bab ii tinjauan pustaka - Digilib Esa Unggul

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
II.1 Komunikasi Organisasi
Pentingnya komunikasi bagi manusia tidak dapat dipisahkan lagi,
begitu juga dengan halnya pada organisasi. Dengan adanya komunikasi yang baik,
suatu organisasi dapat berjalan dengan lancar dan berhasil.
Pengertian organisasi menurut Schein (1982) adalah “ suatu koordinasi rasional
kegiatan sejumlah orang untuk mencapai beberapa tujuan umum melalui
pembagian pekerjaan dan fungsi melalui otoritas dan tanggung jawab” (Arni
Muhammad 2002:23 )
Maka dari itu disimpulkan bahwa komunikasi organisasi merupakan komunikasi
yang terjadi didalam suatu organisasi, dimana melibatkan sejumlah orang yang
memiliki tujuan dan kepentingan bersama.
Mengenai hubungan organisasi dengan komunikasi, William V. Hanney
dalam bukunya, Communication and Organizational Behavior, Menyatakan
organisasi terdiri atas sejumlah orang; ia melibatkan keadaan saling bergantung;
ketergantungan
memerlukan
koordinasi,
koordinasi
memasyarakatkan
komunikasi. Oleh karena itu untuk dapat berkoordinasi dan berkomunikasi dengan
baik dibutuhkan suatu manajemen yang baik, manajemen dan organisasi dapat
diibaratkan sebagai jiwa dan raga.
Organisasi dan manajemen adalah merupakan kesatuan yang utuh dan tidak dapat
terpisahkan dari yang lainnya.
7
Didalam aktivitas manajemen terdapat orang yang memimpin dan di pimpin, yang
hanya dapat terjadi jika terdapat komunikasi efektif antara ke dua belah pihak.
Secara garis besar komunikasi dua arah antara pimpinan dan karyawan dapat
berlangsung dikarenakan adanya komunikasi internal, komunikasi ekternal dan
komunikasi informal.
Komunikasi internal adalah merupakan komunikasi antara pimpinan dan
karyawan yang didasarkan oleh komunikasi dua arah, agar tercapainya
kesepakatan bersama.
Dalam komunikasi ini sering kali desas desus menyebar dan dalam tempo
singkat, oleh sebab itu disinilah tugas humas, yaitu meluruskan, metraralisirkan,
interprestasikan yang salah sehingga berada dalam proporsi yang sebenarnya.
Tujuan komunikasi yang horizontal adalah (R. Wayne Pace.Don.F. Faules
2006, Hal. 195-196) :adalah sebagai berikut,
a.
b.
c.
d.
e.
f.
Sebagai koordinasi penugasan kerja.
Berbagi informasi mengenai rencana dan kegiatan
Untuk memecahkan masalah
Untuk memperoleh pemahaman bersama
Untuk mendamaikan, beruding dan menengahi perbedaan
Untuk menumbuhkan dukungan antar personal ‘
Tujuan Komunikasi Internal menurut Onong Uchjana (2007:128) dalam buku
Ilmu Komunikasi, Teori dan Praktek, komunikasi Eksternal adalah komunikasi
antara pimpinan organisasi dengan masyarakat di luar organisasi; Komunikasi
Eksternal terdiri atas dua jalur secara timbal balik yaitu :
a. Komunikasi dari masyarakat kepada organisasi yang merupakan umpan
balik sebagai efek dari kegiatan komukasi yang dilakukan oleh organisasi.
Jika informasi yang disebarkan kepada masyarakat itu menimbulkan efek
yang sifatnya controversial yang disebut opini public.
8
b. Komunikasi dari organisasi kepada masyarakat yang pada umumnya
bersifat informatif, yang dilakukan sedemikin rupa sehingga masyarakat
merasa memiliki keterlibatan seperti adanya hubungan batin. Komunikasi
dari organisasi kepada masyarakat dapat melalui bentuk seperti majalah
organisasi, press relese, brosur, leafleat dll. Didalam komunikasi ini
pimpinan tidak turun langsung kecuali adalah masalah yang tidak dapat
diwakilkan oleh orang lain.
c. Komunikasi Informal didalam buku R. Wayne Pace DonF. Faules
(2006;199-2000), karyawan berkomunikasi antara karyawan tanpa
mengindahkan posisi dalam organisasi, dan faktor-faktor yang
mengarahkan aliran informasi bersifat pribadi. Karena informasi informal /
personal ini muncul dari interaksi di antara orang-orang, informasi ini
tampaknya mengalir dengan arah yang tidak dapat diduga.
