KOMUNIKASI YANG EFEKTIF

KOMUNIKASI
YANG EFEKTIF
Eunike Prapti Lestari Krissetyanti, M.Si
DIKLAT PRAJABATAN GOLONGAN III
BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA
13 NOVEMBER 2009
Curriculum Vitae
Eunike Prapti Lestari Krissetyanti, S.IP, M.Si
Lahir di Yogyakarta, 6 Juni 1972
Alamat : Kalibata Selatan II no. 9 Jakarta Selatan
Email : [email protected]
Pendidikan :

SD-SMA di Yogyakarta

S1 Administrasi Negara, Fak. Isipol, UGM

S2 Ilmu Manajemen, Fak. Ekonomi, UGM
Pengalaman Kerja :

1996 s.d. 2006 : Dosen di Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi-AAN Yogyakarta

2006 s.d. skrg : PNS BKN
Pengalaman Mengajar :

STIA – AAN : 1996 - 2006

LPK Arka Paramita Yogyakarta : 1998 – 2006

Univ. Terbuka, Yogyakarta : 1998 - 2006

STADS ASMI Jakarta : 2006 – 2008

STIAMI Jakarta : 2008 – skrg
Pengalaman Fasilitator Diklat :

Diklat Manajemen Perkantoran Modern, BKD-Pemda NAD (2007)

Diklat Prajabatan, Pemda Kab. Bandung (2007)

Diklat Analis Kepegawaian, Depperindag (2008)

Diklat Kesekretarisan, BKN (2008)

Diklat Pelayanan Prima, BKN (2008)
Mengapa kita berkomunikasi?
Komunikasi mempunyai fungsi :
1. Fungsi Pertama : Komunikasi Sosial
2. Fungsi Kedua : Komunikasi Ekspresif
3. Fungsi Ketiga : Komunikasi Ritual
4. Fungsi Keempat : Komunikasi Instrumental
Fungsi Pertama : Komunikasi Sosial
 mengisyaratkan bahwa komunikasi penting untuk



membangun konsep diri dan aktualisasi diri
Pembentukan konsep diri. Konsep diri adalah
pandangan kita mengenai diri kita, dan itu hanya bisa
kita peroleh lewat informasi yang diberikan orang lain
kepada kita
Pernyataan eksistensi diri. Orang berkomunikasi untuk
menunjukkan dirinya eksis.
Untuk memenuhi kebutuhan dalam rangka
kelangsungan hidup; untuk memupuk hubungan dan
memperoleh kebahagiaan.
Fungsi Kedua : Komunikasi
Ekspresif
Komunikasi ekspresif tidak otomatis bertujuan
mempengaruhi orang lain, tetapi dapat dilakukan sejauh
komunikasi merupakan instrumen untuk
menyampaikan perasaan-perasaan (emosi) kita.
Perasaan-perasaan tersebut dapat disampaikan melalui
kata-kata (verbal) tetapi terutama melalui perilaku non
verbal.
 Dapat dilakukan sendirian ataupun dalam kelompok

Fungsi Ketiga : Komunikasi Ritual
kebiasaan-kebiasaan/ritual-ritual/upacara-upacara yang
sering dilakukan oleh suatu komunitas.
Contoh : rites of passage (upacara kelahiran, ulangtahun,
pertunangan, pernikahan, s.d. kematian)
Contoh lain : kegiatan olahraga (olimpiade, piala dunia,
dll)
 Dalam acara-acara tersebut orang mengucapkan katakata atau perilaku-perilaku tertentu yang bersifat
simbolik.

Fungsi Keempat : Komunikasi
Instrumental
Komunikasi Instrumental mempunyai beberapa tujuan
umum yaitu menginformasikan, mengajar, mendorong,
mengubah sikap dan keyakinan, dan mengubah perilaku
atau menggerakkan tindakan, dan untuk menghibur
(entertain). Jika diringkas, tujuan-tujuan tersebut dapat
disebut membujuk (bersifat persuasif)
 Komunikasi yang berfungsi memberitahukan atau
menerangkan (to inform) mengandung muatan
persuasif dalam arti pembicara menginginkan
pendengarnya mempercayai bahwa fakta atau informasi
yang disampaikan akurat dan layak untuk diketahui

