Modul Manajemen Studio Desain [TM12].

MODUL PERKULIAHAN
Management
Studio Desain
Proses Manajemen Project
Fakultas
Program Studi
Fakultas Teknik
Perencanaan & Desain
Desain Produk
Tatap Muka
12
Kode MK
Disusun Oleh
Kode MK
Ariani Wardhani, S.Sn, M.Ds,Cs
Abstract
Kompetensi
Mempertahankan hubungan klien
yang baik selama proses ini
bergantung pada yang jelas, efektif
dan sering komunikasi, desain yang
baik singkat dan kesepakatan peran
dan tanggung jawab yang
ditetapkan. Tujuan akhir bagi semua
yang terlibat adalah untuk mencapai
hasil akhir terbaik, dalam kerangka
waktu dan anggaran yang tersedia,
dan untuk menjaga hubungan kerja
yang positif di seluruh.
Dapat mengerti dan melakukan strategi
bisnis dengan mengerti dalam proses
dalam desain
Pembahasan
Dalam konteks ini, manajemen proyek adalah tentang bagaimana untuk menerjemahkan
strategi desain dan proses menjadi hasil selesai. Hal ini memerlukan perencanaan dan
koordinasi rakyat, pemangku kepentingan dan sumber daya yang diperlukan untuk
mendapatkan proyek dibangun, tepat waktu dan sesuai anggaran.
Mempertahankan hubungan klien yang baik selama proses ini bergantung pada yang jelas,
efektif dan sering komunikasi, desain yang baik singkat dan kesepakatan peran dan
tanggung jawab yang ditetapkan. Ada sejumlah pertanyaan yang harus dibenahi, misalnya,
apa lingkup proyek? Kegiatan apa, tugas dan sumber daya yang diperlukan? Berapa banyak
waktu yang harus dialokasikan untuk setiap langkah, dan apa yang akan biaya itu?
Mengidentifikasi kebutuhan ini membentuk dasar dari manajemen proyek yang baik. Untuk
seorang manajer desain beroperasi sebagai manajer proyek, itu melibatkan mengambil
kepemilikan dan tanggung jawab untuk hubungan klien dan bagaimana keputusan desain
dikomunikasikan. Tujuan akhir bagi semua yang terlibat adalah untuk mencapai hasil akhir
terbaik, dalam kerangka waktu dan anggaran yang tersedia, dan untuk menjaga hubungan
kerja yang positif di seluruh.
BIAYA, WAKTU DAN KINERJA
Menyusun jadwal bagaimana proyek akan berjalan, dan memastikan bahwa hal itu tetap di
jalur, tidak mudah. Desain adalah proses berulang-ulang, dan banyak keputusan trade-off
perlu dibuat dalam menanggapi isu-isu dan masalah yang muncul selama masa proyek.
Selain itu, dalam menanggapi tuntutan yang bertentangan dari berbagai pemangku
kepentingan, kompromi perlu dilakukan. Untuk manajer proyek, kepemimpinan yang kuat,
penilaian yang baik dan kemampuan untuk membuat keputusan akan diperlukan untuk
menyeimbangkan tuntutan biaya, waktu dan kinerja hasil akhirnya. Proyek buruk dikelola
seringkali mengakibatkan keterlambatan dan biaya tinggi, sedangkan proyek yang dikelola
dengan baik lebih mungkin untuk diterapkan pada waktu dan sesuai anggaran.
PERENCANAAN PROYEK
Ketika merencanakan pelaksanaan proyek, dan konsultasi dengan tim desain dan kontak
klien, desain atau proyek manajer memperkirakan jumlah pekerjaan yang terlibat pada
sebuah proyek dan mendefinisikan syarat-syarat kontrak. Peran dan tanggung jawab maka
2012
2
Nama Mata Kuliah dari Modul
Dosen Penyusun
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
akan secara resmi ditetapkan, baik dalam organisasi klien dan tim desain. Pada titik ini,
klausul kerahasiaan dan perjanjian non-disclosure juga dapat dimasukkan, yang sesuai,
dengan kebutuhan masing-masing pihak. Secara umum, perencanaan pelaksanaan proyekbisa didekonstruksi menjadi lima bidang utama kegiatan.
Pertama, desain atau manajer proyek harus memastikan tim klien dan desain setuju dan
memahami proyek singkat, dan apa yang sebenarnya akan disampaikan. Hal ini dicapai
dengan mogok desain atau proyek singkat ke tahap proyek dikelola.
Manajer proyek harus memastikan bahwa metodologi desain, proses, pengembangan dan
implementasi tahap dipetakan dalam urutan di mana mereka harus terjadi.
