BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Organisasi dan

BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Organisasi dan Enterprise
Organisasi merupakan penataan sekumpulan orang secara disengaja yang berguna
untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu. Organisasi harus memiliki tujuan dalam
mengembangkan bisnis yang ada di organisasi. Pertama, organisasi memiliki tujuan
yang terdefinisi. Tujuan ini biasanya dituangkan ke dalam sasaran-sasaran yang hendak
dicapai oleh organisasi. Kedua, sebuah organisasi terdiri dari orang-orang atau sumber
daya manusia yang dapat melaksanakan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan untuk
mencapai sasaran-sasaran organisasi. Ketiga, sebuah organisasi memiliki suatu bentuk
struktur yang mengatur hak dan kewajiban para anggota nya dalam melaksanakan
pekerjaan organisasi (Robbins 2010, p18).
Pendekatan untuk melakukan strategi organisasi terdapat dua macam, yaitu
menggunakan struktur organisasi terbuka dan fleksibel. Kedua, menggunakan struktur
organisasi tradisional. Tetapi kebanyakan organisasi masa kini menerapkan struktur
yang terbuka dan fleksibel, dimana tidak terdapat batasan-batasan pekerjaan yang kaku
dan strata jabatan yang tegas. Contohnya seperti yang diterapkan Google, dengan
pengaturan kerja yang fleksibel, tugas diberikan berbasis proyek, sistem komunikasi
yang terbuka, dan kedekatan hubungan dengan para pemasok organisasi. Akan tetapi,
terlepas dari pendekatan mana yang akan dipilih, paling penting yaitu suatu struktur
kerja yang nyata mutlak diperlukan agar pekerjaan dapat diselesaikan secara efektif dan
efisien (Robbins 2010, p18).
Kesimpulan yang dapat diambil dari teori yaitu, organisasi merupakan suatu
kegiatan bersama, bertukar pikiran, bertukar ilmu, mengeluarkan pendapat, dan mau
terlibat dengan peraturan yang ada untuk mencapai tujuan dan cita-cita bersama.
Organisasi terbentuk karena adanya dorongan mencapai tujuan bersama, persamaan
tujuan dan menyatukan beberapa individu ke dalam suatu kelompok dimana mereka
dituntut untuk bekerja sama agar mencapai tujuan yang diinginkan. Elemen-elemen
organisasi meliputi anggota, struktur organisasi, aturan, dan tujuan bersama.
5
6
Sebuah atau beberapa organisasi bisnis atau bagian dari organisasi yang
melakukan aktivitasnya dinamakan enterprise, khususnya kegiatan bisnis agar
memperoleh apa yang menjadi tujuannya dengan berdasarkan proses dan sumber daya
yang dimiliki (Bernard, 2012, p31).
2.2 Visi dan Misi
Organisasi bisnis yang unggul selalu memperhatikan visi dan misi nya. ketika visi
dan misi perusahaan sudah jelas dan tertata, maka organisasi bersangkutan akan mudah
untuk menyusun budaya kerja, nilai dasar, dan strategi bisnisnya. Dalam
memperbincangkan visi dan misi, pertama kali harus tahu awal nya. Gagalnya organisasi
dalam menyusun visi dan misi lantaran dari awal organisasi bersangkutan telah gagal
dalam mengartikan visi dan misi. Visi dan misi sebatas dipahami sebagai rangkaian
kata-kata yang harus ada di organisasi, tanpa tahu apa substansi dari rangkaian kata-kata
tersebut. Visi merupakan gambaran masa depan yang ingin dibangun, sedangkan misi
yaitu alasan utama mengapa organisasi didirikan. Visi akan memuat cita-cita, keinginan,
kemauan, dambaan, harapan, atau kerinduan (Agung 2007, p89).
Sementara itu, misi memuat panggilan, makna dan mandat. Organisasi-organisasi
unggul
kelas
dunia
dapat
dijadikan
referensi
tentang
keberhasilan
mereka
mentransformasikan nilai penting dari visi dan misi yang kemudian mejadi jiwa dan roh
organisasi yang bersangkutan (Agung 2007, p90).
2.3 Strategi Organisasi Terhadap Bisnis
Untuk menjalankan bisnis, perusahaan membutuhkan strategi organisasi dan
strategi bisnis yang akan dijalankan. Strategi organisasi merupakan gambaran organisasi
untuk menentukan, mendefinisikan, mengkoordinasikan dan mengontrol proses kerja,
karena strategi organisasi merupakan perencanaan yang akan dilakukan untuk menjawab
pertanyaan mengenai “Bagaimana perusahaan mengatur organisasi yang telah ada untuk
mencapai tujuan dan pengimplementasian strategi bisnis?” (Pearlson 2009, p34).
7
Setelah melakukan strategi organisasi, perusahaan akan membuat strategi bisnis
sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing divisi terhadap ketentuan yang
telah dilakukan pada saat membahas tentang strategi organisasi. Srategi bisnis dilakukan
untuk memberitahukan tentang perencanaan, bagaimana bisnis dapat berjalan dengan
baik dan diharapkan bisa mencapai sasaran sesuai keinginan (Pearlson 2009, p26).
2.3.1 Strategi Sistem Informasi
strategi sistem informasi adalah sistem komputer pada setiap level yang ada pada
organisasi yang mengubah tujuan, operasi, produk, pelayanan, atau hubungan antar
lingkungan untuk membantu organisasi mengumpulkan keuntungan yang kompetitif
(Laudon, 2004, p91).
