perencanaan strategis sistem informasi badan

Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2017 (SENTIKA 2017)
Yogyakarta, 17-18 Maret 2017
ISSN: 2089-9815
PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI BADAN KETAHANAN
PANGAN DAN PENYULUHAN PROVINSI NUSA TENGGARA TIMUR
1,2
Orry Adrianus Mokola1, Djoko Budiyanto2
Program Studi Magister Teknik Informatika, Universitas Atma Jaya Yogyakarta
Jl. Babarsari 43 Yogyakarta 55281
Telp. (0274) 48758
E-mail: [email protected], [email protected]
ABSTRAKS
Perencanaan Strategis Sistem Informasi (SI) memiliki peran penting dalam menentukan kesuksesan sebuah
Sistem Informasi dan Teknologi Informasi. Perencanaan Strategis bermanfaat untuk menyelaraskan arah dan
prioritas SI sesuai prioritas bisnis, menciptakan manajemen yang efektif efisien, dan mengidentifikasi peluang SI
untuk keunggulan kompetitif dan peningkatan nilai bisnis. Badan Ketahanan Pangan dan Penyuluhan (BKPP)
mempunyai tugas melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang ketahanan pangan
dan penyuluhan yang secara tidak langsung berhubungan dengan beberapa dinas di NTT. BKPP Provinsi NTT
telah menerapkan SI meskipun tidak optimal, yaitu Sistem informasi Keuangan yang terkoneksi dengan Dinas
Pendapatan Daerah, Sistem Informasi Ketahanan Pangan (SIKAP) Situs Web dan Aplikasi Pelaporan. Dalam
implementasinya Perencanaan Strategis Sistem Informasi ini akan menggunakan pendekatan dengan Metode
Ward and Peppard. Alat analisis yang digunakan adalah PEST, Value Chain, SWOT, CSF dan Balanced
Scorecard. Perencanaan Strategis Sistem Informasi yang dihasilkan berupa strategi SI, strategi manajemen
SI/TI untuk BKPP Provinsi NTT.
Kata Kunci: perencanaan strategis, sistem informasi,goverment, ward and peppard
1. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perencanaan Strategis Sistem Informasi dana Teknologi informasi (SI/TI) sangat berperan penting untuk
menentukan kesuksesan sebuah Sistem Informasi dan Teknologi Informasi. Menurut Cassidy (2005), dalam
A practical guide to information systems strategic planning
berjalan efektif, jika menerapkan perencanaan strategi secara berkelanjutan untuk memastikan proses bisnis bisa
sejalan dengan perubahan teknologi, dalam bukunya juga menyebutkan manfaat Perencanaan Strategis adalah
untuk menyelaraskan arah dan prioritas SI/TI sesuai prioritas bisnis, menciptakan manajemen yang efektif
efisien, dan mengidentifikasi peluang SI/TI untuk keunggulan kompetitif dan peningkatan nilai bisnis.
Dalam membuat perencanaan strategis SI/TI sangat diperlukan kerangka kerja untuk perencanaan strategis
SI/TI yang diharapkan bisa membantu mengoptimalisasi peran strategis SI/TI organisasi dan meningkatkan
value bisnis organisasi serta menciptakan keunggulan kompetitif (Cassidy, 2005). SI/TI yang dibangun tanpa
perencanaan yang baik akan sulit terintegrasi, kurang efektif efisien, dan dapat menjadi penyebab kerugian
finansial karena investasi yang tidak sesuai prioritas. Tahapan yang akan dilakukan dalam pelaksanaan eGovernment memerlukan sebuah rencana strategis (strategic planning) yang terperinci dengan lengkap. Rencana
strategis biasa disebut sebagai peta perjalanan (roadmap) dari implementasi e-Government (Indrajit, 2002).
Badan Ketahanan Pangan dan Penyuluhan (BKPP) adalah salah satu lembaga teknis daerah pada Pemerintah
Provinsi Nusa Tenggara Timur (NTT), Dasar Hukum pembentukan Badan Ketahanan Pangan dan Penyuluhan
Provinsi NTT adalah Peraturan Daerah Provinsi NTT No: 11 Tahun 2008 tanggal 9 Juni 2008 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Inspektorat, Bappeda dan Lembaga Teknis Daerah Provinsi NTT, dengan visi
an rumah tangga yang mandiri berbasis sumber daya lokal secara efektif,
Meningkatkan kualitas pemantauan, pengkajian, pengembangan dan perumusan kebijakan ketahanan pangan,
meliputi aspek ketersediaan dan kerawanan pangan; aspek distribusi pangan; dan aspek konsumsi dan keamanan
pangan. (2) Meningkatkan kualitas pemantauan, pengkajian, pengembangan dan perumusan kebijakan
penyuluhan pertanian, perikanan dan kehutanan, meliputi aspek kelembagaan; aspek ketenagaan; dan aspek
penyelenggaraan penyuluhan pertanian, perikanan dan kehutanan, (3) Mengembangkan koordinasi yang
harmonis antar lembaga terkait dalam kegiatan perencanaan, pemantauan dan evaluasi kebijakan ketahanan
pangan dan penyuluhan pertanian, perikanan dan kehutanan.
Secara umum pemanfaatan SI di lingkungan BKPP Provinsi NTT masih kurang optimal karena belum
mengimplementasikan e-Government yang baik. Kekurangan tersebut antara lain adalah penyampaian informasi
pada website BKPP Provinsi NTT masih sangat minim dan jarang diperbaharui, kemudian belum ditunjang oleh
sistem manajemen yang efektif khusus untuk menangani bidang SI/TI, dan belum adanya rencana strategis serta
kurang memadainya anggaran yang dialokasikan untuk pengembangan SI. Pencapaian sasaran dan kinerja yang
193
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2017 (SENTIKA 2017)
Yogyakarta, 17-18 Maret 2017
ISSN: 2089-9815
tidak optimal pada BKPP Provinsi NTT disebabkan oleh berbagai masalah yang dihadapi di setiap bidang
pekerjaan yaitu dari manajemen, sumber daya manusia, aset, perencanaan, data dan informasi sampai
pengelolaan administrasi. Penggunaan SI di BKPP Provinsi NTT antara lain SI Pengelolaan Keuangan yang diinstall dan hanya bisa digunakan oleh sekretariat SKPD dikarenakan tugas pokok dan fungsi subbagian
keuangan yang terdapat di sekretariat SKPD. SI tersebut diberikan kepada SKPD yang ada Provinsi NTT oleh
Dinas Pendapatan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah Provinsi terkait dengan urusan keuangan daerah.
