Sarah Listiarakhma Tjaja / 26210372 Pembimbing: Dr. Syntha

ANALISIS DAN PERANCANGAN
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PEMBELIAN PENGADAAN
MATERIAL
(Studi kasus pada PT. MELATI
TECHNOFO INDONESIA)
Sarah Listiarakhma Tjaja / 26210372
Pembimbing:
Dr. Syntha Noviyana, SE., MMSI
Dra. Retno Suwiyanti, MM
Latar Belakang Masalah
Sistem informasi akuntansi diharapkan dapat membantu manajemen untuk
mengendalikan operasi kegiatan perusahaan dan meminimalkan terjadinya
kesalahan yang dapat merugikan perusahaan. Selain itu dengan flowchart dan
DFD setiap divisi dapat dengan mudah mengontrol bawahannya masing-masing
dan dapat saling bekerjasama agar pekerjaan menjadi lebih baik sehingga
rencana perusahaan dapat berjalan secara efektif, efisien dan terarah.
Setelah penulis meneliti kegiatan pembelian yang sedang berjalan pada PT.
Melati Technofof Indonesia ternyata masih terdapat kekurangan dalam sistem,
yaitu sistem belum bisa menghasilkan laporan-laporan pembelian yang
dibutuhkan pihak manajemen. Selain itu jika dilihat dari prosedur pembelian
pengadaan barang yang terdapat di perusahaan terdapat bagian yang
menjalankan lebih dari satu fungsi sehingga pelaksanaan atau proses kegiatan
pembelian belum berjalan secara efektif dan efisien.
Berdasarkan fakta-fakta yang telah penulis uraikan, perlu adanya
pengembangan sistem yang efektif dan efisien dalam menjalankan kegiatannya.
Dengan menganalisis sistem pembelian dengan menggunakan flowchart,
kemudian merancang DFD, membuat ERD, dan menampilkan tampilan input
dan output.
Rumusan Masalah, Batasan Masalah dan
Tujuan Penelitian
Rumusan Masalah :
1. Bagaimana pelaksanaan sistem informasi akuntansi pembelian yang sedang berjalan di
PT. Melati Technofo Indonesia?
2. Bagaimana merancang sistem informasi akuntansi pembelian yang baik untuk
diterapkan di PT. Melati Technofo Indonesia?
Batasan Masalah :
Berdasarkan latar belakang, maka penulis menyesuaikan topik yang relevan, yaitu
penulis membatasi penulisan dari pembuatan sistem akuntansi / flowchart sampai
dengan merancang sistem menggunakan DFD dan Diagaram Hubungan Entitas (ERD)
berdasarkan siklus pembelian pada PT. Melati Technofo Indonesia
Tujuan Penelitian :
1. Mengetahui dan menganalisis pelaksanaan sistem akuntansi pembelian yang sedang
berjalan di PT. Melati Technofo Indonesia
2. Membuat rancangan sistem informasi akuntansi pembelian yang baik untuk di terapkan
di PT. Melati Technofo Indonesia
•
SISTEM PEMBELIAN
PERMINTAAN
START
7
Barang
Melihat data barang di
warehouse pada sistem
Membuat SPB
sebanyak 2 lembar
Copy LPB
Melakukan klarifikasi
dan memberikan barang
oleh yang meminta
2
Memasukan data barang
yang diterima di sistem
agar data stok barang
berpindah dari
warehouse menjadi data
stok regional/lokasi
SPB 1
N
1
Copy LPB
N
SELESAI
KETERANGAN:
SPB: Surat Permintaan Barang
LPB: Laporan Penerimaan Barang
SISTEM PEMBELIAN
GENERAL AFFAIR (GA)
1
6
Barang
SPB 1
