Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Pengendalian
advertisement
Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Pengendalian Proyek (Studi Kasus Proyek Komunikasi Visual pada CV. First Aid Kit Media) 1) Dimas Prastyo 2)Antok Supriyanto 3)Sulistiowati 1) Program Studi S1 Sistem Informasi STIKOM Surabaya. Email: [email protected] 2) Program Studi S1 Sistem Informasi STIKOM Surabaya. Email: [email protected] 3) Program Studi S1 Sistem Informasi STIKOM Surabaya. Email: [email protected] Abstract CV. First Aid Kit Media is a company engaged in the field of visual communication services. The company is carrying out activities under projects received through. Handling systems for some of the projects done using a system that has not been organized between planning, scheduling and allocation of human resources, equipment, Production Costs and Operating Costs for some projects, so that the allocation of human resources and equipment can not be maximized. Management of operating costs and production is not maximized, whereas no warning when working on a project package approaching the critical point of project scheduling.Of the problem is an application Project Control Management Information System which is used to identify needs, planning and control of human resources, equipment, Production Costs and Operating Costs. This application is also able to provide early warning when several items of work approaching a tipping point.The test is done by inserting a breakdown of project work items based methods Work Breakdown Structure, and each work package identified needs of human resources, equipment, Production Costs and Operating Expenses, as well as determining the boundary critical point of the work item to provide early warning to the user. From the test results obtained control of the allocation of equipment, human resources and management costs of the projects and the necessary early warning management for planning and controlling the project. Keywords: project management, control, visual communication CV. First Aid Kit Media adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang layanan jasa komunikasi visual. Perusahaan ini telah melaksanakan kegiatannya dalam kurun waktu kurang dari 1 tahun. Produk – produk jasa yang dihasilkan berupa komunikasi visual dengan media desain grafis, 3D visualisasi, Multimedia interaktif, desain web, dan video profil. Perusahaan ini melaksanakan kegiatannya berdasarkan proyek – proyek yang diterima melalui order maupun secara berkesinambungan. Dengan banyaknya kebutuhan pasar terhadap jasa komunikasi visual saat ini, perusahaan menerima banyak proyek dari berbagai kalangan, antara lain : instansi pemerintahan, perusahaan, maupun perorangan. Dalam pengambilan keputusan terhadap suatu proyek, manajer perusahaan belum menggunakan suatu manajemen proyek yang baik. Manajemen sumber daya yang dilakukan dalam sebuah proyek belum bisa dilaksanakan dengan baik, karena sering dalam proses produksi tidak ada perencanaan yang matang dengan manajemen sumber daya di dalamnya, termasuk penentuan penggunaan peralatan, lamanya produksi, biaya produksi dan manajemen sumber daya manusia yang terlibat dalam sebuah proses produksi di dalam sebuah proyek, sehingga di dalam pengerjaan proyek, seringkali menemukan kesulitan seperti, terhambatnya proses produksi dikarenakan alat yang tidak sesuai dengan peruntukan produksi, molornya jadwal produksi, dan pengelolaan keuangan selama produksi yang over budget ataupun under budget. Hal ini seringkali membuat proyek yang dijadwalkan selesai sesuai batas waktu yang ditentukan ternyata tidak sesuai dengan harapan, dengan kualitas pengerjaan yang seringkali menghadapi revisi dari klien, yang mengakibatkan proses produksi menjadi panjang dan pengeluaran biaya produksi bisa