RANCANG BANGUN APLIKASI KLINIK GIGI (STUDI KASUS: KLINIK GIGI DRG. BASUKI DI SURABAYA) 1) Mindy Rotinsulu 1) S1 / Jurusan Sistem Informasi Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya, email: [email protected] Abstract: The system currently used by dental clinic drg. Basuki still manually, which where all the transactions done by listing in the paper only, this can cause difficulties in the search for historical data and slow service to patients. Such a manual system may also lead to careless in transaction processing and report generation. Clinics specializing in dental and oral hygiene should anticipate such problems, so as to provide the best service for patients and their partners, as well as convenience for the nurse in charge to make the required reports. To overcome the existing problems, then performed analysis of the problem and sought a solution of every problem. Then build applications dental clinic which is a computerized system that can assist clinics in handling the transaction process of recording the results of the examination of medical records, patient history data search, and report generation activities so that clinics can perform well and reduce problem of human error. Based on trials that have been done, an application built able to assist the activities of recording and storage of clinical data and can generate the required reports. With the dental clinical information system then the system is working at the dental clinic drg. Basuki can became more effective and efficient. Keyword: Dentical Clinic, Patient, Medical Record Dalam menjalankan prakteknya, Pencatatan data pemasukan dan sistem pencatatan dan penyimpanan data pengeluaran klinik yang masih dilakukan klinik gigi drg. Basuki masih menggunakan secara manual, membutuhkan waktu yang sistem manual yaitu pencatatan dilakukan pada cukup lama dan tidak akurat buku dan kertas kerja saja. Artinya, semua terkadang ada beberapa pemasukan atau kegiatan bantuan pengeluaran yang belum tercatat. Seperti komputer, sehingga dapat mengakibatkan pencatatan dan penyimpanannya, pencarian catatan–catatan berbagai data klinik hilang data juga masih dilakukan secara manual. atau rusak karena hanya dicatat di kertas dan Pencarian data pasien dan rekam medis pasien membutuhkan tempat atau ruang khusus untuk yang penyimpanan catatan-catatan tersebut. membutuhkan waktu yang lama karena jumlah itu dilakukan tanpa pernah berobat sehingga sebelumnya data pasien yang terdaftar dan penumpukan adanya sistem tekomputerisasi, klinik dapat data rekam medisnya cukup banyak. Tidak menjalankan layanan kesehatannya dengan adanya pengingat atau catatan khusus yang mudan dan efisien sehingga aktivitas-aktivitas menangani hutang-hutang pasien perusahaan yang dilakukan di klinik gigi drg. Basuki dapat dan individual, sehingga hutang tidak tertagih berjalan lebih lancar. dan menyebabkan kerugian. Berdasarkan permasalahan di atas, LANDASAN TEORI Klinik Gigi klinik gigi drg. Basuki membutuhkan sistem terkomputerisasi yang aktivitas-aktivitas mampu mengatasi pencatatan dan Klinik gigi berdasarkan peraturan