IV. PEMODELAN SISTEM A. ASUMSI

IV. PEMODELAN SISTEM
A. ASUMSI PERHITUNGAN MODEL
Perencanaan penjadwalan produksi menggunakan beberapa asumsi.
Asumsi-asumsi ini merupakan hal-hal yang berkaitan dengan perencanaan
produksi secara keseluruhan. Asumsi-asumsi yang digunakan antara lain :
1. Penjadwalan yang dilakukan mencakup enam jenis produk kopi kemasan
yang menggunakan fasilitas produksi yang berbeda, dalam arti mesin dan
tenaga kerja berbeda.
2. Ruang lingkup penjadwalan hanya dalam rentang bulan Januari – Maret
2010.
3. Selama proses produksi berlangsung, mesin-mesin yang digunakan dalam
kondisi baik, sehingga peluang terjadinya kerusakan pada mesin sangat kecil
dan dapat diabaikan.
4. Mesin-mesin yang digunakan untuk memproduksi kopi kemasan diasumsikan
aktif. Proses produksi kopi kemasan dilakukan dengan asumsi bahwa selalu
tersedia bahan baku dan bahan kemasan seperti gula, kremer, coklat, kardus,
plastik kemasan, dan sebagainya.
5. Perhitungan hal-hal yang terdapat dalam model antara lain : jumlah produk
diproduksi, kebutuhan tenaga kerja, kebutuhan hari kerja, dan kebutuhan
material.
6. Tenaga kerja selalu tersedia dan tidak ada overtime.
7. Penyusunan jadwal produksi didasarkan pada toleransi masa simpan produk.
B. KONFIGURASI MODEL
Model penjadwalan produksi yang diberi nama GSPS 1.0 (Gasandry
Production Schedule Versi 1.0) merupakan program aplikasi yang berguna untuk
membantu proses penjadwalan produksi di PT.Gasandry. GSPS 1.0 dirancang
untuk membantu pihak terkait dalam mengambil keputusan penjadwalan
produksi yang dapat meminimalkan waktu menganggur (idle time) selama proses
produksi berlangsung dengan mengoptimalkan pemakaian jumlah tenaga kerja.
GSPS 1.0 terdiri dari sistem manajemen tabel data, sistem manajemen
basis model dan sistem manajemen dialog. Pengembangan model GSPS 1.0
menggunakan bahasa pemrograman Borland Delphi 7.0 untuk pengembangan
sistem, Microsoft Office Access 2007 untuk pengembangan tabel datanya dan
Adobe Photoshop untuk pengembangan user interface.
C. RANCANGAN MODEL
Untuk membantu proses perencanaan produksi, dikembangkan model
penjadwalan
produksi.
Model
penjadwalan
produksi
digunakan
untuk
mempermudah pengambilan keputusan mengenai urutan pengerjaan pesanan
yang akan dilaksanakan pada bagian produksi sehingga dapat meminimalkan
waktu menganggur selama proses produksi. Didalam model penjadwalan ini
terdapat model perhitungan kebutuhan produksi yang meliputi perhitungan
kebutuhan produk yang diproduksi, kebutuhan material, kebutuhan tenaga kerja
serta kebutuhan hari kerja. Selain itu terdapat perhitungan kebutuhan jumlah lini
yang terdapat pada model jadwal produksi.
Proses produksi kopi ditentukan oleh ketersediaan bahan baku dan bahan
kemasan. Pada penelitian ini hanya bahan kemasan yang diperhitungkan dalam
penjadwalan. Pemesanan material dilakukan ketika telah diketahui material yang
dibutuhkan untuk melakukan kegiatan produksi, yaitu pada rentang waktu dari
data pesanan didapatkan dari distributor hingga pelaksanaan produksi pada
periode baru akan dilaksanakan. Sehingga proses produksi dapat dilakukan sesuai
dengan jadwal yang telah dibuat.
GSPS 1.0 memiliki 8 tabel utama dalam sistem, yaitu tabel pesanan, tabel
master produk, tabel data produk masuk, tabel data produk keluar, tabel data
master material, tabel data material masuk, tabel data pesan material dan tabel
data hari kerja. Selain tabel data juga terdapat basis model yaitu model kebutuhan
produksi, model penjadwalan, model master produk, model master material,
model produk masuk, model produk keluar, model material masuk, model pesan
material dan model hari kerja.
