BAB 4 ANALISIS DAN BAHASAN Audit operasional atas
advertisement
BAB 4 ANALISIS DAN BAHASAN Audit operasional atas pendapatan dan pengeluaran pada Apartemen Istana Sahid digunakan untuk menilai efektifitas, efisiensi dan keekonomisan. Berdasarkan ruang lingkup yang telah dijelaskan pada bab pertama, maka dalam bab keempat ini akan dibahas mengenai pelaksanaan audit operasional yang dimulai dari survey pendahuluan, evaluasi pengendalian intern, audit program atas siklus pendapatan dan pengeluaran, kemudian menjabarkan hasil temuan audit dan rekomendasi. Pembahasan kegiatan audit operasional atas siklus pendapatan dan pengeluaran salah satunya dikarenakan apartemen banyak melakukan kegiatan keuangannya melalui transaksi antar bank. Tujuan evaluasi pengendalian internal dan audit operasional atas siklus pendapatan dan pengeluaran yang dilakukan pada Apartemen Istana Sahid adalah: 1. Untuk mengetahui bagaimana proses pengendalian internal atas siklus pendapatan dan pengeluaran di Apartemen Istana Sahid, apakah telah berjalan sesuai prosedur yang ditetapkan atau tidak. 2. Melakukan penilaian atas kegiatan penjualan, penerimaan dan pengeluaran kas perusahaan, apakah telah dilakukan sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan perusahaan. 3. Untuk menilai apakah siklus pendapatan dan pengeluaran perusahaan telah dilakukan secara efektif dan efisien. 4. Mengidentifikasi dan mengevaluasi kekurangan atau kelemahan-kelemahan di dalam kegiatan operasional pendapatan dan pengeluaran perusahaan yang sedang berjalan. 46 5. Memberikan rekomendasi dan saran-saran perbaikan untuk memperbaiki kekurangan atau kelemahan yang ditemukan untuk mengingkatkan kinerja pada kegiatan operasional siklus pendapatan dan pengeluaran. 4.1 Tahap Audit Sebelum dilakukannya kegiatan pemeriksaan, dilakukan penyusunan suatu rencana kerja audit. Berikut ini rencana kerja audit atas siklus pendapatan dan pengeluaran pada Apartemen Istana Sahid, yaitu: 1. Audit Pendahuluan Tahap ini dilakukan untuk mendapatkan informasi mengenai latar belakang terhadap objek penelitian yaitu Apartemen Istana Sahid. Pada tahap ini dikumpulkan informasi mengenai sistem penjualan, penyewaan, penagihan piutang, pembelian, pembayaran utang, penerimaan dan pengeluaran kas. Pada tahap ini dilakukan pemeriksaan dengan beberapa prosedur, antara lain: a. Wawancara Wawancara dilakukan langsung dengan manajer akuntansi, bagian keuangan, penjualan dan pembelian, dan juga menggunakan kuesioner yang telah dirancang agar dapat menjelaskan kegiatan sebenarnya pada proses dari siklus pendapatan dan pengeluaran. b. Pengamatan langsung Pengamatan dilakukan secara langsung ke bagian akuntansi, keuangan, penjualan dan pembelian dengan mengamati aktivitas-aktivitas yang dilakukan tersebut, dan juga mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang berkaitan dengan proses dari siklus pendapatan dan pengeluaran pada Apartemen Istana Sahid. 47 2. Review dan Pengujian atas Sistem Pengendalian Manajemen Mengidentifikasi kelemahan SPM objek audit, dengan tujuan untuk menilai efektivitas pengendalian manajemen dalam menjalankannya sehingga dapat dipahami pengendalian yang berlaku pada objek audit dan dengan lebih mudah dapat diketahui potensi-potensi terjadinya kelemahan pada berbagai aktivitas yang telah dilakukan. 3. Audit Rinci / Lanjutan Melakukan pemeriksaan lebih rinci terhadap bukti dan dokumen terkait agar mendapat gambaran lebih rinci dalam pemeriksaannya dan juga dilakukan pengembangan temuan untuk mencari keterkaitan antara satu temuan dengan temuan lainnya dalam melakukan penilaian tingkat efektifitas dan efisiensi atas siklus pendapatan dan pengeluaran. Kemudian mengolah bukti menjadi temuan yang kemudian diklasifikasikan menjadi kondisi, kriteria, sebab, akibat, dan untuk mendukung kesimpulan audit dan rekomendasi yang diberikan. 4. Pelaporan Tahapan ini bertujuan untuk mengkomunikasikan hasil audit termaksud rekomendasi kepada berbagai pihak yang berkepentingan. Laporan tersebut antara lain: a. Pengorganisasian konsep laporan seperti pengutaraan temuan, rekomendasi, serta manfaat. b. Mendiskusikan laporan dengan pihak yang terkait dari apartemen tersebut dan memberikan laporan yang telah selesai kepada mereka apabila mereka menginginkan laporan tersebut. 48 5. Tindak lanjut Tahap akhir dari audit ini seharusnya adalah untuk mendorong pihak-pihak yang berwenang untuk melaksanakan perbaikan sesuai dengan rekomendasi yang diberikan namun karena ini hanya sebatas penelitian maka tindak lanjut tersebut tidak perlu diberikan dan dilaksanakan. 4.2. Pelaksanaan Audit Operasional 4.2.1 Survey Pendahuluan Survey pendahuluan ini dilakukan untuk memperoleh informasi yang bersifat umum mengenai latar belakang objek yang diperiksa berkaitan dengan prosedur pendapatan dan pengeluaran pada Apartemen Istana Sahid. Pemeriksaan pendahuluan dilakukan dengan: 1. Wawancara langsung kepada bagian pejabat berwenang apartemen istana sahid antara lain bagian Public Relation, akuntansi, keuangan, pembelian, dan penjualan. Sehingga diperoleh data-data yang akurat mengenai kegiatan apartemen yang terkait dengan kegiatan yang diteliti. 2. Mendapatkan gambaran umum mengenai pengendalian intern, kebijakan, sejarah, visi, misi, kegiatan, produk, fasilitas, struktur organisasi, kegiatan penjualan, pembelian, penyewaan, utang, piutang, penerimaan kas, dan pengeluaran kas. 3. Mengadakan pengamatan fisik yang mencakup fasilitas, kedisiplinan, dan kompetensi dari personil yang terlibat di dalam kegiatan penjualan, pembelian, penyewaan, utang, piutang, penerimaan kas, dan pengeluaran kas. 4. Mempelajari tahap-tahap prosedur penjualan, penyewaan, pembelian, pencatatan utang, piutang, penerimaan, dan pengeluaran kas. 49 5. Memberikan kuesioner untuk mengetahui informasi lain yang berhubungan dengan kegiatan penjualan, pembelian, penyewaan, utang, piutang, penerimaan kas, dan pengeluaran kas. 6. Mengumpulkan bukti-bukti tertulis mengenai posedur-prosedur yang ditetapkan perusahaan dan membuat ikhtisar atas temuan-temuan yang penting. 7. Mengevaluasi hasil wawancara, kuesioner, dan pengamatan yang dilakukan. 8. Meminta penjelasan atas kelemahan yang ditemui. Melalui survei pendahuluan, wawancara, dan daftar pertanyaan tersebut, makan didapat informasi sebagai berikut: 1. Informasi khusus a. Apartemen miliki 2 tipe penjualan yaitu barang (fully furnished : fasilitas unit untuk pemilik unit seperti AC, bath up, sofa, dll.) dan unit (kamar dan ruangan). b. Apartemen melakukan penjualan dan penyewaan unit maupun barang berupa fasilitas untuk pemilik unit secara tunai demi menghindari piutang yang kemungkinan tak terbayarkan atau tertagih. c. Ketidakadaannya observasi dan pengamatan secara khusus atau evaluasi terhadap minat masyarakat untuk melakukan suatu pembelian atau penyewaan secara kredit. Apartemen hanya menjual jasanya (fully serviced) secara kredit. d. Persetujuan penjualan dilakukan oleh bagian penjualan setelah dilakukan negoisasi harga atas unit, kamar, dan ruangan. e. Bagian penjualan bertugas membuat formulir pemesanan pelanggan dan membuatkan faktur penjualan ketika penjualan telah disetujui oleh kedua 50 belah pihak. Kemudian bagian penjulan membuatkan faktur pajak untuk diberikan kepada calon pembeli atau penyewa. f. Penagihan piutang atas jasa harus disertakan faktur pajak yang harus ditanda-tangani oleh direksi yang berada di kantor pusat. g. Apartemen memiliki batas waktu pelunasan piutang jasanya dalam waktu seminggu. h. Apartemen memiliki sanksi atas keterlambatan pelunasan piutang. Contoh apabila terlambat membayar listrik, listrik di unit yang pemiliknya telat akan dimatikan sampai dia melunasi pembayarannya. i. Apartemen memiliki pelanggan mulai dari mahasiswa sampai bos-bos, dari orang perorangan sampai perusahaan, supermarket, restoran, dan dari warga lokal sampai Asing. j. Mata uang yang digunakan yaitu Rupiah dan Dollar. k. Yang melakukan permintaan pembelian barang adalah bagian house keeping atas dasar keperluan kantor, apartemen, dan pemilik unit yang harus mendapat persetujuan dari bagian pembelian dan keuangan. l. Pembelian yang dilakukan oleh apartemen dibagi menjadi 3 kategori yaitu untuk fasilitas gedung, kebutuhan kantor, dan kebutuhan pemilik unit. m. Bagian pembelian bertugas membuat formulir permintaan pembelian peralatan kantor dan fasilitas apartemen untuk pemilik. n. Bagian keuangan menyetujui anggaran yang akan dikeluarkan untuk membiayai peralatan-peralatan tersebut kemudian membayarkan ketika barang tersebut tiba. Pembayaran tersebut harus diotorisasi oleh manajer keuangan. Bagian keuangan juga melakukan pencatatan utang dan piutang. o. Pembayaran utang biasanya dibayarkan pada saat tanggal jatuh tempo. 51 p. Bagian akuntansi membuat laporan keuangan sesuai data di bagian keuangan dan dokumen yang terkait dengan berbagai transaksi yang terjadi. q. Apartemen memiliki beberapa pemasok tetap. r. Bagian pembelian yang membuat permintaan penawaran harga kepada pemasok, jumlah tersebut tergantung jumlah dan jenis barang. Apabila harganya tidak sesuai atau kemahalan makan akan dibuat penawaran ke pemasok lainnya. s. Yang menerima barang, memverifikasi dan menandatangani adalah bagian house keeping. Setelah itu bagian house keeping yang mengirimkan barang kepada bagian-bagian kantor dan apartemen yang membutuhkan dan pemilik unit. t. Pembayaran utang dan piutang dapat dilakukan melalui tunai, cek, giro maupun bank. u. Bagian akuntansi melakukan pencatatan saat barang diterima dan pada saat pembayaran dilakukan. v. Apartemen memiliki auditor internal. w. Apartemen hanya melakukan pemasaran di Jakarta, kurangnya pemasaran melalui media elektronik lainnya. x. Kurangnya koordinasi dalam sosialisasi iklan dan promosi program penyewaan suatu unit apartemen. 