menteri kesehatan 920/Menkes/Per/XII/1986 RI nomor adalah sarana penyimpanan data pasien, supplier, rekam layanan kesehatan gigi dan mulut yang medis, stok obat, pemasukan, dan pengeluaran. diberikan Dengan informasi Penyelenggaraan klinik gigi dilaksanakan oleh maka berbagai proses dan prosedur dalam pemerintah dan swasta, dimana klinik swasta kedokteran gigi menjadi jauh lebih mudah dan dapat berupa praktek berkelompok maupun efisien (Januar, 2008). Penggunaan teknologi perorangan (Sri Lestari, 2009: 4). pemanfaatan informasi dapat teknologi bermanfaat kepada masyarakat. untuk Pasien meningkatkan kepatuhan terhadap standar Menurut Peraturan Menteri pelayanan medik, dan mengurangi resiko Kesehatan RI No. 269/Menkes/Per/III/2008 kesalahan pengobatan (Lestari, 2009: 8). (2008), yang dimaksud dengan pasien adalah Aplikasi yang akan dibuat diharapkan setiap orang yang melakukan konsultasi mampu mengatasi permasalahan yang terjadi masalah kesehatannya untuk memperoleh pada klinik gigi drg. Basuki, mulai pencatatan, pelayanan kesehatan yang diperlukan baik penyimpanan dan pengolahan data. Dengan secara langsung maupun tidak langsung konvensional yaitu rekam kepada dokter atau dokter gigi. berbentuk medis yang lembaran-lembaran kertas. Di klinik gigi drg. Basuki, jenis Sedangkan rekam medis elektronik yaitu pasien dibedakan menjadi dua. Pertama, rekam medis yang berbentuk elektronik yang pasien umum yaitu orang-orang yang datang mana data-datanya tersimpan dalam suatu memeriksakan diri tanpa rujukan dari instansi media komputer. manapun dan biaya pemeriksaannya secara Obat pribadi ditanggung oleh pasien itu sendiri. Menurut Departemen Kesehatan RI Kedua, pasien perusahaan yaitu orang-orang (2009), berdasarkan UU No.36 Tahun 2009, yang bekerja di suatu perusahaan dan biaya obat pemeriksaannya ditanggungkan adalah bahan atau paduan bahan, pada termasuk produk biologi yang digunakan perusahaan yang bekerja sama dengan klinik untuk mempengaruhi atau menyelidiki sistem gigi drg. Basuki. fisiologo atau keadaan patologi dalam rangka penetapan Rekam Medis Menurut Peraturan Mentri Kesehatan RI No. 269/Menkes/Per/III/2008 (2008), yang penyembuhan, diagnosis, pemulihan, pencegahan, peningkatan kesehatan dan kontrasepsi, untuk manusia. dimaksud dengan rekam medis adalah berkas Data Flow Diagram (DFD) yang berisikan catatan dan dokumen tentang Menurut Kristanto.(2004), Data Flow identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, Diagram adalah suatu model logika data atau tindakan dan pelayanan lain yang telah proses yang dibuat untuk menggambarkan diberikan kepada pasien. darimana asal data dan kemana tujuan data Rekam medis dapat dibedakan yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, menjadi dua, yaitu rekam medis konvensional proses apa yang menghasilkan data tersebut dan rekam medis elektronik. Rekam medis Tb_JenisPeralatan Kd_JenisPeralatan Nm_JenisPeralatan dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut. Context Diagram Tb_Klinik Nama_Klinik Alamat_Klinik Kota_Klinik Penanggung_Jawab TLP_Kantor TLP_Hp Tb_Supplier ID_Sup