berukuran besar maupun kecil. Artinya, dalam kehidupan

BAB I
PENDAHULUAN
I.1. Latar Belakang
Diberlakukannya Undang-undang No. 32 Tahun 2004 tentang pemerintahan daerah, merangsang setiap daerah berlomba-lomba
untuk memajukan daerahnya dengan memanfaatkan segala sumber daya manusia yang tersedia. Otonomi daerah memberikan
kewenangan dan peluang yang sangat luas bagi daerah untuk melaksanakan program dan kegiatan sesuai dengan kebutuhan
daerah dalam rangka mewujudkan kesejahteraan masyarakat. Disisi lain otonomi daerah juga merupakan tantangan yang
menuntut pemerintah daerah untuk selalu mengembangkan inovasi, strategi, dan ide-ide baru untuk memberikan pelayanan yang
terbaik bagi masyarakat. Selain itu pemerintah daerah juga dituntut untuk dapat mengantisipasi tantangan persaingan regional
(antar daerah) maupun global yang semakin meningkat.
Dengan tersedianya berbagai bentuk media informasi, kini masyarakat memiliki pilihan yang lebih banyak bagi informasi yang
ingin mereka dapatkan. Kemajuan teknologi informasi seolah-olah membuat semua orang dapat mengetahui apa saja yang ingin
mereka ketahui dengan segera. Sementara itu seiring dengan lajunya gerak pembangunan, organisasi-organisasi publik maupun
swasta semakin banyak yang mampu memanfaatkan teknologi informasi baru yang dapat menunjang efektivitas, produktivitas dan
efisiensi mereka.
Salah satu ciri masyarakat modern dewasa ini adalah semakin meningkatnya kebutuhan serta semakin banyaknya jenis dan
jumlah informasi yang diperlukan untuk berbagai kepentingan. Kenyataan demikian dihadapi oleh semua jenis organisasi baik
berukuran besar maupun kecil. Artinya, dalam kehidupan organisasioanal, dituntut tersedianya informasi bagi manajemen
yang memenuhi berbagai persyaratan seperti kemutakhiran, kelengkapan, dapat dipercaya, terolah dengan sistematis,
dan tersimpan rapi sehingga mudah ditelusuri kembali apabila diperlukan.
Dalam menghadapi pertumbuhan dan pembangunan suatu organisasi yang sudah demikian kompleksnya dibutuhkan tersedianya suatu sistem
informasi manajemen yang mampu untuk membantu penyediaan data dan informasi sebagai bahan penentuan kebijaksanaan dan strategi
pembangunan maupun bagi tersedianya data dan informasi operasional (Komorotomo dan Margono, 2004 :1).
E-Government adalah upaya mengaplikasikan pelayanan kepemerintahan melalui sistem informasi berbasis komputer. S
alah satu perwujudan dari E-Government adalah dengan mengembangkan sebuah Sistem Informasi Manajemen
Kepegawaian (SIMPEG) sebagai implementasi penggunaan teknologi informasi dan komunikasi dalam pemerintahan.
Pemberlakuan Otonomi daerah menuntut setiap daerah lebih mandiri dalam mengurus rumah tangganya serta
mengurangi ketergantungan terhadap pemerintahan pusat, proses pemandirian ini sekaligus merupakan
pemberdayaan bagi sumber daya manusia di daerah.
Berdasarkan UU Nomor 43 Tahun 1999 tentang perubahan atas UU Nomor 8 tahun 1974 tentang pokok-pokok kepegawaian khususnya Pasal
34 (ayat 2), yakni perlu diselenggarakan dan dipelihara Sistem Informasi yang dikembangkan dan dioperasikan melalui Sistem Informasi
Manajemen Kepegawain (SIMPEG) dengan tujuan agar Badan Kepegawain Daerah dapat memiliki kemampuan mengelola serta memberikan
berbagai informasi tentang Pegawai Negeri Sipil yang mencakup perencanaan, pengembangan kualitas sumber daya
Pegawai Negeri Sipil dan administrasi kepegawaian, pengawasan dan pengendalian, penyelenggaraan den
pemeliharaan informasi kepegawaian, serta mendukung perumusan kebijaksanaan kesejahteraan Pegawai Negeri Sipil.
Secara teori, penerapan sebuah sistem informasi tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya tapi pada prakteknya
tidak mungkin sistem informasi yang kompleks tersebut dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem informasi
yang akurat dan efektif dalam kenyataanya selalu berhubungan dengan pengolahan informasi berbasis pada komputer. Hal ini
membuktikan bahwa komputer sebagai alat bantu yang mengambil peran utama dalam implementasi sebuah sistem informasi dan
manusia sebagai pengguna dan komponen utama dalam mengolah data menjadi informasi.
Penyelenggaraan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian lebih lanjut diatur dalam keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 tahun 2000
tentang Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Departemen Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah pasal 3 (ayat 3) bahwa
SIMPEG Kabupaten/Kota berkedudukan di Kabupaten/Kota, yang pengelolaanya secara fungsional dilaksanakan oleh
Bagian Kepegawaian Kabupaten/Kota.
Sebagai suatu sistem dalam organisasi pemerintahan, Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian akan memberi manfaat yang besar dalam
upaya pengaturan manajemen sumber daya manusia, peningkatan kualitas sumber daya manusia serta manajemen kepegawaian. Secara umum
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian dapat meningkatkan kualitas sumber daya manusia dengan penyediaan informasi yang akurat dan
efisien, sehingga pengambilan keputusan dapat secara obyektif dilakukan. Secara strategis aplikasi Sistem Informasi Manajemen
Kepegawaian merupakan salah satu sistem yang bergerak dibidang kepegawaian dan mampu menumbuhkan
pengetahuan, memelihara, memperkaya dan menyediakan pengetahuan di bidang kepegawaian kepada pihak-pihak
yang membutuhkan sebagai basis pengambilan keputusan yang akurat pada saat yang tepat.
Sistem informasi manajemen kepegawaian yang diselenggarakan secara cepat, tepat dan akurat ditujukan untuk mendukung kebijaksanaan
manajemen Pegawai Negeri Sipil, terutama di dalam mendukung kebijakan pembinaan Pegawai Negeri Sipil khususnya pelaksanaan
Pendidikan dan Pelatihan (Diklat).
Sejalan dengan hal tersebut diatas, maka dalam pelaksanaan pengolahan dan pembinaan kepegawaian pada organisasi akan semakin meningkat
dan kompleks dengan sistem pengelolaan yang lebih baik dan tertib. Untuk itu perlu tersedianya data dan informasi yang akurat dan up to
date guna penetapan keputusan yang sesuai kebutuhan operasional. Oleh karena itu peningkatan dan pemantapan
pengelolaan sistem informasi manajemen kepegawaian merupakan sarana dalam penyajian data dan informasi
kepegawaian sehubungan dengan semakin berkembangnya ruang lingkup serta beraneka ragamnya pengelolaan
kepegawaian sesuai dengan tingkat perkembangan organisasi yang bersangkutan.
Di dalam peningkatan dan pemantapan sistem informasi manajemen kepegawaian tersebut, perlu diadakan perbaikan dan penyempurnaan
dalam pengelolaannya, guna menjamin tersedianya data yang akurat dan up to date serta mampu memberikan informasi tentang
pegawai yang diperlukan untuk kebutuhan diklat.
Sebagai unit pelayanan informasi, maka Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian yang handal adalah kebutuhan demi
peningkatan kualitas informasi yang dihasilkan. Untuk itu akan sangat dipengaruhi oleh kemampuan sistem dalam
mengelola input untuk kemudian dproses lalu dikonversi menjadi output yaitu berupa informasi yang berkualitas.
Kondisi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) saat ini pada umumnya belum memiliki sistem informasi yang integratif,
sistematis, up to date, dan mudah serta cepat dalam mendapatkan data pegawai yang sewaktu-waktu diperlukan dalam
pembinaan yang berkaitan dengan usaha meningkatkan kualitas pegawai, selain lambat juga tidak dapat mencakup
secara merata.
(Musanef, 1996: 224)
Berdasarkan observasi awal yang dilakukan oleh penulis, beberapa kondisi faktual yang dapat ditemui pada Badan
Kepegawaian Daerah Kabupaten Sidenreng Rappang sehubungan dengan pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen
Kepegawaian (SIMPEG) untuk kebutuhan Diklat yaitu pemanfaatan SIMPEG untuk beberapa bidang terutama pada
bidang Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) belum dimanfaatkan dengan baik sehingga menyebabkan informasi yang
dikeluarkan terkadang menjadi tidak akurat dan lambat.
Disamping fenomena yang dikemukakan diatas Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian perlu didukung komponen pengolahan data yang
mampu menghasilkan informasi dalam rangka pembinaan pegawai khususnya Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) pegawai. Namun kenyataan
yang ada komponen pengolahan data tersebut belum dapat berfungsi dengan baik dalam arti bahwa pada pelaksanaan kegiatan masukan (input),
pengolahan data (processing) dan keluaran (output) sering terjadi kesalahan-kesalahan sebagai akibat kesalahan
prosedur pengolahan data mulai data tersebut dikumpulkan dan diproses menjadi informasi. Disamping itu keluaran (out
put) yang dihasilkan terkadang tidak sesuai dengan periode waktu diperlukannya informasi tersebut. Sehingga
cenderung pengolahan data tersebut kurang berjalan secara efektif.
Keberhasilan suatu sistem informasi selain didukung oleh kehandalan sumber daya manusia untuk melaksanakan
pengolahan data juga harus didukung dengan teknologi informasi yang memadai. Teknologi informasi pendukung
seperti perangkat keras (hardware) yang meliputi CPU, monitor, printer dan lain-lain serta perangkat lunak (software)
seperti program-program pendukung dan aplikasi SIMPEG serta jaringan komputer, yang menurut penulis masih
terbatas. Hal ini disebabkan karena dalam pemprosesan data menjadi informasi tidak didukung dengan diadakannya
perbaikan dan penyempurnaan komputerisasi dan program komputer yang telah ada. Serta penyajian informasi masih da
lam bentuk manual (CD Room, Flash Disk dan Print Out) sedangkan untuk menyajikan dan mengirim ke jaringan
komputer secara langsung ke seluruh bagian-bagian yang ada belum dapat dilakukan.
Berdasarkan latar belakang tersebut diatas, penulis tertarik untuk memilih judul “Pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen
Kepegawaian (SIMPEG) untuk Kebutuhan Diklat di Kabupaten Sidenreng Rappang”
I.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, maka rumusan masalah dalam penelitian ini adalah Bagaimana Pemanfaatan Sistem
Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) untuk kebutuhan Diklat di Kabupaten Sidenreng Rappang ?
I.3. Tujuan Penelitian
Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah untuk menjelaskan Pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen
Kepegawaian (SIMPEG) untuk kebutuhan Diklat di Kabupaten Sidenreng Rappang.
I.4. Manfaat Penelitian
Dari tujuan diatas diharapkan penelitian ini dapat digunakan untuk :
a. Manfaat Akademik
Manfaat dari segi akademis adalah sebagai sumber informasi ataupun referensi bagi civitas akademika yang ingin mengetahui
tentang pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian untuk kebutuhan Diklat. Selain dari pada itu
diharapkan pula dapat dijadikan referensi bagi mereka yang ingin melakukan penelitian lanjutan mengenai hal yang
sama.
b. Manfaat Praktis
Penyusun berharap agar penelitian ini dapat memberikan sumbangan informasi kepada Badan Kepegawaian Daerah
Kabupaten Sidenreng Rappang terkait dengan pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian untuk
kebutuhan Diklat.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
II.1. Konsep Sistem Informasi Manajemen
II.1.1. Pengertian Sistem
Sistem menunjuk pada suatu keseragaman bagian-bagian yang sangat banyak sehingga memerlukan pengaturan dalam suatu
sistem. Meskipun masih banyak terdapat perbedaan pendapat para ahli tentang teori sistem, namun beberapa yang memiliki
relevansi dengan pokok permasalahan penelitian ini, dikemukakan oleh Tatang Amirin (2003: 1) bahwa :
Sistem berasal dari bahasa Yunani yaitu “Sistema” yang berarti :
c. Suatu keseluruhan yang tersusun dari sekian banyak bagian
d. Hubungan yang berlangsung diantara satuan-satuan atau komponen secara teratur.
Definisi sistem juga dikemukakan oleh Lucas dalam Kumorotomo dan Margono (2004: 8) “Secara sederhana suatu sistem dapat
diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel-variabel yang terorganisasi, saling
berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu”.
Menurut Sumantri dalam (Inu Kencana 2008: 1) mengemukakan bahwa :
“Sistem adalah sekelompok bagian-bagian yang bekerja bersama-sama untuk melakukan suatu maksud, apabila salah satu
bagian rusak atau tidak dapat menjalankan tugasnya maka maksud yang hendak dicapai tidak akan terpenuhi atau setidaktidaknya sistem yang sudah terwujud akan mendapat gangguan”.
Definisi lain dari sistem yang dikemukakan oleh Jogiyanto (2003: 34) adalah ”Kumpulan dari komponen yang saling
berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu”.
Dalam bukunya Sistem Informasi Manajemen, menurut Gordon B. Davis, (1999: 67) menyatakan bahwa :
“Sistem dapat abstrak atau fisik. Sistem yang abstrak adalah susunan yang teratur dari gagasan-gagasan atau
konsepsi-konsepsi yang saling bergantungan. Sebagai contoh sebuah sistem teologi adalah sistem yang teratur dari
gagasan-gagasan tentang Tuhan, manusia, dan sebagainya. Sistem yang bersifat fisis adalah serangkaian unsur yang
bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan”.
Kumorotomo dan Margono (2004: 9) juga menambahkan bahwa unsur-unsur yang mewakili suatu sistem secara umum adalah
masukan (input), pengolahan (processing) dan keluaran (output).
Memperhatikan definisi-definisi di atas, maka dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan sistem adalah jaringan prosedur
pengelompokan data yang dilakukan oleh manusia mulai dari pengumpulan data (input) kemudian analisis data (process) yaitu
pengolahan data ataupun informasi sebagai hasil olahan, sampai akhirnya pengambilan data untuk penyebaran
informasi (output). Kegiatan operasional ini dilaksanakan dengan tingkat efektivitas dan efisiensi yang tinggi, dengan
maksud memberikan informasi kepada manajemen bila setiap waktu diperlukan dengan cepat dan akurat.
Definisi sistem juga dikemukakan oleh Azhar Susanto (2004:18) yaitu :
“Sistem adalah kumpulan/group dari sub sistem/bagian/komponen ataupun phisik ataupun non phisik yang saling berhubungan
satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu”.
Sedangkan dalam Ensklopedia Manajemen dalam Moekijat (2005: 6) adalah :
“Sistem adalah suatu keseluruhan yang terdiri atas sejumlah variabel yang berinteraksi. Suatu system pada dasarnya adalah
suatu susunan yang teratur dari kegiatan yang berhubungan satu sama lain dan prosedur-prosedur yang berkaitan yang
melaksanakan dan memudahkan pelaksanaan kegiatan utama suatu organisasi”.
Eko Nugroho (2008: 17) juga mengatakan bahwa “Sistem dapat didefinisikan sebagai kelompok elemen yang terintegrasi dengan
maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan”.
Dari definisi-definisi tersebut dapat ditarik satu kesimpulan bahwa sistem merupakan totalitas dari berbagai komponen yang unsurunsurnya saling berhubungan dan saling terkait satu sama lain dalam pelaksanaan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
II.1.2 Pengertian Informasi
Dalam hubungan manusia, informasi sangat diperlukan karena hanya dengan informasi yang aktual, lengkap dan terkoordinasi
maka manusia akan dapat memperoleh suatu masukan mengenai hal-hal yang ingin diketahuinya.
Menurut pendapat George R. Terry dalam Moekijat (2005: 10) “Informasi adalah data yang penting yang memberikan
pengetahuan yang berguna”.
Menurut Gordon B. Davis (1999: 28)
“Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam
mengambil keputusan saat ini atau mendatang”.
Ada persepsi umum yang berkembang mengenai informasi dengan menyebutkan bahwa hanya dengan informasi yang memiliki
sumber yang terpercaya maka akan menghasilkan suatu dasar analisis yang akurat dan terpercaya.
Dalam hal keterkaitan antara data dan informasi di dalam pengolahan data, digambarkan Gordon Davis (1999: 28) sebagai berikut
:
Transformasi data menjadi Informasi
Di dalam Sistem Informasi
Gambar 1
Dari gambar di atas, terlihat bahwa data yang sudah tersedia diproses dan diolah dengan teknik dan metode tertentu sehingga
menghasilkan informasi.
Sementara itu, George M. Scott (2004: 70) menggambarkan dengan cara yang sedikit berbeda dan menyebutnya sebagai
komponen-komponen transaksi pengolahan sistem informasi :
Komponen-komponen transaksi pengolahan sistem informasi
Gambar 2
Meskipun skema yang digambarkan Scott berbeda dengan yang digambarkan Gordon Davis, tapi esensi keduanya adalah sama.
Masing-masing menampilkan input, proses dan output. Gordon mengidentifikasikan data sebagai input sedangkan Scott
mengindentifikasikannya sebagai input terminal. Gordon dan Scott sama-sama mengidentifikasikan proses dengan
istilah processing atau pemrosesan dan terkait dengan proses ini adalah penyimpanan data yang oleh Gordon
diidentifikasikan dengan data storage dan Scott mengidentifikasikannya dengan data file.
Seperti yang dikemukakan oleh Farida Yusuf Tayibnapis (2000: 91) menyatakan bahwa :
“Informasi yang tidak memadai yaitu informasi yang tidak dapat dipercaya atau tidak relevan dengan pertanyaan yang ditanyakan,
sebaliknya informasi yang memadai atau yang baik yaitu informasi yang datang dari atau berasal dari sumber yang dapat
dipercaya”.
Pernyataan diatas lebih menekankan pada sumber asal suatu informasi yang diperoleh agar dapat mempengaruhi kegiatan
pengelolaan data menjadi akurat dan dapat dipercaya. Tingkat kepercayaan informasi terletak pada sejauh mana sumber
informasi itu didapatkan dan memperoleh kepercayaan publik. Begitu juga dengan prosedur perolehan informasi yang didukung
dengan data-data yang obyektif. Dalam proses perolehan data perlu adanya beberapa hal yaitu pertimbangan praktis meliputi: infor
masi yang sudah tersedia, dana dan prosedur yang dapat dikerjakan.
Menurut Sutabri (2005: 23) “Informasi adalah data yang telah diklasifikasi atau diolah atau diinterprestasi untuk digunakan dalam
proses pengambilan keputusan”. Dari pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa informasi adalah keseluruhan data yang
digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan dan melaksanakan suatu tindakan dalam proses komunikasi.
Gelinas (Azhar Susanto, 2004: 41) mengusulkan ciri-ciri informasi yang lebih detail yaitu efektivitas, efisiensi, confidensial,
integritas, ketersediaan, kepatuhan, dan kebenaran.
Mc Leod (2004: 145) berpendapat bahwa informasi dikatakan berkualitas jika data tersebut bersifat relevan, akurat, tepat
pada waktunya, dan lengkap.
6357093. Relevan artinya informasi yang diberikan harus sesuai dengan yang dibutuhkan. Apabila kebutuhan informasi ini
untuk suatu organisasi, maka informasi tersebut harus sesuai dengan kebutuhan informasi di berbagai
tingkatan dan bagian yang ada dalam organisasi tersebut.
2. Akurat artinya informasi harus mencerminkan keadaan yang sebenarnya. Pengujian terhadap hal ini biasanya dilakukan melalui
pengujian yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang berbeda dan apabila hasil pengujian tersebut menghasilkan hasil yang
sama data tersebut dianggap akurat.
3. Tepat waktu artinya informasi harus tersedia pada saat yang dibutuhkan untuk memecahkan masalah sebelum situasi krisis menjadi
tidak terkendali atau kesempatan menghilang. Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat karena informasi yang
sudah usang tidak mempunyai nilai lagi.
