www.usi.ac.id/karya ilmiah dosen upload : biro sistem informasi data & hubungan masyarakat@2017 SISTEM PENGAWASAN INTERN PEMBELIAN BAHAN BAKU PADA PT.PERKASA MOSTINDO UTAMA MEDAN (PMU) MEDAN Elfina Okto Posmaida Damanik Dosen Fakultas Ekonomi USI Abstrak Penelitian ini dilakukan pada PT.Perkasa Mostindo Utama (PMU) Medan yang bertujuan untuk mengetahui sistem pengawasan intern terhadap pembelian bahan baku pada perusahaan tersebut. Untuk mendapatkan informasi dari data-data tersebut penulis mengunakan metode analisis deskriptif yaitu proses pengolongan atau pengelompokan data sehingga memberikan suatu gambaran mengenai kondisi yang diteliti dan metode analisis deduktif yaitu membandingkan antara teori-teori dengan kenyataan yang terjadi sebenarnya pada perusahaan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa PT.Perkasa Mostindo Utama (PMU) Medan mengunakan sistem pengawasan intern pembelian bahan baku mengunakan dokumen-dokumen yang meliputi surat pesanan pembelian, surat pengantar barang,faktur penjualan, tanda terima barang dan bukti kas keluar. ---------------------------------------------------------------------Kata kunci : pengawasan intern, pembelian, bahan baku. I. Sistem pengawasan intern pembelian PENDAHULUAN bahan baku pada PT. Perkasa Mostindo a. Latar Belakang Masalah Utama Tujuan utama dari setiap perusahaan sehingga terjadi kerugian yang sangat besar adalah untuk mencari laba yang sebesar- (PMU) terjadi penyimpangan mempengaruhi proses jual beli barang. besarnya (going concer) dengan biaya yang sekecil kecilnya, maka untuk mencapai b. Perumusan Masalah Rumusan masalah dalam penelitian ini tujuan tersebut diperlukan proses yang panjang, salah satunya diperlukan sistem adalah “Apakah ada kecurangan pengawasan dilakukan intern terhadap pembelian oleh pihak yang yang menerima bahan baku yang merupakan pintu keluarnya barang/bagian gudang dengan pihak yang uang perusahaan. mencatat barang? “ PT. Perkasa Mostindo Utama (PMU) merupakan perusahaan swasta yang bergerak dalam bidang memproduksi obat c. Tujuan Penelitian Penelitian ini bertujuan untuk memahami sitem anti nyamuk bakar tiga roda yang berlokasi mengetahui dan di jalan Raya Medan –Binjai Sumatera pengawasan intern Utara. bahan baku antara pihak menerima barang terhadap pembelian 1 Sistim Pengawasan Intern Pembelian Bahan Baku ……................................ Elfina Okto Posmaida Damanik dengan pihak yang mencatat barang di PT. beruntung apabila perusahaan memiliki Perkasa Mostindo Utama (PMU). sistem ppengawasan intern yang baik dan efektif. Dengan baiknya sistem tersebut II. berarti manajemen merasa aman dan yakin KAJIAN TEORITIS karena:(a) Harta perusahaan akan terjaga a. Pengertian Intern Sistem Pengawasan dari kemungkinan penyalahgunaan dan penyelewengan baik yang dilakukan pihak Pengawasan (controlling) merupakan internal maupun pihak eksternal perusahaan, salah satu fungsi dari manajemen, berarti (b). Informasi yang dihasilkan oleh sistem fungsi setiap menejer yang diserahi tugas informasinya akan lebih akurat, tepat waktu, dan tanggung jawab dalam ruang lingkup dan murah, (c).Kegiatan perusahaan akan bidangnya untuk berjalan efisien, (d). Setiap prosedur yang melaksanakan rencana (planning) yang juga dianut akan mendorong ditaatinya kebijakan merupakan yang dianu mendorong ditaatinya kebijakan