Strategi sistem informasi adalah sistem yang membantu sebuah organisasi untuk
mendapatkan keuntungan kompetitif melalui kontribusinya terhadap strategi tujuan dari
organisasi dan atau kemampuan untuk meningkatkan performance dan produktifitas
secara signifikan (Turban, 2005, p15).
Jadi penulisan karya ilmiah ini akan mengadopsi pengertian dari strategi sistem
informasi menurut Tuban yaitu Sistem yang membantu sebuah organisasi untuk
mendapatkan keuntungan kompetitif melalui kontribusinya terhadap strategi tujuan dari
organisasi itu sendiri untuk meningkatkan perfomance dan produktivitas secara
signifikan.
2.3.2 Strategi Teknologi Informasi
Strategi teknologi informasi adalah strategi yang berfokus pada penempatan visi
tentang bagaimana teknologi dapat mendukung dalam memenuhi kebutuhan informasi
dan sistem dari sebuah informasi (Ward dan Peppard, 2002, p44).
2.4 Perencanaan Strategi Sistem Informasi dan Teknologi Informasi
Perusahaan membutuhkan suatu sistem dan teknologi informasi pada era ini agar
mampu bersaing dengan perusahaan lain. Untuk itu suatu perusahaan harus menerapkan
strategi sistem dan teknologi informasi. Sebelum menerapkan strategi sistem dan
8
teknologi informasi sebaiknya dilakukan perencanaan agar strategi sistem dan teknologi
informasi dapat berjalan dengan baik dan membantu kemajuan perusahaan.
Perencanaan merupakan suatu proses yang meilibatkan penentuan sasaran atau
tujuan organisasi, menyusun strategi menyeluruh untuk mencapai sasaran yang
ditetapkan, termasuk alokasi sumber daya yang diperlukan, jadwal kerja serta tindakantindakan lain yang diperlukan untuk mencapai tujuan (Robbins and Coulter, 2005, p160).
Untuk menerapkan strategi sistem
dan teknologi informasi dilakukan melalui
langkah-langkah kompetitif dan pendekatan-pendekatan bisnis yang digunakan oleh
manager untuk menarik dan memuaskan pelanggan, bersaing, mengembangkan bisnis,
melaksanakan operasional sehari-hari dan mencapai tujuan yang ditargetkan (Thomson
& Strickland, 2005,p1).
Dalam melakukan proses bisnisnya suatu perusahaan harus memiliki sistem.
Sistem merupakan sekelompok objek yang terdiri dari orang, sumber, konsep dan
prosedur yang berinteraksi untuk menjalankan fungsi dalam mencapai tujuan (Satzinger,
Jackson, dan Burd 2008, p6). Selain itu pula untuk berinterakasi dan melakukan suatu
proses perusahaan akan membutuhkan informasi yang merupakan data yang telah di
organisasikan sehingga data tersebut telah memiliki arti dan nilai untuk pengguna
(Rainer, p10).
Suatu perusahaan yang besar akan memiliki berbagai jenis informasi dan informasi
tersebut mungkin hanya dapat digunakan atau diakses oleh pihak khusus. Untuk itu
diperlukan sistem informasi. Dengan adanya sistem informasi, maka segala informasi
yang ada di perusahaan dapat dikumpulkan, diproses, disimpan, dianalisa ,dan digunakan
untuk tujuan tertentu (Rainer p38).
Untuk penerapan strategi sistem informasi maka akan dibutuhkan suatu alat bantu
yang berbasis computer untuk membantu pekerjaan yang membutuhkan informasi,
dengan mendukung informasi tersebut agar mampu memberi nilai lebih untuk
perusahaan dan membantu kebutuhan proses informasi dalam perusahaan. Hal ini adalah
teknologi informasi.
9
2.5 Management Information System
Perusahaan tentu saja harus memiliki suatu pihak yang mampu mengkoordinasi
dan mengawasi aktifitas pekerja sehingga aktifitas mereka dapat terselesaikan dengan
efektif dan efisien. Pihak yang dimaksud adalah manager (Robins & Couter 2012, p36).
Agar proses yang dilakukan manager ini dapat berjalan dengan baik maka
dibutuhkan suatu sistem yaitu Management information system yang merupakan sistem
berbasis komputer yang membuat informasi tersedia untuk user dengan kebutuhan yang
sama.
2.6 Metodologi Penelitian Survei
Metode penelitian adalah suatu proses pemecahan masalah dengan menggunakan
prosedur yang sistematis, logis, dan empiris sehingga akan ditemukan suatu kebenaran
(Santoso, Gempur, 2005, p1).
Metode penelitian adalah cara-cara yang sistematis untuk menjawab masalah yang
sedang diteliti. (Sarwono 2006, p15).
Jadi menurut penjelasan diatas maka disimpulkan bahwa metodologi penelitian
survei dipergunakan untuk menemukan masalah dan mencari solusi-solusi untuk
menyelesaikan masalah tersebut.
2.7 Manufaktur
Manufaktur berasal dari kata manufacture yang berarti membuat dengan tangan
(manual) atau dengan mesin sehingga menghasilkan sesuatu barang. Untuk membuat
sesuatu barang dengan tangan maupum mesin diperlukan bahan atau barang lain. Seperti
halnya membuat kue diperlukan tepung, gula, mentega, dan sebagainya. Secara umum
dapat dikatakan bahwa manufaktur adalah kegiatan memproses suatu atau beberapa
bahan menjadi barang lain yang mempunyai nilai tambah yang lebih besar (Heizer, dkk
2005).
Teknik manufacturing merupakan perancangan proses produksi sebuah produk.
