Komite Penjamin Mutu Diklat - Jurnal Lingkar Widyaiswara

Edisi 3 No. 2, Apr – Jun 2016, p.27-31
Ulasan / Review
Komite Penjamin Mutu Diklat: Audit Internal Kualitas
Pelayanan Kediklatan
Rahmat Suyatna
Widyaiswara of Education and Training Institutes of Banten Province, Jl. Raya Lintas Timur KM 4 Karangtanjung,
Pandeglang, Banten Province, Indonesia
(Diterima 10 Maret 2016; Diterbitkan 30 Mei 2016)
Abstract: Education and training have a significant effect in improving knowledge, attitudes
and skills of the civilian state apparatus. However, in practice, the committee guarantor of
the quality of education and training should carry out its role as well as possible so that its
intended purpose can be achieved optimally. Committee on training quality assurance is an
internal audit of the whole series of education and training ranging from planning,
implementation and monitoring and evaluation is supported by the standard of facilities and
adequate infrastructure. Quality training that will be realized when organizations implement
integrated quality management. A culture of quality should be implemented through the
implementation of systems and procedures are strict, one with the implementation of
standard operating procedures from planning and design of education and training, training
implementation to monitoring and evaluation. With a strong commitment to quality
education and training that can create Training Agency which is reliable and competitive,
insha'Allah.
Keywords: kualitas diklat, akreditasi, audit internal
▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬
Corresponding author: Rahmat Suyatna, E-mail: [email protected], Tel. +62-812-9145-4124.
Pendahuluan
Isu kualitas telah menyeruak kedalam kehidupan organisasi sejak lama. Berbagai teori yang
menjelaskan tentang kualitas begitu banyaknya yang secara empirik dapat dibuktikan. Jika
dihubungkan dengan pelayanan public maka kualitas menjadi sangat mendesak untuk
diimplementasikan. Pelayanan public langsung dapat dirasakan oleh pelanggan. Kalau saja ada
kekurangan dari sisi kualitas, maka pelanggan akan sangat mudah merasakan kekurangan tersebut.
Terkait dengan kualitas dan pelayanan public, penulis ingin fokus pada pendidikan dan pelatihan
karena bidang ini merupakan pelayanan yang diberikan oleh penyelenggara termasuk widyaiswara di
dalamnya dan tentu saja harus berkualitas mulai dari hulu hingga hilir. Badan Pendidikan dan Pelatihan
memiliki tugas mendidik dan melatih aparatur sipil negara untuk memiliki pengetahuan, sikap dan
27
Jurnal Lingkar Widyaiswara (www.juliwi.com)
Edisi 3 No. 2, Apr – Jun 2016, p.27 –31
ISSN: 2355-4118
keterampilan yang diikat erat oleh kompetensi. Dalam penyelenggaraan diklat yang begitu kompleks
ada tiga pilar yang harus diperhatikan yaitu: Penyelenggara, widyaiswara dan peserta diklat. Ketiganya
tidak bisa berdiri sendiri, ketiganya merupakan bagian integral. Ketiga bagian integral ini harus
menunjukkan kualitas tertentu sehingga sebuah diklat diharapkan outcomes (hasilnya) dapat memiliki
daya ungkit.
Layaknya Quality Control yang ada di perusahaan-perusahaan, komite penjamin mutu diklat yang
ada di sebuah instansi kediklatan menjadi auditor internal yang tugas menjamin kualitas pendidikan
dan pelatihan sebagaimana telah dinyatakan dalam tujuan perencanaannya. Dapat dibayangkan
sebuah penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan (diklat) diselenggarakan tanpa adanya
pengendalian mutu baik masukan, proses, keluaran, hasil, manfaat, sampai dengan dampaknya. Tentu
saja hal ini membutuhkan keseriusan semua pihak dalam menyelenggarakan diklat yang berkualitas.
Seperti apakah diklat yang berkualitas, tentu untuk menjawab pertanyaan ini diperlukan kajian yang
mendalam. Diklat yang baik akan diawali dengan perencanaan yang baik. Jika diklat teknis, maka diklat
ini harus dipastikan berasal dari kegiatan Analisis Kebutuhan Diklat (AKD). Melalui AKD akan
dihasilkan jenis-jenis diklat yang betul-betul dibutuhkan oleh peserta diklat. Dengan demikian maka
akan ada kemistri yang baik antara peserta diklat, penyelenggara dan widyaiswara.