melebihi dari perkiraan semula, dalam hal ini sumber daya yang ada tidak mampu dimaksimalkan sehingga biaya yang dibutuhkan tidak mampu diminimalkan sesuai dengan prinsip bisnis perusahaan, yang mengakibatkan kerugian ataupun keuntungan yang didapatkan minimal. Manajemen proyek adalah gaya manajemen yang berorientasi pada hasil yang menempatkan nilai tinggi pada pembangunan hubungan kolaboratif di antara berbagai karakter yang berbeda (Gray & Larson, 2006). Pengembangan sebuah manajemen proyek diarahkan kepada usaha untuk memfokuskan semua proyek kepada rencana strategis organisasi dan menekankan penguasaan terhadap teknik manajemen proyek maupun pada ketrampilan yang diperlukan untuk mengerjakan proyek hingga selesai dan sukses. Sebuah sistem manajemen proyek yang terintegrasi dengan baik telah terbukti dapat memudahkan manajer proyek dalam merencanakan dan mengelola biaya proyek, jadwal proyek, tenaga kerja, serta peralatan yang digunakan. Dalam melakukan sebuah analisis perencanaan proyek, tentunya diperlukan suatu ketelitian yang lebih, agar manajer proyek dapat lebih cepat dalam memutuskan sesuatu. Dengan menggunakan perencanaan manajemen proyek suatu pekerjaan proyek dapat dibagi menjadi elemen – elemen pekerjaan yang lebih teliti dan terinci dalam membuat sebuah kerangka perencanaan proyek, termasuk di dalamnya berupa perencanaan sumber daya yang mencakup sumber daya manusia, perlengkapan, jadwal kerja dan biaya produksi yang direncanakan di setiap elemen pekerjaan yang telah dibagi. Permasalahan di atas pernah dibahas oleh Yanuhandoko di dalam tugas akhirnya yang berjudul “Sistem Informasi Manajemen Proyek Komunikasi Visual menggunakan metode Work Breakdown Structure (studi kasus PT. Terafulk Multimedia)”, di dalam tugas akhir tersebut sistem informasi manajemen proyek yang dibuat hanya bisa menangani manajemen untuk satu proyek. Dalam tugas akhir ini merupakan pengembangan dari tugas akhir Yanuhandoko, yaitu sistem informasi yang dibuat mampu untuk manajemen lebih dari satu proyek yang dilaksanakan dalam jangka waktu yang bersamaan maupun tidak, maka dengan diterapkannya sistem informasi manajemen proyek yang baru ini diharapkan dapat membantu menyelesaikan masalah yang dihadapi, yaitu bahwa semua pengerjaan elemen pekerjaan proyek telah diidentifikasi, dapat mengelola sumber daya yang ada dan biaya yang dibutuhkan dalam pengerjaan proyek – proyek komunikasi visual di dalam perusahaan. Dengan demikian proyek – proyek tersebut dapat dikelola dengan baik, sesuai dengan tujuan bisnis perusahaan. LANDASAN TEORI Komunikasi Visual Komunikasi visual adalah komunikasi menggunakan bahasa visual dimana unsur dasar bahasa visual (yang menjadi kekuatan utama dalam penyampaian pesan) adalah segala sesuatu yang dapat dilihat dan dapat dipakai untuk menyampaikan arti, makna, atau pesan (Kusrianto,2007). Metodologi dalam design komunikasi visual merupakan sebuah proses kreatif. Beberapa istilah yang berhubungan dengan visual : 1. 2. 3. 4. 5. Visual language yakni ilmu yang mempelajari bahasa visual. Visualisasi, yakni kegiatan menerjemahkan atau mewujudkan informasi dalam bentuk visual. Visualiser, yakni orang yang pekerjaannya menangani masalah visual atau mewujudkan suatu ide ke dalam bentuk visual dalam suatu proyek design. Visual effect membuat efek – efek tipuan seolah – olah terjadi suatu keadaan atau kejadian yang sulit dilakukan manusia. Misalnya, munculnya seekor dinosaurus atau monster lain yang luar biasa besarnya, efek seolah – olah manusia sedang mendarat di sebuah planet asing dan sebagainya. Visual information adalah informasi melalui penglihatan, misalnya lambaian tangan, senyuman, baju baru, mobil baru dll. Visual Literacy yaitu kumpulan karya visual. Manajemen Proyek Manajemen Proyek adalah gaya manajemen yang berorientasi pada hasil