BKPP Provinsi NTT sendiri telah membangun dan mengembangkan Sistem Informasi Ketahanan Pangan
(SIKAP) yang merupakan upaya untuk menghimpun, menganalisis dan menyajikan data atau informasi
ketahanan pangan melalui Website BKPP Provinsi NTT.
Berdasarkan uraian di atas, maka perlu dilakukan perencanaan strategis SI BKPP Provinsi NTT melalui
analisis faktor-faktor strategis eksternal dan internal dengan menggunakan pendekatan metode Ward and
Peppard sebagai implementasi kinerja alat ukur. Metode ini dipilih karena mempunyai alat analisis yang
lengkap, tidak hanya berfokus pada aspek SI/TI namun memperhatikan aspek bisnis, internal maupun eksternal
(Ward & Peppard, 2002). Perancangan ini juga akan menggunakan alat analisis PEST, Value Chain, SWOT,
Critical success factors (CSF) dan Balanced Scorecard. Perencanaan Strategis Sistem Informasi yang dihasilkan
meliputi strategi SI dan TI, dan strategi manajemen SI/TI yang diharapkan dapat digunakan sebagai acuan untuk
rekomendasi perencanaan strategis SI pada BKPP Provinsi NTT yang berujung pada perwujudan ketahanan
pangan di Provinsi NTT.
1.2
Tinjauan Pustaka
Menurut Earl (1997) strategi SI dan TI dibedahkan menurut fungsinya. Strategi SI lebih ditekankan untuk
penentuan aplikasi pendukung dari sistem informasi yang dibutuhkan organisasi. Sedangkan untuk strategi TI
lebih ditekankan pada penentuan teknologi dan infrastruktur SI/TI, serta sumberdaya yang ada pada organisasi.
Untuk lebih jelas dapat dilihat pada Gambar 1.
Gambar 1. Hubungan antara Bisnis Strategi, Strategi SI dan Strategi TI (Ward, 2002)
A. Perencanaan Strategis SI/TI
Perencanaan strategis SI/TI didefinisikan sebagai cara mengidentifikasi suatu pemetaanaplikasi, dimana
aplikasi tersebut bisa membantu suatu organisasi dalam menjalankan dan mewujudkan tujuan serta perencanaan
bisnisnya (Lederer & Sethi, 1996). Hasil yang diperoleh dari pengembangan strategi SI/TI adalah portofolio
aplikasi berbasis yang sudah ada dan yang akan diimplementasikan untuk menciptakan keunggulan dari pesaing
dan yang sejalan dengan strategi organisasi.
B. Metode Ward and Peppard
Metode Ward and Peppard dijalankan ketika manfaat dari kondisi SI/TI yang dikembangkan oleh organisasi
untuk menunjang tujuan dan peluang bisnis organisasi dirasa kurang, serta ketika kondisi SI/TI yang ada dapat
dimanfaatkan untuk meningkatkan keunggulan kompetitif sebuah organisasi. Kurang bermanfaatnya kondisi
SI/TI bagi organisasi salah satunya disebabkan karena perencanaan strategi SI/TI tidak berpegan pada kebutuhan
dan tujuan bisnis organisasi, melainkan hanya berfokus pada teknologi yang berkembang. Metodologi Ward and
Peppard sendiri terdiri dari tahapan Input dan Output (Ward & Peppard, 2002). Untuk tahapan input terdiri dari:
1. Analisis lingkungan bisnis internal, mencakup analisis terhadap struktur organisasi, strategi bisnis,
tugas dan fungsi, aktifitas utama dan pendukung serta sumber daya organisasi yang ada.
194
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2017 (SENTIKA 2017)
Yogyakarta, 17-18 Maret 2017
ISSN: 2089-9815
2.
Analisis lingkungan bisnis eksternal, mencakup analisis politik, aspek ekonomi, social budaya, dan
kondisi teknologi saat ini yang bisa menimbulkan persaingan dengan organisasi.
3. Analisis lingkungan SI/TI internal, mencakup pada kondisi SI/TI, kualitas sumberdaya dan infrastruktur
yang mendukun terlaksananya strategis SI/TI, serta keadaan dari portofolio SI/TI yang ada saat ini.
4. Analisis lingkungan SI/TI eksternal, mencakup kecendrungan dan tren SI sekarang, kondisi SI/TI yang
diimplementasikan di organisasi, rekan bisnis, dan pesaing, dan kondisi perkembangan SI saat ini.
Sedangkan untuk tahap keluaran biasanya mencakup hasil dari proses analisis dalam bentuk suatu dokumen
perencanaan strategis SI/TI yang berisi tentang: strategi SI, strategi TI, Strategi manajemen SI/TI untuk lebih
lengkap bisa dilihat pada gambar 2.
Gambar 2. Metode Ward and Peppard (Ward, 2002)
C. Analisis SWOT (Strengths, Opportunities, Weaknesses, Threats)
Analisis SWOT secara sistematis diidentifikasi sebagai berbagai faktor perumusan strategi-strategi yang
diperlukan oleh organisasi, yang didasarkan pada tujuan dari organisasi untuk memaksimalkan kekuatan
(Strengths) dan peluang (Opportunities), serta dapat meminimalkan kelemahan (Weaknesses) dan ancaman
(Threats) di dalam organisasi (Pearce & Robinson, 1988). Analisis SWOT biasa disebut sebagai perbandingan
dari Kekuatan, Kelemahan, peluang dan tantangan (Jones & Hill, 2012).