Kedua, desain atau manajer proyek harus breakdown apa yang perlu dilakukan dalam
setiap tahap proyek menjadi tugas dan kegiatan yang lebih kecil, memprioritaskan tugas dan
memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan masing-masing. Dia juga akan
perlu untuk mengidentifikasi hubungan antara tugas dan menentukan kegiatan apa yang
perlu terjadi sebelum yang lain dapat dimulai. Saling ketergantungan tersebut harus
dipantau karena penundaan dapat memiliki efek knock-on serius untuk tahap proyek
selanjutnya.
Ketiga, peran proyek, tanggung jawab, jalur komunikasi dan tim-manajemen prosedur perlu
diidentifikasi. Tim proyek harus dibentuk dan proyek atau desain manajer akan perlu
memastikan semua pihak menyadari tanggung jawab mereka, serta memastikan perkiraan
waktu untuk setiap tahap, dan durasi yang diperbolehkan untuk setiap tugas, realistis.
Keempat, desain atau manajer proyek harus mengidentifikasi sumber daya tambahan atau
keterlibatan stakeholder yang akan dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. Tonggak
utama seperti tenggat waktu, ulasan dan presentasi juga harus diidentifikasi. Ini akan
menjadi poin yang berguna untuk mengevaluasi perkembangan proyek yang sebenarnya
terhadap rencana proyek. Pertemuan tinjauan proyek memungkinkan desain atau manajer
proyek untuk memantau kemajuan, baik secara internal dengan tim desain, dan eksternal
dengan tim klien, serta dalam pertemuan tim gabungan.
Akhirnya, proyek atau desain manajer harus mengatur file proyek dan memastikan tim
memahami sistem untuk arus informasi, dokumentasi, pencatatan dan administrasi. Manajer
proyek bertanggung jawab untuk membuat informasi memastikan mengalir di antara tim
desain dan klien, dan untuk menengahi keputusan, memberikan kepemimpinan dan arah
dan membuat keputusan pada tahap kunci. Semua orang yang terlibat dalam proyek ini
2012
3
Nama Mata Kuliah dari Modul
Dosen Penyusun
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
harus menyadari bagaimana nya peran dan tanggung jawab sesuai dalam rencana proyek
secara keseluruhan.
Manajemen proyek yang buruk adalah alasan utama ketidakpuasan klien dengan desain,
dan mengapa klien mengambil bisnis mereka di tempat lain. Tidak ada proyek yang pernah
pergi persis sesuai rencana, tetapi apa yang terjadi jika
Proyek ini akan keluar jalur, dari waktu ke waktu dan melebihi anggaran?
Mengelola ekspektasi desain klien merupakan bagian penting dari seberapa sukses proyek
dianggap. Sebagai proses berulang, desain mendorong integrasi penemuan baru, peluang
dan hambatan yang diidentifikasi dalam setiap tahap proyek. Ini adalah proses yang
mengharuskan setiap anggota tim merasa nyaman dengan perubahan yang berkelanjutan.
Memantau kemajuan secara teratur, dan berkomunikasi secara efektif dengan klien dan tim
desain, akan menginspirasi kepercayaan baik di proses dan mereka yang terlibat dengan
proyek. Selama seumur hidup proyek, sejumlah keadaan pasti akan mempengaruhi
seberapa dekat rencana proyek yang diusulkan peta apa yang sebenarnya terjadi. Manajer
proyek yang baik fleksibel dan mudah beradaptasi dalam menghadapi keadaan yang tak
terduga, namun tetap objektif, seimbang dan realistis dalam bagaimana mereka merespon
klien dan desain tantangan yang muncul.
ALAT PERENCANAAN PROYEK
Ada sejumlah alat yang akan membantu
proyek desain rencana manajer dan melacak karya. Software proyek-manajemen komersial
meliputi aplikasi seperti Microsoft Project, Basecamp atau Filemaker. Sebuah standar
industri desain namun adalah grafik Gantt. Bentuk grafik batang adalah dokumen kerja yang
berisi daftar setiap tahapan proyek dan tugas yang harus diselesaikan, dalam urutan bahwa
mereka harus diselesaikan. The Gantt chart juga menyoroti dependensi antara kegiatan dan
tahapan yang berbeda. Dalam setiap proyek akan ada tugas-tugas yang tidak dapat
dilakukan sampai tahap sebelumnya selesai, misalnya, seorang desainer interior tidak dapat
mengembangkan desain ruang ritel tertentu sampai situs itu sendiri disurvei untuk
pengukuran yang akurat.