Copy LPB
Menghubungi
forwarder untuk
melakukan pengiriman
barang
Melihat data barang di
warehouse
Barang
Apakah barang
masih tersedia atau
tidak tersedia
YA
Langsung dilakukan
prosedur pengiriman
Copy LPB
TIDAK
7
Membuat SPP
sebanyak 2 lembar
SPB 1
SPP 2
KETERANGAN:
SPP 1
SPB: Surat Permintaan Barang
SPP: Surat Permintaan Pembelian
LPB: Laporan Penerimaan Barang
2
N
SISTEM PEMBELIAN
PURCHASING
2
3
Menginput data
banrang yang dibeli
pada sistem
SPP 1
Membuat laporan
pembelian berdasarkan
SOP, LPB, Invoice
Membuat SPPH
kepada pemasok
LPB
Menerima SPH dari
pemasok
DO
Barang
SPP 1
Membuat SOP
sebanyak 2 lembar
SPH
LP
4
INV
Melakukan transaksi
pembelian dengan
menyerahkan SOP 1
pada pemasok
SOP 2
N
SOP 1
Dikirim ke
Pemasok
N
Menerima barang
beserta invoice dan DO
dari pemasok
KETERANGAN:
Melakukan klarifikasi
terhadap barang yang
datang dan membuat
LPB
3
SPP: Surat Permintaan Barang
SPPH: Surat Permintaan Penawaran Harga
SPH: Surat Penawaran Harga
SOP: Surat Order Pembelian
INV: Invoice
DO: Delivery Order
LPB: Laporan Penerimaan Barang
LP: Laporan Pembelian
SISTEM PEMBELIAN
4
WAREHOUSE
Barang
LPB
Mengecek
penambahan pada
sistem
Mencopy LPB
sebanyak 1 lembar
Copy LPB
LPB
6
N
KETERANGAN:
LPB: Laporan Penerimaan Barang
Penilaian Sistem Pengendalian Internal
Menurut Mulyadi
•
Struktur Organisasi
Pada kegiatan pembelian di PT. Melati
Technofo Indonesia terdapat saatu bagian
yang menjalankan dua fungsi sekaligus.
Kerangkapan pekerjaan tersebut terlihat
dari bagian purchasing yang memiliki
tugas melakukan pembelian, menerima
barang, dan membuat laporan pembelian.
Menurut
pengendalian
yang
baik,
seharusnya pihak manajemen menambah
dua bagian lagi yang bertugas untuk
menerima barang yaitu bagian penerimaan
dan juga bagian akuntansi yang bertugas
untuk membuat laporan pembelian.
.
•
Sistem
Otorisasi
Pencatatan
dan
Prosedur
Dalam hal ini, pihak manajemen PT.
Melati
Technofo
Indonesia
masih
melaksanakan sistem otorisasi yang
memungkinkan terjadinya penggelapan
asset, yaitu dengan mengotorisasi kegiatan
pembelian dengan penerimaan barang dan
pembuatan laporan pembelian melalui satu
bagian yang sama.
Pada sistem
pencatatannya seharusnya surat permintaan
pembelian di keluarkan oleh bagian
gudang.
Penilaian Sistem Pengendalian Internal
Menurut Mulyadi
•
Praktik Yang Sehat
Sistem pembelian pada PT. Melati
Technofo Indonesia belum melakukan
praktik yang sehat dalam melaksanakan
tugas dan fungsi pada setiap unit
organisasinya. Pada kegiatan permintaan
yang seharusnya melalui sistem yang
sudah
ada,
akan
tetapi
pada
prakteknya/pelaksanaannya
terkadang
dilakukan permintaan manual dikarenakan
kebutuhan yang mendesak.
• Mutu Karyawan yang sesuai dengan
tanggung jawab
Dari ke-empat unsur pengendalian
intern, mutu karyawan merupakan
unsur yang paling penting. Jika
perusahaan memiliki karyawan yang
kompeten dan jujur, perusahaan
mampu menghasilkan pertanggung
jawaban
keuangan
yang
dapat
diandalkan.
