuan dalam berbagai bentuk seperti fakta,
aturan, dan contoh kasus mengenai praktik bisnis yang sukses.
e. Sumber Daya Jaringan
Teknologi komunikasi dan jaringan seperti internet, intranet, dan extranet merupakan
hal yang penting terhadap kesuksesan bisnis dan perdagangan komersial dari seluruh
jenis organisasi dan komputer organisasi berdasarkan sistem informasi. Jaringan
telekomunikasi terdiri dari komputer, prosesor komunikasi, dan alat lainnya yang
dihubungkan oleh media komunikasi dan dikontrol oleh software komunikasi. Konsep
sumber daya jaringan menekankan bahwa teknologi komunikasi dan jaringan
merupakan komponen sumber daya yang mendasar dari semua sistem informasi.
Sumber daya jaringan termasuk :
- Media Komunikasi. Contohnya kabel fiber optik, microwave, selular, teknologi
wireless satelite.
- Infrastruktur Jaringan. Kategori umum ini menekankan bahwa banyak hardware,
software, dan teknologi data dibutuhkan mendukung operasi dan penggunaan jaringan
komunikasi. Contoh prosesor komunikasi adalah modem dan prosesor internetwork, dan
software kontrol komunikasi, seperti sistem operasi jaringan, dan paket browsing
internet.
9
2.4 Aktivitas Sistem Informasi
Terdapat 5 aktivitas dasar pengolahan informasi dalam sistem informasi, yaitu:
a. Sumber Daya Input Data (Input)
Data mengenai transaksi bisnis dan transaksi lainnya harus diambil dan disiapkan
untuk diproses dengan kegiatan dasar entri data merekam dan mengedit. Pengguna akhir
biasanya merekam data tentang transaksi pada beberapa jenis medium fisik, seperti
paper, atau memasukkan secara langsung kedalam sistem komputer. Hal ini biasanya
termasuk berbagai kegiatan mengedit untuk memastikan bahwa data yang telah dicatat
benar. Saat data dimasukkan harus ditransfer kedalammachine readable media, seperti
disket atau tape hingga saat pemrosesan.
b. Pemrosesan Data kedalam Informasi (Processing)
Data biasanya dimanipulasi dengan kegiatan kalkulasi, perbandingan, pengurutan,
klasifikasi, dan penjumlahan. Kegiatan mengorganisasi, menganalisis, dan
memanipulasi data lalu mengkonversi data kedalam informasi oleh pengguna akhir.
Kualitas data disimpan dalam sistem informasi dan harus dijaga dengan proses koreksi
dan pembaharuan (updating) secara terus-menerus.
c. Output Produk Informasi (Output)
Informasi dalam berbagai bentuk ditransmisi ke pengguna akhir dan membuat
ketersediaan dalam kegiatan output. Tujuan sistem informasi adalah menghasilkan
produk informasi yang tepat bagi pengguna akhir. Produk informasi yang umum adalah
tampilan video, dokumen kertas, dan balasan audio yang menyediakan pesan, formulir,
laporan, daftar, tampilan grafik, dll.
d. Penyimpanan Data, Model, dan Pengetahuan Sumber Daya (Storage)
Penyimpanan adalah sistem komponen utama dari sistem informasi. Penyimpanan
merupakan kegiatan sistem informasi yang mana sumber daya data dan informasi
disimpan dalam sebuah cara pengorganisasian untuk selanjutnya dipergunakan. Sumber
daya data dan informasi yang penting dari sebuah organisasi biasanya disimpan oleh
sistem informasi dalam bentuk berikut :
- Database, yaitu proses penyimpanan dan organisasi data yang dibutuhkan oleh
perusahaan dan pengguna akhir.
- Basis Model, yaitu menyimpan model konseptual, matematik, dan logika yang
menyatakan hubungan bisnis, perhitungan rutin, atau teknik analisis.
- Basis Pengetahuan, yaitu menyimpan pengetahuan berupa subjek dalam berbagai
bentuk seperti fakta atau peraturan.