Nama_Sup Alamat_Sup Kota_Sup No_Tlp_Sup Fax_Sup Tb_Pembayaran Tgl_Bayar Bayar Error! Not a valid link.Gambar 1. Context Pada Context Diagram tampak aliran Memiliki Tb_Rujukan Terlaksana Tb_Obat Kode_Obat Nama_Obat Quantity_Obat Bobot_Obat Tot_Bobot Stok_Min H_Beli Memiliki User Nama_User Kata_Sandi Tb_Pengeluaran Tb_TehnikerGigi No_Pengeluaran Tgl_Bayar Biaya Ket ID_Tehniker Nama_Tehniker Alamat_Tehniker Kota_Tehniker NoTlp_Tehniker Fax_Tehniker Tb_PenyakitSistemik Memiliki ID_Dokter Nama_Dokter Alamat_Dokter Kota_Dokter TLP_Rumah TLP_Hp Nama_Instansi Alamat_Instansi Kota_Instansi TLP_Instansi Memiliki Tb_DetailRujukan Tb_PesanGigi_KT Kode_Penyakit Nama_Penyakit Tb_PesanGigi Kode_Pesanan Nomenklature_Gigi Ket_Kembali Tgl_Kembali Memiliki Memiliki Kode_Rujukan Jenis_Rujukan Anamnesa Pemeriksaan_Fisik Diagnosa Tindakan Ket_Tambahan Tb_Anamnesa Kode_Anamnesa Anamnesa Memiliki Memiliki Memiliki Tb_TarifTehniker Biaya1 Biaya2_keN Memiliki Memiliki Tb_Gigi Kode_Gigi Nomenklature_Gigi Memiliki Tb_Tindakan Kode_Tindakan Nama_Tindakan Jenis_Tindakan Jasa_Dokter Jasa_Tehniker Biaya_Obat Biaya_Tindakan1 Biaya_Tindakan2_KeN Memiliki Memiliki Tb_DetailDiagnosa Ket Memiliki Memiliki Tgl_Order Ket_Ambil Tgl_Ambil Ket_Bayar Tgl_Bayar Biaya Tgl_Tunda Jml_Tunda Tb_Penyakit Memiliki Tb_Diagnosa Kode_Diagnosa Nama_Diagnosa Ket_Sistemik Memiliki Tb_Dokter Memiliki Error! Not a valid link.Gambar 2. DFD Tb_Pasien ID_Pasien Nama_Pasien Alias_Pasien Sebutan_Pasien JenisKelamin Alamat_Pasien Kota_Pasien TGL_Lahir TLP_Rmh TLP_Hp Memiliki Tb_KunjunganPasien Kode_Kunjungan Tgl_Kunjungan Waktu_Kunjungan Biaya Utang Memiliki Relation_1793 Tb_JenisPengeluaran Kd_JenisPengeluaran Nm_JenisPengeluaran Memiliki Memiliki Relation_1792 masing entitas. Memiliki Tb_Detail_P_Obat Jml_Qty H_Beli Tgl_Exp Jml_Utang Tb_Detail_P_Peralatan Jml_Qty H_Beli Jml_Utang Memiliki Tb_Perusahaan ID_Perusahaan Nama_Perusahaan Alamat_Perusahaan Kota_Perusahaan Tlp_Perusahaan Fax_Perusahaan Tb_BalasRujukan Tindakan K_Tambahan data yang bergerak dari system ke masing- Memiliki Memiliki Tb_ResepObat Nama_RO Banyak_RO Aturan_RO Diagram Memiliki Tb_Peralatan Kode_Peralatan Merek_Peralatan Jumlah_Peralatan Rusak Hilang Memiliki Tb_Pembelian No_Beli Tgl_Beli Total Tgl_JatuhTempo Ket_Lunas Tb_PemeriksaanFisik Tb_DetailTindakan Ket MemilikNo i Ket Gambar 3. Conceptual Data Model (CDM) Level 0 Dari pembuatan context diagram maka dapat dilakukan proses break down yang biasa disebut sebagai Data Flow Diagram TB_SUPPLIER ID_SUP NAMA_SUP ALAMAT_SUP KOTA_SUP NO_TLP_SUP FAX_SUP varchar(6) varchar(200) varchar(200) varchar(150) varchar(20) varchar(20) ID_SUP = ID_SUP TB_PEMBELIAN NO_BELI varchar(14) ID_SUP varchar(6) TGL_BELI timestamp TOTAL integ er TGL_JATUHTEM PO timestamp KET_LUNAS varchar(5) TB_DETAIL_P_OBAT NO_BELI KODE_OBAT NO_BELI = NO_BELI JM L_QTY H_BELI TGL_EXP JM L_UTANG varchar(14) varchar(8) KODE_OBAT = KODE_OBAT integ er integ er timestamp integ er TB_KLINIK NO_BELI = NO_BELI TB_PERALATAN KODE_PERALATAN KD_JENISPERALATAN MEREK_PERALATAN JUM LAH_PERALATAN RUSAK HILANG varchar(8) TB_DETAIL_P_PERALATAN