SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN (SPM)

1
SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN (SPM)
berpikir melalui masalah bisnis
(Think Through the Business Problem) dan menganalisis berdasarkan fakta/
data bisnis (analyze with business data)
Ir. Erlinda Muslim, MEE
Suatu sistem yang digunakan untuk
merencanakan berbagai kegiatan perwujudan visi
organisasi melalui misi yang telah dipilih dan
untuk mengimplementasikan dan mengendalikan
pelaksanaan rencana kegiatan tersebut.
➨ Misi dan visi organisasi
➨ SPM merupakan sistem perencanaan kegiatan
➨ SPM merupakan sistem implementasi dan
pengendalian pelaksanaan rencana kegiatan
2
PERBANDINGAN MANAJEMEN TRADISIONAL
DENGAN MANAJEMEN KONTEMPORER
Ir. Erlinda Muslim, MEE
MANAJEMEN MASA LALU
ABAD XX
➨
➨
➨
➨
➨
➨
➨
➨
➨
➨
➨
➨
➨
➨
Stabilitas, predictability
Ukuran dan skala ekonomi
Leadership dari puncak
Kekakuan organisasi
Pengendalian melalui aturan & hirarki
Informasi dijaga dan tertutup
Analisis kuantitatif
Kebutuhan tentang kepastian
Reaktif : penghindaran resiko
Independensi perusahaan
Integrasi vertikal
Berfokus ke intern organisasi
Keunggulan kompetitif yang bertahan
lama
Bersaing dalam pasar yang telah ada
MANAJEMEN MASA YANG AKAN
DATANG ABAD XXI
➨
➨
➨
➨
➨
➨
➨
➨
➨
➨
➨
➨
➨
➨
Turbulen
Kecepatan& kemampuan utk
merespon
Leadership dari setiap orang
Fleksibel
Pengendalian melalui visi dan value
Information sharing
Kreativitas dan intuisi
Dapat menerima keraguan
Proaktif : Menanggung resiko
Saling ketergantungan antara
perusah.
Virtual integration
Berfokus ke lingkungan kompetitif
Inovasi berkelanjutan Keunggulan
kompetitif
Bersaing dalam pasar masa depan
3
Ir. Erlinda Muslim, MEE
Perusahaan ibarat manusia
yang perlu makan, bekerja & istirahat
secara teratur & terkendali
MANUSIA :
PERUSAHAAN :
Orang yang sukses adalah :
Kinerja optimal perusahaan :
➨ Orang yg terorganisasi dgn baik
➨ Terorganisasi dengan baik
➨ Memiliki tujuan hidup
➨ Memiliki visi dan misi
➨ Memiliki pengendalian diri
➨ Memiliki daya pengendalian
manajemen dan dapat
menciptakan kondisi yang
kondusif bagi proses pengambilan
keputusan yang tepat
4
Sistem Pengendalian Manajemen dapat diterapkan
pada berbagai bentuk organisasi,
sebab hakikatnya setiap organisasi mempunyai
komponen sama, yaitu :
➨ W = Work (Pekerjaan)
Ir. Erlinda Muslim, MEE
➨ E = Employee (Tenaga Kerja)
➨ R = Relationship (Hubungan)
➨ E = Environment (Lingkungan)
5
UNSUR-UNSUR PENGENDALIAN MANAJEMEN
Detektor
Efektor
Selektor
Komunikator
Ir. Erlinda Muslim, MEE
Perangkat
Pengendalian
1) Informasi mengenai
apa yang terjadi
(detektor)
2) Perbandingan
dengan standar
(selektor)
3) Pengubahan perilaku
Obyek Pengendalian
jika terjadi
penyimpangan
(efektor)
Gambar : Proses Pengendalian Manajemen
6
PROSES PENGENDALIAN MANAJEMEN
➨ Proses berawal ketika detektor mencari informasi tentang
aktivitas. Detektor ini dapat berupa sistem informasi baik
formal maupun informal, yang menyediakan informasi kepada
pimpinan mengenai apa yang terjadi di dalam suatu aktivitas.
Ir. Erlinda Muslim, MEE
➨ Setelah informasi diperoleh, aktivitas yang terekam didalamnya
dibandingkan dengan standard atau patokan berupa kriteria
mengenai apa yang seharusnya dilaksanakan dan seberapa jauh
perlunya pembenaran.