Kegiatan Family Gathering termasuk komunikasi ini, karena didalam
kegiatan ini segenap staf karyawan dan pimpinan saling berinteraksi atau
berkomunikasi, tanpa melihat jabatan atau kedudukan, yang kemudian
akan tercipta suasana ramah tamah keakraban serta rasa saling
kebersamaan.
II.2. Humas
Menurut Howard Bonham, yang dikutip oleh Oemi Abdurrachman (
1994:25) humas adalah “ Suatu seni untuk menciptakan pengertian publik yang
lebih baik, yang dapat memperdalam kepercayaan publik terhadap seseorang atau
organisasi atau badan.
Sedangkan menurut Frank Jefkins (1992:9) “Sesuatu yang merangkum
keseluruhan komunikasi yang terencana, baik itu ke dalam maupun keluar, antara
suatu organisasi dengan semua masyarakat dalam rangka mencapai tujuan-tujuan
spesifik yang berlandaskan pada saling pengertian”
Terkait dengan Hubungan Masyarakat, The International Public Relations
Assosiation dalam Rumanti (2002:11) memberi definisi humas sebagai berikut :
Public Relations is management Function, of continuing and planned character,
through which public and private organzations and institutions seek to win and
9
retain the understanding, symphaty and support of those with whom there are or
may be concered by evaluating public opinion about themselves,in prder to
correlate. As far as possible their own policies and procedures, to achive by
planned and widespread information more productive cooperation and more
efficient fulfillment of their common interest. ( Samson, Public Relations en
Voorlighting, 120/10 )
Definisi tersebut dapat diterjemahkan sebagai berikut, Public Relations
merupakan fungsi manajemen dari sikap budi yang direncakan dan dijalankan
secara berkesinambungan oleh organisasi-organisasi, lembaga-lembaga umum dan
pribadi dipergunakan untuk memperoleh dan membina saling pengertian, simpati
dan dukungan dari mereka yang ada hubungan dan diduga akan ada kaitannya,
dengan cara menilai opini publik mereka, dengan tujuan sedapat mungkin
menghubungkan kebijaksanaan dan ketatalaksanaan, guna mencapai kerja sama
yang lebih produktif, dan untuk memenuhi kepentingan bersama yang lebih
efisien, dengan kegiatan penerangan yang terencana dan tersebar luas.
Menurut para pakar, hingga saat ini belum terdapat konsensus mutlak
tentang definisi dari Public Relations/Humas. Ketidakpastian tersebut disebabkan,
1. Beragamnya definisi public relations yang telah dirumuskan baik oleh
para pakar maupun professional public relations/ Humas didasari
perbedaan sudut pandang mereka terhadap pengertian Humas.
2. Perbedaan latar belakang, misalnya definisi yang dilontarkan oleh
kalangan akademisi perguruan tinggi tersebut akan lain bunyinya
dengan apa yang diungkapkan oleh kalangan praktisi ( Public
Relations Praticioner )
3. Adanya indikasi baik teoritis maupun praktisi bahwa kegiatan
kehumasan itu bersifat dinamis dan fleksibel terhadap perkembangan
dinamika kehidupan masyarakat yang mengikuti kemajuan jaman,
khususnya memasuki era globalisasi dan millennium ketiga saat ini (
RosadyRuslan , 2006:15)
10
John. E. Marston dan Kusumastuti (2002:14), memberikan definisi
yang
bersifat
umum
yaitu:
“Public
Relations
is
planned,
persuasive
communication designed to influence significant public”. Definisi ini dapat
diartikan bahwa Public Relation adalah komunikasi persuasive (bersifat
membujuk) yang dirancang dengan tujuan mempengaruhi khalayak yang dituju.
Dari definisi ini terlihat bahwa tujuan humas adalah membujuk dan
mempengaruhi khalayak penting atau khalayak sasaran.
Penelitian dan diskusi berjalan terus, namun belum ada kesepakatan
mengenai definisi humas. Awal mulanya, mereka yakin bahwa humas itu bukan
reklame, bukan publikasi, dan bukan propaganda. Banyak yang memberi
penjelasan-penjelasan, tetapi belum sampai pada definisi. Penjelasan-penjelasan
cukup bagus dan orsinil, namun bukan yang dimaksud dengan definisi humas.
Memang sudah memberi pandangan, penjelasan, pemikiran, tetapi masih sangat
terbatas. Begitulah mereka memang bersikap sangat berhati-hati dan amat teliti.
