Pengembangan Quality Management System (QMS)

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XV
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2012
PENGEMBANGAN MODEL QUALITY MANAGEMENT SYSTEM
(QMS) PADA INDUSTRI KECIL DAN MENENGAH
Tito Mau Pelu Benjamin*, Yudha Prasetyawan, Ahmad Rusdiansyah
Program Pasca Sarjana, Bidang Keahlian Manajemen Kualitas dan
Manufaktur, Teknik Industri, ITS
[email protected]
ABSTRAK
Quality Management System (QMS) atau yang biasa dikenal dengan Sistem
Manajemen Mutu (SMM) adalah suatu sistem yang memuat garis besar kebijakan dan
prosedur yang diperlukan untuk meningkatkan dan mengontrol proses yang akhirnya
akan menuju pada peningkatan business performance. Oleh sebab itu maka QMS sangat
penting bagi setiap industri yang ingin tetap bertahan dalam persaingan yang ada
terutama bagi Usaha Kecil dan Menengah (UKM).
Selama ini hanya perusahaan besar saja yang mampu melaksanakan QMS
dengan baik. Padahal saat ini jumlah UKM di Indonesia sangat banyak. Penelitian ini
akan membuat pengembangan model QMS yang nantinya dapat diterapkan oleh IKM.
Pengembangan model QMS dilakukan dengan cara membuat indikator dari
variabel-variabel pembentuk QMS yaitu I/F Supplier, I/F Perusahaan atau yang disebut
dengan Top Down dan I/F Customer. Untuk mengetahui sampai pada level mana
penerapan QMS oleh UKM nantinya, maka juga dibuat maturity level berdasarkan
indikator pembentuk QMS yang dibuat.
Kata kunci: Quality Management System (QMS), Usaha Kecil dan Menengah (UKM),
Sistem Manajemen Mutu (SMM), I/F Supplier, I/F Perusahaan (Top
Down), I/F Customer.
PENDAHULUAN
Tujuan pelaksanaan Quality Management System (QMS) atau Sistem
Manajemen Mutu (SMM) dalam suatu organisasi adalah untuk mengelola berbagai
kegiatan dengan pendekatan yang sistematis dan secara berkesinambungan
meningkatkan keefektifan sesuai dengan standar internasional yang mengutamakan
kebutuhan-kebutuhan stakeholders. Kunci utama dari kebijakan mutu adalah
pencapaian kepuasan permanen dan kepercayaan stakeholders.
SMM mendefinisikan bagaimana organisasi menerapkan praktek-praktek
manajemen kualitas secara konsisten untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan pasar.
Implementasi SMM masih didominasi oleh perusahaan-perusahaan besar. Masih sangat
sedikit UKM yang mengimplementasikan SMM, padahal kenyataannya adalah
perusahaan besar memerlukan keterlibatan pemasok mereka untuk mensupport
implementasi SMM mereka. Sebagian besar pemasok adalah merupakan industri kecil
dan menengah (IKM), sehingga UKM harus proaktif dalam menghadapi kompetisi
global dan harus lebih efisien dan efektif untuk dapat survive dalam lingkungan bisnis.
ISBN : 978-602-97491-4-4
A-41-1
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XV
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2012
Salah satu jalan menuju itu adalah dengan mengadopsi prinsip-prinsip SMM.
Implementasi SMM dapat membantu UKM untuk memanfaatkan sumber daya mereka
secara efektif dan efisien, sehingga lebih fokus pada kebutuhan dan harapan pasar.
Implementasi pada UKM berbeda-beda tergantung dari ukuran, sumber daya, dan
pengalaman mutu. Tetapi paling tidak ada 2 problem utama yaitu keterbatasan financial
dan sumber daya teknik (Lee and Oakes, 1995).