KOMUNIKASI
Aktivitas pertukaran ide atau gagasan. Secara
sederhana, kegiatan komunikasi dipahami
sebagai kegiatan penyampaian dan penerimaan
pesan atau ide dari satu pihak ke pihak yang lain,
dengan tujuan untuk mencapai kesamaan
pandangan atas ide yang dipertukarkan tersebut.
Menurut Longman Dictionary of
Contemporary English


Communicate = upaya untuk membuat
pendapat, mengatakan perasaan,
menyampaikan informasi dan sebagainya
agar diketahui atau dipahami oleh orang
lain (to make opinions, feelings, information, etc,
known or understood by others)
Communication diartikan sebagai
tindakan atau proses berkomunikasi (the act
or process of communicating)
Beberapa Pengertian Komunikasi



Communio (Bhs.Latin) = Communion (Bhs.Inggris)
yang artinya kebersamaan, persatuan, persekutuan
gabungan, pergaulan, atau hubungan
Communicate yang berarti membagi sesuatu dengan
seseorang, tukar menukar, membicarakan sesuatu
dengan seseorang, bercakap-cakap, bertukar pikiran,
berhubungan, berteman
Jadi komunikasi berarti pemberitahuan pembicaraan,
percakapan, pertukaran pikiran atau hubungan
Beberapa definisi lainnya:


Komunikasi adalah seluruh proses yang
dipergunakan untuk mencapai pikiranpikiran orang lain (communication is the whole
process used to reach other minds) (Wursanto,
1994)
Komunikasi secara teknis didefinisikan
sebagai suatu proses untuk membangkitkan
kembali ingatan-ingatan (communication is
more technically defined as a process for conduction
the memories)
Pengertian Komunikasi dalam
konteks pembahasan ini:

Komunikasi adalah suatu kata yang mencakup
segala bentuk interaksi degan orang lain yang
berupa percakapan biasa, membujuk, mengajar
dan negosiasi
Tiga Konseptualisasi Komunikasi

1.
2.
3.
Menurut John R. Wenburg & William E.
Wilmot, ada 3 kerangka pemahaman mengenai
komunikasi, yaitu:
Komunikasi sebagai tindakan satu arah (one
way)
Komunikasi sebagai interaksi
Komunikasi sebagai transaksi
Unsur Proses Komunikasi Linier
SIAPA
MENGATAKAN
APA
DENGAN
SALURAN
YANG MANA
KEPADA
SIAPA
DENGAN EFEK
SEPERTI APA
KOMUNIKATOR
ISI
PERNYATAAN
MEDIA
KOMUNIKAN
EFEK
Rumusan cara untuk menggambarkan sebuah tindak komunikasi, yaitu
dengan menjawab pertanyaan sebagai berikut:
- Who (siapa)
- Says what (mengatakan apa)
- In which channel (dengan saluran yang mana)
- To whom (kepada siapa)
- With what effect (dengan efek seperti apa)
Unsur Proses Komunikasi Sirkuler
SENDER
MEANING
ENCODE
CHANNEL MEDIA
MESSAGE
NOISE
FEEDBACK
DECODE
RECEIVER
MEANING
Elemen Komunikasi





Komunikator = orang yang menyampaikan
pesan
Pesan = ide atau informasi yang disampaikan
Media = sarana komunikasi
Komunikan = audience/ pihak yang menerima
pesan
Umpan balik = respon dari komunikan terhadap
pesan yang diterima
BENTUK KOMUNIKASI




Dari segi penyampaian pesan: komunikasi secara lisan,
tertulis, atau secara elektronik
Dari segi kemasan pesan: komunikasi yang dilakukan
secara verbal (dengan berbicara) dan non- verbal (dengan
bahasa isyarat)
Dari segi keresmian pelaku komunikasi, saluran yang
digunakan, dan bentuk kemasan: komunikasi formal da
informal
Dari segi pasangan komunikasi: komunikasi intrapersonal
dan komunikasi internpersonal
Konteks-konteks Komunikasi

