prosedur pengendalian internal

P
PR
RO
OS
SE
ED
DU
UR
RP
PE
EN
NG
GE
EN
ND
DA
AL
LIIA
AN
N IIN
NT
TE
ER
RN
NA
AL
L
A. TUJUAN
Penetapan prosedur pengendalian internal ini secara umum bertujuan untuk:
1. Untuk memberikan kepastian tentang keefektifan pelaksanaan sistem manajemen dan
akuntansi
2. Untuk mengidentifikasi peluang-peluang untuk melakukan peningkatan terhadap pelayanan di
RSUD A
B. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup prosedur pengendalian internal ini mencakup:
1. Membuat perencanaan terhadap control internal/pengawasan internal yang akan dilakukan oleh
Satuan Pengawas Intern.
2. Melaksanakan prosedur pengawasan intern terhadap rumah sakit
1. Melakukan koreksi, bila dalam temuan pemeriksaan didapati adanya kekeliruan dalam
pelaksanaan prosedur.
2. Struktur Pengendalian Intern (Siklus Penerimaan)
1. Prosedur Struktur Pengendalian Intern:
1. Pengesahan Transaksi
2. Pemisahan Tugas
1) Pastikan bahwa tidak ada satu orang atau departemen pun yang melakukan semua
proses secara keseluruhan.
2) Yakinkan bahwa yang melakukan pengesahan transaksi harus terpisah dengan yang
memproses transaksi. Dalam siklus pendapatan, bagian piutang harus terpisah dari
seluruh proses, jadi secara formal pemberian persetujuan terhadap transaksi
merupakan aktivitas yang independent.
3) Yakinkan bahwa bagian penerimaan kas/ bendahara penerimaan terpisah dengan
bagian pencatatan piutang
4) Yakinkan bahwa pengawasan aset harus terpisah dari tugas pembukuan aset.
Pada sistem penerimaan tunai/ kas, bagian penerimaan tunai/ kas menjaga aset (kas) dan
fungsi akuntansi memelihara pencatatan data akuntansi. Kasir melapor kepada bendahara
yang mempunyai kewajiban atas aset lancar. Fungsi akuntansi adalah bertanggung jawab
atas pengawasan.
3. Supervisi
1) Yakinkan bahwa supervisi dapat menyediakan pengendalian pada system yang
terpisah.
Pada sistem penerimaan tunai, bagian dokumen merupakan titik rawan bagi
pengungkapan kecurangan bagi beberapa perusahaan. Individu yang bertugas membuka
dokumen juga memiliki jalur kas (aset) dan jalur untuk mendapatkan dokumen bukti
pembayaran (catatan transaksi). Ketidakjujuran karyawan / petugas mungkin akan
menggunakan kesempatan ini untuk mencuri cek, kas dan menghancurkan bukti
pembayaran sehingga tidak meninggalkan bukti transaksi.
4. Catatan Akuntansi
1) Yakinkan bahwa sudah ada penomoran pada dokumen sumber. Penomoran dalam
dokumen sumber sebaiknya Prenumbered.
2) Yakinkan bahwa catatan akuntansi yang menjadi dokumen pada siklus penerimaan ini
adalah Laporan Penerimaan Kas, dan semua kwitansi yang dikeluarkan oleh kasir
3) Yakinkan ada jurnal khusus untuk mengelompokkan transaksi yang sama, system
menyediakan laporan singkat atas seluruh kelompok.
4) Yakinkan dipergunakannnya Buku Besar Pembantu.
Buku besar pembantu digunakan untuk menangkap transaksi rincian kejadian dalam
siklus pendapatan.
5) Yakinkan bahwa Buku Besar Umum dipergunakan sebagai dasar untuk
mempersiapkan laporan keuangan. Transaksi siklus pendapatan mempengaruhi
rekening buku besar pembantu. Dokumen jurnal yang meringkas aktivitas jurnal dan
buku besar pembantu mengalir ke buku besar umum untuk memperbarui rekeningrekening tersebut. Sehingga kita mempunyai jejak audit yang komplit dari laporan
keuangan sampai pada dokumen sumber melalui buku besar umum, buku besar
pembantu dan jurnal-jurnal khusus.