Pemerintah sendiri telah merencanakan untuk memberikan fasilitas kepada
Koperasi, usaha kecil, dan menengah (KUKM) memperoleh sertifikasi Standar Nasional
Indonesia (SNI). Pemberian sertifikasi oleh Kementerian Perindustrian (Kemenperin)
bertujuan agar KUKM lebih kompetitif dalam menghadapi era perdagangan bebas
dengan Asean dan Tiongkok (Asean-Tiongkok Free Trade Agreement/AFTA). Fasilitas
ini berupa kemudahan dalam proses kemudahan proses pengurusan SNI (Standard
Nasional Indonesia), yang meliputi proses pelatihan dan bantuan dari sisi manajemen
agar KUKM bisa mencapai standar (Galeriukm, 2010).
Berdasarkan hal tersebut diatas, maka harus disadari bahwa UKM juga sangat
perlu manerapkan SMM dan juga memperoleh sertifikasi terhadap penerapan SMM
tersebut agar dapat bertahan dalam persaingan global dan menjaga kualitas. Namun
untuk menerapkan SMM hingga memperoleh sertifikasi akan sangat menyulitkan UKM.
Maka penelitian ini perlu dilakukan agar UKM yang ada di Indonesia dapat menerapkan
SMM dan memperoleh sertifikasi.
METODE PENELITIAN
Langkah-langkah yang dilakukan dalam penelitain ini adalah sebagai berikut:
Studi Lapangan
Literatur Review
Identifikasi dan Perumusan
Masalah
Penetapan Tujuan
Tahap Identifikasi
Awal
Pengumpulan Data Awal
Identifikasi Model
- TQM ( QA, QC dan QM)
- QMS (ISO 9000)
Pengembangan Model:
- Identifikasi Indikator QMS
- Usulan Model QMS untuk IKM
Kesimpulan dan Saran
ISBN : 978-602-97491-4-4
Gambar 1. Flowchart Penelitian
A-41-2
Tahap Pengembangan
Model
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XV
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2012
HASIL PENELITIAN
Pengembangan Model QMS untuk UKM
Model QMS yang ada saat ini sesuai dengan model pendekatan proses pada
standar ISO 9000. Gambar dibawah ini menunjukkan model proses dari ISO 9001:2000
terdiri dari empat bagian utama yang tercakup dalam standar sistem manajemen kualitas
ISO 9001:2000.
Gambar 2. Model Sistem Manajemen Kualitas Berdasarkan Proses
(Sumber: Supriyo, 2008)
Oleh karena itu rancangan pengembangan QMS ini dilakukan dengan mengacu
pada model QMS yang telah ada yaitu terdiri dari Customer Requirement yang
kemudian menjadi input bagi perusahaan untuk melakukan Measurement Analysis and
Improvement, Management Responsibility, Resource Management, dan Product
Realization dan output yang dihasilkan harus memenuhi Customer Satisfaction.
Pengembangan model yang dilakukan (agar dapat memenuhi permintaan
pelanggan) maka ditambahkan I/F Supplier yang indikatornya terdiri atas pemenuhan
supplier terhadap material yang dipesan oleh perusahaan (baik dari segi kualitas, biaya
maupun delivery). Dari segi perusahaan, maka dikembangkan I/F Perusahaan yang
berisi tentang indikator-indikator yang melibatkan karyawan (man) dalam menetapkan
arah dan memenuhi harapan pelanggan (memperbaiki proses kontrol, mengurangi
limbah, menurunkan biaya, meningkatkan pangsa pasar, memfasilitasi pelatihan
maupun meningkatkan semangat/etos kerja). Bila semua indikator dalam I/F Perusahaan
telah terpenuhi maka berikutnya adalah memenuhi I/F Customer yang merupakan
output dari perusahaan (menghasilkan produk yang bagus baik itu dari segi kualitas,
biaya, waktu pemenuhan, keamanan maupun menjaga hubungan dengan pelanggan)
sehingga dapat memenuhi customer satisfaction.