yang menempatkan nilai tinggi pada pembangunan hubungan kolaboratif di antara berbagai karakter yang berbeda. Pengembangan sebuah manajemen proyek diarahkan kepada usaha untuk memfokuskan semua proyek kepada rencana strategis organisasi dan menekankan penguasaan terhadap teknik dan piranti manajemen proyek maupun pada ketrampilan yang diperlukan untuk mengerjakan proyek hingga selesai dan sukses. Misi, sasaran dan strategi organisasi disusun untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Pengembangan misi, sasaran dan strategi organisasi bergantung pada faktor – faktor lingkungan, eksternal dan internal. Faktor lingkungan eksternal biasanya diklasifikasikan sebagai peluang atau ancaman dalam menetapkan arah organisasi. Faktor lingkungan internal diklasifikasikan sebagai kekuatan atau kelemahan seperti manajemen, fasilitas, kompetensi inti dan kondisi keuangan. Hasil akhir dari analisis terhadap semua faktor lingkungan tersebut merupakan sekumpulan strategi yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan – kebutuhan pelanggan (Gray & Larson,2006). Manajemen memutuskan dan mengimplementasikan berbagai cara dan alat untuk secara efektif dan efisien menggunakan sumber daya manusia dan non manusia untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan. Manajer proyek pada dasarnya melakukan fungsinya dengan merencanakan, menjadwal, memotivasi dan mengontrol. Manajer proyek mengelola berbagai sumber daya yaitu tenaga kerja/manusia, peralatan, material/bahan baku, serta modal untuk menyelesaikan proyek yang umurnya telah ditetapkan secara tepat waktu, sesuai anggaran dan sesuai spesifikasi. Manajer proyek harus memastikan manajemen sumber daya, pembagian paket kerja, penjadwalan proyek dan manajemen biaya dalam pengerjaan suatu proyek sehingga ada imbal balik yang tepat antara waktu, biaya dan persyaratan kinerja dari proyek yang mereka kerjakan. Manajemen Sumber Daya Dalam pengelolaan proyek yang cukup besar, masalah sumber daya merupakan objek sekaligus subyek. Karena itulah pengambilan keputusan mengenai kuantitas dan kualitasnya harus diperhatikan dengan cermat. Macam – macam sumber daya itu adalah tenaga kerja/manusia, peralatan, material/bahan baku, serta modal. (Gray & Larson, 2006) Perencanaan sumber daya yang matang dan cermat sesuai kebutuhan logis proyek akan membantu pencapaian sasaran dan tujuan proyek secara maksimal, dengan tingkat efektifitas dan efisiensi yang tinggi. Kebutuhan sumber daya pada tiap – tiap proyek tidak selalu sama, bergantung pada skala, lokasi, serta tingkat keunikan masing – masing proyek. Namun demikian, perencanaan sumber daya dapat dihitung dengan pendekatan matematis yang memberikan hasil optimal dibandingkan hanya dengan perkiraan pengalaman saja, yang tingkat efektifitas dan efisiensinya rendah. Pendekatan matematis menghasilkan tingkat penyimpangan yang minimal serta perkiraan yang mendekati kondisi sebenarnya. Dalam menentukan alokasi sumber daya untuk proyek, beberapa aspek yang perlu diperhatikan dan dipertimbangkan adalah sebagai berikut (Gray & Larson, 2006) : - Jumlah sumber daya yang tersedia dengan kebutuhan maksimal proyek. - Kondisi keuangan untuk membayar sumber daya yang akan digunakan. - Produktivitas sumber daya. - Kemampuan dan kapasitas sumber daya yang akan digunakan. - Efektivitas dan efisiensi sumber daya yang akan digunakan. Work Breakdown Structure (WBS) Work Breakdown Structure (WBS) adalah proses hirarkis untuk membuat cakupan dan deliverable dikenali sehingga pekerjaan proyek dapat dibagi menjadi elemen – elemen pekerjaan yang lebih kecil. Pengguna WBS dapat membantu meyakinkan manajer proyek bahwa semua produk dan elemen pekerjaan telah diidentifikasi, untuk mengintegrasi proyek dengan organisasi saat ini, dan untuk membangun basis pengendalian. Pada dasarnya, WBS