Diklat Berkualitas
Sebelum menjelaskan diklat berkualitas penulis membatasi dulu apa itu kualitas. Dalam
http://www.businessdictionary.com/definition/quality kualitas dibatasi sebagai “... a measure of
excellence or a state of being free from defects, deficiencies and significant variations. It is brought
about by strict and consistent commitment to certain standards that achieve uniformity of a product in
order to satisfy specific customer or user requirements.” (anonym, 2016).
Yaitu suatu ukuran keunggulan atau keadaan yang bebas dari cacat , kekurangan dan variasi yang
signifikan . Hal ini disebabkan oleh komitmen yang ketat dan konsisten dengan standar tertentu yang
mencapai keseragaman produk untuk memenuhi kebutuhan pelanggan atau pengguna tertentu.
Sedangkan ISO 8402-1986 standard mendefinisikan kualitas sebagai "the totality of features and
characteristics of a product or service that bears its ability to satisfy stated or implied needs. (Howell,
2009)” Yaitu totalitas fitur dan karakteristik dari produk atau jasa yang dikenakan kemampuannya untuk
memenuhi kebutuhan yang dinyatakan atau tersirat.
Dengan merujuk pada definisi di atas maka diklat yang berkualitas memang sangat dibutuhkan
bukan hanya oleh peserta diklat namun oleh semua komponen system. Sehingga diklat yang
berkualitas harus dirancang dari hulu secara ketat, dilaksanakan secara ketat dan dipantau oleh komite
penjamin mutu mulai dari hulu hingga hilir. Artinya hasil akhir diklat sebagaimana telah ditetapkan oleh
penyelenggara dapat dicapai secara efektif dan efisien.
Dalam Permendagri Nomor 2 Tahun 2013 secara tersurat menyatakan tentang diklat berbasis
kompetensi. Diklat berbasis kompetensi ini adalah diklat berkualitas karena hasil akhir diklat akan diuji
kompetensinya sehingga keluaran diklat akan berkualitas. Penyelenggaraan diklat berbasis kompetensi
tidak akan terwujud tanpa mengusung diklat berkualitas. Maka sejalan dengan itu, Analisis Kebutuhan
Diklat juga harus dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan berdasarkan Competency Gap yang
teranalisis. Bukan saatnya lagi, diklat terselenggara karena keinginan. Dengan merujuk pada
kebutuhan maka tindak lanjut dari kegiatan Analisis Kebutuhan Diklat adalah penyusunan Kurikulum
28
Jurnal Lingkar Widyaiswara (www.juliwi.com)
Edisi 3 No. 2, Apr – Jun 2016, p.27 –31
ISSN: 2355-4118
Diklat, Modul Diklat, Rancang Bangun Pembelajaran Mata Diklat, dan Bank Soal. Ini penting agar
perencanaan terkait bahan-bahan ajar betul-betul ideal.
Manajemen Mutu Terpadu
Untuk mewujudkan mutu diklat, tiga pilar diklat yaitu penyelenggara, widyaiswara dan peserta diklat
harus menyadari perannya masing-masing. Dibutuhkan keseriusan semua stakeholder untuk
mewujudkan diklat berkualitas. Keberadaan Komite Penjamin Mutu Diklat dan Badan Standar Nasional
(BSN) mutlak dibutuhkan untuk mengendalikan penyelenggaraan diklat secara menyeluruh. Tanpa
pengendalian tidak mustahil akan terjadi banyak penyimpangan dalam seluruh rangkaian
penyelenggaraan diklat mulai dari perencanaan, pelaksanaan sampai dengan monitoring dan
evaluasinya.
Manajemen Mutu Terpadu (MMT) merupakan suatu sistem nilai yang mendasar dan komperhensip
dalam mengelola organisai dengan tujuan meningkatkan kinerja secara berkelanjutan dalam jangka
panjang dengan memberikan perhatian secara khusus pada tercapainya kepuasan pelanggan dengan
tetap
memperhatikan
secara
memadai
terhadap
terpenuhinya
kebutuhan
seluruh stakeholders organisasi yang bersangkutan. Masalah kualitas dalam MMT menuntut adanya
keterlibatan dan tanggung jawab semua pihak dalam organisasi (Yulia, 2012). Dalam organisasi Badan
Diklat, penanggungjawab kegiatan adalah eselon II sedangkan secara langsung penanggungjawab
terjaminnya kualitas penyelenggaraan diklat berada di tangan Pejabat Pelaksana Teknik Kegiatan
(PPTK). PPTK yang bertanggungjawab akan memastikan terselenggaranya diklat yang berkualitas
mulai dari hulu sampai hilir.
Untuk memastikan apakah sebuah organisasi memiliki Manajemen Mutu Terpadu maka dapat
merujuk pada kriteria berikut:

