Manual Aplikasi Sistem Informasi Analisa Jabatan

Manual Aplikasi Sistem Informasi ANJAB & ABK
@ Bagian Organisasi Kota Solok- 2013
0
Manual Aplikasi Sistem Informasi ANJAB & ABK
ALUR PENGOPERASIAN
APLIKASI SISTEM INFORMASI ANALISA JABATAN,
ANALISA BEBAN KERJA, DAN STANDAR KOMEPTENSI JABATAN
Langkah 1
Langkah 2
Langkah 3
Langkah 4
Mengakses Web
SINJAB
Login SINJAB dan
Struktur
Organisasi
Input Data untuk
Analisa Bebak Kerja
(ABK)
Menginput Informasi
Jabatan (Uraian Tugas,
dll) pada Form Anjab.
Keterangan Alur Sistem Informasi Anjab, ABK, dan SKJ :
1.
2.
3.
4.
Langkah 1 : Membuka halaman web SINJAB Menggunakan browser (Firefox, Chrome, IE, dll)
Langkah 2 : Login SINJAB dan Struktur Organisasi
Langkah 3 : Menginputkan Data Uraian Jabatan pada Form Anjab
Langkah 4 : - Input Data Analisa Beban Kerja
@ Bagian Organisasi Kota Solok- 2013
1
Manual Aplikasi Sistem Informasi ANJAB & ABK
LANGKAH 1
1. Mengakses web Analisa Jabatan Kabupaten Solok dengan mengetikkan alamat :
http://Solok.sinjab.info pada web browser (versi online). Maka akan tampil
halaman Anjab Kab. Solok seperti pada Gambar.1
Gambar 1. Tampilan Awal/Home situs Anjab dan ABK
2. Keterangan Tombol/Botton
Gambar 2. Keterangan Tombol/Botton
@ Bagian Organisasi Kota Solok- 2013
2
Manual Aplikasi Sistem Informasi ANJAB & ABK
Keterangan :
Home
: Untuk mengakses halaman awal/muka situs Anjab & ABK
Aplikasi Sinjab
: Untuk mengakses aplikasi Sistem Informasi Anjab & ABK
Download
: Berisikan file/data/informasi yang bisa didownload/diunduh
Kontak
dihubungi
: Berisikan file/data/informasi alamat atau nomer yang bisa
3. Pada menu Home terdapat tombol Aplikasi Sinjab. Klik tombol Aplikasi Sinjab
untuk menuju menu login SKPD Kabupaten Solok.
Gambar 3. Akses Halaman Aplikasi
4. Halaman login Aplikasi Sinjab. Login dengan login pengguna (username) dan kata
sandi (password) yang telah diberikan oleh Bagian Organisasi.
Gambar 4. Halaman login Aplikasi Sinjab
@ Bagian Organisasi Kota Solok- 2013
3
Manual Aplikasi Sistem Informasi ANJAB & ABK
5. Setelah login, pengguna SKPD akan dibawa pada halaman struktur organisasi.
Jika jabatan-jabatan pada SKPD sudah diinputkan, maka jabatan-jabatan tersebut
akan muncul pada struktur organisasi. Sedangkan apabila data jabatan-jabatan
belum pernah diinputkan, maka tampilan struktur organisasi akan tampak
kosong.
Gambar 5a. Halaman setelah login SKPD pertama kali (sebelum ada jabatan yang
diinputkan)
Gambar 5b. Halaman setelah login SKPD setelah jabatan diinputkan
@ Bagian Organisasi Kota Solok- 2013
4
Manual Aplikasi Sistem Informasi ANJAB & ABK
LANGKAH 2
1. Setelah masuk pada struktur organisasi SKPD yang bersangkutan, maka pada
halaman utama akan muncul beberapa bagian yaitu bagian menu utama, menu
akun, tampilan struktur organisasi, menu khusus SKPD. Penjelasan bagian-bagian
tersebut adalah sebagai berikut:
Bagian menu utama:
Menu utama terdapat dua buah tombol, tombol Home dan Bagan Organisasi.
 Tombol Home : digunakan untuk kembali ke halaman awal website,
 tombol Bagan Organisasi untuk melihat bagan/struktur organisasi SKPD yang
sedang login.
Gambar 6. Menu Utama
Bagian Menu Akun:
Menu akun terdapat dua tombol, tombol Logout dan tombol Akun. Tombol logout
digunakan untuk keluar dengan aman dari aplikasi, sedangkan tombol Akun
digunakan untuk mengganti password SKPD.
Gambar 7. Menu Akun
@ Bagian Organisasi Kota Solok- 2013
5
Manual Aplikasi Sistem Informasi ANJAB & ABK
Gambar 8. Menu untuk mengganti password
Bagian Struktur Organisasi:
Bagian ini adalah bagian halaman yang menampilkan struktur organisasi SKPD
yang bersangkutan.
