Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Pengendalian Proyek

Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Pengendalian Proyek
(Studi Kasus Proyek Komunikasi Visual pada CV. First Aid Kit Media)
1)
Dimas Prastyo 2)Antok Supriyanto 3)Sulistiowati
1) Program Studi S1 Sistem Informasi STIKOM Surabaya. Email: [email protected]
2) Program Studi S1 Sistem Informasi STIKOM Surabaya. Email: [email protected]
3) Program Studi S1 Sistem Informasi STIKOM Surabaya. Email: [email protected]
Abstract
CV. First Aid Kit Media is a company engaged in the field of visual communication services. The
company is carrying out activities under projects received through. Handling systems for some
of the projects done using a system that has not been organized between planning, scheduling
and allocation of human resources, equipment, Production Costs and Operating Costs for some
projects, so that the allocation of human resources and equipment can not be maximized.
Management of operating costs and production is not maximized, whereas no warning when
working on a project package approaching the critical point of project scheduling.Of the
problem is an application Project Control Management Information System which is used to
identify needs, planning and control of human resources, equipment, Production Costs and
Operating Costs. This application is also able to provide early warning when several items of
work approaching a tipping point.The test is done by inserting a breakdown of project work
items based methods Work Breakdown Structure, and each work package identified needs of
human resources, equipment, Production Costs and Operating Expenses, as well as determining
the boundary critical point of the work item to provide early warning to the user. From the test
results obtained control of the allocation of equipment, human resources and management costs
of the projects and the necessary early warning management for planning and controlling the
project.
Keywords: project management, control, visual communication
CV. First Aid Kit Media adalah sebuah
perusahaan yang bergerak di bidang layanan
jasa komunikasi visual. Perusahaan ini telah
melaksanakan kegiatannya dalam kurun
waktu kurang dari 1 tahun. Produk – produk
jasa yang dihasilkan berupa komunikasi
visual dengan media desain grafis, 3D
visualisasi, Multimedia interaktif, desain
web, dan video profil. Perusahaan ini
melaksanakan kegiatannya berdasarkan
proyek – proyek yang diterima melalui order
maupun secara berkesinambungan. Dengan
banyaknya kebutuhan pasar terhadap jasa
komunikasi visual saat ini, perusahaan
menerima banyak proyek dari berbagai
kalangan,
antara
lain
:
instansi
pemerintahan,
perusahaan,
maupun
perorangan. Dalam pengambilan keputusan
terhadap suatu proyek, manajer perusahaan
belum menggunakan suatu manajemen
proyek yang baik. Manajemen sumber daya
yang dilakukan dalam sebuah proyek belum
bisa dilaksanakan dengan baik, karena
sering dalam proses produksi tidak ada
perencanaan
yang
matang
dengan
manajemen sumber daya di dalamnya,
termasuk penentuan penggunaan peralatan,
lamanya produksi, biaya produksi dan
manajemen sumber daya manusia yang
terlibat dalam sebuah proses produksi di
dalam sebuah proyek, sehingga di dalam
pengerjaan proyek, seringkali menemukan
kesulitan seperti, terhambatnya proses
produksi dikarenakan alat yang tidak sesuai
dengan peruntukan produksi, molornya
jadwal produksi, dan pengelolaan keuangan
selama produksi yang over budget ataupun
under budget. Hal ini seringkali membuat
proyek yang dijadwalkan selesai sesuai
batas waktu yang ditentukan ternyata tidak
sesuai dengan harapan, dengan kualitas
pengerjaan yang seringkali menghadapi
revisi dari klien, yang mengakibatkan proses
produksi menjadi panjang dan pengeluaran
biaya produksi bisa melebihi dari perkiraan
semula, dalam hal ini sumber daya yang ada
tidak mampu dimaksimalkan sehingga biaya
yang dibutuhkan tidak mampu diminimalkan
sesuai dengan prinsip bisnis perusahaan,
yang mengakibatkan kerugian ataupun
keuntungan yang didapatkan minimal.