2. Catatan pembukuan dan dokumen-dokumen yang terkait A. Pembukuan dan dokumen yang digunakan pada siklus pendapatan adalah: 52 a. Daftar harga (Price Lists) Merupakan daftar dari harga-harga yang telah ditetapkan apartemen untuk setiap unit, ruangan, kamar, fasilitas apartemen, dan jasa-jasa yang dijual di dalamnya. Untuk unit sendiri, harga tersebut didasari jumlah kamar dan fasilitasnya. Daftar harga ini yang menjadi acuan dalam memberikan negoisasi harga jual kepada pembeli. b. Formulir Pesanan pelanggan Merupakan dokumen yang berisi pesanan pelanggan yang dibuat oleh bagian pemasaran, dapat dilakukan melalui faks, telepon, dan email. Formulir tersebut berisikan nama pelanggan, tipe kamar (besar/kecil, jumlah kamar, jenis fasilitas,dll), jumlah yang dipesan, tanggal pesanan, dan otorisasi oleh pihak yang terkait. Pesanan tersebut dibagi menjadi 3 kategori yaitu pesanan kamar yang akan dibeli atau disewa, pesanan barang-barang yang dibutuhkan oleh pemilik unit seperti kursi, AC, bath tub, meja, lemari, lampu, dan ketiga yaitu jasa operasional apartemen (Fully Serviced). c. Pemesanan penjualan Merupakan catatan secara manual yang dilakukan bagian penjualan untuk mencatat pesanan pelanggan sesuai dengan dokumen pesanan pelanggan. d. Kartu Gudang Merupakan kartu yang digunakan oleh bagian House Keeping untuk mencatat setiap penerimaan dan pemasukan barang ke gudang. Dokumen ini berisi no. kartu, nama barang, satuan barang, tanggal, 53 keterangan, jumlah yang masuk dan keluar, serta sisa barang yang terdapat di gudang. e. Tally sheet Merupakan dokumen yang dibuat oleh house keeping berdasarkan order penjualan yang diberikan bagian penjualan. Dokumen ini berisikan nama pelanggan, jumlah barang yang dipesan, tanggal pesanan, dan total biaya. f. Sales contract (kontrak penjualan) Dokumen tersebut dibuat berdasarkan kesepakatan penjualan yang telah disepakati oleh pembeli dan apartemen. Di sini dijelaskan harga yang telah disepakati mengenai unit dan jasa. g. Surat jalan (Delivery Order) Surat jalan ini (hanya untuk mereka yang telah menjadi pemilik unit yang membutuhkan barang berupa fasilitas apartemen seperti kursi, meja, dll.) dibuat oleh bagian penjualan (house keeping) untuk mengirim barang dari bagian house keeping kepada pemilik dan penyewa unit. Surat jalan ini berikan no. penjualan, tanggal pemesanan, nama pelanggan, alamat (no. kamar, no. unit, dan no. Ruangan), tanggal kirim, kuantitas, nama barang, harga satuan, dan total harga (Rp dan $). h. Faktur (Invoice) Ini dibuat oleh bagian penjualan untuk menyetujui pembelian dan penyewaan unit serta jasa kepada calon pembeli, penyewa, dan pemilik unit. Faktur ini akan diberikan oleh bagian penjualan kepada mereka pada saat mereka melunasi piutang apartemen. Isi faktur ini berupa 54 tanggal, no. faktur, nama pelanggan, kuantitas (kamar, barang, dan jasa), nama barang, harga satuan dan total harga (Rp. Atau $) i. Jurnal penjualan Daftar jurnal dari transaksi penjualan yang terjadi. j. Bukti pendapatan kas Bukti tersebut biasanya berbentuk slip di mana pemilik dan penyewa telah melunasi piutang atau pembayaran secara kas kepada apartemen. k. Jurnal pendapatan kas Jurnal yang berisikan daftar pendapatan kas untuk penagihan piutang atau pelunasan secara tunai pemilik atau penyewa kepada apartemen. l. Faktur pajak Merupakan dokumen yang dibuat karena apartemen mengenakan biaya pajak pada seluruh pemberian jasa, penjualan unit, dan penyewaan unit. B. Pembukuan dan dokumen yang digunakan pada siklus pengeluaran adalah: a. Formulir permintaan pembelian Formulir dibuat oleh bagian pembelian untuk melakukan permintaan pembelian. Terdapat 2 jenis pembelian, yaitu pertama pembelian peralatan kantor dan fasilitas gedung, kedua peralatan fasilitas untuk pemilik unit. b. Formulir Permintaan Penawaran Harga Sebelum pembelian, bagian pembelian melakukan negoisasi harga kepada pemasok dengan membuat formulir permintaan penawaran harga. Setelah disetujui maka pemasok akan membalas dengan mencantumkan harga barang yang tertera atau yang ditetapkan pemasok. 55 c. Purchase order (pesanan pembelian) Setelah harga disetujui oleh pemasok dan bagian keuangan, maka bagian pembelian akan membuat PO yang berisikan barang-barang yang akan dipesan. d. Surat jalan Pada saat barang yang dipesan diterima dari pemasok, maka bagian house keeping akan menerima Surat Jalan sebagai bukti bahwa barang telah diterima apartemen. e. Invoice (faktur) Surat yang dibuat pemasok sebagai bukti bahwa apartemen memiliki utang kepada pemasok. f. Jurnal pembelian Daftar jurnal dari transaksi pembelian yang terjadi. g. Bukti pengeluaran kas Bukti tersebut biasanya berbentuk slip di mana apartemen telah melunasi utang atau pembayaran secara kas kepada pemasok. h. Jurnal pengeluaran kas Jurnal yang berisikan daftar pengeluaran kas untuk melunasi utang atau membayar secara tunai kepada pemasok. 3. Kepegawaian Kepegawaian merupakan struktur organisasi apartemen, uraian distribusi jumlah tenaga kerja, dan uraian tugas untuk masing-masing bagian atau fungsi menurut struktur atau bagan organisasi tersebut. 56 4.2.2 Evaluasi Sistem Pengendalian Intern atas Siklus Pendapatan dan Pengeluaran di Apartemen Istana Sahid Setelah dilakukan survei pendahuluan dan mendapatkan gambaran, informasi mengenai kondisi dan kegiatan apartemen, maka tahap selanjutnya yaitu melakukan evaluasi sistem pengendalian internal atas siklus pendapatan dan pengeluaran pada Apartemen Istana Sahid. Evaluasi ini juga dilakukan sebagai dasar dalam menentukan batasan penelitian yang akan dilakukan. Cara yang dilakukan untuk mengevaluasi siklus-siklus ini yaitu dengan menyusun kuesioner yang diberikan kepada pihak-pihak terkait. Kuesioner ini berisikan beberapa pertanyaan untuk memastikan keberadaan pengendalian intern yang ada pada apartemen ini. Kegiatan tersebut akan dikatakan efektif dan efisien apabila pengendalian tersebut telah dijalankan dengan baik oleh apartemen. Kuesioner ini berisikan daftar pertanyaan seputar kegiatan operasional siklus pendapatan dan pengeluaran yang kemudian diberikan kepada fungsi yang terkait dengan siklus-siklus tersebut, yaitu bagian penjualan atau penyewaan, pembelian, akuntansi, dan keuangan. Kuesioner tersebut dimasukan ke dalam lampiran skripsi. Hasil dari kuesioner ini dijadikan dasar untuk audit terinci pada program audit. 4.3 Program Audit atas Siklus Pendapatan dan Pengeluaran pada Apartemen Istana Sahid Audit program digunakan untuk mengatur secara sistematis prosedur audit yang akan dilaksankan selama audit berlangsung. Audit program dibuat secara tertulis yang dijalankan dan bertujuan untuk membantu pelaksanaan audit operasional dalam menilai prosedur dan kebijakan pada siklus pendapatan dan pengeluaran apartemen. 57 Dalam menyusun audit program diperlukan kriteria awal dalam audit. Peranan kriteria dalam audit operasional merupakan hal yang penting, maka kriteria yang digunakan harus dapat mewakilkan penilaian ekonomisasi, efisiensi, dan efektivitas berbagai aktivitas di dalam perusahaan. A. Siklus Pendapatan 4.3.1. Pemeriksaan Terinci atas Penerimaan Pesanan Pelanggan 1. Tujuan Pemeriksaan Mengetahui apakah semua pesanan telah sesuai dengan prosedur yang ditetapkan oleh apartemen dan sesuai dengan permintaan pesanan pelanggan. 2. Prosedur Audit a. Memeriksa dan memastikan apakah terdapat prosedur penjualan secara tertulis dan telah dilaksanakan dengan baik dan benar. b. Memeriksa dan memastikan apakah pesanan penjualan menggunakan daftar harga yang telah ditetapkan apartemen. c. Memeriksa dan memastikan kelengkapan isi dari pemesanan penjualan telah tertera dengan jelas seperti harga, tanggal, jenis dan tipe kamar unit, barang, kuantitas, jenis fasilitas, dan total. d. Memeriksa dan memastikan apakah harga yang telah tertera tersebut merupakan kesepakatan antara kedua belah pihak. e. Memeriksa dan memastikan apakah pesanan penjualan dibuat sesuai dengan pemesanan pembelian yang diterima pelanggan. f. Memeriksa dan memastikan bahwa dokumen yang terkait dengan prosedur penerimaan pelanggan telah diotorisasi, disimpan, dan ditorisasi dengan baik dan benar. 58 g. Menganalisis kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam prosedur penerimaan pelanggan. h. Membuat kesimpulan dari hasil pemeriksaan dan temuan-temuan serta saransaran perbaikan. 3. Hasil Audit Berdasarkan lampiran ICQ yang telah dibuat atas prosedur audit maka dihasilkan bahwa: Apartemen telah memiliki kebijakan dan prosedur penjualan secara tertulis dan sesuai dengan kegiatan penjualan yang dilakukan. Pengendalian sudah berjalan cukup baik seperti penggunaan dokumen pemesanan telah memberikan informasi yang jelas dari pelanggan mengenai barang, jasa, unit, kamar, dan ruangan. Terdapat dokumen pemesanan penjualan yang dibuat berdasarkan pemesanan pembelian pelanggan. Dokumen-dokumen tersebut pun telah diotorisasi, disimpan, dan diarsip dengan baik dan benar sesuai prosedur dan kebijakan yang diterapkan apartemen. Terdapat kesepakatan harga yang ditetapkan kedua belah pihak melalui proses penawaran harga dari pelanggan yang disesuaikan dengan daftar harga yang dimiliki apartemen. Proses pemesanan sebelumnya pun telah disesuaikan kepada bagian house keeping mengenai ketersediaan kamar, ruangan, barang, dan fasilitas. 4.3.2. Pemeriksaan Terinci atas Pembuatan Surat Jalan, Faktur Penjualan, dan Pajak. 1. Tujuan Pemeriksaan Memastikan bahwa surat jalan dan faktur penjualan telah dibuat sesuai dengan pemesanan pembelian yang dibuat pelanggan dan pemesanan penjualan 59 apartemen, serta kesuaian waktu yang tidak jauh pada saat dibuatnya atas yang tertera di surat jalan dan faktur pengiriman barang. 