6) Yakinkan adanya Penyajian Secara Simultan.Pencatatan transaksi satu kali untuk
seluruh pemrosesan lanjutan, menggunakan rangkap berganda, untuk mencegah
kesalahan-kesalahan transkripsi. Contoh : system sekali tulis (one-write system)
digunakan untuk menyajikan formulir laporan penerimaan dan register secara simultan
7) Yakinkan bahwa saldo batch digunakan sebagai pembanding pos-pos atau
dokumen-dokumen yang telah diproses dengan pengendali total yang telah
ditentukan.
8) Yakinkan bahwa Dokumen Transmital (Formulir Pengendali Batch) digunakan sebagaii
media untuk mengkomunikasikan total pengendalian dari seluruh pergerakan data,
khususnya dari sumber ke titik pemrosesan atau di antara titik-titik pemrosesan.
Contoh : Penyetoran kas harian diselaraskan dengan slip penyetoran yang
mengindikasikan jumlah
5. Pengendalian Akses
1) Yakinkan bahwa Kas disetorkan ke bank secara harian
2) Yakinkan bahwa kotak deposit yang aman digunakan untuk menyimpan kas
3) Yakinkan bahwa laci kas telah dikunci dan amankan pada bagian penerimaan tunai.
6. Verifikasi Independen
Yakinkan bahwa verifikasi dilakukan oleh bendahara penerimaan, terhadap Laporan
Penerimaan Kas yang diberikan oleh kasir
3. Struktur Pengendalian Internal (Siklus Pengeluaran)
1. Prosedur pengendalian belanja barang
1. Pengesahan Transaksi
2. Pemisahan Tugas
1) Yakinkan bahwa Pemisahan Pengendalian Persediaan dari gudang dijalankan.
2) Yakinkan bahwa Buku Besar Umum dan Utang dipisahkan dari Pengeluaran Kas
3. Supervisi
1) Yakinkan bahwa inspeksi aset telah dilakukan ketika barang diterima dari pemasok,
petugas penerimaan harus menginspeksi item-item tersebut untuk kuantitas dan
kondisinya
2) Yakinkan bahwa barang persediaan disimpan aman di gudang.
4. Catatan Akuntansi
1) Yakinkan bahwa catatan akuntansi yang rutin tersedia, system siklus pengeluaran
harus menyediakan informasi pendukung, dan file laporan penerimaan.
2) Yakinkan bahwa catatan akuntansi pada siklus ini adalah daftar permintaan barang
dari masing-masing ruang, Laporan pengeluaran barang dari gudang, dan kartu stock
barang yang ada digudang
5. Pengendalian Akses
1) Yakinkan bahwa suatu perusahaan telah mengontrol akses ke aset fisik seperti kas
dan persediaan (akses langsung)
2) Yakinkan bahwa perusahaan telah membatasi akses ke dokumen-dokumen yang
mengontrol aset fisiknya (akses tidak langsung).
6. Verifikasi Independen
1) Yakinkan bahwa dokumen permintaan barang, surat pesanan, laporan penerimaan
dan faktur pemasok telah direkonsiliasi.
2) Yakinkan bahwa dokumen
2. Prosedur pengendalian Penggajian
1. Pengesahan Transaksi
1) Yakinkan bahwa formulir kegiatan personel telah digunakan untuk mengidentifikasii
pegawai kegiatan pegawai dan mengotorisasi gaji
2) Otorisasi terhadap transaksi penggajian, terutama terhadap pembayaran honor
dilakukan oleh direktur rumah sakit.
2. Pemisahan Tugas
1) Yakinkan bahwa bagian timekeeping dipisahkan dari bagian personalia
3. Supervisi
1) Yakinkan bahwa Supervisor mengamati proses clocking dan merokonsiliasikan time
card dengan kehadiran actual
4. Catatan akuntansi
1) Yakinkan bahwa Time card, daftar gaji, buku besar pembantu yang berisi catatan
berbagai akun biaya pegawai, akun buku besar umum sebagai pengendalian
pembayaran gaji telah disajikan secara akurat
5. Pengendalian akses
1) Yakinkan bahwa pengendalian akses ke dokumen sumber dan catatan dalam system
pembayaran gaji telah dilakukan.