17
a. Kerangka Model
Basis model
memiliki keterkaitan dalam menganalisis data yang
dimasukkan maupun yang terdapat pada tabel data pada penentuan
perencanaan perusahaan. Basis model yang dikembangkan yaitu model
kebutuhan produksi, model jadwal produksi, model master produk, model
master material, model produk masuk, model produk keluar, model pesan
material dan model hari kerja.
1. Model Produk Masuk
Model ini digunakan untuk mengetahui jenis dan jumlah produk yang
masuk ke gudang setelah selesai diproduksi. Input dari model ini adalah
nama produk, tanggal masuk gudang, dan jumlah produk yang masuk
kedalam gudang.
Output dari model ini adalah jumlah produk yang terdapat digudang.
Model ini akan berhubungan dengan model master produk untuk
mengetahui jumlah persediaan produk didalam gudang. Diagram alir
deskriptif model produk masuk dapat dilihat pada Gambar 5 dibawah ini.
Gambar 5. Diagram Alir Deskriptif Model Produk Masuk
18
2. Model Produk Keluar
Model ini digunakan untuk mengetahui jenis dan jumlah produk yang
keluar dari gudang atau produk yang akan dikirim kepada distributor.
Input dari model ini adalah nama produk, tanggal keluar gudang, dan
jumlah produk yang keluar dari gudang.
Output dari model ini adalah jumlah produk yang keluar dari gudang
atau telah dikirim. Model ini akan berhubungan dengan model master
produk untuk mengetahui jumlah persediaan produk yang tersisa didalam
gudang. Diagram alir deskriptif model produk keluar dapat dilihat pada
Gambar 6 dibawah ini.
Gambar 6. Diagram Alir Deskriptif Model Produk Keluar
3. Model Master Produk
Model ini berisi informasi mengenai produk serta persediaan produk
jadi dalam gudang. Informasi mengenai produk yang terdapat pada model
master produk yaitu kode produk,nama produk, bobot per sachet, efisiensi
proses, kapasitas mesin penggilingan, mesin pencampuran dan mesin
penggilingan yang digunakan, toleransi masa simpan, serta persediaan
produk didalam gudang. Persediaan produk didalam gudang ini
19
didapatkan dari model produk masuk dan model produk keluar. Adapun
rumus untuk mengetahui total persediaan produk dalam gudang yaitu :
Total Persediaan = Persediaan awal + Jumlah produk masuk – Jumlah
Produk Keluar
Diagram alir deskriptif model master produk dapat dilihat pada
Gambar 7 dibawah ini.
Mulai
Input :
- Kode Produk
- Nama Produk
- Satuan
- Persediaan Produk Jadi
- Efisiensi
- Bobot/Sachet
- Kapasitas Mesin Penggilingan
- Kapasitas Mesin Pencampuran
- Kapasitas Mesin Pengemasan
- Toleransi Masa Simpan
Model Master Produk
Output:
Data Produk Baru
- Kode Produk
- Nama Produk
- Satuan
- Persediaan Produk Jadi
- Efisiensi
- Bobot/Sachet
- Kapasitas Mesin Penggilingan
- Kapasitas Mesin
Pencampuran
- Kapasitas Mesin Pengemasan
- Toleransi Masa Simpan
Selesai
Gambar 7. Diagram Alir Deskriptif Model Master Produk
4. Model Material Masuk
Model ini digunakan untuk mengetahui jenis dan jumlah material
yang masuk ke gudang. Input dari model ini adalah nama produk, jenis
material, tanggal masuk gudang, dan jumlah produk yang masuk kedalam
gudang.
20
Output dari model ini adalah jumlah material yang masuk kegudang
dan total persediaan material yang berhubungan dengan model master
material. Diagram alir deskriptif model material masuk dapat dilihat pada
Gambar 8 dibawah ini.
Gambar 8. Diagram Alir Deskriptif Model Material Masuk
5. Model Master Material
Model ini berisi informasi mengenai jumlah persediaan material yang
ada didalam gudang. Input dari model ini adalah nama produk, jenis
material, kode material dan jumlah material.