10
e. Kontrol Kinerja Sistem (Control)
Sebuah sistem informasi seharusnya menghasilkan umpan balik mengenai
kegiatan input, processing, output, dan storage. Umpan balik ini harus diawasi dan
dievaluasi untuk menentukan jika sistem memperlihatkan hasil standar. Lalu aktivitas
sistem harus disesuaikan sehingga produk informasinya tepat diproduksi bagi pengguna
akhir.
2.5 Jenis Sistem Informasi
Sistem informasi dikategorikan ke dalam dua peran utama yaitu :
1. Sistem Pendukung Operasional (Operations Support Systems)
Sistem informasi selalu dibutuhkan untuk memproses data yang dihasilkan dan
digunakan dalam operasi bisnis. Contohnya sistem pendukung operasional
menghasilkan berbagai produk informasi untuk pengguna internal dan eksternal yang
tidak menekankan produk informasi spesifik sehingga dapat digunakan oleh manajer.
Pengolahan lebih lanjut oleh sistem informasi manajemen biasanya dibutuhkan. Peran
sistem pendukung operasional adalah memproses transaksi bisnis, mengontrol proses
industri, mendukung komunikasi dan kolaborasi perusahaan, serta mengupdate database
perusahaan secara efisien. Sistem pendukung operasional terdiri dari :
- Sistem Proses Transaksi (Transaction Processing Systems) Proses data yang
dihasilkan dari transaksi bisnis, mengupdate database operasional, dan menghasilkan
dokumen bisnis. Contohnya : proses inventori dan penjualan, sistem accounting.
- Proses Sistem Kontrol (Process Control Systems)
Proses monitor dan kontrol industri. Contohnya : penyulingan minyak bumi,
pembangkit listrik, sistem produksi baja.
- Sistem Kolaborasi Perusahaan (Enterprise Collaboration Systems)
Tim pendukung, kelompok kerja, dan kolaborasi serta komunikasi perusahaan.
Contohnya : sistem e-mail, chat, dan video conference.
2. Sistem Pendukung Manajemen (Management Support Systems)
Saat aplikasi sistem informasi fokus pada penyediaan informasi dan dukungan untuk
keefektifan pembuat keputusan oleh manajer, disebutnya sistem pendukung manajemen.
Secara konsep, beberapa tipe major dari sistem informasi mendukung berbagai
tanggung jawab pembuat keputusan, yaitu:
- Sistem Informasi Manajemen (Management Information Systems - MIS)
Menyediakan informasi dalam bentuk laporan spesifik dan display untuk mendukung
pembuat keputusan bisnis. Contohnya : analisis penjualan, performance produksi, dan
sistem laporan tren biaya.
11
- Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support Systems - DSS) Menyediakan
dukungan interaktif ad hoc untuk proses pembuat keputusan manajer dan profesional
bisnis lainnya. Contohnya : pelabelan harga produk, estimasi keuntungan, dan sistem
analisis resiko.
- Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information Systems - EIS) Menyediakan
informasi kritis dari MIS, DIS, dan sumber daya lainnya yang disesuaikan terhadap
kebutuhan informasi eksekutif. Contohnya : sistem untuk mempermudah akses analisis
performance bisnis, aksi kompetitor, dan pengembangan ekonomi untuk mendukung
perencanaan strategis.
12
BAB III
PEMBAHASAN
3.1
Profil Perusahaan Shuttle Express
Shuttle Express didirikan pada tahun 1979, bermula dari keinginan manajemen
San Juan Airlines untuk menyediakan jasa transpotasi darat yang mengedepankan
Keselamatan, Pelayanan dan Kehandalan (Safety, Service and Reliability). San Juan
Airlines adalah perusahaan penerbangan komuter tertua yang dikenal sebagai
perusahaan penerbangan yang paling handal dan aman. Berbekal reputasi dari San Juan
Airlines dan hasil studi mengenai transportasi darat di AS saat itu, maka Shuttle Express
didirikan dengan mengadopsi budaya keselamatan (safety) serta profesional dari San
Juan Air. Keselamatan, Pelayanan dan Kehandalan (safety, service and reliability )
merupakan motto Shuttle Express yang menjadi dasar dalam pelaksanaan operasi
bisnisnya. Motto ini membawa pengaruh terhadap pilihan strategi bisnis dari Shuttle
Express dari tahun ke tahun.