4. Lengkap artinya bahwa informasi yang diperoleh menyajikan gambaran lengkap dari suatu permasalahan atau penyelesaian.
Akurasi informasi merupakan hal yang mutlak karena informasi yang tidak akurat justru akan mempersulit proses pengambilan
keputusan, terutama dalam menganalisis berbagai alternatif untuk kemudian memilih salah satu diantaranya yang diyakini
merupakan alternatif terbaik. Berkaitan erat dengan akurasinya, informasi harus dapat dipercaya. Artinya, data tidak dimanipulasi
dalam pengolahannya yang apabila terjadi akan mengaburkan situasi yang sebenarnya dihadapi oleh organisasi. Seluruh
informasi yang terkumpul dan terolah harus disimpan sedemikian rupa sehingga (a) siapa pun yang memerlukannya dan
memang berhak untuk itu dapat memperolehnya tanpa kesulitan apa pun, dan (b) sebaliknya tidak mudah diperoleh oleh pihakpihak yang tidak berhak memilikinya.
II.1.3 Pengertian Manajemen
Secara umum dapat diuraikan bahwa manajemen merupakan proses atau kegiatan yang dilakukan oleh seorang pimpinan/
manajer di dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama.
Manajemen berasal dari kata to manage yang artinya mengatur. Manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses
pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan
tertentu (Hasibuan, 2009: 1-2).
Pengaturan dilakukan melalui proses dan diatur berdasarkan urutan dan fungsi-fungsi manajemen. Jadi, manajemen merupakan
suatu proses untuk mewujudkan tujuan yang diinginkan.
George R. Terry dalam Hasibuan (2005: 2-3) menyatakan bahwa :
“Manajemen adalah suatu proses yang khas yang terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan
pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditentukan melalui
pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya”
Menurut Dr. R. Markharita, expert PBB yang diperbantukan pada Kantor Pusat LAN dari tahun 1977-1980 (Simbolon,
2004: 22-23) memberikan definisi sebagai berikut :
“Management is the utilization of available or potentials resources in achieving a given ends”. (Manajemen adalah
pemanfaataan sumber-sumber yang tersedia atau yang berpotensi di dalam pencapaian tujuan).
Dalam definisi ini manajemen dititik beratkan pada usaha menggunakan atau memanfaatkan sumber yang tersedia atau yang berpotensi dalam
pencapaian tujuan. Adapun yang dimaksud dengan management resources (sumber/sarana manajemen) terdiri atas :
a. Man (orang)
b. Money (uang)
c. Material (material)
d. Machine (peralatan/mesin)
e. Method (metode)
f. Time (waktu)
g. Prasarana lain, seperti tanah, gedung, alat angkutan, listrik, dan sebagainya.
Pengertian manajemen juga dikemukakan oleh Samsudin (2006: 19) yang berpendapat bahwa manajemen adalah: “Suatu
kerjasama dari orang-orang atau kelompok orang untuk mencapai suatu tujuan yang telah disepakati bersama dengan
cara-cara yang sistematis, efisien dan efektif”. Definisi ini menunjukan bahwa dalam melakukan manajemen terhadap
PNS di daerah mesti dirumuskan secara konprehensif, dilakukan secara tepat dan akurat tanpa membuang waktu,
tenaga dan biaya serta memilih cara dan alat yang tepat untuk mencapai hasil yang memuaskan.
Berdasarkan beberapa definisi manajemen diatas, maka dapat disimpulkan bahwa manajemen pada dasarnya adalah proses pengaturan
terhadap SDM dan sumber daya organisasi lainnya secara efisien dan efektif dengan menerapkan ilmu dan seni untuk mencapai tujuan yang
telah ditetapkan sebelumnya.
II.1.4. Pengertian Sistem Informasi Manajemen
Setelah dibahas pengertian masing-masing unsur pembentukan istilah yaitu sistem, informasi, dan manajemen
dapatlah disimpulkan bahwa tujuan dari dibentuknya Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah agar organisasi
memilikii suatu sistem yang dapat diandalkan dan dapat menjadi informasi yang bermanfaat dalam pembuatan
keputusan manajemen, baik yang menyangkut keputusan rutin maupun keputusan-keputusan strategis.
Menurut Sutabri (2005: 42) memberikan pengertian Sistem informasi dengan menyatakan bahwa:
“Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan
transaksi yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manejerial dengan kegiatan strategi dari suatu
organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.
Selanjutnya Eko Nugroho (2008: 18) mengemukakan bahwa “Sistem informasi merupakan sistem konseptual yang
memakai sumber daya konseptual, data dan informasi, dan mewakili sistem fisik yang dalam hal ini berupa organisasi”.
Berdasarkan definisi tersebut maka sistem informasi merupakan suatu kesatuan unsur manusia dan peralatan dalam mengelola
informasi. Setiap kegiatan serupa seperti yang dijelaskan diatas yang dilakukan oleh internal organisasi dapat dikatakan
bagian dari informasi.
George M. Scott (2004: 100) menjelaskan bahwa :
“Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah serangkaian sub-sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan
secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna
meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan”.
Selanjutnya masih menurut Scott (2004: 69) juga mengemukakan bahwa: Sistem Informasi memiliki tiga kegiatan utama,
yaitu menerima data sebagai masukan (input), kemudian memprosesnya dengan melakukan perhitungan,
penggabungan unsur data, pemutakhiran akun atau validasi dan lain-lainnya dan akhirnya memperoleh informasi
sebagai keluarannya (output).
Dari pengertian diatas sistem informasi meliputi kegiatan-kegiatan : pengumpulan atau penciptaan data (input), pengolahan data (process
ing), dan informasi yang siap dipergunakan (output).
Selanjutnya menurut Murdick dan Ross (Sutabri, 2005: 91) mendefinisiskan SIM sebagai berikut :
“Proses komunikasi dimana informasi masukan (input) direkam, disimpan dan diproses untuk menghasilkan output yang
berupa keputusan tentang perencanaan, pengorganisasian dan pengawasan”.
Sedangkan SIM menurut Simkin (2002: 20) adalah :
“Sekumpulan elemen yang bekerja secara bersama-sama secara manual ataupun berbasisi komputer dalam
melaksanakan pengolahan data yang berupa pengumpulan, penyimpanan, pemrosesan data, untuk menghasilkan
informasi yang bermakna dan berguna bagi proses pengambilan keputusan”.
Menurut Peranita Kartika, SIM adalah segala sesuatu yang menyangkut perencanaan, pengembangan, pengelolaan, dan
penggunaan alat bantu teknologi informasi untuk membantu manusia dalam menyelesaikan seluruh pekerjaan yang
berhubungan dengan pengolahan dan pengelolaan informasi. (Diunduh dari internet, http://syopian.net/blog).
Definisi lain dikemukakan oleh Raymond dan George (2008) menyatakan bahwa Sistem Informasi Manajemen-SIM (Manageme
nt Information System-MIS) sebagai suatu sistem berbasis komputer yang membuat informasi tersedia bagi para
pengguna yang memiliki kebutuhan serupa. Para pengguna SIM biasanya terdiri atas entitas-entitas organisasi formalperusahaan atau sub-unit anak perusahaannya, informasi yang diberikan oleh SIM menjelaskan perusahaan atau salah
satu sistem utamanya dilihat dari apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi, dan apa yang
kemungkinan akan terjadi di masa depan.
Dengan demikian Sistem Informasi Manajemen adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data
maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi, para manajer, atau pengguna jasa
organisasi tersebut beserta semua unsur-unsur pokok yang terdapat dalam lingkungan otoritas organisasi.
Sistem Informasi Manajemen berdasarkan komputer mengacu kepada penggunaan sistem komputer untuk
pengumpulan dan pengolahan data untuk kepentingan organisasi yang membutuhkan dan dengan sistem komputer
para penggunanya dapat menghasilkan keuntungan berupa kecepatan yang tinggi dan keakuratan serta biaya yang
lebih rendah dalam pengoperasian banyak prosedur administrasi.
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Manajemen adalah bagian-bagian atau sub sistem yang merupa
kan instrument penyaji informasi yang akurat, cepat, efisien, dan efektif yang terorganisir dan terencana untuk
memberikan kemudahan dalam proses manajemen.
II.2. Konsep Kepegawaian
Kehadiran pegawai sebagai manusia didalam sebuah organisasi pada hakikatnya merupakan faktor yang esensial untuk
mewujudkan tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi yang bersangkutan, karena tersedianya modal yang sangat
besar dan penggunaan teknologi mutakhir tidak mempunyai arti sama sekali bagi organisasi tanpa kehadiran pegawai.
Dan untuk menyelenggarakan tugas-tugas umum pemerintahan dan pembangunan secara berdaya guna dan berhasil g
una dalam rangka memenuhi kebutuhan pegawai tentang informasi yang menyangkut tugas dan kewajiban, maka
pegawai merupakan sumber daya yang penting.
Untuk dapat mencapai tujuan-tujuan organisasi, kepegawaian penting diperhatikan karena berhubungan langsung dengan
kegiatan operasional dalam organisasi yakni pegawai atau tenaga kerja. Slamet Saksono (1997: 25), mengemukakan bahwa
pengertian kepegawaian sebagai berikut :
“Penggunaan istilah pegawai dan pekerja, kepegawaian dan ketenaga kerjaan pada hakikatnya secara yuridis tidak
mempunyai perbedaan arti dalam kaitannya dengan kehadirannya di dalam satu perusahaan atau organisasi, hanya
berbeda lingkungan penggunaannya”.
Dengan demikian dari pengertian diatas kepegawaian adalah identik dengan ketenagakerjaan, pegawai dan pekerja, sehingga
membicarakan kepegawaian tidak terlepas kaitannya dengan pegawai atau tenaga kerja.
Pengertian Pegawai Negeri berdasarkan UU No 43 tahun 1999 atas perubahan Undang-undang Nomor 8 tahun 1974
tentang Pokok-pokok Kepegawaian disebutkan dalam bab I pasal 1 ayat 1 sebagai berikut :
“Pegawai Negeri adalah setiap warga Negara Republik Indonesia yang telah memenuhi syarat yang ditentukan,
diangkat oleh pejabat yang berwenang dan diserahi tugas dalam suatu jabatan negeri, atau diserahi tugas Negara
lainnya, dan digaji berdasarkan peraturan Perundang-undangan yang berlaku”.
Hal ini menandakan bahwa di dalam setiap pengabdian itu ada penghargaan berupa imbalan baik dalam bentuk materi maupun
dorongan moril.
Apabila kepegawaian dihubungkan dengan manajemen, maka yang dimaksud adalah melaksanakan fungsi manajemen dalam kegiatan
kepegawaian seperti dinyatakan oleh I.G. Wursanto (1991: 16) yang mengatakan bahwa :
“Kepegawaian adalah manajemen yang berhubungan dengan perencanaan, pengorganisasian dan pengawasan
terhadap bermacam-macam fungsi pelaksanaan usaha untuk mendapatkan, mengembangkan dan memelihara para
pegawai sedemikian rupa, sehingga tujuan organisasi dapat tercapai seefisien mungkin sehingga produktivitas dapat
meningkat”.
Berdasarkan pengertian diatas secara jelas dan tegas ditentukan bahwa manajemen kepegawaian diarahkan kepada
pemberlakuan fungsi manajemen sebagai sistem mutlak. Pegawai tidak dapat berdiri sendiri tanpa organisasi dan manajemen,
karena ketiga faktor ini merupakan sistem yang tidak dapat dipisahkan keterkaitannya satu sama lain dalam satu
wadah dan satu kegiatan. Kesinambungan itu akan nampak apabila dapat diimbangi oleh perilaku pegawai yag selaras
dengan tuntutan kebutuhan.
II. 3. Konsep Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
Perusahaan besar biasanya memiliki suatu bidang atau divisi yang menangani banyak hal yang berkaitan dengan personil
perusahaan, maka pada perusahaan milik negara khususnya Indonesia istilah sistem informasi sumber daya manusia dikenal
dengan sebutan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG). Sehingga dalam Keputusan Menteri Dalam Negeri N0.17
tahun 2000 disebutkan bahwa:
“Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) merupakan suatu totalitas terpadu yang terdiri dari perangkat pengolah
meliputi pengumpul prosedur, tenaga pengolah dan perangkat lunak, perangkat penyimpanan meliputi pusat data dan bank data
serta perangkat komunikasi yang saling berkaitan, saling ketergantungan dan saling menentukan dalam rangka penyediaan
informasi di bidang kepegawaian”.
Sama halnya dengan pendapat Mansur (2008) diunduh dari internet (http://mansur12.wordpress.com) menyatakan bahwa :
“Sistem informasi manajemen kepegawaian adalah sebuah sistem informasi terpadu, yang meliputi pendataan pegawai,
pengolahan data, prosedur, tata kerja, sumber daya manusia, dan teknologi informasi untuk menghasilkan informasi yang cepat,
lengkap dan akurat dalam rangka mendukung administrasi kepegawaian”.
Selanjutnya Henry Simamora (2004: 90) mengemukakan bahwa :
“Sistem informasi manajemen kepegawaian adalah prosedur sistematik untuk mengumpulkan, menyimpan, mempertahankan,
menarik, dan memvalidasi data yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi tentang sumber daya manusia, aktivitas-aktivitas
personalia, karekteristik-karakteristik unit-unit organisasi”.
Human Resourches Information System (HRIS) ini dalam Bahasa Indonesia dikenal dengan nama Sistem Informasi
Manajemen Kepegawaian (SIMPEG), yaitu berkenaan dengan merancang format-format data kepegawaian dan
mengatur sistem pengumpulan, pengolahan, penyimpanan dan pelaporan informasi kepegawaian yang terdiri dari data
pegawai, data jabatan, data pendidikan, data penghargaan, data pendidikan dan pelatihan, data keluarga, data
kehadiran dan lain-lain, sehingga dapat dikelola informasi tentang perencanaan kebutuhan pegawai, penilaian kinerja,
pembinaan dan pengembangan karirnya, kesejahteraan, serta pemberhentian atau kepensiunannya (Mc Leod dan G.
Schell, 2004: 475).
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) adalah suatu tatanan bagi proses pengumpulan, pengolahan, penganalisaan,
penyajian data dan informasi yang diperlukan untuk menunjang administrasi dan manajemen yang berkaitan dengan pegawai (Mu
sanef, 1996: 244)
Menurut Peranita SIMPEG (Sistem Informasi Manajemen Pegawai) didefinisikan sebagai Sistem Informasi terpadu, yang meliputi
pendataan pegawai, pengolahan data, prosedur, tata kerja, sumber daya manusia dan teknologi informasi untuk menghasilkan
informasi yang cepat, lengkap dan akurat dalam rangka mendukung administrasi kepegawaian. (Diunduh dari internet http://
syopian.net/blog)
Tujuan dan Manfaat SIMPEG
Tujuan SIMPEG di Lingkup Pemerintahan :
1. Untuk mendukung sistem manajemen PNS yang rasional dan pengembangan SDM di Aparatur Pemerintah.
Mewujudkan data kepegawaian yang mutakhir dan terintegrasi.
Menyediakan informasi PNS yang akurat untuk keperluan perencanaan, pengembangan, kesejahteraan dan
pengendalian PNS
Membantu kelancaran pekerjaan di bidang kepegawaian, terutama dalam pembuatan laporan
4.
Manfaat SIMPEG :
2.
3.
6357097. Pelacakan informasi data seseorang pegawai akan mudah dan cepat
2. Pembuatan Laporan dapat mudah dikerjakan.
3. Mengetahui Pegawai yang akan naik pangkat dan yang akan mendapat kenaikan gaji berkala
4. Memudahkan suatu pekerjaan yang berhubungan dengan kepegawaian
5. Mendapatkan informasi tentang keadaan pegawai (Profil Kepegawaian) yang cepat dan akurat
6. Dapat merencanakan penyebaran (mutasi) pegawai sesuai pendidikan dan kompetensinya
7. Merencanakan kebutuhan pegawai (Neraca Kebutuhan Pegawai)
Adapun Sasaran pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian adalah :
6357104. Terciptanya pelaksanaan tugas yang lebih efektif dan efisien.
2. Terwujudnya tertib administrasi dan tertib pengarsipan guna mendukung pelaksanaan tugas-tugas administrasi kepegawaian.
3. Terbinanya tenaga-tenaga yang terampil dalam memanfaatkan teknologi informasi mutakhir dalam melaksanakan tugas-tugas
administrasi kepegawaian.
Secara khusus pengelolaan sistem informasi manajemen kepegawaian oleh instansi atau pemerintah lebih lanjut
diatur dalam pasal 3 (ayat 3) Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 Tahun 2000 dijelaskan bahwa SIMPEG
Kabupaten/ kota berkedudukan di Kabupaten/Kota yang pengelolaannya dilaksanakan oleh Badan Kepegawaian
Kabupaten/Kota.
Dari definisi-definisi diatas maka dapat disimpulkan bahwa sistem informasi manajemen kepegawaian adalah suatu sistem
yang mampu mengolah data kepegawaian menjadi informasi bermutu yang dapat menunjang kelancaran administrasi
kepegawaian atau mengoptimalisasikan administrasi kepegawaian untuk membantu terwujudnya tujuan organisasi.
II. 4. Pendidikan dan Pelatihan (Diklat)
Menurut Musanef (1996: 253) dalam perencanaan total sistem dari Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian perlu dirancang
secara cermat, salah satunya yaitu sistem informasi pembinaan pegawai, yang mencakup sistem informasi diklat
pegawai.
Dalam pasal 1 ayat (1) Peraturan Pemerintah RI Nomor 101 Tahun 2000 tentang Pendidikan dan Pelatihan jabatan Pegawai
Negeri Sipil dikemukakan bahwa :
“Pendidikan dan Pelatihan jabatan Pegawai Negeri Sipil yang selanjutnya disebut pendidikan dan latihan (Diklat)
adalah proses penyelenggaraan belajar mengajar dalam rangka meningkatkan kemampuan Pegawai Negeri Sipil.”
Dalam UU Nomor 43 Tahun 1999 pasal 3 disebutkan :
“Pegawai Negeri berkedudukan sebagai unsur aparatur negara yang bertugas untuk memberikan pelayanan kepada masyarakat secara
profesional, jujur, adil, dan merata dalam penyelenggaraan tugas negara, pemerintahan, dan pembangunan”.
Lebih lanjut pasal 31 dalam UU Nomor 43 Tahun 1999 disebutkan :
“Untuk mencapai daya guna dan hasil guna yang sebesar-besarnya diadakan pengaturan dan penyelenggaraan
pendidikan dan pelatihan jabatan Pegawai Negeri Sipil yang bertujuan untuk meningkatkan pengabdian, mutu,
keahlian, kemampuan, dan ketrampilan”
Menurut Jan Bella yang di kutip oleh Hasibuan (2009: 70) mengartikan Pendidikan dan Pelatihan sama dengan pengembangan,
yaitu :
“Pendidikan dan Pelatihan sama dengan pengembangan yang merupakan proses peningkatan keterampilan kerja baik
teknis maupun manajerial. Pendidikan berorientasi pada teori, dilakukan dalam kelas, berlangsung lama dan biasanya
menjawab why, sedangkan pelatihan berorientasi pada praktek, dilakukan dilapangan, berlangsung singkat dan
biasanya menjawab how”.
Dr. B. Siswanto Sastro (2003: 200) mengenai pengertian pendidikan dan pelatihan sebagai berikut :
“Pendidikan adalah segala sesuatu untuk membina kepribadian dan mengembangkan kemampuan manusia, jasmaniah,
dan rohaniah yang berlangsung seumur hidup, baik di dalam maupun di luar sekolah, untuk pembangunan persatuan
dan masyarakat adil dan makmur dan selalu ada dalam keseimbangan. Sedangkan pelatihan adalah bagian pendidikan
yang menyangkut proses belajar untuk memperoleh dan meningkatkan keterampilan diluar system pendidikan yang
berlaku dalam waktu yang relatif singkat, dan dengan metode yang lebih mengutamakan praktek dari pada teori”.
Dari berbagai pendapat tersebut diatas, jelas bahwa pendidikan dan latihan diselenggarakan oleh suatu organisasi merupakan
proses dari sistem informasi manajemen kepegawaian.