adalah garis besar proyek dengan tingkat detail yang berbeda (Gray & Larson,2006). Perhitungan WBS memulai dengan proyek sebagai deliverabel akhir. Deliverable atau ruang lingkup proyek yang utama diidentifikasi lebih dulu, kemudian subdeliverable yang diperlukan untuk memenuhi deliverable yang lebih besar. Proses diulangi sampai detail subdeliverable cukup kecil untuk dapat dikelola dan satu orang dapat bertanggung jawab untuk hal tersebut. Subdeliverable ini lebih lanjut dibagi menjadi paket kerja. Karena subdeliverable yang paling rendah umumnya meliputi beberapa paket kerja, paket kerja dikelompokkan berdasarkan jenis pekerjaan sebagai contoh, perangkat keras, pemrograman, pengujian. Pengelompokkan dalam satu subdeliverable disebut akun biaya (cost account). Pengelompokkan memonitor kemajuan proyek berdasarkan pekerjaan, biaya dan tanggung jawab. Bagian atas (level 1) adalah item akhir dari proyek, level 1 menghadirkan sasaran proyek secara total dan informasi ini berguna bagi manajemen puncak: level 2, 3 dan 4 adalah untuk manajemen madya dan level 5 adalah untuk para manajer garis depan. Pada level terendah atau paket kerja memiliki titik mulai (start) dan titik berhenti (stop) mengonsumsi sumber daya dan memakan biaya. Masing – masing paket kerja merupakan satu titik kendali. Manajer paket kerja bertanggung jawab untuk memperhatikan apakah paket – paket selesai tepat waktu, sesuai anggaran, dan sesuai spesifikasi teknis. Tingkat Pembagian Hirarkis deskripsi 1 Proyek Proyek Lengkap 2 Deliverabel Deliverabel Lengkap 3 Subdeliverabel Deliverabel Pendukung 4 Subdeliverabel paling rendah Tingkat tanggung jawab manajemen 5 Akun Biaya Penegelompokkan paket kerja untuk memonitor kemajuan dan tanggung jawab 6 Paket Kerja Aktivitas kerja yang diidentifikasi Gambar 1.Hirarki WBS Sumber daya dan biaya subdeliverabel adalah jumlah dari sumber dayadan biaya semua paket kerja dalam beberapa subdeliverabel kerja. Inilah basis bagi istilah project rollup, mulai dengan paket kerja, sumber daya, dan biaya dapat di-roll-up ke dalam elemen – elemen yang lebih tinggi. Elemen – elemen yang lebih tinggi digunakan untuk mengidentifikasi deliverabel pada tahap – tahap yang berbeda di dalam proyek dan untuk menyusun laporan status selama tahap eksekusi dari siklus hidup proyek. Jadi paket kerja adalah unit dasar yang digunakan untuk perencanaan, penjadwalan dan pengendalian proyek (Gray & Larson, 2006). Untuk mengkaji ulang, masing – masing paket kerja dalam WBS perlu : 1. Menentukan pekerjaan (apa). 2. Mengidentifikasi waktu untuk menyelesaikan sebuah paket kerja (berapa lama). 3. Mengidentifikasi anggaran time – phased untuk menyelesaikan sebuah paket kerja (biaya). 4. Mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah paket kerja (berapa banyak). 5. Mengidentifikasi satu orang yang bertanggung jawab untuk unit – unit kerja (siapa). 6. Mengidentifikasi titik – titik monitoring untuk mengukur kemajuan. Metode Penjadwalan Waktu yang terencana untuk durasi dan aktifitas proyek tidak dapat menjelaskan pemakaian dan ketersediaan sumber daya. Estimasi waktu untuk paket kerja dan waktu jaringan dibuat terpisah dengan asumsi implisit bahwa Sumber daya akan tersedia. Terkadang hal tersebut dapat menjadi masalah atau terkadang tidak. Jika sumber daya cukup, tetapi variasi permintaan yang cukup luas di sepanjang hidup proyek, mungkin saja permintaan sumber daya perlu diratakan dengan menunda aktivitas nonkritis (menunda slack) untuk menurunkan permintaan sumber daya perlu diratakan dengan menunda aktivitas nonkritis (menggunakan slack) untuk menurunkan permintaan puncak (peak demand) dan dengan demikian meningkatkan pemakaian sumber daya. Proses ini disebut resource levelling atau resource smoothing. Pada sisi lain, jika sumber daya tidak cukup untuk memenuhi