2. Prosedur Audit a. Memeriksa dan memastikan apakah terdapat kebijakan dan prosedur tertulis yang mengatur mengenai surat jalan dan faktur. b. Memeriksa dan memastikan apakah kebijakan dan prosedur tersebut telah dijalankan dengan baik dan benar. c. Memeriksa dan memastikan apakah surat jalan dan faktur telah dibuat sesuai dengan pemesanan penjualan apartemen. d. Memeriksa dan memastikan apakah kelengkapan informasi yang terdapat di dalam dokumen tersebut memiliki data seperti tanggal, no. surat jalan dan faktur, identitas pelanggan, nama barang, jumlah barang, dan harga barang. e. Memeriksa dan memastikan apakah faktur penjualan telah diotorisasi oleh pihak yang berwenang sebelum dilakukan pengiriman ke pemilik unit, disimpan dan diarsip dengan baik dan benar. f. Menganalisis kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam prosedur pembuatan surat jalan dan faktur. g. Membuat kesimpulan dari hasil pemeriksaan dan temuan-temuan serta saransaran perbaikan. 3. Hasil Audit Berdasarkan lampiran ICQ yang telah dibuat atas prosedur audit maka dihasilkan bahwa: a. Penjualan barang yang dilakukan adalah barang-barang yang merupakan fasilitas untuk pemilik dan penyewa unit, ruangan, dan kamar seperti meja, kasur, AC, Shower. Pembuatan surat jalan, faktur penjualan, dan faktur 60 pajak telah dibuat sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang ditetapkan apartemen secara tertulis. Dokumen yang dibuat berdasarkan dokumen pemesanan penjualan yang telah disesuaikan dengan pemesanan pembelian pelanggan dan telah diotorisasi oleh direksi, disimpan, dan diarsip dengan baik dan benar. b. Namun dalam melakukan pengiriman faktur terdapat kendala yaitu ketika akan melakukan otorisasi, direksi jarang ada di tempat, karena kesibukan akan tugasnya dan otorisasi tidak dapat diwewenangkan kepada karyawan lainnya sehingga sering terjadi keterlambatan dalam pingiriman barang. 4.3.3. Prosedur Terinci atas Pembuatan Tally Sheet 1. Tujuan Pemeriksaan Mengetahui dan menilai tally sheet telah dibuat sesuai dengan kebijakan dan prosedur tertulis dan sesuai dengan permintaan pelanggan. 2. Prosedur Audit a. Memeriksa dan memastikan apakah terdapat kebijakan dan prosedur tertulis untuk membuat tally sheet. b. Memeriksa dan memastikan apakah pembuatan tally sheet telah dibuat sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang ditetapkan apartemen dengan baik dan benar. c. Memeriksa dan memastikan apakah tally sheet telah dibuat sesuai dengan pemesanan pembelian pelanggan seperti no. tally sheet. d. Memeriksa dan memastikan apakah tally sheet telah diotorisasi oleh pejabat berwenang sebelum dikirim kepada pelanggan. e. Melakukan pengurutan nomer dokumen. 61 f. Menganalisis kelemahan-kelemahan seperti kesalahaan dalam pembuatan yang terdapat dalam prosedur pembuatan tally sheet. g. Membuat kesimpulan dari hasil pemeriksaan dan temuan-temuan serta saransaran perbaikan. 3. Hasil Audit Berdasarkan lampiran ICQ yang telah dibuat atas prosedur audit maka dihasilkan bahwa: Pembuatan tally sheet telah dilakukan sesuai dengan kebijakan dan prosedur tertulis yang diterapkan oleh apartemen. Otorisasi dilakukan oleh bagian house keeping yang menangani persediaan barang-barang yang akan dikirim kepada pemilik dan penyewa unit, kamar, dan ruangan. 4.3.4. Pemeriksaan Terinci atas Pengiriman Barang 1. Tujuan Pemeriksaan Menilai dan memastikan bahwa pengiriman barang yang dilakukan telah menyertakan dokumen pengiriman yang tepat dan telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang, sesuai dengan pesanan pembelian pelanggan dan tepat waktu. 2. Prosedur Audit a. Memeriksa dan memastikan apakah terdapat kebijakan dan prosedur tertulis yang ditetapkan apartemen. b. Memeriksa dan memastikan apakah prosedur pengiriman barang telah sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang dibuat. c. Memeriksa dan memastikan apakah dilakukan pengecekan sebelum barang dikirim ke pemilik unit, ruangan, dan kamar sesuai dengan dokumen surat jalan dan faktur penjualan. 62 d. Memeriksa dan memastikan apakah terdapat pengecekan kualitas barang sebelum barang tersebut dikirm ke pemilik unit. e. Memeriksa dan memastikan apakah dokumen-dokumen yang diberikan kepada pemilik unit ketika barang tiba telah mereka tanda-tangani sebagai bukti barang telah diterima pemilik. f. Menganalisis kelemahan-kelemahan seperti keterlambatan dan salah spesifikasi yang terdapat dalam prosedur pembelian. g. Membuat kesimpulan dari hasil pemeriksaan dan temuan-temuan serta saransaran perbaikan. 3. Hasil Audit Berdasarkan lampiran ICQ yang telah dibuat atas prosedur audit maka dihasilkan bahwa: a. Prosedur pengiriman barang di apartemen ini telah dilakukan sesuai kebijakan dan prosedur yang ditetapkan apartemen secara tertulis dan diotorisasi oleh manajer house keeping. Dalam melakukan pengiriman barang kepada pemilik, selalu dilakukan pencocokan sebelumnya antara barang tersebut dengan dokumen-dokumen pengiriman. Bagian yang melakukan pengiriman dan pengecekan barang adalah house keeeping, dimana di departemen tersebut mengatur keluar masuknya persediaan barang. Pengiriman biasanya dilakukan pada hari yang sama saat surat jalan dibuat karena departemen house keeping berada satu gedung dengan operasional apartemen. b. Pengiriman barang pun dilakukan ketika barang tersebut telah dibayar dimuka, karena aturan apartemen yang menegaskan tidak ada utang dalam penjualan barang berupa fasilitas untuk unit si pemilik untuk menghindari 63 risiko piutang tak tertagih dan terlambat. Namun seringkali terjadi perbedaan kecil spesifikasi barang yang dikirim dan diterima atau kadang barang tersebut tertukar dengan pesanan pemilik unit lainnya. Perbedaan tersebut contohnya dalam pengiriman sofa, sofa tersebut diklasifikasikan menjadi dua yaitu yang mewah dan biasa saja, perbedaanya terdapat di pegangan sofa, walaupun terlihat kecil perbedaannya tapi harganya berbeda jauh. Salah pengiriman biasanya terjadi karena model dan kode dari barang yang dikirim mirip secara kasat mata, tapi bila diperhatikan secara rinci berbeda bahan dan kualitas. Apabila barang tersebut berbeda maka dilakukan pengecekan ulang kembali dan penggantian atas barang tersebut secepat munggkin. c. Terdapat tanda-tangan ketika barang tersebut tiba di kamar atau unit si pemilik sebagai bukti bahwa pemilik telah menerima barang tersebut sesuai dengan spesifikasi. 4.3.5. Pemeriksaan Terinci atas Pencatatan Penjualan dan Penagihan Piutang 1. Tujuan Pemeriksaan Mengetahui dan menilai bahwa pencatatan penjualan dan penagihan piutang telah dilakukan sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang berlaku, berjalan secara efektif dan efisien dan pembayaran piutang oleh pemilik 2. Prosedur Audit a. Memeriksa dan memastikan apakah terdapat kebijakan akuntansi dan prosedur tertulis mengenai pencatatan penjualan dan penagihan piutang. 64 b. Memeriksa dan memastikan apakah pencatatan penjualan dan penagihan piutang telah dilakukan sesuai dengan kebijakan akuntansi dan prosedur yang berlaku dengan baik dan benar. c. Memeriksa dan memastikan apakah bagian penjualan membuat daftar piutang dan kartu piutang kepada pemilik unit dan diperiksa secara periodik. d. Memeriksa dan memastikan apakah daftar piutang tersebut telah dikirimkan dan datanya sesuai dengan faktur piutang pada pemilik unit. e. Memeriksa dan memastikan apakah terdapat bagian khusus yang melakukan penagihan tersebut atau terdapat pembagian tugas antara penagih dan penerima kas. f. Memeriksa dan memastikan apakah terdapat pernyataan kepada pelanggan ketika pemilik melunasi utangnya. g. Memeriksa dan memastikan apakah tanggal jatuh tempo dan siapa saja pemilik yang terlambat membayar utangnya. h. Memeriksa dan memastikan apakah terdapat sanksi dan denda atas setiap keterlambatan pemilik. i. Menganalisis kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam prosedur penjualan dan penagihan piutang. j. Membuat kesimpulan dari hasil pemeriksaan dan temuan-temuan serta saransaran perbaikan. 3. Hasil Audit Berdasarkan lampiran ICQ yang telah dibuat atas prosedur audit maka dihasilkan bahwa: a. Pada dasarnya penagihan yang dilakukan oleh apartemen dilakukan oleh bagian keuangan. Piutang yang ditagih oleh apartemen adalah hanya 65 tagihan atas jasa-jasa yang diberikan apartemen kepada pemilik seperti jasa perbaikan kamar mandi, AC, dsb. dan tagihan bulanan operasional unit tersebut seperti listrik, TV Cable, telefon, internet. Seperti yang dijelaskan sebelumnya apartemen tidak melakukan penjualan barang secara kredit. Penagihan dan pencatatan yang dilakukan telah sesuai dengan kebijakan akuntansi yang berlaku, dan dengan baik dan benar. b. Namun dalam melakukan pengiriman faktur terdapat kendala yang sudah dijelaskan pada Prosedur Pembuatan Surat Jalan, Faktur Penjualan, dan Faktur Pajak¸ bahwa penagihan harus disertakan faktur pajak yang harus membutuhkan tanda-tangan dari direksi di mana dia jarang ada di tempat. Sehingga sering terjadi keterlambatan penagihan piutang. Kedua yaitu masalah pencatatan di mana sering terjadinya salah catat jurnal dan pelaporan, contoh aset tetap dicatat menjadi aset tidak tetap atau sebaliknya. c. Terdapat pernyataan dari apartemen kepada pelanggan di mana ketika pemilik melunasi utangnya yaitu berupa surat pernyataan tanda bukti lunas. d. Terdapat tanggal jatuh tempo dan siapa saja pemilik yang terlambat membayar utangnya. Terdapat sanksi dan denda atas setiap keterlambatan paling lambat 1 minggu setelah surat piutang diberikan kepada pemilik yaitu bila pemilik terlambat, akan dikenakan denda berupa uang. Dan sanksi apabila pemilik tidak sanggup membayar seterusnya makan pemilik diharuskan menjual kembali unitnya untuk diisi oleh calon pemilik lainnya. e. Penyewa dan pemilik kadang lupa untuk mengkonfirmasi pembayaran yang telah mereka lakukan kepada pihak keuangan apartemen. 66 4.3.6. Pemeriksaan Terinci Atas Pencatatan Penerimaan Kas 1. Tujuan Pemeriksaan Mengetahui dan memastikan bahwa pencatatan penerimaan kas telah dilakukan sesuai dengan kebijakan dan prosedur dan dilakukan dengan baik dan benar dan pencatatannya relevan dengan transaksi yang terjadi sesuai dengan dokumendokumen transaksi. 