varchar(3) NO_BELI varchar(14) varchar(200) KODE_PERALATAN varchar(8) integ er KODE_PERALAT AN = KODE_PERALATAN JM L_QTY integ er integ er H_BELI integ er integ er JM L_UTANG integ er NAMA_KLINIK ALAMAT_KLINIK KOTA_KLINIK PENANGGUNG_JAWAB TLP_KANTOR TLP_HP varchar(8) varchar(200) integ er integ er integ er integ er integ er TB_PENYAKIT KODE_PENYAKIT NAMA_PENYAKIT varchar(7) varchar(200) TB_PENYAKITSISTEMIK ID_PASIEN = ID_PASIEN KD_JENISPERALATAN = KD_JENISPERALATAN varchar(200) varchar(200) varchar(150) varchar(200) varchar(20) varchar(20) TB_OBAT KODE_OBAT NAMA_OBAT QUANTITY_OBAT BOBOT_OBAT TOT_BOBOT STOK_M IN H_BELI ID_PASIEN varchar(7) KODE_PENYAKIT varchar(7) KODE_PENYAKIT = KODE_PENYAKIT KET_SISTEMIK long varchar varchar(6) varchar(200) TB_PASIEN varchar(200) TB_JENISPENGELUARAN ID_PASIEN varchar(7) varchar(150) KD_JENISPENGELUARAN varchar(5) ID_PERUSAHAAN varchar(6) varchar(20) NM_JENISPENGELUARAN varchar(200) ID_PERUSAHAAN = ID_PERUSAHAAN NAMA_PASIEN varchar(200) varchar(20) ALIAS_PASIEN varchar(150) SEBUTAN_PASIEN varchar(2) TB_PEMBAYARAN JENISKELAMIN varchar(6) KD_JENISPENGELUARAN = KD_JENISPENGELUARAN KODE_KUNJUNGAN varchar(16) ALAMAT_PASIEN varchar(200) TGL_BAYAR timestamp KOTA_PASIEN varchar(150) BAYAR integ er TGL_LAHIR timestamp TB_PENGELUARAN ID_PERUSAHAAN = ID_PERUSAHAAN TLP_RMH varchar(20) NO_PENGELUAR AN varchar(11) TLP_HP varchar(20) KD_JENISPENGELUARAN varchar(5) KODE_KUNJUNGAN = KODE_KUNJUNGAN TGL_BAYAR timestamp BIAYA integ er KET long varchar TB_PERUSAHAAN TB_JENISPERALATAN KD_JENISPERALATAN NM_JENISPERALATAN (DFD) level 0 untuk mengetahui proses secara keseluruhan. ID_PERUSAHAAN NAMA_PERUSAHAAN ALAMAT_PERUSAHAAN KOTA_PERUSAHAAN TLP_PERUSAHAAN FAX_PERUSAHAAN varchar(3) varchar(200) TB_RESEPOBAT KODE_KUNJUNGAN NAMA_RO BANYAK_RO ATURAN_RO varchar(16) varchar(200) varchar(50) long varchar TB_BALASRUJUKAN KODE_KUNJUNGAN varchar(16) KODE_RUJUKAN varchar(14) TINDAKAN long varchar K_TAM BAHAN long varchar KODE_KUNJUNGAN = KODE_KUNJUNGAN KODE_KUNJUNGAN KODE_RUJUKAN= =KODE_KUNJUNGAN KODE_RUJUKAN KODE_KUNJUNGAN = =TB__KODE_KUNJUNGAN KODE_KUNJUNGAN KODE_KUNJUNGAN KODE_KUNJUNGAN = TB_2_KODE_KUNJUNGAN Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram CDM dapat dilihat pada Gambar 3. TB_RUJUKAN KODE_KUNJUNGAN ID_DOKTER KODE_RUJUKAN TERLAKSANA berupa varchar(16) varchar(5) varchar(14) varchar(10) TB_KUNJUNGAN PASIEN KODE_KUNJUNGAN varchar(16) ID_PASIEN = ID_PASIEN TB_PESANGIGI ID_PASIEN varchar(7) KODE_PESANAN varchar(17) ID_PERUSAHAAN varchar(6) KODE_KUNJUNGAN varchar(16) TGL_KUNJUNGAN timestamp KODE_TINDAKAN varchar(10) WAKTU_KUNJUNGAN timestamp NOMENKLATUR E_GIGI long varchar BIAYA integ er KET_KEMBALI varchar(10) UTANG integKODE_KUNJUNGAN er = KODE_KUNJUNGAN TGL_KEMBALI timestamp KODE_TINDAKAN = KODE_T INDAKAN KODE_KUNJUNGAN = KODE_KUNJUNGAN ID_DOKT ER = ID_DOKTER TB_TINDAKAN TB_ANAMNESA KODE_RUJUKAN = KODE_RUJUKAN KODE_RUJUKAN = T B__KODE_RUJUKAN KODE_KUNJUNGAN = KODE_KUNJUNGAN TB_DOKTER ID_DOKTER NAMA_DOKTER ALAMAT_DOKTER KOTA_DOKTER TLP_RUMAH KODE_RUJUKAN = KODE_RUJUKAN TLP_HP NAMA_INSTANSI ALAMAT_INSTAN SI KOTA_INSTANSI TLP_INSTANSI