masing-masing salah satu fungsi dari yang dianut antara lain:Tingkat keyakinan manajemen (Purba, 1996). Pengawasan intern mencakup struktur yang wajar serta Pengertian yang dianut dalam sistem prosedur yang terkoordinir yang diterapkan pengawsan intern ini bersifat mutlak, artinya oleh mengamankan hasil yang diperoleh dari sistem tersebut hartanya, mencek ketelitian dan kepercayaan tidak dapat dijamin bahwa harta perushaan terhadap mendorong mutlak terjamin tidak diselewengkan untuk kegiatan agar efisien, dan mengajak untuk tujuan pribadi 1) Sistem processing data mentaati kebijakan perusahaan (Harahap, yang dipakai,Sistem pengawasan intern 19910. Ada beberapa hal yang harus bersifat netral terhadap metode pengolahan diketahui tentang data yang digunakan, Sistem mekanis organisasi dan seluruh perusahaan data untuk akuntansi, oleh pengawasan metode perusahan intern,yaitu: 1). atau apakah manual, computer (EDP), 2) pengawasan intern adalah tanggung jawab Keterbatasan sistem pengawasan intern, manajemen, penerapan sistem pengawasn Keterbatasan intern adalah merupakan tugas dan tanggung karena kerjasama (coolusion), “ kong kali jawab bukan kong” diantara pelaksanaan sistem itu paling sendiri, auditor. manajemen Manajemen perusahaan lah yang ini kurang misalnya terampilnya disebabkan pegawai, 2 www.usi.ac.id/karya ilmiah dosen upload : biro sistem informasi data & hubungan masyarakat@2016 keterbatasan kemampuan pegawai, sifat lupa memperoleh dan tiadanya dukungan dari pimpinan barang, menentukan pemasok yang dipilih tertinggi perusahaan. oleh pengadaan barang, dan mengeluarkan Prinsip-prinsip internal control dalam prosedur pembelian menurut Zaki Baridwan informasi mengenai harga order pembelian kepada pemasok yang dipilih”. (2007) adalah sebagai berikut: 1)Diadakan Dari fungsi diatas pihak menejer juga pemisahan fungsi yang jelas untuk pihak- harus memperhatikan sistem pemprosesan pihak:Meminta Melakukan transaksi pembelian yang dilaksanakan di pembelian, Menerima barang, Menyimpan dalam perusahaan tersebut, dengan tujuan barang, Mencatat terjadinya pembelian dan untuk memastikan bahwa semua pesanan timbulnya utang, 2) Mengeluarkan uang dilaksanakan berdasarkan kebutuhan barang untuk (utang), pesanan diterima dalam kondisi baik, barang (1)Setiap pembelian harus didasarkan pada yang diterima masuk kegudang dalam permintaan pembelian dan dengan harga keadaan lengkap, bahwa pembelian tersebut yang bersaing serta kuantitas yang optimal, dicatat (2) Bagian pembelian harus mengikuti secara akurat. pembelian, membayar pengiriman pembelian barang-barang dari dan Adapun penjual diklasifikasikan organisasi yang didalam Barang-barang hanya akan diterima apabila menurut Mulyadi ada 7 yaitu: Bagian sesuai dengan spesifikasi dalam order Gudang, pembelian, Penerimaan, Bagian Jurnal, buku besar, dan pembelian diperiksa Bagian sistem terkait untuk memastikan ketepatan waktunya: Faktur pelaksanaan secepatnya pembelian Pembelian, Bagian untuk laporan, Bagian kartu persediaan dan kartu dibayar, Distribusi debit dari barang-barang biaya, Bagian utang, Bagian pengiriman. atau jasa yang dibeli harus dilakukan dengan Catatan akuntansi yang digunakan untuk benar mencatat transaksi pembelian adalah Sistem kebenaranya sebelum sehingga disetujui laporan-laporan untuk Voucher, Register Bukti Kas Keluar, Jurnal pimpinan datanya dapat dipercaya. Pembelian, b. Mulyadi (1992), Utang, dan Kartu Persediaan. Pengertian Sistem Pembelian Menurut Kartu fungsi pembelian adalah tanggung jawab untuk c. Pengertian Bahan Baku 3 Sistim Pengawasan Intern Pembelian Bahan Baku ……................................ Elfina Okto Posmaida Damanik Pada umumnya setiap perusahaan :Pengawasan ini bertujuan untuk mendorong industri mempunyai 3(tiga) jenis persediaan tercapainya yaitu: Persediaan bahan baku, Persediaan perusahaan. Efisiensi operasional ini sangat dalam proses, dan Persediaan barang jadi. berguna bagi pihak manajemen di dalam Pengertian bahan baku menurut Purba membuat (1995), bahan baku merupakan bahan pokok kegiatan dan bahan langsung (direct material) yang supplier. Dengan dipatuhinya kebijakkan digunakan dalam proses produksi, seperti tersebut dapat membantu manajemen dalam tepung terigu dalam perusahaan roti, kain pengawasan dalam perusahaan garmen dan sebagainya. perusahaan dan pengambilan keputusan Tujuan Penerapan Sistem Pengawasan efisiensi operasional kebijakan yang menyangkut pembelian dalam menentukan terhadapa operasional terhadap pembelian bahan baku. Tujuan pokok dari pengawasan intern Intern Dalam Sistem Pembelian Bahan Pengawasan (internal control) antara lain (Purba ,1996): Akuntansi : Pengawasan akuntansi ditujukan 1) Utama, menjaga kekayaan perusahaan untuk menjaga kekayaan perusaahaan yang selalu berkaitan dengan pembelian bahan baku dan meluruskan juga bertujuan untuk mengecek ketelitian memperbaiki kesalahan yang terjadi dalam data yang berhubungan dengan pembelian. pelaksanaan Pengecekan ini dimaksud untuk menguji dan Mengusahakan agar perusahaan bekerja mengetahui efisien, dan efektif Baku, yaitu: (1)Tujuan keandalan data tersebut, aman, 2) Mengarahkan penyimpangan tugas (pekerjaan), dan dan 3) dan semua aktivitas sehingga dapat disajikan secara benar dan diarahkan kepada tujuan, 4) Membina dan dapat dipercaya. mendorong Data ini digunakan adanya ketaatan untuk sebagai bukti dalam penyusunan laporan menjalankan kebijaksanaan yang digariskan keuangan perusahaa, dimana pengecekan oleh pimpinan, 5) Mengecek kebenaran data tersebut dapat dilakukan dengan cara (reliability) dan ketelitian (accuracy) dari menghitung kuantitas dari barang yang data akuntansi, 6) Melalui conduite para dibeli dan membandingkan dengan dokumen karyawan khusus para menejer, 7) Mencek yang terkait. Dengan adanya pengawasan ini apakah rencana (anggaran) perlu direvisi diharapkan kesalahan dan kecurangan dalam atau tidak, demikian juga apakah sasaran pelaksanaan pembelian dapat dihindari. (2) (tujuan) perlu diubah atau tidak, 8) Mencek Tujuan apakah struktur organisasi atau sistem Pengawasan administrasi 4 www.usi.ac.id/karya ilmiah dosen upload : biro sistem informasi data & hubungan masyarakat@2016 administrasi yang digunakan perlu direvisi kepada pegawai yang berada dibagian atau tidak. pembelian. Untuk mencapai tujuan di Adapun atas, metode analisis yang manajemen perusahaan bertanggung jawab digunakan dalam penelitian ini yaitu metode untuk merancang dan menerapkan lima analisis unsur pengendalian internal, unsur-unsur memberikan tersebut Lingkungan kondisi yang ada atau masalah yang pengendalian, 2)Penilaian resiko, Prosedur diselidiki dan metode analisis deduktif Pengendalian, atau adalah membandingankan