SISTEM PEMBELIAN YANG
DIUSULKAN
PERMINTAAN
START
9
Barang
Melihat data barang di
warehouse pada sistem
Copy LPB 2
Membuat SPB
sebanyak 2 lembar
2
Melakukan kalrifikasi
dan memberikan
barang pada yang
meminta
SPB 1
N
Memasukan data
barang yang diterima
di sistem agar data
stok berpindah dari
warehouse menjadi
data stok regional
1
Copy LPB 2
KETERANGAN:
SPB: Surat Permintaan Barang
LPB: Laporan Penerimaan Barang
N
SISTEM PEMBELIAN YANG
DIUSULKAN
WAREHOUSE
2
6
Barang
SPB 1
LPB 2
Mengecek Ketersediaan
barang digudang sesuai
dengan SPB
YA
Langsung dilakukan
prosedur pengiriman
Mengecek LPB 2
dengan barang
TIDAK
Mengcopy LPB 2
Membuat SPP
sebanyak 2 lembar
Copy LPB
LPB 2
SPB 1
Barang
2
8
SPP 1
N
N
N
3
KETERANGAN:
SPB: Surat Permintaan Barang
SPP: Surat Permintaan Pembelian
LPB: Laporan Penerimaan Barang
SISTEM PEMBELIAN YANG
DIUSULKAN
PURCHASING
3
5
SPP 1
INV
LPB 1
Membuat SPPH
Memeriksa sekaligus
menginput LPB dan
invoice pada sistem
SPPH
Dikirim ke
Pemasok
INV
LPB
Menerima SPH dari
pemasok
Membuat
Perbandingan Harga
(PH)
7
Membuat SOP
sebanyak 4 lembar
SPP 1
SPP 1
SP
SPP: Surat Permintaan Pembelian
SOP: Surat Order Pembelian
SPPH: Surat Permintaan Penawaran Harga
SPH: Surat Penawaran Harga
PH: Perbandingan Harga
INV: Invoice
LPB: Laporan Penerimaan Barang
4
3
2
SOP 1
N
5
4
Pemasok
N
KETERANGAN:
SISTEM PEMBELIAN YANG
DIUSULKAN
PENERIMAAN
4
PEMASOK
Barang
SOP 2
DO
INV
Melakukan klarifikasi
barang berdasarkan
SOP 2
Membuat LPB
sebanyak 2 lembar
2
LPB 1
INV
Barang
DO
KETERANGAN:
SOP 2
6
5
N
SOP: Surat Order Pembelian
DO: Delivery Order
INV: Invoice
LPB: Laporan Penerimaan Barang
SISTEM PEMBELIAN YANG
DIUSULKAN
AKUNTANSI
5
7
INV
SOP 2
LPB 1
Mencocokan SOP,
LPB, dan invoice
Mencatat Jurnal
Pembelian
Membuat bukti kas
keluar
Jurnal
Pembelian
INV
LPB 1
SOP 2
BKK
Register
Bukti Kas
KETERANGAN:
N
SELESAI
SOP: Surat Order Pembelian
INV: Invoice
LPB: Laporan Penerimaan Barang
BKK: Bukti Kas Keluar
DATA FLOW DIAGRAM
KONTEKS
SISTEM
PEMBELIAN
LP , JP
Manajemen
SPH , DO ,
INV
SPB
SPPH , SOP
Permintaan
Pemasok
KETERANGAN:
SPB : Surat Permintaan Barang
SPB : Surat Permintaan Barang
SPB : Surat Permintaan Barang
SPB : Surat Permintaan Barang
DATA FLOW DIAGRAM
ZERO
JENIS BARANG
PROFIL VENDOR
DATA VENDOR
JENIS
BARANG
DATA BARANG
SPP
2.0
MEMBUAT
SOP
BARANG
3.0
TERIMA
BARANG
INVOICE
INPUT JUMLAH BARANG
BARANG, SPH, INVOICE,
DO
INPUT JUMLAH BARANG
1.0
SPP
SOP
SPB
SOP
PERMINTAAN
4.0
MENGECEK
BARANG
DENGAN SPP
INPUT JENIS BARANG
INPUT PROFIL VENDOR
DAFTAR UTANG
5.0
PENCATATAN
UTANG
6.0
MEMBUAT
LAPORAN
LP
MANAJEMEN
KETERANGAN:
SPB: Surat Permintaan Barang
SPP: Surat Permintaan Pembelian
LP: Laporan Pembelian
DATA FLOW DIAGRAM
LEVEL 1 PROSES 1
JENIS BARANG