permintaan puncak, start akhir (late slack) dari beberapa aktifitas harus ditunda, dan durasi proyek dapat ditingkatkan. Proses ini disebut penjadwalan dibatasi sumber daya (resource-constrained schedulling). Kerugian akibat lalai mempertimbangkan pemakaian dan ketersediaan sumber daya tidak terlihat atau tidak jelas, akibatnya penjadwalan sumber daya dalam praktik sering tidak dilakukan atau tidak mendapatkan perhatian yang layak. Konsekuensi akibat tidak menjadwalkan sumber daya yang terbatas adalah aktivitas menjadi buruk dan proyek menjadi terlambat. Pada umumnya hal tersebut muncul ketika proyek sedang berjalan. Itulah sebabnya tindakan korektif sulit dilakukan dengan cepat. Konsekuensi lainnya adalah terabaikannya tingkat tertinggi dan tingkat terendah pemakaian sumber daya di sepanjang durasi proyek. karena sumber daya proyek pada umumnya ditetapkan secara resmi, ketersediaan yang cukup. Jika semua proyek dan sumber dayanya dijadwalkan dengan menggunakan sistem komputer, dampak dan kelayakan untuk menambahkan sebuah proyek baru pada proyek yang sedang dikerjakan dapat dinilai dengan cepat. (Gray & Larson, 2006). Manajemen Biaya Proyek Manajemen biaya proyek merupakan salah satu dari 9 area pengetahuan dalam manajemen proyek. Manajemen biaya proyek diperlukan untuk memastikan bahwa perencanaan proyek sudah mencakup: 1. Estimasi biaya untuk setiap resource 2. Pengalokasian estimasi biaya setiap resource yang dibutuhkan oleh setiap work item Dalam manajemen biaya proyek, terdapat beberapa proses yang dilibatkan dalam tujuan penyelesaian proyek sesuai dengan anggaran yang disediakan. Proses tersebut yaitu estimasi, budgeting dan kontrol biaya. Project Cost Management Overview 1.1 Estimate Costs .1 Inputs .1 Scope Baseline .2 Project Schedule .3 Human Resource Plan .4 Risk Register .5 Enterprise Environmental Factors .6 Organizational Process Assets .2 Tools & Techniques .1 Expert Judgment .2 Analogue Estimating .3 Parametric Estimating .4 Bottom-Up Estimating .5 Three-Point Estimating .6 Reserve Analysis .7 Cost of quality .8 Project Management Estimating Software .9 Vendor Bid Analysis .3 Outputs .1 Activity Cost Estmates .2 Basis of Esimates .3 Project Document Updates 1.2 Determine Budget .1 Inputs .1 Activity Cost Estimates .2 Basis of estimates .3 Scope Baseline .4 Project Schedule .5 Resource Calendar .6 Contracts .7 Organizational Process Assets .2 Tools & Techniques .1 Cost Aggregation .2 Reserve Analysis .3 Expert Judgment .4 Historical relationship .5 funding limit reconciliation .3 Outputs .1 Cost Performance baseline .2 Project funding requirements .3 Project Document Updates 1.3 Control Costs .1 Inputs .1 Project Management Plan .2 Project Funding requirements .3 Work Performance information .4 Organizational process assets .2 Tools & Techniques .1 Earned value management .2 Forecasting .3 To-complete performance index (TCPI) .4 Performance Reviews .5 Variance Analysis .6 Project Management Software .3 Outputs .1 Work Performance measurements .2 Budget Forecast .3 Organizational Process Assets Updates .4 Change request .5 Project Management plan updates .6 Project Document Updates Gambar 2. Overview Manajemen Biaya Proyek Proses estimasi sangat menentukan kelangsungan proyek baik dari mulai tahap desain, perencanaan, konstruksi, dan maintenance. Berbagai tipe dan cara dalam mengestimasi biaya akan tergantung pada data/informasi yang tersedia, batas waktu, dan tujuan dari estimasi tersebut. Peran estimator dalam estimasi biaya proyek konstruksi dapat ditinjau dari ketelitian, pengalaman dan spesialisasi terhadap proyek secara keseluruhan. A. Estimasi Biaya Proyek Terdapat beberapa literatur yang membahas mengenai pengertian estimasi biaya. Dalam AACE International (2004) [8], disebutkan bahwa estimasi merupakan evaluasi dari