I. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Persaingan dalam bisnis semakin lama semakin menjadi trend yang kita lihat pada saat ini, yang cenderung ke arah persaingan global yang akan memberikan efek tidak baik kepada pebisnis jika tidak dapat menyikapinya dengan baik. Semakin majunya peradaban menuntut semua pelaku bisnis untuk lebih giat lagi mengatur siasat dalam rangka memajukan bisnis yang sedang mereka lakoni selama ini. Sistem bisnis yang banyak dianut sekarang ini pada dasarnya masih belum maju terutama bagi negara-negara yang berkembang. Dengan berkembangnya sistem informasi saat ini dibutuhkan solusisolusi yang diharapkan dapat membantu para pelaku bisnis dalam memperbaiki strategi bisnis yang telah mereka hadapi, banyak pendekatan yang bisa dilakukan namun karena keterbatasan pengetahuan dan kurangnya awareness akan kebutuhan ini menjadikan mereka tetap berjalan ditempat melakukan apa yang telah mereka tetapkan sebelumnya tanpa memikirkan apa yang harus mereka lakukan untuk menghadapi persaingan global. Fungsi CEO yang ada saat ini pun cenderung berjalan monoton terhadap tugas yang harus mereka lakukan tanpa adanya pengembangan kedepannya. Hal ini tentunya tidak dapat dibiarkan saja jika seandainya diteruskan akan menjadi tidak efektif bagi sebuah perusahaan yang akan bersaing di pasar golobal nantinya. Maka dibutuhkan solusi-solusi terbaik yang diharapkan dapat memperbaiki tugas mereka sebagai CEO yang dimana fungsi utama mereka sebagai otak utama dalam sebuah perusahaan. 1.2 Tujuan 1. Menentukan strategi yang baik untuk menghadapi persaingan global yang terjadi pada saat ini 1 II. Tinjauan Pustaka 2.1 Sistem Informasi Konsep sistem informasi diturunkan dari pemahaman sistem dan informasi. Suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Secara sederhana, suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain, dan terpadu (O’Brien 2010). Sedangkan informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Sehingga sistem informasi adalah sebuah kombinasi terorganisir dari manusia, perangkat lunak, perangkat keras, jaringan komunikasi, sumber data, serta kebijakan dan prosedur yang menyimpan, mengambil, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Manusia mengandalkan sistem informasi (SI) untuk berkomunikasi dengan satu sama lain menggunakan berbagai perangkat keras, perangkat lunak, saluran komunikasi, dan data yang di simpan. Tidak semua sistem memiliki elemen yang sama, tetapi sistem memiliki konfigurasi dasar yang sama yaitu : 1. Input, meliputi elemen pengumpulan dan pengambilan yang masuk kedalam sistem untuk diproses 2. Proses, meliputi proses transformasi yang mengubah masukan menjadi keluaran seperti proses manufaktur dan proses kalkulasi data. 3. Output, meliputi pemindahan elemen yang telah diproduksi oleh proses transformasi menjadi bentuk akhir, dan informasi manajemen harus disampaikan kepada pengguna akhir. Konsep sistem dapat dibuat menjadi lebih bermanfaat dengan menambahkan dua komponen, yaitu komponen pengawasan dan umpan balik (feedback and control). Feedback adalah data mengenai performa sistem, 2 sedangkan control adalah fungsi utama sistem yang mengawasi dan mengevaluasi feedback untuk menentukan apakah sistem bergerak mengarah kepada pencapaian tujuannya. Gambar 1. Elemen dasar sistem Model sistem informasi membutuhkan lima sumber daya yaitu: sumber daya perangkat keras (mesin dan media), sumber daya perangkat