6. Verifikasi Independen
1) Yakinkan bahwa Supervisor telah menverifikasi dan menandatangani time card
2) Yakinkan bahwa pendistribusian gaji dilakukan melalui pusat pembayaran (pay
master) untuk membantu verifikasi eksistensi para pegawai
4. Struktur pengendalian Intern (Pengelolaan Persediaan dan Aset Tetap)
1. Prosedur Pengendalian Aset Tetap
1. Pengesahan Transaksi
Yakinkan bahwa akuisisi aset tetap harus formal dan secara eksplisit diotorisasi. Setiap
transaksi harus dimulai dengan permintaan tertulis dari pemakai atau departemen. Dalam
kasus item-item yang bernilai tinggi, harus terdapat proses persetujuan independen yang
mengevaluasi mutu permintaan berdasarkan basis biaya-manfaat.
2. Pemisahan Tugas
3. Supervisi
Yakinkan bahwa para Supervisor telah memastikan bahwa aset tetap yang digunakan sesuai
dengan kebijakan organisasi dan praktik bisnis. Misalnya, pembelian komputer mikro untuk
pegawai individual harus diamankan dalam lokasi yang tepat dan tidak boleh dipindahkan
tanpa persetujuan eksplisit
4. Catatan Akuntansi
1) Yakinkan bahwa catatan akuntansi yang terlibat dalam bagian ini adalah catatan
tentang penggunaan aset tetap, termasuk catatan terhadap biaya pemeliharaan aset
tersebut.
2) Yakinkan bahwa dokumen yang harus ada pada tahap penghapusan aset tetap adalah
Daftar Usulan Penghapusan Aset (DUPA) dan Daftar Penghapusan Aset (DPA)
5. Pengendalian Akses
6. Verifikasi Independen
Yakinkan bahwa secara periodik, auditor internal memeriksa akuisisi aset dan prosedur
persetujuan untuk menentukan kelayakan faktor yang digunakan dalam analisis. Dalam hal
ini termasuk umur ekonomis aset, biaya keuangan orisinil, penghematan biaya yang
ditawarkan karena membeli aset tersebut, tarif diskon yang digunakan dan metode
penganggaran modal yang digunakan dalam analisis.’’
5. Struktur Pengendalian Intern (Pengelolaan Kas)
1. Prosedur Struktur Pengendalian Intern:
1. Pengesahan Transaksi
2. Pemisahan Tugas
1) Pastikan bahwa tidak ada satu orang atau departemen pun yang melakukan semua
proses pengelolaan kas secara keseluruhan.
3. Supervisi
1) Yakinkan bahwa inspeksi terhadap kas telah dilakukan dan waktunya tidak ditentukan
sebelumnya.
4. Catatan Akuntansi
1) Yakinkan bahwa catatan akuntansi yang terlibat dalam bagian ini adalah Laporan Kas
Kecil dan semua dokumen yang timbul akibat transaksi melalui kas kecil ini
5. Pengendalian akses
1) Yakinkan bahwa pengendalian akses ke dokumen sumber dan catatan pada
pengelolaan kas telah dilakukan.
2) Yakinkan bahwa kotak deposit yang aman digunakan untuk menyimpan kas yang ada
pada pemegang kas harian
3) Yakinkan bahwa laci kas telah dikunci dan amankan pada bagian pemegang kas
harian.
6. Verifikasi Independen
1) Yakinkan bahwa verifikasi telah dilakukan pada Laporan Kas Kecil oleh Bendahara
Pengeluaran
2) Yakinkan bahwa verifikasi yang dilakukan pada bagian ini bersifat independent dan
tanpa pengaruh dari pihak manapun
6. Struktur Pengendalian Intern (Pelaporan Keuangan)
1. Prosedur Struktur Pengendalian Intern:
1. Pengesahan Transaksi
2. Pemisahan Tugas
1) Pastikan bahwa tidak ada satu orang atau satu departemen pun yang melakukan
semua proses pelaporan keuangan secara keseluruhan.
3. Supervisi
1) Yakinkan bahwa inspeksi terhadap kas telah dilakukan dan waktunya tidak ditentukan
sebelumnya.
4. Catatan Akuntansi
1) Yakinkan bahwa catatan akuntansi yang terlibat dalam bagian ini adalah semua
dokumen yang dapat menjadi informasi untuk pelaporan Keuangan.