Teknik produksi atau manufaktur mempelajari semua hal yang berhubungan dengan
proses produksi, termasuk beberapa fungsi dibawah ini (Turner, 2000:53), yaitu :
1. Mengevaluasi dapat tidaknya suatu produk diproduksi.
10
2. Memilih jenis dan menentukan parameter dari proses produksi tersebut, seperti
komponen yang digunakan, alat potong, kedalaman pemotongan dan lain-lain.
3. Merancang peralatan pembantu pekerjaan yang berfungsi untuk menjamin dan
mengatur posisi dari benda kerja pada saat berlangsungnya proses produksi.
4. Mengestimasi biaya yang dibutuhkan untuk produksi sebuah komponen dari sebuah
produk.
5. Menjamin kualitas dari produk yang diproduksi.
Disamping beberapa fungsi diatas terdapat beberapa aktifitas yang termasuk
operasi produksi yang berhubungan dengan perencanaan dan control produksi adalah
membuat analisa persediaan dan membuat perencanaan kebutuhan komponen.
Saat ini perkembangan danperubahan teknik produksi ini sangat cepat. Untuk
meningkatkannya lagi merupakan hal yang sangat sulit untuk dilakukan. Dimasa yang
akan datang seorang engineer
akan menghabiskan 5%-25% dari waktunya untuk
mempelajari teknologi baru. Komputerisasi, sistem pengendalian yang terintegrasi dan
koordinasi kegiatan manufaktur merupakan area yang sangat cepat mengalami
perubahan.
2.8 Supply Chain Management (SCM)
Supply Chain adalah suatu arus atas material, informasi, uang, dan layanan dari
pemasok yang berupa barang mentah melalui pabrik dan gudang yang kemudian sampai
pada pelanggan (Reiner 2011, p331).
Fungsi dari supply chain management (SCM) adalah untuk merencanakan,
mengatur, dan mengoptimasi segala jenis aktifitas yang dilakukan dalam supply chain.
Tujuan dari sistem supply chain management adalah untuk mengurangi masalah atau
gangguan dalam supply chain.
11
2.9 ICT (Information Communications Technology)
Informasi, komunikasi, dan teknologi merupakan peran penting dalam perusahaan
dan ketiga hal tersebut hatus saling terintegrasi. Untuk melakukan prosesnya suatu
perusahaan tentu saja harus melakukan komunikasi, untuk melakukan komunikasi
dibutuhkan informasi, dan agar kedua hal tersebut dapat dilakukan dengan mudah maka
dibutuhkanlah teknologi. Komunikasi merupakan suatu proses sosial dimana setiap
individual menyatakan pesan untuk memberi arti pada kehidupan mereka. Proses ini
adalah proses yang dilakukan secara terus menerus dan manusia tidak dapat hidup tanpa
berkomunikasi dengan orang lain (West and Turner 2007 p5).
Arti ICT itu sendiri adalah Information and Communication Technology yang
mengarah kepada kombinasi atas pembangungan dan servis industri untuk menangkap,
membagi, dan menampilkan data dan informasi secara elektronik (OECD 2002 :18
SAITIS 2000:3).
ICT merupakan suatu proses digital dan penggabungan informasi dari penggunaan
elektronik komputer. Hal yang dilakukan seperti penyimpanan, pengambilan,
pengubahan, dan penyebaran informasi (Ifueko Omoigui Okauru, 2011).
Suatu pembelajaran, desain, pengembangan, aplikasi, implementasi, mendukung
atau mengatur sistem informasi berbasis komputer. (Chandler, Daniel; Munday, Rod,
iaugust 2012).
Suatu pembangunan yang berhubungan dengan pemakaian komputer dan peralatan
komunikasi untuk menyimpan, mengambil, menyebar, dan memperbanyak data.
(Daintith, John, ed. 2009).
2.10 Critical Failure Factors Research
Dalam beberapa dekade terakhir ini banyak penelitian yang dilakukan mengenai
critical success factor maupun critical failure factor dalam mengimpletansikan IT
dalam sebuah perusahaan. Faktor-faktor tersebut merupakan penentu apakah
implementasi yang akan dilakukan dalam sebuah perusahaan akan berjalan dengan
lancar ataupun akan mengalami kegagalan. Berikut adalah tabel 2.1 dimana merupakan
hasil dari penelitian yang dilakukan mengenai critical failure factor dalam
implementasi IT di dalam perusahaan :
12
Tabel 2.1 Critical Failure Factors
No.
Critical Failure Factors in the IT-enablement of a supply chain
1.
Lack of change management
2.
Excessive customization
3.
Dilemma of internal integration
4.
Poor understanding of business implication and requirements
5.
Poor data quality
6.
Lack of top management support
7.
Hidden cost
8.
Misalignment of IT with business
9.
Limited training
Sumber: An ISM-based Analysis Journal
Dari data tersebut dapat dilihat bahwa Misalignment of IT with businesss dan poor
data quality merupakan salah satu critical failure factor dalam implementasi IT. Poor
data quality tersebut dialami perusahaan ketika komunikasi yang terjalin dalam
perusahaan tidak berjalan secara efektif dan Misalignment of IT with Business dialami
perusahaan ketika IT Infrastructure dalam perusahaan tidak sesuai dengan visi misi
perusahaan yang akan dicapai.
2.11 Entreprise Architecture
Enterprise Architecture dapat membantu organisasi dalam membangun suatu
perencanaan dan mengambil keputusan. Enterprise Architecture adalah suatu analisis
dan dokumentasi dari sebuah perusahaan pada keadaan saat ini (Current Architecture)
dan keadaan masa depan (Future Architecture) dari perspektif strategi, bisnis, dan
teknologi yang terintegrasi. EA dapat dikatakan sebagai blueprint dari seluruh sistem
informasi dan hubungannya dalam seluruh bagian perusahaan (Bernard, 2005).