Banyak yang mengira bahwa humas hanyalah kegiatan-kegiatan yang
tampak, tetapi kenyataannya kegiatan yang tampak oleh masyarakat justru hanya
satu tahap saja dari keseluruhan kegiatan humas yang sebenarnya. Banyak tahaptahap yang lebih dan tidak kelihatan, mengapa ?. humas adalah kegiatan atau
aktivitas yang proses kegiatannya melalui empat tahap, yaitu ( Rosady 2006:2427):
11
a. Penelitian yang didahului penemuan, analisis, pengelohan data dan
sebagainya.
b. Perencanaan yang direncanakan
c. Pelaksanaan yang tepat.
d. Evaluasi, penilaian setiap tahap dan evaluasi keseluruhan.
II.3. Fungsi Humas
Apa yang di ungkapkan Dr.Rex F. Harlow di atas sejalan hampir senada
dengan pernyataan F. Rachmadi (1976: 16 ), ia katakan : Fungsi public relations
adalah untuk menumbuhkan hubungan baik antara lembaga atau organisasi yang
publiknya intern maupun ekstern, dalam rangka menanamkan persatuan dan
meningkatkan motivasi dan partisipasi publik dalam upaya menciptakan iklim
pendapat (opini public) yang menguntungkan organisasi atau perusahaan.
Menurut sejarah, pada awal kemunculan istilah manajemen Humas
berkenaan dengan suatu metode Public Relations saat menghadapi suatu puncak
krisis pada tahun 1906. Untuk memecahkan permasalahan menurut pakar
komunikasi Ivy Lee mengajukan beberapa usulan atau persyaratan yang bersifat
revolusioner dan merupakan terobosan besar dalam peranan PR/Humas untuk
mampu mengatasi masalah besar pada waktu itu melalui suatu konsepsi prinsipprinsip dasar, yaitu :
1. Membentuk Manajemen Humas untuk mengatur arus informasi/berita secara
terbuka.
2. Bekerjasama dengan pihak media massa.
3. Duduk sebagai Top Pimpinan Perusahaan, dan langsung sebagai pengambil
keputusan tertinggi (decision maker ) / policy maker, dan dalam hal ini Ivy
12
Ledheter Lee ditunjuk sebagai Executive Assistant to President Director
dalam struktur manajemen humas.
4. Memiliki wewenang penuh dalam melaksanakan fungsi dan peranan sebagai
Pejabat Humas untuk mengelolah Manajem Humas/PR.
5. Manajemen Humas, yang nota bene terkait dengan manajemen bidang
pendidikan , harus bersifat informasi terbuka ( open Comunication ). Baik
kepada khalayak/public, pegawai maupun pihak luar. Dan mengacu pada
Declaration of Principle ( Prinsip-prinsip dasar ).
Masih banyak hal yang dapat disampaikan, namun hal ini sekedar untuk
memberikan gambaran fungsi humas itu sebenarnya. Edwin Emery ( Rumanti
2002 : 32-33)
menyatakan humas merupakan upaya yang terencana dan
terorganisasi dari sebuah perusahaan atau lembaga untuk menciptakan hubunganhubungan yang saling bermanfaat dengan berbagai macam publiknya.
Pada dasarnya humas adalah sebagai berikut :
1. Kegiatan yang bertujuan memperoleh goodwill, kepercayaan, saling
adanya pengertian dan citra yang baik dari publik atau masyarakat
pada umumnya.
2. Memiliki sasaran untuk menciptakan opini publik yang biasa diterima
dan menguntungkan semua pihak.
3. Unsur penting dalam manajemen guna mencapai tujuan spesifik, sesuai
harapan publik, tetapi merupakan kekhasan organisasi/perusahaan.
Sangat penting bagaimana organisasi memiliki warna, budaya, citra,
suasana yang kondusif dan menyenangkan, kinerja meningkat, dan
produktivitas bisa dicapai secara optimal.
4. Usaha menciptakan hubungan yang harmonis antara organisasi melalui
proses timbal balik, sekaligus menciptakan opini public yang efeknya
sangat berguna sebagai input bagi organisasi/perusahaan yang
bersangkutan.
Kegiatan
humas
haruslah
dilakukan
secara
menyeluruh
dan
berkesinambungan. Sukses humas dalam melaksanakan fungsinya, merupakan
keterlibatan seluruh individu dalam organisasi, masing-masing dalam tugasnya,
mulai dari top dan staff management sampai tingkat yang paling bawah dalam
13
manajemen. Disini komunikasi dan kerja sama sangat vital dalam pencapaian
tujuan PR.