lunak (instruksi program dan prosedur), sumber daya manusia (pengguna dan ahli SI), sumber data (teks, gambar, alfanumerik, video, dan audio), dan sumber daya jaringan (media komunikasi dan dukungan jaringan). Seluruh sumber daya ini digunakan dalam aktivitas model sistem informasi. Aktivitas pertama yaitu data yang telah dikumpulkan kemudian dimasukkan ke dalam sistem penyimpanan terkomputerisasi. Tahap selanjutnya data diproses menjadi informasi. Data dimanipulasi melalui sejumlah aktivitas seperti perhitungan, perbandingan, pengurutan, pengklasifikasian, dan peringkasan. Seluruh aktivitas tersebut mengatur, menganalisa, dan memanipulasi data dan mengubahnya menjadi informasi yang berguna bagi pengguna. Setelah itu dihasilkan sebuah informasi yang keluarkan dalam berbagai bentuk seperti lembaran laporan, data visual, dokumen multimedia, pesan elektronik, gambar grafis, dan audio. 3 Gambar 2. Aktivitas sistem informasi Informasi dan data yang didapatkan kemudian dapat disimpan dalam bentuk basis data, basis model, dan basis pengetahuan. Di dalam aktivitas sistem informasi terdapat pengawasan performa sistem, sebuah sistem informasi harus menghasilkan umpanbalik (feedback) dari aktivitas masukan, proses, keluaran dan penyimpanan yang dilakukan. Umpanbalik ini harus diawasi dan dievaluasi untuk menentukan apakah sistem telah memenuhi standar performa yang telah ditentukan. 2.2 Pendekatan Sistem Pendekatan sistem (sistem approach) untuk penyelesaian masalah menggunakan orientasi sistem untuk merumuskan masalah dan peluang dalam mengembangkan solusi. Menganalisis masalah dan menformulasikan solusi melibatkan ativitas yang saling berhubungan di bawah ini : 1. Kenali dan rumuskan masalah atau peluang dengan menggunakan pemikiran sistem. 2. Kembangkan dan evaluasi alternatif solusi sistem 3. Pilih solusi sistem yang memenuhi persyaratan anda. 4. Desain solusi sistem yang dipilih. 5. Implementasikan dan evaluasi kesuksesan sistem yang telah didesain 2.3 Pemikiran sistem 4 Menggunakan pemikiran sistem untuk memahami masalah atau peluang adalah salah satu aspek yang paling pentung dari pendekatan sistem. Konsultan manajemen dan penulis Peter Senge menyebut pemikiran sistem sebagai the fifth dicipline (disiplin kelima). Senge mengungkakan bahwa menguasai pemikiran sistem (bersamaan dengan disiplin penguasaan diri, model mental, visi bersama dan pembelajaran tim) merupakan hal yang vital untuk pemenuhan pribadi dan sukses berbisnis di dunia yang selalu berubah. Inti dari disiplin pemikiran sistem adalah “melihat hutan dan pohon-pohonnya” di situasi apapun dengan : Melihat hubungan internal antarsistem ketimbang mata rantai sebab akibat ketika sesuatu terjadi. Melihat proses perubahan antarsistem ketimbang memisahkan “potret” perubahan terjadi. Salah satu cara mempraktikkan pemikiran sistem adalah dengan mencoba mencari sistem, subsistem dan komponen sistem dalam setiap situasi. Hal ini juga dikenal dengan menggunakan konteks sistem, atau memiliki pandangan sistemik dari situasi. Sebagai contoh, organisasi bisnis atau proses bisnis dimana peningkatan masalah atau peluang dapat dilihat sebagai sistem input, pemrosesan, output, tanggapan, dan komponen pengendalian. Kemudian untuk memahami masalah dan menyelesaikannya, anda perlu menentukan apakah fungsi sistem dasar bekerja dengan baik. 5 III. Pembahasan Studi Kasus 3 Bab XI “Forrester, NMSU, Exante Financial Service, and Others : Getting