D. Analisis Value Chain.
Analisis Value Chain bertujuan untuk memetakan seluruh proses kerja yang dalam dalam suatu organisasi
menjadi dua kategori aktivitas, yaitu aktivitas utama dan aktivitas pendukung. Mengacu pada dokumen
organisasi yang menyebutkan tugas dan fungsi setiap unit kerja berdasarkan pengamatan yang dilakukan
terhadap proses kerja yang terjadi di masing-masing unit kerja (Maryani & Darudiato, 2010).
E. Analisis PEST
Analisis PEST adalah alat yang berguna untuk pemahaman pertumbuhan dan penurunan pasar, posisi,
potensi dan arah bisnis. Analisis PEST adalah alat ukur bisnis. PEST adalah singkatan Politik, Ekonomi, Sosial
dan Teknologi, yang digunakan untuk menilai pasar untuk bisnis atau unit organisasi. sehingga analisis ini
terfokus pada bidang pilitik, ekonomi, sosial, dan teknologi. Hasil dari analisis ini biasanya berupa peluang atau
ancaman bagi organisasi yang bisa digunakan dalam analisis SWOT (Ward & Peppard, 2002).
F. Analisis Critical Success Factors (CSFs)
CSFs bertujuan menginterpretasikan objektif secara lebih jelas dan untuk menentukan aktivitas yang harus
dilakukan serta informasi apa yang dibutuhkan, CSFs dapat ditentukan jika objektif organisasi telah
diidentifikasi. CSFs berperan sebagai penghubung antara strategi bisnis organisasi dengan strategi SI/TI yang
ada, dan memfokuskan proses perencanaan strategis sistem informasi pada area yang strategis, memprioritaskan
usulan aplikasi sistem informasi dan mengevaluasi strategi sistem informasi (Widyaningsih, 2012).
G. Analisis McFarlan Strategic Grid
McFarlan Strategic Grid biasa digunakan untuk menganalisa sebuah aplikasi atau sistem informasi yang
dilakukan pada empat tingkatan (strategic, high potential, key operation, and support) untuk memetakan
berdasarkan konstribusinya terhadap organisasi. Dari hasil pemetaan tersebut didapat gambaran konstribusi
sebuah aplikasi SI terhadap organisasi saat ini dan pengembangan di masa mendatang (Ward & Griffiths, 1996).
195
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2017 (SENTIKA 2017)
Yogyakarta, 17-18 Maret 2017
ISSN: 2089-9815
H. Analisis Balanced Scorecard
Balanced Scorecard (BSC) mempunyai prinsip dasar dari perpektif penilaian untuk sebuah perusahaan atau
organisasi tidak dari sisi perpektif finansial saja tetapi juga dari perspektif lainnya. Balanced scorecard
merupakan sistem manajemen strategis yang menterjemahkan visi, misi dan strategi suatu organisasi kedalam
tujuan dan ukuran operasional (Hansen & Mowen, 2003). Tujuan dan ukuran operasional tersebut kemudian
dinyatakan dalam empat perspektif yaitu perspektif finansial, pelanggan (customers), proses bisnis internal
(internal business process), serta pembelajaran dan pertumbuhan (learning and growth) (Kaplan & Norton,
1996). Untuk analisis sektor publik BSC biasa fokus terhadapat kepuasan pelanggan (Costumer) dimana
perubahan framework yang menjadi driver dalam balanced scorecard untuk organisasi publik adalah misi untuk
melayani masyarakat (Rohm, 2003).
1.3
Metodologi
Pada perancangan ini tersusun dari proses pengumpulan data primer dan sekunder melalui observasi,
wawancara, Metode yang digunakan adalah Ward and Peppard dengan beberapa teknik analisis yang digunakan
adalah PEST, Value Chain, SWOT, CSF, McFarlan Strategic Grid, dan Balanced Scorecard , analisis
lingkungan bisnis internal dan eksternal, analisis lingkungan SI/TI internal dan eksternal. Untuk menghasilkan
strategi SI, strategi TI dan strategi manajemen SI/TI, perancangan portofolio sistem informasi yang baru, serta
roadmap strategi SI, strategi TI dan strategi manajemen SI/TI untuk BKPP Provinsi NTT. Tahap-tahap
perancangan yang akan dilakukan untuk menganalisa isu-isu strategi adalah sebagai berikut :
a. Tahap Wawancara dan Observasi : untuk mengidentifikasi lingkungan organisasi untuk menghasilkan
data primer dan sekunder yang berguna sebagai data awal sebelum melakukan analisis.
b. Tahap Analisis Lingkungan Organisasi : diawali dengan melakukan analisis terhadap lingkungan bisnis
internal dan eksternal menggunakan analisis fungsionalitas organisasi, analisis Value Chain dan analisis
PEST, dan analisis terhadap lingkungan SI/TI internal dan eksternal dengan menggunakan McFarlan
Strategic Grid untuk mengidentifikasi SI/TI yang tersedia saat ini, dan kebutuhan SI/TI berdasarkan
perkembangan teknologi saat ini.
c. Tahap Proses Analisis : menggunakan data yang dihasilkan dari Analisis Lingkungan, menggunakan
teknik analisis SWOT, Analisis CSF, Analisis Balance Scorecard, dan McFarlan Strategic Grid
d. Tahap penyususnan strategi : hasil dari proses analisi akan disusun sebuah portofolio untuk aplikasi di
strategi sistem informasi, dan penyusunan strategi manajemen sistem informasi dan teknologi informasi
yang baru, serta menyusun roadmap dibidang SI/TI untuk mendukung kinerja BKPP Provinsi NTT.
2. PEMBAHASAN
2.1 Wawancara dan Observasi
Wawancara dan observasi dilakukan untuk mendaptkan data primer maupun data sekunder yang
mengidentifikasi lingkungan organisasi, visi dan misi organisasi, tujuan organisasi, struktur organisasi, serta
kondisi lingkungan organisasi. Pada tahap ini juga akan diidentifikasikan data mengenai lingkungan bisnis dan
lingkungan SI/TI baik yang internal maupun eksternal, yang akan berguna untuk tahapan analisis selanjutnya.