EA = S + B + T
Enterprise Architecture = Strategy + Business + Technology
13
2.11.1 Current Architecture
Current
Architecture
merupakan
kumpulan
dari
artifak
EA
dan
mendokumentasikan komponen EA yang sudah ada. Current EA merupakan suatu
hal yang penting di dalam perusahaan karena dapat menetapkan sumber daya
(termasuk IT) yang digunakan di dalam line of business untuk membantu mencapai
tujuan strategi.
2.11.2 Future Architecture
Future Architecture merupakan bentuk kompenen EA baru yang telah
dimodifikasi dan telah disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan untuk lebih fokus
dalam pencapaian atau untuk memberikan dukungan berupa gagasan berupa strategi
baru, persyaratan operasional atau solusi dalam pengembangan teknologi.
Gambar 2.1 Current-Future Architecture View
2.11.3 Framework EA
Framework EA yaitu informasi dari struktur organisasi untuk mendefinisikan
dan ruang lingkup dari arsitektur. Framework EA terdiri dari :
1.
Goals & Initiatives
2.
Process & Services
3.
Data & Information
14
4.
System & Application
5.
Networks & Infrastructure
Pada EA framework terdapat artifak-artifak yang merupakan dokumentasi yang
menggambarkan komponen, termasuk laporan, diagram, grafik, spreadsheet, file
video, dan jenis – jenis informasi yang dapat dicatat.
1. EA Goals & Initiatives
Goals & Initiatives berada pada level atas dari EA3 Framework yang
memperkenalkan perusahaan dalam menentukan arah stategis (strategic direction),
tujuan (goals), initiatives, serta memberikan penjelasan yang jelas mengenai kontribusi
bahwa TI akan membantu perusahaan dalam mencapai tujuan itu. Perencanaan strategis
dimulai dengan suatu pernyataan yang jelas dari tujuan dan misi perusahaan, pernyataan
singkat dan jelas dari keberhasilan visi.
Gambar 2.2 Enterprise Architecture EA3 Cube( Goals & Initiatives )
Berikut merupakan artifak dari Goals and Initiatives :
S–1 Strategic Plan
Perencanaan strategi yang membutuhkan kebijakan tingkat tinggi dan dokumen
perencanaan perusahaan yang menggunakan arah strategi kompetitif, dan tujuan
terpenting mengadakan program program proyek (inisiatif strategis) yang menjadi
15
rencana strategis dalam mencakup periode masa depan perusahaan untuk 3-5 tahun
mendatang.
Penjelasan :
Rencana strategi dibutuhkan artefak EA komposit yang saling berkaitan dan
mengarahkan tujuan (goals) perusahaan selama periode 3-5 tahun di masa datang
dengan membuat beberapa perencanaan seperti:
1. Memberikan pernyataan visi dan misi yang singkat yang mengarah pada tujuan dan
arah perusahaan.
2. Mengembangkan pernyataan arah strategis yang sesuai dengan tujuan perusahaan,
memastikan perusahaan dapat bertahan dalam persaingan bisnis, memungkinkan
untuk fleksiblitas dalam menjalankan bisnis, dan mempromosikan keberhasilan
kompetitif.
3. Merangkum hasil dari analisis SWOT yang didasarkan pada pernyataan arah tujuan
strategis dan mengidentifikasi kekuatan perusahaan, kelemahan, peluang, dan
ancaman. Hal ini akan lebih rinci dibahas pada S-2 SWOT analysis.
4. Merangkum asumsi situasi dan perencanaan untuk “konsep operasi” yang terdapat di
dalam skenario CONOPS yang mendukung pada arah strategi perusahaan. Ringkasan
ini harus mencakup kegiatan perusahaan saat ini yang menggambarkan pada tingkat
tinggi koordinasi kegiatan yang sedang berlangsung.
S-2 SWOT Analysis
Analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threats) disebut juga dengan
analisis KEKEPAN (KEkuatan, KElemahan, Peluang, ANcaman) digunakan untuk
menilai segala kekuatan dan kelemahan dari sumber-sumber daya yang dimiliki
perusahaan, kesempatan eksternal dan tantangan-tantangan yang dihadapi (Jogiyanto
2005, p47).
Analisis SWOT ini dilakukan dengan identifikasi berbagai faktor secara sistematis
untuk merumuskan strategi perusahaan. Agar dapat memaksimalkan kekuatan dan
peluang secara bersamaan serta meminimalkan kelemahan dan ancaman. Analisis ini
terbagi dalam 4 komponen dasar yaitu:
16
S Strengths
: merupakan kekuatan dari organisasi.
W Weakness
: merupakan kelemahan dari organisasi.
O Opportunity
: merupakan peluang dari luar organisasi dan memberikan peluang
kepada organisasi untuk berkembang dimasa mendatang.
T Threat
: merupakan ancaman dari luar bagi organisasi dan dapat mengancam
eksistensi organisasi di masa mendatang. (Rangkuti 2006,p18-p19).
Gambar 2.3 Analisis SWOT
Matriks SWOT
Alat yang dipakai untuk menyusun faktor-faktor strategis perusahaan adalah
Matriks SWOT. Matriks ini menggambarkan bagaimana peluang dan ancaman eksternal
yang dihadapi perusahaan dapat disesuaikan dengan kekuatan dan kelemahan internal
yang dimilikinya. Matriks ini dapat menghasilkan empat set kemungkinan alternatif
strategi (Rangkuti 2006,p31).