➨ Proses perbaikan dilaksanakan oleh efektor, sehingga
penyimpangan-penyimpangan diubah agar kegiatan kembali
mengikuti kriteria yang telah ditetapkan.
➨ Begitulah Proses Pengendalian Manajemen, dinamis dan
berkelanjutan
7
PROSES
PENGENDALIAN
➨ Membuat standar dan metode untuk mengukur
prestasi
Ir. Erlinda Muslim, MEE
➨ Mengukur prestasi
➨ Membandingkan prestasi dengan standar
➨ Melakukan tindakan koreksi
8
Ir. Erlinda Muslim, MEE
PENTINGNYA
PENGENDALIAN
PERUBAHAN :
➨ Perubahan pasar
➨ Munculnya produk baru
➨ Ditemukannya material baru
➨ Disyahkannya peraturan baru
KESALAHAN :
➨ Order suku cadang yang salah
➨ Penentuan harga yang salah
➨ Diagnosa masalah yang tidak
benar
KOMPLEKSITAS :
➨ Variasi & diversifikasi product
line
➨ Organisasi dari berbagai pasar
yang berbeda
➨ Unit desentralisasi dapat di
kontrol dengan persis
PENDELEGASIAN :
➨ Sekalipun telah mendelegasikan
wewenangnya, pimpinan tetap
harus mempunyai sistem
pengendalian terhadap bawahan
9
KONFLIK PENGENDALIAN ORGANISASI
DENGAN OTONOMI INDIVIDUAL
Ir. Erlinda Muslim, MEE
KONTROL BERLEBIHAN MERUSAK
ORGANISASI MAUPUN
INDIVIDU DIDALAMNYA :
➨ Mematikan motivasi
➨ Menghambat kreativitas
➨ Merusak prestasi organisasi
TINGKAT KONTROL PADA
SETIAP “JENIS” DAN
“KONDISI” ORGANISASI
BERBEDA-BEDA :
➨ Dalam kondisi “Booming”, kurangi
kontrol
➨ Pada organisasi yang menekankan
kreativitas, kurangi kontrol
➨ Dalam kondisi “Resesi”, kontrol
diperketat
TINGKAT KONTROL YANG
KURANG, MERUSAK
ORGANISASI :
➨ Sumberdaya terbuang banyak,
dan sulit mencapai tujuan.
➨ Anarki :
- uncertainty
- unpredictability
HARUS DIUPAYAKAN
“ KESEIMBANGAN “
10
METODE PENGENDALIAN
STEERING CONTROLS
➨ Dirancang untuk mendeteksi penyimpangan dari
“standar” atau “tujuan”
➨ Koreksi dilakukan sebelum tahap-tahap tertentu selesai
SCREENING CONTROLS (YA/TIDAK)
Ir. Erlinda Muslim, MEE
➨ Proses penyaringan, dimana sebelum suatu kegiatan operasional dapat
dilanjutkan, harus dipenuhi :
Approval “Suatu Prosedur”, atau “Suatu Kondisi Khusus”
POST-ACTION CONTROLS
➨ Kontrol dengan menggunakan pengukuran tindakan masa lalu, dimana :
- Penyebab penyimpangan rencana (standar) ditentukan
- Temuan digunakan untuk kegiatan yang akan datang
11
KONSEPTUAL PENDESAINAN
SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN
Ir. Erlinda Muslim, MEE
➨ Tidak ada desain sistem yang baik atau yang buruk; yang ada adalah
apakah suatu desain sistem pas (fit) dengan lingkungan bisnis yang
dihadapi oleh organisasi. Kesesuaian (fitness) suatu sistem dengan
lingkungan tempat sistem tersebut digunakan akan menjadikan
sistem tersebut efektif untuk menjalankan bisnis di lingkungan
tersebut. Oleh karena itu, didalam mendisain sistem pengendalian
manajemen, karakteristik lingkungan bisnis yang dimasuki oleh
organisasi merupakan dasar untuk mendesain sistem tersebut.
Pendekatan penyusunan sistem seperti itu disebut dengan
Contingency Approach.
➨ Lingkungan bisnis ibarat suatu teritorial, yang untuk menjelajahinya
diperlukan suatu peta. Peta yang menggambarkan lingkungan bisnis
yang dihadapi oleh manajemen disebut paradigma-the way we see
the world. Dengan paradigma tertentu, kita memandang dunia yang
kita hadapi, dan dengan paradigma ini kita bersikap dan bertindak.