2. Prosedur Audit a. Memeriksa dan memastikan apakah terdapat kebijakan akuntansi dan prosedur tertulis atas pencatatan penerimaan kas. b. Memeriksa dan memastikan apakah prosedur pencatatan penerimaan kas telah dilakukan sesuai dengan kebijakan akuntansi dan prosedur tersebut. c. Memeriksa dan memastikan apakah terdapat bagian khusus yang dapat melakukan pencatatan penerimaan kas. d. Memeriksa dan memastikan apakah jumlah nominal yang dilaporkan, diterima, dan dicatat atas penerimaan piutang sesuai dengan transaksi yang terjadi berdasarkan dokumen dan jumlah barang atau jasa yang diberikan. e. Memeriksa dan memastikan apakah terdapat masalah penerimaan uang antara bank asing dan nasional. f. Memeriksa dan memastikan apakah apartemen memiliki tempat penyimpanan khusus untuk menjaga uang kasnya tetap aman. g. Memeriksa dan memastikan apakah bagian pengelolaan penerimaan uang memiliki deteksi terhadap uang palsu. h. Memeriksa dan memastikan apakah pencatatan tersebut diberikan kepada pejabat yang berwenang untuk diperiksa. 67 i. Menganalisis kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam prosedur pencatatan penerimaan kas. j. Membuat kesimpulan dari hasil pemeriksaan dan temuan-temuan serta saransaran perbaikan. 3. Hasil Audit Berdasarkan lampiran ICQ yang telah dibuat atas prosedur audit maka dihasilkan bahwa: a. Proses pencatatan atas penerimaan kas dilakukan oleh bagian keuangan dan akuntansi dan diotorisasi oleh manajer akuntansi. b. Proses pencatatan atas penerimaan kas tidak dilakukan sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang tertulis mengenai bagaimana atau berapa lama uang harus di simpan di kas apartemen atau disetor langsung ke bank ketika uang diterima atas pendapatan yang diterima dari penjualan barang dan jasanya. Jumlah nominal yang diterima apartemen rata-rata selalu sama dengan transaksi yang terjadi dan sesuai dengan dokumen-dokumen yang terkait seperti rekening koran dan surat tagihan. c. Apartemen memiliki brankas khusus untuk menyimpan uang kasnya, dan hanya manajer keuangan yang memiliki wewenang dan kunci untuk membukanya. Namun tidak adanya alat deteksi uang palsu yang dimiliki untuk mendeteksi apakah uang yang diterima asli atau palsu. d. Apartemen tidak memiliki fasilitas pencatatan dan pelaporan yang memadai dan sering terjadi salah catat jurnal sehingga laporan keuangan sering mengalami keterlambatan. 68 e. Terdapat masalah atas penerimaan uang antar bank asing dan nasional, pendapatan yang diterima tidak sesuai nominal akibat potongan administrasi antar bank karena ketidaktahuan aturan bank asing. 4.3.7. Pemeriksaan Terinci atas Pembatalan Unit 1. Tujuan Pemeriksaan Melihat dan menilai bahwa apartemen telah menjalankan prosedur pembatalan penjualan unit dengan baik dan benar sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang diterapkan apartemen. 2. Prosedur Audit a. Memeriksa dan memastikan apakah terdapat kebijakan dan prosedur tertulis atas pembatalan penjualan unit. b. Memeriksa dan memastikan apakah pembatalan unit telah dilakukan sesuai kebijakan dan prosedur yang diterapkan. c. Memeriksa dan memastikan apakah setiap barang dan unit yang telah dibatalkan sesuai dengan waktu yang ditetapkan. d. Memeriksa dan memastikan apakah terdapat sanksi atau denda yang dikenakan kepada pembeli atas pembatalan tersebut. e. Memeriksa dan memastikan apakah pencatatan pembatalan unit tersebut telah dilakukan sesuai dengan standar yang berlaku. f. Menganalisis kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam prosedur pembatalan unit. g. Membuat kesimpulan dari hasil pemeriksaan dan temuan-temuan serta saransaran perbaikan. 69 3. Hasil Audit Berdasarkan lampiran ICQ yang telah dibuat atas prosedur audit maka dihasilkan bahwa: a. Dalam proses pembatalan unit terdapat kebijakan dan prosedur tertulis yang ditetapkan, tapi dalam penerapannya kebijakan dan prosedur tersebut sering tidak dijalankan. b. Sering terjadi perubahan sewa secara tiba-tiba atau tidak tepat pada waktunya, seperti penyewaan ruang meeting yang disewa bulan januari diundur menjadi bulan febuari. Kurang ketatnya aturan yang dikenakan kepada pembatalan unit. c. Tidak adanya sanksi ataupun denda yang dikenakan atas pembatalan unit tersebut. Jadi, uang yang sudah dibayarkan dapat dikembalikan dengan cuma-cuma. B. Siklus Pengeluaran 4.3.8. Pemeriksaan Terinci atas Permintaan Pembelian 1. Tujuan Pemeriksaan Menilai apakah prosedur permintaan pembelian telah dilakukan dengan benar sesuai dengan kebutuhan produksi sehingga proses permintaan pembelian dapat berjalan dengan efektif dan efisien. 2. Prosedur Audit a. Memeriksa dan memastikan apakah kebijakan dan prosedur permintaan pembelian tertulis yang ditetapkan apartemen. b. Memeriksa dan memastikan apakah proses permintaan pembelian telah dijalankan sesuai kebijakan dan prosedur tersebut. 70 c. Memeriksa dan memastikan apakah hanya satu bagian yang dapat melakukan permintaan pembelian. d. Memeriksa dan memastikan apakah bagian yang melakukan permintaan pembelian menyertakan formulir permintaan barang. e. Memeriksa dan memastikan apakah formulir permintaan barang diperiksa dan diotorisasi oleh pihak yang bersangkutan. f. Memeriksa dan memastikan apakah dokumen tersebut telah disimpan dan diarsipkan. g. Memeriksa dan memastikan apakah terdapat alasan untuk melakukan permintaan pembelian. h. Menganalisis kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam prosedur pembelian. i. Membuat kesimpulan dari hasil pemeriksaan dan temuan-temuan serta saransaran perbaikan. 3. Hasil Audit Berdasarkan lampiran ICQ yang telah dibuat atas prosedur audit maka dihasilkan bahwa: Proses permintaan pembelian telah dilakukan sesuai dengan kebijakan dan prosedur tertulis yang ditetapkan apartemen. Yang dapat melakukan permintaan pembelian adalah hanya house keeping karena mereka yang mengelola kebutuhan pemilik unit dan bagian pembelian kantor. Dokumen-dokumen terkait permintaan pembelian telah diotorisasi oleh pihak berwenang dan telah disimpan dan diarsip dengan baik dan benar. Alasan-alasan pembelian telah dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan fasilitas apartemen, kebutuhan pemilik, dan kebutuhan kantor. Tidak terdapat kelemahan dalam proses ini. 71 4.3.9. Pemeriksaan Terinci atas Prosedur Permintaan Penawaran Harga 1. Tujuan Pemeriksaan Menilai apakah bagian pembelian melakukan prosedur penawaran harga dengan baik dan benar sehingga dapat mentapkan harga pembelian yang ekonomis pada apartemen. 2. Prosedur Audit a. Memeriksa dan memastikan apakah terdapat kebijakan dan prosedur tertulis mengenai proses permintaan penawaran harga. b. Memeriksa dan memastikan apakah proses permintaan penwaran harga telah dijalankan sesuai dengan kebijakan dan prosedur tersebut. c. Memeriksa dan memastikan apakah pada saat melakukan penawaran harga bagian pembelian telah menyertakan formulir permintaan penawaran harga. d. Memeriksa dan memastikan apakah penawaran harga selalu dilakukan dalam setiap perencanaan pembelian atau hanya untuk pembelian jenis tertentu saja. e. Memeriksa dan memastikan apakah bagian pembelian telah melakukan penawaran harga dengan baik dan benar kepada beberapa pemasok serta melakukan perbandingan antara harga-harga tersebut. f. Memeriksa dan memastikan apakah bagian pembelian up to date harga atas setiap pemasok utama dan lainnya serta harga di pasar terkini. g. Memeriksa dan memastikan apakah permintaan penawaran harga selalu dilakukan setiap ada permintaan pembelian saja. h. Menganalisis kelemahan yang terdapat di dalam prosedur permintaan penawaran harga. 72 i. Membuat kesimpulan dari hasil pemeriksaan dan temuan-temuan serta saransaran perbaikan. 3. Hasil Audit Berdasarkan lampiran ICQ yang telah dibuat atas prosedur audit maka dihasilkan bahwa: Proses permintaan penawaran harga telah dijalankan sesuai dengan kebijakan dan prosedur tertulis. Terdapat formulir penawaran harga saat melakukan pembelian. Penawaran-penawaran harga selalu dilakukan apartemen untuk setiap transaksi pembeliannya untuk menghemat keuangan apartemen. Biasanya apartemen melakukan pengecekan harga dan up to date kepada setiap pemasokpemasoknya dan menyesuaikan harga pasar yang berlaku saat ini untuk memastikan harga terbaik yang dapat dibeli apartemen. Permintaan penawaran harga sering dilakukan ketika belum terdapat kebutuhan apartemen maupun pemilik unit, ini dilakukan untuk menjaga agar ketika harga tiba-tiba naik, pihak apartemen sudah dapat mewanti-wanti dan tetap mendapat harga yang murah dari pemasok. Tidak terdapat kelemahaan dalam proses penawaran harga ini. Pemasok-pemasok yang dimiliki apartemen adalah rekan bisnis yang sudah lama bekerjasama dan telah menjadi rekan baik dalam memberi harga barang. 4.3.10. Pemeriksaan Terinci atas Pemesanan Pembelian 1. Tujuan Pemeriksaan Menilai efektifitas dan efisiensi dalam pelaksanaan proses pemesanan pembelian. 2. Prosedur Audit a. Memeriksa dan memastikan apakah terdapat kebijakan dan prosedur tertulis mengenai proses pemesanan pembelian. 73 b. Memeriksa dan memastikan apakah pemesanan pembelian telah dilaksanakan sesuai kebijakan dan prosedur tersebut dengan baik dan benar. c. Memeriksa dan memastikan apakah setiap kegiatan pemesanan pembelian selalu dilengkapi dengan formulir pemesanan pembelian yang sudah diotorisasi oleh pejabat berwenang. d. Memeriksa dan memastikan apakah apakah kegiatan pemesanan pembelian dilakukan didasari permintaan dari bagian yang membutuhkan dan menyesuaikan serta membandingkan formulir permintaan dengan pembelian. e. Memeriksa dan memastikan apakah terdapat dokumen yang dapat membuktikan bahwa kegiatan pemesanan tersebut telah dilakukan. f. Memeriksa dan memastikan apakah terdapat otorisasi pesanan pembelian oleh pejabat yang berwenang. g. Memeriksa dan memastikan apakah dokumen tersebut telah disimpan dan diarsip dengan baik dan benar. h. Menganalisis kelemahan yang terdapat dalam prosedur pemesanan pembelian. i. Membuat kesimpulan dari hasil pemeriksaan dan temuan-temuan serta saransaran perbaikan. 