Cara membuat Matriks SWOT adalah dengan menggunakan faktor faktor strategis
eksternal maupun internal sebagaimana telah dijelaskan dalam table EFAS dan IFAS,
yaitu dengan mentransfer peluang dan ancaman dari tabel EFAS serta mentrasfer
kekuatan dan kelemahan dari tabel IFAS kedalam sel yang sesuai dalam matriks SWOT
17
(seperti tertera dalam tabel). Kemudian dengan membandingkan faktor faktor strategis
tersebut selalu diberikan empat set kemungkinan alternative strategi (SO,ST,WO,WT) :
a. Strategis SO : strategi ini dibuat berdasarkan jalan pikiran perusahaan, yaitu dengan
memanfaatkan seluruh kekuatan untuk merebut dan memanfaatkan peluang sebesarbesarnya.
b. Strategi ST : strategi dalam menggunakan kekuatan yang dimiliki perusahaan untuk
mengatasi ancaman.
c. Strategis WO : strategi ini diterapkan berdasarkan pemanfaatan peluang yang ada
dengan meminimalkan kelemahan yang ada.
d. Strategis WT : strategi ini didasarkan pada kegiatan yang bersifat defensive dan
berusaha meminimalkan kelemahan yang ada serta menghindari ancaman
Tabel 2.2 Diagram SWOT
S-3 Concept of Operations Scenarios
Konsep skenario operasi berisikan narasi dokumen yang menjelaskan bagaimana
kegiatan perusahaan beroperasi saat ini atau kegiatan operasi beberapa tahun yang akan
datang dengan beberapa faktor-faktor tertentu internal dan external yang di identifikasi
dalam analisis SWOT dengan asumsi perencanaan.
18
S-4 Operation Diagram
Sebuah konsep operasi (CONOPS) diagram yang digambarkan dengan gambaran
tingkat tinggi grafis dari rincian fungsi perusahaan, baik secara keseluruhan, atau dari
beberapa wilayah tertentu.
2. EA Product & Services
Product & services berada pada level kedua dari EA3 framework yang
mengidentifikasi bisnis produk dan jasa dari enterprise dan merupakan kontribusi dari
dari teknologi yang mendukung proses bisnis perusahaan. Istilah “business services”
digunakan untuk proses yang berarti dan prosedur untuk menyelesaikan misi dan tujuan
dari perusahaan, apakah itu untuk bersaing di sektor swasta, menyediakan pelayanan
umum, edukasi, memberikan pelayanan medis, memberikan kemampuan pertahanan.
Perencanaan strategis membantu secara langsung dan memprioritaskan berbagai layanan
bisnis dan aktivitas pengiriman produk didalam perusahaan untuk memastikan bahwa
perusahaan bergerak secara kolektif berdasarkan arah strategis yang sudah ditetapkan
dalam rencana strategis.
Gambar 2.4 Enterprise Architecture EA3 Cube (Product & Services)
19
B-3 Swim Lane Process Diagram
Stakeholder menunjukkan bagaimana diagram aktivitas para bagian divisi (orangorang dengan kepentingan dalam perusahaan) yang terlibat dengan lini proses bisnis, dan
waktu interaksi yang diperlihatkan pada diagram dengan menggunakan format “swim lane”
untuk mengatur barisan stakeholder, dan jangka waktu menurut kolom serta overlay kegiatan
dengan simbology flowchart.
Gambar 2.5: contoh Swim Lane Process Diagram
B-4 Business Process Diagram
Diagram proses bisnis yang menunjukkan rincian dari suatu kegiatan dan saling
berhubungan dengan orang lain. Diagram D-4 mengikuti IDEF-0 yaitu teknik pemodelan
untuk menunjukkan data input, kontrol, output, dan mekanisme untuk setiap langkah dalam
proses kegiatan bisnis.
Gambar 2.6 Business Process Diagram
20
B-6 Use case narrative & diagram
Sebuah narasi use case dengan pemodelan terpadu language (UML) format untuk
mengidentifikasi kebutuhan bisnis, konteks, stakeholder (actor), dan aturan bisnis di dalam
interaksi mereka dengan sistem, layanan, dan aplikasi yang diidentifikasi sebagai solusi
teknologi pengembangan dan perencanaan
Tabel 2.3 Notasi Use Case Diagram
3. EA Data & Information
Data & information berada pada level ketiga dari EA3 framework merupakan
maksud untuk mendokumentasikan bagaimana informasi saat ini yang digunakan oleh
perusahaan dan bagaimana arus informasi masa depan akan terlihat. Tingkat ini dapat
tercermin melalui dokumen strategi teknologi informasi yang diikat kedalam perencanaan
strategi teknologi informasi atau perencanaan bisnis. Tujuan strategi teknologi informasi
adalah untuk membangun sebuah pendekatan tingkat tinggi untuk mengumpulkan,
menyimpan, mengubah, serta menyebarkan informasi ke seluruh perusahaan.
21
Gambar 2.7 Enterprise Architecture EA3 Cube (Data & Information)
D-5 Logical Data Model
Model data semantik dapat dikembangkan dengan menggunakan metode terstruktur
tradisional dan simbology (diagram hubungan entitas) atau dapat menggunakan metode
object-oriented dan simbology dari bahasa pemodelan (UML) yang menghasilkan diagram
kelas atau diagram object.
Gambar 2.8 Logical Data Model
D-2 Activity/Entity Matrix
Matriks kegiatan entitas adalah pemetaan yang dikembangkan oleh entitas data yang
terkait dengan kegiatan usaha. Sering disebut “CRUD” matrix karena mengidentifikasi jenis
22
dasar dari transformasi yang dilakukan pada data (create, read, update, delete) melalui
proses bisnis.