Manajemen
proyek
adalah
gaya
manajemen yang berorientasi pada hasil
yang menempatkan nilai tinggi pada
pembangunan hubungan kolaboratif di
antara berbagai karakter yang berbeda (Gray
& Larson, 2006). Pengembangan sebuah
manajemen proyek diarahkan kepada usaha
untuk memfokuskan semua proyek kepada
rencana strategis organisasi dan menekankan
penguasaan terhadap teknik manajemen
proyek maupun pada ketrampilan yang
diperlukan untuk mengerjakan proyek
hingga selesai dan sukses. Sebuah sistem
manajemen proyek yang terintegrasi dengan
baik telah terbukti dapat memudahkan
manajer proyek dalam merencanakan dan
mengelola biaya proyek, jadwal proyek,
tenaga kerja, serta peralatan yang
digunakan. Dalam melakukan sebuah
analisis perencanaan proyek, tentunya
diperlukan suatu ketelitian yang lebih, agar
manajer proyek dapat lebih cepat dalam
memutuskan sesuatu. Dengan menggunakan
perencanaan manajemen proyek suatu
pekerjaan proyek dapat dibagi menjadi
elemen – elemen pekerjaan yang lebih teliti
dan terinci dalam membuat sebuah kerangka
perencanaan proyek, termasuk di dalamnya
berupa perencanaan sumber daya yang
mencakup
sumber
daya
manusia,
perlengkapan, jadwal kerja dan biaya
produksi yang direncanakan di setiap
elemen pekerjaan yang telah dibagi.
Permasalahan di atas pernah dibahas oleh
Yanuhandoko di dalam tugas akhirnya yang
berjudul “Sistem Informasi Manajemen
Proyek Komunikasi Visual menggunakan
metode Work Breakdown Structure (studi
kasus PT. Terafulk Multimedia)”, di dalam
tugas akhir tersebut sistem informasi
manajemen proyek yang dibuat hanya bisa
menangani manajemen untuk satu proyek.
Dalam tugas akhir ini merupakan
pengembangan
dari
tugas
akhir
Yanuhandoko, yaitu sistem informasi yang
dibuat mampu untuk manajemen lebih dari
satu proyek yang dilaksanakan dalam jangka
waktu yang bersamaan maupun tidak, maka
dengan diterapkannya
sistem informasi
manajemen proyek yang baru ini diharapkan
dapat membantu menyelesaikan masalah
yang dihadapi, yaitu bahwa semua
pengerjaan elemen pekerjaan proyek telah
diidentifikasi, dapat mengelola sumber daya
yang ada dan biaya yang dibutuhkan dalam
pengerjaan proyek – proyek komunikasi
visual di dalam perusahaan. Dengan
demikian proyek – proyek tersebut dapat
dikelola dengan baik, sesuai dengan tujuan
bisnis perusahaan.
LANDASAN TEORI
Komunikasi Visual
Komunikasi visual adalah komunikasi
menggunakan bahasa visual dimana unsur
dasar bahasa visual (yang menjadi kekuatan
utama dalam penyampaian pesan) adalah
segala sesuatu yang dapat dilihat dan dapat
dipakai untuk menyampaikan arti, makna,
atau pesan (Kusrianto,2007). Metodologi
dalam design komunikasi visual merupakan
sebuah proses kreatif.
Beberapa istilah yang berhubungan
dengan visual :
1.
2.
3.
4.
5.
Visual language yakni ilmu yang
mempelajari bahasa visual. Visualisasi,
yakni kegiatan menerjemahkan atau
mewujudkan informasi dalam bentuk
visual.
Visualiser,
yakni
orang
yang
pekerjaannya menangani masalah visual
atau mewujudkan suatu ide ke dalam
bentuk visual dalam suatu proyek
design.
Visual effect membuat efek – efek
tipuan seolah – olah terjadi suatu
keadaan atau kejadian yang sulit
dilakukan
manusia.
Misalnya,
munculnya seekor dinosaurus atau
monster lain yang luar biasa besarnya,
efek seolah – olah manusia sedang
mendarat di sebuah planet asing dan
sebagainya.
Visual information adalah informasi
melalui penglihatan, misalnya lambaian
tangan, senyuman, baju baru, mobil
baru dll.
Visual Literacy yaitu kumpulan karya
visual.
Manajemen Proyek
Manajemen Proyek adalah gaya
manajemen yang berorientasi pada hasil
yang menempatkan nilai tinggi pada
pembangunan hubungan kolaboratif di
antara berbagai karakter yang berbeda.