Gambar 9. Bagian Struktur Organisasi
@ Bagian Organisasi Kota Solok- 2013
6
Manual Aplikasi Sistem Informasi ANJAB & ABK
Menu Khusus SKPD:
Menu khusus SKPD merupakan menu / tool yang bisa mempermudah SKPD dalam
membuat laporan dan melihat struktur organisasi dalam bentuk struktur pohon
(tree). Struktur pohon bisa di-break down atau di-explore dengan menekan tanda
plus (+) di depan nama jabatan. Sedangkan untuk menutup struktur pohon, maka
tinggal menekan tanda minus (-) di depan nama jabatan.
Gambar 10. Menu Khusus SKPD
Dalam menu tersebut ada tombol Print Bagan, berguna untuk mencetak bagan
organisasi. Kemudian ada tombol Tambah, tombol tersebut digunakan untuk
menambah jabatan baru pada SKPD yang sedang login. Tombol Unit ORG.
digunakan untuk menambah unit organisasi dalam SKPD yang bersangkutan.
Sedangkan tombol Kembali adalah tombol untuk kembali ke halaman utama.
LANGKAH 3
1. Menambah Unit Organisasi.
Untuk menambah unit organisasi yaitu dengan menekan tombol Tambah pada
menu khusus SKPD. Berikut gambar menu untuk menambah Unit Organisasi.
@ Bagian Organisasi Kota Solok- 2013
7
Manual Aplikasi Sistem Informasi ANJAB & ABK
Gambar 11. Menambah unit organisasi
Setelah menekan tombol masukkan data, maka akan muncul daftar unit
organisasi seperti gambar barikut.
Gambar 12. Daftar Unit Organisasi
2. Menambah Jabatan.
Untuk menambah jabatan, maka pengguna harus menekan tombol Tambah,
kemudian akan muncul menu untuk memasukkan kode jabatan, seperti tampilan
di bawah ini.
@ Bagian Organisasi Kota Solok- 2013
8
Manual Aplikasi Sistem Informasi ANJAB & ABK
Gambar 13. Memasukkan kode jabatan.
3. Mengisi informasi jabatan.
Mengisi nama jabatan, induk jabatan, jenis jabatan (termasuk jabatan struktural
atau fungsional), unit organisasi, dan ringkasan tugas (ikhtisar jabatan).
Gambar 14. Input informasi jabatan
4. Mengisi hasil kerja jabatan yang akan dibuat.
Gambar 15. Hasil kerja
Untuk menambah hasil kerja, pengguna harus menekan tombol Tambah Data,
maka akan muncul form seperti di bawah ini. Pada form di bawah ini, Kode
Jabatan akan terisi dengan otomatis
@ Bagian Organisasi Kota Solok- 2013
9
Manual Aplikasi Sistem Informasi ANJAB & ABK
Gambar 16. Menambah hasil kerja
5. Menambah Uraian Tugas.
Untuk menambah uraian tugas, maka pengguna harus menekan tombol tambah
data. Maka akan muncul form isian seperti berikut:
Gambar 17. Form isian uraian tugas
Uraian Tugas adalah tugas yang dikerjakan oleh jabatan yang akan dibuat
sesuai tupoksi yang telah ditentukan. Peralatan adalah tool atau alat yang
digunakan untuk menyelesaikan tugas (uraian tugas) yang dibebankan.
6. Mengisi kondisi tempat kerja yang meliputi keadaan ruang kerja, suhu,
udara, penerangan, dan suara.
@ Bagian Organisasi Kota Solok- 2013
10
Manual Aplikasi Sistem Informasi ANJAB & ABK
Mengisi upaya fisik. Mengisi kemungkinan resiko bahaya. Mengisi tanggung
jawab dan wewenang.
Gambar 17. Mengisi keadaan tempat kerja dan upaya fisik
Gambar 18. Mengisi kemungkinan resiko bahaya,tanggung jawab, dan wewenang
7. Mengisi pangkat dan golongan, pendidikan formal, diklat dan kursus,
pengetahuan, keterampilan, pengalaman kerja, dan syarat kodisi fisik.
Data-data tersebut merupakan data yang seharusnya dipenuhi oleh jabatan
tersebut, bukan mengacu pada orang yang sedang menjabat pada jabatan
tersebut.
@ Bagian Organisasi Kota Solok- 2013
11
Manual Aplikasi Sistem Informasi ANJAB & ABK
Gambar 19. Form isian pangkat dan golongan, pendidikan, diklat, pengetahuan,
keterampilan, pengalaman kerja, dan syarat kondisi fisik.
8. Mengisi informasi data tentang bakat, minat, tempramen, dan fungsi
pekerja.
Gambar 20. Form untuk mengisi bakat, minat, tempramen, dan fungsi pekerja.
Untuk mengisi informasi data tentang bakat, minat, tempramen, dan fungsi
pekerja telah disediakan di sistem. Untuk menambahkan informasi tekan tombol
Tambah Data, maka akan muncul pop-up pilihan informasi seperti gambar
berikut:
@ Bagian Organisasi Kota Solok- 2013
12
Manual Aplikasi Sistem Informasi ANJAB & ABK
Gambar 21. Tampilan POP UP
Klik pada pilihan yang disediakan untuk memilih informasi yang sesuai.