D-3 Data Dictionary
Database menyediakan daftar komprehensif dari entitas data yang dikumpulkan oleh
perusahaan, termasuk standard bidang atribut, kunci, dan hubungan.
D-4 Object State Transition Diagram
Diagram state transition menggunakan notasi dari UML untuk menunjukkan
bagaimana siklus hidup objek data tertentu. Diagram ini menunjukkan suatu perubahan
atribut, penghubung, dan behavior dari objek yang merupakan hasil dari sebuah aktivitas
system internal dan eksternal yang memicu suatu perubahan.
Gambar 2.9 Contoh Object State Transition Diagram
4. EA Systems and Applications
System & applications berada pada level keempat dari EA3 framework
dimaksudkan untuk mengatur dan mendokumentasikan kelompok sistem informasi saat
ini, dan aplikasi yang digunakan perusahaan dalam meningkatkan kemampuan TI
23
tergantung pada perubahan di tingkat atas dari EA3 framework (business services atau
information flows) mungkin ada rencana perubahan pada sistem atau aplikasi yang
tercermin dalam arsitektur masa depan.
Gambar 2.10 Enterprise Architecture EA3 Cube (Systems and Applications)
SA-2 System Communication Description
Artefak S-2 tampilan diagram pada S-1 Sistem dengan memberikan deskripsi tentang
bagaimana data dikomunikasikan antara sistem di seluruh perusahaan, dan termasuk spesifik
tentang jaringan, dan media.
Gambar 2.11 Contoh System Communication Diagram
24
SA-4 System Data Flow Diagram
Data flow diagram Sistem ini lebih dikenal sebagai "Data flow diagram" dan
dimaksudkan untuk menunjukkan proses dalam suatu sistem pertukaran data, dan bagaimana
pertukaran terjadi. Artefak SA-4 menunjukkan Diagram-4 B Proses Bisnis, dan untuk
menunjukkan detail tambahan.
Gambar 2.12 Contoh System Data Flow Diagram
5. EA Networks and Infrastructure
Network & infrastucture berada pada level kelima dan merupakan level bawah
dari EA3 framework dimaksudkan untuk mengatur dan mendokumentasikan pandangan
saat ini dan masa depan dari jaringan suara, data, dan video yang perusahaan gunakan
untuk host sistem, aplikasi, website, dan database (basis data).
25
Gambar 2.13 Enterprise Architecture EA3 Cube (Networks and Infrastructure)
NI-1 Network Connectivity Diagram
Konektivitas jaringan diagram menunjukkan koneksi fisik antara suara perusahaan,
data, dan jaringan video termasuk eksternal wide area network (WAN) dan local area
network (LAN) juga disebut "extranet" dan "intranet".
26
Gambar 2.14 Contoh Network Connectivity Diagram
6. Security/Standards/Workforce
Security
Keamanan adalah hal yang paling efektif bila bagian integral dari program
manajemen EA dan metodologi dokumentasi. Sebuah Program Keamanan yang
komperehensif TI telah fokus pada beberapa elemen yang termasuk: informasi, personil,
operasi dan fasilitas. Agar lebih efektif, keamanan TI harus bekerja di semua tingkat dari
kerangka EA dan di dalam semua komponen EA. Artifak yang digunakan adalah :
27
Security Plan
Rencana keamanan menyediakan baik deskripsi tingkat tinggi dan rinci program
keamanan yang berlaku di seluruh perusahaan. Ini termasuk fisik, data, personal dan
unsur-unsur keamanan operasional dan prosedur.
Standards
Salah satu fungsi paling penting dari EA adalah menyediakan standar teknologi
yang terkait di semua tingkatan dari kerangka EA. EA harus dapat diterima
internasional, nasional, dan standar industri dalam rangka untuk mempromosikan
penggunaan non-proprietary commercial solution dalam komponen EA. Hal ini
dilakukan untuk meningkatkan integrasi komponen EA, serta lebih baik mendukung
komponen yang digantikan atau dikeluarkan bila diperlukan.
Technology Forecast
Sebuah ramalan teknologi mendukung dan menghubungkan dengan ST-1teknologi
standar profil. Sebuah dokumen ramalan teknologi diharapkan merubah semua standar
yang ada di dalam ST-1 artifak. Dimana masa yang terjadi sekarang atau yang terjadi
kapan saja.
1. Diharapkan merubah suatu teknologi yang berhubungan dengan standard dan
konvensi.
2. Identifikasi critical teknologi standar, kelemahan dan dampak dari perubahan sebuah
arsitektur.
3. Berisi prediksi spesifik tentang ketersediaan suatu kemunculan standar, dan
hubungan tentang spesifik suatu sistem atau kerangka elemen aplikasi.