Pengembangan sebuah manajemen proyek
diarahkan kepada usaha untuk memfokuskan
semua proyek kepada rencana strategis
organisasi dan menekankan penguasaan
terhadap teknik dan piranti manajemen
proyek maupun pada ketrampilan yang
diperlukan untuk mengerjakan proyek
hingga selesai dan sukses. Misi, sasaran dan
strategi organisasi disusun untuk memenuhi
kebutuhan pelanggan.
Pengembangan misi, sasaran dan
strategi organisasi bergantung pada faktor –
faktor lingkungan, eksternal dan internal.
Faktor lingkungan eksternal biasanya
diklasifikasikan sebagai peluang atau
ancaman dalam menetapkan arah organisasi.
Faktor lingkungan internal diklasifikasikan
sebagai kekuatan atau kelemahan seperti
manajemen, fasilitas, kompetensi inti dan
kondisi keuangan. Hasil akhir dari analisis
terhadap semua faktor lingkungan tersebut
merupakan sekumpulan strategi yang
dirancang untuk memenuhi kebutuhan –
kebutuhan pelanggan (Gray & Larson,2006).
Manajemen
memutuskan
dan
mengimplementasikan berbagai cara dan
alat untuk secara efektif dan efisien
menggunakan sumber daya manusia dan non
manusia untuk mencapai sasaran yang telah
ditetapkan. Manajer proyek pada dasarnya
melakukan fungsinya dengan merencanakan,
menjadwal, memotivasi dan mengontrol.
Manajer proyek mengelola berbagai sumber
daya yaitu tenaga kerja/manusia, peralatan,
material/bahan baku, serta modal untuk
menyelesaikan proyek yang umurnya telah
ditetapkan secara tepat waktu, sesuai
anggaran dan sesuai spesifikasi. Manajer
proyek harus memastikan manajemen
sumber daya, pembagian paket kerja,
penjadwalan proyek dan manajemen biaya
dalam pengerjaan suatu proyek sehingga ada
imbal balik yang tepat antara waktu, biaya
dan persyaratan kinerja dari proyek yang
mereka kerjakan.
Manajemen Sumber Daya
Dalam pengelolaan proyek yang cukup
besar, masalah sumber daya merupakan
objek sekaligus subyek. Karena itulah
pengambilan keputusan mengenai kuantitas
dan kualitasnya harus diperhatikan dengan
cermat. Macam – macam sumber daya itu
adalah tenaga kerja/manusia, peralatan,
material/bahan baku, serta modal. (Gray &
Larson, 2006)
Perencanaan sumber daya yang matang
dan cermat sesuai kebutuhan logis proyek
akan membantu pencapaian sasaran dan
tujuan proyek secara maksimal, dengan
tingkat efektifitas dan efisiensi yang tinggi.
Kebutuhan sumber daya pada tiap – tiap
proyek tidak selalu sama, bergantung pada
skala, lokasi, serta tingkat keunikan masing
– masing proyek. Namun demikian,
perencanaan sumber daya dapat dihitung
dengan
pendekatan
matematis
yang
memberikan hasil optimal dibandingkan
hanya dengan perkiraan pengalaman saja,
yang tingkat efektifitas dan efisiensinya
rendah. Pendekatan matematis menghasilkan
tingkat penyimpangan yang minimal serta
perkiraan
yang
mendekati
kondisi
sebenarnya.
Dalam menentukan alokasi sumber daya
untuk proyek, beberapa aspek yang perlu
diperhatikan dan dipertimbangkan adalah
sebagai berikut (Gray & Larson, 2006) :
- Jumlah sumber daya yang tersedia
dengan kebutuhan maksimal proyek.
- Kondisi keuangan untuk membayar
sumber daya yang akan digunakan.
- Produktivitas sumber daya.
- Kemampuan dan kapasitas sumber daya
yang akan digunakan.
- Efektivitas dan efisiensi sumber daya
yang akan digunakan.
Work Breakdown Structure (WBS)
Work Breakdown Structure (WBS)
adalah proses hirarkis untuk membuat
cakupan dan deliverable dikenali sehingga
pekerjaan proyek dapat dibagi menjadi
elemen – elemen pekerjaan yang lebih kecil.
Pengguna
WBS
dapat
membantu
meyakinkan manajer proyek bahwa semua
produk dan elemen pekerjaan telah
diidentifikasi, untuk mengintegrasi proyek
dengan organisasi saat ini, dan untuk
membangun basis pengendalian. Pada
dasarnya, WBS adalah garis besar proyek
dengan tingkat detail yang berbeda (Gray &
Larson,2006).