Di sisi keselamatan Shuttle Express menekankan pada kelengkapan peralatan
keselamatan dari armadanya, dan para pengemudinya selalu diwajibkan untuk
mengemudi dengan aman dan selamat (defensive driving). Shuttle Express sangat
memperhatikan pelayanan kepada pelanggan. Untuk memenangkan persaingan dengan
perusahaan sejenis, Shuttle Express selalu memperhatikan hal-hal yang mendasar dan
sederhana seperti mobil selalu dalam keadaan bersih, pegawai berseragam lengkap,
membuka pintu, membawakan bagasi penumpang dan detail perhatian-perhatian lainnya
dari pengemudi dan staff perusahaan kepada pelanggannya. Kehandalan dicapai dengan
memperhatikan ketepatan waktu, skedul pengemudi, jadwal perjalanan dan ketepatan
dalam memenuhi permintaan pelanggan. Untuk mendeliver tujuan-tujuan diatas, Shuttle
Express terus memperbaiki proses dan sistem bisnisnya.
Pertumbuhan perusahaan dari sisi jumlah armada, pegawai, dan pelanggan
dikombinasikan dengan perubahan-perubahan lingkungan eksternal mengakibatkan
proses dan sistem bisnis yang tadinya sangat mendukung, sejalan dengan pertumbuhan
berubah menjadi kendala bagi perusahaan untuk berkembang. Manajemen Shuttle
Express menyadari hal ini, Salah satu enabler yang mereka gunakan untuk
mengantisipasai perubahan-perubahan dan tetap mencapai tujuan-tujuan perusahaan
adalah melalui penerapan teknologi informasi. Dengan penerapan teknologi yang tepat
kemampuan Shuttle Express untuk menangkap peluang pasar dengan efektif dan
menguntungkan semakin besar.
13
MATRIKS KOMPONEN SISTEM INFORMASI
SHUTTLE EXPRESS TAHUN 1995
Sumberdaya
Hardware & Netware
Software
SDM
Data
Aktifitas
Mesin
Media
Program
-
Windows NT
(Operating System)
Prosedur
Spesialis
Prosedur Data Entry
PC NEC 486
Server (Digital
Equipment
Alpha AXP)
Network Server
(LAN)
phone/headset
-
-
Microsoft Access
(Reservation)
Output
Pager
Printer
Graphical User
Interface (Monitor)
Pager
Kendaraan
Konsumen
Data Entry Display
Pengemudi
Tarif
Windows NT
(Operating System)
Penghitungan tarif
berdasarkan lokasi dan
membuat nomer
pemesanan
Data Konsumen
Lokasi Keberangkatan
-
-
Microsoft Access
(Reservation &
Dispatching)
Kertas
NEC PC
workstation
Lokasi Keberangkatan
Lokasi Tujuan
-
Telepon
Pemrosesan
Data Konsumen
Agent
Input
Produk Informasi
User
Windows NT
(Operating System)
Microsoft Access
(Dispatching)
DBMS MS Access
Lokasi Tujuan
Kendaraan
Data Status
Display
Pengemudi
Tarif
Secara otomatis
menghubungi pager
pengemudi dan
memberikan informasi
trip konsumen
-
Konsumen
Tagihan
Operator
Reservasi
Data Status
Display
-
Pengemudi
Prosedur input dan
backup data
Rute Perjalanan
Data Konsumen
Lokasi Keberangkatan
Lokasi Tujuan
Penyimpanan
Magnetik disc
drive
4 x 1,2Gb Hardisk
Supervisor
Agent
Kendaraan
Informasi
Reservasi
Pengemudi
NOS Windows NT
Tarif
Rute Perjalanan
Pager
Pager
Pengendalian
Operator telepon
Telepon
Program monitoring
performans dan
keamanan
Prosedur pengaturan
jadwal pengiriman /
pengantaran
Supervisor
Operator
Reservasi
Pengemudi
Data Konsumen, Travel
Informasi, Driver Report
Detail Informasi
Reservasi
3.2
Sistem Informasi Manajemen Shuttle Express Tahun 1990
Tantangan yang dihadapi oleh Shuttle Express di tahun 1994 adalah bagaimana
meningkatkan kecepatan dan ketepatan dalam proses penerimaan order, penjadwalan
dan pengelolaan data base. Penerapan strategi TI pada masa itu disajikan dalam matrik
sistem informasi di atas. Dari tabel tersebut terlihat bahwa pemanfaatan teknologi
informasi di tahun 1995 masih terbatas pada PC yang didukung oleh aplikasi
pengolahan data base. Di tahun tersebut, infrastrktur TI seperti ini sudah mampu
mengkomodasi kebutuhan perusahaan untuk tetap beroperasi secara effisien dan efektif.