Output dari model ini adalah jumlah persediaan material yang terdapat
didalam gudang. Model ini berhubungan dengan model material masuk
untuk menghitung jumlah persediaan material. Diagram alir deskriptif
model master masuk dapat dilihat pada Gambar 9 dibawah ini.
21
Gambar 9. Diagram Alir Deskriptif Model Master Material
6. Model Kebutuhan Produksi
Model kebutuhan produksi digunakan untuk mengetahui jumlah
produk yang akan diproduksi, jumlah kebutuhan hari kerja, jumlah
kebutuhan tenaga kerja dan jumlah kebutuhan material. Model kebutuhan
produksi ini dihubungkan dengan tabel data master produk, master
material dan tabel data pesan material. Tabel data master produk
digunakan untuk mengetahui persediaan produk jadi, bobot produk setiap
sachet serta efisiensi proses. Tabel data master material digunakan untuk
mengetahui persediaan material sedangkan tabel data pesan material
digunakan untuk menyimpan data material yang belum dipesan jika
terjadi kekurangan material untuk melaksanakan kegiatan produksi.
Input dari model ini yaitu data nama produk dan jumlah pesanan.
Jumlah produk yang akan diproduksi diketahui dengan mengurangi
jumlah pesanan dengan persediaan produk jadi. Input model yaitu data
jumlah persediaan produk jadi menggunakan masukan dari tabel master
produk.Adapun rumus perhitungan yang digunakan yaitu :
22
Total produksi = jumlah pesanan – jumlah persediaan produk
Selain itu masukan dari tabel data master produk juga digunakan
untuk mengetahui kapasitas mesin yang dipakai dalam berproduksi
sehingga didapatkan output berupa kebutuhan tenaga kerja dan kebutuhan
hari kerja. Kebutuhan material dihitung berdasarkan jumlah produk yang
diproduksi dibagi dengan besarnya nilai konversi masing-masing
material. Informasi kebutuhan material ini berguna bagi bagian produksi
dan bagian pembelian untuk menentukan jumlah material yang harus
disediakan pada periode tiga bulan kedepan.
Perhitungan yang digunakan yaitu :
Satu dus produk kopi jahe susu berisi 120 sachet atau 12 renceng, untuk
memproduksi satu dus produk kopi jahe susu memerlukan 12 hanger dan
1260 cm kemasan. Perhitungan kebutuhan material adalah sebagai
berikut:
Hanger : Jumlah produk diproduksi (Dus) × 12 hanger (tiap dus)
Kemasan : Jumlah produk diproduksi (Dus) × 12,6 m / 1000 m
Pada saat perhitungan kebutuhan material juga dilakukan pengecekan
persediaan
material.
Informasi
mengenai
persediaan
material
menggunakan masukan dari tabel data master material. Jika saat
pengecekan material terdapat kekurangan jumlah material maka dapat
langsung dilakukan pemesanan dan data material yang belum dipesan
akan masuk kedalam tabel data pesan material. Hasil perhitungan pada
model kebutuhan produksi ini akan disimpan pada tabel data pesanan
yang akan menjadi acuan dalam penyusunan jadwal produksi.
Diagram alir deskriptif model kebutuhan produksi dapat dilihat pada
Gambar 10 dibawah ini.
23
Gambar 10. Diagram Alir Deskriptif Model Kebutuhan Produksi
7. Model Penjadwalan
Model penjadwalan produksi digunakan untuk menghasilkan suatu
jadwal produksi berdasarkan toleransi masa simpan produk. Model ini
menekankan prioritas pengurutan pengerjaan pesanan yang akan
dikerjakan terlebih dahulu adalah pesanan yang waktu toleransi masa
simpannya lebih lama. Sebelum dilakukan penyusunan penjadwalan
produksi, terlebih dahulu akan ditentukan jumlah lini produksi yang
dibutuhkan.
Penentuan
jumlah
lini
produksi
bertujuan
untuk
menyesuaikan total waktu pengerjaan pesanan dengan jumlah hari yang
tersedia sehingga tidak terjadi kekurangan hari kerja.
Selain berdasarkan toleransi masa simpan produk, penyusunan
penjadwalan juga menggunakan teknik Longest Processing Time (LPT).