Informasi disorot dalam bagan Gantt meliputi: daftar prioritas kegiatan, durasi kemungkinan
tugas dari awal sampai akhir, durasi interval antara tugas, link dan saling ketergantungan
dalam hubungan antara tugas, tugas-tugas penting dan tidak penting dan tonggak utama
proyek. Gantt chart adalah rencana untuk bagaimana proyek harus berjalan di dunia yang
ideal, dan tidak selalu mencerminkan bagaimana proyek akan berjalan dalam kehidupan
2012
4
Nama Mata Kuliah dari Modul
Dosen Penyusun
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
nyata. Ulasan teratur untuk menilai kemajuan akan diperlukan selama proyek; pemangku
kepentingan utama dapat pergi berlibur atau menjadi sakit, dan kontak klien dapat berubah.
Gantt chart memberikan
fokus untuk memantau kemajuan, mengantisipasi bagaimana sumber daya dikelola, dan
meminimalkan kemungkinan perangkap dan penundaan.
MANFAAT MANAJEMEN PROYEK
Perencanaan dan manajemen proyek yang baik dapat membuat perbedaan besar apakah
proyek berjalan lancar dan 'yang' tepat waktu dan 'on' anggaran, atau jatuh ke dalam
'pertempuran modus api- dan kesulitan lainnya. Untuk konsultan desain, manajemen proyek
suara juga dapat memberikan manfaat operasional dan dalam beberapa kasus, keunggulan
kompetitif penting. Untuk klien, manajemen proyek yang baik dan perencanaan adalah
kepastian tentang bagaimana desain beroperasi dan memberikan hasil, dan bagaimana
proses desain dan kemajuan proyek dapat dikomunikasikan secara transparan dan
akuntabel.
JALUR KRITIS
Jalur kritis digunakan untuk melacak kemajuan pelaksanaan proyek. Ini mengidentifikasi
tugas-tugas yang harus terjadi pada waktu dan secara berurutan untuk batas waktu tugas
akhir yang akan dicapai. Manajer proyek akan bertanggung jawab untuk pemantauan
kemajuan aktual terhadap jadwal yang diusulkan, untuk mengendalikan proyek, dan kemudi
kembali ke jalur jika perlu. Tiga langkah yang harus diambil ketika tugas, kegiatan atau
peristiwa eksternal melarang hal-hal berjalan sesuai rencana.
Pertama, rencana proyek asli harus disimpan sebagai versi dasar. Kedua, rencana proyek
perlu diperbarui secara teratur dan jujur sehingga mencerminkan kemajuan sebenarnya
sedang dibuat. Ketiga, rencana awal harus dibandingkan dengan yang diperbarui, dan, jika
mereka tidak cocok, kursus yang tepat menanggulangi tindakan yang dapat diambil.
MANAJEMEN RISIKO DAN AUDIT
Audit risiko mengidentifikasi di mana masalah daerah yang paling mungkin untuk muncul
pada sebuah proyek, dan mengusulkan apa yang harus terjadi dalam hal salah satu terjadi.
Jika hal-hal mulai berjalan salah, atau tenggat waktu proyek tidak akan dipenuhi, berbagai
tanggapan dapat dipertimbangkan dan implikasi yang lebih luas pada waktu, biaya dan
alokasi sumber daya diperkirakan.
2012
5
Nama Mata Kuliah dari Modul
Dosen Penyusun
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Ruang lingkup proyek asli akan kembali scoped dalam menanggapi kondisi yang berubah
dan dalam upaya untuk mendapatkan proyek kembali ke jalur. Titik lemah akan diidentifikasi
dan solusi yang diusulkan.
1. Inditex, salah satu distributor busana terbesar di dunia, memiliki lebih dari 2.800 gerai ritel
di 64 negara. Jaringan ritel terbesar adalah Zara. Elemen kunci dari operasi Inditex adalah
toko busana itu sendiri, yang secara hati-hati dirancang sehingga dapat mengundang
kepada pelanggan, dan digunakan oleh perusahaan untuk mengumpulkan informasi yang
kemudian digunakan untuk menyesuaikan bisnis mereka menawarkan untuk memenuhi
permintaan pelanggan. Ditampilkan di sini adalah toko Zara di Casablanca.