28
Tabel 2.4 Contoh Technology Forecast
Technology Forecast
Forecast Area
Short Term
(next 12 Months)
Mid-Term
(12-24 Months)
Macrovox GT Basic
Operating System will be
supported until late 2007
Macrovox GT-2 will be
launched in early 2006
Operating Systems
Office Automation
Suite
Kona Big Suite upgrade
finished in early 2005
Desktop PCs
Gell 2000 became
standard in 2004,
installed in 70% of
desktops; will be 100%
in mid-2005
15” color CRTs being
replace to 21” color
LCDs as desktops are
replaced 100% in mid
2005
5 Gigabyte PCMCIA
type 2 card available
Desktop Monitor
Persistent Storage
Kona Big Suite II is due
out in late 2005, will
provide xml data exchange
between application and a
bundled graphics and
photo editor
Gell 2000 units will
remain
LCD units will remain
10GB card expected
Long Term
(2-3 Years Away)
Linux is gaining in
capability and reability,
should consider migration
to Linux in mid 2007 as an
alternative to macrovox
GT update
Kona Project X is going to
incorporate a database
application
Conduct vendor fly off
in early 2006 based on
updated application and
performance
requirements
Conduct vendor will fly
in early 2006 based on
desktop PC compability
and user requirements
40+GB cards
Workforce
Salah satu sumber daya terbesar yang dimiliki perusahaan adalah sumber daya
manusia. Oleh karena itu, penting untuk memastikan bahwa staf TI terkait keterampilan,
dan persyaratan pelatihan yang mengidentifikasikan beberapa level dalam kerangka EA
dan solusi yang sesuai adalah yang tercermin dalam arsitektur masa depan. Rencana
tenaga kerja TI mungkin adalah cara terbaik untuk mengartikulasikan bagaimana modal
manusia akan dipekerjakan dalam memungkinkan kemampuan teknologi, yang
mendasari layanan bisnis dan arus informasi. Artifak yang digunakan antara lain :
1. Workforce Plan
Workforce plan memberikan penjelasan tentang bagaimana sumber daya manusia di
perusahaan tersebut di kelola perusahaan dengan baik dan dapat mencapai ke tingkatan
yang lebih tinggi di dalam perusahaan. Workforce plan termasuk strategi untuk
29
perekrutan ,retention, dan pengembangan profesional pada tingkatan eksekutif,
manajemen, dan staf di dalam perusahaan.
2. Organization Chart
Struktur organisasi menunjukkan bagaimana posisi dan personal organisasi di diagram
hirarkis dan format matriks. Struktur organisasi membantu untuk menunjukkan lini
otoritas, hubungan kerja, serta kepemilikan sumber daya, produk dan proses.
Gambar 2.15 Contoh Organization Chart
30
2.12 Analisis 5 Persaingan Menurut Porter
Perusahaan menggunakan model Porter ini untuk mengembangkan strategi agar
selalu berada di puncak persaingan. Model Porter ini juga mendemonstrasikan
bagaimana IT dapat membuat perusahaan menjadi lebih berkompetitif. Model ini
menunjukan 5 kekuatan utama dalam perusahaan yang sangat harus diperhatikan yaitu:
1. Ancaman masuknya pendatang baru
Ancaman atas adanya pendatang baru akan tinggi jika perusahaan tidak mempunyai
batasan atas masuknya pendatang baru. Batasan ini dapat berupa jasa pelayanan atau
produk yang tidak dimiliki perusahaan lain. Jika perusahaan tidak memiliki batasan,
maka adanya pendatang baru menjadi ancaman yang dapat mengurangi pendapatan.
2. Kekuatan tawar menawar dari pemasok
Kekuatan tawar menawar pemasok akan tinggi jika pembeli tidak memiliki banyak
pilihan pemasok. Kekuatan tawar menawar pemasok akan rendah jika pembeli
memiliki banyak pilihan pemasok. Karena itu akan lebih baik jika perusahaan
memiliki banyak pilihan supplier sehingga perusahaan berada dalam posisi yang kuat
untuk tawar menawar harga serta kualitas barang.
3. Kekuatan tawar menawar dari pelanggan
Kekuatan tawar menawar pelanggan akan tinggi jika pelanggan memiliki banyak
pilihan penjual. Sedangkan bila pelanggan tidak memiliki banyak pilihan pembili
maka kekuatan tawar menawar pelanggan akan rendah. Hal ini dipengaruhi oleh
perusahaan untuk mempengaruhi tawar menawar terhadap pembeli
4. Ancaman adanya barang atau jasa pengganti
Jika terdapat banyak barang pengganti maka barang pengganti tersebut memiliki
nilai ancaman yang besar bagi perusahaan dan akan kecil jika tidak terdapat banyak
barang pengganti. Pelanggan akan beralih pada barang pengganti yang lebih mudah
didapat dan murah serta dengan kualitas yang bagus. Untuk itu perusahaan harus
dapat terus memberikan harga yang murah,pelayanan yang mudah, dan kualitas
yang bagus agar pelanggan tidak beralih ke barang pengganti.
31
5. Ancaman pesaing dalam sesama industri
Ancaman pesaing akan tinggi jika persaingan sedang ketat terhadap banyak pesain
yang ada dalam sesama industri. Ancaman pesaing akan rendah jika tidak terdapat
banyak pesaing dan persaingan tidak ketat. Perusahaan harus mampu menjaga
segala informasi tentang strategi bisnis yang ada agar tidak digunakan oleh pesaing.
Karena jika perusahaan pesaing mempunyai strategi yang sama maka akan muncul
persaingan.(Reiner, p45)
Gambar 2.16 Ancaman Pesaing Sesama Industri
2.13 Analisis PEST (Political, Economical, Sociocultural, and Technological)
PEST merupakan sebuah alat bantu analisa yang digunakan untuk mengenalisa
lingkungan (environment) sebelum sebuah perusahaan memulai proses pemasaran. Di
dalam organisasi pemasaran, ada beberapa lingkungan yang menyokong organisasi
tersebut (Carpenter dan Sanders, 2007, p92), diantaranya :
1. Lingkungan internal, seperti karyawan, teknologi, upah, keuangan, dll.
2. Lingkungan mikro, seperti konsumen, agen dan distributor,pemasok,kompetitor, dll.
3. Lingkungan makro, seperti politik (termasuk hukum), ekonomi, sosial budaya, dan
teknologi.