PP No. 101/2000 tentang Diklat berbasis kompetensi yang meliputi :
a. Diklat Prajabatan, yaitu Diklat merupakan syarat pengangkatan CPNS menjadi PNS. Diklat Prajabatan
dilaksanakan untuk memberikan pengetahuan dalam rangka pembentukan wawasan kebangsaan,
kepribadian dan etika PNS, disamping pengetahuan dasar tentang sistem penyelenggaraan
pemerintahan negara, bidang tugas, dan budaya organisasinya agar mampu melaksanakan tugas dan
perannya sebagai pelayan masyarakat.
b. Diklat Dalam Jabatan, yaitu Diklat yang dilaksanakan untuk mengembangkan pengetahuan,
keterampilan, dan sikap PNS agar dapat melaksanakan tugas-tugas pemerintahan dan pembangunan
dengan sebaik-baiknya. Diklat dalam jabatan terdiri atas :
i. Diklat Kepemimpinan : dilaksanakan untuk mencapai persyaratan kompetensi kepemimpinan
aparatur pemerintah yang sesuai dengan jenjang jabatan struktural.
ii. Diklat Fungsional : dilaksanakan untuk mencapai persyaratan kompetensi yang sesuai dengan
jenis dan jenjang jabatan fungsional masing-masing.
iii. Diklat Teknis : dilaksanakan untuk mencapai persyaratan kompetensi teknis yang diperlukan
untuk melaksanakan tugas PNS.
Dalam penelitian ini, penulis berfokus kepada diklat teknis dengan alasan jenis diklat teknis jumlahnya sangat banyak
dan beragam sesuai dengan tugas instansi yang bersangkutan.
Salah satu jenis diklat yang berhubungan dengan keahlian adalah diklat teknis yang diharapkan dapat membantu aparat
pemerintah untuk meningkatkan keahlian dan profesionalisme di bidangnya.
Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) Teknis memberikan keterampilan dan atau penguasaan pengetahuan teknis yang berhubungan
secara langsung dengan pelaksanaan tugas pokok instansi yang bersangkutan. Diklat Teknis dapat dilaksanakan secara
berjenjang dengan memperhatikan tingkat dan jenis-jenis pekerjaan dalam jabatan Pegawai Negeri Sipil, baik jabatan struktural
maupun jabatan fungsional, jenjang pendidikan dan pelatihan Teknis ditetapkan oleh masing-masing instansi yang bersangkutan
dan atau bersama dengan instansi teknis lainnya. (Musanef, 1996: 120).
Tujuan diklat teknis adalah untuk meningkatkan kemampuan auditor intern dalam rangka menjalankan tugas-tugas
pengawasan.
Dengan mengikuti program diklat teknis ini peserta diharapkan :
c. Memahami dan mempunyai kemampuan melaksanakan tugas sesuai diklat teknis yang diikuti.
d. Mempunyai keahlian dan keterampilan di bidang teknis tertentu guna mendukung pelaksanaan tugas secara efektif dan
efisien.
e. Dapat meningkatkan kompetensi tertentu dalam melakukan tugas pengawasan.
Untuk peserta diklat teknis yaitu tiap-tiap Departemen/ LPND memiliki pekerjaan-pekerjaan teknis sesuai dengan misi
instansi yang bersangkutan. Para pelaksana pekerjaan teknis agar mampu melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis
yang akan dibebankan dan menjadi tanggung jawab. Diklat teknis dapat pula diikuti oleh pejabat struktural dan pejabat f
ungsional, apabila keahlian dan keterampilan serta pengetahuan dalam pendidikan dan pelatihan teknis tersebut diperlu
kan dalam pelaksanaan tugas pekerjaan jabatannya. (Musanef,1996: 120).
Menurut Sadili Samsudin (2006: 49) dalam bukunya “Manajemen Sumber Daya Manusia”, menyebutkan bahwa
pada sistem kepegawaian terdapat suatu bentuk model data, yaitu salah satunya Pendidikan dan Pelatihan. Dimana
pendidikan adalah salah satu rangka keberhasilan personel dalam menunjang strategi departemen di unit
organisasinya. Adapun proses yang termasuk dalam sistem kepegawaian ini adalah:
i. Perencanaan jadwal pendidikan, yang berhubungan dengan pendidikan yang akan diselenggarakan
oleh organisasi.
ii. Perencanaan kebutuhan pendidikan, yang berhubungan dengan rencana pendidikan yang akan
diikuti oleh personel yang berhubungan dengan tugas dan tanggung jawabnya.
iii. Realisasi pendidikan, yang berhubungan dengan mencatat informasi yang berhubungan dengan
kesetaraan personel pada pendidikan yang diikutinya.
Oleh karena itu, pelaksanaan pendidikan dan latihan pegawai harus berpedoman dan mengarah kepada kebutuhan pembinaan
pegawai sesuai dengan data ataupun informasi yang dikeluarkan oleh SIMPEG Badan Kepegawaian Daerah sehingga manfaat
SIMPEG sebagai penyedia informasi yang mutakhir dan bermutu dapat menunjang kelancaran administrasi kepegawaian de
ngan optimal.
II.5. Pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian untuk Kebutuhan Diklat
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian dimaksudkan untuk mengefisienkan dan mengoptimalkan manajemen PNS di
lingkungan Pemerintah Daerah melalui sistem basis data kepegawaian yang terintegrasi, tertib, teratur, transparan, dan aman,
yang juga dapat memberikan masukan bagi proses perencanaan, pengembangan, mutasi/pengangkatan, kesejahteraan,
pengendalian, hingga kebijakan terkait mengenai PNS di lingkungan Pemerintah Daerah.
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) memberikan sarana pengumpulan, pengolahan data yang
berhubungan erat dengan manajemen kepegawaian dan perencanaan pegawai. Kebutuhan informasi yang
berhubungan dengan fungsi-fungsi kepegawaian sangatlah banyak. Salah satunya yaitu Pendidikan dan Pelatihan
(Diklat) yang membutuhkan informasi yang tepat waktu dan akurat.
Veitzhal Rivai (2005: 230) dalam bukunya yaitu Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan
mengemukakan manfaat khusus dari Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian :
6357107. Mengantisipasi kebutuhan-kebutuhan Diklat dalam rangka memastikan pelaksanaan dan penempatan Diklat
yang tepat.
2. Mempelajari komposisi usia, suku, jenis kelamin dari berbagai pekerjaan dan kelas pekerjaan guna memastikan
apakah semua itu sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
3. Penilaian kebutuhan Diklat untuk menganalisis kinerja individu dan menentukan pegawai-pegawai mana yang
memerlukan pelatihan lebih lanjut.
Mencermati tujuan dari penelitian ini yaitu untuk menjelaskan pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaia
n untuk kebutuhan Diklat di Kabupaten Sidenreng Rappang, maka penulis mengutip pendapat dari seorang ahli Scott
George, M (2004: 69) yang mengatakan bahwa Sistem Informasi memiliki tiga kegiatan utama yaitu input, process dan ou
tput.
a. Masukan (Input)
Fungsi input memberikan kemampuan untuk memasukkan informasi personalia ke dalam SIMPEG. Ini meliputi berbagai prosedur
yang diperlukan untuk mengumpulkan data. Oleh karena itu kedudukan data base dalam fungsi masukan ini merupakan
langkah terpenting proses pengembangan sistem melalui kreasi data base. Sebagai titik awal, data base hendaknya
mencakup elemen-elemen data esensial yang dibutuhkan baik secara internal oleh organisasi maupun untuk
pemudahan kebutuhan pihak-pihak eksternal.
Fungsi input memegang peranan sangat vital dalam proses penciptaan data. Suatu metode masukan harus ditetapkan untuk
setiap elemen data, langkah-langkah pengeditan dan pemrosesan data harus dirumuskan, dan berbagai kerangka dan laporan
standar harus dijabarkan agar elemen data yang diperlukan dapat dirinci secara jelas.
Input adalah informasi atau data yang telah atau akan dialihkan dari suatu media penyimpanan ekstern ke dalam penyimpanan
intern komputer, input juga dapat diartikan sebagai penguaraian rutin-rutin peralatan atau kumpulan peralatan yang diperlukan
(Moekijat, 2005: 26).
Didalam beberapa pendekatan sistem dijelaskan bahwa :
“Input adalah fungsi input terjadi karena suatu sistem mendapat pengaruh dari lingkungan yang mengitari suatu sistem
baik yang bersifat faktor manusia atau pun non manusia, sehingga terminologi sistem setiap pengaruh terhadap
berfungsinya suatu sistem disebut input.” (Kartaprawira, 1990: 24).
Dari dasar pemikiran tersebut diatas memberikan suatu pemahaman bahwa bekerjanya sistem itu karena adanya berbagai
pengaruh. Hal ini secara kasar dapat pula dikatakan bahwa input juga terdiri dari tuntutan dan dukungan. Tuntutan yang
dimaksud adalah suatu keharusan, yang jika tidak terpenuhi maka sistem tersebut tidak berjalan.
Untuk menjamin tersedianya informasi yang bermutu tinggi maka data yang dikumpulkan sebaiknya memiliki jaminan: (a) mutu
data yang dikumpulkan tinggi, (b) relevan dengan kepentingan pemakainya, (c) digali dari sumber yang dapat
dipercaya, baik internal maupun eksternal. Cara memperoleh data dapat bersifat seketika maupun berkala (Siagian,
2008: 81).
Untuk selaras dan terinterelasi dengan masukan (input), maka diperlukan teknologi informasi yang memadai, kelengkapan
data yang diambil sebagai data dasar, serta unsur manusia sebagi pelaksana. Namun dalam kaitannya dengan
penelitian ini, sebagai perancangan penting dari apa yang hendak diteliti, tentu diperlukan bahan sebagai masukan (inpu
t) untuk mengukur operasional bekerjanya sistem informasi sebagai dukungan dalam melaksanakan tugas. Data-data
yang digunakan sebagai bahan masukan (input) dalam proses kerja SIMPEG dalam kaitannya dengan pemanfaatan
SIMPEG antara lain :
6357110. Data Pokok pegawai;
2. Data pengangkatan sebagai CPNS;
3. Data kenaikan pangkat;
4. Pelatihan Kepegawaian;
5. Daftar nominatif pegawai menurut diklat struktural;
6. Daftar nominatif pegawai menurut diklat fungsional;
7. Daftar nominatif pegawai menurut diklat teknis;
8. Riwayat kepangkatan dan jabatan;
9. Perubahan-perubahan lain yang digunakan sebagai bahan masukan (input).
a. Proses (Process)
Proses lebih tertuju pada upaya merubah sesuatu hal kedalam bentuk yang lain sehingga lebih bermakna dan
mempunyai arti. Proses secara harfiah dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (2005: 899) diartikan sebagai “1)
Runtutan perubahan dalam perkembangan sesuatu; 2) Rangkaian tindakan pembuatan atau pengolahan yang
menghasilkan produk”.
Dalam kaitannya dengan sistem informasi, Lott dalam The Liang Gie (1983: 319) berpendapat “Processing refers to any
steps taken, by whaever means possible, to make date usable for aspectied purpose”. (proses menunjuk pada langkahlangkah apa pun yang dilakukan dengan sarana-sarana apapun yang mungkin untuk membuat data dapat dipergunakan
bagi sesuatu maksud tertentu).
Pendapat ini lebih cenderung menilai proses itu sebagai pengolahan khususnya ditujukan dalam mengolah data berdasarkan dari
tahapan yang harus dijalankan dalam mencapai tujuan. Sejalan dengan hal di atas maka dalam SIMPEG, proses merupakan
kegiatan, aktifitas, tindakan atau perlakuan, baik oleh manusia, mesin atau keduanya.
Pengolahan data merupakan suatu kegiatan pikiran dengan bantuan tangan atau suatu peralatan yang mengikuti serangkaian
langkah-langkah perumusan atau pola tertentu untuk mengubah data, sehingga data tersebut baik dalam bentuk, susunan, sifat
atau isinya menjadi lebih berguna. Pengolahan data senantiasa menjadi tugas yang kritis bagi sistem informasi sebuah organisasi,
sehingga diperlukan suatu sistem pengolahan data yang mampu memberikan hasil informasi yang memiliki makna atau juga
manfaat bagi organisasi itu sendiri.
Metode atau prosedur kerja dalam pengolahan data yang berperan selaku “peraturan permainan” dalam kehidupan organisasiona
l menurut
data.
Siagian (2008: 99) antara lain: (a) identifikasi sumber data, (b) penyimpanan data, dan (c) pemeliharaan
Identifikasi sumber data
Langkah pertama yang dilakukan dalam pengolahan data yaitu identifikasi data yang dibutuhkan untuk kemudian diolah
menjadi informasi. Untuk itu dapat digambarkan Musanef (1996: 248) sebagai berikut :
Diagram Alur Data Menjadi Informasi dalam SIMPEG
Gambar 3
Dalam mengidentifikasi data yang diperlukan, mengacu pada dasar pemikiran (Musanef, 1996: 248) terdiri atas :
6357120. Kelompok konsumen
2. Kelompok organisasi
3. Kelompok SIMPEG
4. Kelompok lembaga diklat
5. Kelompok pendukung
Identifikasi data dan kebutuhan informasi adalah sebuah proses untuk mendapatkan data yang sesuai dengan kebutuhan dan apa y
ang diinginkan. Dalam proses identifikasi kedua belah pihak terlibat aktif pada tahap ini. Informasi yang diperoleh dari pengguna
menjadi acuan bagi penyedia informasi sebagai bahan pertimbangan menyediakan informasi yang tepat. Tiga faktor yang harus
dipenuhi ketika melakukan identifikasi sumber data yaitu lengkap, detail, dan benar.
Penyimpanan data
Keluaran dari pengolahan data berupa informasi harus disimpan sedemikian rupa sehingga keamanannya terjamin dan
mudah ditelusuri dan diambil apabila diperlukan (Siagian: 2008: 82).
Sangat penting peranan data kepegawaian dalam rangka melaksanakan pembinaan Pegawai Negeri Sipil sehingga perlu
adanya pembentukan sistem penyimpanan data kepegawaian yang dapat dilaksanankan dengan 2 (dua) cara yaitu :
6357126. Secara Manual : merupakan pelaksanaan kegiatan pencatatan, penyimpanan dan pengolahan
dilaksanakan secara manual, dengan media Buku Induk, File/ Tata Naskah perorangan yang disimpan dalam unit
almari khusus.
2. Secara Elektronik : merupakan pelaksanaan kegiatan perekaman dan penyimpanan dalam media Komputer. D
alam proses penyimpanan data perlu dilakukan penyimpanan data dalam database yang terstruktur dengan baik agar
dalam pencarian data dapat dengan mudah dilakukan.
Pemeliharaan data
Tujuan dari pemeliharaan data yaitu untuk menyediakan data dan menjaga keamanan data dalam kualitas yang baik dan
lengkap untuk menunjang penyelenggaraan pelayanan informasi kepegawaian sesuai dengan tujuan dan sasaran
organisasi.
Dengan dikembangkannya suatu program aplikasi komputer yang dinamakan Sistem Informasi Manajemen
Kepegawaian disingkat SIMPEG. Program ini memungkinkan pengguna menghimpun data tiap PNS, merekam
perubahan yang terjadi, serta menyimpannya dalam satu himpunan data (disebut database). Dari database tersebut
bisa dijadikan sumber data dalam pelaksanaan administrasi kepegawaian maupun output yang dapat dijadikan
informasi untuk membantu pembuatan kebijakan kepegawaian.
Proses tersebut disebut sebagai pemutakhiran data yaitu perubahan sebagian atau seluruh data awal yang tercatat pada
master Data Base.
Bentuk pemeliharaan lainnya yaitu menjaga keamanan data ataupun informasi. Bentuk keamanan data ini secara manual m
aupun elektronik, dimana secara manual yaitu data atau informasi dalam bentuk print out disimpan di lemari khusus
yang memiliki tingkat pengamanan, kemudian secara elektronik yaitu tingkat pengamanan dengan pemberian password
pada masing-masing komputer tempat berlangsungnya pengolahan data.
Pentingnya keamanan data maupun informasi dapat dilihat dari tiga sudut pandang oleh Siagian (2008: 82) yaitu ;
a. Agar jangan sampai jatuh di tangan orang atau pihak yang tidak berhak.
b. Aman terhadap kerusakan karena tempat dan cara penyimpanan yang tidak tepat.
c. Aman dari bahaya kebakaran.
Dari beberapa penjelasan diatas maka dapat disimpulkan bahwa Process (Proses) adalah pengolahan lebih lanjut
tertuju pada upaya, aktifitas, langkah-langkah, metode, tindakan atau perlakuan untuk merubah sesuatu hal kedalam
bentuk yang lain sehingga lebih bermakna dan mempunyai arti.
.
i. Output (Keluaran)
Dalam banyak hal sebuah program input, process dan output dapat dikatakan baik jika dapat menyajikan informasi yang
akurat sesuai yang dikehendaki.
Kartaprawira (1990: 28) “output adalah aktifitas yang dijalankan oleh sistem informasi sebagai respon terhadap tuntutan, tekanan
dan masukan lainnya”. Pemahaman ini memiliki hubungan dengan penelitian ini yakni dengan adanya input dan proses dalam
SIMPEG maka akan menghasilkan output berupa informasi-informasi, antara lain :
d. Laporan daftar urut kepangkatan;
e. Laporan jumlah pegawai secara keseluruhan atau per unit kerja;
f. Laporan jumlah pegawai menurut :
i. Jenis pendidikan dan golongan
ii. Jenis kelamin dan usia
iii. Yang telah dan akan naik pangkat
iv. Yang telah dan akan pensiun
v. Yang telah mengikuti diklat
g. Laporan nominatif pegawai;
h. Daftar Kekuatan Pegawaian;
i. Surat Keputusan.
Menurut Moekijat (2005: 27) “Output adalah informasi yang dihasilkan oleh manipulasi penanganan komputer dan yang
akan diserahkan kepada pihak yang berhak dan membutuhkannya”.
Landasan keputusan-keputusan kepegawaian yang sehat adalah informasi kepegawaian yang baik. Informasi
kepegawaian patut disediakan bagi pimpinan dengan cara sedemikian rupa sehingga memfasilitasi pengambilan
keputusan.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa output (keluaran) dalam penelitian ini adalah kemampuan memproduksi
keluaran sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan organisasi, keluaran yang disediakan oleh sistem merupakan
penghubung penting antara SIMPEG dengan para pemakainya. Ini bisa meliputi laporan-laporan maupun informasi kepe
gawaian yang diperlukan dalam rangka pengembangan pegawai khususnya dalam hal Pendidikan dan Pelatihan
(Diklat) pegawai.
II. 6 Kerangka Konseptual
E-Government adalah upaya mengaplikasikan pelayanan kepemerintahan melalui sistem informasi berbasis komputer. S
alah satu perwujudan dari E-Government adalah dengan mengembangkan sebuah sebuah Sistem Informasi
Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) sebagai implementasi penggunaan teknologi informasi dan komunikasi dalam
pemerintahan. Pemberlakuan otonomi daerah menuntut setiap daerah lebih mandiri dalam mengurus rumah
tangganya serta mengurangi ketergantungan terhadap pemerintahan pusat, proses pemandirian ini sekaligus
merupakan pemberdayaan bagi sumber daya manusia di daerah.
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) adalah suatu sistem yang mampu mengolah data kepegawaian
menjadi informasi bermutu. yang dapat menunjang kelancaran administrasi kepegawaian atau mengoptimalisasikan
administrasi kepegawaian untuk membantu terwujudnya tujuan organisasi. Pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen Ke
pegawaian (SIMPEG) untuk kebutuhan diklat yaitu proses, upaya atau usaha-usaha untuk mendayagunakan Sistem
Informasi Manajemen Kepegawaian guna mendukung penyelenggaraan manajemen kepegawaian secara optimal,
yang pengelolaannya terdiri dari input, process dan output.
Input (Masukan) adalah kemampuan untuk memasukkan data yang siap untuk diolah menjadi informasi yang
berguna.
Process (Proses) adalah pengolahan lebih lanjut tertuju pada upaya, aktifitas, prosedur, metode, langkah-langkah,
tindakan atau perlakuan untuk merubah sesuatu hal kedalam bentuk yang lain sehingga lebih bermakna dan
mempunyai arti. Dalam hal ini proses yaitu pengolahan data yang terdiri dari identifikasi sumber data yaitu proses untuk
mendapatkan data yang sesuai dengan kebutuhan dan apa yang diinginkan, penyimpanan data yaitu proses
pelaksanaan kegiatan penyimpanan data atau pun informasi yang dilaksanakan secara manual maupun melalu media
elektronik, serta pemeliharaan data dan informasi yaitu upaya untuk menyediakan data dan menjaga keamanan data dal
am kualitas yang baik dan lengkap untuk menunjang penyelenggaraan pelayanan informasi kepegawaian sesuai
dengan tujuan dan sasaran organisasi.