Perhitungan WBS memulai dengan
proyek
sebagai
deliverabel
akhir.
Deliverable atau ruang lingkup proyek yang
utama diidentifikasi lebih dulu, kemudian
subdeliverable yang diperlukan untuk
memenuhi deliverable yang lebih besar.
Proses diulangi sampai detail subdeliverable
cukup kecil untuk dapat dikelola dan satu
orang dapat bertanggung jawab untuk hal
tersebut. Subdeliverable ini lebih lanjut
dibagi menjadi paket kerja. Karena
subdeliverable
yang
paling
rendah
umumnya meliputi beberapa paket kerja,
paket kerja dikelompokkan berdasarkan
jenis pekerjaan sebagai contoh, perangkat
keras,
pemrograman,
pengujian.
Pengelompokkan dalam satu subdeliverable
disebut akun biaya (cost account).
Pengelompokkan memonitor kemajuan
proyek berdasarkan pekerjaan, biaya dan
tanggung jawab.
Bagian atas (level 1) adalah item akhir
dari proyek, level 1 menghadirkan sasaran
proyek secara total dan informasi ini
berguna bagi manajemen puncak: level 2, 3
dan 4 adalah untuk manajemen madya dan
level 5 adalah untuk para manajer garis
depan. Pada level terendah atau paket kerja
memiliki titik mulai (start) dan titik berhenti
(stop) mengonsumsi sumber daya dan
memakan biaya. Masing – masing paket
kerja merupakan satu titik kendali. Manajer
paket kerja bertanggung jawab untuk
memperhatikan apakah paket – paket selesai
tepat waktu, sesuai anggaran, dan sesuai
spesifikasi teknis.
Gambar 1.Hirarki WBS
Sumber daya dan biaya subdeliverabel
adalah jumlah dari sumber dayadan biaya
semua paket kerja dalam beberapa
subdeliverabel kerja. Inilah basis bagi istilah
project rollup, mulai dengan paket kerja,
sumber daya, dan biaya dapat di-roll-up ke
dalam elemen – elemen yang lebih tinggi.
Elemen – elemen yang lebih tinggi
digunakan
untuk
mengidentifikasi
deliverabel pada tahap – tahap yang berbeda
di dalam proyek dan untuk menyusun
laporan status selama tahap eksekusi dari
siklus hidup proyek.
Jadi paket kerja adalah unit dasar yang
digunakan untuk perencanaan, penjadwalan
dan pengendalian proyek (Gray & Larson,
2006). Untuk mengkaji ulang, masing –
masing paket kerja dalam WBS perlu :
1. Menentukan pekerjaan (apa).
2. Mengidentifikasi
waktu
untuk
menyelesaikan sebuah paket kerja
(berapa lama).
3. Mengidentifikasi anggaran time –
phased untuk menyelesaikan sebuah
paket kerja (biaya).
4. Mengidentifikasi sumber daya yang
diperlukan untuk menyelesaikan sebuah
paket kerja (berapa banyak).
5. Mengidentifikasi satu orang yang
bertanggung jawab untuk unit – unit
kerja (siapa).
6. Mengidentifikasi titik – titik monitoring
untuk mengukur kemajuan.
Metode Penjadwalan
Waktu yang terencana untuk durasi dan
aktifitas proyek tidak dapat menjelaskan
pemakaian dan ketersediaan sumber daya.
Estimasi waktu untuk paket kerja dan waktu
jaringan dibuat terpisah dengan asumsi
implisit bahwa
Sumber daya akan tersedia. Terkadang
hal tersebut dapat menjadi masalah atau
terkadang tidak. Jika sumber daya cukup,
tetapi variasi permintaan yang cukup luas di
sepanjang hidup proyek, mungkin saja
permintaan sumber daya perlu diratakan
dengan
menunda
aktivitas
nonkritis
(menunda slack) untuk menurunkan
permintaan sumber daya perlu diratakan
dengan
menunda
aktivitas
nonkritis
(menggunakan slack) untuk menurunkan
permintaan puncak (peak demand) dan
dengan demikian meningkatkan pemakaian
sumber daya. Proses ini disebut resource
levelling atau resource smoothing. Pada sisi
lain, jika sumber daya tidak cukup untuk
memenuhi permintaan puncak, start akhir
(late slack) dari beberapa aktifitas harus
ditunda, dan durasi proyek dapat
ditingkatkan. Proses ini disebut penjadwalan
dibatasi sumber daya (resource-constrained
schedulling).