Sejak sistem informasi tersebut dilaksanakan Shuttle Express telah berhasil
menangani lebih dari 695.000 pesanan. 75 armada Shuttle Express membawa lebih dari
7.500 pelanggan setiap harinya dari dan menuju bandara. Rute perjalanan yang biasanya
ditempuh dalam 8 jam kini dapat ditempuh dengan waktu yang jauh lebih singkat yaitu
3 jam. Jumlah karyawan pun lebih effisien, misalnya dispatcher yang semula berjumlah
3 dispatcher per shift, kini cukup 2 dispacther di pagi hari dan 1 dispacther di siang hari.
Keuntungan lainnya dari penerapan sistem informasi tersebut diantaranya ketepatan
waktu dan ketapatan dalam memenuhi permintaan pelanggan jauh meningkat,
dibandingkan dengan masa-masa dimana perusahaan menerapkan papan magnet dan
sistem reservasi manual. Pada tahun 2008, Shuttle Express telah berhasil meningkatkan
jumlah pelanggan yang dapat dilayaninya menjadi 714.000.
Hal lain yang perlu diperhatikan adalah kemampuan Shuttle Express untuk tetap
menetapkan harga yang wajar dari pelayanan armada shuttlenya. Hal ini menunjukkan
bahwa Shuttle Express telah berhasil memilih teknologi yang tepat dan investasi yang
ditanamkan mampu ditutupi dengan bertambahnya revenue karena kemampuan dari
Shuttle Express untuk melayani penumpang yang semakin membesar. Fakta-fakta diatas
tersebut menunjukkan bahwa penerapan teknologi sistem informasi yang tepat mampu
mendukung pertumbuhan bisnis dan kemampuan bersaing dari Shuttle Express.
Penerapan teknologi informasi oleh Shuttle Express di tahun 1995 tidak terlepas
dari bagaimana perusahaan mengantisipasi perubahan-perubahan yang terjadi di dalam
di luar lingkungan bisnisnya. Tujuan bisnis dari perusahaan berusaha dicapai dalam
kerangka moto yang mereka miliki yaitu Safety, Service dan Reliability (Keselamatan,
Pelayanan dan Kehandalan). Setiap upaya yang mereka lakukan guna mengantisipasi
pertumbuhan dan perubahan, serta mencapai tujuan bisnis tidak pernah terlepas dari
bagaimana upayaupaya tersebut mampu meningkatkan Keselamatan, Pelayanan dan
Kehandalan dari sistem dan operasional perusahaan.
3.3
Sistem Informasi Shuttle Express Saat Ini
Di dalam dunia bisnis tidak ada yang kekal kecuali perubahan. Demikian halnya
dengan bisnis dari Shuttle Express. Inovasi teknologi informasi dari Suttle Express terus
berlanjut seiring perkembangan teknologi baru, tantangan dan peluang yang dihadapi
dalam operasi bisnis sehari-hari. Kini Shuttle Express beroperasi dengan cara dan sistem
yang jauh berbeda. Banyak teknologi yang sebelumnya tidak pernah diterapkan kini
menjadi hal yang umum. Beberapa teknologi baru yang diadopsi Shuttle Express
diantaranya:
a.
E-commerce dan Internet Reservation
Saat ini tingkat kepemilikan komputer dan smartphone semakain merata.
Pelanggan dimanjakan dengan kebebasan dan fleksibilitas untuk melakukan reservasi
dan pembelian dimanapun mereka berada sejauh mereka terhubung dengan internet.
Bagi perusahaan keberadaan internet telah menghilangkan kendala dan keterbatasan
geografis dan waktu. Internet memungkinkan perusahaan untuk memperluas jangkauan
pasarnya dengan biaya relatif murah.