PR haruslah dimulai dari masing-masing organisasi, dan organisasi itu
sendiri. Apakah fungsi PR dilaksanakan secara seksama, dengan fungsi PR
tersebut, hubungan atau kerja sama, relasi dan kepercayaan antara organisasi
dan lingkungannya, kebutuhan publik, bisa terlayani dengan baik dan publik
akan merasa puas, ini semua merupakan kelangsungan hidup organisasi atau
perusahaan tersebut. Dapat dikatakan bahwa PR terlibat dan bersifat intergratif
dalam manjemen
organisasi tempat ia bekerja.
Hal ini merupakan
satu
bagian dari satu napas yang sama dalam suatu organisasi tersebut. Dikatakan
oleh
Anne van der Meiden
dalam bukunya :
Public Relations een
Kennismaking 1986 ( Rumanti 2002: 31-32) dalam Fungsi humas didalam
suatu organisasi adalah :
1. Kesuksesan humas terletak pada apakah organisasi dan produk atau jasanya
diakui dan diterima publik.
2. Humas secara terus menerus mengadakan komunikasi dan dialog dengan
publik internal dan eksternal.
3. Humas merupakan instrument dalam manajemen yang dengan secara terus
menerus memberi informasi kepada kelompok publik terkait.
4. Informasi mengenai peraturan organisasi dan tanggung jawab terhadap apa
yang dilakukan organisasi.
5. Humas merupakan fungsi manajemen, yang didasarkan pada analisis
terhadap pengaruh yang kuat dari lingkungan, apa efek dan dampaknya
terhadap publik internal dan eksternal, peraturan yang setelah diolah
menjadi perencanaan yang nyata untuk direalisasikan, demi keuntungan
kedua belah pihak.
Kesimpulan dari fungsi humas adalah humas merupakan mediator yang
berada antara pimpinan organisasi dengan publiknya, baik dalam upaya
membina hubungan masyarakat internal maupun eksternal.
14
Sebagai publik, mereka berhak mengetahui rencana
kebijaksanaan,
aktivitas program kerja dan rencana-rencana usaha suatu organisasi/perusahaan
berdasarkan keadaan, harapan-harapan dan sesuai dengan keinginan masyarakat
yang menjadi sasarannya.(Ruslan 2006: 14-15)
II.4
Tugas Hubungan Masyarakat
Menurut Scott M. Cutlip and Allen H. Center (2002 ed.IX, hal.39-41) ,
menyatakan beberapa kalangan mendeskripsikan kerja PR dengan menyusun
daftar bagian-bagian khusus dari fungsi PR: hubungan media, hubungan investor,
hubungan masyarakat, hubungan sesama karyawan. Dikaitkan dengan fungsi
Public Relations dalam Manajemen Humas (Cutlip et.al. 2000:5) tersebut maka
secara operasonal teknisnya, yaitu sebagai berikut :
Public Relations berfungsi melaksanakan :
a. Penelitian (Research)
Ini adalah tahap penelitian dalam PR, baik dalam memperoleh data
primer dan sekunder, maupun penelitian bersifat Opinion research,
secara kualitatif dan kuantitatif.
Kegiatan ini bersifat motivation research, yaitu penelitian yang
tertuju pada jiwa manusia yang berkaitan dengan kebutuhan dan
keinginan (needs & wants) yang paling mendasar.
b. Perencanaan (Planning)
Penyusunan suatu program acara (event) atau agenda setting dan
program kerja Humas. Penyusunan tersebut berdasarkan data dan
fakta di lapangan, kebijakan, prosedur, tema dan kemampuan dana
serta dukungan dari pihak terkait.
c. Pengoordinasian (Coordinating)
Maksudnya adalah mengooordinir satu tim kerja dengan
menentukan kerja sama dan keterlibatan dari instansi atau personil
ke dalam satu koordinasi tim yang solid sebagai upaya pencapaian
tujuan lembaga organisasi.
15
d. Administrasi ( Administration)
Menyangkut masalah administrasi perencanaan, pelaksanaan,
evaluasi, dokumentasi, system pengarsipan dan penataan keluar
atau masuknya uang, dan sekaligus merupakan suatu bukti
tertulis/tercatat dalam sistem administrasi yang baik.
e. Produksi (Production)
Hal ini merupakan bentuk produk publikasi dan promosi yang
dikelolah
oleh
Humas,
dalam
upaya
mendukung
perluasan/pemasaran produk atau nama dan pengaruh pada sebuah
organisasi dan lainnya.