Serta Output (Keluaran) berupa penyajian data dan informasi yang kesemuanya saling berhubungan, mempengaruhi
dan saling ketergantungan dalam rangka menunjang ketersediaan informasi untuk kebutuhan Diklat secara
berdayaguna.
Untuk lebih jelasnya berikut terdapat gambar kerangka konsep yang menjadi landasan berfikir, yaitu :
Kerangka Konseptual
Gambar 4
BAB III
METODE PENELITIAN
III.1. Lokasi Penelitian
Penelitian ini dilaksanakan pada Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Kabupaten Sidenreng Rappang sebagai lembaga teknis yang
mengurus aparatur pemerintah sesuai dengan tugas dan fungsinya yaitu memberikan pelayanan prima dan profesional
kepada aparatur dalam lingkup Pemerintah Kabupaten Sidenreng Rappang terkhusus untuk pengelola Sistem
Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) yang melaksanakan pengembangan informasi kepegawaian
Lokasi penelitian kedua yaitu Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) Kabupaten Sidenreng Rappang s
ebagai salah satu SKPD pengguna dan yang merasakan manfaat SIMPEG.
III.2. Pendekatan Penelitian
Dalam penelitian ini penulis menggunakan pendekatan kualitatif. Penelitian kualitatif bertujuan untuk mengungkapkan
informasi kualitatif sehingga lebih menekankan pada masalah proses dan makna dengan mendeskripsikan sesuatu
masalah (Sugiono, 2007: 11). Penelitian yang dilakukan bersifat Deskriptif yaitu untuk mengetahui atau menggambarkan
kenyataan dari kejadian yang diteliti atau penelitian yang dilakukan terhadap variabel mandiri atau tunggal, yaitu tanpa
membuat perbandingan atau menghubungkan dengan variabel lain. Sehingga memudahkan penulis untuk
mendapatkan data yang objektif dalam rangka memahami pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
(SIMPEG) untuk kebutuhan Diklat di Kabupaten Sidenreng Rappang.
III.3. Tipe dan Dasar Penelitian
Tipe penelitian yang digunakan oleh penulis dalam penelitian ini adalah Deskriptif, terbatas pada usaha mengungkapkan
suatu masalah atau keadaan atau peristiwa sebagaimana adanya sehingga bersifat sekedar untuk mengungkapkan
fakta dan memberikan gambaran secara obyektif tentang keadaan sebenarnya dari obyek yang diteliti (Hadari, 2007:
33). Sedangkan dasar penelitiannya adalah wawancara kepada narasumber/ informan yang berisi pertanyaanpertanyaan mengenai hal yang berhubungan dengan rumusan masalah penelitian.
III.4. Unit Analisis
Unit analisis dalam penelitian ini adalah organisasi, dalam artian menilai sistem yang digunakan melalui masing-masing
pegawai yang terlibat dalam pelaksanaan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) serta pihak
penanggung jawab pelaksanaan SIMPEG baik secara langsung maupun tidak langsung. Unit analisis tersebut dipilih
untuk mengetahui pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) untuk kebutuhan Diklat di Kabup
aten Sidenreng Rappang.
III.5. Narasumber atau Informan
Narasumber atau Informan dalam penelitian ini adalah orang yang dapat memberikan informasi tentang situasi dan
kondisi latar penelitian. Informan ini harus banyak pengalaman tentang penelitian, serta dapat memberikan
pandangannya dalam tentang nilai-nilai, sikap, proses dan kebudayaan yang menjadi latar penelitian setempat. Dalam
penelitian ini informan yang peneliti maksudkan adalah pegawai baik pimpinan ataupun bawahan yang terlibat dalam pe
manfaatan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian untuk kebutuhan Diklat baik secara langsung maupun tidak
langsung pada Badan Kepegawaian Daerah dan beberapa orang pegawai pada Badan Perencanaan Permbangunan Da
erah Kabupaten Sidenreng Rappang yang pernah mengikuti kegiatan Diklat.
Adapun informan tersebut adalah sebagai berikut :
Kepala BKD Kabupaten Sidenreng Rappang
Sekertaris BKD Kabupaten Sidenreng Rappang
Kepala Bidang Pengembangan dan Diklat
Kepala Sub Bidang Pengembangan Karir Pegawai
Kepala Sub Bidang Diklat
Kepala Bidang Mutasi
Kepala Sub Bidang Data dan Simpeg
Kepala Sub Bagian Keuangan
3 orang Staff/ pegawai BKD
7 orang Staff/ pegawai BAPPEDA yang pernah mengikuti Diklat terkhusus untuk diklat teknis
III.6. Jenis dan Sumber Data
III.6.1. Data Primer
Data primer yaitu yang diperoleh secara langsung pada sumber data yaitu para pegawai mulai dari pimpinan teratas sampai
kepada pegawai pada unit terkecil pada Badan Kepegawaian Daerah dan BAPPEDA Kabupaten Sidenreng Rappang
yang bersangkutan dengan cara pengamatan atau observasi dan wawancara pada informan untuk mendapatkan
jawaban yang berkaitan dengan Pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) untuk kebutuhan
Diklat.
III.6.2. Data Sekunder
Data sekunder yaitu data yang diperoleh secara tidak langsung untuk mendukung penulisan pada penelitian ini melalui dokumen
atau catatan yang ada serta tulisan-tulisan karya ilimiah dari berbagai media, literatur-literatur, arsip-arsip resmi yang dapat
mendukung kelengkapan data primer yang senantiasa berkaitan dengan masalah Pemanfaatan Sistem Informasi
Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) untuk kebutuhan Diklat.
III.7. Teknik Pengumpulan Data
a. Wawancara mendalam (indepth interview)
Menurut Miles dan Huberman, wawancara atau (interview) adalah kegiatan yang dilakukan pada saat konteks yang dianggap
tepat guna dalam mendapatkan data yang mempunyai kedalaman dan dapat dilakukan berkali-kali secara frekuentatif
sesuai dengan keperluan peneliti tentang kejelasan masalah penelitian yang difokuskannya.Teknik ini dimaksudkan
agar peneliti mampu mengeksplorasi data dari informan yang bersifat nilai, makna, dan pemahamannya yang tidak
mungkin dilakukan melalui teknik survey.
b. Observasi
Observasi yakni metode ini menitik beratkan pada pengamatan langsung ke lokasi penelitian guna melihat dan mengetahui secara pasti
mengenai pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) untuk kebutuhan Diklat di Kabupaten
Sidenreng Rappang.
c. Studi Dokumen
Studi dokumen yaitu cara pengumpulan data dan telaah pustaka, dimana dokumen-dokumen yang dianggap menunjang dan relevan dengan
permasalahan yang akan diteliti baik berupa literatur, laporan tahunan, majalah, jurnal, tabel, karya tulis ilmiah dokumen
peraturan pemerintah dan undang-undang yang telah tersedia pada lembaga yang terkait dipelajari, dikaji dan disusun/
dikategorikan sedemikian rupa sehingga dapat diperoleh data guna memberikan informasi berkenaan dengan penelitian
yang akan dilakukan (Miles dan Huberman, 1992).
III.8. Teknik Analisis Data
Untuk menghasilkan dan memperoleh data yang akurat dan objektif sesuai dengan apa yang menjadi tujuan dalam penelitian ini,
maka analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah teknik analisis data kualitatif dengan cara analisis konteks dari
telaah pustaka dan analisis pernyataan dari hasil wawancara dari informan. Dalam melakukan analisis data peneliti mengacu
pada beberapa tahapan yang dijelaskan Miles dan Huberman yang terdiri dari beberapa tahapan antara lain :
i. Pengumpulan informasi melalui wawancara terhadap key informan yang compatible terhadap
penelitian kemudian observasi langsung ke lapangan untuk menunjang penelitian yang dilakukan
agar mendapatkan sumber data yang diharapkan.
ii. Reduksi data (data reduction) yaitu proses pemilihan, pemusatan perhatian pada
penyederhanaan, trasformasi data kasar yang muncul dari catatan-catatan di lapangan selama
meneliti, tujuan diadakan transkrip data (transformasi data) untuk memilih informasi mana yang dianggap sesuai
dengan masalah yang menjadi pusat penelitian dilapangan.
iii. Penyajian data (data display) yaitu kegiatan sekumpulan informasi dalam bentuk teks naratif,
grafik jaringan, tabel dan bagan yang bertujuan mempertajam pemahaman penelitian terhadap informasi yang dipilih
kemudian disajikan dalam tabel ataupun uraian penjelasan. Namun yang paling sering digunakan untuk menyajikan
data penelitian kualitatif adalah dengan teks yang bersifat naratif.
iv. Pada tahap akhir adalah penarikan kesimpulan atau verifikasi (conclution drawing/ verification), yang
mencari arti pola-pola penjelasan, konfigurasi yang mungkin, alur sebab akibat dan proposisi. Penarikan kesimpulan
dilakukan secara cermat dengan melakukan verifikasi berupa tinjauan ulang pada catatan-catatan dilapangan
sehingga data-data di uji validasinya.
III.9. Fokus Penelitian
Fokus penelitian merupakan penjelasan dari kerangka konseptual yang digunakan sebagai dasar dalam pengumpulan data
sehingga tidak terjadi bias terhadap data yang diambil. Untuk menyamakan pemahaman dan cara pandang terhadap
karya ilmiah ini, maka penulis akan memberikan penjelasan mengenai maksud dan fokus penelitian terhadap
penulisan karya ilmiah ini yaitu sebagai berikut :
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) adalah suatu sistem yang mampu mengolah data kepegawaian
menjadi informasi bermutu yang dapat menunjang kelancaran administrasi kepegawaian atau mengoptimalisasikan
administrasi kepegawaian untuk membantu terwujudnya tujuan organisasi.
Pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian untuk kebutuhan Diklat pada Badan Kepegawaian Daerah
Kabupaten Sidrap yaitu proses, upaya atau usaha-usaha untuk mendayagunakan Sistem Informasi Manajemen
Kepegawaian guna mendukung penyelenggaraan manajemen kepegawaian dalam hal ini pelaksanaan diklat, yang
pengelolaannya terdiri atas input, process dan output.
d. Input (Masukan) adalah kemampuan dan keterampilan pegawai dalam kegiatan mengumpulkan
berbagai data kepegawaian untuk dilakukan pengolahan.
e. Process (Pengolahan) adalah kemampuan dan keterampilan yang dimiliki oleh pegawai dalam
melakukan proses kegiatan pengolahan data yang terdiri atas :
identifikasi sumber data, adalah sebuah proses untuk mencari dan mendapatkan data atau pun informasi sesuai den
gan kebutuhan dan apa yang diinginkan
penyimpanan data, adalah suatu proses pelaksanaan kegiatan penyimpanan data atau pun informasi yang
dilaksanakan secara manual yaitu dengan media Buku Induk, File/ Tata Naskah perorangan yang disimpan dalam unit le
mari khusus dan secara elektronik yaitu pelaksanaan kegiatan perekaman dan penyimpanan data atau pun informasi
dalam media Komputer atau media penyimpanan lainnya seperti flash disk, CD, atau pun hard disk.
pemeliharaan data, adalah upaya untuk menyediakan data dan menjaga keamanan data dalam kualitas yang
baik dan lengkap untuk menunjang penyelenggaraan pelayanan informasi kepegawaian sesuai dengan tujuan
dan sasaran organisasi. Bentuk dari pemeliharaan data yaitu :
a. melaksanakan pemutakhiran data yaitu perubahan sebagian atau seluruh data awal secara berkala untuk
mendapatkan data yang lebih up to date yang tercatat pada master Data Base.
b. menjaga keamanan data secara manual atau elektronik, dimana secara manual yaitu data atau
informasi dalam bentuk print out disimpan di lemari khusus yang tersusun secara terstruktur dan memiliki tingkat
pengamanan, kemudian secara elektronik yaitu tingkat pengamanan dengan pemberian password pada masingmasing komputer tempat berlangsungnya pengolahan data
3. Output (Keluaran) adalah kemampuan memproduksi keluaran sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan organisasi
dan hasil akhir dari proses sistem informasi manajemen yang berbentuk informasi serta disajikan secara akurat, tepat
waktu (up to date), handal, konsisten, dan relevan.
BAB IV
GAMBARAN UMUM DAN LOKASI PENELITIAN
IV.1. Gambaran Umum Lokasi Penelitian
Kabupaten Sidenreng Rappang atau Sidrap merupakan salah satu Kabupaten di Provinsi Sulawesi Selatan dengan ibukota
nya Pangkejene berjarak ±183 km dari Kota Makassar, dengan luas wilayah secara keseluruhan 1.883,25 Km² yang
secara administratif terbagi menjadi 11 kecamatan, 38 kelurahan, dan 65 desa yang berbatasan langsung dengan
Kabupaten Pinrang dan Kabupaten Enrekang di sebelah utara, Kabupaten Barru dan Kabupaten Soppeng di sebelah
selatan, Kabupaten Luwu dan Kabupaten Wajo di sebelah timur, serta Kabupaten Pinrang dan Kota Pare-pare di
sebelah barat.
Secara geografis, kabupaten ini terletak di sebelah utara Kota Makassar, tepatnya diantara titik koordinat : 3043 - 4009 Linta
ng Selatan, dan 119041 – 120010 Bujur Timur.
Keadaan topografi wilayah Kabupaten Sidenreng Rappang terletak pada ketinggian antara 10 m -1500 m dari
permukaan laut. Keadaan Topografi wilayah di daerah ini sangat bervariasi berupa wilayah datar seluas 879,85 km2
(46,72%), berbukit seluas 290,17 km2 (15,43) dan bergunung seluas 712,81 km2 (37,85%).
Dikelilingi oleh delapan Kabupaten/Kota tetangga yang juga sekaligus berada di tengah-tengah jazirah Sulawesi
Selatan, menempatkannya sebagai jalur perlintasan transportasi utara-selatan dan timur-barat begitupun sebaliknya
khususnya di kawasan ajatappareng. Kondisi ini otomatis juga menjadikan Kabupaten Sidenreng Rappang memiliki
daya akses yang luas dan mudah dari segala penjuru, sehingga merupakan nilai tambah bagi Kabupaten Sidenreng
Rappang dibanding dengan daerah lainnya. Posisi dan kekuatan yang dimiliki tersebut sangat berperan penting dalam
mewujudkan cita-cita Pemerintah Kabupaten Sidenreng Rappang seperti yang tertuang dalam visinya yaitu
Terwujudnya Sidenreng Rappang sebagai Pusat Agribisnis Modern dan Lima Terbaik di Sulawesi Selatan
dalam Pembangunan Manusia. Potensi Sumber Daya Manusia dan Sumber Daya Alam yang dimiliki Kabupaten
Sidenreng Rappang seperti tanahnya yang subur dengan berbagai variasi ketinggian dan dukungan iklim yang
memadai menjadikan Kabupaten Sidenreng Rappang memiliki keunggulan kompetitif untuk pengembangan pertanian
dan menghasilkan berbagai produk pertanian dalam arti luas (termasuk komoditi tanaman pangan, peternakan,
perikanan, perkebunan, dan kehutanan).
Lokasi yang menjadi obyek dalam penelitian ini adalah Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sidenreng Rappang sebagai
lembaga teknis yang mengurus Aparatur Pemerintah yang sesuai dengan tugas dan fungsinya yaitu memberikan pelayanan prima
dan profesional kepada aparatur dalam lingkup Pemerintah Kabupaten Sidenreng Rappang terkhusus untuk pengelola Sistem
Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) yang melaksanakan pengembangan informasi kepegawaian.
Kemudian lokasi penelitian selanjutnya yaitu Badan Perencanaan Pembangunan Daerah yang terbatas pada wawancara terhadap beberapa orang
pegawai sebagai informan yang telah mengikuti Diklat. Alasan Badan Perencanaan Pembangunan Daerah dijadikan sebagai lokasi kedua
penelitian yaitu untuk menghimpun informasi dari beberapa orang pegawai di lokasi tersebut terkait dengan pemanfaatan SIMPEG untuk
kebutuhan Diklat. Mengingat bahwa Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) sebagai salah satu SKPD pengguna
SIMPEG dan SKPD yang dilayani oleh Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sidenreng Rappang.
VI.2. Visi dan Misi Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sidenreng Rappang
Visi merupakan pandangan sejauh mana dan bagaimana instansi pemerintah harus dibawa dan berkarya agar konsisten dan
dapat eksis, antisipatif, inovatif serta produktif. Visi tidak lain adalah suatu gambaran yang akan datang tentang keadaan
masa depan organisasi yang berisikan cita-cita dan citra yang ingin diwujudkan.
Mengacu pada pengertian tersebut maka visi Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sidenreng Rappang adalah :
“Mewujudkan Aparatur Yang Profesionalisme Mandiri dan Religius”
Misi adalah suatu yang harus dilaksanakan oleh organisasi (instansi pemerintah) agar tujuan organisasi dapat tercapai
dan berhasil dengan baik. Berkenan dengan visi Badan Kepegawaian Daerah tersebut dan untuk mewujudkan agar
arah yang dicapai terealisasi maka misi Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sidenreng Rappang adalah :
6357143. Optimalisasi pelayanan administrasi pegawai negeri sipil
2. Pengembangan sumber daya aparatur
3. Peningkatan profesionalisme aparatur
4. Peningkatan disiplin aparatur
VI.3. Tugas dan Fungsi Badan Kepegawaian Daerah Sidenreng Rappang
Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sidenreng Rappang adalah perangkat daerah yang melaksanakan manajemen
Pegawai Negeri Sipil dalam membantu tugas pokok pejabat Pembina Kepegawaian Daerah yang dipimpin oleh seorang
Kepala Badan yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Bupati melalui sekertaris daerah dan mempunyai
tugas pokok dan fungsi sebagai berikut :
Tugas :
Membantu Bupati dalam penyelenggaraan pemerintahan daerah di bidang pengelolaan kepegawaian daerah.
Fungsi :
6357147. Perumusan kebijakan teknis di bidang pengelolaan kepegawaian daerah.
2. Pemberian dukungan atas penyelenggaraan pemerintahan daerah di bidang pengelolaan kepegawaian daerah.
3. Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang pengelolaan kepegawaian daerah.
4. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas dan fungsinya.
VI.4. Susunan Organisasi Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sidenreng Rappang
Susunan Organisasi Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sidenreng Rappang, berdasarkan Peraturan Bupati Kabupaten
Sidenreng Rappang Nomor 29 tahun 2008 tentang tugas pokok, fungsi, uraian tugas dan tata kerja Badan Kepegawaian Daerah
dipimpin oleh seorang Kepala Badan yang secara teknis operasional dan administrasi berada di bawah dan bertanggung jawab
kepada bupati melalui Sekretaris Daerah.
Berikut Susunan Organisasi Badan Kepegawaian Daerah:
6357151. Kepala Badan;
2. Sekertariat :
a. Sub Bagian Perencanaan;
b. Sub Bagian Keuangan;
c. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian.
3. Bidang Pengembangan dan Diklat :
a. Sub Bidang Pengembangan Karier Pegawai;
b. Sub Bidang Pendidikan dan latihan.
4. Bidang Mutasi :
a. Sub Bidang Mutasi;
b. Sub Bidang Data dan Sistim Informasi Pegawai.
5. Bidang Kesejahtraan :
a. Sub Bidang Kesejahtraan,Pensiun dan Taspen;
b. Sub Bidang Kedudukan Hukum.
6. Kelompok Jabatan Fungsional.
Struktur organisasi Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sidenreng Rappang berdasarkan Peraturan Bupati
Kabupaten Sidenreng Rappang Nomor 04 Tahun 2008 tentang organisasi dan tata kerja lembaga teknis daerah dapat
dilihat pada bagan di halaman lampiran.
VI.5. Keadaan Pegawai Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sidenreng Rappang
Pegawai adalah pelaksana tugas perkantoran baik dari segi fisik maupun dari segi materialnya. Dalam hal ini pegawai adalah
manusia yang mempunyai sifat keterbatasan pikiran, waktu, tenaga, dan lain-lain. Dari keterbatasan-keterbatasan yang ada
kiranya perlu mendapat suatu bentuk pembinaan- pembinaan, seperti latihan kerja dan sebagainya.