Teknik LPT merupakan salah satu metode sequencing yang memproses
terlebih dahulu produk yang memiliki waktu pemrosesan terpanjang.
Teknik ini digunakan jika terdapat lebih dari satu produk yang memiliki
waktu toleransi masa simpan yang sama dengan waktu pemrosesan yang
24
berbeda.
Aturan
LPT
digunakan
untuk
meminimumkan
waktu
penyelesaian produk (make span) dan rata-rata waktu alir (flow time).
Penjadwalan didapatkan setelah melakukan penentuan terhadap
bulan dilakukannya produksi. Model menggunakan masukan dari model
kebutuhan produksi yaitu data kebutuhan tenaga kerja dan waktu
pengerjaan pesanan. Selain itu, model juga menggunakan masukan dari
model master hari kerja yang berupa data jumlah hari kerja tersedia pada
bulan produksi bersangkutan. Keluaran dari model ini berupa jadwal
produksi yang dihubungkan dengan software Microsoft Excel 2007 yang
berisi informasi mengenai jumlah hari kerja, jumlah tenaga kerja, jumlah
lini produksi yang dibutuhkan serta urutan produk yang diproduksi.
Diagram alir deskriptif model penjadwalan dapat dilihat pada
Gambar 11.
Gambar 11. Diagram Alir Deskriptif Model Penjadwalan
25
b. Struktur Basis Data
Basis data adalah kumpulan dari struktur record atau data yang
disimpan dalam media penyimpanan elektronis (Fatansyah, 2004). Basis data
pada model terdiri atas beberapa tabel. Tabel data berfungsi sebagai
pemasukan, penghapusan, penyimpanan, pengolahan, pengorganisasian,
pemanggilan, penyedia data serta sebagai masukan dalam model penjadwalan
produksi. Tabel data dalam model program GSPS 1.0 menggunakan
Microsoft Access 2007 untuk pengolahan tabel data. Manajemen tabel data
pada program aplikasi GSPS 1.0 mempunyai fasilitas dalam memanipulasi
data seperti input, ubah, simpan, hapus serta mencetak hasil penjadwalan.
Model GSPS 1.0 disusun atas basis data dan basis model. Basis data
yang digunakan dalam pengembangan program GSPS 1.0 terdiri atas tabeltabel data yaitu tabel data pesanan, tabel data master produk, tabel data
produk masuk , tabel data produk keluar, tabel data master material, tabel
data material masuk, tabel data pesan material,dan tabel data hari kerja.
Dibawah ini merupakan diagram keterkaitan antar tabel (entity relationship
diagram) dalam program GSPS 1.0.
master_hari_kerja
produk_masuk
bulan
tahun
jumlah_hari_kerja
nomor_masuk
jumlah_produk_masuk
master_produk
nama_produk_masuk
tanggal_produk_masuk
kode_produk
jumlah_produk_masuk
nama_produk
satuan
persediaan_produk
bobot
jumlah_produk_keluar
kapasitas_mesin_giling
produk_keluar
kapasitas_mesin_pencampuran
nomor_keluar
kapasitas_mesin_pengemasan
nama_produk_keluar
masa_berlaku
tanggal_produk_keluar
jumlah_produk_keluar
bulan
nama_produk
pesan_material
pesanan
nomor_input
nama_produk
jumlah_pesanan
stok_produk
kebutuhan_produksi
kebutuhan_tenaga_kerja
kebutuhan_hari_kerja
kebutuhan_material
nama_material
kode_produksi
nama_produk
jenis_material
jumlah_pesan_material
jumlah_pesan_material
kode_material
master_material
kode_material
nama_produk
jenis_material
jumlah_material
...
jumlah_material_masuk
material_masuk
nomor_material_masuk
nama_produk
jenis_kemasan
tanggal_material_masuk
jumlah_material_masuk
Gambar 12. Entity Relationship GSPS 1.0
26
Tabel data penyusun program dibagi menjadi dua yaitu tabel data
master dan tabel data transaksi. Tabel data master terdiri atas tabel data
master produk, tabel data master material, dan tabel data hari kerja. Untuk
tabel data transaksi terdiri atas tabel data produk masuk, tabel data produk
keluar, tabel data material masuk, tabel data pesanan, tabel data pesan
material. Uraian tabel data adalah sebagai produk :
1. Tabel data produk masuk
Tabel data produk masuk merupakan tabel data yang berisi
informasi mengenai jumlah produk yang masuk kedalam gudang setelah
selesai diproduksi. Selain itu, terdapat juga informasi mengenai tanggal
produk masuk kedalam gudang. Tabel data ini bersifat dinamis sehingga
pengguna dapat melakukan penambahan, perubahan dan pengurangan
data.