keseluruhan elemen dari sebuah proyek atau usaha yang diberikan berdasarkan kesepakatan terhadap suatu lingkup pekerjaan. Dysert, Larry R. mengungkapkan bahwa estimasi biaya merupakan sebuah prediksi terhadap biaya yang akan dibutuhkan dari sebuah proyek berdasarkan data dan lingkup proyek yang diberikan yang akan dilaksanakan pada sebuah lokasi dan waktu yang telah ditetapkan. Dalam sebuah estimasi biaya terdapat identifikasi dan pertimbangan dalam memperkirakan beberapa alternatif biaya untuk memulai dan menyelesaikan proyek. Jumlah biaya yang akan dikeluarkan dan risiko harus dapat dipertimbangkan, misalnya seperti membuat keputusan untuk membeli suatu barang atau hanya menyewanya saja untuk keperluan proyek, berbagi sumber daya dalam rangka mengoptimalkan biaya dalam proyek. Biaya yang disusun akan memperhitungkan keseluruhan sumber daya yang dibutuhkan dalam sebuah proyek, termasuk tenaga kerja, material, peralatan, jasa, dan fasilitas dan beberapa kategori spesial seperti faktor inflasi atau biaya contingency. Estimasi biaya merupakan penilaian kuantitatif yang mendekati untuk kebutuhan sumber daya dalam proyek. Tujuan dari dibuatnya suatu estimasi proyek adalah : 1. Sebagai dasar dalam pembuatan anggaran proyek 2. Sebagai alat untuk mengontrol biaya proyek 3. Untuk memonitor progress, dengan membandingkan anggaran biaya, biaya estimasi dengan actual di lapangan. 4. Untuk membuat suatu database biaya yang dapat digunakan untuk estimasi berikutnya. 5. Estimasi biaya dan penjadwalan merupakan 2 aktifitas yang sangat berkaitan erat. B. Jenis Estimasi Biaya Dilihat dari kelengkapan datanya dan terhadap tahapan proyek, maka estimasi biaya dapat dibedakan menjadi 3 yaitu : 1. Preliminary Estimate Merupakan estimasi biaya pada tahap perencanaan. Pada tahap ini, desain proyek belum ada, hanya ada dalam bentuk gagasan. Estimasi biaya diberikan untuk keperluan studi kelayakan. Estimasi dihitung secara kasar berdasarkan informasi harga dari proyek sejenis per satuan kapasitas produksi atau per satuan fungsinya atau per satuan luasnya. 2. Semi Detail Estimate Estimasi ini ada pada tahap conceptual engineering. Estimasi biaya sudah dapat dihitung secara detail karena basic design proyek sudah ada. Hasil estimasi biaya pada tahap ini dapat dipergunakan sebagai dasar pertimbangan untuk menyiapkan dana yang diperlukan bagi proyek tersebut, oleh karena itu sering juga disebut sebagai budget estimate bagi owner. 3. Definitive Estimate Estimasi ini ada pada tahap detailed engineering, dimana semua informasi yang diperlukan untuk pelaksanaan sudah lengkap. Estimasi biaya sudah dapat dihitung secara detail karena construction drawing sudah ada. C. Metode Estimasi Biaya Setelah memperoleh data dan informasi yang lengkap mengenai suatu proyek, maka proses estimasi akan dilanjutkan dengan pengolahan data tersebut. Terdapat beberapa metode yang digunakan dalam pengolahan data untuk menyusun suatu estimasi biaya yaitu : 1. Expert Judgment Dari para ahli dapat diperoleh informasi historikal berdasarkan pengalaman mereka terutama bagi proyek-proyek sejenis. Dari para ahli juga diperoleh pertimbangan untuk menggabungkan beberapa metode dalam proses estimasi dan bagaimana menyelaraskan perbedaan yang ada dalam metode tersebut. 2. Analogous Estimating Menggunakan nilai dari sebuah parameter, seperti lingkup, biaya, anggaran dan waktu maupun menggunakan skala perbandingan terhadap ukuran, kompleksitas proyek sebelumnya yang dijadikan dasar untuk menyusun estimasi biaya proyek yang serupa. 3. Parametric Estimating Digunakan sebagai statistik dari hubungan antara data historikal dengan variabel lainnya seperti luas area untuk menghitung estimasi beberapa parameter seperti biaya, anggaran dan masa pelaksanaan. 