3. Hasil Audit Berdasarkan lampiran ICQ yang telah dibuat atas prosedur audit maka dihasilkan bahwa: Proses pemesanan barang telah dilakukan dengan baik dan benar sesuai kebijakan dan prosedur tertulis yang ditetapkan apartemen. Setiap pemesanan pembelian barang selalu dilengkapi dengan formulir pemesanan pembelian dan 74 pemesanan tersebut disesuaikan berdasarkan dokumen tersebut. Terdapat memo yang memastikan bahwa kegiatan pemesanan tersebut telah dilakukan dan diotorisasi oleh pihak yang berwenang. Dokumen pemesanan pembelian tersebut telah diarsip dan disimpan dengan baik dan benar. Tidak terdapat kelemahan dalam proses ini. 4.3.11. Pemeriksaan Terinci atas Pencatatan Transaksi Pembelian 1. Tujuan Pemeriksaan Melihat efektifitas dan efisiens pelaksanaan pencatatan transaksi pembelian yang telah dilakukan oleh apartemen. 2. Prosedur Audit a. Memeriksa dan memastikan apakah terdapat kebijakan dan prosedur terulis yang telah ditetapkan apartemen atas proses transaksi pembelian. b. Memeriksa dan memastikan apakah proses transaksi pembelian tersebut telah dijalankan sesuai kebijakan dan prosedur dengan baik dan benar. c. Memeriksa dan memastikan apakah apartemen menentukan jumlah pesanan secara ekonomis setiap melakukan pembelian. d. Memeriksa dan memastikan apakah apartemen pernah mengalami keterlambatan penerimaan barang dari pemasok serta dampak terhadap kegiatan operasional apartemen. e. Memeriksa dan memastikan apakah apartemen memiliki stok minimum yang ditetapkan setiap bulannya. f. Memeriksa dan memastikan apakah jurnal transaksi pembelian telah dicatat ke jurnal dengan baik dan benar. g. Memeriksa dan memastikan apakah barang yang diterima apartemen sesuai dengan transaksi pembelian. 75 h. Memeriksa dan memastikan apakah dokumen yang terkait dengan transaksi pembelian telah diotorisasi, dicatat, disimpan, dan diarsip dengan baik dan benar. i. Menganalisis kelemahan yang terdapat dalam prosedur pencatatan transaksi pembelian. j. Membuat kesimpulan dari hasil pemeriksaan dan temuan-temuan serta saransaran perbaikan 3. Hasil Audit Berdasarkan lampiran ICQ yang telah dibuat atas prosedur audit maka dihasilkan bahwa: Proses transaksi pembelian telah dilaksanakan sesuai dengan kebijakan dan prosedur tertulis yang telah ditetapkan apartemen. Pembelian yang telah dilakukan apartemen dilakukan secara ekonomis dengan memperhitungkan kebutuhan apartemen dan milik unit. Apartemen memiliki jumlah stok minimum dan cadangan apabila barang tersebut cacat yang harus dimiliki. Keterlambatan pengiriman barang dari pemasok ke gudang kadang sering terlambat, biasanya karena kemacetan jakarta dan kondisi yang tidak memungkinkan barang tersebut dikirim, tapi keterlambatan tersebut selama ini tidak mengganggu operasional apartemen secara signifikan. Jurnal transaksi pembelian telah dimasukan ke dalam akun yang benar namun angka atau nominal harga maupun jumlah barang kadang sering salah, misalnya sepuluh juta kurang nolnya satu. Barang yang diterima apartemen sejauh ini kadang tidak sesuai dengan transaksi pembelian. Namun pemasok selalu sigap dalam menanggapi dan memperbaiki kesalahannya. Dokumen yang terkait dengan transaksi pembelian telah 76 diotorisasi, dicatat, disimpan, dan diarsip dengan baik dan benar. Tidak ada kelemahan yang terdapat dalam prosedur pencatatan transaksi pembelian 4.3.12. Pemeriksaan Terinci atas Penerimaan Barang 1. Tujuan Pemeriksaan Menilai keefektifan prosedur penerimaan barang yang telah dilakukan perusahaan dalam upaya meningkatkan pengendalian internal perusahaan. 2. Prosedur Audit a. Memeriksa dan memastikan apakah terdapat kebijakan dan prosedur tertulis atas proses penerimaan barang. b. Memeriksa dan memastikan apakah proses penerimaan barang telah dilaksanakan sesuai dengan kebijakan dan prosedur tersebut dengan baik dan benar. c. Memeriksa dan memastikan apakah hanya bagian tertentu yang dapat merima barang dari pemasok. d. Memeriksa dan memastikan apakah barang yang telah diterima dari pemasok sesuai dengan yang dipesan oleh apartemen dengan cara membandingkan pesanan pembelian dan faktur dari pemasok. e. Memeriksa dan memastikan apakah bagian penerimaan telah menandatangani surat penerimaan pemesanan dari pemasok sebagai pernyataan bahwa barang telah diterima. f. Memeriksa dan memastikan apakah dokumen yang terkait dengan penerimaan barang telah diotorisasi oleh pihak berwenang dan diberikan kepada pihak-pihak yang terkait. g. Memeriksa dan memastikan apakah dokumen tersebut telah disimpan dan diarsip dengan baik dan benar. 77 h. Memeriksa dan memastikan apakah kontrol kualitas benar-benar telah dilakukan terhadap jenis, kualitas, dan kuantitas yang diterima. i. Memeriksa dan memastikan apakah terdapat tanda terima yang sah dari bagian penerimaan. j. Memeriksa dan memastikan apakah pemesanan pembelian, faktur dan surat jalan disesuaikan dengan bagian pembelian untuk memastikan barang tersebut sesuai. k. Menganalisis kelemahan yang terdapat dalam prosedur penerimaan barang. l. Membuat kesimpulan dari hasil pemeriksaan dan temuan-temuan serta saransaran perbaikan 3. Hasil Audit Berdasarkan lampiran ICQ yang telah dibuat atas prosedur audit maka dihasilkan bahwa: a. proses penerimaan barang telah dilaksanakan sesuai dengan kebijakan dan prosedur tertulis dengan baik dan benar. Bagian yang dapat menerima barang adalah hanya departemen house keeping dan menandatangani surat penerimaan pemesanan dari pemasok sebagai pernyataan bahwa barang telah diterima. Barang yang telah diterima dari pemasok sesuai dengan yang dipesan oleh apartemen dengan cara membandingkan pesanan pembelian dan faktur dari pemasok. b. Tidak adanya pemisahan tugas antara bagian pembelian, gudang, dan penjualan barang-barang fasilitas untuk pemilik, semuanya dikerjakan hanya oleh bagian house keeping. Dokumen yang terkait dengan penerimaan barang telah diotorisasi oleh pihak berwenang house keeping 78 dan diberikan kepada pihak-pihak yang terkait untuk dicatat, dilaporkan, disimpan, dan diarsip oleh bagian akuntansi. c. Pengendalian kualitas telah dilakukan terhadap jenis, kualitas, dan kuantitas yang diterima, namun kadang-kadang barang yang diterima salah spesifikasi, biasanya kesalahannya hanya sedikit. Contoh AC yang harusnya 1PK menjadi 3/4PK, tapi pemasok sigap dalam menangani dan memperbaiki kesalahan ini, sehingga kesalahan ini tidak terlalu signifkan berpengaruh ke operasional apartemen. d. Selalu terdapat tanda terima yang sah dari bagian house keeping dan pemesanan pembelian, faktur dan surat jalan disesuaikan dengan bagian pembelian untuk memastikan barang tersebut telah sesuai. 4.3.13. Pemeriksaan Terinci atas Pencatatan Pengeluaran Kas dan Pembayaran Utang 1. Tujuan Pemeriksaan Melihat apakah pencatatan pengeluaran kas dan pembayaran utang telah dicatat dengan baik dan benar sesuai kebijakan dan prosedur yang ditetapkan apartemen. 2. Prosedur Audit a. Memeriksa dan memastikan apakah terdapat kebijakan dan prosedur tertulis yang telah ditetapkan apartemen. b. Memeriksa dan memastikan apakah kebijakan dan prosedur pengeluaran kas telah berjalan secara efektif, efisien, dan ekonomis. c. Memeriksa dan memastikan apakah pengeluaran kas untuk membayar utangutang telah dicatat pada akun dengan baik dan benar. 79 d. Memeriksa dan memastikan apakah pencatatan tersebut sesuai dengan faktur yang diberikan pemasok. e. Memeriksa dan memastikan apakah dokumen terkait dengan utang yang dilampirkan sesuai jumlahnya. f. Memeriksa dan memastikan apakah pengeluaran kas telah dicatat dan dimasukkan pada akun yang tepat dan benar. g. Memeriksa dan memastikan apakah selalu dilakukan rekonsiliasi bank atas setiap transaksi dengan pencatatan dan barang yang sudah lunas. h. Memeriksa dan memastikan apakah pembayaran utang tepat pada waktunya. i. Menganalisis kelemahan yang terdapat dalam prosedur pembayaran utang. j. Membuat kesimpulan dari hasil pemeriksaan dan temuan-temuan serta saransaran perbaikan 3. Hasil Audit Berdasarkan lampiran ICQ yang telah dibuat atas prosedur audit maka dihasilkan bahwa: a. Prosedur pengeluaran kas tidak berjalan secara efektif, efisien, dan ekonomis serta tidak ada kebijakan dan prosedur tertulis yang ditetapkan oleh apartemen mengenai mengenai kapan pembayaran yang harus menggunakan uang kas di tangan maupun uang yang ada di bank. Sering terjadi kesalahan pembayaran oleh bagian keuangan karena tidak membayar tidak sesuai dengan dokumen pembelian seperti mengenai salah jumlah barang yang harus dibayar, salah membayar transaksi, salah nominal pembayaran kepada pemasok, dan kadang masih membayar transaksi yang seharusnya sudah dilunasi tetapi masih dibayarkan kembali kepada mereka. 80 b. Pengeluaran kas untuk membayar utang-utang dan pengeluaran lainnya seperti beban apartemen, dinas karyawan, dan gaji pegawai telah dicatat pada akun dengan baik dan benar, pencatatan tersebut sesuai dengan faktur yang diberikan pemasok dan dokumen terkait dengan utang yang dilampirkan sesuai jumlahnya dan terdapat prosedur pembayaran utang. c. Tidak selalu dilakukan rekonsiliasi bank atas setiap transaksi dengan pencatatan dan barang yang sudah lunas sehingga sering membayar utang tidak tepat pada waktunya dan mengakibatkan denda. d. Pada bulan-bulan tertentu beban lebih besar dari beban dan pengeluaran yang terjadi pada umumnya di apartemen dan harus dan wajib untuk dibayarkan. 