2.2
Analisis Lingkungan
Analisis ditahap ini diawali dengan melakukan analisis terhadap lingkungan bisnis internal dan eksternal,
serta analisis terhadap lingkungan SI/TI internal dan eksternal, untuk memperoleh data mengenai kekuatan,
kelemahan, peluang, dan ancaman yang ada di BKPP Provinsi NTT berdasarkan data pada tahapan pertama.
A. Analisis Lingkungan Bisnis Internal
Analisis ditahap ini dilakukan lingkungan bisnis internal pada BKPP Provinsi NTT yang dilakukan dengan
cara yaitu :
a. Analisis terhadap struktur organisasi, strategi bisnis, tugas dan fungsi, serta sumber daya yang ada di
BKPP Provinsi NTT.
b. Analisis terhadap rantai nilai (value chain) untuk melihat aktifitas utama maupun pendukung dari
lingkungan bisnis internal dari BKPP Provinsi NTT dapat dilihat pada gambar 3.
Hasil dari analisis tersebut akan diperoleh kekuatan dan kelemahan di lingkungan bisnis internal BKPP
Provinsi NTT.
196
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2017 (SENTIKA 2017)
Yogyakarta, 17-18 Maret 2017
ISSN: 2089-9815
Gambar 3. Value Chain BKPP Provinsi NTT
B. Analisis Lingkungan Bisnis Eksternal
Hasil dari analisis ini berupa sebuah peluang atau ancaman baru yang ada di BKPP Provinsi NTT. Analisis
lingkungan bisnis eksternal akan menggunakan PEST terhadap empat faktor sebagai tolak ukur dalam analisis
yang meliputi :
a.
Faktor Politik meliputi faktor politik yang berkembang di NTT berupa kebijakan dari pemerintah pusat
maupun daerah, serta mencakup aturan-aturan hukum yang ada lingkungan BKPP Provinsi NTT.
b. Faktor Ekonomi yang meliputi semua faktor perekonomian masyarakat NTT saat ini, dan faktor
ekonomi lainnya yang mempengaruhi BKPP Provinsi NTT.
a. Faktor Sosial yang meliputi faktor kondisi geografis, budaya, infrastuktur dan keadaan lingkungan
sosial yang dapat mempengaruhi kinerja dari BKPP Provinsi NTT
b. Faktor Teknologi yang meliputi perkembangan teknologi yang terjadi saat ini yang dapat membantu
dan mendukung proses kerja, dan kinerja bisnis di BKPP Provinsi NTT.
C. Analisis Lingkungan SI/TI Internal
Tahapan ini peneliti akan melakukan analisis meliputi beberapa aspek SI/TI yang ada di BKPP Provinsi NTT
seperti :
a. Perangkat Keras (Hardware) : Hardware yang ada di BKPP NTT bisa dilihat pada table 1 dibawah ini.
Tabel 1. Perangkat Keras di BKPP provinsi NTT
No
1
2
3
4
5
6
7
8
Jenis Aset
Jumlah Unit
CPU
Monitor
Printer
Laptop
PC Router
Scanner
Wireless
Stabilisator
23
23
30
17
1
5
2
21
122
Jumlah
b.
Rusak
13
13
6
1
10
43
Keterangan
Baik
10
10
24
17
1
5
1
11
79
Perangkat Lunak (Software) : Software yang ada di BKPP NTT bisa dilihat pada table 2 dibawah ini.
Tabel 2. Perangkat Lunak di BKPP provinsi NTT
No
1
2
3
4
5
6
7
8
Nama Aplikasi
e-proposal
e-evaluation
e-monev
Simak
Saiba
SIKPD
www.bkpp.nttprov.go.id
(new.bkpp.nttprov.go.id)
Microsoft Office (Word,
Excel dan Power Point)
Kegunaan Aplikasi
Untuk pengajuan program atau kegiatan tahun berikutnya melalui internet
Untuk untuk melakukan evaluasi, baik itu keuangan maupun fisik program atau
kegiatan
Untuk melaksanakan monitoring program atau kegiatan tahun berjalan
Untuk melakukan pelaporan keuangan dan asset kementrian
Untuk melakukan pelaporan keuangan dan asset kementrian
Aplikasi yang membantu proses penginputan data keuangan, aset, serta untuk
pengajuan pencairan dana APBD
Website milik BKPP NTT yang berisi visi misi dan tujuan organisasi, dan digunakan
untuk sharing informasi kegiatan, program kerja yang telah atau yang akan dilakukan
selanjutnya dan hal lain yang berhubungan dengan organisasi.
BKPP Provinsi NTT masih menggunakan sebagai alat untuk mengolah data
197
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2017 (SENTIKA 2017)
Yogyakarta, 17-18 Maret 2017
c.
ISSN: 2089-9815
Sumber Daya Manusia : Dalam BKPP Provinsi NTT belum ada divisi atau bagian khusus yang
menengani bidang SI/TI namun pegawai BKPP Provinsi NTT yang berkompoten dalam menggunakan
atau memanfaatkan fasilitas e-government kurang lebih ada 40 orang, dengan rata-rata 124 pegawai
bisa menggunakan dan memanfaatkan fasilitas komputer dan internet.
Infrastruktur : Infrastruktur pendukung yang ada di BKPP NTT saat ini adalah jenis jaringan Local Area
Network (LAN) dengan menggunakan kabel dan tanpa kabel walaupun belum terkoneksi dengan
Internet.
d.
D. Analisis Lingkungan SI/TI Eksternal
Pada tahap ini analisis dilakukan untuk melihat kecendrungan dan tren SI sekarang, dengan cara melihat
kondisi SI yang diimplementasikan di BKPP Provinsi NTT maupun dinas yang terkait lainya, dan kondisi
perkembangan SI yang ada saat ini.
Dari hasil analisis lingkungan organisasi dan SI/TI diatas ditetapkan tujuan dan sasaran utama yang sejalan
dengan visi, dan misi dari BKPP Provinsi NTT yaitu seperti terlihat pada table 3 dibawah ini.