Shuttle Express telah menerapkan sistem reservasi yang dibundle dengan
pembayaran online menggunakan kredit card. Untuk menjamin keamanan jaringan
akses pelanggan diproteksi dengan secure SSL connection. Dengan sistem reservasi ini,
pelanggan dapat melakukan reservasi kapan saja dan dari mana saja di seluruh dunia
dengan aman dan nyaman. Melalui akses internet pula, para pelanggan dapat melakukan
pemesanan jasa dan produk berikut:
- Share Ride and exclusive van service
- Town Car-Limo service
- Cruise transfers
- Convention transfers
- Wine tasting - Special Event: Saint Nicks Open House Dec 1-2
- Seattle sightseeing tours and charters
b.
ALERT system
Sistem ALERT merupakan aplikasi yang digunakan oleh Shutle Express untuk
mendukung proses reservasi, dispatching, penagihan dan pelaporan (reporting). Dengan
adanya sistem ini Shuttle Express dapat beroperasi lebih cepat, akurat, handal dan
nyaman bagi pelanggan dan karyawannya.
16
1.
Sistem Reservasi
Sistem Reservasi di dalam ALERT memberikan informasi utama yang
diperlukan untuk memproses pesanan pelanggan dengan cepat dan tepat. Data yang
diinput selama proses reservasi akan disimpan di dalam data base.
2.
Sistem Dispatching
Sistem Dispaching merupakan kelanjutan dari proses reservasi. Data reservasi
akan digunakan oleh sistem dispacher untuk mengalokasikan dan mendistribusikan
pemesanan kepada unit armada dan pengemudi. Sistem akan menghitung secara
otomatis dengan algoritma transportasi untuk mendapatkan jadwal dan pembagian rute
yang paling effisien. Dengan adanya sistem ini proses pembagian rute dan penjadwalan
menjadi lebih cepat dan akurat. Kesalahan-kesalahan yang kerapkali timbul karena
menggunakan manual proses dapat diminimalkan.
c.
Data Back Up System
Data Back Up system bertujuan untuk menyimpan data-data penting yang
dibutuhkan oleh Shuttle Express. Back up data akan digunakan jika data utama yang
digunakan disistem mengalami kerusahan (corupt). Kerusakan data dalam sistem yang
sudah terkomputerisasi dapat melumpuhkan aktifitas bisnis dari perusahaan, dengan
adanya back up system tersebut Shuttle Express memiliki Business Continuity Plan
(BCP), sehingga pada situasi apapun pelayanan kepada pelanggan tidak akan terhenti.
d.
HWeb Mobile Data Terminal
Mobile Data Terminal (MDT) digunakan oleh pengemudi untuk menerima
pesan, memonitor jadwal dan reservasi, melakukan transaksi pembayaran dan
rekonsiliasinya serta berbagai aktifitas lain yang dilakukan oleh pengemudi. Penerapan
dari MDT memerlukan sosialisai yang sangat terstruktur dan efektif, agar para
pengemudi dapat memanfaatkan fungsi-fungsi yang tersedia dengan baik.
Beberapa fitur yang terdapat dalam MDT adalah:
 GPS Integration







Reservation Detail Displa
2-Way Messaging
Quick Respond Capable
Credit Card Capture
Bar Code Scan Capable
Driver Self-Reconciliation
Thermal Printer
17
e.
GPS Fleet Tracking
Teknologi GPS pada awalnya adalah teknologi yang dimiliki oleh militer di
Amerika Serikat. Kini teknologi ini tersedia dan dapat digunakan untuk kepentingan
bisnis dan umum. Teknologi GPS sangat mendukung operasi banyak perusahaan
logistik dan transportasi. Dengan adanya teknologi ini kantor pusat dapat memonitor
posisi, arah dan keceptan kendaraaan secara real time. Teknologi GPS memanfaatkan
kemampuan satelit untuk mendeteksi arah, kecepatan dan posisi dari kendaraan. Data
yang diperoleh oleh satelit akan ditransmisikan melalui jaringan telpon atau jaringan
komunikasi lainnya yang tersedia.