Merencanakan media plan, publication-publicity, audio visual,
special event & regulars events untuk tujuan berkampanye.
f. Partisipasi Komunitas ( Community Participation)
Maksudnya adalah partisipasi Humas dalam melakukan suatu
komunikasi timbal balik dengan komunitas masyarakat/public
lingkungan tertentu untuk mencapai saling pengertian dan citra
positif terhadap lembaga yang diwakilinya. Misalnya, kegiatan
peduli bidang social marketing and social care ( kepedulian PR
terhadap aspek kepentingan sosial).
g. Nasihat (Advisory)
Memberikan sumbang saran kepada manajemen dan pimpinan
perusahaan berkenaan dengan kebijakan organisasi tentang
penyesuaian berdasarkan kepentingan public eksternal/internal,
maupun berdasarkan hasil pengindentifikasian keinginan dan
reaksi opini public terhadap tujuan perusahan.
1. Aktivitas Humas (PR Activities):
a. Pencarian fakta/permasalahan (fact Finding )
b. Perencanan ( Planning)
c. Komunikasi (Communication)
d. Evaluasi (Evaluating)
2. “ The right man and the right place or the right man behind the gun
“, yaitu antara lain upaya Humas untuk mencapai :
a. Efektivitas
Berhasil mencapai tujuan, sekalian untuk memuaskan semua pihak
yang terkait.
b. Efisiensi
Ketetapan mengelolah keuangan/dana secara tepat.
3. Fungsi dan tanggung jawab manajemen PR
Fungsi dan tanggung jawab management public relation (PR) untuk
membangun sesuatu yang menguntungkan bagi terciptanya hubungan
16
baik antara organisasi/perusahaan dengan publik sasarannya, melalui
tanggung jawab tersebut merupakan akunbilitas bagi fungsi public
relations terhadap organisasinya. Berkaitan dengan fungsi PR tersebut
pengaruh yang utamanya (Ross 1977:48-50), berkaitan dengan
“hubungan tiga dasar prinsip-prinsip fungsi manajemen public
relations” (relationship of three basic principels of public relations
management), sebagai berikut :
a. Tujuan aktifitas fungsi public relations adalah untuk
mengembangkan dan memelihara hubungan sosial dan lingkungan
hidup yang baik (purpose of public relations activity is to
development and good maintenance a social climate or
environment) sesuai dengan tujuan terbaik dari pihak organisasi
yang dapat meningkatkan kemakmuran bersama. Artinya,
tanggung jawab sosial manajemen public relations untuk
mengarahkan bagi keputusan pimpinan perusahaan atau organisasi
untuk membantu pengembangan dan pemelihara lingkungan sosial
yang menguntungkan kedua belah pihak. Misalnya, perkembangan
masalah perhatian negatif publik terhadap munculnya tingkat
ekologi lingkungan hidup yang kini banyak tercemar oleh polusi
udara dan air limbah tersebut harus mendapat perhatian penuh
manajemen public relations.
b. Public relations yang baik akan menciptakan penilaian hasil
kinerja yang baik, pengakuan dan penghargaan secara umum
menguntungkan organisasi (good public relations result from good
performance publicly, aknowledgment and appreciated).
Khususnya, mampu memelihara pelaksanaan komunikasi yang
baik dengan publik sasarannya untuk membangun kinerja,
pengakuan dan penghargaan umum yang menguntungkan.
Misalnya bagaimana disatu pihak perusahaan berorientasi profit,
dan harus mengeluarkan sejumlah dana untuk menetralisir
pencemaran udara dan air limbah sebagai upaya peduli atau
melestarikan lingkungan hidup di lain pihak. Selanjutnya
kemampuan fungsi manajemen PR untuk memperoleh tingkat
kinerja organisasi, pengakuan publik yang secara umum positif.
c. Keberadaan organisasi hanya tergantung dari penerimaan pihak
publik ( the organization existence only by public concernt), dan
eksistensi perusahaan tersebut dapat disesuaikan dengan hasil
konstribusi terhadap kepentingan sosial sebagaimana pandangan
yang sama dengan masyarakat sekitarnya. Artinya tergantung
kemampuan manajemen public relations untuk menetapkan
keputusan untuk meyakinkan kegiatan organisasi selalu
memperhatikan keseimbangan antara tujuan meraih keuntungan
dan perhatian kepentingan publik di lain pihak, Ross (1977:50)
17
berpendapat bahwa persepsi public relations yang baik adalah
memiliki perasaan terhadap pandangan suatu situasi atau
pengalaman secara tepat.