Tabel 3. Tujuan dan Sasaran BKPP Provinsi NTT
No
1
2
3
Tujuan
Sasaran
Berkembangnya kemampuan kelembagaan ketersediaan
dan cadangan pangan. Distribusi dan pemasaran dalam
pengendalian harga pangan, serta kelembagaan
konsumsi dan keamanan pangan dalam upaya menjamin
kualitas dan kuantitas pangan masyarakat.
Berkembangnya kemampuan kelembagaan penyuluhan
pertanian, perikanan dan kehutanan, meliputi aspek
kelembagaan, ketenagaan serta penyelengaraan
penyuluhan pertanian, perikanan dan kehutanan
Meningkatkan cadangan pangan provinsi menjadi 200 ton, penanganan
seluruh daerah rawan pangan, penyediaan informasi pasokan, harga dan
akses pangan menjadi 100% pada 22 kab/kota, serta pengawasan dan
pembinaan keamanan pangan 100% pada 22 kab/kota.
Meningkatkan upaya pengembangan koordinasi yang
harmonis antara lembaga terkait dalam kegiatan
perencanaan, pemantauan dan evaluasi kebijakan
ketahanan pangan dan penyuluhan pertanian, perikanan
dan kehutanan
Meningkatkan pendampingan penyelenggaraan penyuluhan melalui
program penyuluhan pertanian, perikanan, kehutanan pada 306
kecamatan, jumlah kompetensi tenaga penyuluh pertanian, perikanan,
dan kehutanan, serta peran dan fungsi Balai Penyuluhan, Pertanian dan
Kehutanan (BP3K), Pos Penyuluhan Desa (Posluhdes) dan Kelompok
tani
Meningkatnya koordinasi ketahanan pangan melaui wadah Dewan
Ketahanan Pangan Pusat, Provinsi, Kabupaten/Kota, serta koordinasi
penyelengaraan penyuluh pertanian, perikanan, dan kehutanan
2.3
Proses Analisis
Pada tahap peneliti akan membuat analisis dengan menggunakan Analisis SWOT, Analisis CSF.dan Analisis
Balance Scorecard.
a. Analisis SWOT
Setelah kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman dari keenam bidang yang merupakan kegiatan
utama teridentifikasi selanjutnya digunakan matriks SWOT untuk memperoleh strategi untuk BKPP
Provinsi NTT, dari hasil analisis terdapat 49 strategi seperti terlihat pada table 4 dibawah ini.
Tabel 4. Hasil Analisis SWOT BKPP Provinsi NTT
No
Strategi SWOT analisis
1
2
Pemanfaatan alat/metode dalam pengkajian potensi sumberdaya alam dan analisis ketersedian pangan.
Peningkatan cadangan pangan masyarakat
Pemberdayaan kelompok masyarakat dalam pengembangan dan pengelolahan ketersedian dan cadangan pangan rumah
tangga.
Meningkatkan cadangan pangan masyarakat
Peningkatan koordinasi lintas sektor dengan pemanfaatan dana secara efektif dan efisien guna peningkatan ketersedian
pangan.
Peningkatan kinerja tim kerja kewaspadaan pangandalam penanganan rawan pangan.
Meningkatkan informasi pasokan, harga dan akses pangan
Pengembangan Metode Sistem Kewaspadaan Pangan (SKPG) dengan tetap memperhatikan indikator lokal pesifik
lokasi.
Advokasi perumusan kebijakan yang mengatur kewaspadaan pangan untuk mendukung peran serta instansi, lembaga
terkait dan masyarakat.
Pemantapan koordinasi kelembagaan distribusi dan pemasaran dalam pengendalian harga pangan strategis.
Meningkatkan Pengawasan Dan pembinaan keamanan pangan
Peningkatan pengendalian harga dasar komoditas panga strategis dan pelayanan informasi harga pangan.
Memanfaatkan alat analisis yang tersedia untuk mengembangkan potensi pangan dan budaya lokal yang beraneka
ragam.
Pengembangan motivasi dan partisipasi masyarakat dalam penganekaragaman pangan melalui pemberdayaan industri
rumah tangga, teknologi pengolahan pangan dan sistem informasi pangan.
Pengembangan kerjasama dengan lembaga, perguruan tinggi, LSM dan organisasi profesi lainnya untuk mendukung
program percepatan deversifikasi pangan dan gizi (DPG)
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
198
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2017 (SENTIKA 2017)
Yogyakarta, 17-18 Maret 2017
ISSN: 2089-9815
Tabel 4. Lanjutan Hasil Analisis SWOT BKPP Provinsi NTT
No
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
b.
Strategi SWOT analisis
Peningkatan penyelengaraan penyuluhan dalam rangka pemantapan ketahanan pangan wilayah.
Meningkatkan pendampingan penyelenggaraan penyuluh melalui program penyuluhan pertanian, perikanan, dan kehutanan
Peningkatan pemanfaatan sumberdaya manusia dan sumberdaya lahan.
Peningkatan kemampuan penyuluh dalam rangka penyelengaran penyuluhan yang tepat sasaran, tepat aturan.
Pemberdayaan dan distribusi penyuluh yang mempertimbangkan jangkauan luas wilayah kerja penyuluh.
Pengembangan produk komoditi unggulan spesifik wilayah (pangan lokal)
Meningkatkan jumlah dan kompetensi tenaga penyuluh pertanian, perikanan, dan kehutanan
Meningkatkan pendapatan masyarakat melalui pengembangan usulan kelompok sehinggah mampu mengakses pangan dalam
jumlah yang cukup.
Menumbuhkan kesadaran, pemahaman dan partisipasi masyarakat tentang mutu dan keamanan produk pangan.
Peningkatan pemantauan secara berjenjang dan berkesinambungan dalam rangka pemetaan dan perumusan intervensi daerah
rawan pangan.
Meningkatkan peran dan fungsi Balai Penyuluhan, Pertanian dan Kehutanan (BP3K), Pos Penyuluhan Desa (Posluhdes) dan
Kelompok tani
Peningkatan koordinasi lintas sektor dalam memperlancar arus distribusi pangan.
Peningkatan pengendalian harga dasar komoditas pangan strategis.
Pemanfaatan sistem keamanan pangan untuk meningkatkan pengetahuan, kesadaran masyarakat untuk mengkonsumsi pangan
yang beragam, bergizi dan berimbang.