INPUT JENIS
BARANG
DATA BARANG
1.1
MASUKAN
DATA
1.2
SPPH & SOP
SPPH & SOP
PEMASOK
JUMLAH
BARANG
DAFTAR
PESANAN
SPP
DATA HARGA
BARANG
DATA VENDOR
LEVEL 1 PROSES 5
DATA BARANG
INPUT JUMLAH
BARANG
5.1
INVOICE
PEMBAHARUAN
DAFTAR
UTANG
DAFTAR UTANG
5.2
MENYIAPKAN
DAFTAR
UTANG
DAFTAR UTANG
PEMBELIAN
INPUT PROFIL
VENDOR
DATA VENDOR
LEVEL 1 PROSES 6
6.2
6.1
MEMBUAT
JURNAL
MEMBUAT
LAPORAN
PEMBELIAN
JURNAL
DAFTAR UTANG
DATA JURNAL
LP
MANAJEMEN
KETERANGAN:
SPP: Surat Permintaan Pembelian
SPPH: Surat Permintaan Penawaran Harga
SOP: Surat Order PEmbelian
ENTITY DIAGRAM RELATIONSHIP
No_PO
Tgl_PO
Kd_permintaan
Kd_vendor
Tgl_Permintaan
Kd_barang
Nm_bagian
Nm_barang
Satuan
Kd_barang
Kd_barang
Nm_Barang
Nm_barang
Qty
Stok
Satuan
Harga_satuan
Satuan
Qty
Total_harga
Harga_satuan
BARANG
M
PERMINTAAN
BARANG
ORDER
PEMBELIAN
M
No_penerimaan
No_PO
Kd_barang
Tgl_penerimaan
PENERIMAAN
BARANG
Nm_barang
Kd_transaksi
Qty
Kd_vendor
N
N
PENERIMAAN
PELUNASAN
HUTANG
PEMASOK
N
M
Kd_transaksi
Kd_vendor
No_invoice
Dftr_transaksi
Saldo_hutang
Jth_tempo
Tgl_bayar
No_bukti_pel
Kd_transaksi
No_invoice
Kd_supplier
No_penerimaan
Jml_nominal
Tgl_bayar
Kd_vendor
Nm_vendor
Alamat
Kota
No_telp
Saldo_hutang
No_fax
Jln
No
Rt/Rw
Kd_pos
Kesimpulan
Berdasarkan hasil analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi
pembelian pada PT. Melati Technofo Indonesia, maka penulis menyimpulkan
bahwa:
• Terjadinya kerangkapan tugas pada beberapa bagian, sehingga rentan
menimbulkan kecurangan,
• Masih adanya praktik yang tidak sehat, dengan adanya kegiatan manual pada
bagian permintaan barang sehingga sistem tidak berjalan dengan efektif.
Penulis memberikan alternatif perancangan sistem informasi akuntansi
pembelian pada PT. Melati Technofo Indonesia yang terdiri dari pembuatan
flowchart usulan, DFD, ERD, dan perancangan database dengan menggunakan
C++ yang membantu dalam memudahkan kegiatan pembelian, sehingga
mempunyai backup data yang terorganisir dengan baik.
Saran
Berdasarkan analisis hasil penelitian serta beberapa kesimpulan dan
pembahasan penulis menyarankan perlu adanya pemisahan tugas dan tanggung
jawab pada bagian pembelian yaitu penerimaan barang dan akuntansi.
Sehingga sistem informasi akuntansi pembelian dapat berjalan dengan efektif.
Selain itu juga penulis menyarankan agar adanya pengawasan pada setiap
bagian, agar sistem informasi akuntansi pembelian berjalan dengan semestinya.
Penulis juga memberikan alternatif rancangan sistem informasi akuntansi
pembelian dengan menggambarkan perancangan sistem yang menggunakan
Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagaram, perancangan database dan
dilanjutkan dengan desain input dan output.
TERIMA KASIH