5. Pengendalian akses
1) Yakinkan bahwa pengendalian akses ke dokumen sumber dan catatan pada
pengelolaan kas.
2) Yakinkan bahwa kotak deposit yang aman digunakan untuk menyimpan kas yang ada
pada pemegang kas harian
3) Yakinkan bahwa laci kas telah dikunci dan amankan pada bagian pemegang kas
harian.
6. Verifikasi Independen
Yakinkan bahwa verifikasi telah dilakukan pada Laporan Kas Kecil oleh Bendahara
Pengeluaran
C. UNIT TERKAIT
1. Sekretaris SPI
2. Tim Pemeriksaan
D. BAGAN ALUR
1. Pengawasan Internal
Bagan Alur : Pengawasan – Satuan Pengawas Intern
Tim Satuan Pengawas Intern
Bagian/ Unit/ Instalasi di RS
Direktur RS
Mulai
1
Membuat
Perencanaan
Program
Pemeriksaan rutin
Laporan Hasil
Pemeriksaan dan
Rekomendasi
Rencana Program
Kerja
Tindak Lanjuti
Hasil
Pemeriksaan
Ditetapkan menjadi
program kerja dan
ditandatangani
direktur RS
Program Kerja
Siapkan hasil proses
pemeriksaan dan
rekomendasi
Laporan Hasil
Pemeriksaan dan
Rekomendasi
1
Persiap
an
Pengaw
asan
Pengawasan
Selesai
Bagan Alur : Pemeriksaan Kasus – Satuan Pengawas Intern
Tim Satuan Pengawas Intern
Direktur RS
Mulai
1
Laporan Kasus
Buat Surat Tugas
Verifikasi kebenaran
Laporan
Surat Tugas
Ada kasus?
Tidak
2
Selesai
Ya
3
Siapkan Rencana
Proses Pemeriksaan,
Meminta Surat Tugas
1
2
Bagian yang diaudit
Surat Tugas
Laporan Hasil
Pemeriksaan dan
Rekomendasi
Tindak Lanjut (Koreksi
& Evaluasi)
Proses
Pemeriksaan
Siapkan Hasil
Pemeriksaan dan
Rekomendasi
Laporan Hasil
Pemeriksaan dan
Rekomendasi
3
Selesai
E. PROSEDUR
1. Prosedur Pengawasan
Tim Satuan Pengawas Intern
1. Menyiapkan perencanaan program pemeriksaan rutin/ pengawasan tahunan
2. Meminta pengesahan direktur untuk program pemeriksaan rutin/ pengawasan tahunan
yang telah disusun
3. Melakukan persiapan pemeriksaan rutin/ pengawasan
4. Melakukan proses pemeriksaan rutin di unti/ instalasi/ bagian
5. Menyusun laporan hasil pemeriksaan dan rekomendasi
6. Menyampaikan laporan hasil pemeriksaan dan rekomendasi kepada direktur
Direktur
1. Menerima laporan hasil pemeriksaan dan rekomendasi kepada direktur
2. Menindaklanjuti hasil pemeriksaan dan rekomendasi
3. Selesai
2.
Prosedur Pemeriksaan
Tim Satuan Pengawas Intern
1. Menerima laporan kasus
2. Melakukan verifikasi kebenaran adanya kasus
3. Jika ada kasus, lanjutkan proses pemeriksaan
4. Jika tidak ada kasus, selesai
5. Menyusun rencana proses pemeriksaan dan meminta kepada direktur surat tugas
pemeriksaan
Direktur
1. Menerima rencana proses pemeriksaan dan membuat surat tugas
2. Menyerahkan surat tugas kepada Tim Satuan Pengawas Intern
Tim Satuan Pengawas Intern
1. Melakukan proses pemeriksaan rutin di unit/ instalasi/ bagian yang berhubungan dengan
kasus yang terjadi
2. Menyusun laporan hasil pemeriksaan dan rekomendasi
3. Menyampaikan laporan hasil pemeriksaan dan rekomendasi kepada direktur
Direktur
1. Menerima laporan hasil pemeriksaan dan rekomendasi kepada direktur
2. Menindaklanjuti hasil pemeriksaan dan rekomendasi serta melakukan evaluasi
3. Selesai
FORMULIR
1. Perencanaan Pemerikasaan
2. Laporan Pemeriksaan (LP)