Pemanfaatan informasi ketahanan pangan untuk peningkatan teknologi pengolahan pangan serta perbaikan pola konsumsi.
Meningkatkan peran dan fungsi Dewan Ketahanan pangan provinsi dan Kabupaten/kota
Terjalinnya kemitraan antara peneliti, pelaku utama dan pelaku usaha dan penyuluh.
Meningkatan koordinasi dengan instansi, LSM, Perguruan Tinggi, Lembaga Penelitian, Organisasi profesi lainnya serta
masyarakat dalam penyelengaraan penyuluhan.
Sosialisasi atas regulasi dan pedoman pelaksanaan penyuluhan serta advokasi penataan ketenagaan penyuluh.
Peningkatan sumberdaya manusia dan sarana yang memadai dalam menganalisa ketersedian pagan.
Pembenahan system dan metode penyedian data guna validitas perumusan kebijakan ketersedian pangan.
Pengembangan pola penyediaan cadangan pangan yang berbasis partisipasi masyarakat.
Peningkatan sarana prasarana dan kemampuan sumberdaya manusia yang memadai dalam rangka pemantapan pangan dan sistem
informasi ketahanan pangan.
Melakukan pengkajian kewaspadaan pangan dalam rangka pemantapan sistem ketahanan pangan melalui pemutahiran data yang
benar dan valid serta berkesinambungan dari tingkat lapangan.
Peningkatan kemampuan sumberdaya manusia dalam melakukan pengkajian sistem distribusi pangan.
Peningkatan penyediaan sarana prasaran pendukung dalam pengembangan sistem distribusi dan harga pangan.
Peningkatan kemampuan aparat dalam pengkajian dan mengakses informasi melalui pengembangan sistem informasi ketahanan
pangan.
Optimalisasi pemanfaatan sarana prasarana yang ada dan pengadaan secara bertahap sesuai spesifikasi yang dibutuhkan.
Meningkatkan peran dan fungsi Badan Koordinasi Penyuluhan dan komisi Penyelenggaraan penyuluhan provinsi dan
kabupaten/kota
Melakukan kaji tindak terhadap hasil kegiatan motivasi dan partisipasi masyarakat dan mengoperasionalkannya untuk
mengoptimalkan potensi pangan, budaya, industri rumah tangga dan teknologi pengolahan pangan.
Mendukung program penyusunan program penyuluhan agar dapat dijadikan acuan dalam penyelengaraan penyuluhan di
lapangan.
Menyiapkan materi penyuluhan sesuai kebutuhan penguna.
Mendukung pengembangan SDM penyuluh melalui diklat dan workshop, temu karya serta pembinaan kinerja penyuluh.
Inventarisasi dan percepatan database serta kajian pendistribusian penempatan penyuluh.
Pengembangan pola penyedianan cadangan pangan rumah tangga untuk mengatisipasi gangguan ketersedian pangan kerena
bencana dan ahli fungsi lahan.
Meningkatkan pengawasan terhadap produk yang beredar agar melindungi konsumen dari berbagai cemaran bahan kimia,
biologis dan lainya.
Advokasi perumusan kebijakan daerah dalam mendukung kelencara distribusi dan stabilitas harga pangan.
Optimalisasi pemanfaatan sarana prasarana yang ada guna mengantisipasi perkembangan kemajuan teknologi dan pasar global.
Meningkatkan penyuluhan, pembinaan, monitoring dan evaluasi terhadap perkembangan penganekaragaman konsumsi pangan.
Meningkatkan koordinasi, integrase dan sinkronisasi penyelengaran penyuluhan pertanian, perikanan dan kehutanan.
Meningkatkan terlaksananya pemantauan dan evaluasi penyelengaraan penyuluhan pertanian, perikanan dan kehutanan.
Meningkatkan koordinasi dalam pembinaan penyuluh dengan kabupaten, kota, atau unit kerja terkait.
Mendukung pengembangan karier bagi penyuluh.
Analisis CSFs
Dari hasil Analisa tujuan, sasaran serta hasil analisis SWOT yang telah didapat, akan digunakan bahan
analisis CSFs menggunakan skala likert dan dijadikan sebagai indikator keberhasilan dan memetahkan
kebutuhan SI yang berguna untuk mendukung proses bisnis di BKPP Provinsi NTT, hasil dari analisis
tersebut bisa dilihat pada tabel 5.
Tabel 5. Hasil CSF BKPP Provinsi NTT
No
1
2
3
Indikator Sasaran (CSFs)
Meningkatnya cadangan pangan masyarakat (ton)
Meningkatnya penanganan daerah rawan pangan (%)
Meningkatnya informasi pasokan, harga dan akses pangan (%)
199
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2017 (SENTIKA 2017)
Yogyakarta, 17-18 Maret 2017
ISSN: 2089-9815
Tabel 5. Lanjutan Hasil CSF BKPP Provinsi NTT
4
5
6
7
8
9
c.
Meningkatnya Pengawasan Dan pembinaan keamanan pangan (%)
Meningkatnya Pendampingan penyelenggaraan penyuluh melalui program penyuluhan pertanian, perikanan, dan kehutanan
Meningkatnya jumlah dan kompetensi tenaga penyuluh pertanian, perikanan, dan kehutanan
Meningkatnya peran dan fungsi Balai Penyuluhan, Pertanian dan Kehutanan (BP3K), Pos Penyuluhan Desa (Posluhdes) dan
Kelompok tani
Meningkatnya peran dan fungsi Dewan Ketahanan pangan Provinsi dan Kabupaten/kota
Meningkatnya peran dan fungsi Badan Koordinasi Penyuluhan dan komisi Penyelenggaraan penyuluhan provinsi dan
kabupaten/kota
Analisis Balance Scorecard
Analisis ini berdasarkan empat perspektif yang ada dalam BSC yang berfokus pada pelayan terhadap
masyarakat, diantaranya : keuangan (financial), pelanggan(customer), proses bisnis internal (internal
business process), serta pembelajaran dan pertumbuhan di BKPP Provinsi NTT (learning and growth).