4.4. Laporan Pemeriksaan atas Siklus Pendapatan dan Pengeluaran di Apartemen Istana Sahid Berdasarkan hasil penelitian audit operasional yang dilakukan terhadap siklus pendapatan dan pengeluaran di Apartamen Istana Sahid, terdapat kelemahankelemahan dalam pelaksaan kegiatan atas siklus tersebut. Temuan-temuan yang ditemukan yaitu: A. Temuan atas siklus pendapatan ; 1. Keterlambatan pengiriman faktur pajak, PPN, dari kantor pusat ke Apartemen Istana Sahid yang digunakan untuk menagih faktur kepada pemilik atau penyewa unit apartemen. Kondisi : Apartemen tidak dapat menagih pendapatan atas jasa yang diberikan kepada penyewa dan pemilik unit apartemen karena pemilik atau penyewa tidak mau membayar tagihan yang tidak ada faktur pajak. Kriteria : 81 Apartemen dalam setiap melakukan penagihan atas suatu jasa yang telah diberikan kepada pemilik atau penyewa wajib menyertakan faktur tagihan operasionalnya dengan faktur pajak yang sudah ditandatangani oleh petugas yang berwenang, karena ketentuan yang berlaku untuk apartemen sekarang adalah mewajibkan tagihan jasa yang harus pun disertakan faktur pajaknya. Sebab : Direksi yang berada di kantor pusat jarang di tempat karena terlalu sibuk akan kerjaannya dan padatnya jadwal yang dia miliki sehari-hari. Untuk penagihan faktur tersebut dibutuhkan tanda tangan dari direksi tersebut dan tidak ada orang lain yang memiliki otoritas untuk menandatangani itu. Akibat : Akibat dari keterlambatan tersebut, ini membuat manajemen Apartemen Istana Sahid tidak dapat melakukan penagihan uang kepada penyewa atau pemilik unit karena penyewa baru akan membayar tagihannya apabila ada faktur tersebut disertai dengan faktur pajaknya. Rekomendasi : a. Apartemen tidak perlu secara bersamaan menyertakan faktur pajak dengan faktur penjualannya untuk menagih piutangnya, apartemen pun dapat melakukan dua kali pemungutan di mana pemungutan pertama hanya untuk menagih tagihan jasanya, dan pemungutan kedua yaitu pemungutan pajak atas tagihan tersebut apabila faktur pajak atas tagihan tersebut telah ditanda-tangani oleh direksi. Sehingga penagihan piutang dapat berjalan secara efisien dan efektif. b. Direksi perlu memberikan atau melimpahkan suatu kuasa dan tanggung jawab baru atas penandatanganan tersebut terhadap seseorang yang cukup 82 independen dan dapat dipercaya untuk menandatangani serta dipastikan dapat selalu hadir di kantor. 2. Penyewa sering tidak atau lupa mengkonfirmasi pembayaran suatu biaya operasional kepada manajemen apartemen apabila mereka melakukan pembayaran melewati akun bank. Kondisi : Pihak penyewa maupun pemilik unit sering tidak atau lupa mengkonfirmasi setiap transaksi online atau melewati bank atas pemakaian jasa apartemen ke pihak apartemen. Pembayaran-pembayaran tersebut meliputi pembayaran sewa kamar, TV Cable, telepon. Kriteria : Setiap transaksi yang dilakukan melalui online dan bank seharusnya dikonfirmasikan kembali kepada pihak pemberi jasa atau manajemen agar apartemen tahu bahwa tagihannya telah dibayarkan kepada mereka dan tidak terjadi penagihan kembali atau berganda. Sebab : Tidak adanya aturan, prosedur, dan tata cara khusus yang memberikan pengarahan untuk melakukan konfirmasi pembayaran yang benar melalui bank. Akibat : Akibatnya adalah pihak manajemen Apartemen tidak dapat mencatat penerimaannya dengan tepat dan baik, karena tidak ada konfirmasi dari penyewa dan pemilik unit. Kedua, kegiatan operasional penerimaan kas juga bisa retan terjadi kecurangan, karena bisa saja terdapat oknum yang terkait dengan bagian ini yang mungkin akan melakukan manipulasi, penipuan, dan kecurangan di laporan pendapatan. Ketiga, perusahaan akan terus mencatat 83 piutang dari pelanggan hingga pelanggan membayar setiap piutangnya. Ini dapat mengakibatkan penagihan berganda atau kembali terhadap pemilik dan penyewa unit yang telah membayarkan sejumlah biaya operasionalnya, sehingga ini akan menimbulkan masalah besar yang berujung kemarahaan penyewa dan pemilik unit, dan membuat mereka tidak nyaman bahkan menganggap apartemen ini memiliki kinerja yang buruk sehingga mereka mungkin akan pergi. Rekomendasi : Apartemen dapat bekerja sama dengan Bank yang dapat mendata, menyimpan, dan menghubungkan secara online antara unit dan divisi keuangan apartemen. Sehingga tidak terjadi penagihan berganda terhadap pengguna unit tersebut dan penerimaan apartemen dapat berjalan dengan efektif dan efisien. 3. Seringnya terjadi salah catat jurnal contohnya seperti aset lancar (jenis aset yang digunakan dalam waktu dekat) dicatat menjadi aset tetap (aset yang berwujud memiliki umur lebih dari 1 tahun). Kondisi : Kerap kali bagian pencatatan penerimaan keuangan salah melakukan pencatatan dan penjurnalan pendapatan kas, seperti persediaan dimasukkan ke aset tetap dan sebaliknya aset tetap dicatat menjadi aset lancar. Contohnya AC untuk keperluan pemilik unit dicatat menjadi aset tetap yang seharusnya persediaan tersebut adalah aset lancar. AC di apartemen ini dikategorikan menjadi 2 jenis yaitu AC yang digunakan untuk keperluan kantor yang berada di lantai dasar, dan AC yang digunakan untuk kepentingan pemilik unit. Dan juga berlaku untuk penjualan, penyewaan, pembayaran tagihan yang salah masuk pos akun. 84 Kriteria : Seharusnya suatu akun yang dibuat atau dipos di buku besar tersebut harus sesuai dengan transaksi yang ada dan terjadi, sesuai dengan dokumen-dokumen dan fakturnya. Sebab : Bagian keuangan di apartemen tidak memiliki aturan khusus, dan kurangnya pembinaan dan pemantauan berkala kepada karyawan khususnya bagian keuangan karena dianggap mereka sudah mengerti dan dapat menjalankan dengan baik apa yang harus mereka kerjakan. Akibat : Akibatnya bagian keuangan sering melakukan salah catat yang berkibat apartemen sering tidak mendapat angka nominal pas yang tidak sesuai dengan faktur maupun target yang ingin dicapai, dan mengurangi pendapatan perusahaan pada laporan keuangan apartemen. Rekomendasi : a. Untuk kasus AC, pihak apartemen seharusnya membagi AC kedalam 2 jenis aset dimana apabila AC tersebut digunakan untuk keperluan kantor maka itu harus dicatat sebagai aset tetap dan apabila AC tersebut digunakan untuk keperluan pemilik unit, maka dicatat sebagai aset lancar. b. Pihak apartemen perlu untuk melakukan dan menyelenggarakan pelatihanpelatihan khusus kepada kayawan mereka, khususnya pada bagian keuangan, melakukan pembinaan berkala, pemeriksaan atau pemantauan berkala, dan evaluasi kinerja kepada para pegawainya dalam menjalankan kegiatannya masing-masing agar pencatatan perusahaan dapat berjalan secara efektif dan efisien. 85 4. Perubahaan periode sewa secara tiba-tiba, seperti penyewaan ruang meeting yang disewa bulan januari diundur menjadi bulan febuari. Kondisi : Pihak penyewa suatu unit atau ruangan serbaguna sering melakukan pemindahan waktu maupun pembatalan sewa secara tiba-tiba bahkan satu hari sebelum hari H-nya. Kriteria : Pembatalan atau perubahaan waktu sewa unit tidak dapat dilakukan secara tibatiba karena akan mengganggu schedule yang ada yang sudah ditetapkan apartemen kepada pihak penyewa lainnya. Pembatalan dan perubahaan waktu sewa dilakukan minimal satu bulan sebelum tanggal penyewaan dilakukan. Sebab : Mereka yang melakukan pembatalan dan perubahaan tanggal penyewaan kebanyakan adalah kerabat dan pelanggan yang sudah menjadi pelanggan tetap dan terbaik apartemen, apartemen merasa tidak enak untuk mengenakan denda, menegur ataupun memprotes semacamnya, karena takut untuk kehilangan pelanggan terbaiknya. Kedua, apartemen tidak menetapkan denda untuk perubahan dan pembatalan secara tiba-tiba tersebut. Akibat : Akibatnya terjadi pergeseran pendapatan yang harusnya diterima sekarang bergeser ke bulan-bulan selanjutnya, contoh pendapatan yang harusnya diterima bulan januari menjadi diterima di bulan febuari bahkan bulan-bulan selanjutnya. Apartemen kemungkinan tidak dapat mencatat pendapatannya akibat pembatalan tersebut. Apartemen harus mengembalikan uang yang sudah diterima, dan menghapus pembayaran dimuka tersebut. Bahkan apartemen pun 86 harus merubah jadwal yang telah dibuatnya untuk para penyewa lainnya untuk menyesuaikan pemunduran waktu sewanya dan memastikan ada jam kosong. Rekomendasi : Pihak manajemen harus menetapkan prosedur untuk pembatalan dan pemunduran waktu sewa unit, dan mengenakan tarif pengembalian atas uang muka tersebut, agar perusahaan tidak merugi. Kemudian pihak apartemen dapat membicarakan dengan cara baik-baik terhadap pelanggan tetap dan terbaiknya agar mereka mau menerima aturan tersebut. 5. Apartemen tidak menerapkan penjualan maupun penyewaan secara kredit kepada orang yang mau membeli atau menyewa suatu unit. Kondisi : Apartemen tidak memberikan kredit kepada setiap pembeli maupun penyewa yang mau membeli dan menyewa unit apartemen tersebut, apartemen hanya tertarik terhadap sistem pembayaran tunai. Kriteria : Sebuah apartemen seharusnya dan pada umumnya menerapkan sistem pembayaran atau pelunasan suatu cicilan untuk pembelian dan penyewaan suatu unit apartemen untuk meningkatkan daya tarik dan daya beli kepada masyarakat atau perusahaan yang tak mau atau mampu untuk membayar secara tunai terhadap apartemen. Sebab : a. Masih terdapat sekitar 25% dari 188 unit yang masih kosong. b. Apartemen tidak mau dan tidak berani untuk mengambil risiko terhadap suatu pembayaran kredit, karena seringnya terjadi kasus dimana banyak orang maupun perusahaan yang pada akhirnya tidak melunasi tepat pada 87 waktunya bahkan menunggak sampai kebulan selanjutnya yang berakibat mengurangi atau menahan pendapatan yang seharusnya diterima oleh apartemen. c. Tidak adanya suatu observasi dan pengamatan secara khusus atau evaluasi terhadap kecendurungan minat masyarakat untuk melakukan suatu pembelian atau penyewaan secara kredit. Pihak apartemen tidak memiliki bagian kredit tersendiri, tidak adanya aturan yang menjelaskan mengenai kredit. Akibat : Kebanyakan pemilik dan penyewa dari unit suatu apartemen tersebut merupakan orang-orang atau perusahaan yang memang secara finansial mapan, dan mengakibatkan lumayan banyak unit yang tidak terisi ataupun tersewa dengan baik dan penuh secara rutin tiap bulannya. Rekomendasi : a. Pihak apartemen seharusnya melakukan evaluasi kembali untuk menetapkan suatu penjualan dan penyewaan kredit untuk meningkatkan ketertarikan masyarakat dan perusahaan lainnya yang memiliki dana tidak terlalu banyak untuk melunasi secara tunai untuk mau berinvestasi membeli dan menyewa unit apartemen tersebut. Bahkan apartemen dapat menerima tambahan pendapatan melalui pemberian denda. b. Apartemen perlu membentuk bagian kredit tersendiri untuk melakukan observasi dan pengamatan atau evaluasi terhadap masyarakat atau perusahaan yang mau melakukan transaksi secara kredit untuk menilai kemampuan kredit mereka. 