Kerugian
akibat
lalai
mempertimbangkan
pemakaian
dan
ketersediaan sumber daya tidak terlihat atau
tidak jelas, akibatnya penjadwalan sumber
daya dalam praktik sering tidak dilakukan
atau tidak mendapatkan perhatian yang
layak.
Konsekuensi
akibat
tidak
menjadwalkan sumber daya yang terbatas
adalah aktivitas menjadi buruk dan proyek
menjadi terlambat. Pada umumnya hal
tersebut muncul ketika proyek sedang
berjalan. Itulah sebabnya tindakan korektif
sulit dilakukan dengan cepat. Konsekuensi
lainnya adalah terabaikannya tingkat
tertinggi dan tingkat terendah pemakaian
sumber daya di sepanjang durasi proyek.
karena sumber daya proyek pada umumnya
ditetapkan secara resmi, ketersediaan yang
cukup. Jika semua proyek dan sumber
dayanya dijadwalkan dengan menggunakan
sistem komputer, dampak dan kelayakan
untuk menambahkan sebuah proyek baru
pada proyek yang sedang dikerjakan dapat
dinilai dengan cepat. (Gray & Larson,
2006).
Manajemen Biaya Proyek
Manajemen biaya proyek merupakan
salah satu dari 9 area pengetahuan dalam
manajemen proyek. Manajemen
biaya
proyek diperlukan untuk
memastikan
bahwa
perencanaan
proyek
sudah
mencakup:
1. Estimasi biaya untuk setiap resource
2. Pengalokasian estimasi biaya setiap
resource yang dibutuhkan oleh setiap
work item
Dalam manajemen biaya proyek,
terdapat beberapa proses yang dilibatkan
dalam tujuan penyelesaian proyek sesuai
dengan anggaran yang disediakan. Proses
tersebut yaitu estimasi, budgeting dan
kontrol biaya.
Gambar 2. Overview Manajemen
Biaya Proyek
Proses estimasi sangat menentukan
kelangsungan proyek baik dari mulai tahap
desain, perencanaan, konstruksi, dan
maintenance. Berbagai tipe dan cara dalam
mengestimasi biaya akan tergantung pada
data/informasi yang tersedia, batas waktu,
dan tujuan dari estimasi tersebut. Peran
estimator dalam estimasi biaya proyek
konstruksi dapat ditinjau dari ketelitian,
pengalaman dan spesialisasi terhadap proyek
secara keseluruhan.
A. Estimasi Biaya Proyek
Terdapat beberapa literatur yang
membahas mengenai pengertian estimasi
biaya. Dalam AACE International (2004)
[8], disebutkan bahwa estimasi merupakan
evaluasi dari keseluruhan elemen dari
sebuah proyek atau usaha yang diberikan
berdasarkan kesepakatan terhadap suatu
lingkup pekerjaan. Dysert, Larry R.
mengungkapkan bahwa estimasi biaya
merupakan sebuah prediksi terhadap biaya
yang akan dibutuhkan dari sebuah proyek
berdasarkan data dan lingkup proyek yang
diberikan yang akan dilaksanakan pada
sebuah lokasi dan waktu yang telah
ditetapkan.
Dalam sebuah estimasi biaya terdapat
identifikasi dan pertimbangan dalam
memperkirakan beberapa alternatif biaya
untuk memulai dan menyelesaikan proyek.
Jumlah biaya yang akan dikeluarkan dan
risiko harus dapat dipertimbangkan,
misalnya seperti membuat keputusan untuk
membeli suatu barang atau hanya
menyewanya saja untuk keperluan proyek,
berbagi sumber daya dalam rangka
mengoptimalkan biaya dalam proyek. Biaya
yang disusun akan memperhitungkan
keseluruhan sumber daya yang dibutuhkan
dalam sebuah proyek, termasuk tenaga
kerja, material, peralatan, jasa, dan fasilitas
dan beberapa kategori spesial seperti faktor
inflasi atau biaya contingency. Estimasi
biaya merupakan penilaian kuantitatif yang
mendekati untuk kebutuhan sumber daya
dalam proyek.