Hasil dari analisis dari BSC berupa program kerja yang dapat menentukan proses bisnis di BKPP
Provinsi NTT baik jangkah menengah maupun jangkah panjang, hasil tersebut bisa dilihat pada tabel 6.
Tabel 6. Hasil BSC pada BKPP Provinsi NTT
No
1
2
3
4
5
6
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
Program dan Kegiatan
Penyusunan database potensi produk pangan
Pengembangan cadangan pangan daerah
Pengembangan lumbung pangan desa
Penanganan daerah rawan pangan
Pengembangan desa mandiri pangan
Pengembangan pertanian pada lahan kering
Kajian rantai pasokan dan pemasaran pangan
Monitoring, evaluasi dan pelaporan kebijakan pemberasan
Pemantauan dan analisis akses pangan masyarakat
Pemantauan dan analisis akses harga pangan pokok
Pengembangan model distribusi pangan yang efisien
Analisis dan penyusunan pola konsumsi dan suplai pangan
Analisis rasio jumlah penduduk terhadap jumlah kebutuhan pangan
Pemanfaatan pekarangan untuk pengembangan pangan
Peningkatan mutu dan keaamana pangan
Pengembangan diverifikasi tanaman
Otoritas kompetensi keamanan pangan daerah (OKKP-D)
Promosi atas hasil produksi pertanian/perkebunan unggul daerah
Penyuluhan dan pendampingan dan pelaku argobisnis
Penyuluhan dan bimbingan pemanfaatan dan produktivitas lahan tidur
Penyuluhan distribusi pemasaran atas hasil produksi pertanian/perkebunan masyarakat
Penyuluhan kualitas dan teknis kemasan hasil produksi pertanian/perkebunan yang akan dipasarkan
Penyuluhan peningkatan produksi pertanian/perkebunan
Penyusunan kebijakan pencegahan alih fungsi lahan pertanian
Penyuluhan dan pendampingan bagi pertanian dan perkebunan
Penyuluhan bibit ternak yang didistribusikan kepada masyarakat
Penyuluhan kualitas gizi dan pakan ternak
Pengembangan sistem informasi pasar
Penyuluhan sumber pangan alternatif
Pelatihan petani dan pelaku agribisnis
Peningkatan kapasitas tenaga penyuluh pertanian/perkebunan
Rekruitmen tenaga harian lepas dan tenaga bantu penyuluh lapangan
Penyuluhan distribusi pemasaran atau hasil produksi peternakan masyarakat
Penyuluhan kualitas dan teknis kemasan hasil produksi peternakan yang akan dipasarkan
Penyuluhan budidaya perikanan
Peningkatan kemampuan lembaga petani
Penigkatan sistem insentif dan disinsentif bagi petani dan kelompok tani
Penyuluhan pemasaran produksi pertanian/ perkebunan guna menghindari tengkulak dan sistem ijon
Kegiatan penyuluhan penerapan teknologi pertanian / perkebunan tepat guna
Pengembangan BPP model
Fasilitasi penyelenggaraan penyuluh kehutanan lintas kabupaten kota
Laporan berkala kondisi ketahanan pangan daerah
Monitoring evaluasi dan pelaporan
Rapat koordinasi dan sinkronisasi
Temu koordinasi peyelengaraan penyuluhan pertanian perikanan dan kehutanan
Komisi penyelenggara penyuluhan pertanian, perikanan dan kehutanan
200
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2017 (SENTIKA 2017)
Yogyakarta, 17-18 Maret 2017
ISSN: 2089-9815
2.4
Perencanaan Strategis
Dari hasil analisis diatas kemudian peneliti akan menentukan Strategi Bisnis SI, strategi TI dan Strategi
Manajemen SI/TI yang dibutuhkan di BKPP NTT.
a. Strategi Bisnis Sistem Informasi menghasilkan kebutuhan aplikasi sistem informasi untuk BKPP
Provinsi NTT. Hasil dari analisis internal SI berupa delapan aplikasi yang sering digunakan saat ini dan
empat aplikasi yang akan dikembangkan di BKPP NTT yang telah dipetakan menurut kegunaannya
menggunakan Matriks McFarlan Strategic Grid. Hasil dari analisis tersebut bisa dilihat pada tabel 7.
Tabel 7. Portofolio Aplikasi di BKPP Provinsi NTT
Strategic
Situs Web
Keterangan
Lama
Key Operational
e-proposal
e-evaluation
e-monev
Simak
Saiba
SIKPD
Sistem Informasi
kepegawaian
b.
c.
High Potential
Sistem Informasi
Ketahanan Pangan
Sistem Informasi
Penyuluh
Keterangan
Baru
Baru
Support
Lama
Lama
Lama
Lama
Lama
Lama
Microsoft Officee
Lama
Baru
Strategi Teknologi Informasi yang diterapkan di BKPP Provinsi NTT adalah merenovasi infrastruktur
pendukung jaringan Local Area Network (LAN) dengan menggunakan kabel dan tanpa kabel yang ada
di BKPP NTT saat ini dan berlanganan jaringan internet.
Strategi Manajemen SI/TI : analisis terhadap organisasi di BKPP Provinsi NTT, perlu dilakukan
perubahan terhadap struktur organisasi BKPP Provinsi NTT atau perlu menambahkan divisi SI/TI yang
berfungsi sebagai penangung jawab yang mengontrol dan mengembangkan SI/TI yang telah ada dan
yang direkomendasikan di BKPP Provinsi NTT.
2.5
Roadmap
Pada tahap ini penerapan rencana strategis (renstra) akan disusun dalam bentuk roadmap yang merupakan
rekomendasi untuk pengembangan sistem informasi dilingkungan BKPP Provinsi NTT, yang dapat digunakan
untuk menyelaraskan antara kebutuhan strategi organisasi, dan strategi SI/TI untuk mendapatkan nilai tambah
organisasi dari segi keunggulan kompetitif. Untuk mewujudkannya implementasi sistem informasi perlu untuk
mepertimbangkan beberapa faktor penting, yaitu: komitmen dari manajemen yang kuat dan konsisten,
persetujuan rencana implementasi, adanya dukungaan SDM yang memadai, dukungan teknologi, infrastruktur
dan biaya, serta adanya Standart Operation Procedure (SOP). Selain faktor penting tersebut ada beberapa faktor
yang perlu dipertimbangkan yaitu: value chain, fokus strategi organisasi, dan kontribusi terhadap program
strategis organisasi.