Komunikasi berlangsung dalam suatu konteks atau
situasi tertentu. Konteks = semua faktor di luar orangorang yang berkomunikasi, yaitu :
(1) aspek fisik : iklim, suhu udara, bentuk ruangan, alat
penyampai pesan, dll
(2) aspek psikologis : sikap, kecenderungan, prasangka,
emosi peserta komunikasi, dll
(3) aspek sosial : norma kelompok, nilai sosial,
karakteristik budaya, dll
(4) aspek waktu : kapan berkomunikasi, hari,
siang/malam, berapa jam, dll
Bentuk-bentuk Komunikasi
berdasarkan konteks-nya :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Komunikasi Intrapersonal
Komunikasi Interpersonal
Komunikasi Kelompok
Komunikasi Publik
Komunikasi Organisasi
Komunikasi Massa
Catatan : for discussion
Komunikasi yang Efektif
Komunikasi yang efektif adalah komunikasi yang
berhasil mencapai sasaran dengan feedback
(respon) yang sesuai dengan tujuan individu
berkomunikasi
Komunikasi yang sukses/berhasil :
1.
Perencanaan dan penyusunan pesan yang dapat
menarik perhatian penerima pesan
2.
Menggunakan bahasa dan alat komunikasi yang mudah
dipahami kedua pihak
3.
Timing yang tepat untuk berkomunikasi
4.
Merencanakan tujuan dan sasaran yang sesuai dengan
kebutuhan penerima pesan
Persepsi : Inti Komunikasi


Kesan adalah nuansa rasa manusia thd obyek
tertentu. Kesan bisa terjadi jika ada sesuatu yg
menarik dari obyek tersebut.
Persepsi adalah interpretasi bermakna atas
sensasi sebagai representatif obyek eksternal
(Proses menafsirkan informasi indrawi). Jika
persepsi tidak akurat, tidak mungkin bisa terjadi
komunikasi yang efektif.
5 Sasaran Pokok dalam Proses
Komunikasi
Membuat pendengar mendengarkan apa yang kita katakan
(atau melihat apa yang kita tunjukkan kepada mereka)
2.
Membuat pendengar memahami apa yang mereka dengar atau
lihat
3.
Membuat pendengar menyetujui apa yang mereka dengar/
lihat (atau tidak menyetujui apa yang kita katakan, tetapi
dengan pemahaman yang benar
4.
Membuat pendengar mengambil tindakan yang sesuai dengan
maksud kita dan maksud kita bisa mereka terima
5.
Memperoleh umpan balik dari pendengar.
Ini merupakan proses mencapai kesepakatan (sharing of meaning)
1.
5 Hukum Komunikasi yang
Efektif
1.
RESPECT
Respect adalah sikap menghargai setiap individu yang
menjadi sasaran pesan yang kita sampaikan.
Jika kita membangun komunikasi dengan rasa dan
sikap saling menghargai dan menghormati, maka kita
dapat membangun kerjasama yang menghasilkan
sinergi yang akan meningkatkan kinerja.
2. Empathy




Empati (empathy) adalah kemampuan untuk menempatkan diri
kita pada situasi atau kondisi yang dihadapi oleh orang lain. Salah
satu prasyarat utama untuk memiliki sikap empati adalah
kemampuan kita untuk mendengarkan atau mengerti terlebih
dulu sebelum didengarkan atau dimengerti oleh orang lain.
Dengan memahami dan mendengar orang terlebih dulu, kita
dapat membangun keterbukaan dan kepercayaan yang diperlukan
dalam membangun kerjasama atau sinergi dengan orang lain.
Rasa empati akan memampukan kita untuk menyampaikan pesan
dengan cara dan sikap yang akan memudahkan penerima pesan
menerimanya.
Empati bisa juga berarti kemampuan untuk mendengar atau
bersikap perseptif atau siap menerima masukan ataupun umpan
balik apapun dengan sikap positif.
3. Audible


Audible dimaknai : dapat didengarkan atau dimengerti.
Pesan harus disampaikan melalui media atau delivery
channel hingga dapat diterima oleh penerima pesan.
Hukum ini mengacu pada kemampuan kita untuk
menggunakan berbagai media maupun perlengkapan
atau alat bantu audio visual yang akan membantu agar
pesan yang kita sampaikan dapat diterima dengan baik.
Dalam komunikasi personal, hal ini berarti bahwa pesan
disampaikan dengan cara atau sikap yang dapat diterima
oleh penerima pesan.
4. Clarity


Clarity adalah kejelasan dari pesan itu sendiri,
sehingga tidak menimbulkan multi-interpretasi
atau berbagai penafsiran yang berbeda.
Clarity dapat juga berarti keterbukaan dan
transparansi. Keterbukaan akan menimbulkan
rasa percaya (trust) dari penerima pesan.
5. Humble