Model manajemen risiko 2. Inditex didasarkan pada fleksibilitas, dan kemampuan untuk
beradaptasi menawarkan mereka untuk memenuhi keinginan pelanggan dalam waktu
sesingkat mungkin. Untuk Inditex, waktu, atas biaya, adalah faktor utama yang harus
dipertimbangkan. Cara di mana organisasi mengelola proses internal dan eksternal dengan
pemangku kepentingan dan pemasok, memungkinkan Inditex untuk mempersingkat waktu
penyelesaian dan mencapai fleksibilitas yang lebih besar, yang mengurangi stok, dan oleh
karena itu jumlah item yang tersisa tidak terjual, untuk minimum.
3 & 4. sistem logistik Inditex, yang didasarkan pada perangkat lunak yang dirancang oleh
perusahaan, berarti bahwa waktu antara menerima pesanan di pusat distribusi Inditex untuk
pengiriman barang adalah rata-rata 24 jam untuk toko Eropa dan maksimal 48 jam untuk
Amerika atau Asia toko.
2012
6
Nama Mata Kuliah dari Modul
Dosen Penyusun
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Semua gambar milik Inditex.
Misalnya, dalam organisasi klien dengan banyak pemangku kepentingan internal, klien
tanda-off bisa lebih lama daripada yang diperkirakan, menunda bagian dari proses desain
dari pertemuan tenggat waktu tersebut. Hal ini dapat diatasi dengan mengurangi jumlah
pemangku
kepentingan
yang
dapat
menyetujui
desain,
atau
mungkin
dengan
memperpanjang waktu yang telah ditentukan pada setiap tahap.
Dengan memonitor kemajuan aktual dari proyek terhadap jadwal yang disepakati,
penundaan potensial dapat proaktif dibawa ke perhatian klien dan tim desain. Mengusulkan
solusi pada tahap ini mengurangi risiko tanggal pengiriman menimbulkan delay yang
sebenarnya, tetapi dalam setiap proyek hidup tingkat kompromi masih akan diperlukan. Jika
prioritas adalah
untuk memenuhi tenggat waktu, manajer klien dan proyek dapat meningkatkan ukuran tim
proyek, yang mungkin berarti peningkatan biaya. Jika penting untuk menjaga proyek pada
anggaran, mungkin setuju untuk memperpanjang batas waktu untuk penyelesaian, tetapi
mengubah spesifikasi material atau mengurangi ukuran tim proyek. Keputusan harus, jika
mungkin, dilakukan melalui konsultasi dengan tim desain, untuk mengukur dampak pada
proses desain itu sendiri. sekaligus mengurangi potensi konflik lebih scope creep dan janjijanji yang terburu-buru dari hasil, dimana tim desain tidak mungkin benar-benar dapat
bertemu. Serta menjaga klien mengikuti kemajuan proyek dan meninjau dan merevisi jadwal
proyek, proyek atau manajer desain juga harus menjaga tim desain mengetahui perubahan
dalam organisasi klien yang dapat mempengaruhi proyek.
PASCA PROYEK REVIEW
Ulasan diadakan setelah selesainya proyek berguna untuk kedua klien dan konsultan desain
sebagai, dengan manfaat dari belakang, selalu ada cara yang lebih baik untuk melakukan
sesuatu. Mandiri atau bersama-sama, kedua belah pihak dapat mengakui pencapaian
penting, mengidentifikasi area untuk perbaikan dan belajar dari proses.
Selain hasil proyek dan langkah-langkah kinerja dan metrik yang akan menunjukkan
keberhasilan (dan kegagalan) dari proyek, hubungan antara klien dan konsultan desain
sendiri dapat ditinjau. Dengan cara ini, klien dapat menjadi pengguna lebih efektif desain,
dan konsultasi dapat menjadi penyedia yang lebih baik dari solusi desain. Untuk konsultasi
tersebut, pemahaman yang lebih baik dari organisasi klien meningkatkan kemungkinan
mereka yang terlibat lagi; hubungan jangka panjang berdasarkan kepercayaan dan
keberhasilan proyek sebelumnya mendorong klien untuk tidak memindahkan bisnis mereka
2012
7
Nama Mata Kuliah dari Modul
Dosen Penyusun
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
ke tempat lain. Ulasan pasca proyek juga tempat untuk klien dan konsultan untuk
menegosiasikan bagaimana mempromosikan keberhasilan proyek, tanpa melanggar
perjanjian kerahasiaan baik partai.
Daftar Pustaka
Best, Kathryn. (2006). Design Management.: Managing Design Strategy, Process and
Implementation. Singapore: AVA Book Production
Mozota, Brigitte.B (2003) Design Management: Using Design, Build Brand Value, and
Corporate Inovation. Canada: Allworth Press
Swann, A (1990) Design and Marketing. Phaidon
2012
8
Nama Mata Kuliah dari Modul
Dosen Penyusun
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id