Real about Strategi Planning 1. Pertimbangkan pernyataan yang dibuat dalam kasus tentang bisnis seringkali tidak memiliki strategi bisnis yang menyeluruh yang dapat berfungsi sebagai pedoman untuk pengembangan strategi untuk TI Jawab : Dalam kasus ini disebutkan bahwa sistem informasi dan strategi bisnis merupakan dua hal yang terpisah sehingga sulit dilakukan integrasi terhadap keduanya untuk penerapan strategi kedepan dalam pengembangan bisnis sehingga antara sistem informasi dan strategi bisnis dapat saling mendukung. Begitupun juga sistem informasi sebaiknya menyokong proses bisnis yang ada sehingga dapat diminimalisir segala macam biaya ataupun kemungkinan yang membuat ketidakefisienan strategi bisnis yang sudah berjalan. Strategi bisnis yang ada adalah interpretasi dari rencana yang sudah dipersiapkan sebelumnya yang bisa jadi tidak selamanya baik, efektif dan berhasil. Maka disinilah dibutuhkan CIO yang bertugas untuk mengevaluasi terhadap strategi yang berjalan serta mensinergikan sistem informasi yang sudah diterapkan apakah sudah relevan dengan strategi bisnis yang berjalan. Sehingga dengan adanya kesinergian antara sistem informasi dan strategi bisnis yang saling memberikan keuntungan. Maka disinilah tugas CIO lebih berfikir lagi dalam menerapkan sistem informasi yang lebih mendalam. seorang CIO tidak hanya berfikir mengenai prosedur yang sudah berjalan diperusahaan saja, yang tentunya memakan waktu yang banyak namun dengan adanya strategi yang baik dapat menjadikan CIO tersebut lebih kreatif dalam mengambil dan menentukan sebuah keputusan. 2. Bagaimana mungkin perusahaan mendapatkan tanpa beberapa macam arah stabil dan jelas? Apa yang diceritakan kepada anda tentang bisnis dan lingkungan industri di mana mereka beroperasi? Jawab : Pada dasarnya sistem informasi dibutuhkan oleh seorang CIO perusahaan untuk memberikan informasi kepada perusahaan mengenai sistem yang dimiliki oleh perusahaan tersebut yang dapat digunakan perusahaan untuk mengambil sebuah keputusan. 6 Namun yang jadi masalah terkadang informasi yang tersedia tersebut tidak akurat atau tidak ada kejelasannya, hal ini bisa jadi disebabkan tidak berhasilnya integrasi antara strategi yang berjalan dengan sistem informasi yang telah disediakan. Hal ini bisa disebabkan karena minimnya kinerja sistem informasi yang ada atau bisa jadi belum tersedianya sistem informasi yang pada dasarnya dibutuhkan oleh perusahaan untuk diaplikasikan dalam menjalankan strategi bisnis yang ada. Bisa jadi karena ada kendala yang harus dihadapi perusahaan seperti minimnya sumber daya baik sumber daya manusia maupun keterbatasan biaya yang tersedia untuk membangun sebuah sistem informasi yang baik. Seperti yang terjadi pada BHLS yang ingin menerapkan sebuah sistem informasi namun karena realisasinya terhambat dan tidak jelas maka sistem informasi tersebut hanya menjadi nama semata. Maka dapat disimpulkan realisasi dalam penerapan sistem informasi sangat menentukan berhasilnya seorang CIO dalam mengimplementasikan idenya dalam memperbaiki sebuah sistem. 