varchar(5) varchar(200) varchar(200) varchar(150) varchar(20) varchar(20) varchar(200) varchar(200) varchar(150) varchar(20) KODE_ANAMNESA KODE_KUNJUNGAN ANAM NESA varchar(12) varchar(16) long varchar KODE_ANAMNESA = KODE_ANAMNESA TB_GIGI KODE_ANAMNESA KODE_GIGI NOMENKLATUR E_GIGI KODE_TINDAKAN NAMA_TINDAKAN JENIS_TINDAKAN JASA_DOKTER JASA_TEHNIKER BIAYA_OBAT BIAYA_TINDAKAN1 BIAYA_TINDAKAN2_KEN varchar(12) varchar(17) KODE_GIGI = KODE_GIGI long varchar varchar(10) varchar(200) varchar(50) integ er integ er integ er integ er integ er KODE_GIGI = KODE_GIGI TB_DETAILRUJUKAN KODE_RUJUKAN JENIS_RUJUKAN ANAM NESA PEM ERIKSAAN_FISIK DIAGNOSA TINDAKAN KET_TAMBAHAN varchar(14) varchar(5) long varchar long varchar long varchar long varchar long varchar TB_DETAILDIAGNOSA KODE_DIAGNOSA varchar(5) KODE_GIGI varchar(17) KET long varchar KODE_PESANAN KODE_PESANAN = TB__KODE_PESANAN = KODE_PESANAN TB_PESANGIGI_KT KODE_PESANAN varchar(17) ID_TEHNIKER varchar(6) TGL_ORDER timestamp KET_AMBIL varchar(5) TGL_AMBIL timestamp KET_BAYAR varchar(5) TGL_BAYAR timestamp BIAYA integ er TGL_TUNDA long varchar JM L_TUNDA varchar(2) ID_TEHNIKER = ID_TEHNIKER TB_TEHNIKERGIGI ID_TEHNIKER NAMA_TEHNIKER ALAMAT_TEHNIKER KOTA_TEHNIKER NOTLP_TEHNIKER FAX_TEHNIKER varchar(6) varchar(200) varchar(200) varchar(150) varchar(20) varchar(20) KODE_TINDAKAN = KODE_T INDAKAN KODE_TINDAKAN = KODE_T INDAKAN KODE_GIGI = KODE_GIGI ID_TEHNIKER = ID_TEHNIKER KODE_DIAGNOSA = KODE_DIAGNOSA TB_TARIFTEHNIKER TB_DIAGNOSA KODE_DIAGNOSA NAMA_DIAGNOSA varchar(5) varchar(200) TB_PEMERIKSAANFISIK KODE_GIGI varchar(17) NO varchar(1) KET long varchar TB_DETAILTINDAKAN KODE_TINDAKAN KODE_GIGI KET varchar(10) varchar(17) long varchar ID_TEHNIKER KODE_TINDAKAN BIAYA1 BIAYA2_KEN varchar(6) varchar(10) integ er integ er USER NAMA_USER KATA_SANDI Gambar 4. Physical Data Model (PDM) varchar(50) varchar(50) HASIL DAN PEMBAHASAN Tujuan dari dibangunnya system ini adalah merancang system informasi yang dapat membantu klinik gigi untuk menghasilkan informasi rekam medis dan transaksi yang terjadi di klinik. Gambar 5. menunjukan system flow proses penerimaan pasien Pasien Suster Perusahaan Data perusahaan Start Pendaftaran antrian Formulir pendaftaran Mengisi data pasien Dokter Data perusahaan Input Formulir pendaftaran Input data perusahaan Perusahaan No Pernah berkunjung Anggota perusahaan No Yes Yes Jenis pasien Menyerahkan data pasien dan kartu anggota perusahaan Data pasien Menyerahkan data pasien Memeriksa kartu anggota perusahaan Data pasien Input Yes Pasien Anggota perusahaan Kartu anggotaData pasien perusahaan Yes Menyerahkan No kartu berobat dan kartu anggota perusahaan Kartu anggotaData pasien perusahaan No Konfirmasi status keanggotaan dan antrian pemeriksaan Menyerahkan kartu berobat Kartu berobat Kartu anggota perusahaan Kartu berobat Kartu berobat Konfirmasi status keanggotaan dan antrian pemeriksaan Kartu Kartu anggota berobat perusahaan Konfirmasi status keanggotaan dan antrian pemeriksaan Memeriksa kartu anggota perusahaan Sesuai Yes Informasi penolakan antrian Konfirmasi status keanggotaan dan antrian