Fokus pada pelanggan, baik pelanggan internal maupun eksternal.
Apakah penyelenggara betul-betul fokus pada kebutuhan peserta diklat mulai dari penginapan,
akomodasi, konsumsi, peralatan diklat, kesehatan, hiburan, olah raga, dan lain-lain.

Memiliki obsesi yang tinggi terhadap kualitas
Penyelenggara memiliki standar acuan kualitas dan menjalankannya secara tegas dan konsisten
(tidak kompromi)

Menggunakan pendekatan ilmiah dalam pengambilan keputusan dan pemecahan masalah;
Diklat terselenggara berdasarkan AKD, memiliki kurikulum dan modul yang merupakan Standar LAN
RI, memiliki pedoman penyelenggaraan yang jelas sehingga memudahkan pimpinan mengambil
keputusan.

Memiliki komitmen jangka penjang
Terselenggaranya evaluasi pasca diklat yang terjadwal, yang tergambar dari jangka pendek, jangka
menengah dan jangka panjang

Membutuhkan kerjasama tim
Tersedianya Tim Penjamin Mutu, Tim Evaluasi Pasca Diklat, Tim AKD.
29
Jurnal Lingkar Widyaiswara (www.juliwi.com)
Edisi 3 No. 2, Apr – Jun 2016, p.27 –31
ISSN: 2355-4118

Memperbaiki proses secara berkesinambungan
Merevisi Sisdur, SOP Pelayanan, SOP Rutin, SOP Penugasan dan SOP Teknis secara rutin
tahunan

Menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan
Penyelenggaraan diklat yang mengacu pada SOP Penyelenggaraan Diklat

Memberikan kebebasan yang terkendali
Keputusan tetap berada dipucuk pimpinan namun kreativitas sepenuhnya diserahkan kepada setiap
individu

Memiliki kesatuan tujuan
Perlu adanya sosialisasi visi, misi, dan strategi agar tetap konsisten dengan tujuan yang telah
ditetapkan.

Adanya keterlibatan dan pemberdayaan karyawan
Pelibatan semua pihak diperlukan demi lancarnya dan tercapainya tujuan yang tekah ditetapkan.
Meningkatkan kualitas sumber daya manusia aparatur tetap harus dilaksanakan secara
berkelanjutan agar lebih berdaya. (Yulia, 2012)
Manajemen Mutu Terpadu dalam pelaksanaannya memerlukan dukungan seluruh stakeholder diklat
baik di internal Badan Diklat Provinsi Banten, eksternal SKPD Provinsi Banten, dan eksternal badan
Pembina kepegawaian di kabupaten dan kota lingkup Provinsi Banten. Tanpa keseriusan dan
dukungan yang penuh, mustahil sebuah diklat berkualitas akan terwujud. Sejatinya, Komite Penjamin
Mutu Diklat akan melakukannya tugasnya dengan penuh tanggungjawab dalam rangka menjamin
penyelenggaraan diklat yang berkualitas. Namun untuk menjamin independensi diperlukan juga
penjamin mutu eksternal yang secara fair akan memberikan masukan positif terkait penjaminan mutu
diklat. Organisasi eksternal yang dapat melakukan pekerjaan ini adalah Badan Standar Nasional.
Penulis memiliki harapan besar terwujudnya Badan Diklat yang terpercaya dan berdaya saing melalui
pengendalian seluruh kegiatan kediklatan melalui badan eksternal ini. Melalui penataan system dan
prosedur yang kini sedang dilakukan Badan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Banten diharapkan satu
atau dua tahun ke depan bisa meraih standar pelayanan public terbaik, melalui ISO 9001:2015 (Admin,
2015).
Kesimpulan
Pendidikan dan pelatihan akan dapat meningkatkan kualitas sumber daya manusia jika tiga pilar
kediklatan menunjukkan keseriusannya. Penyelenggara, widyaiswara, dan peserta diklat harus secara
simultan memainkan peranannya masing-masing dengan sangat baik. Manajemen mutu terpadu
mamainkan peranan yang tidak kecil dalam rangka penyelenggaraan diklat yang berkualitas. Jika tiga
pilar tadi adalah driver dan penumpangnya maka MMT adalah kendaraannya. Keduanya harus
bersinergi dan taat pada aturan lalu lintas yang diatur oleh polisi lalu lintas yaitu Komite Penjamin Mutu
Diklat. Terwujudnya diklat yang berkualitas merupakan langkah positif lembaga penyelenggara
kediklatan dalam rangka mengoptimalkan penggunaan keuangan negara dan membantu komisi
pemberantasan korupsi dalam upaya pencegahannya, wallahu a’lam bissawab
30
Jurnal Lingkar Widyaiswara (www.juliwi.com)
Edisi 3 No. 2, Apr – Jun 2016, p.27 –31
ISSN: 2355-4118
Daftar Pustaka
Admin. (2015, September 15). Quality management systems -- Requirements. Retrieved from
http://www.iso.org/iso/catalogue_detail?csnumber=62085
anonym.
(2016,
June
22).
Retrieved
http://www.businessdictionary.com/definition/quality.html
from
BusinessDictionary.com:
Howell, R. S. (2009, December 15). A Whole New World of Quality Management. Retrieved from
http://www.commerce.gov.lc/articles/view/13
Yulia, E. (2012, May 14). Retrieved from manajemen mutu terpadu dalam pendidikan:
https://manajemenmututerpadudalampendidikan.wordpress.com/2012/05/14/
31