Humble adalah sikap rendah hati. Sikap ini merupakan
unsur yang terkait dengan untuk membangun rasa
menghargai orang lain, yaitu diawali dengan sikap
rendah hati.
Termasuk dalam sikap yang humble dalam komunikasi
yaitu sikap menghargai, mau mendengar dan menerima
kritik, tidak sombong dan tidak memandang rendah
orang lain, berani mengakui kesalahan, rela memaafkan,
pengendalian diri, dan mengutamakan kepentingan
yang lebih besar.
Komunikasi dianggap efektif jika
paling tidak menghasilkan 5 hal :





Menyampaikan informasi dan menghasilkan
pengertian
Menghasilkan kesenangan
Mempengaruhi sikap  komunikasi persuasif
Menghasilkan hubungan sosial yang lebih baik.
Menghasilkan tindakan nyata
Menurut Joseph de Vito:
5 Kualitas Umum yang dipertimbangkan
untuk Efektivitas Komunikasi





Openess = adanya keterbukaan
Supportiveness = saling mendukung
Positiveness = bersikap positif
Emphaty = memahami perasaan orang lain
Equality = kesetaraan
Kualitas Komunikator adalah kemampuan
komunikator untuk :
Menilai orang
Tahu mana yang penting dan menghargai kontribusi
orang lain
Mendengarkan secara aktif
Berusaha keras memahami keinginan dan masalah
orang lain
Bijaksana
Memberikan kritik secara halus, konstruksi dan hormat
Memberikan pujian
Menghargai orang lain dan kontribusi mereka di depan
umum
Konsisten
Mengendalikan suasana, memperlakukan sama bagi
semuanya
Mengakui kesalahan
Kemauan untuk mengakui kesalahan
Memiliki rasa humor
Mempertahankan posisi yang menyenangkan dan
pendekatan yang enak
Memberi contoh yang baik
Melakukan apa yang diharapkan orang lain
Menggunakan bahasa yang
jelas, lugas dan tepat
Menggunakan kata-kata yang lazim, pemberian
petunjuk yang menyentuh perasaan penyimak. Hindari
kata-kata yang bercitra buruk.
Meningkatkan kemampuan
menyimak secara efektif





Memberikan perhatian
Memahami komunikasi verbal dan non verbal
Meningkatkan kemampuan dalam memahami
simbol verbal dan non verbal dengan menambah
referensi pemahaman.
Menyimak untuk menganalisa dan mengevaluasi
Meningkatkan keahlian penyimak antar personal
Hambatan komunikasi yang sering
terjadi :





FISIK  hal yang menyangkut ruang fisik & lingkungan
BIOLOGIS  hambatan karena ketidak sempurnaan
tubuh
INTELEKTUAL  hambatan yang berhubungan dengan
kemampuan pengetahuan
PSIKIS  hambatan yang menyangkut faktor kejiwaan,
emosional, tidak saling percaya, penilaian menghakimi
KULTURAL  hambatan yang berkaitan dengan nilai
budaya, bahasa.
Komunikasi Interpersonal yang
efektif
Faktor-faktor yang menumbuhkan hubungan
interpersonal dalam komunikasi interpersobal :
 Percaya (trust)  krn pengalaman, menerima,
empati, dan kejujuran
 Sikap Suportif = sikap yang mengurangi sikap
defensif dalam komunikasi
 Sikap Terbuka (open-mindedness) >< dogmatis
SIKAP TERBUKA
SIKAP TERTUTUP
1
Menilai pesan secara obyektif,
dengan menggunakan data dan
konsistensi logika
Menilai pesan berdasarkan motif-motif
pribadi. Tidak memperhatikan logika dari
proposisi, lebih melihat sejauhmana
proposisi itu sesuai dgn dirinya
2
Membedakan dengan mudah,
melihat nuansa
Berpikir simplisitis, artinya berpikir hitamputih (tanpa nuansa)
3
Berorientasi pada isi
Bersandar lebih banyak pada sumber pesan
(siapa) daripada isi pesan (apa)
4
Mencari informasi dari berbagai
sumber
Mencari informasi tentang kepercayaan org
lain dari sumber sendiri, bukan dari sumber
kepercayaan org lain
5
Lebih bersifat provisional dan
bersedia mengubah
kepercayaan
Secara kaku mempertahankan dan
memegang teguh sistem yang dipercayainya
6
Mencari pengertian pesan yang
tidak sesuai dengan rangkaian
kepercayaannya
Menolak, mengabaikan, mendistorsi dan
menolak pesan yang tidak konsisten dengan
sistem yang dipercayainya