Kemudian tekan tombol Simpan untuk menyimpan informasi yang telah dipilih.
Untuk kembali ke halaman sebelumnya tekan tombol Close (X). Tekan tombol
Perbaharui Tampilan untuk melihat informasi yang telah dipilih.
9. Setelah selesai menginput informasi dengan benar, lalu tekan tombol Ubah Data
untuk menyimpan.
LANGKAH 4
Analisa Beban Kerja (ABK)
1. FORM A, merupakan form untuk menginput beban kerja. Untuk mengisi data
Analisa Beban Kerja (ABK), langkah pertama yang harus dilakukan yaitu klik
tombol Menuju Halaman ABK pada halaman Form Anjab. Seperti pada gambar
di bawah ini.
@ Bagian Organisasi Kota Solok- 2013
13
Manual Aplikasi Sistem Informasi ANJAB & ABK
Gambar 21. Tombol untuk menuju mengisi data ABK
2. Setelah mengklik tombol Menuju Halaman ABK, maka pengguna akan menuju
halaman Form A seperti pada gambar di bawah ini.
Gambar 22. Halaman Form A
3. Mengisi Volume Kerja dan Norma Waktu pada kotak isian yang telah ditentukan
sesuai dengan Rincian Tugas.
@ Bagian Organisasi Kota Solok- 2013
14
Manual Aplikasi Sistem Informasi ANJAB & ABK
Gambar 23. Mengisi Volume kerja dan Norma waktu
4. Klik tombol Simpan yang ada di bagian bawah untuk menyimpan hasilnya.
Gambar 24. Tombol Simpan Form A
5. Setelah menyimpan volume kerja dan norma waktu, maka hasil perhitungan
beban kerja akan muncul pada kolom beban kerja yang tampak seperti pada
gambar berikut ini.
@ Bagian Organisasi Kota Solok- 2013
15
Manual Aplikasi Sistem Informasi ANJAB & ABK
Gambar 25. Hasil perhitungan beban kerja
6. FORM B merupakan form untuk menginput jumlah pegawai yang menjabat atau
menduduk suatu jabatan. Pada gambar berikut dicontohkan jumlah pejabat pada
Kepala dinas energi dan sumber daya mineral adalah 1 orang, Sekretaris
berjumlah 1 orang, Kasubbag perencanaan program berjumlah 1 orang .
Gambar 26. Form B untuk menentukan jumlah existing pegawai
7. Klik tombol Simpan Form B yang ada di bagian kanan bawah untuk menyimpan
hasilnya.
8. Form C, D, dan E hanya boleh dilihat oleh pihak yang berwenang di Bagian
Organisasi.
@ Bagian Organisasi Kota Solok- 2013
16
Manual Aplikasi Sistem Informasi ANJAB & ABK
LANGKAH 5
Tahap Mencetak Dokumen
1. Mencetak halaman Anjab. Buka bagian yang akan dicetak. Kemudian klik
tombol Cetak Tampilan Berikut yang terletak pada halaman yang akan dicetak.
Gambar 27. Menu untuk mencetak data
2. Setelah kita memilih menu Cetak Tambilan Berikut kemudian muncul preview
halaman yang akan dicetak.
@ Bagian Organisasi Kota Solok- 2013
17
Manual Aplikasi Sistem Informasi ANJAB & ABK
Gambar 28. Tampilan dokumen yang akan di cetak
3. Kemudian tekan tombol Cetak Tampilan Berikut dan hasilnya akan muncul
sebuah form Print untuk memilih printer mana yang akan kita gunakan. Setelah
memilih printer yang digunakan tekan tombol OK, dan data sudah tercetak.
Gambar 29. Form print untuk mencetak data
4. Untuk mencetak dokumen dari ABK. Yg pertama kita lakukan adalh kita
tinggal masuk halaman ABK seperti pada gambar 21 pada LANGKAH 4. Setelah
kita masuk kemudian kita tinggal memilih menu Cetak Halaman Ini seperti
yang ada pada gambar dibawah ini :
@ Bagian Organisasi Kota Solok- 2013
18
Manual Aplikasi Sistem Informasi ANJAB & ABK
Gambar 30. Menu yang ada pada halaman ABK
5. Untuk mencetak Form A dan Form B dilakukan dengan cara yang sama, tapi kita
harus terlebih dahulu masuk ke salah satu form yang akan kita cetak.
6. Kemudian setelah kita memilih yang ada pada gambar 30, akan muncul tampilan
halaman yang akan dicetak dan Form print dalam satu halaman. Pada Form A
akan muncul halaman atau tampilan seperti gambar dibawah ini :
Gambar 31. Tampilan cetak untuk Form A
@ Bagian Organisasi Kota Solok- 2013
19