Fungsi utama dari manajemen public relations adalah mengevaluasi
dan mengantisipasi efek dari setiap tujuan usulan, kebijakan,
perencanaan dan kepentingan kegiatan pihak organisasi dengan pihak
publiknya. Artinya, manajemen PR harus berupaya apakah usulan
(proposal) tersebut dapat dilaksanakan dengan baik, dan metode yang
tepat serta efektif dari sudut pandangan tindakan public relations (
Ruslan 2006: 37- 41)
II.5 Tujuan Hubungan Masyarakat
Tujuan dari Public Relations jelas dan mutlak memberi sumbangan pada
objektif organisasi sebagai kegiatan Universitas Esa Unggul secara keseluruhan,
jadi humas dalam organisasi kekaryaan adalah interaksi antara orang-orang yang
berada dalam struktur formal yang disusun secara fungsional untuk mencapai
suatu tujuan lembaga atau perusahaan.
Humas dalam aktifitas manajemen organisasi/lembaga adalah menciptakan
suatu kerja sama antar karyawan dalam satu tim kerja, meningkatkan
produktifitas, dan memperoleh kepuasan dalam bekerja. Dalam humas tersebut
kuncinya adalah bagaimana metode dalam berkomunikasi tersebut mampu
menimbulkan : motivasi yang berkaitan dengan : kooperatif, kedisiplinan, etos
kerja, produktifitas dan kepuasan bagi kedua belah pihak (antara perusahaan dan
pekerja.( Rosady 2006: 87 )
18
Disinilah humas berperan serta agar dapat bekerjasama dengan unit-unit
lain untuk dapat menyelenggarakan acara kebersamaan yang diadakan setiap
tahun oleh Universitas Esa Unggul,
sebagai salah satu tujuan meningkatkan
motivasi serta dapat menjalin hubungan baik pada seluruh karyawan. Oleh sebab
itu sesuai dengan judul skripsi yang dibuat oleh peneliti ialah “ Peran Family
Gathering dalam menjalin hubungan harmonis antar karyawan universitas
Esa Unggul”.
II. 6 Karakteristik Humas
Dengan mencermati definisi humas, maka dapat dikemukan tiga ciri utama
Humas, Menurut Kusumastuti (2002:15), keempat karateristik humas yaitu :
1. Adanya upaya komunikasi yang bersifat dua arah . Hakikat
humas adalah komunikasi, namun tidak semua komunikasi
dapat dikatakan Humas, komunikasi yang menjadi ciri
kehumasan adalah komunikasi dua arah yang memungkinkan
terjadinya arus informasi timbal balik. Komunikasi timbal balik
dalam praktik kehumasan bukan berarti komunikasi yang
bersifat langsung, melainkan bersifat tertunda (delayed). Oleh
karena itu setiap upaya yang memungkinkan terjadinya arus
timbal balik dapat disebut sebagai komunikasi kehumasan.
2. Sifatnya yang terencana, humas adalah suatu kerja manajemen
atau fungsi manajemen, oleh karena itu kerja humas adalah
menerapkan prinsi-prinsip manajemen supaya hasil kerjanya
dapat diikut. Humas tidak berbeda dengan fungsi manajemen
yang
lainnya
dimana
memerlukan
perencanaan,
pengorganisasian, aksi dan evaluasi, artinya aktivitas humas
perlu direncanakan, dirumuskan tujuannya, dan ditentukan
ukuran keberhasilannya.
3. Berorientasi pada organisasi/ lembaga, dimana aktivitas
komunikasi humas untuk mencapai pengertian, kepercayaan,
dan dukungan publik. Dengan mencermati orientasi tersebut,
maka syarat mutlak dalam bekerja humas adalah pemahaman
yang tinggi terhadap visi, misi dan budaya organisasi/lembaga.
19
Kegiatan Family Gathering ini menggambarkan kesemua
karateristik humas tersebut, dimana didalamnya ada upaya
komunikasi yang bersifat dua arah, dan direncanakan dengan
baik, berorientasi pada kepentingan lembaga atau perusahaan.
II.7 Event Family Gathering
Menyelenggarakan acara atau kegiatan khusus didalam humas merupakan
salah satu kiat untuk menarik perhatian media pers dan publik terhadap
perusahaan, kegiatan special event dari Humas/PR tersebut diharapkan mampu
memuaskan pihak-pihak yang terlibat atau terkait untuk berperan serta dalam
suatu kesempatan yang dikelolah khususnya humas pada acara tersebut , baik
untuk meningkatkan pengetahuan, pengenalan, maupun upaya pemenuhan selera
dan menarik simpati atau empati. Sehingga mampu menumbuhkan saling
pengertian bagi kedua belah pihak dan pada akhirnya dapat menciptakan citra
positif dari masyarakat atau publik sebagai target sasarannya.