Efektif tidaknya suatu organisasi tetap tergantung pada orang-orang yang membantu dalam menyukseskan hasil luaran (output) berupa
informasi kepegawaian yang akurat dan up to date sedangkan intern organisasi seperti peningkatan dari segi
kemampuan, kualitas maupun kuantitas pegawai.
Sehubungan dengan hal tersebut di atas, maka dapat dilihat keadaan pegawai pada Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sidenreng Rappang
sebagai berikut:
Tabel 1
Keadaan Pegawai Negeri Sipil pada Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sidenreng Rappang Berdasarkan Jenis Kelamin
No
Jenis Kelamin
Jumlah Pegawai
1
Laki-Laki
24
2
Perempuan
16
JUMLAH
40
Sumber : Diolah dari data sekunder Simpeg BKD Sidrap, 25 Januari 2012
Persentase
60
40
100%
Data pada tabel 1 menunjukkan bahwa sebagian besar pegawai berjenis kelamin laki-laki dengan jumlah 24 orang. Sedangkan
perempuan hanya berjumlah 16 orang.
Tabel 2
Keadaan Pegawai Negeri Sipil pada Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sidenreng Rappang Berdasarkan Usia Pegawai
No
Usia
Jumlah
1.
2
3
6.
5.
4.
25 –– 55
31
36
41
46
52
40
45
30
35
50
3
6
5
16
JUMLAH
40
Sumber : Diolah dari data sekunder Simpeg BKD Sidrap, 25 Januari 2012
Persentase
7,5
15
12,5
40
100 %
Dari tabel diatas dapat dilihat bahwa umumnya pegawai terbanyak terdiri dari usia antara 25 – 30 tahun. Usia dapat dijadikan
suatu bentuk dalam mengukur produktivitas seseorang, dimana usia produktivitas antara umur 25 sampai dengan 45 tahun. Jadi
dari tabel yang digambarkan diatas pada umumnya pegawai pada Badan Kepegawaian Daerah masih dalam usia yang cukup
produktif, secara langsung masih mempunyai semangat dan tenaga yang kuat sehingga akan sangat membantu dalam
melaksanakan tugasnya.
Selanjutnya penulis akan memberikan gambaran tentang keadaan pegawai berdasarkan golongan kepangkatan dalam tabel sebagai berikut :
Tabel 3
Keadaan Pegawai Negeri Sipil pada Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sidenreng Rappang Berdasarkan Golongan
No
1.
2
3
Golongan
IIIIV
II
Jumlah
3
26
11
Persentase
%
%%
27,5
65
7,5
JUMLAH
40
Sumber : Diolah dari data sekunder Simpeg BKD Sidrap, 25 Januari 2012
100 %
Dalam menjalankan tugas dan fungsi organisasi, Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sidenreng Rappang mempekerjakan
sebanyak 40 orang pegawai yang terdiri dari 1 orang Kepala Badan dengan golongan IV, 1 orang Sekertaris Badan dengan
golongan IV, 1 orang Kepala Bidang dengan golongan IV, 2 orang Kepala Bidang dengan golongan III, 3 orang Kepala Sub
Bagian dengan golongan III, 6 orang Kepala Sub Bidang dengan golongan III, 15 orang staf dengan golongan III, serta 11 orang
staf dengan golongan II.
Tabel 4
Keadaan Pegawai Negeri Sipil pada Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sidenreng Rappang Berdasarkan Eselon
No
Eselon
Jumlah
1.
2
3
4.
Non Eselon
IV
III
II
30
1
26
JUMLAH
40
Sumber : Diolah dari data sekunder Simpeg BKD Sidrap, 25 Januari 2012
Persentase
%
%
2,5%
7,5
25
65
100 %
Pada tabel 4 diatas menunjukkan klasifikasi pegawai berdasarkan tingkat eselon, yaitu 1 orang eselon II dengan presentase 2,5%
yaitu Kepala Badan, 3 orang eselon III dengan presentase 7,5% yaitu sekertaris dan Kepala Bidang Mutasi serta Kepala Bidang
Kesejahteraan, 10 orang eselon IV dengan presentasi 25% serta 26 orang pegawai yang non eselon yaitu staf dengan presentasi
65%.
Selanjutnya pada tabel dibawah ini, diuraikan keadaan tingkat pendidikan yang dimiliki aparat yang ada pada Badan Kepegawaian Daerah
Kabupaten Sidenreng Rappang, sebagai berikut :
Tabel 5
Keadaan Pegawai Negeri Sipil pada Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sidenreng Rappang Berdasarkan Tingkat
Pendidikan
No
Tingkat Pendidikan
Jumlah
2345
1
SLTP
SLTA
Diploma
S1
S2
24
39-4
JUMLAH
40
Sumber : Diolah dari data sekunder Simpeg BKD Sidrap, 25 Januari 2012
Persentase
22,5
7,5
60
10
100 %
Dari tabel diatas menampilkan bahwa dari 40 pegawai pada Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sidenreng Rappang
mempunyai tingkat pendidikan sebagai berikut: Persentase terbesar sampai terkecil, yaitu tingkat pendidikan S1 sebanyak 60%,
SLTA sebanyak 22,5%, S2 sebanyak 10%, dan D3 sebanyak 7,5%. Dari persentase tersebut menggambarkan bahwa latar
belakang pendidikan yang dimiliki pegawai pada Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sidenreng Rappang sudah
proporsional karena sebagian besar berpendidikan Strata Satu (S1), semakin tinggi pendidikan seseorang akan menggambarkan
tingkat kemampuan dan kecakapan seseorang dalam berprilaku, bertindak dalam pelaksanaan tugas pekerjaan. Pada hakekatnya
pendidikan adalah proses pendewasaan seseorang, sehingga latar belakang pendidikan seorang pegawai akan memberikan arti
penting bagi instansi terutama dalam rangka pencapaian tujuan organisasi.
BAB V
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Berdasarkan hasil penelitian dan observasi yang dilakukan di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sidenreng Rappang
sebagai lembaga teknis yang mengurus Aparatur Pemerintah yang sesuai dengan tugas dan fungsinya yaitu
memberikan pelayanan prima dan profesional kepada aparatur dalam lingkup Pemerintah Kabupaten Sidenreng
Rappang terkhusus untuk pengelola Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) yang melaksanakan
pengembangan informasi kepegawaian dan wawancara terhadap beberapa orang pegawai sebagai informan yang
telah mengikuti Diklat teknis di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Sidenreng Rappang. Alasan
Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Sidenreng Rappang dijadikan sebagai lokasi kedua penelitian
yaitu untuk menghimpun informasi dari beberapa orang pegawai di lokasi tersebut terkait dengan pemanfaatan
SIMPEG untuk kebutuhan Diklat. Mengingat bahwa Badan Perencanaan Pembangunan Daerah sebagai salah satu
SKPD pengguna SIMPEG dan SKPD yang dilayani oleh Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sidenreng Rappang. M
aka adapun hasil penelitian dan pembahasan dideskripsikan sebagai berikut :
V.1. Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG)
Data dan informasi yang akurat dan up to date sangat diperlukan sebagai bahan pertimbangan dalam pelaksanaan diklat.
Oleh karena itu diperlukan adanya peningkatan dan pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian sebagai
sarana dalam penyajian data dan informasi yang menyangkut kepegawaian.
Scott (2004: 69) mengemukakan bahwa Sistem Informasi memiliki tiga kegiatan utama, yaitu menerima data sebagai masukan (inp
ut), kemudian memprosesnya dengan melakukan perhitungan, penggabungan unsur data, pemutakhiran akun atau
validasi dan lain-lainnya dan akhirnya memperoleh informasi sebagai keluarannya (output).
Adapun komponen atau kegiatan utama dalam pelaksanaan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian yaitu terdiri atas input, pr
ocess dan output.
Hasil wawacara dengan informan Bapak Yamin. A.Md (Operator Simpeg) BKD Sidrap yang mengatakan :
“Prosedur kerja simpeg terdiri dari tiga kegiatan yaitu input, proses dan output. Dimana input merupakan data-data kepegawaian
yang kemudian diproses sehingga menjadi sebuah informasi yang bermanfaat, nah informasi itu kemudian dapat pula
dijadikan kembali sebagai data kepegawaian”
Lanjut beliau menjelaskan bahwa :
“Manfaat dari simpeg yah sangat banyak manfaatnya antara lain: lebih mudah ditau (diketahui) informasi data pegawai, Mendapatkan
informasi tentang keadaan pegawai dengan cepat, mengetahui pegawai mana yang sudah ikut diklat apa-apa saja
jenis diklatnya pokoknya banyak lah manfaatnya intinya yah memudahkan kita untuk mengolah data kepegawaian.
Yang pastinya kami berikan informasi sesuai dengan kebutuhan”
(hasil wawancara pada tanggal 25 Januari 2012)
Hal tersebut juga dibenarkan oleh Bapak Farawansyah Firdaus (Staf Bidang Diklat) BKD Sidrap yang mengatakan :
“Simpeg sangat banyak manfaatnya, terutama membantu kami dalam hal pemberian informasi kepada pegawai di lingkup
pemerintah Kabupaten Sidrap, jadi prosedurnya data kepegawaian yang kami terima di bagian diklat kami transfer ke
bagian simpeg untuk kemudian mereka olah setelah itu data yang telah diolah oleh operator simpeg ditransfer lagi ke
bagian kami untuk kemudian kami cocokkan sehingga data yang benar-benar diolah dapat menjadi sebuah informasi yan
g bermanfaat tentunya”
(hasil wawancara pada tanggal 27 Januari 2012)
Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) di Badan Kepegawaian Daerah telah digunakan sejak
tahun 2005, berikut hasil wawancara dengan Bapak Muhammad Syukri, S.Pd (Kepala Sub Bidang Data dan Simpeg) BK
D Sidrap yang mengatakan :
“Aplikasi SIMPEG sejak tahun 2005 kami telah menggunakannya, jadi sejak tahun 2005 itu sistem kerja kami sudah
menggunakan sistem aplikasi SIMPEG yang tentunya sangat membatu pekerjaan pegawai yang berhubungan dengan
pengolahan data kepegawaian, namun beberapa tahun terakhir aplikasi kami tidak berjalan lancar, karena aplikasi yang
kami gunakan sudah tidak sesuai dengan kondisi kepegawaian, seharusnya aplikasi itu harus sering di up date tapi berh
ubung terkendala di dana jadi aplikasi kami yang begitu saja”
(hasil wawancara pada tanggal 26 Januari 2012)
Berdasarkan wawancara diatas dan observasi yang dilaksanakan oleh penulis, maka penulis dapat menganalisis bahwa aplikasi
SIMPEG pada Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sidenreng Rappang tidak dipergunakan secara optimal karena aplikasi
yang digunakan sudah tidak sesuai dengan keadaan pegawai, dalam artian perlu pembaharuan aplikasi. Namun hal tersebut
belum terealisasikan hingga saat ini dengan alasan keterbatasan dana.
Dalam pelaksanaan pengelolaan data diperlukan suatu tahapan pengoperasian atau pengelolaan Sistem Informasi
Manajemen Kepegawaian. Adapun tahapan pengelolaan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian yang dilakukan
oleh Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sidenreng Rappang adalah sebagaimana digambarkan berikut ini :
Gambar 5
Tahapan Pengelolaan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian pada Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten
Sidenreng Rappang
Dalam pelaksanaan pengolahan data dalam Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) pada Badan Kepegawaian
Daerah Kabupaten Sidenreng Rappang yakni melalui beberapa tahapan sebagai berikut :
a. Masukan (Input), sebelum data dimasukkan ke dalam sistem aplikasi SIMPEG terlebih dahulu dilihat
sumber data tersebut kemudian menganalisis data yang diperlukan sampai pada bagaimana cara pengumpulan data
tersebut kemudian barulah data tersebut diinput ke dalam aplikasi SIMPEG
b. Proses (Processing), data yang telah terkumpul kemudian diolah lebih lanjut yakni dengan
melaksanakan identifikasi sumber data, kemudian pada tahapan selanjutnya yaitu penyimpanan data dan pemeliharaan
data.
c. Keluaran (Output), hasil dari penginputan yang diproses sehingga menghasilkan sebuah output, dimana
data telah menjadi sebuah informasi yang bermanfaat yang diperlukan untuk menunjang kelancaran administrasi
kepegawaian.
Berikut penjelasan dan hasil wawancara mendalam serta observasi yang dilaksanakan penulis terkait dengan pengoperasian dan
pengelolaan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian yang dilaksanakan oleh Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten
Sidenreng Rappang, melalui beberapa tahapan sebagai berikut :
6357157. Masukan (Input)
Dalam pemanfaatan sistem informasi manajemen kepegawaian yang sangat penting adalah sejauh mana pengumpulan data
dapat dikelola dengan baik dan profesional sehingga akan didapat data-data yang akurat dan layak dipercaya untuk dijadikan
sumber data dan informasi. Proses pengumpulan data yang dilakukan adalah dengan cara mengumpulkan data-data atau
informasi kepegawaian seperti daftar normatif menurut pegawai, daftar urut kepangkatan, daftar normatif pegawai menurut
jabatan fungsional dan struktural menurut pendidikan dan latihan serta data tanggungan pegawai dan lain-lain.
Dalam pelaksanaan pengumpulan data dilakukan dengan mengadakan standarisasi berbagai bentuk formulir pendataan pegawai secara lengkap
guna mendukung informasi yang diperlukan dengan tujuan sebagai pedoman untuk melakukan pembinaan salah satunya yaitu pelaksanaan
diklat sesuai dengan kebutuhan operasional organisasi.
Sehubungan dengan penjelasan di atas, maka dapat ditampilkan data yang diperoleh dari hasil wawancara yang diperoleh melalui informan
Bapak Yamin. A.Md (Operator Simpeg) BKD Sidrap yang mengatakan :
“Dalam pengumpulan data kepegawaian itu tentu ada standarisasi formulir PNS yang diisi oleh PNS untuk kemudian di input di komputer
sehingga data semua pegawai ada di dalam sistem aplikasi SIMPEG, sehingga memudahkan dalam proses pengolahan data”
Lanjut beliau menjelaskan bahwa :
“Komponen input adalah hal yang sangat penting dalam prosedur kerja SIMPEG, ketersediaan data yang memadai akan
memudahkan dalam proses pengolahan data sehingga menghasilkan informasi yang akurat. Untuk itulah saya sebagai operator
simpeg yang menangani masalah penginputan data benar-benar harus jeli dalam penginputan data, kesalahan pada proses input
akan berimplikasi kemudian dengan output yang dihasilkan”
(hasil wawancara pada tanggal 25 Januari 2012)
Pada tahap pengumpulan data yang paling penting adalah adanya ketersediaan data yang bermutu dan memadai,
sehingga dalam proses pengolahannya berjalan sempurna.
Hal ini sejalan dengan hasil wawancara dengan Bapak Muhammad Syukri, S.Pd (Kepala Sub Bidang Data dan Simpeg) BKD Sidrap yang
mengatakan :
“Pengolahan data hanya mampu menghasilkan informasi yang bermutu tinggi apabila data yang dikumpulkan tinggi mutunya, jadi informasi
kepegawaian yang akurat juga tergantung dari data kepegawaian yang kemudian diolah. Untuk itu kami mengupayakan data yang terkumpul
bermutu tinggi agar mampu menghasilkan keluaran atau output yang dapat dikatakan berkualitas”
(hasil wawancara pada tanggal 26 Januari 2012)
Senada dengan beberapa pendapat diatas Ibu Nirmala, SE (Staf Data dan Simpeg) juga menjelaskan bahwa :
“Dalam pengumpulan data maupun informasi kami berusaha untuk mendapatkan data-data yang sesuai, data-data yang kami
input di Simpeg lumayan banyak antara lain : data pokok pegawai, diklat kepegawaian, nominatif pegawai menurut diklat
struktural, fungsional, teknis, riwayat kepangkatan dan lain sebagainya”.
(hasil wawancara pada tanggal 26 Januari 2012)
Input merupakan salah satu dimensi dalam mendukung terlaksananya SIMPEG di BKD Sidenreng Rappang. Dari data-
data yang menjadi input atau masukan data pegawai kemudian akan diproses dengan melakukan pengolahan
sehingga dapat menghasilkan output berupa informasi yang akurat, up to date, dan tepat waktu.
Dalam pelaksanaan pengumpulan data ada beberapa hambatan yang dialamai oleh pegawai di Badan Kepegawaian Daerah
Kabupaten Sidenreng Rappang, terutama mengenai data kepegawaian untuk kebutuhan diklat yaitu sulitnya mendapatkan
data yang akurat dan lengkap.
Berikut hasil wawancara dengan informan tersebut yaitu Bapak Yamin. A.Md (Operator Simpeg) BKD Sidrap yang
mengatakan :
“Tentu saja ada hambatan yang saya alami selaku operator yang menginput data pegawai, khususnya masalah mengenai diklat te
knis yaitu banyaknya pegawai yang ternyata mengikuti diklat teknis tapi datanya tidak sesuai dengan di sistem saya ini,
kenapa terjadi demikian karena pelaksanaan diklat teknis itu tidak terpusat dan informasinya tentunya juga demikian,
jadi itulah yang menjadi hambatan saya dalam mengumpulkan data pegawai, jadi banyak itu dek pegawai yang
ternyata mengikuti diklat teknis yang tidak kami ketahui, harusnya kan setiap mereka mengikuti diklat memberikan
laporan kepada kami. Inilah yang menjadi hambatan selama ini sehingga data yang kami terima kan jadi tidak akurat”
(hasil wawancara pada tanggal 26 Januari 2012)
Pernyataan yang senada juga disampaikan oleh Ibu Hj. Sumarni, SE (Kepala Sub Bidang Diklat) BKD Sidrap beliau
mengatakan bahwa :
“Sebenarya itu operator simpeg sudah melaksanakan tugasnya dengan baik, salah satunya yaitu dalam bentuk
pelaksanaan pengumpulan data namun khusus untuk diklat mengalami hambatan yaitu pelaksanaan diklat yang tidak
terpusat mengakibatkan kami sulit untuk mendapatkan data pegawai yang mengikuti diklat khususnya diklat teknis
yang ade tanyakan untuk kemudian kami simpan data itu di data base kami, pelaksanaan diklat yang tidak terpusat
mengakibatkan banyaknya data mengenai perjalanan kediklatan pegawai yang tidak terinput di sistem kami, ituji
sebenarnya masalahnya dek”
(hasil wawancara pada tanggal 26 Januari 2012)
Dari hasil beberapa wawancara di atas dapat dikatakan bahwa pelaksanaan penginputan data telah dilaksanakan dengan baik meskipun ada bebe
rapa hambatan yang dialami oleh pegawai yang mengelola data tersebut, yaitu sulitnya memperoleh data yang akurat
terutama data mengenai perjalanan kediklatan pegawai terkhusus untuk diklat teknis yang diikuti oleh pegawai yang
kebanyakan keikutsertaan pegawai tidak diketahui oleh pengelola data dan simpeg. Hal demikian menyebabkan ketidak
akuratan data yang diterima yang akan berdampak pada informasi yang dihasilkan tidak sesuai dengan kondisi
sebenarnya. Hal tersebut dipicu karena tidak terpusatnya pelayanan diklat, selain itu sistem informasi yang tidak integra
tif pun menjadi pemicu ketidaksesuaian data yang diterima dengan kondisi yang sebenarnya.
6357158. Proses (Process)
Dalam pengolahan data dalam Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian ada berbagai macam syarat yang harus dipenuhi bagi
informasi yang diperoleh untuk kepentingan manajemen, dimana dalam proses pengolahan data menyangkut ketersediaan
informasi harus memperhitungkan dari segi waktu penyajian, isi, format, maupun dari segi-segi lainnya dari informasi tersebut.
Hal tersebut dapat dipahami karena di dalam organisasi kualitas informasi yang dipergunakan dalam manajemen akan dapat
menentukan tingkat efisiensi dan efektivitas organisasi yang bersangkutan.
Oleh karena itu, untuk mendapat kualitas dan keakuratan informasi yang cepat, tepat, tentunya dibutuhkan pegawai yang terampil dalam proses
kegiatan pengolahan data, dengan dukungan teknologi informasi yang memadai, sehingga hasil yang diharapkan dapat
tercapai dengan maksimal.