4. Bottom-Up Estimating Merupakan metode dalam mengestimasi komponen pekerjaan. Biaya dan akurasi dari tipe ini dipengaruhi oleh ukuran dan kompleksitas dari aktiftas individual maupun paket pekerjaan. Sistem Informasi Manajemen Sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen atau variabel – variabel yang terorganisasi, salin berinteraksi dan tergantung satu sama lain secara terpadu untuk mencapai suatu tujuan tertentu. (Jogiyanto, 1999). Sistem menerima input dari luar/lingkungan dan mengolahnya menjadi output yang kemudian keluar kembali ke dalam lingkungan. Secara umum banyak yang mengartikan bahwa data dan informasi adalah sama. Padahal ada perbedaan yang mendasar tentang definisi kedua istilah tersebut. Data adalah fakta yang tidak sedang digunakan proses dimana fakta itu dapat berupa angka, teks, dokumen, bagan, gambar, suara yang mampu mewakili deskripsi verbal atau kode tertentu. Data yang telah diolah/diproses melalui suatu sistem pengolahan menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi seseorang maka data tersebut menjadi berubah fungsi menjadi informasi. Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, pendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan – laporan yang diperlukan. Operasi tercipta dari sekumpulan data yang dibutuhkan oleh para pengambil keputusan yang kemudian diolah untuk dijadikan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan Sistem Informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen. Informasi (output) dari sistem informasi dapat membantu pengguna dalam mengidentifikasi suatu masalah, meyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja. Sebab informasi dibutuhkan dan dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan dan pengendalian. Sistem Informasi Manajemen (SIM) tidak menggunakan Transaction Processing Sistem. SIM adalah sistem informasi yang sudah terkomputerisasi yang bekerja sama karena adanya interaksi antara manusia dan komputer. Dengan bantuan manusia, perangkat lunak (program komputer) dan perangkat keras (komputer, printer, dan lain – lain) dapat berfungsi dengan baik. sistem informasi manajemen mendukung spektrum tugas – tugas organisasional. Untuk mengakses informasi, pengguna SIM membagi dalam basis data. Basis data di sini bertujuan untuk menyimpan data – data dan model yang membantu pengguna menginterpretasikan dan menerapkan data – data yang diinputkan. SIM menghasilkan output informasi yang digunakan untuk membuat keputusan. SIM juga dapat membantu menyatukan beberapa fungsi informasi bisnis yang sudah terkomputerisasi, meski tidak berupa suatu struktur tunggal. (Kendall & Kendall, 2002). Dari hasil analisis yang telah dilakukan, maka secara umum sistem yang dibuat ini dapat digambarkan seperti yang tampak pada gambar 3 Permintaan Data Produksi Data Sumber Daya Breakdown Proyek Data Biaya Proyek A. Form Breakdown Proyek Biaya Produksi Data Kebutuhan Sumber Daya 0 Ketersediaan Biaya Manajer Proyek Penjadwalan Produksi Data Permintaan Proyek Analisa Proyek Bagian Produksi Kebutuhan Biaya Produksi Work Breakdown Data Kebutuhan Produksi Kebutuhan Biaya Data Sumber Daya Sistem Informasi Manajemen Pengendalian Proyek Penjadwalan Progress Produksi Draft Penawaran Proyek Progress Report + Persetujuan Proyek Penawaran Kerjasama Gambar 5. Breakdown Proyek Penerimaan Proyek Gambar 5 adalah form untuk melakukan breakdown proyek dari order proyek yang sedang dikerjakan oleh CV. First Aid Kit Media. Klien Permintaan Proyek Persetujuan Kerjasama Biaya Proyek Gambar 3. Gambaran Umum Sistem B. Form Alokasi SDM HASIL DAN PEMBAHASAN Tujuan dari dibangunnya sistem ini adalah untuk membangun sistem informasi yang mampu menangani manajemen optimalisasi pengalokasian SDM dan peralatan, pengelolaan biaya proyek serta peringatan dini titik kritis proyek. gambar 4 adalah system flow Sistem Informasi Manajemen Pengendalian