antara teori-teori monitoring, 4) Informasi dan komunikasi( dengan kenyataan yang terjadi sebenarnya Niswonger, 2009). pada perusahaan tersebut. adalah:1) 3) Pemantauan deskriptif IV. III. METODE PENELITIAN suatu sehingga gambaran dapat mengenai PEMBAHASAN Untuk mendapatkan informasi yang PT. Perkasa Mostindo Utama (PMU) diperlukan dalam penelitian ini mengunakan Medan merupakan suatu perusahaan swasta dua jenis metode pengumpulan data yaitu: yang bergerak di bidang industri obat anti Metode Penelitian Kepustakaan (Library nyamuk yang beralamat di jalan Raya Research) atau berupa data sekunder yaitu Medan-Binjai. Perusahaan ini mengunakan penelitian dilakukan dengan bahan bacaan bahan baku sebagai bahan utama bagi suatu untuk memperoleh input yang relevan perusahaan seperti: literature, bahan kuliah, dan artikel- produksi, oleh karenanya pembelian baku artike. Dan metode penelitian lapangan tersebut (Field Research) yaitu dengan mengunakan pengeluaran kas yang besar bagi perusahaan. penelitian langsung ke PT. Perkas Mostindo Pengawasan intern atas pembelian industri biasanya untuk memulai merupakan sumber untuk bahan bahan baku ini sangat diperlukan bagi memperoleh data dan informasi serta bukti- perusahaan, sebab apabila pembelian bahan bukti tentang sistem pengawasan pembelian baku ini tidak diawasi dengan baik, maka bahan baku yang dilakukan perusahaan akan memberikan peluang bagi personil tersebut, melalui observasi dan wawancara yang Utama (PMU) yang bertujuan tidak bertanggung jawab untuk 5 Sistim Pengawasan Intern Pembelian Bahan Baku ……................................ Elfina Okto Posmaida Damanik melakukan kecurangan kemungkinan adanya ataupun kesalahan dalam persediaan bahan baku yang ada digudang, artinya untuk menentukaan jumlah prosedur yang justru akan menimbulkan (kuantitas) bahan baku yang harus dibeli dan kerugian bagi perusahaan. bagian pembeli harus mengetahui berapa baku yang jumlah yang dibutuhkan untuk memenuhi Mostindo Utama kegiatan produksi selama satu bulan dan kebutuhan bagian berapa jumlah persediaan yang masih ada di produksi dengan prosedur : pada saat ada gudang, 2) Pengawasan kualitas pembelian permintaan bahan baku dari bagian bahan baku: Bahan baku yang digunakan produksi atau bagian gudang, maka bagian oleh PT. Perkasa Mostindo Utama (PMU) logistic akan kepada terdiri dari tepung onggok, tepung kayu, Factory Manager, Factory tepung batok, tepung byket, unsur-unsur Manager akan bagian kimia dan parfum. Semua bahan baku ini pembelian sebelum dimasukkan ke dalam gudang yang Pembelian dilakukan (PMU) bahan PT.Perkasa berdasarkan pembelian memberitahukan kemudian mengintruksikan untuk melakukan berbentuk sebuah ruangan untuk diteliti bahan baku. Adapun dokumen-dokumen yang di pergunakan oleh PT.Perkasa Mostindo kualitasnya di laboratorium perusahaan oleh bagian quality control / lab. Hasil Utama (PMU) untuk melakukan transaksi pemeriksaan ini diberitahukan secara lisan pembelian bahan baku meliputi: 1) Surat atau memo ke bagian pembeli untuk Pesanan mengetahui kualitasnya telah sesuai dengan Pembelian, 2)Surat Pengantar Barang, 3) Faktur Penjual dari Supplier, 4) Surat Tanda Terima Barang dan 5) Bukti Prosedur pembelian bahan baku PT. Perkasa Mostindo Utama (PMU) di mulai Kas Keluar. Jenis-jenis Pembelian surat pesanan pembelian. Bahan pengawasan Baku