Arti special events menurut istilah antara lain sebagai berikut ;
1. Special berarti sesuatu yang istimewa, pengecualian dan tidak umum.
2. Event, suatu kejadian penting atau peristiwa khusus, baik yang terjadi
secara internal, lokal, maupun nasional dan bahkan berkaitan dengan
suatu peristiwa secara internasional.
Jadi acara khusus merupakan suatu peristiwa istimewa atau yang tengah
berlangsung dan dirancang secara khusus dalam program acara kehumasan yang
20
dikaitkan dengan event tertentu atau Special Event PR program ( Rosady 2006:
231-233 )
Efektivitas kegiatan family gathering dalam membina hubungan baik antar
karyawan dan keluarga besar Universitas Esa Unggul , dengan harapan bahwa
dengan adanya kegiatan family gathering ini dapat terbina hubungan baik antar
pimpinan, karyawan dan keluarga
sehingga dapat mencapai tujuan yang
diinginkan oleh Universitas Esa Unggul.
Menurut kamus besar Bahasa Indonesia efek adalah akibat, pengaruh, dan kesan,
efektifitas mempunyai efek yang membuat supaya menjadi efektif.
Pengefektif adalah hal, cara, hasil kerja untuk mengefektifkan dan keefektifan
adalah sifat atau proses kerja yang efektif ( Badudu, 2004:52 )
II.8 Peran Family Gathering
Sebagaimana yang telah disampaikan sebelumnya, ciri-ciri fungsi Humas
dalam Manajemen Organisasi (cutlip, Center & Cantefield-1982) adalah sebagai
berikut.
a. Menunjang kegiatan manajemen dalam pencapaian tujuan organisasi,
untuk menciptakan citra dan kepercayaan.
b. Membina hubungan yang harmonis antara organisasi dengan publiknya
(public eksternal dan internal)
c. Menciptakan
komunikasi
dua
arah
timbal
balik,
yaitu
menyebarluaskan informasi melalui berbagai macam program acara
21
dari organisasi kepada publik, dan menyalurkan opini public kepada
organisasi.
d. Melayani keinginan publiknya, dan mampu memberikan pandangan
kepada pimpinan organisasi demi tercapainya tujuan kebaikan
bersama.
Biasanya dalam menentukan kegiatan utama dan program kerja public
relations, terlebih dahulu dilihat acara kalender tahunan (calendar of event). Pada
tahap berikutnya setelah menentukan daftar acara tetap tahunan (regular events)
dan melihat ke kalender event yang ada barulah ditetapkan special event, baik
menyangkut
perusahaan
maupun
produk
yang
ingin
dipublikasikan.
Pempublikasikan tersebut melalui suatu kegiatan publikasi yang dipadukan
dengan teknik dan pendekatan jurnalistik, promosi iklan yang dikaitkan dengan
peristiwa atau ajang khusus yang telah dirancang sebelumnya sesuai dengan
kebutuhan humas. ( Rosadi Ruslan2006:233-235 )
Kesimpulan dari acara tersebut ialah keluarga yang memegang peranan sangat
penting di dalam acara family gathering yang diselenggarakan oleh Universitas
Esa Unggul. Kegiatan family gathering tersebut merupakan suatu hubungan yang
harmonis dengan sesama karyawan dan keluarga karena sesuai dengan keinginan
dari pimpinan. Dengan adanya pendekatan manusiawi melalui konsep tersebut
merupakan kegiatan yang menghibur dan saling interaktif.
22
Kerangka Pemikiran
Melalui kegiatan Family Gathering dalam meningkatkan kinerja karyawan
sebaiknya, haruslah memahami komunikasi antar pribadi dari sudut pandang
individu dengan menempatkan pemahaman mengenai komunikasi di dalam proses
psikologis. Setiap individu dalam tindakan komunikasi memiliki pemahaman dan
makna pribadi setiap hubungan dimana dia terlibat di dalamnya. Karena
pemahaman tersebut sangat pribadi dan sangat bermakna bagi individu, maka
pemahaman psikologis acap kali dianggap sebagai makna yang sesungguhnya dari
suatu hubungan antar pribadi.