Berikut dapat ditampilkan wawancara langsung yang diperoleh melalui informan Bapak Muhammad Syukri (Kepala Sub Bidang Data dan
Simpeg) BKD Sidrap tentang teknologi informasi yang digunakan dalam pelaksanaan tugas di Badan Kepegawaian
Daerah Kabupaten Sidenreng Rappang untuk membantu pengolahan data yang dilakukan oleh para pegawai dengan
mengatakan :
“Dalam menunjang terlaksananya Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian dengan baik maka peran teknologi informasi sangatlah penting,
selama ini teknologi informasi sudah banyak membantu dalam proses pengolahan data, namun belum begitu maksimal karena kami merasa
masih membutuhkan teknologi yang lebih baik lagi seperti jumlah komputer yang masih perlu ditambah sehingga informasi yang kami
hasilkan dapat lebih cepat, tepat dan akurat, selain teknologi kualitas pegawai yang mengelola simpeg juga mengambil peran tentunya, saya
lihat keterampilan dan kelincahan yang dimiliki operator simpeg disini sudah berkualitas, namun dari segi kuantitas saya
melihat mereka masih kewalahan dalam bekerja, jadi bisa dikatakan dari segi kuantitas kami masih kekurangan operato
r simpeg yang tahu akan seluk beluk sistem informasi ini”
(hasil wawancara pada tanggal 26 Januari 2012)
Manusia adalah sumber daya yang paling penting dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatan organisasi untuk mencapai tujuan yang
telah ditentukan dengan efektif dan efisien, keberhasilan pencapaian tujuan ini tidak saja dilihat dari segi kuantitas tetapi yang
paling menentukan adalah segi kualitas pegawai.
Berikut hasil wawancara dengan Bapak Yamin, A. Md (Operator Simpeg) BKD Sidrap, beliau mengatakan :
“Untuk masalah SDM-nya saya sebagai operator simpeg satu-satunya merasa agak berat kesina (kasihan), karena data
yang saya himpun atau pun up date setiap harinya sangat banyak dek, belum lagi data-data di bagian mutasi yang
sangat banyak, tapi untuk diklat ini pengolahan data-datanya saya rasa tidak terlalu memberatkan yah, intinya perlu
lah penambahan pegawai sebagai operator simpeg,karena saya sendiri satu-satunya operator simpeg”
(hasil wawancara pada tanggal 27 Januari 2012)
Dari hasil wawancara diatas terlihat jelas bahwa dibutuhkan peran SDM pengelola SIMPEG guna menjalankan program
tersebut, baik dari segi kualitas maupun dari segi kuantitas.
Media yang digunakan oleh pegawai dalam pelaksanaan tugasnya yaitu teknologi, dengan teknologi yang memadai akan
membantu peran pegawai dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya.
Berikut hasil wawancara dengan Bapak Yamin, A. Md (Operator Simpeg) BKD Sidrap, beliau mengatakan :
“Peran dari teknologi yah otomatis sangat berperan, saya sangat terbantu dengan manfaat dari teknologi tersebut, teknologi
informasi saya rasa faktor yang mendukung dalam penerapan Simpeg ini, namun keadaan komputer dan printer yang
jumlahnya minim dan sudah banyak yang rusak terkadang dapat menghambat pekerjaan kami, seharusnya data itu
sudah selesai diolah hari ini tapi karena keadaan teknologi yang kurang mendukung jadinya yah lambat lagi kita
selesaikan pekerjaan itu, sehingga tertundalah pekerjaan”
(hasil wawancara pada tanggal 27 Januari 2012)
Teknologi informasi adalah faktor yang mendukung dalam penerapan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian, selain di
dukung dengan teknologi, peran sumber daya manusia juga sangat berperan dalam pengoperasian Sistem Informasi Manajemen
Kepegawaian. Namun pada kenyataannya teknologi informasi yang ada di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten
Sidenreng Rappang masih terbatas diakibatkan karena tidak rutinnya pelaksanaan perbaikan dan penyempurnaan
komputerisasi.
Pengolahan data merupakan suatu kegiatan yang harus dilaksanakan dengan sebaik-baiknya. Informasi tidaklah diterima begitu
saja namun melalui suatu proses. Metode atau prosedur kerja dalam pengolahan data yang berperan dalam kehidupan org
anisasional antara lain: (a) identifikasi sumber data, (b) penyimpanan data, dan (c) pemeliharaan data. (Siagian, 2008:
99).
Ketiga proses itu merupakan hal yang penting dalam pelaksanaan pengolahan data. Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara
terkait dengan metode pengolahan data tersebut, yakni sebagai berikut :
Identifikasi sumber data
Langkah pertama yang dilakukan dalam pengolahan data yaitu identifikasi data yang dibutuhkan untuk kemudian diolah menjadi
informasi. Musanef (1996: 248).
Setelah pengumpulan data, tahapan selanjutnya yaitu proses identifikasi sumber data yang diterima, menyaring semua
data-data yang masuk. Identifikasi sumber data merupakan langkah yang sangat penting dalam kegiatan pengolahan
data.
Identifikasi data dan kebutuhan informasi adalah sebuah proses untuk mendapatkan informasi yang sesuai kebutuhan
dan yang diinginkan. Berikut hasil wawancara dengan Bapak Yamin, A. Md (Operator Simpeg) BKD Sidrap, beliau
mengatakan :
“Begini nak, identifikasi itu proses menganalisis itu data yang masuk, dengan membaca kemudian mencocokkannya dari mana sumbernya
apakah sudah sesuai dengan keadaan sebenarnya dan kemudian merubah jika ada yang salah, nah itu sudah termasuk proses identifikasi
sumber data, dengan melihat kesesuaiannya”
(hasil wawancara pada tanggal 27 Januari 2012)
Pernyataan lain yang juga di sampaikan oleh Ibu Nirmala, SE (Staf Data dan Simpeg) BKD Sidrap, yang mengatakan
bahwa :
“Tentu saja kita lakukan proses identifikasi sumber data dek, karena tidak menutup kemungkinan terkadang ada SKPD keliru
memberikan data kepada kami, jadi ketika Pak yamin ingin memasukkan data itu ke dalam komputer data itu terlebih
dahulu ada di meja saya yang kemudian disitulah saya lakukan identifikasi sumber data, jadi jika ada data yang tidak
sesuai saya beritahukan Pak yamin untuk kemudian dilihat dalam aplikasi Simpeg yang data awalnya sudah ada
sebelumnya. Jadi data itu terus menerus diperbaruhi”
(hasil wawancara pada tanggal 30 Januari 2012)
Berdasarkan hasil wawancara tersebut di atas dalam hal identifikasi sumber data pihak pengelola data dalam hal ini bagian Data
dan Simpeg pada Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sidenreng Rappang telah berupaya melaksanakan proses
identifikasi data tersebut, dan hasilnya data-data yang ingin di input dalam sistem aplikasi Simpeg terlebih dahulu di
identifikasi agar terhindar dari kesalahan atau kekeliruan data pegawai.
Penyimpanan data
Keluaran dari pengolahan data berupa informasi harus disimpan sedemikian rupa sehingga keamanannya terjamin dan mudah
ditelusuri dan diambil apabila diperlukan. (Siagian, 2008: 82)
Data pegawai yang telah terinput dan telah diproses akan tersimpan atau disebut juga sebagai data penyimpanan, di Badan
Kepegawaian Daerah Sidenreng Rappang sebagai badan yang mengelola data kepegawaian telah tersedia data penyimpanan
dalam beberapa bentuk yaitu manual (pencatatan dan penyimpanan dalam lemari khusus) dan elektronik
(penyimpanan dalam media komputer)
Sehubungan dengan penjelasan di atas, maka dapat ditampilkan data yang diperoleh dari hasil wawancara melalui informan
Bapak Yamin. A.Md (Operator Simpeg) BKD Sidrap yang mengatakan :
“Di BKD Sidrap ini khususnya bagian simpeg data disimpan dalam beberapa bentuk yaitu dalam bentuk berkas yang disimpan
diloker atau lemari, maupun dalam bentuk file yang disimpan di komputer, dalam data base kami atau dapat pula media
penyimpanan lainnya seperti flash disk, CD, atau pun hard disk”
Lanjut Pak Yamin menjelaskan bahwa :
“Data-data yang kami simpan baik itu data dalam bentuk fisik yang disimpan di lemari maupun data yang di simpan di komputer
maupun penyimpanan lainnya, kami simpan secara rapi dan terstruktur dengan baik sehingga nanti dalam proses pencariannya
akan cepat memperoleh data yang kami cari”
(hasil wawancara pada tanggal 27 Januari 2012)
Dengan tersedianya media penyimpanan data kepegawaian akan mempermudah setiap pegawai dalam melaksanakan
pengolahan data kepegawaian apabila tersusun atau terstruktur dengan baik. Struktur pada media penyimpanan data dalam
penelitian ini yaitu penataan kondisi penyimpanan data/ informasi secara tertib dan tersusun rapi, sehingga akan menunjang
kecepatan memperoleh data/ informasi yang dibutuhkan atau akan memperoleh kemudahan dalam proses selanjutnya.
Berikut ditampilkan gambar penyimpanan data dalam database aplikasi SIMPEG di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten
Sidenreng Rappang.
Gambar 6
Database Aplikasi SIMPEG
Sumber : Data sekunder Simpeg BKD Sidrap, 29 Februari 2012
Dari hasil wawancara dan observasi penulis tepatnya di ruangan Simpeg Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sidenreng
Rappang dikelola, penyimpanan data manual berupa lemari sudah ditata dengan baik dan tersusun rapi data-data
kepegawaian, terlihat dengan disusunnya berkas-berkas kepegawaian dalam sebuah lemari yang disusun dengan rapi.
Kemudian untuk penyimpanan data dalam bentuk elektronik berupa komputer juga disusun datanya secara rapi dalam d
atabase program aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG).
Dalam tahapan proses pengolahan data dalam aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) pada Badan
Kepegawaian Daerah Kabupaten Sidenreng Rappang mulai dari login aplikasi hingga pada tahapan akhir yaitu informasi
data mengenai kediklatan dapat digambarkan sebagai berikut :
Gambar 7
Proses pengolahan data dalam aplikasi SIMPEG pada Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sidenreng Rappang
Komponen proses menggambarkan bagian dari proses sistem yang mentransformasikan input menjadi output. Proses diberi
nama untuk menerangkan kegiatan / proses apa yang sedang dilakukan. Dalam pelaksanaan proses SIMPEG,
operator SIMPEG bertindak sebagai sumber informasi/data, dimana pegawai melakukan pengisian data mereka pada
form yang diberikan oleh bagian kepegawaian. Data tersebut berupa data pribadi, riwayat pangkat, riwayat jabatan,
riwayat eselon, riwayat pendidikan, riwayat pelatihan, riwayat seminar, riwayat penghargaan, dan lain sebagainya.
Opertor SIMPEG yang bertugas mengolah data kepegawaian kemudian memasukkan data tersebut kedalam aplikasi
SIMPEG dengan terlebih dahulu melakukan login. Aplikasi membutuhkan validasi user setiap kali menjalankan aplikasi S
IMPEG. Proses ini dilakukan dengan cara login terlebih dahulu. Login adalah gerbang user untuk masuk ke dalam
sistem.
Setelah melakukan login, langkah selanjutnya yaitu melakukan pengelolaan database dengan melaksanakan penginputan data
pegawai baru, pengeditan data terbaru dan penghapusan data pegawai yang sudah bukan termasuk PNS. Dalam
penginputan dalam kaitannya dengan kediklatan yaitu menginput nama diklat yang telah diikuti, pihak penyelenggara
diklat, tempat diklat, lama diklat, tahun penyelenggaraan dan kesesuaian dengan pegawai.
Kemudian tampil menu-menu yang diperlukan pegawai, setelah memilih menu yang diinginkan, pegawai dapat memilih data yang diperlukan
untuk memberi laporan berupa data kepegawaian kepada kepala sub bagian data dan simpeg untuk kemudian diproses
lebih lanjut sebagai bahan pertimbangan diklat dengan melihat kesesuaian data dengan keputusan pelaksanaan diklat,
dalam artian kesesuaian pegawai dengan jenis diklat yang dilaksanakan.
Dan tahapan terrakhir yaitu output berupa Informasi data kediklatan pegawai dapat berupa perencanaan kebutuhan kediklatan
perencanaan jadwal diklat, realisasi kediklatan yang berhubungan dengan mencatat informasi yang berhubungan
dengan kesetaraan personel pada pendidikan yang diikutinya dan penilaian kebutuhan diklat untuk menganalisi kinerja
individu dan menentukan pegawai-pegawai mana yang memerlukan pelatihan lebih lanjut.
Dan informasi tersebut diteruskan ke pengguna SIMPEG itu sendiri dalam hal ini Pegawai Negeri Sipil yang ada di lingkup Kabupaten
Sidenreng Rappang
Pemeliharaan data
Pemeliharaan data bertujuan untuk menyediakan data yang tetap up to date dan menjaga keamanan data dalam
kualitas yang baik dan lengkap untuk menunjang penyelenggaraan pelayanan informasi kepegawaian sesuai dengan tuj
uan dan sasaran organisasi.
Untuk mengetahui bagaimana proses pemeliharaan data pada Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sidenreng
Rappang, dapat dilihat dari hasil wawancara dengan Bapak Sudarjo, SE (Kepala Sub Bagian Keuangan) BKD Sidrap seb
agai berikut :
“Untuk SIMPEG tentu saja diadakan proses pemeliharaan data, aplikasi maupun perangkat, terakhir di tahun 2010 dengan
anggaranya kurang lebih Rp. 21.000.000, yang dihabiskan untuk peremajaan aplikasi dengan memperbaruhi aplikasi
dan memperbaiki perangkat-perangkat yang ada agar data terpelihara dengan baik dan operator dapat melaksanakan
tugasnya dengan baik dan nyaman, namun untuk tahun 2011 anggaran untuk SIMPEG tidak ada karena kami melihat
sudah cukup baik, dan anggarannya kami alokasikan untuk kebutuhan lainnya yang lebih mendesak”
(hasil wawancara pada tanggal 2 Februari 2012)
Pernyataan beliau di dukung dengan data sekunder berupa LAKIP (Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah) Badan Kep
egawaian Daerah Kabupaten Sidenreng Rappang tahun 2010 yaitu anggaran untuk pemeliharaan dan pengolahan
SIMPEG sebesar Rp. 21.851.000 dengan jumlah data PNS yang diolah sebanyak 6122 PNS.
Bentuk lain dari pemeliharaan data yaitu memelihara keamanan data. Pentingnya keamanan data maupun informasi dapat dilihat dari tiga sudut
pandang oleh Siagian (2008: 82) yaitu ;
d. Agar jangan sampai jatuh di tangan orang atai pihak yang tidak berhak
e. Aman terhadap kerusakan karena tempat dan cara penyimpanan yang tidak tepat
f. Aman dari bahaya kebakaran
Keamanan data dalam media penyimpanan data adalah perlindungan yang diberikan dengan sengaja baik secara otomatis
maupun secara manual untuk menjaga segala kemungkinan yang akan membahayakan integritas data/ informasi kepegawaian.
Untuk memanfaatkan aplikasi SIMPEG membutuhkan validasi user setiap kali menjalankan SIMPEG. Proses ini
dilakukan dengan cara login yang merupakan gerbang user untuk masuk ke dalam sistem. Dengan menu login maka
informasi lebih terjamin keamanannya sehingga hanya pemakai yang berhak saja yang dapat menggunakan informasi
kepegawaian. Berikut dapat ditambilkan gambar login dari aplikasi SIMPEG di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten
Sidenreng Rappang.
Gambar 7
Menu Login Aplikasi SIMPEG
Sumber : Data sekunder Simpeg BKD Sidrap, 29 Februari 2012
Berikut hasil wawancara yang diperoleh melalui informan Bapak Yamin. A.Md (Operator Simpeg) BKD Sidrap yang
mengatakan :
“Bentuk pemeliharaan data yang kami lakukan yaitu dengan menjaga keamanan data, yaitu lemari dilengkapi dengan kunci dan komputer
pegawai memiliki pengamanan komputer masing-masing, terkhusus untuk komputer yang di dalamnya terdapat aplikasi simpeg yang saya
gunakan sebagai operator Simpeg memiliki user dan password tersendiri jadi hanya yang memiliki user yang bisa
membukanya, sehingga keamanan data maupun informasi terjamin dek”
Lebih lanjut beliau mengatakan :
“Bukan hanya itu saja, bentuk pemeliharaan data itu juga dapat berupa back up data, jadi semua data-data yang ada di
komputer saya ini sudah di back up datanya, sebenarnya peremajaan data juga termasuk pemeliharaan data, harusnya
setiap tahun dianggarkan tapi untuk tahun 2011 itu dananya dialokasikan untuk kebutuhan lain padahal simpeg
sebenarnya juga membutuhkan tapi yah ada kebutuhan lain yang lebih mendesak jadi biaya untuk peremajaan simpeg
ditiadakan untuk sementara waktu”
(hasil wawancara pada tanggal 27 Januari 2012)
Berdasarkan hasil wawancara diatas dan pengamatan yang dilakukan oleh penulis, terlihat bahwa data/ dokumen pada Badan
Kepegawaian Daerah Kabupaten Sidenreng Rappang dipelihara dengan baik dan dapat dikatakan aman, ini dibuktikan dengan
rutinnya peremajaan aplikasi yang dilakukan serta khusus di ruangan SIMPEG tempat pengolahan data kepegawaian yang
dilengkapi dengan lemari arsip sebagai media penyimpanan data yang masing-masing memiliki kunci, dan data yang dikelola di
komputer juga cukup aman karena masing-masing memiliki password atau kode program yang hanya bisa dibuka oleh pelaksana
entry data atau operator Simpeg.
6357159. Keluaran (Output)
Output merupakan hasil dari penginputan kemudian diproses sehingga menciptakan informasi data kepegawaian yang
dipergunakan untuk kebutuhan diklat, seperti yang dikatakan Bapak Yamin. A.Md (Operator Simpeg) BKD Sidrap yaitu :
“Output adalah penyajian informasi dari data itu diinput kemudian diproses sehingga menghasilkan sebuah informasi yang dapat
dipergunakan sebagai acuan dalam pelaksanaan diklat, salah satunya informasi mengenai siapa pegawai yang telah mengikuti
atau pun membutuhkan diklat”
(hasil wawancara pada tanggal 27 Januari 2012)
Kemudian Bapak Muhammad Syukri (Kepala Sub Bidang Data dan Simpeg) juga menyatakan sebagai berikut :
“Input yang tepat kemudian diproses dengan baik akan menghasilkan output yang akurat, dimana output adalah hasil penginputan kemudian
diproses lebih lanjut sehingga menciptakan informasi kepegawaian yang diperlukan untuk menunjang kelancaran administrasi
kepegawaian”
(hasil wawancara pada tanggal 3 Februari 2012)
Penyajian informasi juga merupakan bagian yang sangat penting dilakukan karena menyangkut output dari hasil yang diolah.
Sebagaimana telah dikemukakan sebelumnya, bahwa tujuan dibentuknya suatu sistem informasi manajemen kepegawaian agar
organisasi memiliki suatu sistem yang dapat diandalkan dalam pengolahan data sehingga dapat menghasilkan informasi yang
cepat, tepat waktu dan akurat.