88 6. Ketidakadaannya prosedur penerimaan kas secara tertulis yang menjadi pedoman untuk melakukan transaksi keuangan. Kondisi : Hasil penjualan, penyewaan, dan jasa yang diterima apartemen dari pemilik dan penyewa unit apartemen ada yang disimpan di kas apartemen dan kadang tidak disetor ke bank secara langsung ketika uang diterima. Kriteria Setiap apartemen sebaiknya memiliki prosedur atau kebijakan tertulis mengenai pendapatan kasnya, agar tidak terjadi kesalahan, penyimpangan, dan kecurangan dari kas tersebut. Sebab : Apartemen tidak memiliki suatu prosedur yang spesifik atas penerimaan kasnya secara tertulis yang mengatur jalannya suatu pendapatan perusahaan. Akibat : Kurangnya pengendalian atas kas tersebut, karena mudah saja bagi seorang oknum di apartemen untuk menyelewengkan kas tersebut atau mungkin saja oknum tersebut dapat memakai kas tersebut terlebih dahulu walaupun nantinya akan dikembalikan, tetapi tetap saja tidak etis. Rekomendasi : Perusahaan seharusnya membuat suatu prosedur dan pengendaliaan penerimaan kas lebih spesifik secara tertulis untuk menghindari kesalahan pencatatan atau kecuarangan dari penyelewengan keuangan apartemen. 7. Ketidakadaan fasilitas deteksi uang palsu di bagian penerimaan apartemen ini, hal ini dapat menyebabkan kerugian apartemen. Kondisi : 89 Penerimaan uang tunai tidak dapat diperiksa dengan teliti dan cermat, dan memungkinkan banyak atau sering uang palsu yang termaksud di dalamnya. Kriteria : Seharusnya pada umumnya bagian penerimaan kas pada apartemen dilengkapi dengan scanner pendeteksi uang palsu, karena maraknya penipuan uang yang terjadi di Indonesia. Sebab : Perusahaan tidak menyediakan alat untuk mendeteksi uang palsu, seperti lampu sinar ultra violet, scanner uang atau alat sejenis lainnya, dan juga karena banyaknya uang yang diterima apabila secara tunai di tangan. Akibat : Jelaslah hal ini dapat berakibat fatal yang kemudian dapat merugikan apartemen, karena maraknya peredaran uang palsu, belum lagi kebanyakan yang menyewa apartemen ini berasal dari luar negeri yang banyak diketahui bahwa peredaran uang palsu di luar negeri sangatlah banyak, dan apartemen tidak akan tahu mereka berhadapan dengan orang seperti apa. Rekomendasi : Perusahaan seharusnya menyediakan alat untuk mendeteksi uang palsu pada bagian penerimaan kas untuk menghindari kerugian tersebut. Di samping itu biaya penyediaan alat ini tidak sebanding dengan pengendalian yang dilakukan dan tidak sebanding dengan uang yang palsu yang mungkin terselip di dalamnya, karena alat ini tidak terlalu mahal, memiliki maintenance yang murah dan dapat digunakan dalam jangka waktu yang lama. 8. Kurangnya koordinasi dalam sosialisasi iklan dan promosi program penyewaan suatu unit apartemen, kebanyakan orang atau perusahaan yang mengetahui 90 fasilitas, jasa, dan unit yang disewakan hanyalah mereka yang berada di sekitar apartemen atau ditidak terlalu jauh dari apartemen. Kondisi : Apartemen membuat iklan dan promosi, namun kurang koordinasi antara bagian pemasaran dengan bagian penyewaaan dalam hal sosialisasi iklan dan promosi program penyewaan. Kriteria : Dalam suatu bisnis, harus dibutuhkan koordinasi yang baik antara bagian pemasaran dengan bagian penyewaan. Sebab : Manajer kebanyakan hanya membicarakan perencanaan. Pelaksanaan promosi program penyewaan hanya dengan bagian pemasaran dan bagian penyewaan atau penjualan unit hanya menunggu keputusan program tersebut dijalankan, kurangnnya pemasaran unit melalui dunia maya dan terjun langsung ke perusahaan dan ke masyarakat. Akibat : Bagian penyewaan terlambat menerima informasi mengenai penyewaan yang berlaku, sehingga penyewaan unit kadang tidak berjalan sesuai program yang ditetapkan, banyak masyarakat yang tidak mengetahui bahwa apartemen ini juga menyewakan suatu tempat untuk latihan ruang serbaguna dan lain-lain, dan kebanyakan yang mengetahuinya hanya masyarakat atau perkantoran yang berdiri atau tinggal tidak jauh dari apartemen tersebut berada. Rekomendasi : manajer apartemen perlu meningkatkan koordinasi antara bagian pemasaran dan penyewaan unit, meningkatkan pemasaran melalui media online, 91 memasarkan melalui kampus atau universitas, karena banyak mahasiswa ataupun pelajar yang sering membutuhkan suatu ruang untuk latihan pentas, dan memberikan promosi-promosi harga untuk suatu ketentuan atau acara tertentu untuk menarik simpati masyarakat. 9. Laporan keuangan sering mengalami keterlambatan karena perusahaan belum memiliki fasilitas pencatatan dan pelaporan yang memadai. Kondisi : Laporan pemberian jasa (apartment sevice), penyewaan, dan penjualan pada pemilik unit kamar yang diterima oleh bagian keuangan dilaporkan setiap bulannya. Tetapi terjadi keterlambatan karena salah satunya dokumen transaksi seperti yang dijelaskan di poin pertama mengenai faktur yang dapat ditagih apabila ada faktur pajak yang ditanda tangani oleh direksi, dan poin kedua tidak ada konfirmasi dari pemilik atau penyewa unit yang membayar suatu operasional perusahaan melalui bank, dan terdapat data-data yang terlambat dilaporkan. Kriteria : Untuk menunjang pencatatan dan pelaporan yang efektif dan efisien diperlukan suatu fasilitas yang memadai seperti prosedur, dokumen-dokumen terkait dengan transaksi harus segera dilaporkan dan dikumpulkan tepat waktu, relevan, cukup dan kompeten. Sebab : Laporan keuangan yang sering bermasalah atau terlambat disebabkan oleh belum adanya program komputerisasi online yang dimiliki perusahaan antar kantor pusat dan cabang, serta antar apartemen dengan account bank milik 92 pemilik unit. Seperti contoh ada akun khusus pembayaran untuk pemilik yang langsung tersambung dan tercatat secara otomatis. Akibat : Data-data transaksi tersebut tidak dapat langsung dibukukan melainnkan dilakukan secara manual yang sarat rawan terjadinya kecurangan di dalamnya, lama dalam pengumpulan datanya, harus menghubungi pemilik kembali, dan proses pelaporan tidak dapat berjalan secara efisien dan efektif. Rekomendasi : Perusahaan dapat membuat atau membeli atau bekerja sama dengan perusahaan suatu suatu sistem pencatatan mempertimbangkan biaya dan maintenance pencatatan yang yang online dengan lebih murah, supaya dan pelaporan dapat dilakukan dengan tepat waktu, efektif, dan efisien. 10. Masalah utama terakhir apartemen adalah masalah yang paling besar dimiliki Apartemen Istana Sahid yaitu pemotongan uang yang diterima akibat transfer antar bank asing. Kondisi : Pihak apartemen sering kali mendapat pemotongan pendapatan yang tidak sesuai dengan nominalnya apabila pembayaran tersebut dilakukan oleh investor dari luar negeri melalui bank dari negaranya tersebut, misal dari Inggris ke Indonesia dari bank Common Wealth ke BCA bahkan ketika investor tersebut sekalipun melakukan pembayaran dari cabang Common Wealth yang berada di Indonesia ke bank-bank di Indonesia. Contohnya investor inggris melakukan kontrak sewa unit sebesar $ 200,000, dengan biaya transfer dari bank negaranya sebesar $ 2,000, sehingga si investor mengirim uang tersebut ke 93 BCA sebesar $ 202,000, tetapi manajemen Apartemen Istana Sahid malah menerima uang sebesar $198,000. Masalah ini belakangan diketahui ternyata biaya transfer antar negara bukan hanya dibebankan oleh bank pengirim tapi bank penerima pun mendapatkan beban transfer. Ini adalah aturan yang ditetapkan oleh bank internasional. Kriteria : Aturan main di setiap perbankkan khususnya pengiriman uang melalui bank antar negara atau bank asing, walaupun bank tersebut cabangnya berada di Indonesia sekalipun, pengirim uang antar bank asing selalu dikenakan biaya adminstrasi yaitu biaya pengiriman dan juga bagi penerima uang tersebut pun akan dikenakan charged bank. Sebab : Pertama kali pihak apartemen tidak mengetahui kenapa ini terjadi, belakangan diketahui bahwa terdapat aturan atau regulasi atas transaksi antar bank asing. Ketika mengetahuinya, pihak apartemen kemudian tidak menetapkan prosedur pembayaran uang antara bank asing dengan bank di Indonesia, tidak menjelaskan bahwa terdapat biaya yang harus diterima si penerima atas pengiriman uang tersebut. Dan juga apartemen tidak dapat menentukan berapa besarnya biaya beban tersebut karena selalu berubah-ubah dan juga tergantung bank asing apa yang mengirimnya. Akibat : Akibatnya pihak apartemen sering merugi dan harus menanggung beban-beban tersebut yang seharusnya bukan merupakan tanggung jawab apartemen. Lebih beratnya lagi, pihak manajemen tidak dapat menentukan besarnya biaya beban 94 transfer tersebut ke investor, malahan investor pun tidak peduli, tidak mau tahu atas beban tersebut, dan tidak mau membayar beban tersebut karena mereka merasa sudah membayar beban pengiriman dan beban untuk penerima bukanlah tanggung jawab pengirim. Kadang kejadian seperti ini selalu membuat para investor asing menjadi marah dan kesal karena mereka kira pihak apartemen melakukan penipuan terhadap mereka. Rekomendasi : Apartemen perlu untuk menetapkan aturan-aturan yang seharunya dijelaskan dan dipenuhi oleh investor mereka, dan yakinkan mereka agar mengetahui tarif-tarif atas pembayaran unit secara detil yang mereka lakukan melalui bank asing. Kemudian pihak apartemen harus belajar untuk mencari tahu atau melakukan kerja sama dengan pihak bank untuk menentukan berapa beban yang akan mereka terima sehingga apartemen dapat menyampaikan ke investor mereka, dan investor tidak dipersusah atau dibingungkan untuk mencari tahu berapa tarif tersebut. Dengan demikian kejadian-kejadian seperti ini tidak terjadi lagi kedepannya dan apartemen tidak merugi lagi serta perusahaan menerima pendapatannya secara penuh. B. Temuan Atas Siklus Pengeluaran ; 1. Terjadi pengeluaran yang tidak biasa pada bulan-bulan tertentu Kondisi : 95 Pada bulan-bulan tertentu beban lebih besar dari beban dan pengeluaran yang terjadi pada umumnya di apartemen dan harus dan wajib untuk dibayarkan. Kriteria : Pada suatu perusahaan maupun apartemen, pada umumnya mereka harus membayarkan beban kesehatan berupa pembayaran asuransi kesehatan untuk para karyawanya. Pembayaran tersebut biasanya dapat terjadi pada awal tahun, setiap setengah tahun sekali, dan setiap triwulan. Sebab : Terdapat pembayaran asuransi kesehatan untuk karyawannya yang harus dibayar pihak apartemen setiap triwulan di dalam satu tahun. Akibat : Apabila asuransi tersebut tidak dibayarkan, maka akan membuat citra atau nama baik pihak apartemen menjadi buruk, karena perusahaan yang baik haruslah memberikan asuransi kesehatan terhadap para karyawannya sebagai bentuk kepedulian apartemen terhadap karyawannya. Rekomendasi : Apartemen harus menyiapkan perencanaan anggaran yang dicicil dan ditabung setiap bulannya supaya ketika hari di mana beban tersebut harus dibayarkan, apartemen tidak kewalahaan untuk membayar pengeluaran tersebut. 