Berdasarkan paradigma ini, kita mendisain sistem-suatu alat yang
kita gunakan untuk mengorganisasi berbagai sumber daya untuk
12
mewujudkan tujuan sistem.
KONSEPTUAL PENDESAINAN
SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN
Ir. Erlinda Muslim, MEE
➨ Setiap sistem terdiri dari dua bagian: struktur dan proses.
Struktur sistem merupakan komponen-komponen yang berkaitan
satu sama lainnya yang secara bersama-sama membentuk suatu
sistem. Proses sistem merupakan suatu tahap yang harus dilalui
untuk mewujudkan sistem. Proses sistem menjelaskan
bekerjanya masing-masing komponen pembentuk sistem
(struktur) dalam mewujudkan suatu sistem.
➨ Setiap sistem yang kita desain merupakan kompetensi tertentu
untuk menjalankan sistem tersebut. Kompetensi untuk
menjalankan sistem pengendalian manajemen disebut Managerial
Skill
13
GAMBAR :
KONSEPTUAL PENDESAINAN
SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN
STRUKTUR
Ir. Erlinda Muslim, MEE
MANAGERIAL
SKILL
PARADIGMA
MANAJEMEN
LINGKUNGAN
BISNIS
PROSES
14
LINGKUNGAN BISNIS
➨ Globalisasi
Ekonomi
Ir. Erlinda Muslim, MEE
➨ Teknologi
Informasi
➨ Strategic
Quality
Management
➨ Revolusi
Manajemen
Globalisasi Ekonomi berdampak terhadap 3 C :
Customer, Competition, Change
Teknologi Informasi ditandai oleh 5 trend
pergeseran : 1) dari Hard Automation Technology ke
Teknologi Informasi. 2) ke knowledge-based works
3) ke responsibility - based organization 4)
perdagangan berjalan melalui jalan raya elektronik
5) kekayaan lebih banyak dihasilkan dari human
assets daripada financial assets, kekayaan
intelektual menjadi kekayaan perusahaan yang paling
berharga.
Strategic Quality Management, pandangan produsen
terhadap kualitas produk dan jasa telah mengalami
evolusi: 1) inspection era 2) statistical quality
control era 3) quality assurance era 4) strategic
quality management
Revolusi Manajemen : 3 revolusi besar berkaitan
dengan manajemen : 1) revolusi industri (1750 1850) 2) revolusi produktivitas (1880 - 1950) 3)
revolusi manajemen (1945 - sekarang)
15
PARADIGMA MANAJEMEN
Paradigma Ibarat Peta Yang Menggambarkan Suatu Teritorial.
Peta Memberikan Panduan Untuk Menjelajahi Teritorial Yang
Digambarkan Dalam Peta
➨
➨
➨ Customer Value
➨ Continous
Improvement
➨
Ir. Erlinda Muslim, MEE
➨ Opportunity
➨ Cross Functional
➨
➨ Employee
Empowerment
➨
Customer Value : Customer Value =
Manfaat - Pengorbanan X Hubungan
Continous Improvement : 1) incremental
improvement = improvement berskala kecil dengan
tetap mengandung unsur lama 2) radical
improvement = improvement berskala besar dan
secara total meninggalkan unsur lama. Every day in
any way there is a better way.
Opportunity : kondisi yang terbuka di masa depan
yang belum pernah dialami seseorang atau
organisasi, yang berbeda dengan yang pernah atau
yang sedang dialami, dan yang mengandung
ketidakpastian.
Cross Functional : pendekatan baru untuk
membangun struktur organisasi lintas fungsional
yang memungkinkan tim lintas fungsional memenuhi
tuntutan lingkungan bisnis global.
Employee Empowerment : pemberdayaan berarti
memampukan (to enable), memberi kesempatan (to
allow) atau mengizinkan (to permit), yang dapat
diartikan baik melalui inisiatif sendiri atau dipicu
16
oleh orang lain.
STRUKTUR SISTEM PENGENDALIAN
MANAJEMEN
Merupakan wadah yang digunakan untuk menampung kegiatan perencanaan,
pengimplementasian rencana dan pengendalian rencana kegiatan
➨
➨ Struktur
Organisasi
➨
Ir. Erlinda Muslim, MEE
➨ Jaringan
Informasi
➨ Sistem
Penghargaan
➨
Struktur Organisasi : menggambarkan
pengorganisasian sumber daya manusia untuk
memanfaatkan sumber daya organisasi dalam
mewujudkan tujuan organisasi. Organisasi perlu
didesain untuk memungkinkan seluruh kegiatan
sumber daya manusia diorientasikan ke pemuasan
kebutuhan customer.