Kemudian proses penyajian dan pendistribusian informasi dijelaskan oleh Bapak Yamin. A. Md (Operator Simpeg) BKD Sidrap
beliau menyatakan :
“Penyajian informasi kami disini masih manual dalam artian kami belum memiliki jaringan komputer berupa web yang secara
langsung dapat diakses oleh setiap SKPD yang ingin mengetahui informasi kepegawaian, penyajiannya masih dalam
bentuk Print Out yaitu berupa surat, Fax, CD Room dan Flash Disk”
Lebih lanjut beliau menambahkan :
“Saat ini kami terkendala di jaringan, berhubung karena kantor kami baru disini jadi belum tersedia wi-fi, jadi jika ingin online
dengan pusat itu kami sangat kesulitan, saya sendri dalam sehari terkadang 2 kali pulang balik kantor lama dan baru,
jika memakai modem itu sangat lambat jaringannya disini, saya pernah memakai modem kurang lebih 1 jam hanya
terinput 5 data pegawai, coba lihat betapa tersiksanya juka menggunakan modem, jadi bisa saya katakan bahwa
jaringan pun belum terlalu memadai untuk saat ini”
(hasil wawancara pada tanggal 3 Januari 2012)
Pernyataan Pak Yamin kemudian penulis konfirmasi dengan Bapak Muhammad Syukri (Kepala Sub Bidang Data dan
Simpeg), beliau mengatakan :
“Saat ini memang kantor kami yang baru ini belum ada jaringan internetnya, tapi pasti beberapa waktu terdekat ini akan
diupayakan pengadaannya, karena kami sangat membutuhkannya, kami sebagai lembaga teknis yang olah data kepegawaian
tentunya harus terus up date data maupun informasi, tapi di kantor yang dulu ada internetnya hanya saat ini bangunan
baru jadi jaringan untuk internetnya belum tersedia”
(hasil wawancara pada tanggal 3 Februari 2012)
Output (Keluaran) adalah kemampuan memproduksi keluaran sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan organisasi. Ini bisa
meliputi laporan-laporan maupun informasi kepegawaian yang diperlukan dalam rangka pengembangan pegawai khusus
nya dalam hal Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) pegawai.
Berikut wawancara dengan Ibu Nirmala, SE (Staf Data dan Simpeg) BKD Sidrap terkait dengan output yang dihasilkan, beliau
mengatakan :
“Informasi yang dihasilkan simpeg yaitu berupa laporan dalam bentuk Daftar Urut Kepangkatan (DUK), nominatif pegawai berdasarkan
pendidikan, umur, golongan, riwayat kediklatan, sampai Bezzetting, dan masih banyak lagi informasi yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan
pegawai”.
Lanjut beliau menjelaskan bahwa :
“Terkhusus untuk informasi mengenai kediklatan memang agak sedikit berbeda untuk diklat teknisnya, karena informasi yang kami hasilkan
terkadang tidak sesuai dengan kondisi yang sebenarnya, tapi itu hanya diklat teknis saja, untuk informasi kepegawaian lainnya saya rasa sudah
sesuai dengan apa yang seharusnya”
(hasil wawancara pada tanggal 3 Februari 2012).
Sama halnya dengan pernyataan Bapak Yamin. A. Md (Operator Simpeg) BKD Sidrap beliau juga menyatakan bahwa :
“Informasi yang dihasilkan simpeg untuk masalah diklat saya sebagai operator juga meragukan, karena data yang kami terima
tidak akurat untuk masalah pelaksanaan diklat teknisnya, karena pelayanan diklat yang tidak terpusat itu membuat kami susah
mendapatkan data yang benar-benar akurat sehingga informasi yang kami hasilkan pun yah begitu, tapi untuk data-data lainnya
selain diklat saya rasa sudah akurat”
(hasil wawancara pada tanggal 6 Februari 2012).
Dari hasil wawancara mengenai output yang dihasilkan SIMPEG Badan Kepegawaian Daerah Sidenreng Rappang ada
beberapa hambatan yang dialami sehingga menyebabkan informasi mengenai diklat teknis yang dihasilkan tidak sesuai
dengan kondisi yang sebenarnya untuk diklat teknis.
Berdasarkan hasil analisis data yang diperoleh dari beberapa informan diatas, maka dapat dilakukan identifikasi bahwa hasil dari
prosedur pengelolaan data yang dilakukan mulai dari data itu di input kemudian diproses sampai pada akhirnya menghasilkan
sebuah informasi di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sidenreng Rappang dapat dikatakan cukup baik namun belum efektif
mengingat dalam pelaksanaan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) ada beberapa data yang diterima
yang tidak sesuai dengan kondisi sebenarnya sehingga dalam menghasilkan informasi belum dapat dikatakan akurat.
V.2. Pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian untuk kebutuhan Diklat
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian dalam sistem pembinaan pegawai salah satunya yaitu sistem informasi diklat
pegawai yang pelaksanaannya lebih dititik beratkan pada pemberian informasi terkait pelaksanaan diklat guna meningkatkan mutu
keahlian, kemampuan dan keterampilan pegawai sesuai dengan kebutuhan organisasi.
Fungsi diklat mempunyai hubungan yang erat dengan pembinaan dan pengembangan pegawai, dalam rangka pemanfaatannya
secara maksimal bagi kepentingan organisasi. Oleh karena itu, pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian untuk
kebutuhan diklat dapat mengarah kepada pemberian informasi terkait dengan siapa pegawai yang membutuhkan diklat dan
bagaimana syarat ataupun prosedur pelaksanaan diklat.
Menyangkut bagaimana pemanfaatan SIMPEG untuk kebutuhan diklat berikut hasil wawancara dengan Bapak Syukri, S.Pd
(Kepala Sub Bidang Data dan Simpeg) BKD Sidrap, beliau mengatakan bahwa :
“Manfaat simpeg untuk kebutuhan diklat cukup bermanfaat karena dengan adanya simpeg ini mampu memenuhi kebutuhan Diklat seperti
melihat komposisi usia pegawai, apakah masih produktif untuk dapat melaksanakan diklat yang kemudian hasilnya dapat
diaplikasikan dalam pelaksanaan tugasnya, kemudian selain usia jabatan pegawai apakah sesuai dengan komposisi
diklat yang akan dilaksanakan dan masih banyak pertimbangan-pertimbangan lainnya yang harus diperhatikan dan itu
tidak lain merupakan peran dari simpeg dan operator sebagai pengolah simpeg itu sendiri”
Lanjut beliau mengatakan bahwa :
“Dan selain itu dengan adanya simpeg ini juga mampu melihat maupun menganalisis pegawai-pegawai mana yang memerlukan
pelatihan lebih lanjut berdasarkan ketentuan-ketentuan yang saya jelaskan tadi yaitu melihat faktor umur, jabatannya,
masa kerjanya dan masih banyak lagi”.
(hasil wawancara pada tanggal 3 Februari 2012)
Senada dengan peryataan diatas Bapak Faizal Sehuddin, S. STP (Kepala Bidang Pengembangan dan Diklat) BKD Sidrap juga
mengatakan bahwa :
“Walaupun pemanfaatan simpeg terkhusus untuk kebutuhan diklat di BKD Sidrap ini belum begitu maksimal namun dapat
saya katakan bahwa pemanfaatan Simpeg sudah berjalan dan kami sangat merasakan manfaatnya dengan teknologi
yang sudah memadai dibanding sebelumnya, meskipun kami merasa agak kurang tapi setidaknya lebih baiklah dari
sebelumnya”
(hasil wawancara pada tanggal 6 Februari 2012)
Adapun bentuk-bentuk informasi yang dihasilkan SIMPEG untuk kebutuhan Diklat, dapat dilihat dari hasil wawancara dengan
Bapak Yamin. A.Md (Operator Simpeg) BKD Sidrap yang mengatakan bahwa :
“Informasi yang dihasilkan oleh simpeg mengenai diklat ada beberapa antara lain : DUK (Daftar Urut Kepangkatan), laporan jumlah pegawai,
surat keputusan atau surat tugas untuk diklat, nominatif pegawai yang mengikuti diklat, dan yang baru saat ini yaitu informasi mengenai
rekonsiliasi analisis kesenjangan yang didalamnya terdapat informasi mengenai pendidikan pegawai, kediklatannya, keahliannya, pengalaman
kerjanya, apakah kesemuanya itu sesuai dan jika tidak sesuai tentu kami informasikan dan kemudian tentunya ada tindak lanjutnya”
(hasil wawancara pada tanggal 2 Februari 2012)
Senada dengan peryataan diatas Bapak Farawansyah Firdaus (Staf Bidang Diklat) BKD Sidrap yang mengatakan bahwa :
“Informasi-informasi yang dihasilkan simpeg mengenai diklat ada beberapa, mungkin sudah dikasi tau (diberi tahu) sama
Pak Yamin selaku operator simpeg, yaitu informasi mengenai penerimaan CPNS, nominatif keseluruhan pegawai yang
mengikuti diklat dan apa-apa jenis diklatnya, informasi tentang pelaksanaan diklat, jadi kita yang menyurati SKPD
bahwa akan diadakan diklat kemudian kita seleksi lagi mana yang sesuai dengan persyaratan kemudian di infokan lagi
saya rasa seperti itu”
(hasil wawancara pada tanggal 2 Februari 2012)
Dari beberapa hasil wawancara diatas dapat dilakukan analisis bahwa keberadaan Sistem Informasi Manajemen Kepega
waian (SIMPEG) sangatlah dibutuhkan oleh Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sidenreng Rappang mengingat (SIM
PEG) merupakan suatu sistem berbentuk aplikasi program yang mampu mengolah data kepegawaian sehingga
menjadi sebuah informasi yang bermanfaat.
Sistem Informasi Manajemen kepegawaian (SIMPEG) dalam hal kaitannya dengan pendidikan dan pelatihan (diklat) dalam
kepegawaian mencakup antara lain proses perencanaan jadwal pendidikan yang akan diselenggarakan oleh
organisasi, perencanaan kebutuhan pendidikan yang akan diikuti oleh pegawai yang berkaitan dengan tugas dan
tanggung jawabnya, proses penyesuaian pegawai dengan pendidikann dan pelatihan (diklat) yang akan yang diikuti dan
realisasi pendidikan pencatatan atau penginputan data pendidikan yang diikuti oleh pegawai.
Salah satu bentuk informasi mengenai nominatif pegawai yang dihasilkan oleh SIMPEG Badan Kepegawaian Daerah
Kabupaten Sidenreng Rappang terkait dengan pelaksanaan Diklat yaitu sebagai berikut :
Tabel 6
Nominatif Pegawai yang mengikuti Diklat di Kabupaten Sidenreng Rappang
No.
1
2
3
4
Nama Diklat
L
Diklat
Formal
Diklat
Struktural
Diklat
Teknis
Diklat
Fungsional
Jumlah
P
2009
L
2010
P
3
9
9
177
270
15
2011
L
P
5
12
3
17
23
5
26
10
12
8
15
1
91
5
5
10
20
4
2
1
200
294
72
42
15
7
2
00
Sumber : Data sekunder Simpeg BKD Sidrap, 30 Januari 2012
Dari data tahun 2010 dan 2011 terkhusus untuk diklat teknis, tabel diatas menyatakan bahwa jumlah PNS yang mengikuti diklat
teknis yang di data oleh Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sidenreng Rappang jumlahnya dapat dikatakan minim,
berbeda dengan hasil wawancara terhadap beberapa pegawai yang berkantor di Badan Perencanaan Pembangunan
Daerah (Bappeda) sebagai salah satu SKPD pengguna SIMPEG yang sebagian besar menyatakan bahwa jumlah
PNS yang mengikuti diklat teknis untuk tahun 2010 dan 2011 di Kabupaten Sidrap cukup banyak.
Adanya perbedaan data tersebut disebabkan karena banyaknya pegawai yang mengikuti diklat khususnya diklat teknis tidak terdata di BKD
alasannya karena belum adanya pelayanan diklat satu pintu, jadi pelaksanaan diklat belum terpusat sehingga menyebabkan data kepegawaian
mengenai perjalanan kediklatan khusus diklat teknis tidak terdata secara menyeluruh.
Hal tersebut dibenarkan dan sejalan dengan hasil wawancara terhadap informan Ibu Hj. Sumarni, SE (Kepala Sub
Bidang Diklat) BKD Sidrap beliau mengatakan :
“Di tahun 2011 yang tercatat di BKD yang mengikuti diklat teknis sebanyak 20 orang, namun kenyataannya masih banyak sebenarnya pegawai
yang mengikuti diklat teknis tapi yang diketahui oleh BKD hanya 20 orang untuk tahun 2011”
(hasil wawancara pada tanggal 30 Januari 2012)
Pernyataan senada juga disampaikan Ibu Syahriani, SE (Kepala Sub Bidang Pengembangan Karir Pegawai) BKD Sidrap menyat
akan bahwa :
“Banyaknya SKPD yang mengikutkan pegawaianya diklat teknis tanpa sepengetahuan BKD salah satu penyebab informasi yang
dihasilkan Simpeg terkait dengan pelaksanaan diklat teknis tidak akurat, namun kami telah berupaya untuk memberikan informasi s
eakurat mungkin, besar harapan kami agar dalam penanganan kediklatan ditangani secara terpusat yaitu dengan
adanya diklat satu pintu agar kami juga dapat memberikan informasi yang benar-benar akurat dan tepat waktu”
(hasil wawancara pada tanggal 30 Januari 2012)
Dari tabel diatas mengenai nominatif pegawai yang mengikuti Diklat dan berdasarkan pernyataan dari 2 informan diatas,
telah terlihat jelas bahwa informasi yang dihasilkan Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sidenreng Rappang
mengenai pelaksanaan diklat teknis belum sesuai dengan kondisi sebenarnya, hal tersebut dipicu karena belum
terealisasinya pelayanan diklat satu pintu sehingga data yang diterima BKD mengenai pelaksanaannya belum akurat.
Selanjutnya mengenai syarat-syarat yang harus dimiliki oleh pegawai peserta diklat khususnya diklat teknis dijelaskan Farawansya
h Firdaus (Staf Bidang Diklat) BKD Sidrap melalui wawancara, yang mengatakan bahwa :
“Syarat-syarat atau pun ketentuan mengikuti diklat teknis tergantung dari penyelenggara diklat itu sendiri, kami di BKD selaku fasilitator atau
penghubung antara pihak penyelenggara dengan pegawai di SKPD yang akan mengikuti diklat, yang bertugas memberikan pelayanan
informasi, informasi berupa diklat apa yang akan diselenggarakan, untuk bidang apa, persyaratannya apa, dan batas pendaftarannya kapan
sampai kepada pembutan surat tugas pegawai yang akan mengikuti diklat tersebut”
Lanjut beliau menambahkan bahwa :
“Berbeda dengan diklat prajabatan, struktural maupun fungsional yang memiliki syarat-syarat secara umum, namun terkhusus untuk diklat
teknis tergantung dari pihak pengelola atau pelaksana diklat yang menentukan syarat-syarat apa yang harus dipenuhi oleh peserta diklat”
(hasil wawancara pada tanggal 2 Februari 2012)
Untuk mengkonfirmasi bagaimana pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) untuk kebutuhan
diklat khususnya diklat teknis maka penulis melakukan wawancara dengan beberapa orang pegawai di Badan
Perencanaan Pembangunan Daerah. Berikut beberapa hasil wawancara dengan pegawai di Badan Perencanaan
Pembangunan Daerah Kabupaten Sidenreng Rappang sebagai berikut :
Ihsan Samad, S.STP, M.Si (Kepala Sub Bagian Perencanaan) BAPPEDA Sidrap yang juga sebagai mantan Kepala Bidang
Pengembangan dan Diklat pada BKD Sidrap, beliau menyatakan bahwa :
“Diklat yang paling banyak diikuti oleh pegawai yaitu diklat teknis, karena diklat teknis diperlukan keahlian pegawai dalam pelaksanaan tugas
yang berkaitan dengan tugas pokok dan fungsi seorang pegawai”
Lanjut beliau menyatakan bahwa :
“Pemanfaatan Simpeg untuk kebutuhan diklat belum terintegrasi, alasannya karena di Sidrap belum ada yang namanya diklat satu pintu, sudah
beberapa tahun direncanakan namun belum terealisasi karena banyaknya faktor yang menjadi penghambat selain masalah anggaran salah satu
penyebabnya yaitu SKPD enggan mengalokasikan dana diklatnya ke BKD untuk program pengembangan SDM, setiap SKPD mengalokasikan
dana diklatnya masing-masing. Kemudian kalau ditanya masalah kesesuaian diklat teknis dengan jabatan pegawai saya sebagai mantan Kepala B
idang Pengembangan dan Diklat dengan tegas menyatakan SESUAI, karena berkas-berkas yang masuk di BKD itu
diseleksi yang mana pegawai yang sesuai untuk diklat tersebut”
Lebih lanjut beliau menyatakan :
“Untuk persyaratan mengikuti diklat teknis yang dinformasikan BKD yah tergantung jenis diklat teknis tersebut, tapi
yang biasanya itu yang jadi pertimbangan umur, pangkat, pengalaman kerja, masa kerja, keahlian dan lain-lain. Kalo
masalah itu saya rasa tidak ada masalah. Tapi informasi yang dihasilkan BKD terkait dengan pelaksanaan diklat saya
rasa belum bisa sepenuhnya dikatakan berhasil karena informasi-informasi tentang diklat teknis khususnya yang ade
tanyakan itu kadang-kadang juga lambat diterima oleh SKPD terkait “
(hasil wawancara pada tanggal 7 Februari 2012)
Pernyataan senada juga dikemukakan oleh Bapak Muh Sukma, SE (Kepala Sub Bagian Keuangan) BAPPEDA Sidrap yang
mengikuti diklat teknis tahun 2010 yaitu diklat Pengelolaan Keuangan Daerah beliau mengatakan :
“Simpeg sebenarnya sudah berjalan baik, pengelolaan data sehingga menghasilkan sebuah informasi juga sudah terlihat baik namun untuk
menghasilkan informasi mengenai diklat masih kurang optimal, karena belum terpusatnya pelayanan kediklatan sehingga banyak pegawai yang
mengikuti diklat tidak terdata atau tidak diketahui oleh BKD, hanya yang dibuatkan surat tugas oleh BKD yang terdata, seperti saya ketika
tahun 2010 dibuatkan surat tugas langsung dari BKD sehingga saya terdata di Simpeg BKD, namun kebanyakan teman-teman yang surat
tugasnya dibuat di SKPD masing-masing, yang mengikuti diklat internal tidak diketahui keikut sertaannya dalam diklat”
Lanjut beliau menyatakan bahwa :
“Saya melihat prosedur kerja dari pegawai di BKD terkhusus untuk pengelola atau operator simpeg sudah berusaha memberikan pelayanan
informasi dalam hal kediklatan sudah baik tapi karena permasalahan susahnya mereka mendapatkan data yang akurat dari masing-masing
SKPD sehingga menyebabkan informasi yang dihasilkan menjadi tidak sesuai dengan kondisi sebenarnya, namun untuk kesesuaian antara
diklat dengan siapa pegawai yang akan diikutkan diklat saya rasa simpeg sudah dapat memposisikan pada tempatnya, dalam artian sudah
sesuai berdasarkan data-data pegawai”
(hasil wawancara pada tanggal 7 Februari 2012)
Bapak Muh Sukma, SE juga menyatakan pengalamannya tahun lalu terkait dengan informasi mengenai pelaksanaan diklat,
pernyataan beliau sebagai berikut :
“Tahun kemarin saya sebagai alumni diklat KKD lebih mengetahui akan dilaksanakannya diklat tersebut dibanding pihak BKD, coba lihat seha
rusnya kan pihak BKD yang lebih dahulu mengetahuinya sehingga apa yang terjadi penyampaian informasinya dengan
batas akhir pengumpulan berkas bagi pegawai yang ingin mengikuti diklat tersebut sangat sedikit waktunya, sehingga
teman-teman banyak yang tidak ikut”
(hasil wawancara pada tanggal 7 Februari 2012)
Dari pernyataan tersebut dapat dianalis bahwa pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian sudah
diterapkan dan pegawai BAPPEDA sebagai salah satu SKPD yang dilayani oleh BKD telah mengiyakan hal tersebut,
hanya saja penyampaian informasi yang dilaksanakan oleh Badan Kepegawaian Daerah terkesan lambat dengan
alasan belum terealisasinya pelayanan diklat satu pintu sehingga informasi yang diterima oleh BKD tidak terpusat.