2. Tabel data produk keluar
Tabel data produk keluar merupakan tabel data yang berisi
informasi mengenai jumlah produk yang keluar gudang untuk dikirim
kepada distributor. Selain itu, terdapat juga informasi mengenai tanggal
produk keluar gudang. Tabel data ini bersifat dinamis sehingga pengguna
dapat melakukan penambahan, perubahan dan pengurangan data.
3. Tabel data master produk
Tabel data master produk berisi informasi mengenai jenis produk
yang terdapat pada PT.Gasandry serta informasi lain seperti bobot produk
per sachet, kapasitas mesin yang digunakan, toleransi masa simpan
produk serta jumlah persediaan produk. Informasi mengenai jumlah
persediaan produk menggunakan masukan dari tabel data produk masuk
dan tabel data produk keluar. Pada tabel data ini dapat dilakukan
penambahan,pengurangan serta perubahan data.
4. Tabel data material masuk
Tabel data material masuk merupakan tabel data yang berisi
informasi mengenai jumlah material yang masuk kedalam gudang beserta
27
tanggal masuk material tersebut. Tabel data ini menjadi masukan dalam
perhitungan jumlah persediaan material pada tabel data master material.
Tabel data ini dirancang secara dinamis sehingga pengguna dapat
melakukan kegiatan penambahan, pengurangan, serta perubahan data.
5. Tabel data master material
Tabel data master material berisi informasi mengenai jumlah
persediaan material yang ada digudang. Pada tabel data ini dapat
dilakukan penambahan,pengurangan serta perubahan data. Tabel data ini
akan menjadi masukan pada tabel data pesanan untuk membandingkan
kebutuhan material untuk melakukan kegiatan produksi dengan
persediaan material yang ada didalam gudang.
6. Tabel data pesan material
Tabel data pesan material merupakan tabel data yang berisi
informasi mengenai material yang belum dipesan. Tabel data ini
berhubungan dengan pengecekan material dalam model kebutuhan
produksi.
7. Tabel data pesanan
Tabel data pesanan merupakan tabel data yang berhubungan
dengan pesanan produk. Tabel data ini berisi informasi mengenai bulan
pemesanan, nama produk, jumlah pesanan, jumlah produk diproduksi,
kebutuhan material,kebutuhan tenaga kerja, dan kebutuhan hari kerja
(waktu pengerjaan produk). Tabel data ini dirancang secara dinamis
sehingga pengguna dapat melakukan kegiatan penambahan, pengurangan,
serta perubahan data.
8. Tabel data hari kerja
Tabel data hari kerja berisi informasi mengenai jumlah hari kerja
yang tersedia pada bulan tertentu. Tabel data ini berguna dalam
penyusunan jadwal produksi dalam model penjadwalan. Tabel data ini
dirancang secara dinamis sehingga pengguna dapat melakukan kegiatan
penambahan, pengurangan, serta perubahan data.
28
c.
Sistem Manajemen Dialog
Sistem manajemen dialog merupakan fasilitas yang dapat mengatur
interaksi antar pengguna dengan program ketika menjalankan program.
Interaksi ini dapat berupa keadaan ketika pengguna memberikan input kepada
program, seperti menambah, mengurangi, atau memodifikasi input di tempat
yang telah disediakan oleh program. Kondisi lainnya adalah ketika pengguna
memerintahkan program untuk menjalankan fungsi tertentu, atau ketika
pengguna memperoleh output yang ditampilkan oleh program dengan bahasa
yang mudah dimengerti oleh pengguna, misalnya dalam bentuk tulisan,
angka, satuan, tabel , gambar , dan lain-lain.
29