Jaringan Informasi : Untuk merencanakan,
mengimplementasikan dan mengendalikan kegiatan,
disamping diperlukan wadah untuk menampung
kegiatan tersebut (struktur organisasi), diperlukan
pula jaringan informasi untuk komunikasi antar
personel organisasi dan antara perusahaan dengan
customer, pemasok dan mitra bisnis.
Sistem Penghargaan : Alat untuk memotivasi
personel dalam mencapai tujuan organisasi dengan
perilaku yang diharapkan oleh organisasi. Perspektif
pembelajaran dan pertumbuhan merupakan pemacu
untuk membangun kompetensi personel, yang
pengukuran kinerjanya berdasarkan BALANCED
17
SCORECARD.
PROSES SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN
Ir. Erlinda Muslim, MEE
➨
➨ Perumusan
Strategi
➨ Perencanaan
Strategik
➨ Penyusunan
Program
➨ Penyusunan
Anggaran
➨ Implementasi
➨ Pengendalian
➨
➨
➨
➨
➨
Perumusan Strategi : strategi dirumuskan melalui 7 tahap
utama yaitu : 1) identifikasi lingkungan yang akan dimasuki
oleh perusahaan di masa depan 2) penentuan misi dan visi
organisasi. 3) analisis SWOT 4) analisis portfolio 5)
perumusan peluang dan masalah utama 6) identifikasi dan
evaluasi alternatif strategi 7) perumusan strategi.
Perencanaan Strategik : strategi yang telah dirumuskan
dijabarkan ke dalam strategic plan yaitu : 1) strategic
objectives 2) targets 3) strategic initiatives
Penyusunan Program : proses penyusunan rencana jangka
panjang untuk menjabarkan strategic initiatives yang dipilih
untuk mewujudkan strategic objectives.
Penyusunan Anggaran : Proses penyusunan rencana jangka
pendek yang berisi langkah-langkah yang ditempuh oleh
perusahaan dalam melaksanakan sebagian program dan
dialokasikan sumber daya untuk melaksanakan kegiatan tsb.
Implementasi : Pelaksanaan rencana yang tercantum dalam
anggaran ke dalam kegiatan nyata.
Pengendalian : Hasil setiap langkah perlu diukur untuk
18
memberikan umpan balik.
MANAGERIAL SKILL
➨
Ir. Erlinda Muslim, MEE
➨ Pengelolaan
Bisnis dan
Proses
Organisasional
➨
➨ Pengelolaan
Perubahan
➨ Pengelolaan
Sisi
Bayangan
Organisasi
➨
Pengelolaan Bisnis dan Proses Organisasional : Untuk
menjalankan SPM yang telah disusun, manajer perlu memiliki
kemampuan untuk : 1) menciptakan bisnis 2) merancang
organisasi yang secara efektif memberikan layanan bagi bisnis
yang telah dipilih 3) mengembangkan sekelompok manajer dan
leader yang mengkoordinasikan dan memudahkan pelaksanaan
proses bisnis dan proses organisasi.
Pengelolaan Perubahan : Untuk menjalankan SPM, manajer perlu
memiliki kemampuan untuk memicu dan mengelola inovasi dan
perubahan. 3 pertanyaan yang relevan diajukan adalah : 1) apa
yang perlu kita lakukan untuk menjadikan bisnis lebih baik ?. 2)
bagaimana kita dapat membuat organisasi melayani bisnis lebih
efektif ?. 3) bagaimana kita meningkatkan manajemen dan
leadership dalam organisasi ?
Pengelolaan Sisi Bayangan Organisasi : Sisi bayang suatu
organisasi adalah faktor-faktor yang berdampak positif dan
negatif terhadap produktivitas dan kualitas kehidupan kerja
organisasi secara substantif dan sistematik, namun tidak dapat
dijumpai di dalam bagan organisasi atau di dalam pedoman
organisasi serta tidak dibicarakan dalam forum resmi
organisasi. 1) Sisi Bayangan SPM 2) Sisi Bayangan Manusia 3)
Sisi Bayangan Sistem Sosial 4) Sisi Bayangan Politik Organisasi
19
5) Kultur Organisasi.
Ir. Erlinda Muslim, MEE
This is the end of the PRESENTATION
20