H. Bachtiar Hamid (Kepala Sub Bagian Sosial dan Budaya) BAPPEDA Sidrap dan sebagai mantan pegawai di BPKD
(Badan Pengelola Keuangan Daerah) yang mengikuti diklat teknis tahun 2010 yaitu diklat Pembendaharaan yang tidak
terdata di BKD, adapun peryataan beliau sebagai berikut :
“Alasan saya kenapa sampai tidak terdata di BKD untuk tahun 2010 mengikuti diklat pembendaharaan karena diklat yang saya
ikuti yaitu diklat internal yang mana surat tugasnya dibuat oleh SKPD tempat saya bekerja, bukan oleh BKD sehingga
BKD tidak mengetahuinya, inilah yang menjadi kelemahan selama ini disebabkan karena tidak adanya pelayanan
diklat satu pintu kemudian di SKPD khususnya bagian kepegawaian seharusnya pro aktif melaporkan hal tersebut
kepada BKD tapi pada kenyataannya tidak ada hal demikian, itulah sebabnya kebanyakan orang yang mengikuti diklat
teknis tidak diketahui oleh BKD sehingga tidak terdata di Program Simpegnya”
(hasil wawancara pada tanggal 7 Februari 2012)
Muh. Basri (Kepala Sub Bidang Pengairan, Perhubungan & Telkom) BAPPEDA yang pada tahun 2010 mengikuti diklat
komputerisasi yang tidak terdata di BKD pada tahun tersebut mengikuti diklat komputerisasi, beliau menjelaskan
bahwa :
“Dana untuk diklat teknis memang dikelola oleh Bappeda itu sendiri, jadi itulah alasannya kenapa sampai banyak yang
tidak terdata di BKD mengikuti diklat tersebut, karena dana itu sudah cair di bappeda sendiri. Sebenarnya simpeg bisa
menghasilkan data yang akurat mengenai diklat jika pelaksanaan diklat itu terpusat, tapi sampai sekarang kan belum
seperti itu”
Lanjut beliau menambahkan bahwa :
“Manfaat simpeg untuk kebutuhan diklat sebenarnya sudah dirasakan yah, saya pernah diklat tahun 2008 yaitu diklat teknis
subtansif spesialisasi bendahara pengelola, nah itu pihak BKD sebagai fasilitatornya, nah pada saat itu saya terdaftar di BKD
karena BKD sendiri yang menyurati, tampak saat itu peran dari simpeg yaitu memberikan informasi kepada setiap SKPD bahwa
akan diadakan diklat tersebut, dan informasinya kami terima baik, meskipun banyak pihak yang mengeluh karena katanya
lambat dalam penyampaian informasi”
(hasil wawancara pada tanggal 7 Februari 2012)
Mustajibu Menca (Staf Sekertariat) BAPPEDA Sidrap yang mengikuti diklat tahun 2010 yaitu diklat Badan Keswadayaan
Masyarakat yang juga tidak terdata di BKD melaksanakan diklat, beliau mengatakan bahwa :
“Kalau ditanya masalah pemanfaatan Simpeg untuk diklat menurut pandangan saya yah, dan apa yang saya lihat selama ini
belum begitu maksimal nak karena pelayanan diklat itu belum terpusat jadi BKD juga masih kurang tanggap mencari informasiinformasi, tapi untuk kesesuaian diklat dengan pegawai yang mengikutinya sudah sesuai karena di BKD itu sangat diperhatikan
yang seperti itu yaitu kesesuain jabatan, umur, masa kerja, jangan sampai diikutkan diklat tapi tidak sesuai jabatan, atau sudah
mau pensiun tapi dikasi ikut diklat nah itu yang buang-buang anggaran kan tapi di BKD itu sudah sesuai untuk masalah yang itu,
tapi masalah informasi yang dihasilkan kadang-kadang lambat dan tidak sesuai, tidak sesuai maksudnya ada teman yang pernah
minta data pegawai yang mengikuti diklat tapi ternyata data itu tidak terekap secara akurat di BKD”
(hasil wawancara pada tanggal 7 Februari 2012)
Muh. Haris Alimin R, Spi, M.Si (Kepala Bidang Litbang) BAPPEDA Sidrap yang mengikuti diklat tahun 2010 yaitu diklat
SPIP (Sistem Pengendalian Intern Pemerintah) yang diselenggarakan oleh Badan Pengawasan Keuangan dan
Pembangunan (BPKP) Provinsi Sulawesi Selatan dengan diketahui oleh BKD, pernyataan beliau sebagai berikut :
“Saya rasa peran BKD dalam memberikan informasi sudah baik, dan juga ketika kami meminta konfirmasi mengenai informasiinformasi yang mereka keluarkan cukup tanggap respon dari pengelolanya, hanya saja tidak bisa dipungkiri bahwa untuk
masalah diklat memang ada sedikit hambatan dalam penyampaian informasinya, tapi untuk masalah bagaimana kesesuaian
orang-orang yang mengikuti diklat dengan umur, jabatan maupun hal-hal lainnya yang berhubungan dengan persyaratan untuk
mengikuti diklat tersebut saya rasa BKD handal dalam memilih mana pegawai yang sesuai karena data-data pegawai kan
sudah terinput semua di simpeg itu sendiri”
(hasil wawancara pada tanggal 7 Februari 2012)
Anwar Rafi S. IP ( Staf Bidang Ekonomi dan Sosial Budaya) BAPPEDA Sidrap yang mengikuti diklat teknis pada tahun
2010 yaitu diklat Penguatan dan Pelatihan pada program (PPAUD) Pendidikan & pengembangan Anak Usia Dini.
Pernyataan beliau sebagai berikut :
“Pemanfaatan SIMPEG untuk kebutuhan diklat saya fikir sudah berjalan, tapi untuk dapat dikatakan sudah optimal saya rasa
belum yah, alasannya karena masih banyak kekurangan-kekurangan dari program itu, antara lain informasinya terkadang tidak up
date, penyampaian informasinya juga lambat karena operatornya cuma satu orang dan yang tahu seluk beluk sistem
simpeg itu hanya satu orang jadi jika dia tidak hadir pastinya akan terhambat itu pengolahan data. Dan untuk
penyampaian informasinya masih manual, jadi belum ada itu yang namanya web yang bisa kami akses di kantor
masing-masing. Saya rasa itu hal yang perlu diperhatikan sehingga proses penyampaian informasi bisa cepat kami
terima”
(hasil wawancara pada tanggal 7 Februari 2012)
Senada dengan pendapat dari beberapa informan di Bappeda, penulis kemudian menanyakan hal ini kepada Kepala BKD Kabupa
ten Sidenreng Rappang yaitu Bapak Hijas, SH yang mengetahui dengan jelas perihal pelayanan diklat satu pintu yang
sampai saat ini belum terealisasikan, karena beliau pernah mencanangkan hal tersebut. Itulah sebabnya untuk
masalah kediklatan SIMPEG belum begitu optimal menghasilkan informasi yang akurat terkait dengan pelaksanaan
diklat terkhusus untuk diklat teknis, beliau menyatakan bahwa :
“Inilah yang menjadi salah satu kelemahan Simpeg yang diakibatkan oleh belum adanya pelayanan diklat satu pintu sehingga informasi
kediklatan tidak terpusat yang menyebabkan keakuratan data yang semestinya sudah dapat dikatakan akurat menjadi tidak akurat
karena persoalan tersebut, saya sudah mencanangkan proram ini bahkan saya sempat mensosialisasikan kepada
setiap SKPD namun pada kenyataannya pelayanan diklat satu pintu belum dapat terealisasikan dengan alasan
anggaran yang belum memadai”
Lanjut beliau menambahkan bahwa :
“Namun pelaksanaan diklat yang ditangani atau pun melalui BKD berjalan dengan lancar dengan adanya simpeg sangat
membantu dalam hal pemberian informasi kepada pegawai, jadi hasil kerja dari simpeg ini sangat membantu, hanya saja
pemanfaatannya belum dapat dirasakan secara optimal karena itu tadi pelayanan kediklatanya belum terpusat”
(hasil wawancara pada tanggal 8 Februari 2012
)
Pernyataan senada juga dikemukakan Sekretaris BKD Kab. Sidrap Bapak Drs. Syamsuddin Hende, beliau mengatakan bahwa :
“BKD Sidrap ini untuk setiap kegiatannya sudah menggunakan SIMPEG (Sistem Informasi Manajemen Kepegaw
aian), sehingga perkembangan dan keakuratan data-data mudah diketahui dan diakses sehingga apabila ada
data yang kurang akurat atau tidak relevan dengan kenyataannya di lapangan maka data tersebut akan segera
diganti dengan yang baru, karena yang menjadi dasar setiap organisasi terkhusus di BKD ini dalam
mengeluarkan kebijakan adalah keakuratan suatu data, namun untuk bidang kediklatan masih kurang optimal
pemanfaatannya karena data yang diterima pegawai yang menangani simpeg kurang lengkap sehingga
menyebabkan informasi yang dihasilkan pun demikian”
(hasil wawancara pada tanggal 8 Januari 2012)
Hal ini juga dibenarkan oleh Bapak Drs. Nasruddin Waris,M.S (Kepala Bidang Mutasi dan Kepangkatan) beliau
mengatakan bahwa :
“Simpeg sebenarnya untuk setiap bidang yang ada di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sidenreng Rappang sudah
dimanfaatkan namun bidang diklat yang masih perlu dioptimalkan pemanfaatannya, dan untuk bidang lain khususnya
mutasi saya rasa saat ini sudah berjalan maksimal data-data pegawai semuanya terekap dengan baik sehingga mampu
menghasilkan informasi yang akurat dan tepat waktu”
(hasil wawancara pada tanggal 8 Februari 2012)
Pernyataan tersebut juga dibenarkan oleh Pak Yamin, A.Md (Operator Simpeg) BKD Sidrap, menyatakan bahwa :
“Diantara semua bidang yang ada di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sidenreng Rappang ini baru satu bidang
yang telah maksimal dalam pengelolaan simpegnya yaitu bidang mutasi, sedangkan bidang lainnya ada beberapa
hambatan-hambatan terkhusus untuk diklat, yang hambatannya yaitu tidak terpusat itu pelayanan diklatnya, jadi kami
sulit menghimpun siapa-siapa PNS yang mengikuti diklat, namun semua bidang saya rasa telah memanfaatkan Simpeg.
”
(hasil wawancara pada tanggal 8 Februari 2012)
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) sangat penting dalam memberikan pelayanan kepada seluruh pers
onalia yang ada karena pegawai merupakan aset penting penyelenggaraan organisasi yang perlu dikelola dengan baik.
Mengingat pentingnya pengelolaan data pegawai tersebut, maka peningkatan kualitas pengelolaan kepegawaian
melalui implementasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian merupakan salah satu prioritas dalam tahapan
pengembangan E-government.
Pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) dapat membantu dan mempermudah pengguna
dalam hal ini pegawai bagian operasional, pimpinan dan pihak yang membutuhkan data dalam penyajian informasi data
kepegawaian. Dengan aplikasi SIMPEG dapat meningkatkan efisiensi dan mempermudah pengolahan, pencarian dan
pelaporan data pegawai di instansi pemerintah sebagai bahan pertimbangan yang berkaitan dengan pembinaan
pegawai dalam hal ini Pendidikan dan Pelatihan (Diklat).
Dari hasil wawancara dengan beberapa orang pegawai di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sidenreng Rappang selak
u pengelola SIMPEG dan beberapa orang pegawai di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten
Sidenreng Rappang selaku pengguna SIMPEG serta yang merasakan manfaat dari SIMPEG dapat disimpulkan bahwa
pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian untuk kebutuhan diklat khususnya diklat teknis belum
optimal dengan alasan belum terintegrasinya pelayanan diklat sehingga sehingga menyebabkan banyaknya pegawai
di lingkup pemerintahan Kabupaten Sidenreng Rappang yang tidak terdata mengikuti diklat teknis yang menyebabkan
informasi yang terkait pelaksanaan diklat teknis menjadi tidak akurat dan lambat dalam penyampaiannya.
BAB VI
KESIMPULAN DAN SARAN
VI.1. Kesimpulan
Dari beberapa pembahasan dan serangkaian hasil analisis yang telah penulis lakukan mengenai pemanfaatan Sistem
Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) untuk kebutuhan Diklat di Kabupaten Sidenreng Rappang dapat
disimpulkan sebagai berikut :
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian adalah suatu sistem yang mampu mengolah data kepegawaian menjadi
informasi bermutu yang dapat menunjang kelancaran administrasi kepegawaian atau mengoptimalisasikan
administrasi kepegawaian untuk membantu terwujudnya tujuan organisasi. Namun pada kenyataannya Pemanfaatan Sis
tem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) untuk kebutuhan diklat di Kabupaten Sidenreng Rappang khususnya
diklat teknis belum optimal dengan alasan belum terintegrasinya pelayanan diklat sehingga sehingga menyebabkan
banyaknya pegawai di lingkup pemerintahan Kabupaten Sidenreng Rappang yang tidak terdata mengikuti diklat teknis.
Belum optimalnya pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) untuk kebutuhan diklat juga
dipengaruhi oleh beberapa faktor yaitu pada tahapan input dimana adanya data-data yang tidak sesuai dengan kondisi
sebenarnya, tahapan process yang belum di dukung dengan teknologi informasi yang memadai dan SDM pengelola
yang masih terbatas kuantitasnya sehingga output berupa informasi yang dihasilkan menjadi lambat, tidak akurat dan
belum mampu mencakup secara menyeluruh informasinya.
VI.2. Saran
Berdasarkan uraian kesimpulan diatas, dapat direkomendasikan saran-saran sebagai berikut :
6357160. Untuk menjamin kontinuitas data dan informasi yang diperlukan setiap saat, maka Sistem Informasi Manajemen
Kepegawaian (SIMPEG) perlu disempurnakan, dikembangkan dan dimantapkan. Kemudian untuk pengelolaannya juga perlu
lebih ditingkatkan lagi pada proses input (pengumpulan data), kemudian untuk pengolahan data serta
menghasilkan output berupa informasi yang cepat, tepat dan akurat diperlukan dukungan dari teknologi yaitu
berupa penambahan unit komputer dan SDM pengelola SIMPEG yang sangat terbatas jumlahnya perlu
ditambah guna terciptanya pelaksanaan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) yang efektif.
2. Agar pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian untuk kebutuhan diklat dapat berjalan secara
optimal sebaiknya direalisasikan pelayanan diklat satu pintu agar pelaksanaan Diklat dapat terintegrasi dan semuanya
diketahui oleh BKD selaku lembaga teknis yang mengurus aparatur pemerintah yang sesuai dengan tugas dan
fungsinya yaitu memberikan pelayanan informasi kepegawaian dalam lingkup Pemerintah Kabupaten
Sidenreng Rappang.
3. Perlunya Pengadaan web sehingga Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian ini dapat digunakan secara
online dan manajemen kepegawaian dapat dilakukan tidak hanya dari dalam kantor yang terkoneksi jaringan
internet saja. Tetapi dapat dilakukan dimana saja, sehingga pihak SKPD juga dapat lebih mudah melihat informasiinformasi melalui web SIMPEG tersebut. Dengan adanya web penyampaian informasi dapat lebih mudah dan cepat.
4. Disarankan agar pemerintah daerah setempat mengalokasikan anggarannya dengan memperhatikan kebutuhan
program kegiatan, karena anggaran yang tersedia pada umumnya belum memadai untuk membangun Sistem Informasi
Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) yang handal, yang mampu menyajikan informasi kepegawaian dengan cepat,
akurat, dan up to date khususnya yang berkaitan dengan data untuk pembinaan pegawai dalam hal ini diklat dalam
upaya meningkatkan kualitas pegawai.
DAFTAR PUSTAKA
Buku Rujukan
Amirin, Tatang M. 2003. Pokok-Pokok Teori Sistem. Cetakan kedelapan. Jakarta: Rajawali Pers.
Davis, Gordon B. 1999. Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen Bagian I. Jakarta: PT Pustaka Binaman Pressindo.
Departemen Pendidikan Nasional. 2005. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta: Balai Pustaka.
Gie, The Liang 1983. Unsur-unsur Administrasi Suatu Kumpulan Karangan. Yogyakarta: Supersukeses.
Hasibuan, S.P Malayu. 2005. Manajemen: dasar, pengertian dan masalah. (Edisi Revisi). Jakarta: Bumi Aksara.
_________________. 2009. Manajemen Sumber Daya Manusia, (Edisi Revisi). Jakarta: Bumi Aksara.
Jogiyanto, HM. 2003. Analisis Dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori Dan Praktek Aplikasi Bisnis.
Yogyakarta: ANDI.
Kartaprawira, Rusadi. 1990. Pendekatan Sistem dalam Ilmu-ilmu sosial. Bandung: Sinar Baru.
Kumorotomo, W dan Margono S. A. 2004. Sistem Informasi Manajemen Dalam Organisasi-Organisasi Publik. Yogyakarta:
Gadja Madya University Press
Mark, Simkin. G. 2003. Sistem Informasi Manajemen Berbasis Komputer, Terjemahan Alex Media Komputindo. Jakarta.
Mc. Leod, Raymond dan Schell, George P. 2004. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: PT. Indeks.
___________________________________. 2008 Management Information Systems (Sistem Informasi Manajemen) Edis
i Kesepuluh Jakarta: Salemba Empat.
Moekijat, 2005. Pengantar Sistem Informasi Manajemen, Bandung : CV. Mandar Maju
Musanef. 1996. Manajemen Kepegawian di Indonesia Jilid II. Jakarta: Toko Gunung Agung.
Nugroho, Eko. 2008. Sistem Informasi Manajemen: konsep, apliksai, dan perkembangan. Yogyakarta: ANDI.
Rivai, Veitzhal. 2005. Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan
Saksono, Slamet. 1997. Pengantar Administrasi Kepegawaian. Jakarta: CV. Haji Masagung.
Samsudin, Sadili. 2006. Manajemen Sumber Daya Manusia, Cetakan ke-1. Bandung: Pustaka Setia.
Sastro, Dr. B. Siswanto, 2003, Manajemen Tenaga Kerja Indonesia, Jakarta: Bumi Aksara.
Scott, George M. 2004. Prinsip-Prinsip Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada.
Siagian, Sondang P. 2008. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Bumi Aksara.
Simamora, Henry. 2004. Manjemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: STIE YKPN
Simbolon, Maringan Masry. 2004. Dasar-Dasar Administrasi dan Manajemen. Jakarta: Ghalia Indonesia.
Susanto, Azhar. 2004. Sistem Informasi Manajemen Konsep Dan Pengembangan Edisi Tiga. Bandung: Lingga Jaya.
Sutabri, Tata. 2005. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: ANDI.
Syafiie, Inu Kencana. 2008. Sistem Administrasi Negara (SANRI). Jakarta: PT. Bumi Aksara.
Tayipnapis, Farida Yusuf. 2000. Evaluasi Program. Jakarta: Rineka Cipta.
Wursanto, I. G. 1991. Manajemen Kepegawaian. Jakarta: Ghalia Indonesia.
Buku Metodologi
Miles Matthew B & A. Michael Huberman. 1992. Analisa data Kualitatif. Diterjemahkan oleh Tjetjep Rohendi Rohidi.
Jakarta: Universitas Indonesia Press.
Nawawi, Hadari. 2007. Metode Penelitian Sosial. Yogyakarta: Gajahmada University Press.
Sugiono. 2007. Metode Penelitian Administrasi. Bandung: Alfabeta.
Tim Penyusun. 2010. Pedoman Penulisan dan Penilaian Skripsi Jurusan Ilmu Administrasi, Fisip Unhas Makassar: Due-like.
Peraturan Perundang-Undangan
Peraturan Bupati Sidenreng Rappang Nomor 04 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah
Peraturan Bupati Sidenreng Rappang Nomor 29 Tahun 2008 tentang Tugas pokok, Fungsi, Uraian Tugas dan Tata Kerja Badan
Kepegawaian Daerah
Peraturan Pemerintah RI Nomor 101 Tahun 2000 tentang Pendidikan dan Pelatihan jabatan Pegawai Negeri Sipil
Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 Tahun 2000 tentang Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Departemen Dalam
Negeri dan Pemerintah Daerah.
Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah.
Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang perubahan atas Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok
Kepegawaian.
Referensi Lainnya
a. Diunduh dari internet, (http://sambasalim.com/manajemen/sistem-informasi-manajemen-kepegawaian.
html), diakses pada tanggal 5 November 2011 pukul 11.00 WITA
b. Diunduh dari internet, (http://gecko.web.id/artikel/simpeg.php) diakses pada tanggal 8 November 2011
pukul 19.30 WITA
c. Diunduh dari internet, (http://syopian.net/blog) diakses pada tanggal 8 November 2011 pukul 19.30 WITA
d. Diunduh dari internet, (http://mansur12.wordpress.com/) diakses pada tanggal 8 November 2011 pukul 14.
30 WITA
e. Diunduh dari internet, (www.sidenrengrappang.go.id) diakses pada 1 Januari 2012 pukul 15.45 WITA