32
Hal- hal yang disebutkan diatas dapat mempengaruhi PEST. Yang termasuk dalam PEST
itu sendiri adalah :
1. Faktor Politik (Political Factor)
Politik memiliki pengaruh yang cukup besar terutama pada penetapan regulasi, dan
kekuatan pembelanjaan (spending power) dari konsumen dan bisnis lainnya. Ada beberapa
hal yang perlu diperhatikan pada faktor politik ini.
1. Kestabilan lingkungan politik
2. Kebijakan pemerintah yang mengatur regulasi dan pajak dari bisnis,
3. Posisi pemerintah dari etika marketing,
4. Kebijakan pemerintah dalam mengatur ekonomi,
5. Pandangan pemerintah terhadap budaya dan agama,
6. Partisipasi pemenrintah dalam perjanjian dagang, seperti EU, NAFTA, ASEAN, atau
yang lainnya.
2. Faktor Ekonomi ( Economic Factors )
Pemasar hanya mempertimbangkan keadaan ekonomi dagang jangka pendek dan
panjang. Hal – hal yang harus dipertimbangkan antara lain :
1. Tingkat suku bunga dan tingkat inflasi.
2. Prospek jangka panjang ekonomi berdasarkan GDP (Gross Domestic Product).
3. Faktor Sosial dan Budaya (Sociocultural Factors)
Keadaan sosial dan budaya dapat mempengaruhi kegiatan bisnis, dan memiliki
pengaruh yang berbeda pada tiap negara.
1. Dominasi agama.
2. Penerimaan konsumen terhadap produk dan jasa dari luar negeri.
3. Pengaruh bahasa terutama penanaman produk ketika masuk ke pasar.
4. Rentang waktu yang diperoleh pelanggan untuk mendapat kepuasan.
5. Peranan pria dan wanita di dalam masyarakat.
6. Lama hidup dari populasi dan kesejahteraan masyarakat.
7. Tanggapan masyarakat terhadap masalah alam.
33
4. Faktor Teknologi ( Technological Factors )
Teknologi memiliki peranan vital dalam meningkatkan kemampuan bersaing.
Hal – hal yang perlu dipertimbangkan, antara lain :
1. Teknologi membuat produk dan jasa menjadi murah, dan meningkatkan kualitas,
2. Teknologi menawarkan produk dan jasa yang inovatif seperti internet banking, mobile,
3. Teknologi mempengaruhi jalur distribusi, seperti internet, tiket penerbangan, lelang,
4. Teknologi memberikan kemudahan bagi perusahaan dalam berkomunikasi dengan
konsumen, seperti melalui CRM, dan lain – lain.
2.14 RFID (Radio Frequency Identification)
Untuk mendukung prosesnya supply chain dibutuhan suatu alat bantu yang
mempermudah alur barang dan informasi agar proses alur barang dapat dengan cepat dan
tepat sampai pada pihak yang dituju. Maka dari itu digunakanlah RFID (Radio
Frequency Identification). Teknologi RFID memungkinkan pelacakan benda fisik tanpa
keterlibatan manusia secara langsung. Melalui berbagai inisiatif, seperti misalnya pada
Wal-Mart. RFID telah menunjukkan nilai yang besar untuk otomatisasi operasi bisnis
(Miles, 2010, p113).
Teknologi Auto-ID termasuk kode bar, pembaca karakter optik dan beberapa
teknologi biometrik, seperti scan retina. Teknologi auto-ID telah digunakan untuk
mengurangi jumlah waktu dan tenaga yang dibutuhkan untuk input data secara manual
dan untuk meningkatkan akurasi data. Beberapa teknologi auto-ID, seperti sistem bar
code, sering membutuhkan seseorang untuk secara manual memindai label atau tag
untuk menangkap data. RFID ini dirancang untuk memungkinkan pembaca untuk
menangkap data pada tag dan mengirimkan ke sistem-tanpa komputer membutuhkan
orang untuk terlibat. Berikut merupakan beberapa contoh dari komponen RFID :
1. Tag RFID adalah microchip kecil yang menempel ke antena, biasanya tertanam
sebagai bagian dari label tempel yang dapat memiliki kode bar dan informasi terbacamanusia yang tercetak di atasnya. tag bisa read-only atau read-write dan membawa
kode identifikasi unik (EPC). Ukuran mulai dari telapak seseorang untuk kepala peniti,
yang berisi chip frekuensi radio kecil digabungkan ke mikroprosesor. Frekuensi radio
34
yang digunakan untuk mentransfer data. Tag berisi memori portabel (biasanya 8k ke
256k) dalam read-only atau read / write modus dan biasanya melekat pada item
tertentu. dalam beberapa situasi, transciver dan tag beroperasi sebagai satu kesatuan.
2. RFID Reader merupakan hardware yang mentransmisikan dan menerima sinyal radio
dari tag RFID. pembaca commnicate melalui antena yang menyertainya. Pembaca
frekuensi radio yang digunakan untuk mengirim informasi ke tag dan menerima
kembali data dari tag. Pembaca berkomunikasi dengan tag melalui antena, menerima
perintah dari perangkat lunak aplikasi, mengubah gelombang radio menjadi informasi
digital, dan menyediakan pasokan listrik untuk tag pasif.
3. Aplikasi perangkat lunak untuk melakukan fungsi tertentu, seperti melacak produk
dan persediaan, menempatkan menata ulang, atau mengeluarkan intructions untuk
memperlengkapi (Poirier & McCollumn, 2005, p7).