MENYUSUN PESAN BISNIS BERORIENTASI AUDIENCE
advertisement
Pesan bisnis yang efektif bertujuan untuk menarik perhatian pihak lawan komunikasi (audience) karena itu pesan harus ringkas dan menunjukkan tujuan yang jelas. Tujuan dalam penulisan pesan bisnis yang efektif adalah lebih bersifat untuk menyatakan ide dari pada mengesankan audience Perencana yang baik merupakan langkah awal yang berhasil Perencanaan perlu memperhatikan tiga tahapan yang meliputi: 1. Menentukan tujuan 2. Analisis audience dan penyesuaian pesan 3. Memilih sarana dan saluran komunikasi yang sesuai Langkah berikutnya adalah menyusun ide dan mulai menata komposisi naskah, memasukkan pemikiran dalam kata-kata, menyusun kalimat dan alinea, dan memilih ilustrasi dan rincian untuk mendukung ide pokok, menyusun kalimat dan alinea Dilakukan peninjauan ulang untuk mengetahui kesesuaian ide yang dinyatakan, untuk memastikan pesan telah tersusun dalam struktur yang sesuai dan dapat dipahami agar informasi yang disampaikan jelas dan efektif Beberapa tahap sebagai berikut: Menentukan Tujuan Tujuan penulisan pesan komunikasi perlu diperhatikan pada saat seseorang merencanakan pesan bisnis. Faktor yang perlu diperhatikan ialah menjaga iktikad baik audience dan menciptakan kesan positif tentang pihak pengiriman pesan tanpa mengesampingkan tujuan tertentu yang ingin dicapai. Tujuan umum setiap pesan bisnis adalah menyampaikan informasi, menganjurkan, dan menjalin kerja sama dengan audience Pertimbangan Pengiriman Pesan Faktor yang perlu dipertimbangkan yang meliputi hal-hal sebagai berikut: * Tujuan yang realistis * Saat yang tepat * Pesan disampaikan oleh orang yang tepat * Tujuan dapat diterima oleh perusahaan Analisis Audience dan Penyesuaian Pesan Untuk penerapan analisis audience dan penyesuaian pesan penulis perlu mengetahui audience yang menjadi tujuan komunikasi, sikap audience terhadap pesan yang disampaikan, subjek yang ingin diketahui oleh audience, sikap dan kepedulian audience terhadap pesan komunikasi Pengembangan Profil Audience Berkomunikasi dengan orang yang telah dikenal dengan baik, mungkin dengan atasan atau teman sejawat, analisis audience dapat dengan mudah dilakukan. Mengetahui Pengambil Keputusan Apabila pesan akan disampaikan kepada beberapa orang, perlu diupayakan untuk mengetahui pengambilan keputusan dalam kelompok sebagai tujuan penyampaian pesan Menentukan Jumlah dan Komposisi Audience Jumlah audience juga berpengaruh terhadap pesan yang disampaikan Memenuhi Kebutuhan Informasi Ada empat tahap yg perlu diperhatikan: 1. Mencari sesuatu yang ingin diketahui audience 2. Menjawab pertanyaan yang tidak diungkapkan secara langsung 3. Memberikan informasi yang diperlukan 4. Menyampaikan informasi yang akurat Pemilihan saluran dan media pengiriman pesan komunikasi merupakan faktor yang perlu diperhatikan. Saluran dan media komunikasi menentukan gaya,nada, dan seluruh komposisi pesan. Pemilihan saluran dan media dalam penyimpanan pesan membedakan tingkat efektifitas komunikasi. Komunikasi dapat dilakukan melalui dua jenis media: lisan dan tertulis. Komunikasi lisan meliputi percakapan tatap muka, pembicaraan telepon, pidato, presentasi, dan rapat. Komunikasi tertulis meliputi surat dan memo, email, laporan dan proposal Surat atau memorandum yang merupakan sarana komunikasi tertulis perlu mengikuti ketentuan-ketentuan korespondensi misalnya format,bahasa,penerapan tanda baca,ukuran kerta, dan sebagainya. Komunikasi Menggunakan surat Komunikasi menggunakan memorandum Komunikasi menggunakan E-mail Pesan dalam komunikasi tertulis perlu disusun dalam struktur bahasa yang mudah dipahami oleh lawan komunikasi. Pesan yang tersusun dalam tata urutan yang kronologis, mudah dipahami merupakan faktor penting yang perlu diperhatikan dalam komunikasi tertulis. Untuk menyusun pesan yang baik diperlukan skill, empati, dan keahlian. Menyusun pesan komunikasi perlu memperhatikan tiga tahapan: 1. Menentukan ide 2. Mengelompokan ide 3. Menyusun rangkaian ide dengan memilih pendekatan baik langsung ataupun tidak langsung TUJUAN TOPIK, DAN IDE POKOK Tujuan Umum Khusus Topik Ide pokok Memberi informasi Mengerjakan Pengarsipan kepada klaim asuransi karyawan bagian pelayanan konsumen tentang pengarsipan klaim asuransi Penataan arsip yang baik oleh karyawan untuk efisiensi perusahaan Memberi saran/masukan Mendapatkan Pendanaan riset persetujuan dan manajemen pengembangan untuk peningkatan biaya riset dan pengembangan Pesaing mengeluarkan biaya lebih besar untuk riset dan pengembangan Ide Pokok 1. Alasan Umum Bukti Bukti 2. Alasan Umum Bukti Bukti 3. Alasan umum Bukti Bukti Jenis pesan Kemungkin an reaksi Audience Pendekat an Pesan rutin, kabar baik, iktikad baik Senang atau netral langsung Pesan yang kurang mengge mbiraka n Kurang senang Tidak langsung Pembukaan Inti Pesan Penutup Mulai dengan gagasan pokok, permintaan atau kabar baik Menyajikan rincian yang diperlukan Diakhiri dengan komentar yang menyenan gkan Awali dengan pernyataan netral dan alasan penyampaian pesan Memberika n alasan atas jawaban yang kurang menggembi rakan Diakhiri dengan salam penutup yang bernada akrab