3. Dave Aron Gartner mencatat bahwa dalam beberapa kasus kurangnya strategi bisnis yang jelas memberikan kesempatan kepada pemimpin IT untuk turun tangan dan membantu mengartikulasikan itu dan peran IT akan bermain di strategi baru. Ini terdengar seperti hal yang baik bagi orang IT. Apakah kelemahan berada dalam situasi ini ? Jawab : Turunnya Pemimpin IT pada saat adanya permasalahan pada strategi bisnis yang berjalan akan memberikan solusi yang baik kepada CEO dalam mencarikan solusi dalam pemecahan masalah yang terjadi dalam strategi bisnis yang bisa jadi disebabkan belum adanya integrasi yang baik antara strategi bisnis yang sedang berjalan dengan sistem informasi yang ada, namun tidak selamanya ini semua akan berjalan dengan baik. Adapun kelemahannya adalah belum adanya integrasi antara sistem informasi yang dipimpin CIO dengan strategi bisnis yang dipimpin oleh CEO sehingga sedikit menyulitkan CIO untuk mentrace dari awal permasalahan yang ada. Apalagi jika masalah yang ada sangat fundamental sehingga mengharuskan CIO mengoreksi permasalahan dari dasar sekali. Dan ada kemungkinan tidak dapat diterapkannya sistem yang diusulkan tidak bisa diterapkan jika seandainya sistem informasi yang akan diterapkan mengganggu sistem lainnya dan akan mengganggu kinerja bagian lainnya. Sehingga memakan banyak biaya dalam aplikasinya. Inilah yang menjadi kendala bagi CIO untuk masuk ditengah 7 permasalahan yang terjadi atau dikarenakan tidak adanya integrasi antara dua sistem tersebut. 4. Mengapa anda berfikir bahwa suksesnya IT bergantung pada strategi bisnis secara keseluruhan dalam sebuah organisasi? Mengapa mereka harus diikat secara bersama-sama? Sediakan beberapa alasan. Jawab : Dalam sebuah organisasi ada CEO yang mengatur strategi bisnis yang akan diterapkan dalam perusahaan, begitu juga ada CIO yang bertanggung jawab atas berjalannya sistem informasi IT yang berjalan pada perusahaan tersebut. Kesinambungan antara kedua bagian ini sangat diperlukan dimana semakin lama perusahaan berjalan maka semakin kompleks juga permasalahan yang akan dihadapi oleh perusahaan pada nantinya. Tantangan persaingan global membutuhkan pemikiran yang lebih maju begitu juga diperlukan teamwork yang baik antara masingmasing bagian, maka dengan berjalannya CEO dan CIO secara bersamaan diharapkan akan memberikan solusi yang terbaik dalam menyelesaikan permasalahan strategi bisnis yang terintegrasi dengan sistem informasi secara global. Integrasi sistem informasi dengan strategi bisnis akan menyentuh segala macam bidang dengan itu strategi bisnis akan lebih terpantau dengan sistem informasi yang baik. Dengan melalui pendekatan pemikiran sistem ini akan diperoleh mutualisasi antara CEO dan CIO yang akan saling memberikan feedback ketika suatu proses berjalan. Rencana Kegiatan Tujuan Utama k Proposal TI untuk Memenuhi Prioritas Bisnis Strategi Perencanaan untuk Pengembangan Aplikasi dan Implementasi Kasus Bisnis untuk Investasti Proyek e-Business Tangga pan Tangga pan Gambar 3. Tahap investigasi sistem melibatkan pertimbangan Proposal TI untuk memenuhi prioritas bisnis strategis perusahaan yang dikembangkan dalam proses perencanaan TI 8 IV. Kesimpulan Pada kasus 3 Chapter XI ini terlihat bahwa pengintegrasian antara sistem informasi dengan strategi bisnis melalui pendekatan pemikiran sistem sangatlah bermanfaat dalam menciptakan sebuah sistem yang sinergis. Berjalannya sistem informasi dengan strategi bisnis secara bersamaan akan menciptakan suatu mutualisasi yang positif dalam rangka menghadapi persaingan global yang sangat membutuhkan teamwork yang baik, maka saling memberikan feedback dan memberikan solusi dalam penerapan sistem sangat dibutuhkan. 9 V. Daftar Pustaka O’Brien, J.A. & Marakas, G.M.M. (2010). Management Information Systems (10th ed.). Boston: McGraw-Hill Irwin. 10