Secara garis besar penerapan roadmap dilakukan dalam empat tahap yaitu: persiapan, pematangan,
pemantapan, dan pemanfaatan, dan akan dilakukan secara bertahap dari tahun 2017 sampai tahun 2019 seperti
pada tabel 8.
Tabel 8. Roadmap Implementasi SI/TI di BKPP Provinsi NTT
No
Nama Kegiatan
Tahun
2017 2018 2019
1 Tahap Persiapan:
Koordinasi, rencana kegiatan, analisa dan evaluasi kesiapan setiap unit,
penataan dan peningkatan jaringan fisik (LAN) pada setiap unit.
2 Tahap Pematangan:
Meningkatkan kapasitas dan integrasi jaringan (LAN), pelatihan dan
sosialisasi kepada setiap unit dan kepada stake holder.
3 Tahap Pemantapan:
Koordinasi dan kesiapan setiap unit, peningkatan keamanan dan integrasi
jaringan (LAN), bimbingan dan pembinaan, kesiapan alur dan integrasi data,
sosialisasi setiap unit dan stake holder.
4 Tahap Pemanfaatan:
Koordinasi, pemanfaatan dan penyempurnaan sistem, sosialisasi di unit dan
stack holder, penyusunan implementasi dan pelaporan.
201
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2017 (SENTIKA 2017)
Yogyakarta, 17-18 Maret 2017
ISSN: 2089-9815
3.
KESIMPULAN
Berdasarkan hasil perancanaan strategis diatas, maka penulis menarik beberapa point yang menjadi
kesimpulan, antara lain:
a. Perencanaan strategis SI/TI dengan menggunakan metode Ward and Peppard dapat membantu
pencapaian tujuan, sasaran strategis dan menyelaraskan antara kebutuhan strategi organisasi, dan strategi
SI/TI untuk mendapatkan nilai tambah organisasi dari segi keunggulan kompetitif di BKPP Provinsi
NTT jika dibuat sesuai dengan visi, misi dan tujuan BKPP Provinsi NTT, serta menghasilkan
rekomendasi SI/TI yang akan dikembangan dalam bentuk portofolio, serta rekomendasi manajemen
SI/TI berupa struktur organisasi yang baru bidang SI/TI. Rencana strategis SI memberikan roadmap
untuk pengembangan SI/TI dalam bentuk tahapan pengembangan dan jadwal pengembangan.
b. Untuk mewujudkan implementasi rencana strategis SI/TI perlu adanya komitmen dari manajemen yang
kuat dan konsisten, persetujuan rencana implementasi, adanya dukungaan SDM yang memadai,
dukungan teknologi, infrastruktur dan biaya, serta adanya Standart Operation Procedure (SOP) di BKPP
Provinsi NTT.
Adapun saran yang penulis berikan berdasarkan perencanaan strategis SI/TI, antara lain:
a. Penggunaan tools analisis yang lebih banyak dan tepat sehinggah dapat meningkatkan tingkat validitas
dokumen Perencanaan Sistem Informasi yang dihasilkan dengan metode Ward and Peppard.
b. Perencaan strategis dengan metode Ward and Peppard yang dihasilkan berupa strategi SI/TI dan
strategi manajemen SI/TI dapat dikembangkan lagi dengan melibatkan metode enterprise architecture
planning agar dapat menghasilkan cetak biru pengembangan arsitektur SI/TI dan manajemen perubahan
secara lengkap untuk organisasi.
PUSTAKA
Cassidy, A. 2005. A Practical guide to information systems strategic planning. Second Edition. Florida:
Auerbach Publications.
Earl, M. J. 1997. The risks of outsourcing IT. Massachusetts: MIT Sloan Management Review.
Hansen, D. R & Mowen, M. M. 2003. Management Accounting, Sixth Edition, South-Western, America.
Indrajit, R. E. 2002. Electronic government: strategi pembangunan dan pengembangan sistem pelayanan publik
berbasis teknologi digital. Jakarta: s.n.
Jones, R. G & Hill W. L. 2012 Strategic Management: an Integreted Approach. ISBN-13: 978-1-111-82584-3,
ISBN: 1-111-82584-X. Cengage Learning.
Kaplan, R. S. & Norton, D. P. 1996. Balanced Scorecard. Jakarta: Erlangga.
Lederer, A. L. & Sethi, V. (1996). Key Prescriptions for Strategic Information Systems Planning. Journal of
Management Information Systems, 13(1): 35-62.
Maryani, M. & Darudiato, S. 2010. Perancangan Rencana Strategis Sistem Informasi dan Teknologi Informasi
(SI/TI): Studi Kasus STMIKXYZ. CommIT, 4(2): 77-85.
Pearce, A. J. & Robinson, R. 1988. Strategic Management. ISBN-13: 978-0-390-97761-8, ISBN: 0-390-977616. Mcgraw Hill.
Rohm, Howard. 2003. Improve Public Sector results With A Balanced Scorecard: Nine Steps To Succcess,
(online), (https://www.academia.edu/14682053/Balance-scorecard-9-step-to-success, diakses 3 Februari
2017).
Ward, J. & Griffiths, P. 1996. Strategic Planning for Information System. Second Edition. Chicester: John Wiley
& Sons Ltd.
Ward, J. & Peppard, J. 2002. Strategic Planning for Information System. Third Edition. England: John Wiley &
Sons Ltd.
Widyaningsih, P. 2012. Perencanaan Strategis Sistem Informasi Pada Institusi Pendidikan Tinggi Menggunakan
Analisis Critical Success Factors (Studi Kasus: STMIK Duta Bangsa Surakarta). Program Pascasarjana
Universitas Diponegoro. (http://eprints.undip.ac.id/36056, diakses 6 Desember 2016).
202