PT. Intern adanya kebutuhan atas suatu barang oleh Perkasa bagian gudang tersebut. Adapun bagian- Mostindo Utama (PMU) mencakup: 1) bagian yang terlibat Pengawasan kuantitas pembelian bahan pembelian bahan baku ini adalah:Bagian baku kuantitas pembelian bahan baku pada gudang, PT.Perkasa Mostindo Utama disesuaikan produksi, Bagian keuangan/accounting, dan dengan kebutuhan untuk memenuhi kegiatan Factory Manager (FM) Bagian dalam pembelian, prosedur Bagian produksi selama satu bulan dan juga jumlah 6 www.usi.ac.id/karya ilmiah dosen upload : biro sistem informasi data & hubungan masyarakat@2016 V. timbul kecurangan dalam penentuan KESIMPULAN DAN SARAN harga yang terlalu tinggi. a. 3. Kesimpulan Sistim pengawasan intern pembelian bahan Setelah penulis melakukan penelitian baku yang dilakukan Sistem Pengawasan Intern Pembelian Bahan Perkasa Baku pada PT. Perkasa Mostindo Utama Medan (PMU) Medan,: pemakaian pegawai yang berkompeten 1. Bahwa perusahan tersebut sudah baik dalam bidang pembelian yang dapat dalam melakukan pengawasan intern mengakibatkan system pengawasan pembelian bahan baku, karena dilaku- intern tersebut tidak mampu mengatasi kannya pengawasan kuantitas dan kebocoran biaya perusahaan, sehingga kualitas dari bahan baku tersebut, peningkatan laba secara maksimum hanya saja pengawasan terhadap harga tidak dapat dicapai. tidak ada sehingga dapat menimbulkan kecurangan terhadap 2. harga bahan b. Mostindo PT. kurang Utama (PMU) diimbangi dengan Saran Untuk meningkatkan efektifitas penga- baku. wasan intern pembelian bahan baku sebaik- Dalam melaksanakan prosedur pembe- nya perusahaan memiliki bagian khusus lian bahan baku menggunakan doku- yang bertugas menerima dan menyimpan men-dokumen yang meliputi Surat barang bahan baku serta dalam melakukan Pesanan Pembelian, Surat Pengantar permintaan pembelian, bagian gudang ja- Barang, Tanda ngan hanya secara lisan atau mengunakan Terima Barang dan Bukti Kas Keluar memo saja. Tetapi disarankan agar perusa- kurang lengkap untuk mendukung haan sebaiknya mengunakan Surat Permin- pengawasan intern yang baik atas taan Pembelian yang diberi nomor urut pembelian bahan baku, karena masih tercetak ada dokumen yang belum digunakan tembusan yang diperlukan dan sebaiknya perusahaan tersebut yaitu Surat Per- perusahaan terlebih dahulu mengirimkan mintaan Pembelian, dan Surat Permin- Surat Penawaran Harga kepada beberapa taan Penawaran Harga, sehingga dapat supplier serta pihak manajemen harus benar- Faktur Penjualan, dan dibuat dalam beberapa benar memperhatikan terhadap pemilihan 7 Sistim Pengawasan Intern Pembelian Bahan Baku ……................................ Elfina Okto Posmaida Damanik dan penempatan pegawai yang berkompeten dan jujur pada bagian tersebut. PUSTAKA Baridwan,Zaki, Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode, BPFE, Yogyakarta,2007 ______,Sistem Akuntansi,Salemba Empat,UGM,Yogyakarta, 2001 Niswonger C.Rollin et.al., Prinsip-Prinsip Akuntansi, Erlangga, 2009 Purba, Radiks, Akuntansi untuk Menejer, Jilid Dua,Cetakan Pertama: Rineka Cipta, Jakarta,1995 CATATAN : Harahap,Sofyan S., Auditing Contemporer,Erlangga, Jakarta, 1991 Mulyadi, Pemeriksaan Akuntansi,UGM, Yogyakarta,1992 Tulisan ini telah dipublikasi pada Jurnal “HABONARON DO BONA” Edisi 2 Juli 2014 ISSN:2085-3424 LPPM Universitas Simalungun - Pematangsiantar 8