Indikator QMS yang sesuai dengan UKM (rancangan model QMS yang dibuat)
adalah sebagai berikut:

I/F Supplier
o Kualitas material yang diberikan sangat bagus (S1)
o Harga material yang diberikan sangat sesuai (S2)
o Waktu pengiriman material selalu tepat waktu (S3)
ISBN : 978-602-97491-4-4
A-41-3
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XV
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2012
o Pemasok memenuhi perubahan jumlah dan waktu pengiriman dari dengan
sangat baik (S4)
o Pemasok selalu merespon dengan baik setiap keluhan yang diajukan oleh
perusahaan (S5)
o Pemasok selalu melakukan perbaikan kualitas layanan maupun produk yang
dikirimkan (S6)
o Pemasok selalu menjaga hubungan baik dengan perusahaan (S7)
o Pemasok selalu melakukan inovasi terhadap material (S8)

I/F Perusahaan
a. Pimpinan perusahaan selalu mempromosikan tentang mutu produk pada
konsumen (P1)
b. Pimpinan mengkomunikasikan dan menekankan ulang tentang mutu pada semua
karyawan (P2)
c. Selalu ada informasi yang berguna dalam memperbaiki mutu produk (P3)
d. Perencanaan untuk perbaikan mutu dilakukan dengan sangat baik (P4)
e. Terdapat sumber daya untuk melakukan perbaikan mutu (P5)
f. Semua karyawan terlibat dalam perencanaan mutu (P6)
g. Semua karyawan terlibat dalam kerja tim perbaikan mutu (P7)
h. Semua karyawan tertantang untuk melakukan perbaikan dan inovasi (P8)
i. Semua karyawan dilatih dalam ketrampilan perbaikan mutu (P9)
j. Semua karyawan diakui dalam hal perbaikan mutu (P10)
k. Perusahaan selalu memotivasi karyawan (P11)
l. Perusahaan mengelola sumber daya manusia (pelatihan, penghargaan &
pengakuan, kesehatan & keamanan) dengan sangat baik (P12)
m. Pelanggan merupakan fokus utama dalam perencanaan proses untuk
memproduksi produk dan layanan (P13)
n. Perusahaan mengendalikan mutu secara langsung dalam menghasilkan barang
dan jasa (P14)
o. Perusahaan juga memasukan pemasok dalam perbaikan mutu (P15)
p. Perusahaan melibatkan pemasaran, akunting, layanan administratif, dll dalam
perbaikan prosesnya untuk memenuhi atau melebihi persyaratan pelanggan
(P16)
q. Terdapat perbaikan yang berkesinambungan dalam proses produk dan layanan
(P17)
r. Terdapat perbaikan yang berkesinambungan dalam layanan pendukung (P18)
s. Terdapat perbaikan yang berkesinambungan dalam hal pemasok (P19)
t. Perusahaan selalu menjaga hubungan baik dengan pelanggan (P20)
u. Perusahaan selalu memberikan tanggapan yang baik terhadap keluhan pelanggan
(P21)
v. Perusahaan selalu memberikan informasi yang tepat kepada pelanggan (P22)
w. Perusahaan mengetahui indikator kepuasan pelanggan (P23)
x. Perusahaan selalu membuat pelanggan puas terhadap produk maupun layanan
(P24)
y. Perusahaan selalu mengutamakan kepuasan pelanggan (P25)

I/F Customer
ISBN : 978-602-97491-4-4
A-41-4
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XV
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2012
a. Pelanggan sangat puas dengan kualitas produk yang diberikan (C1)
b. Pelanggan tidak mempermasalahkan harga produk dari perusahaan (selalu
terjadi pembelian ulang) (C2)
c. Pelanggan jarang mengeluh terhadap waktu pengiriman produk dari perusahaan
(C3)
d. Pelanggan selalu mendapatkan produk yang sesuai dengan kebutuhan (C4)
e. Tidak ada produk yang dikembalikan oleh pelanggan ke perusahaan (karena
cacat maupun tidak sesuai pesanan) (C5)
f. Pelanggan selalu memperoleh produk dengan kualitas yang diharapkan dan juga
mendapatkan layanan yang terbaik dari perusahaan (C6)
g. Pelanggan merasa puas akan produk maupun layanan yang diberikan oleh
perusahaan (produk dan layanan sesuai dengan harapan pelanggan) (C7)
h. Pelanggan selalu menemukan inovasi produk dari perusahaan (C8)
Indikator-indikator dalam I/F Supplier, I/F Perusahaan dan I/F Customer saling
terkait satu dengan yang lainnya. Salah satu contoh keterkaitan tersebut adalah bila
kualitas material yang diberikan sangat bagus (indikator S1) dan pimpinan perusahaan
selalu mempromosikan tentang mutu produk pada konsumen (indikator P1) maka
pelanggan akan sangat puas dengan kualitas produk yang diberikan (C1).