Manfaat teknologi GPS bagi Shuttle Express diantaranya adalah:
Kantor pusat dapat memonitor keberadaan dan posisi dari armada yang dimilikinya,
sehingga reservasi baru dapat dialoksikan dengan cepat dan tepat kepada armada
yang terdekat.
GPS dapat digunakan sebagai alat untuk memonitor dan mengevaluasi disiplin
pengemudi dalam hal kepatuhan terhadap misalnya kecepatan maksimum
berkendara. Hal ini sangat mendukung implementasi dari moto Shuttle Express
terkait Safety (Keselamatan).
GPS juga memungkinkan departemen pelayanan pelanggan untuk memberikan
informasi yang akurat terkait keberadaan dan perkiraan kedatangan kendaraan
kepada para pelanggannya.
Jika kita menggunakan klasifikasi sistem informasi yang dikemukan oleh
O’Brien (2005), maka sistem informasi yang diaplikasikan oleh Shuttle Express saat ini
terdiri atas:
1. Operations Support System
a. Specilaized Processing system
b. Expert system: memberikan rekomendasi penjadwalan yang effisien
c. Strategic information system: database perilaku konsumen
d. Functional business system: database karyawan dan payroll
e. Transaction Processing System: sistem reservasi dan billing
f. Process Control System: GPS Fleet Tracking
g. Enterprise Collaboration System: system reservasi, dispatcher dan MDT yang
terintegrasi
2. Management Support System
a. Management informations system: Laporan-laporan operasional
b. Decision Support System: Laporan keberadan dan availability dari kendaraan
dan pengemudi secara real time
18
c. Executive Informations system: Data-data pelanggan dan perilakunya diolah
dan disimpan di dalam server, dan digunakan oleh top manajemen dalam
membuat strategi pemasaran.
d. Specialized Processing system: expert system yang memberikan rekomendasi
rute tercepat berdasarkan teknologi GPS dan data historis yang diinput ke dalam
data base sistem pakar.
Gambar 2. Interface website Shuttle Express yang friendly
Gambar 3. Sistem Informasi Shuttle Express Berbasis Web Saat Ini
19
BAB IV
KESIMPULAN
Sistem informasi merupakan suatu hal yang sangat penting dalam dunia bisnis
dewasa ini. Dengan adanya sistem informasi, maka perusahaan dapat membuat proses
bisnisnya menjadi lebih efektif dan efisien. Dalam jangka pendek, hal ini akan sangat
membantu perusahaan untuk memberikan nilai tambah bagi pelanggannya, sementara
untuk jangka panjang sistem informasi akan membuat operasional dan strategi
perusahaan menjadi lebih powerfull dan mampu menghadapi persaingan di masa depan.
Sistem informasi Shuttle Express mengalami perubahan dari tahun ke tahun
sesuai dengan kondisi dan kebutuhan serta ketersedian teknologi informasi pada saat
sistem informasi itu dikembangkan dan diimplementasikan. Berdasarkan analisa dari
data-data yang tersedia dapat dilihat bahwa perencanaan pengembangan dan
pengimplementasian sistem informasi didasari oleh kebutuhan organisasi serta
memanfaatkan teknologi informasi yang tersedia dengan tepat.
Dari pembahasan studi kasus Shuttle Express ini bisa diambil kesimpulan
bahwa, untuk sebuah organisasi bisnis, pengembangan dan pengimplementasian sistem
informasi yang tepat akan menghasilkan manfaat yang sangat besar dalam
meningkatkan keunggulan kompetitif dan berpengaruh kepada menangkap peluang
pasar serta meningkatkan keutungan.
DAFTAR PUSTAKA
O’Brien, JA. 1991. Introduction to Information Systems in Business Management. Sixth
Edition. Irwin Homewood, II. 60430 Boston
O’Brien, JA and George Marakas. 2010. Introduction to Information Systems. Fifteenth
Edition. McGraw-Hill International Edition.
Website:
http://www.scribd.com/doc/12230747/Peran-Sistem-Informasi-Manajemen-DalamPengambilan-Keputusan-Organisasi (diakses 20 Januari 2014)
http://kundang.blog.esaunggul.ac.id/ (diakses 20 Januari 2014)
http://www.shuttleexpress.com/ (diakses 20 Januari 2014)
21
Download