Kerangka pemikiran adalah dukungan dasar teoritis dalam rangka
memberi jawaban terhadap pendekatan pemecahan masalah. Sebagaimana
diketahui, ilmu merupakan kesinambungan kegiatan yang telah dirintis oleh para
pakar ilmiah sebelumnya. Ini berarti telah tersedia gudang teori untuk tiap-tiap
disiplin ilmu, termasuk yang relevan dengan masalah yang digarap. Oleh karena
itu, penyusunan suatu kerangka pemikiran harus bertitik tolak dari seleksi
evidensi-evidensi ilmiah berupa kesimpulan hasil penelitian para pakar ilmiah
terdahulu, yang sampai sekarang masih berlaku, dalam arti belum pernah dibantah
pihak lain. Dalam penelitian kualitatif, persfektif teoritis sebuah teori tidak
menjadi landasan atau dasar pijak penelitian seperti halnya kerangka pemikiran
dalam penelitian kuantitatif.
( Elvinaro 2010: 20 )
23
YAYASAN KEMALA
Depatmen
kepegawaian
Dept. Humas
Universitas Esa
Event Organizer
EMBRO
Bendahara
Ketua Panitia
Wakil Ketua
KELUARGA BESAR KARYAWAN
Universitas Esa Unggul
Manajemen
Hubungan
Harmonis
Komunikasi
Timbal Balik
Melayani
Keinginan Publik
II. 9 Definisi Konsep
1. Family Gathering
Salah satu bentuk kegiatan humas yang dilakukan dalam
menciptakan hubungan baik yang harmonis adalah acara berkumpul
bersama-sama membuat acara khusus yang disebut adalah sebagai berikut
a. Family Gathering ini dijadikan salah satu wadah untuk
mensosialisasi kepada para peserta tentang keberadaan dan
tugas serta tanggung jawab karyawan Universitas Esa
Unggul sebagai kegiatan mempererat kekeluargaan sesama
karyawan.
b. Menurut M. Linggar Anggoro, acara kekeluargaan adalah
“Berbagai kegiatan dana acara yang tidak resmi, seperti
24
pesta perusahaan. Dalam acara ini seperti kegiatan family
gathering dengan menyertakan anggota keluarga dan
lingkungan terdekat, ternyata sangat besar manfaatnya untuk
merekatkan hubungan baik antara pihak manajemen dengan
segenap pegawainya.
Berdasarkan uraian tersebut diatas, penulis mencari fakta bahwa kegiatan
yang terdapat di dalam Humas Universitas Esa Unggul dapat mempengaruhi
situasi dan pendapat karyawan, terutama di dalam kegiatan internalnya baik
formal maupun informal, dengan tujuan dan harapan dari pimpinan bahwa dapat
menjalin komunikasi yang baik dan dapat mengetahui efektivitas atau dampak
dari kegiatan tersebut.
2. Peran Family Gathering
Peran yang dimaksud dalam acara family gathering ini yang
dikaitkan dengan kegiatan khusus dalam special events tersebut adalah
sebagai berikut:
a. Untuk memberikan informasi secara langsung dan
mendapatkan hubungan timbal balik yang positif
dengan publiknya melalui program kerja melaui
program kerja atau acara ajang khusus yang sengaja
dirancang dan dikaitkan dengan event dalam kegiatan
dan program kerja kehumasan tertentu.
25
b. Sebagai media komunikasi dan sekaligus untuk
mendapatkan publikasi, dan pada akhirnya media massa
atau public sebagai target sasarannya akan memperoleh
pengenalan, pengetahuan, pengertian yang mendalam
dan diharapkan dari acara khusus tersebut dapat
menciptakan citra positif terhadap perusahaan/lembaga
atau produk yang wakilkan ( Rosadi 2006:234 )
3. Hubungan Harmonis
Adapun family gathering ini, biasanya dilakukan dengan pergi ke
luar kota, seperti daerah sejuk seperti pegunungan atau didaerah pantai.
Adapun kegunaan dari family gathering, terutama pada suatu perusahaan
atau organisasi adalah :
x
Menjalin suatu relasi dan menjadi hubungan baik antar
karyawan dalam perusahaan atau organisasi.
x
Saling mempererat hubungan pertemanan dan keakraban
antar keluarga karyawan yang satu dengan lainnya.
x
Menghilangkan beban pekerjaan yang selama ini dilakukan
, dengan family gathering ini diharapkan seluruh karyawan
dapat berbahagia dan segar kembali, sehingga pada saat
bekerja nanti dalam keaadaan fresh (segar).( Opini internet
2011/1170 respondens)
26