pemeriksaan Yes Yes No Informasi penolakan antrian Informasi giliran pemeriksaan Kunjungan Pasien Daftar antrian Menginformasikan giliran pemeriksaan Informasi giliran pemeriksaan Informasi penolakan antrian 1 Pendaftaran antrian Konfirmasi status keanggotaan dan antrian pemeriksaan Konfirmasi status keanggotaan dan antrian pemeriksaan Antri Input No No End Pasien Perusahaan Menerima antrian pemeriksaan Antri Menerima antrian pemeriksaan Gambar 6. System Flow Pemeriksaan Pasien Sesuai Data pasien dan mencetak kartu brobat Kartu berobat Kartu berobat Input Mengembalikan kartu berobat dan kartu anggota perusahaan 1 Cetak laporan kunjungan Kartu anggota Kartu perusahaan berobat Kartu anggota Kartu perusahaan berobat Kartu anggota perusahaan Informasi penolakan antrian Mengembalikan kartu anggota perusahaan Laporan kunjungan Klinik Laporan kunjungan Data klinik Data klinik Input Kartu anggota perusahaan Catat data klinik Gambar 5. System Flow Penerimaan Pasien Untuk system flow proses pemeriksaan pasien dapat dilihat pada Gambar 6. Gambar 7. System Flow Pembayaran Biaya Pemeriksaan Gambar 7. menunjukan system flow proses pembayaran biaya pemeriksaan. 1 Form Kunjungan Gambar 10. Form Report Data Kunjungan Gambar 10. merupakan form report Gamba 8. Form Kunjungan Gambar 8. merupakan form kunjungsn ysng berfungsi menyimpan daftar data kunjungan pasien yang digunakan untuk mencetak laporan kunjungan. pasien yang berkunjung 4 2 Form Report Utang Pasien Form Pemeriksaan Gambar 11 Form Report Utang pasien Gambar 9. Form Pemeriksaan Gambar 9. Form ini digunakan untuk menyimpan data pemeriksaan pasien. 3 Form Report Data Kunjungan Gambar 11 merupakan form report daftar utang pasien yang digunakan untuk mencetak laporan daftar pasien yang biaya pemeriksaannya belum terbayar. SIMPULAN Kesimpulan yang dapat diambil dari pembuatan Aplikasi Klinik Gigi dengan studu Departemen Kesehatan RI. 2008. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269/Menkes/Per/III/2008 Tentang Rekam Medis. Jakarta. kasus: Klinik Gigi Drg. Basuki di Surabaya adalah sebagai berikut: 1 Sistem informasi klinik gigi yang mampu membantu aktivitas-aktivitas pencatatan dan penyimpanan data di klinik gigi drg. Basuki. 2 Sistem informasi menghasilkan klinik gigi laporan-lapoan dapat data kunjungan, pendapatan, dan pengeluaran dengan lebih mudah. 3 Dalam tugas akhir ini telah dikembangkan dari sistem manual menjadi terkomputerisasi sehingga proses kerja dalam klinik menjadi cepat. DAFTAR RUJUKAN Departemen Kesehatan RI. 2009. Undangundang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 Tentang Kesehatan. Jakarta. Januar, Paulus. 2008. Peran Informatika Kedokteran Gigi Dalam Menunjang Profesionalisme Dokter Gigi di Masa Mendatang. http://www.infodokter.com/content/view/21/1/ (online) diakses tanggal 2 November 2010, jam 05:52. Kristanto, Andri. 2004. Rekayasa Perangkat Lunak (Konsep Dasar). Yogyakarta: Gava Media. Lestari, Sri. 2009. Sistem Informasi Klinik Gigi Untuk Evaluasi Pelayanan Kesehatan Gigi Pada Politeknik Kesehatan Depkes Semarang. Semarang: Universitas Diponegoro Semarang.