Tujuan dari dibuatnya suatu estimasi
proyek adalah :
1. Sebagai dasar dalam pembuatan
anggaran proyek
2. Sebagai alat untuk mengontrol biaya
proyek
3. Untuk memonitor progress, dengan
membandingkan anggaran biaya,
biaya estimasi dengan actual di
lapangan.
4. Untuk membuat suatu database biaya
yang dapat digunakan untuk estimasi
berikutnya.
5. Estimasi biaya dan penjadwalan
merupakan 2 aktifitas yang sangat
berkaitan erat.
B. Jenis Estimasi Biaya
Dilihat dari kelengkapan datanya dan
terhadap tahapan proyek, maka estimasi
biaya dapat dibedakan menjadi 3 yaitu :
1. Preliminary Estimate
Merupakan estimasi biaya pada tahap
perencanaan. Pada tahap ini, desain proyek
belum ada, hanya ada dalam bentuk
gagasan. Estimasi biaya diberikan untuk
keperluan studi kelayakan. Estimasi dihitung
secara kasar berdasarkan informasi harga
dari proyek sejenis per satuan kapasitas
produksi atau per satuan fungsinya atau per
satuan luasnya.
2. Semi Detail Estimate
Estimasi ini ada pada tahap conceptual
engineering. Estimasi biaya sudah dapat
dihitung secara detail karena basic design
proyek sudah ada. Hasil estimasi biaya pada
tahap ini dapat dipergunakan sebagai dasar
pertimbangan untuk menyiapkan dana yang
diperlukan bagi proyek tersebut, oleh karena
itu sering juga disebut sebagai budget
estimate bagi owner.
3. Definitive Estimate
Estimasi ini ada pada tahap detailed
engineering, dimana semua informasi yang
diperlukan untuk pelaksanaan sudah
lengkap. Estimasi biaya sudah dapat
dihitung secara detail karena construction
drawing sudah ada.
C. Metode Estimasi Biaya
Setelah memperoleh data dan informasi
yang lengkap mengenai suatu proyek, maka
proses estimasi akan dilanjutkan dengan
pengolahan data tersebut. Terdapat beberapa
metode yang digunakan dalam pengolahan
data untuk menyusun suatu estimasi biaya
yaitu :
1. Expert Judgment
Dari para ahli dapat diperoleh informasi
historikal berdasarkan pengalaman mereka
terutama bagi proyek-proyek sejenis. Dari
para ahli juga diperoleh pertimbangan untuk
menggabungkan beberapa metode dalam
proses
estimasi
dan
bagaimana
menyelaraskan perbedaan yang ada dalam
metode tersebut.
2. Analogous Estimating
Menggunakan nilai dari sebuah
parameter, seperti lingkup, biaya, anggaran
dan waktu maupun menggunakan skala
perbandingan terhadap ukuran, kompleksitas
proyek sebelumnya yang dijadikan dasar
untuk menyusun estimasi biaya proyek yang
serupa.
3. Parametric Estimating
Digunakan sebagai statistik dari
hubungan antara data historikal dengan
variabel lainnya seperti luas area untuk
menghitung estimasi beberapa parameter
seperti biaya, anggaran dan masa
pelaksanaan.
4. Bottom-Up Estimating
Merupakan metode dalam mengestimasi
komponen pekerjaan. Biaya dan akurasi dari
tipe ini dipengaruhi oleh ukuran dan
kompleksitas dari aktiftas individual
maupun paket pekerjaan.
Sistem Informasi Manajemen
Sistem adalah suatu kumpulan atau
himpunan dari unsur, komponen atau
variabel – variabel yang terorganisasi, salin
berinteraksi dan tergantung satu sama lain
secara terpadu untuk mencapai suatu tujuan
tertentu.
(Jogiyanto,
1999).
Sistem
menerima input dari luar/lingkungan dan
mengolahnya
menjadi
output
yang
kemudian keluar kembali ke dalam
lingkungan.
Secara umum banyak yang mengartikan
bahwa data dan informasi adalah sama.