2. Ketidakadaannya prosedur penggunaan uang kas dan bank Kondisi : 96 Bagian keuangan tidak memiliki prosedur yang mengatur mengenai kapan atau pembayaran dan jenis transaksi yang harus menggunakan uang kas di tangan maupun uang yang ada di bank. Kriteria : Terdapat SOP yang seharusnya mengatur mengenai penggunaan uang kas di tangan, bank transfer, giro maupun cek tunai untuk pembayaran suatu transaksi tertentu. Sebab : Apartemen lebih memperhatikan hal mengenai bagaimana pewewenangan penggunaan uang oleh direktur keuangan, sehingga apartemen tidak atau kurang memperhatikan pembayaran yang dilakukan bagian keuangan melalui kas di tangan maupun bank. Akibat : Akibatnya, terjadinya saling tindih menindih atas permintaan pembayaran untuk pengeluaran apartemen, mana yang harus memakai kas maupun melewati bank. Sehingga, kadang ketika apartemen butuh uang untuk melakukan transaksi atau pembiayaan kegiatan lapangan karyawan secara mendadak atau segera, apartemen tidak memilik cukup kas di brankas apartemen akibat seringnya pembayaran suatu pembelian yang menggunakan kas apartemen dari pada bank. Rekomendasi : Pihak apartemen harus membuat suatu perencanaan dan prosedur yang jelas mengenai kapan pengeluaran dibayarkan melalui uang kas, bank, giro, dan cek serta menetapkan batasan-batasan nominal minimal dan maksimum dari setiap 97 jenis-jenis dan tipe pembayaran yang dilakukan atas suatu jenis-jenis transaksi tertentu juga. 3. Sering terjadi keterlambatan pembayaran kepada pemasok mengakibatkan pembayaran denda. Kondisi : Dari data yang didapat melalui wawancara dengan bagian keuangan yang didukung dengan observasi perbandingan antara bukti pembayaran dengan tanggal jatuh tempo pembayaran dalam faktur, ditemukan masalah berupa seringnya keterlambatan pembayaran dari pihak apartemen terhadap pemasok. Kriteria : Pembayaran seharusnya selalu dilakukan tepat waktu sesuai dengan batas waktu atau jatuh tempo atau sebelum tanggal yang sudah diberikan oleh pemasok. Sebab : Pertama, appartemen kadang sering kelupaan atau kurang memperhatikan faktur jatuh tempo pembayaran karena yang mengurus pendapatan dan pengeluaran dikerjakan oleh bagian yang sama di bagian keuangan, sehingga terjadi penumpukan tugas, dan direktur keuangan yang berhak memberikan wewenang mengenai pengeluaran kas kadang tidak hadir di kantor dan tidak ada orang lain yang diberi wewenang oleh perusahaan untuk memberikan wewenang. Kedua, karena hubungan yang sangat baik antara pemasok dengan apartemen, di mana kadang apabila apartemen kelupaan membayar utangnya, pemasok pun kadang tidak mengenakan denda, oleh karena itu apartemen seperti tidak terlalu mengkhawatirkan masalah tersebut. Akibat : 98 Apartemen kadang harus merugi karena harus membayar denda terhadap pemasok sesuai dengan perjanjian pembelian jatuh tempo yang berakibat terhadap kesehatan keuangan apartemen, kemudian ini memungkinkan suatu saat pihak apartemen akan kehilangan kepercayaan dari pemasok dan pemasok pun akan ragu untuk memberikan kredit kepada apartemen di masa yang akan datang. Apabila ini terjadi maka persediaan barang di dalam apartemen akan terganggu apabila ada barang yang harus digunakan atau dipakai untuk kelangsungan kegiatan apartemen dan akan sulit untuk mencari pemasok untuk rekan bisnis apartemen, karena pemasok yang sekarang memiliki hubungan yang baik dan dapat memberi harga yang bagus. Rekomendasi : Untuk mencegah hal tersebut, apartemen harus lebih memperhatikan jatuh tempo tagihan-tagihan yang terdapat dalam faktur pembelian dengan sistem yang terkompurisasi dengan baik yang dapat meng-update tanggal jatuh tempo dari masing-masing pemasok sehingga pelunasan utang berjalan tepat pada waktunya, memberi pemisahan tugas antara bagian yang mengatur pendapatan dan pengeluaran, dan kemudian menjelaskan kepada direktur keuangan apabila bagian keuangan mau melakukan pembelian ataupun pembayaran secara mendadak atau tiba-tiba, bagian keuangan hanya butuh untuk menjelaskan dan menginformasikan secara lisan, kemudian setelah melakukan pembayaran, bagian keuangan hanya tinggal meminta pengesahaan bukti tersebut kepada direktur keuangan sehingga kegiatan ini dapat berjalan secara efisien dan efektif. 4. Sering terjadi kesalahan pembayaran oleh manajemen. 99 Kondisi : Bagian keuangan sering kali salah dalam pembayaran suatu transaksi melalui bank. Kesalahaan-kesalahaan tersebut biasanya seperti salah membayarkan besarnya nominal harga barang, salah membayarkan transaksi, dan kadang masih membayar suatu transaksi yang seharusnya sudah dibayarkan tapi masih dibayarkan kembali ke pemasok. Kriteria : Pembayaran suatu transaksi pada umumnya seharusnya dibayarkan sesuai dengan besar nominal, jenis transaksi, dan mana transaksi yang sudah dan belum terbayarkan yang tertera di faktur tersebut. Sebab : Ketidakadaan program atau sistem yang memadai yang dapat secara langsung menghubungkan antara data apartemen dengan bank. Akibat : Membuat keuangan apartemen menjadi tidak sehat, dimana apartemen kadang harus membayar lebih banyak atau membayar yang sudah bukan menjadi kewajibannya dari nominal yang tertera di faktur, kadang kurang bayar sehingga terkena denda oleh pemasok dan juga yang mungkin membuat pemasok tidak percaya terhadap apartemen karena dianggap apartemen mungkin melakukan penipuan terhadap pembayaran tersebut. Rekomendasi : Apartemen seharusnya menerapkan sistem keuangan yang terkompurisasi yang dapat menghubungkan data pembayaran apartemen kepada bank untuk segala bentuk transaksi atas siklus pengeluarannya sehingga segala pembayaran dapat terkoordinir dengan baik. 100 5. Tidak adanya pemisahan tugas antara bagian pembelian, gudang, dan penjualan serta pengiriman barang-barang (bukan unit atau ruangan) fasilitas untuk pemilik. Kondisi : Bagian gudang, pembelian, dan penjualan barang-barang fasilitas untuk pemilik unit dilakukan oleh satu bagian yaitu bagian departemen house keeping. Mereka yang melakukan pemesanan dari pemasok, menerima barang di gudang, mengelola barang di gudang, dan menjual dan mengirim barang kepada pemilik unit. Kriteria : seharusnya ada pemisahaan tugas antara bagian pembelian, gudang, dan penjualan barang. Bagian pembelian seharusnya hanya bertugas untuk melakukan pemesanan dan pembelian barang. Bagian gudang seharusnya hanya bertugas untuk menerima barang di gudang, dan melakukan pengelolaan barang tersebut. Bagian penjualan seharunya hanya melakukan penjualan dan pemesanan pembelian barang oleh pemilik unit. Bagian pengiriman barang seharusnya melakukan pengiriman barang kepada pemilik. Sebab : House keeping yang hanya tahu menahu mengenai semua kebutuhan pemilik dan penyewa unit. Mereka yang melakukan pemeliharaan dan perbaikan kamar pemilik unit. Oleh karena itu, merekalah yang berhak melakukan pemesanan barang-barang yang dibutuhkan untuk fasilitas tersebut kepada pemasok, kemudian mengelola barang-barang tersebut, dan mereka yang tahu dan mengelola mana pemilik yang membutuhkan dan memesan barang untuk dijual kepada mereka serta mengirimnya ke unit yang bersangkutan. 101 Akibat : Kegiatan-kegiatan tersebut berjalan tidak efisien dikarenakan tidak ada kejelasan atau pembagian tugas antara siapa yang mengelola pembelian, pengelolan gudang, penjulan, dan pengiriman barang. Memungkinkan terjadinya manipulasi, pencurian, dan penggelapan atas pengelolaan gudang dan penipuan pengelolaan uang. Sering terjadinya salah beli barang kepada pemasok dan kirim barang kepada pemilik karena spesifikasi barang yang mirip satu sama lainnya. Dan hal ini menimbulkan laporan keuangan menjadi terlambat karena lambatnya pengumpulan dokumen-dokumen tersebut. Rekomendasi : Rekomendasi yang diberikan adalah sesuai dengan komponen Pengendalian Lingkungan yang terdapat di dalam COSO, yaitu a. Pemisahan tanggung jawab; Apartemen seharusnya tidak membebankan kegiatan tersebut pada bagian house keeping saja, tetapi harus memisahkan bagian-bagian tersebut sesuai dengan tugasnya masing-masing. Lebih baik terdapat tambahan pengeluaran uang untuk menambah divisi dari pada uang atau barang-barang tersebut mungkin hangus diambil atau digelapkan oleh oknum-oknum yang tak bertanggung jawab agar kegiatan-kegiatan tersebut berjalan dengan efektif. b. Pengendalian fisik; apartemen perlu melakukan pengecekan berkala terhadap gudangnya agar sumberdaya tersebut terjaga dan dapat digunakan secara efesiensi. c. Pengendalian SDM; apartemen perlu melakukan pelatihan secara berkala yang diselenggarakan minimal setahun sekali guna meningkatkan kemampuan dan memperbaiki kinerja pegawai. 102 d. Verifikasi oleh pejabat; apartemen perlu melakukan penilaian berkala seperti pengecekan dan penilaian mengenai kinerja karyawan terhadap pengelolaan sumberdaya apartemen. 103