Total
(Quality,
Delivery)
Total Man Hour
Cost,
Delivery,
Morale)
Material
Cost,
(Quality,
Safety,
I/F Perusahaan (25
indikator)
I/F Supplier (8
indikator)
Measurement
Improvement
I/F Customer (8
indikator)
Analysis,
Management
Responsibility
Customer
Requirement
Good Product (Quality, Cost,
Delivery, Safety, Morale)
Customer
Satisfaction
Resource Management
Product Realization
Gambar 3. Framework Pengembangan QMS
Model QMS untuk UKM
Model QMS yang sesuai dengan UKM adalah terdiri dari 3 variabel yaitu I/F
Supplier, I/F Perusahaan dan I/F Customer. Pada setiap variabel terdapat beberapa
indikator sistem manajemen mutu yang harus dipenuhi oleh UKM agar bisa dikatakan
sebagai UKM yang memiliki sistem manajemen mutu.
ISBN : 978-602-97491-4-4
A-41-5
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XV
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2012
Model QMS untuk UKM dalam penelitian ini adalah seperti pada gambar 4
dibawah ini.
S1
C6
C7
C5
C8 5
S2
S3
S4
S5
4
C4
C3
S6
S7
3
C2
S8
2
C1
P1
P25
1
P2
P24
0
P3
P23
P4
P22
P5
P21
P6
P20
P7
P19
P18
P17
P8
P9
P10
P16
P15 P14
P13 P12
P11
Gambar 4. Model QMS untuk UKM
Pemenuhan indikator tersebut pasti akan berbeda-beda pada setiap UKM
(tergantung dari sumber daya yang dimiliki oleh UKM dan juga pemahaman pemilik
maupun manajemen UKM terhadap sistem manajemen mutu. Oleh karena itu dari
model QMS ini dapat dibuat penilaian dengan menggunakan maturity model agar bisa
mengetahui sampai dimana penerapan SMM atau QMS oleh UKM tersebut.
Tabel 1. Maturity Level QMS untuk UKM
Level
1
(AdHoc)
2
(Initial)
3
(Repeat
able)
I/F Supplier
Minimal bila dapat
memenuhi indikator
S1, S2
Minimal bila dapat
memenuhi indikator
S3
Minimal bila dapat
memenuhi indikator
S4
Minimal bila dapat
memenuhi indikator
S5, S7
Minimal bila dapat
5
(Optimized) memenuhi indikator
S6, S8
4
(Managed)
I/F Perusahaan
Minimal
bila
dapat
memenuhi indikator P3,
P4 dan P5
Minimal
bila
dapat
memenuhi indicator P1,
P22 dan P23
Minimal
bila
dapat
memenuhi indikator P2,
P11, P12, P13, P14, P15,
P24
Minimal
bila
dapat
memenuhi indicator P6,
P7, P9, P10, P21, P25
Minimal
bila
dapat
memenuhi indikator P8,
P16, P17, P18, P19, P20
ISBN : 978-602-97491-4-4
A-41-6
I/F Customer
Minimal bila dapat
memenuhi indikator
C3
Minimal bila dapat
memenuhi indikator
C2, C4
Minimal bila dapat
memenuhi indikator
C1, C5
Minimal bila dapat
memenuhi indikator
C6, C7
Minimal bila dapat
memenuhi indikator
C8
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XV
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2012
KESIMPULAN
Kesimpulan dari penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Permasalahan yang dialami oleh UKM dalam memperbaiki kualitas produk maupun
jasa yang dibuat adalah belum memiliki manajemen yang baik (yang mengerti
tentang sistem manajemen mutu dan layanan) sehingga sebagian besar UKM belum
memiliki standard mutu yang baik.