Padahal ada perbedaan yang mendasar
tentang definisi kedua istilah tersebut. Data
adalah fakta yang tidak sedang digunakan
proses dimana fakta itu dapat berupa angka,
teks, dokumen, bagan, gambar, suara yang
mampu mewakili deskripsi verbal atau kode
tertentu. Data yang telah diolah/diproses
melalui suatu sistem pengolahan menjadi
bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti
bagi seseorang maka data tersebut menjadi
berubah fungsi menjadi informasi.
Sistem informasi adalah suatu sistem
dalam
suatu
organisasi
yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan
transaksi harian, pendukung operasi, bersifat
manajerial dan kegiatan strategi dari suatu
organisasi dan menyediakan pihak luar
tertentu dengan laporan – laporan yang
diperlukan.
Operasi
tercipta
dari
sekumpulan data yang dibutuhkan oleh para
pengambil keputusan yang kemudian diolah
untuk dijadikan sebagai bahan pertimbangan
dalam pengambilan keputusan.
Sistem Informasi Manajemen (SIM)
merupakan
Sistem
Informasi
yang
menghasilkan hasil keluaran (output) dengan
menggunakan masukan (input) dan berbagai
proses yang diperlukan untuk memenuhi
tujuan tertentu
dalam suatu kegiatan
manajemen. Informasi (output) dari sistem
informasi dapat membantu pengguna dalam
mengidentifikasi
suatu
masalah,
meyelesaikan masalah, dan mengevaluasi
kinerja. Sebab informasi dibutuhkan dan
dipergunakan
dalam
semua
tahap
manajemen, termasuk perencanaan dan
pengendalian.
Sistem Informasi Manajemen (SIM)
tidak menggunakan Transaction Processing
Sistem. SIM adalah sistem informasi yang
sudah terkomputerisasi yang bekerja sama
karena adanya interaksi antara manusia dan
komputer. Dengan bantuan manusia,
perangkat lunak (program komputer) dan
perangkat keras (komputer, printer, dan lain
– lain) dapat berfungsi dengan baik. sistem
informasi manajemen mendukung spektrum
tugas – tugas organisasional.
Untuk mengakses informasi, pengguna
SIM membagi dalam basis data. Basis data
di sini bertujuan untuk menyimpan data –
data dan model yang membantu pengguna
menginterpretasikan dan menerapkan data –
data yang diinputkan. SIM menghasilkan
output informasi yang digunakan untuk
membuat keputusan. SIM juga dapat
membantu menyatukan beberapa fungsi
informasi
bisnis
yang
sudah
terkomputerisasi, meski tidak berupa suatu
struktur tunggal. (Kendall & Kendall, 2002).
Dari hasil analisis yang telah dilakukan,
maka secara umum sistem yang dibuat ini
dapat digambarkan seperti yang tampak
pada gambar 3
A. Form Breakdown Proyek
Permintaan Data Produksi
Data Sumber
Daya
Breakdown
Proyek
Data Biaya
Proyek
Biaya
Produksi
Data Kebutuhan Sumber Daya
0
Ketersediaan Biaya
Penjadwalan
Produksi
Bagian
Produksi
Manajer
Proyek
Data
Permintaan Proyek
Analisa Proyek
Kebutuhan Biaya Produksi
Work Breakdown
Data Kebutuhan Produksi
Kebutuhan Biaya
Data Sumber Daya
Sistem Informasi Manajemen
Penjadwalan
Pengendalian
Proyek Produksi
Progress
Draft Penawaran Proyek
Persetujuan Proyek
+
Progress Report
Penawaran Kerjasama
Penerimaan Proyek
PermintaanKlien
Proyek
Persetujuan Kerjasama
Biaya Proyek
Gambar 3. Gambaran Umum Sistem
Gambar 5. Breakdown Proyek
Gambar 5 adalah form untuk melakukan
breakdown proyek dari order proyek yang
sedang dikerjakan oleh CV. First Aid Kit
Media.
B. Form Alokasi SDM
HASIL DAN PEMBAHASAN
Tujuan dari dibangunnya sistem ini adalah
untuk membangun sistem informasi yang
mampu menangani manajemen optimalisasi
pengalokasian
SDM
dan
peralatan,
pengelolaan biaya proyek serta peringatan
dini titik kritis proyek. gambar 4 adalah
system flow Sistem Informasi Manajemen
Pengendalian Proyek CV. First Aid Kit
Media
Gambar 6. Alokasi SDM
Gambar 6 adalah form untuk melakukan
Alokasi SDM berdasarkan breakdown
proyek yang sedang dikerjakan oleh CV.