Proyek CV. First Aid Kit Media Manajemen Proyek Klien Manager Bag Produksi Jadwal Kerja Permintaan Mulai Alokasi SDM Pelaksanaan Produksi WBS Perencanaan Proyek (Penjabaran Paket Kerja) Penjadwalan Tugas Crew Manajemen Sumber Daya Manusia Alokasi SDM Alat Manajemen Peralatan Progress Report Pengalokasian Biaya Poduksi Alokasi Alat Biaya Operasional Progress Biaya Produksi Alokasi Alat Biaya Operasional Biaya Produksi FeedBack Progress Progress Progress Report Progress Report Selesai Gambar 4. System Flow SIM Pengendalian Proyek Gambar 6. Alokasi SDM Gambar 6 adalah form untuk melakukan Alokasi SDM berdasarkan breakdown proyek yang sedang dikerjakan oleh CV. First Aid Kit Media. C. Form Alokasi Alat E. Form Alokasi Biaya Operasional Gambar 7. Alokasi SDM Gambar 7 adalah form untuk melakukan Alokasi Alat berdasarkan breakdown proyek yang sedang dikerjakan oleh CV. First Aid Kit Media. D. Form Alokasi Biaya Produksi Gambar 9. Alokasi Biaya Operasional Gambar 9 adalah form untuk melakukan Alokasi Biaya Operasional berdasarkan breakdown proyek yang sedang dikerjakan oleh CV. First Aid Kit Media. F. Form Progress Proyek Gambar 10. Progress Proyek Gambar 8. Alokasi Biaya Produksi Gambar 8 adalah form untuk melakukan Alokasi Biaya Produksi berdasarkan breakdown proyek yang sedang dikerjakan oleh CV. First Aid Kit Media. Gambar 10 adalah form untuk melakukan maintenance progress proyek berdasarkan breakdown proyek yang sedang dikerjakan oleh CV. First Aid Kit Media. G. Form Peringatan Dini Gambar 11. Peringatan Dini Gambar 11 adalah form peringatan dini proyek berdasarkan titik kritis dari breakdown proyek yang sedang dikerjakan oleh CV. First Aid Kit Media. KESIMPULAN Dari makalah ini didapatkan kesimpulan sebagai berikut: 1. Dengan menggunakan proses secara terkomputerisasi, dapat membantu manajer proyek dalam pengelolaan manajamen proyek, terutama dalam hal penjadwalan proyek, monitoring progress proyek, pengalokasian SDM dan alat, serta pengelolaan biaya – biaya proyek. 2. Dengan adanya aplikasi ini akan membantu mengoptimalkan pengalokasian SDM dan alat di dalam pengerjaan proyek – proyek yang ditangani oleh perusahaan. 3. Dengan adanya aplikasi ini peringatan dini dapat diberikan kepada titik – titik pengerjaan proyek pada saat mendekati masa kritis. SARAN Sistem informasi ini dapat dikembangkan sebagai berikut : 1. Menggunakan sistem yang sudah ada, dapat dikembangkan kembali untuk penggunaan manajemen proyek dalam studi kasus proyek lain. 2. Sistem yang sudah ada dapat lebih kompleks apabila terdapat matrix responsibility sebagai acuan untuk fungsi kontrol terhadap elemen pekerjaan yang sedang dikerjakan dalam sebuah proyek. 3. Sistem yang sudah ada dapat menjadi lebih komplek apabila diintegrasikan ke dalam sistem penggajian dan sistem penilaian kinerja karyawan. DAFTAR PUSTAKA Billows, Dick. 2005.Work Breakdown Structure : Project Design Issue or Clerical Task. Colorado : The Houmpton Group, United States. Gray Clifford F, Larson Erick W. 2006. Project Management : The Managerial Process 3th l. Yogyakarta : Penerbit ANDI. Jogiyanto, HM. 1999. Analisis & Desain Sistem Informasi, Edisi Kedua. Yogyakarta : Penerbit ANDI Kendall, Kendall. 2002. Analisa dan Perancangan Sistem. New Jersey. Kusrianto, Adi. 2006. Pengantar Design Komunikasi Visual. Yogyakarta : Penerbit ANDI. Project Management Institute. 2008. A Guide to the Project Management Body of Knowledge, 4th Edition. Washington,DC. Romeo, S.T. 2003.Testing dan Implementasi Sistem. STIKOM. Surabaya. Stephen P. Robbins, Mary Coulter.2005.Manajemen.New Jersey. Yanuhandoko, Uky. 2007. Sistem Informasi Manajemen Proyek Komunikasi Visual menggunakan metode Work Breakdown Structure (studi kasus PT.Terafulk Multimedia. Tugas Akhir. Surabaya: Program Studi S1 Sistem Informasi STIKOM Surabaya.