2. Hambatan atau kendala yang dialami oleh UKM dalam menerapkan sistem
manajemen mutu adalah kurangnya pengetahuan tentang sistem manajemen mutu
(belum memiliki manajemen yang baik).
3. Variabel mutu yang sesuai dan penting bagi UKM dalam mencapai standard mutu
adalah I/F Supplier, I/F Perusahaan dan I/F Customer. I/F Supplier terdiri atas
pemenuhan supplier terhadap material yang dipesan oleh perusahaan (baik dari segi
kualitas, biaya maupun delivery). I/F Perusahaan terdiri atas melibatkan karyawan
(man) dalam menetapkan arah dan memenuhi harapan pelanggan (memperbaiki
proses kontrol, mengurangi limbah, menurunkan biaya, meningkatkan pangsa pasar,
memfasilitasi pelatihan maupun meningkatkan semangat/etos kerja). I/F Customer
terdiri atas menghasilkan produk yang bagus baik itu dari segi kualitas, biaya, waktu
pemenuhan, keamanan maupun menjaga hubungan dengan pelanggan.
DAFTAR PUSTAKA
Easton, G.S. dan Jarrel S.L., 1998, The Effect on Total Quality Management on
Corporate Performance : An Empirical Investigation. Journal Bussiness. 71 (2).
Ek, Lim Teow dan Niew Bok Cheng, 1997. Quality Management Systems : Assestment
to ISO 9000:1994 Series, Prentice Hall.
Feigenbaum, Armand Falin, 1991, Total quality Control, 3rd ed., New York : Garrison,
Mc Graw Hill.
Galeriukm, 2010, Manajemen Mutu Bagi Usaha Kecil dan Menengah, 20 April 2011.
Gasperz, Vincent. (2001), ISO 9001: 2000 and Continual Quality Improvement. Jakarta: PT
Gramedia Pustaka Utama
Hillson, D., 1997, Towards a Risk Maturity model, International Journal of Project &
Business Risk Management, Volume 1, Issue 1, pages 35-45.
Juran, J.M. dan Frank M. Gryna, 1993, Quality Planning and Analysis : From Product
Development to Use, 5th Ed, Cincinnati, Ohio : South-Western Publishing, Co.
Kesuma, N.E., Faradina, C., Hapsari, R., Hutami, R., Saputra, K.A., 2011, Pemahaman Konsep
dan Penyusunan Quality Management System pada Industri Pangan dengan Penerapan 3Q,
Jurnal dan Buletin Manajemen Mutu dan Pangan No. 17 Vol. 1.
Lai, H. (1996), ISO 9000 Quality Management Systems: Guidelines for Enterprises in
Developing Countries, 2nd ed., International Trade Centre and ISO, Geneva.
ISBN : 978-602-97491-4-4
A-41-7
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XV
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2012
Lee, G.L., Oakes, L., 1995, The Pros and Cons of Total QualityManagement for Small
Firm Manufacturing: Some Experience Down The Supply Chain, Total Quality
Management, Vol. 6 No. 4, PP. 413-426.
ISBN : 978-602-97491-4-4
A-41-8