First Aid Kit Media.
Gambar 4. System Flow SIM
Pengendalian Proyek
C. Form Alokasi Alat
E. Form Alokasi Biaya Operasional
Gambar 7. Alokasi SDM
Gambar 7 adalah form untuk melakukan
Alokasi Alat berdasarkan breakdown proyek
yang sedang dikerjakan oleh CV. First Aid
Kit Media.
D. Form Alokasi Biaya Produksi
Gambar 9. Alokasi Biaya Operasional
Gambar 9 adalah form untuk melakukan
Alokasi Biaya Operasional berdasarkan
breakdown proyek yang sedang dikerjakan
oleh CV. First Aid Kit Media.
F. Form Progress Proyek
Gambar 10. Progress Proyek
Gambar 8. Alokasi Biaya Produksi
Gambar 8 adalah form untuk melakukan
Alokasi Biaya Produksi berdasarkan
breakdown proyek yang sedang dikerjakan
oleh CV. First Aid Kit Media.
Gambar 10 adalah form untuk
melakukan maintenance progress proyek
berdasarkan breakdown proyek yang sedang
dikerjakan oleh CV. First Aid Kit Media.
G. Form Peringatan Dini
Gambar 11. Peringatan Dini
Gambar 11 adalah form peringatan dini
proyek berdasarkan titik kritis dari
breakdown proyek yang sedang dikerjakan
oleh CV. First Aid Kit Media.
KESIMPULAN
Dari makalah ini didapatkan kesimpulan
sebagai berikut:
1. Dengan menggunakan proses secara
terkomputerisasi, dapat membantu
manajer proyek dalam pengelolaan
manajamen proyek, terutama dalam hal
penjadwalan
proyek,
monitoring
progress proyek, pengalokasian SDM
dan alat, serta pengelolaan biaya – biaya
proyek.
2. Dengan adanya aplikasi ini akan
membantu
mengoptimalkan
pengalokasian SDM dan alat di dalam
pengerjaan proyek – proyek yang
ditangani oleh perusahaan.
3. Dengan adanya aplikasi ini peringatan
dini dapat diberikan kepada titik – titik
pengerjaan proyek pada saat mendekati
masa kritis.
SARAN
Sistem informasi ini dapat dikembangkan
sebagai berikut :
1. Menggunakan sistem yang sudah ada,
dapat dikembangkan kembali untuk
penggunaan manajemen proyek dalam
studi kasus proyek lain.
2. Sistem yang sudah ada dapat lebih
kompleks apabila terdapat matrix
responsibility sebagai acuan untuk
fungsi
kontrol
terhadap
elemen
pekerjaan yang sedang dikerjakan
dalam sebuah proyek.
3. Sistem yang sudah ada dapat menjadi
lebih komplek apabila diintegrasikan ke
dalam sistem penggajian dan sistem
penilaian kinerja karyawan.
DAFTAR PUSTAKA
Billows, Dick. 2005.Work Breakdown
Structure : Project Design Issue or
Clerical Task. Colorado : The
Houmpton Group, United States.
Gray Clifford F, Larson Erick W. 2006.
Project Management : The
Managerial Process 3th l.
Yogyakarta : Penerbit ANDI.
Jogiyanto, HM. 1999. Analisis & Desain
Sistem Informasi, Edisi Kedua.
Yogyakarta : Penerbit ANDI
Kendall,
Kendall.
2002.
Analisa
dan
Perancangan Sistem. New Jersey.
Kusrianto, Adi. 2006. Pengantar Design
Komunikasi Visual. Yogyakarta :
Penerbit ANDI.
Project Management Institute. 2008. A
Guide to the Project Management
Body of Knowledge, 4th Edition.
Washington,DC.
Romeo, S.T. 2003.Testing dan Implementasi
Sistem. STIKOM. Surabaya.
Stephen
P.
Robbins,
Mary
Coulter.2005.Manajemen.New
Jersey.
Yanuhandoko, Uky. 2007. Sistem Informasi
Manajemen Proyek Komunikasi
Visual menggunakan metode Work
Breakdown Structure (studi kasus
PT.Terafulk Multimedia. Tugas
Akhir. Surabaya: Program Studi S1
Sistem
Informasi
STIKOM
Surabaya.